Selamat! Kau berhasil! Anda mengenakan topi manajerial untuk pertama kalinya. 🙌🏼
Sebuah perjalanan baru menanti Anda-dari menjadi bagian dari sebuah tim hingga benar-benar memimpinnya. Ini berarti mengawasi hasil kerja tim Anda, memberikan panduan, dan membina lingkungan kerja yang produktif dan positif.
Peran kepemimpinan memiliki tantangan tersendiri. Anda harus menavigasi medan yang tidak dikenal, menyeimbangkan beban kerja dengan tim Anda, dan menghadapi situasi di mana mantan kolega Anda sekarang menjadi bawahan langsung Anda.
Mari kita hadapi tantangan-tantangan ini secara langsung dan jelajahi alat dan strategi yang Anda perlukan untuk berkembang sebagai manajer yang baru pertama kali menjabat.
Keterampilan Utama dan Ciri-ciri Pribadi Manajer Pertama Kali
Sebagai manajer pertama kali, Anda mungkin harus mempelajari banyak keterampilan baru, terutama keterampilan manajemen orang, dengan cepat. Menumbuhkan pola pikir yang benar, mendengarkan secara aktif, berkomunikasi dengan jelas dan mendelegasikan secara efektif sangat penting untuk memulai.
Pola pikir pertumbuhan
Psikolog perintis Carol Dweck mengidentifikasi dua pola pikir utama: tetap dan berkembang. (Sumber: HBS )
Orang-orang dengan pola pikir tetap percaya bahwa kecerdasan dan kemampuan mereka sudah ditetapkan. Mereka yang memiliki pola pikir bertumbuh percaya bahwa mereka dapat belajar dan berkembang sepanjang hidup mereka.
Dweck menegaskan bahwa mengembangkan pola pikir bertumbuh akan menumbuhkan ketangguhan, kemauan untuk menghadapi tantangan, dan fokus untuk belajar dari kesalahan. Manajer yang baru pertama kali bekerja dapat memanfaatkan kualitas-kualitas ini untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dan menginspirasi tim mereka untuk melakukan hal yang sama.
Seni pendelegasian
Memimpin tim bukan hanya tentang memberikan tugas; namun juga tentang memberdayakan mereka dengan rasa memiliki dan tanggung jawab. Pendelegasian memungkinkan Anda untuk memanfaatkan kekuatan tim Anda dan meluangkan waktu Anda untuk perencanaan strategis.
Pertimbangkan keahlian dan pengalaman anggota tim Anda dan tentukan dengan jelas tugas, tujuan, dan tenggat waktu. Berikan sumber daya yang diperlukan, namun jangan melakukan manajemen mikro. Dan terakhir, tawarkan kesempatan untuk mendapatkan umpan balik yang konstruktif dan rayakan keberhasilan penyelesaiannya.
Kekuatan mendengarkan secara aktif
Mendengarkan secara aktif adalah tentang memperhatikan dengan saksama, merenungkan apa yang telah Anda dengar, dan mengajukan pertanyaan yang tepat untuk mendapatkan kejelasan.
Dengan mendengarkan anggota tim Anda secara aktif, Anda dapat memperoleh wawasan yang berharga, mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, dan menumbuhkan ruang yang aman untuk komunikasi yang jujur. Hal ini akan menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, dinamika tim yang lebih baik, dan tenaga kerja yang lebih terlibat.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari sebagai Manajer Pertama Kali
Setelah Anda mengetahui keterampilan dan ciri-ciri kepribadian yang tepat untuk diserap, mari kita lihat beberapa kesalahan manajerial yang harus dihindari.
- Tidak mendelegasikan tugas: Manajer baru membutuhkan waktu untuk keluar dari pola pikir kontributor individu. Mereka sering kali berpegang teguh pada tugas-tugas yang mereka kuasai secara individu. Namun, pendelegasian akan memberdayakan tim Anda dan memungkinkan mereka untuk menggunakan dan mengembangkan keterampilan mereka. Hal ini juga membebaskan waktu Anda untuk perencanaan strategis dan pembinaan
- Micromanaging: Sangat menggoda untuk terjebak dalam detail, terutama jika Anda memiliki latar belakang yang kuat dalam pekerjaan. Percayai tim Anda untuk menangani tugas-tugas mereka dan berikan ekspektasi yang jelas
- Membuat terlalu banyak perubahan terlalu cepat: Jangan berharap untuk mendapatkan semua jawaban dengan segera. Berikan waktu kepada tim Anda untuk menyesuaikan diri sebelum menerapkan perubahan besar. Anda harus memahami proses yang ada saat ini, gaya manajemen pendahulu Anda, dan dampak dari perubahan yang mungkin terjadi. Kemudian, konsultasikan dengan tim Anda sebelum menerapkan ide-ide baru Anda
- Menghindari percakapan atau keputusan yang sulit: Percakapan yang sulit tidak dapat dihindari dalammanajemen tim. Menjadi orang baru dalam peran ini bukan berarti menghindar dari menangani masalah kinerja atau membuat keputusan yang sulit. Dekati situasi dengan empati dan fokus pada solusi
- Tidak memprioritaskan kepercayaan: Ketika sebuah tim tidak memiliki kepercayaan, komunikasi akan terganggu, dan hasilnya pun goyah. Anda harus jujur kepada tim Anda dan menciptakan ruang yang aman untuk komunikasi yang terbuka. Mendelegasikan, mendengarkan dengan seksama kekhawatiran, dan memberikan pujian jika diperlukan
- Mengubah bahasa dari 'saya' menjadi 'kami': Sebagai seorang manajer, Anda masih menjadi bagian dari tim, namun bahasa Anda harus mencerminkan peran baru Anda. Fokuslah untuk menggunakan kata 'kita' daripada 'saya' saat mendiskusikan pencapaian tim. Hal ini akan menumbuhkan rasa kepemilikan bersama dan membangun unit yang lebih kuat
Dengan mengenali potensi jebakan ini dan secara sadar berusaha menghindarinya, manajer yang baru pertama kali bekerja dapat mempersiapkan diri untuk sukses dan membangun tim yang kuat dan kohesif.
Tips untuk Manajer Pertama Kali
Melangkah ke dalam peran manajerial untuk pertama kalinya bisa terasa sangat berat. Namun, Anda harus percaya bahwa menjadi pemimpin yang efektif membutuhkan waktu. Tujuh tips berikut ini akan membantu Anda menavigasi peran kepemimpinan baru Anda dan menjadi pemimpin yang membuat tim Anda berkembang.
1. Selesaikan masalah secara proaktif
Bagi seorang manajer, pemecahan masalah lebih dari sekadar memperbaiki masalah yang ada. Pemimpin yang efektif secara proaktif mengantisipasi potensi hambatan, menganalisis situasi, dan mengembangkan solusi yang mengatasi akar masalah.
Misalnya, jika tim Anda secara konsisten melewatkan tenggat waktu dalam sebuah proyek penting, jangan hanya mendorong mereka untuk bekerja lebih cepat. Analisis alur kerja, identifikasi hambatan, dan cari solusi seperti meningkatkan alokasi sumber daya, memecah tugas atau merevisi tenggat waktu.
Salah satu ciri khas dari manajer pertama yang baik adalah secara proaktif mengatasi masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan solusi manajemen proyek yang efektif .
ClickUp adalah salah satu platform yang lengkap.
Antisipasi masalah dan jaga agar proyek tetap pada jalurnya dengan Manajemen Proyek ClickUp platform
Platform terpadu ClickUp untuk semua aktivitas manajemen proyek akan membantu Anda mengetahui perkembangan proyek dan mengidentifikasi potensi masalah sejak dini. Dasbor ClickUp memberikan gambaran kemajuan proyek secara real-time, sehingga Anda dapat mendeteksi kemacetan, risiko, dan kesulitan sumber daya sejak dini.
Menggerakkan proyek besar, kompleks, dan lintas fungsi dari awal hingga selesai dengan Templat Manajemen Proyek gratis dari ClickUp
ClickUp juga mencakup template siap pakai templat manajemen proyek dengan struktur yang telah dibuat sebelumnya untuk alur kerja umum, termasuk tugas, tenggat waktu, dan penerima tugas.
2. Membangun dan menjaga kepercayaan
Manajer yang baru pertama kali bekerja harus membangun fondasi transparansi dan mengakui kontribusi setiap anggota tim. Namun, kepercayaan tidaklah statis. Sebagai seorang manajer, Anda harus secara teratur mengatasi masalah, meminta maaf atas kesalahan, dan menunjukkan bahwa Anda mendukung tim Anda.
ClickUp dapat membantu mendorong transparansi dan membangun kepercayaan dengan anggota tim Anda dengan menyediakan satu sumber kebenaran untuk semua informasi proyek. Dokumen ClickUp , Chat, dan Kotak Masuk membuat semua orang selalu mendapat informasi tentang kemajuan, tujuan, dan ekspektasi proyek.
Anda juga bisa menggunakan fitur manajemen tugas dan penentuan prioritas untuk memberikan kejelasan, memastikan akuntabilitas, dan membangun kepercayaan pada kemampuan manajerial Anda.
3. Membangun hubungan yang efektif dengan anggota tim
Membangun hubungan baik dengan tim Anda membutuhkan waktu dan usaha. Mulailah dengan mengenal tim Anda. Anda bisa menjadwalkan pertemuan empat mata dengan setiap anggota tim untuk mempelajari kekuatan, minat, dan gaya kerja mereka.
Jangan hanya berbicara tentang pekerjaan saja. Cobalah untuk mengetahui tujuan dan minat pribadi mereka juga. Hubungan antarmanusia akan membangun hubungan baik dan menumbuhkan rasa kebersamaan, yang akan membantu Anda bekerja sama dengan lebih baik.
Seorang manajer yang baru pertama kali bekerja juga harus mempercayai keahlian timnya, mendelegasikan tugas dengan tepat, dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk berhasil. Tawarkan dukungan saat tim Anda menghadapi tantangan dan berikan kesempatan untuk pelatihan dan mengembangkan keterampilan baru.
Diskusikan tugas, lacak kemajuan & tetapkan beban kerja dengan Tugas ClickUp ClickUp memungkinkan anggota tim Anda mendiskusikan tugas secara langsung di dalam aplikasi, sehingga tidak perlu lagi mengirim email yang panjang atau komunikasi bolak-balik yang membingungkan.
Dengan fitur pelacakan kemajuan ClickUp, Anda bisa melacak kemajuan individu dan tim secara bersamaan, menyoroti kekuatan dan kontribusi setiap anggota.
4. Tetapkan ekspektasi yang jelas dan tunjukkan konsistensi
Untuk manajer baru, gaya manajemen yang konsisten sangat penting. Tetapkan ekspektasi yang jelas untuk kinerja, kualitas, dan tenggat waktu tim Anda selama inisiasi proyek . Yang terdefinisi dengan baik piagam tim menguraikan peran dan tujuan akan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dan dapat bekerja secara kolaboratif untuk mencapai hasil yang baik.
ClickUp bisa menjadi alat bantu manajer untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dan menjaga konsistensi di seluruh tim. Alat ini memungkinkan Anda membuat standar orientasi karyawan dengan menguraikan peran, tanggung jawab, dan metrik kinerja.
Fitur manajemen tugas ClickUp juga membuat semua orang tetap selaras, memastikan ekspektasi yang konsisten selama masa kerja karyawan.
5. Fokus pada hasil daripada input
Mengalihkan fokus dari aktivitas (input) ke hasil (output) sangat penting bagi manajer yang baru pertama kali bekerja. Alih-alih mengatur jam kerja yang dihabiskan atau tugas yang diselesaikan, prioritaskan dampak dari pekerjaan tim Anda.
Anda juga bisa menetapkan tujuan yang jelas yang terkait dengan sasaran tim dan memberdayakan mereka untuk mencapainya. Lacak kemajuan terhadap hasil ini secara teratur, berikan panduan dan dukungan sesuai kebutuhan. Hal ini akan menumbuhkan rasa memiliki, inovasi, dan pola pikir yang berorientasi pada hasil.
Menggunakan Sasaran ClickUp manajer dapat menentukan tujuan yang jelas dan melacak kemajuan secara visual. Selain itu, alat komunikasi ClickUp membantu memberikan umpan balik dan koreksi arah secara strategis, memastikan tim tetap selaras dengan hasil yang diinginkan.
6. Mencari bimbingan untuk mengembangkan
Melangkah ke dalam sebuah peran manajemen untuk pertama kalinya datang dengan kurva pembelajaran yang curam. Seorang mentor yang baik dapat memberikan bimbingan dan dukungan yang tak ternilai selama periode kritis ini.
Mentor, yang biasanya adalah manajer berpengalaman, menawarkan ruang yang aman bagi para pemimpin baru untuk mengajukan pertanyaan, berbagi tantangan, dan menerima umpan balik yang kritis. Melalui pengalaman dan wawasan yang dibagikan, mereka dapat membantu manajer baru mengembangkan keterampilan kepemimpinan yang penting dan mengadopsi pendekatan yang telah terbukti gaya manajemen .
ClickUp memungkinkan mentor dan mentee untuk membuat ruang kerja bersama untuk tujuan, tugas, dan sumber daya. Mentee dapat menggunakan ClickUp untuk mendokumentasikan tantangan, melacak kemajuan pada tujuan pengembangan yang ditetapkan dengan mentor mereka, dan mengakses materi pelatihan yang dibagikan dalam ruang kerja.
Fitur komunikasi ClickUp juga memudahkan untuk mendapatkan pembaruan kemajuan dan menerima umpan balik. Hal ini menciptakan saluran komunikasi yang efisien untuk bimbingan yang efektif.
7. Ciptakan keamanan psikologis dalam tim Anda
Salah satu aspek yang paling penting namun terkadang terabaikan dari pekerjaan seorang manajer adalah menciptakan keamanan psikologis di dalam tim mereka. Ini berarti membina lingkungan di mana orang merasa nyaman untuk berbicara atau mengakui kesalahan tanpa takut dihakimi atau terkena dampaknya.
Hal ini sangat penting tidak hanya untuk kesejahteraan individu dan kesehatan mental, tetapi juga untuk kesuksesan tim. Dengan mendorong pendekatan yang berbeda, tim dapat berinovasi dan memecahkan masalah dengan lebih efektif. Pertemuan rutin yang berfokus pada tujuan karier dan kesejahteraan secara keseluruhan dapat membantu membangun kepercayaan.
Ingatlah, mengelola orang bukan hanya tentang mengejar hasil. Menciptakan ruang di mana setiap orang merasa didukung, didengar, dan dapat memberikan yang terbaik untuk bekerja sama pentingnya.
Bertransisi ke dalam Peran: Kemenangan Cepat dan Strategi Jangka Panjang untuk Manajer yang Baru Pertama Kali Bekerja
Sebagai manajer yang baru pertama kali menjabat, mulailah dengan beberapa kemenangan cepat ini untuk mendapatkan momentum:
- Jadwalkan pertemuan empat mata secara rutin: Kenali anggota tim Anda sebagai individu. Jadwalkanpertemuan empat mata dengan anggota tim Anda untuk memahami kekuatan, tujuan, dan tantangan yang mereka hadapi
- Fokus pada kemenangan kecil: Mengidentifikasi area untuk perbaikan yang dapat diatasi dengan cepat. Rayakan kemenangan ini dengan tim Anda untuk membangun semangat dan menunjukkan kemampuan Anda untuk membuat perubahan positif
- Memulai dengan alat manajemen proyek yang tepat: Menjadi lebih efisien sambil memproyeksikan rasa keteraturan pada tim Anda. Gunakan ClickUp untuk perkenalan tim, curah pendapat, dan agenda rapat. Tugas ClickUp danDaftar ClickUp dapat membantu mengatur alur kerja individu dan tim
Dengan momentum yang ditetapkan untuk jangka pendek, tujuan Anda selanjutnya adalah mempertahankannya dengan jangka panjang strategi kepemimpinan .
- Kembangkan gaya kepemimpinan Anda: Kepemimpinan yang efektif datang dalam berbagai bentuk. Ikuti penilaian kepemimpinan atau cari mentor untuk membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu dikembangkan
- Berdayakan tim Anda: Manajemen mikro menghambat kreativitas. Delegasikan tugas, tetapkan ekspektasi yang jelas, dan tawarkan dukungan sembari membiarkan anggota tim Anda memiliki kepemilikan atas pekerjaan mereka
- Membina komunikasi yang terbuka: Mendorong dialog dan umpan balik yang terbuka. Adakan pertemuan tim secara rutin, ciptakan ruang yang aman untuk berdiskusi secara jujur, dan secara aktif dengarkan ide dan kekhawatiran tim Anda
- Berinvestasi dalam pengembangan: Manajer yang hebat berkomitmen untuk terus belajar. Doronglah tim Anda untuk menghadiri program pelatihan, konferensi, atau lokakarya. Jelajahi peluang untuk bimbingan atau pelatihan silang di dalam tim
- Jadilah pelatih: Alihkan fokus Anda dari 'melakukan' menjadi 'mengembangkan' Bantu anggota tim Anda mengidentifikasi tujuan mereka, mengembangkan keterampilan mereka, dan mengatasi tantangan
Mengatasi Tantangan sebagai Manajer Pertama Kali
Kepemimpinan yang kuat adalah sebuah perjalanan, bukan tujuan. Dengan mengenali tantangan dan mengambil langkah proaktif untuk mengatasinya, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menjadi manajer yang sukses.
Memimpin dan berkomunikasi dengan kepercayaan
Anda dulunya adalah bagian dari tim, tetapi sekarang Anda adalah pemimpin mereka. Bisa jadi sulit untuk menavigasi perubahan ini. Tekankan kolaborasi dan komunikasi terbuka untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan mereka.
Manajer yang hebat juga harus menjadi pelatih yang hebat. Bantu anggota tim Anda untuk berkembang dengan memberikan umpan balik secara teratur, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan menawarkan kesempatan untuk pengembangan keterampilan.
Kritik yang konstruktif bisa jadi tidak nyaman, tetapi juga penting untuk pertumbuhan. Fokuslah pada perilaku tertentu, tawarkan saran untuk perbaikan, dan susunlah umpan balik sedemikian rupa agar mereka bisa sukses.
Seimbangkan beban kerja setiap orang
Mendelegasikan pekerjaan dan mengelola beban kerja tim dengan fitur yang berfokus pada tim dari ClickUp
Tanggung jawab Anda baru saja berlipat ganda! Jadi, Anda harus mendelegasikan secara efektif. Pendelegasian sering disalahartikan sebagai pembagian tugas. Namun, ini lebih berkaitan dengan mempercayai tim Anda untuk menyelesaikannya.
Mulailah dari yang kecil dan berikan instruksi dan dukungan yang jelas. Anda kemudian dapat secara bertahap meningkatkan kompleksitas saat mereka menunjukkan kompetensi. Identifikasi kekuatan anggota tim Anda dan berikan tugas yang sesuai. Hal ini akan memberdayakan mereka dan meluangkan waktu Anda untuk berpikir strategis.
Anda juga dapat menggunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk mengukur kapasitas setiap orang dan memberikan tugas yang sesuai. Pembagian kerja yang adil menunjukkan rasa hormat terhadap kesejahteraan dan kerja keras tim Anda, sehingga menumbuhkan hubungan kerja yang positif.
Kelola ekspektasi
Wajar jika Anda merasa tidak cocok atau tidak sesuai dengan peran baru Anda. Sebagai manajer yang baru pertama kali bekerja, fokuslah pada apa yang Anda bawa ke dalam pekerjaan Anda-keahlian, keterampilan, dan perspektif baru Anda. Carilah mentor, dan jangan takut untuk meminta bantuan.
Pemimpin yang jujur dan terbuka dapat memanfaatkan kekuatan tim mereka dan menambah kekuatan mereka sendiri. Rangkullah keragaman dalam tim Anda, karena setiap anggota membawa perspektif yang unik.
Jalin komunikasi yang terbuka, rayakan kekuatan individu, dan temukan cara untuk memanfaatkan perbedaan tersebut untuk mencapai tujuan tim.
Merangkul Manajemen Pertama Kali dengan ClickUp
Seperti setiap perjalanan lainnya, akan ada rintangan saat Anda bertransisi ke peran manajerial. Namun dengan ketekunan, ketangguhan, dan kemauan untuk belajar, Anda bisa mengatasinya untuk tumbuh menjadi pemimpin yang membuat tim Anda berkembang.
Terimalah perjalanan ini, dan jangan takut untuk meminta bimbingan dari mentor untuk memperlancar proses Anda.
Alat bantu digital seperti ClickUp dirancang untuk membuat pengalaman manajemen pertama kali Anda bermanfaat. Coba ClickUp secara gratis hari ini dan nikmati kepuasan dalam memandu tim Anda untuk mencapai hal-hal hebat bersama-sama.
Pertanyaan Umum
1. Apa yang dimaksud dengan manajer pertama kali?
Manajer pemula adalah seseorang yang baru saja dipromosikan ke posisi kepemimpinan untuk pertama kalinya dalam karier mereka. Mereka bertanggung jawab untuk memimpin dan mengawasi seluruh tim.
2. Bagaimana Anda menangani manajer yang baru pertama kali bekerja?
Sebagai anggota tim yang bekerja dengan manajer yang baru pertama kali bekerja, bersabarlah dan bersikaplah suportif. Tawarkan pengalaman dan keahlian Anda bila diperlukan.
3. Apa hal pertama yang Anda lakukan sebagai manajer baru?
Beberapa minggu pertama sebagai manajer baru sangatlah penting. Berikut ini beberapa langkah awal yang perlu dipertimbangkan untuk membangun diri Anda sebagai manajer yang efektif:
- Kenali bawahan langsung Anda
- Membiasakan diri Anda dengan proyek dan tujuan tim
- Tetapkan ekspektasi
- Mengidentifikasi kemenangan cepat