Secara tradisional, pembelian perangkat lunak dilakukan oleh tim pengadaan, yang juga membeli segala sesuatu yang lain untuk perusahaan, mulai dari mesin kopi hingga tisu.
Hal ini dimungkinkan karena membeli perangkat lunak tidak memerlukan pengetahuan khusus. Hanya ada beberapa produk di setiap kategori, dan harganya pun sederhana.
Kehadiran teknologi cloud dan model Software-as-a-Service (SaaS) telah mengubahnya secara dramatis.
- Setiap kategori penuh sesak; misalnya, G2 mendaftarkan 712 produk untuk perangkat lunak pelacakan waktu
- Meskipun SaaS umumnya berbasis langganan, penetapan harga bisa berbasis pengguna, berbasis penggunaan, berbasis tingkatan, atau kombinasi dari semuanya
- Kontrak SaaS bisa jadi rumit; misalnya, penyedia data mungkin mendefinisikan batas 'penggunaan' dalam istilah teknis yang tidak dikenal oleh tim pengadaan
- Negosiasi SaaS mungkin perlu dilakukan secara bulanan, triwulanan, atau tahunan, yang membuat tim pengadaan tetap waspada
Oleh karena itu, bisnis membutuhkan solusi yang disesuaikan strategi pengadaan yang mengatasi tantangan operasional, menghemat biaya, dan meningkatkan efisiensi proses dalam pembelian SaaS. Inilah caranya.
Proses Pengadaan SaaS
Memilih produk SaaS yang tepat bukan hanya tentang memilih solusi. Ini tentang memastikan bahwa solusi SaaS yang tepat dibeli dengan harga yang tepat, untuk orang yang tepat, dengan persyaratan kontrak yang tepat.
Untuk mencapai hal ini, Anda memerlukan SaaS yang menyeluruh proses pengadaan . Akan sangat membantu jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen pengadaan pada alat bantu seperti ClickUp, untuk visibilitas dan kontrol penuh. Mari kita lihat caranya.
1. Mengidentifikasi kebutuhan bisnis
Sebelum berbelanja alat SaaS, kenali apa yang Anda butuhkan. Berikut ini sejumlah pertanyaan yang bisa Anda tanyakan pada tim Anda.
**Apa yang Anda butuhkan?
Apa produk yang Anda cari? Sebagai contoh, mungkin solusi SaaS untuk manajemen proyek, pengindeksan data, manajemen penggajian, dll. Ingatlah untuk mendefinisikan hal ini dengan jelas.
Sebagai contoh, Anda mungkin menyebutnya perangkat lunak manajemen tugas, sementara vendor mungkin lebih memilih ruang kerja virtual. Mengetahui perbedaannya akan sangat membantu dalam disambiguasi.
Fitur apa yang penting bagi Anda?
Tidak semua alat manajemen proyek dibuat sama. Untuk memilih yang tepat bagi Anda, buatlah daftar semua fitur yang Anda butuhkan. Ini bisa jadi:
- Manajemen tugas
- Pelacakan waktu
- Kontrol akses
- Ketersediaan offline, dll.
Saat membuat daftar, pastikan juga Anda memberikan peringkat prioritas.
Untuk apa Anda membutuhkan alat ini?
Beberapa alat seperti manajemen proyek mungkin sedang berlangsung. Sementara yang lain seperti alat pengindeksan data mungkin spesifik untuk salah satu proyek yang Anda terapkan. Mengetahui berapa lama Anda akan membutuhkan solusi SaaS dan apa tujuannya akan membantu merampingkan keputusan.
**Siapa penggunanya?
Mengetahui tim mana yang akan menggunakan perangkat lunak juga membantu memikirkan fitur yang Anda butuhkan. Misalnya, jika ini adalah alat untuk tim penjualan, maka aplikasi seluler akan diperlukan. Tim keuangan mungkin membutuhkan tampilan spreadsheet.
Jadi, tanyakan siapa yang akan menggunakannya. Hitung juga jumlah lisensi yang Anda butuhkan, yang dapat menjadi pengungkit negosiasi utama nantinya.
Tujuan apa yang akan dicapai oleh alat ini?
Meskipun masalah yang diatasi mungkin sederhana, setiap alat yang Anda beli harus memiliki tujuan bisnis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan membutuhkan manajemen hubungan pelanggan (CRM) SaaS untuk melacak interaksi pelanggan dengan lebih baik dan merampingkan proses.
Jadi, tujuan dapat didefinisikan dalam hal:
- Keakuratan perkiraan penjualan
- Peningkatan akuisisi atau retensi pelanggan
- Peningkatan efektivitas kampanye pemasaran
Bergantung pada alat yang Anda beli, tentukan tujuan Anda. Tangkap semua informasi ini dan dokumentasikan. Formulir ClickUp adalah alat yang bagus untuk menggunakan kuesioner standar untuk mengumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan.
Buat kuesioner terstandardisasi dengan ClickUp Forms
Setiap kali ada yang membutuhkan perangkat lunak, tim pengadaan cukup mengirimkan kuesioner dan mendapatkan semua data di satu tempat.
Setelah Anda memiliki informasi awal, dokumentasikan di Klik Dokumen dan bagikan dengan semua pemangku kepentingan. Anda juga dapat melakukan wawancara untuk menambahkan lebih banyak data kualitatif.
templat pengadaan yang dapat disesuaikan sepenuhnya dari ClickUp_
Jika Anda baru mengenal pembelian SaaS, mulailah dengan lebih mudah dan lebih cepat dengan Templat Pengadaan ClickUp . Templat yang dapat disesuaikan sepenuhnya ini memungkinkan Anda untuk mengelola proyek pengadaan, melacak, memantau, dan membuat keputusan berdasarkan data. Bahkan setelah implementasi, Anda bisa menggunakan templat ini untuk melacak hubungan dengan vendor! Unduh Templat Ini
2. Meneliti dan membandingkan pilihan
The Perangkat lunak perusahaan B2B SaaS pasar sangat ramai. Ada puluhan, bahkan ratusan, alat untuk setiap kategori. Masing-masing dari mereka menggunakan Strategi pemasaran SaaS untuk menarik dan mempertahankan pelanggan. Jadi, meneliti dan membandingkan pilihan sangatlah penting.
- Daftar pendek 3-5 alat: Berdasarkan riset internet Anda sendiri, pilih 3-5 alat teratas yang memenuhi kebutuhan Anda
- Bandingkan: Buatlah tabel dengan semua pilihan yang terpilihAlat-alat SaaS sebagai baris dan parameter sebagai kolom untuk membandingkan secara efektif
- Atur: Urutkan berdasarkan parameter yang paling penting bagi Anda
Ketika menggunakan ClickUp untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa, anda bisa menggunakan tampilan tabel untuk secara otomatis mengatur dan mengurutkan data sesuai dengan yang anda butuhkan.
Anda juga bisa menggunakan kolom khusus untuk menampilkan perbandingan sesuai dengan yang anda inginkan.
Atur data dengan cara yang sederhana dan mudah dibaca dengan tampilan tabel ClickUp
3. Meminta proposal
Setelah Anda mengetahui alat bantu yang Anda sukai, sekarang saatnya untuk mengundang proposal dan mengevaluasinya.
Hubungi penyedia dengan permintaan proposal (RFP) yang jelas yang menguraikan persyaratan dan harapan Anda. Templat permintaan dan persetujuan proyek ClickUp bertindak sebagai titik awal yang sempurna.
Pada tahap ini, Anda perlu memastikan bahwa proposal-proposal tersebut dapat dibandingkan. Setiap vendor mungkin memiliki istilah yang berbeda untuk fitur yang serupa, sehingga sulit untuk dibandingkan. Jadi, buatlah standarisasi dari pihak Anda.
- Sertakan daftar fitur yang Anda inginkan dalam alat bantu (dalam nomenklatur Anda) dan minta mereka untuk memeriksa fitur yang berlaku
- Tanyakan harga untuk persyaratan Anda-dalam mata uang Anda, berdasarkan penggunaan yang Anda harapkan, dll.
- Minta demo serta periode uji coba bagi tim Anda untuk merasakan sendiri alat tersebut
- Sebutkan tenggat waktu sebelum semua vendor SaaS yang terpilih harus menyerahkan proposal mereka
- Jika memungkinkan, undang mereka untuk mengisi kuesioner seperti Formulir ClickUp untuk secara otomatis mengambil data pada tabel pembanding
4. Mengevaluasi proposal
Sebelum Anda mulai mengevaluasi proposal, tinjau kembali kelengkapan dan keselarasannya dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika ada aspek yang kurang, seperti standar keamanan atau kebijakan pemutusan hubungan kerja, tanyakanlah kepada mereka.
Dengan semua data ini, bandingkan hal-hal berikut.
Biaya total kepemilikan (TCO) : Harga per pengguna bukanlah metrik yang baik karena tidak menunjukkan berapa banyak yang akan Anda bayarkan secara keseluruhan. Jadi, hitunglah biaya alat, implementasi, orientasi, pemeliharaan, dll. Bandingkan totalnya.
Nilai untuk uang: Alat yang menawarkan TCO terendah belum tentu yang terbaik. Jadi, pastikan bahwa TCO menawarkan nilai terbaik dalam hal fitur, dukungan pelanggan, dll.
Kustomisasi: Sebagian besar alat SaaS dimaksudkan untuk digunakan di luar kotak. Namun, jika Anda membutuhkan penyesuaian, periksa apakah itu memungkinkan.
Pengalaman pengguna: Hal ini jauh lebih penting daripada yang disadari oleh tim pengadaan. UX yang buruk akan memengaruhi adopsi, penggunaan, dan pada akhirnya laba atas investasi Anda. Pastikan Anda memiliki sekumpulan kecil pengguna percontohan yang dapat memberikan umpan balik pada UX produk.
Dukungan pelanggan: Sebagian besar alat SaaS mengharapkan pengguna untuk membantu diri mereka sendiri berdasarkan manual pengguna dan basis pengetahuan. Jika ini tidak cukup untuk Anda, jelajahi opsi dukungan pelanggan apa yang Anda dapatkan dari setiap vendor. Evaluasi apakah layak bagi Anda untuk membayar ekstra untuk dukungan tambahan.
5. Menegosiasikan persyaratan
Berdasarkan langkah 4, pilih vendor utama Anda dan negosiasikan persyaratan yang melindungi kepentingan Anda. Kemukakan semua hal yang penting bagi Anda, seperti harga, tingkat layanan, dukungan, kebijakan pembatalan, dan lain-lain, serta negosiasikan persyaratannya.
Ketahui apa saja yang tidak bisa dinegosiasikan. Misalnya, industri seperti keuangan atau layanan kesehatan membutuhkan kontrol keamanan yang ketat. Jika vendor Anda tidak dapat menawarkan tingkat kepatuhan ini, saatnya untuk beralih ke preferensi kedua dalam daftar Anda.
Setelah Anda menyetujui persyaratannya, tandatangani kontrak dan mulailah.
6. Menerapkan perangkat lunak
Ketika Anda menerapkan SaaS perusahaan, Anda harus melakukannya secara menyeluruh, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor. Bekerja sama dengan vendor untuk mengimplementasikan perangkat lunak dalam organisasi Anda. Fokuslah pada keefektifan hal-hal berikut ini:
- Menyiapkan perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda
- Proses orientasi untuk pengguna baru
- Proses pelepasan untuk karyawan yang keluar dari organisasi/tim
- Pelatihan untuk pengguna
- Integrasi dengan sistem yang sudah ada
- Batasan penggunaan/fitur/akses, dll. sesuai kebutuhan organisasi Anda
- Matriks eskalasi untuk masalah dan keluhan
7. Memantau penggunaan
Pekerjaan bagian pengadaan belum selesai setelah Anda mengimplementasikan perangkat lunak. Faktanya, untuk memastikan bahwa tim memanfaatkan alat bantu yang tersedia bagi mereka, Anda perlu terus memantau penggunaan dan sentimen dengan Alat analisis SaaS .
- Memeriksa apakah pengguna menggunakan perangkat lunak sebagaimana mestinya
- Mengukur dampak terhadap penghematan, efisiensi, kinerja, dll.
- Memantau keluhan/masalah yang muncul pada alat tersebut
- Melakukan survei sentimen pengguna untuk memahami apakah tim menikmati alat tersebut
Sesekali, duduklah bersama tim dan lakukan analisis kualitatif untuk memahami penggunaan secara mendalam.
Dasbor ClickUp untuk melacak analitik SaaS
Saat menerapkan proses ini, Anda mungkin akan menghadapi tantangan tertentu dan membuat beberapa kesalahan. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa menghindari hal itu.
Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Pengadaan SaaS
Bagi tim pengadaan yang terbiasa membeli perangkat lunak dengan cara tradisional, pembelian SaaS bisa jadi merupakan hal yang baru. Akibatnya, Anda mungkin menghadapi tantangan pengadaan dan membuat kesalahan mendasar yang sebenarnya dapat dengan mudah dihindari.
Berikut ini adalah kesalahan pengadaan SaaS yang paling umum.
**Mengabaikan biaya tersembunyi: Harga yang tercantum di situs web sering kali bukan harga total. Kontrak mungkin mencakup biaya untuk integrasi, migrasi data, dukungan premium, dll., yang dapat meningkatkan total biaya kepemilikan. Mengabaikan hal ini dapat membengkakkan pengeluaran Anda.
Mengabaikan perhitungan ROI: Setiap pengeluaran harus menunjukkan hasil bisnis. Tidak membuat perhitungan ROI tentang manfaat langsung seperti pertumbuhan pendapatan atau penghematan biaya, serta manfaat tidak langsung seperti karyawan yang merasa dihargai, dapat mengakibatkan penyesalan pembeli.
Melakukan pembelian secara terpisah-pisah: Membeli solusi SaaS tanpa mempertimbangkan bagaimana solusi tersebut berintegrasi dengan sistem Anda yang sudah ada adalah kesalahan besar lainnya. Pembelian yang terisolasi mungkin tidak kompatibel dengan alat lain yang digunakan bisnis Anda, yang menyebabkan inefisiensi dan biaya tambahan untuk menjembatani kesenjangan ini.
Mengabaikan skalabilitas: Pandangan jangka pendek terhadap pengadaan SaaS dapat menyebabkan kemacetan seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Mengabaikan skalabilitas berarti Anda tidak dapat mengakomodasi peningkatan beban kerja dan pengguna tambahan tanpa memerlukan perombakan total.
Meremehkan pentingnya dukungan vendor: Sangat mudah untuk berpikir bahwa alat modern itu mudah digunakan dan oleh karena itu Anda tidak memerlukan dukungan pelanggan. Namun, dukungan pelanggan diperlukan untuk menyelesaikan masalah teknis, membantu pembaruan, dan integrasi di masa mendatang. Jangan meremehkan memiliki seseorang yang dapat dihubungi ketika Anda mengalami masalah.
Melewatkan penilaian keamanan: Mempercayai vendor untuk mengurus keamanan bisa menjadi kekeliruan besar. Di era di mana pelanggaran data sering terjadi, Anda juga bertanggung jawab atas penilaian keamanan penyedia SaaS.
**Terburu-buru dalam proses pengambilan keputusan: Terakhir, terburu-buru dalam proses pengadaan SaaS dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk. Memilih alat pertama yang Anda lihat bisa berarti ketidakpuasan yang berulang dalam jangka panjang.
Anda bisa menghindari kesalahan-kesalahan ini dengan mengikuti beberapa praktik terbaik pengadaan SaaS. Mari kita lihat.
Praktik Terbaik dalam Pengadaan SaaS
Untuk menghindari kesalahan, penundaan, pembengkakan biaya, dan ketidakefisienan, berikut ini adalah praktik terbaik yang harus diikuti saat membeli solusi SaaS.
Harga patokan
Patokan harga pada dua sisi. Salah satunya adalah bagaimana produk yang Anda pilih dibandingkan dengan perangkat lunak lain dalam kategori tersebut. Misalnya, jika Anda memilih Asana sebagai alat manajemen proyek Anda, bandingkan harga dengan Contoh SaaS seperti Jira, Zoho Projects, dan ClickUp.
Kemudian, bandingkan dengan apa yang dibayar oleh perusahaan yang serupa dengan Anda untuk alat pilihan Anda. Informasi ini mungkin tidak tersedia untuk umum, jadi ada baiknya Anda bertanya kepada teman dan rekan kerja secara pribadi untuk mendapatkan denyut nadi pasar.
Melakukan tinjauan hukum dan keamanan
Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa alat SaaS Anda mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku untuk Anda, tidak hanya saat ini, tetapi juga di masa depan. Lakukan penilaian menyeluruh terhadap kebijakan hukum dan keamanan vendor.
Selain itu, lakukan tinjauan berkala untuk memastikan kebijakan tersebut selalu diperbarui.
Gunakan perangkat lunak manajemen SaaS
Setelah Anda membeli alat, siapkan sistem untuk mengelolanya dengan benar. A Perangkat lunak manajemen SaaS :
- Memberikan visibilitas ke dalam langganan SaaS dan penggunaan perangkat lunak
- Memusatkan lisensi kontrol
- Mengotomatiskan pelacakan pengeluaran, termasuk pengaya atau tingkat layanan premium
- Menyederhanakan proses orientasi dan lepas landas
Melacak tanggal perpanjangan
Sebagian besar kontrak SaaS akan diperpanjang secara otomatis, yang dapat menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu. Melacak tanggal perpanjangan dan mengatur pengingat otomatis memastikan Anda:
- Menghindari perpanjangan lisensi untuk karyawan yang telah meninggalkan organisasi
- Menciptakan ruang untuk negosiasi ulang
- Mengevaluasi ulang apakah produk benar-benar berfungsi
- Memberikan umpan balik kepada vendor tentang kebutuhan Anda
Mengelola data kontrak
Seperti tanggal pembaruan, data kontrak, seperti jangka waktu perjanjian, tanggung jawab kedua belah pihak, perjanjian tingkat layanan (SLA), penalti, komitmen pembaruan, dll. juga penting untuk dipantau.
Platform pengadaan SaaS yang baik dapat membantu dalam hal ini. Memiliki alat yang terorganisir dan mudah diakses untuk mengelola kontrak pengadaan membantu dalam hal kepatuhan, audit, dan negosiasi pembaruan.
Mengevaluasi kinerja vendor
Jadwalkan evaluasi berkala terhadap kinerja vendor. Tinjau ulang:
- Kepatuhan vendor terhadap SLA
- Daya tanggap dan kepuasan layanan
- Hasil bisnis dan ROI perangkat lunak
- Pengoptimalan dan peningkatan berkelanjutan
Hal ini juga membantu untuk mengawasi perangkat lain di pasar dan membandingkan kinerja vendor Anda saat ini dengan perangkat tersebut.
Menerapkan proses pembelian SaaS standar
Jika Anda sudah pernah melalui proses ini, Anda tahu bagaimana cara melakukannya. Berdasarkan pengalaman dan pembelajaran Anda, terapkan proses pengadaan SaaS yang strategis.
Proses pengadaan SaaS yang umum mencakup langkah-langkah dan kerangka kerja untuk pengumpulan kebutuhan, evaluasi vendor, persetujuan pemangku kepentingan, tinjauan pasca implementasi, dan perangkat lunak pengadaan SaaS yang diperlukan.
Tingkatkan Pengadaan SaaS Anda Dengan ClickUp
Perubahan dari pembelian perangkat lunak tradisional ke pengadaan SaaS sangatlah dramatis. Tim yang telah terlatih dalam paradigma tradisional dipaksa untuk mempelajari trik-trik baru dalam waktu singkat.
Untuk memfasilitasi transformasi tersebut dan membuat prosesnya lancar, Anda membutuhkan solusi pengadaan SaaS terbaik. Platform manajemen proyek ClickUp yang komprehensif dirancang untuk dapat disesuaikan dan beradaptasi dengan proses apa pun yang Anda butuhkan, termasuk pengadaan SaaS.
Kelola tugas, lacak kemajuan, dan tetap terorganisir dengan solusi pengadaan SaaS ClickUp. Coba ClickUp secara gratis hari ini .