Dalam pasar yang kompetitif, kualitas layanan pelanggan sering kali menjadi pembeda di antara berbagai merek. Ini bukan hanya tentang menyelesaikan pertanyaan atau masalah; cara Anda berkomunikasi akan menentukan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Menstandarkan cara berinteraksi dengan pelanggan membantu tim layanan pelanggan memberikan pengalaman yang konsisten. Templat layanan pelanggan sangat berharga bagi tim yang mengelola komunikasi pelanggan dalam skala besar.
Templat email layanan pelanggan ini sangat penting untuk menangani dan meramalkan kebutuhan pelanggan bersamaan dengan alat bantu dukungan pelanggan .
Dirancang untuk mencakup banyak interaksi dengan pelanggan-mulai dari sapaan yang ramah hingga keluhan pelanggan yang formal-template ini memberdayakan tim kesuksesan pelanggan Anda untuk mempertahankan sentuhan pribadi.
Templat ini sangat berguna dalam memberikan respons terstruktur yang mencerminkan empati dan pemahaman-apakah Anda berurusan dengan pelanggan yang marah atau memelihara loyalitas.
Panduan ini membahas sepuluh templat layanan pelanggan yang sangat diperlukan yang dibuat untuk tim layanan pelanggan yang menginginkan efisiensi dan fleksibilitas. Setiap templat merupakan peta jalan menuju layanan pelanggan yang sangat baik, di mana setiap pelanggan merasa didengar dan dihargai.
Apa Itu Template Layanan Pelanggan?
Templat layanan pelanggan adalah format siap pakai yang berfungsi sebagai kerangka kerja bagi tim layanan pelanggan untuk berinteraksi dengan klien secara efisien.
Templat-templat ini mencakup spektrum penuh dari klien atau pelanggan interaksi. Memasukkannya ke dalam Perangkat lunak CRM dapat lebih meningkatkan efektivitas keterlibatan ini, menjembatani kesenjangan antara bisnis dan pelanggan mereka.
Bisnis Anda dapat menangani setiap keluhan atau interaksi pelanggan secara profesional dengan templat respons yang dapat disesuaikan dan disesuaikan untuk berbagai skenario.
Selain itu, templat email layanan pelanggan ini menawarkan fleksibilitas - baik untuk menjawab pertanyaan pelanggan untuk dukungan teknis atau mengubah pelanggan yang frustrasi menjadi pelanggan yang bahagia.
Keuntungan dari templat email layanan pelanggan adalah pesan yang konsisten di semua komunikasi. Keseragaman ini membangun hubungan pelanggan yang kuat dan meningkatkan keterlibatan.
Selain itu, templat ini memungkinkan waktu respons yang lebih cepat, sehingga tim layanan pelanggan Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk membuat balasan individual dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pertanyaan atau masalah pelanggan.
Pendekatan ini tidak hanya mengurangi kemungkinan kesalahan tetapi juga memastikan kualitas layanan yang konsisten. Hal ini memungkinkan merek untuk berempati dengan pelanggan mereka dan melakukan pendekatan pada setiap interaksi dengan penuh pengertian.
Apa yang Membuat Template Layanan Pelanggan yang Baik?
Templat email layanan pelanggan yang luar biasa mudah beradaptasi, sehingga tim Anda dapat mengirimkan tanggapan yang dipersonalisasi namun terstruktur untuk semua jenis email.
Templat email layanan pelanggan yang baik harus memiliki karakteristik utama berikut ini:
- Desain yang mudah beradaptasi: Templat yang dapat disesuaikan dapat membantu tim dukungan pelanggan Anda menciptakan komunikasi yang lebih personal dan relevan, bukan tanggapan umum. Hal ini memastikan setiap pelanggan merasa dihargai dan didengar
- **Panduan yang komprehensif: Memungkinkan penggunaanmanajemen komunikasi pelanggan dengan menyertakan langkah-langkah pemecahan masalah, informasi kontak, dan tindakan lanjutan. Hal ini penting untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara efektif sekaligus meningkatkan efisiensi agen layanan pelanggan Anda
- Nada yang menarik dan personal: Membantu tim Anda menulis email layanan pelanggan dengan pesan yang sesuai dengan nada suara yang seimbang, dengan perpaduan yang tepat antara keramahan dan informasi. Menggunakan nada suara yang tepat dalam komunikasi dengan pelanggan adalah aspek penting dari layanan pelanggan yang hebat
- Kesopanan dan pertimbangan: Menangani setiap masalah pelanggan dengan sopan dan penuh hormat, menunjukkan komitmen merek Anda terhadap empati dan layanan pelanggan yang tak tertandingi
- Integrasi di seluruh sistem: Templat layanan pelanggan yang disukai harus dapat ditarik ke sistem Anda yang lain, seperti sistemAlat CRMplatform ERP, perangkat lunak manajemen tiket, obrolan, dan sebagainya
Menambahkan elemen-elemen ini ke templat layanan pelanggan Anda membuat komunikasi menjadi lebih mudah dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan Anda. Hal ini membantu membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan Anda yang bertahan lama.
baca juga:*_ templat profil pelanggan*
10 Templat Layanan Pelanggan yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Layanan pelanggan yang baik dibangun di atas interaksi yang cepat, dapat diandalkan, dan membantu. Templat yang tepat membantu Anda memastikan kualitas-kualitas ini terpenuhi dalam setiap interaksi dengan pelanggan.
Di bawah ini adalah sepuluh templat respons layanan pelanggan yang bisa digunakan oleh tim layanan pelanggan Anda. Masing-masing dirancang untuk menyederhanakan komunikasi, menyelesaikan pertanyaan atau masalah, dan membina pelanggan setia.
1. Templat Dukungan Pelanggan ClickUp
Tingkatkan pelacakan dukungan pelanggan dengan Templat Dukungan Pelanggan ClickUp
Untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, cobalah templat Templat Dukungan Pelanggan ClickUp . Baik pertanyaan sederhana maupun masalah yang rumit, templat ini membantu Anda mengkategorikan setiap keluhan atau interaksi pelanggan berdasarkan urgensi dan subjek.
Templat email layanan pelanggan ClickUp kaya akan fitur, mudah beradaptasi, dan siap digunakan. Ada tampilan Formulir yang bisa Anda perbarui untuk menangkap informasi yang dibutuhkan tim layanan pelanggan Anda untuk melayani semua dukungan dan permintaan.
Format ini selanjutnya membantu Anda mengkategorikan dan memprioritaskan pertanyaan pelanggan, menugaskan tiket ke anggota tim dukungan untuk melacak kemajuan, memantau kepuasan pelanggan, dan melakukan perbaikan.
Anda dapat membuat status khusus (seperti Sedang Berlangsung, Ditangguhkan, dan Belum Ditugaskan) untuk memantau kemajuan setiap permintaan. Anda dapat dengan mudah mengelola tugas dukungan pelanggan Anda dengan menambahkan bidang khusus (seperti Nomor telepon, Nama, Nama Perusahaan, Alamat email, Manajer Akun, dan Pertanyaan).
Selain itu, tampilan kustom (seperti Tugas yang melanggar tanggal jatuh tempo, Semua tugas untuk minggu ini, dan Tampilan Daftar) memungkinkan Anda untuk membuka beberapa tampilan dalam konfigurasi ClickUp yang berbeda untuk menemukan data yang Anda butuhkan dengan cepat.
2. Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Pantau tiket dukungan pelanggan yang masuk dengan Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Tetap mengikuti setiap permintaan pelanggan dengan menggunakan fitur Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp .
Templat ini memudahkan Anda berkolaborasi dengan tim dukungan dalam hal tiket, masalah, dan solusi. Mengatur umpan balik, melakukan tindak lanjut yang konsisten, dan melacak peringkat kepuasan adalah tiga keuntungan lain dari penggunaan format ini.
Bayangkan sebuah skenario di mana pelanggan melaporkan bug. Dengan templat ini, Anda dapat mengatur laporan ini, menetapkan email ke anggota tim, mengatur pembaruan status, dan melihat permintaan layanan hingga selesai.
Proses ini memungkinkan tim layanan pelanggan Anda untuk menangani pertanyaan atau masalah bersama-sama, memastikan bahwa pelanggan Anda merasa terinformasi selama proses berlangsung.
Selain itu, dengan bidang kustom yang dibuat sebelumnya dalam templat ini, Anda dapat menambahkan detail penting ke tiket, seperti jenis masalah, status penyelesaian, email kontak pemohon, dan peringkat kepuasan pelanggan.
Selain itu, tampilan Formulir yang sudah dibuat sebelumnya membantu Anda menghemat waktu dan tenaga!
3. Templat Peta Perjalanan Pelanggan ClickUp
Tingkatkan pelacakan perjalanan pelanggan dengan perekaman layar, pengeditan kolaboratif, otomatisasi, AI, dan banyak lagi dengan Templat Peta Perjalanan Pelanggan ClickUp
The Templat Peta Perjalanan Pelanggan ClickUp memungkinkan Anda memvisualisasikan perjalanan pelanggan dengan merek Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menggunakan beberapa fitur, seperti pelacakan dengan perekaman layar, pengeditan kolaboratif, otomatisasi, dan AI, untuk meningkatkan keseluruhan manajemen siklus hidup pelanggan. Anda juga bisa membuat status, bidang, dan tampilan kustom dalam templat ini untuk memetakan interaksi pelanggan Anda dengan mudah.
Templat ini membantu Anda mendapatkan wawasan tentang apa yang mendorong loyalitas atau ketidakpuasan pelanggan. Misalnya, jika analitik menunjukkan tingkat pelanggan yang keluar dari gateway pembayaran yang tinggi, Anda dapat menggunakan templat ini untuk menyusun strategi perbaikan, mengoptimalkan proses checkout, dan meningkatkan tingkat konversi. Anda juga dapat menggunakan masukan untuk membuat ide yang ditargetkan Kampanye CRM .
4. Template Keberhasilan Klien ClickUp
Pantau kemajuan dan kinerja klien Anda pada Template Keberhasilan Klien ClickUp
The Templat Keberhasilan Klien ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan yang jelas dan melacak aktivitas klien, mendorong keselarasan dan kepuasan.
Baik saat menerima klien baru atau mengelola klien yang sudah ada, templat ini membuat tim dukungan Anda tetap fokus dan berada di jalurnya. Semua ini pada akhirnya menciptakan transparansi jangka panjang dengan klien Anda dan membangun kepercayaan dengan pelanggan baru.
Untuk tim pemasaran, ini juga dapat berarti menentukan KPI spesifik untuk kampanye dan menggunakan templat untuk memantau kemajuan dan menyesuaikan strategi untuk memenuhi tujuan ini.
Anda bisa membuat status khusus (seperti Up For Renewal, Onboarding, Renewed, Nurturing, dan Churned) untuk melacak kemajuan klien.
Dengan kolom khusus, Anda dapat dengan mudah memvisualisasikan data klien.
Terakhir, dengan tampilan khusus (seperti Panduan Sukses Klien, Panduan Memulai, Formulir Umpan Balik, Pembaruan, dan Keterlibatan), semua interaksi pelanggan Anda dipetakan dengan benar.
5. Templat Formulir Umpan Balik Klien ClickUp
Tingkatkan pelacakan umpan balik dan banyak lagi dengan Templat Formulir Umpan Balik Klien ClickUp
The Templat Formulir Umpan Balik Klien ClickUp adalah cara yang sangat baik untuk meminta dan mengatur umpan balik klien yang berharga.
Misalnya, Anda bisa meminta pelanggan Anda mengisi formulir yang disesuaikan setelah menyelesaikan sebuah proyek. Hal ini akan membantu Anda mengumpulkan wawasan tentang kinerja Anda, dan Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk menyempurnakan proses dan meningkatkan program loyalitas klien Anda.
Templat ini juga membantu Anda mendesain email dan survei pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuhan klien Anda. Templat ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan data berharga untuk mendorong keputusan produk dan dengan cepat menganalisis hasil survei untuk mengidentifikasi wawasan dan tren.
Membuat status khusus (seperti Selesai dan Harus Dilakukan) memungkinkan Anda untuk memantau umpan balik negatif atau positif tanpa kesulitan. Kolom khusus (Penyedia Layanan, Tanggal Pembelian, Tingkat Pelanggan, Peringkat Keseluruhan, dan Saran untuk Perbaikan) membantu Anda menyimpan umpan balik ini dan dengan mudah memvisualisasikan data pelanggan.
Selain itu, Anda dapat membuka enam tampilan kustom yang berbeda (seperti Tampilan Daftar Rekomendasi Keseluruhan, Tampilan Tabel Peringkat Penyedia, Tampilan Papan Umpan Balik, dll.) agar semua informasi Anda terorganisir dengan baik dan mudah diakses.
6. Templat Suara Pelanggan ClickUp
Pahami kebutuhan dan preferensi pelanggan dengan Templat Suara Pelanggan ClickUp
Manfaatkan kekuatan umpan balik pelanggan dengan Templat Suara Pelanggan ClickUp . Templat ini mengumpulkan dan menganalisis umpan balik yang diterima melalui email layanan pelanggan, sehingga membantu tim dukungan untuk memprioritaskan tindakan.
Jika pelanggan menginginkan fitur baru, templat ini membantu mendokumentasikan umpan balik dan mengukur tindak lanjut, memandu tim pengembangan dalam memprioritaskan peta jalan mereka agar sesuai dengan harapan pelanggan.
Di sini, Anda dapat menggunakan status khusus (seperti Selesai dan Harus Dilakukan) untuk memantau umpan balik pelanggan. Kemudian, kolom khusus (Kebutuhan Pelanggan, Sumber VoC, dan Solusi) membantu Anda menyimpan dan memvisualisasikan umpan balik ini.
Terakhir, dengan tampilan kustom, Anda dapat membuka tiga tampilan yang berbeda (seperti List, Board, dan Start Here) sehingga semua data Anda dapat dengan mudah diakses di satu tempat.
7. Templat Penerimaan Pelanggan ClickUp
Ciptakan pengalaman pelanggan yang positif dengan Templat Orientasi Pelanggan ClickUp
Berikutnya adalah Templat Orientasi Pelanggan ClickUp yang memastikan semua profil pelanggan baru menerima perkenalan yang lancar terhadap layanan atau produk Anda.
Templat ini menyediakan panduan langkah demi langkah untuk pelanggan, membuat proses orientasi berjalan lancar.
Proses ini membantu Anda membangun fondasi yang kuat untuk kemitraan jangka panjang dengan pelanggan yang membayar.
Ini dapat mencakup panduan penyiapan akun langkah demi langkah yang disematkan dalam templat untuk perusahaan SaaS, memastikan pelanggan merasa didukung sepenuhnya selama perjalanan orientasi mereka.
8. Templat Permintaan Layanan ClickUp
Pastikan konsistensi di seluruh permintaan dengan Templat Permintaan Layanan ClickUp
The Templat Permintaan Layanan ClickUp memungkinkan pelacakan permintaan layanan yang efisien.
Jika pelanggan meminta penggantian produk, templat ini membantu mencatat permintaan, melacak kemajuannya, dan mengomunikasikan pembaruan kepada pelanggan sambil mempertahankan catatan yang terorganisir.
Misalnya, jika permintaan pengembalian dana dicatat, ditetapkan, dan diselesaikan dalam waktu 48 jam, ini akan membuat pelanggan Anda terkesan dengan kecepatan dan kemudahan penyelesaiannya!
Sebagian besar templat email layanan pelanggan ClickUp dilengkapi dengan fitur-fitur khusus. Status kustom (seperti Diblokir, Permintaan Baru, Diselesaikan, dan Dalam Penyelidikan) membantu Anda melacak permintaan tindak lanjut dan memprioritaskan tugas.
Kolom kustom (seperti Screenshot, Resolusi yang Diberikan, Email Kontak, dll.) membantu Anda menyimpan data penting tentang pengalaman negatif pelanggan dan memvisualisasikan permintaan mereka dengan lebih efisien.
Terakhir, dengan tampilan kustom (seperti Resolved Errors, Berdasarkan Prioritas, Ringkasan Layanan, dll.), Anda dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang terorganisir di satu tempat.
9. Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp
Kumpulkan data dari pelanggan untuk penelitian, survei, dan lainnya dengan Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp
Jaga agar pertanyaan pelanggan Anda tetap terorganisir dengan Templat Formulir Kontak Pelanggan ClickUp . Untuk bisnis yang menerima banyak pertanyaan, templat ini memastikan bahwa setiap pertanyaan dikategorikan dan dialihkan ke anggota tim dukungan yang sesuai dengan cepat.
Templat ini sangat berguna untuk situs web e-commerce di mana tanggapan yang tepat waktu terhadap pertanyaan produk dapat memengaruhi keputusan pembelian secara signifikan. Dengan templat ini, Anda dapat menggunakan status kustom (Diblokir, Selesai, Dalam Tinjauan, dan Permintaan Baru) untuk memprioritaskan permintaan tindak lanjut pelanggan dan bidang kustom untuk mengelolanya.
Dalam kasus bisnis ritel, ini bisa berarti memiliki formulir terstruktur di situs web Anda untuk pertanyaan terkait pesanan. Hal ini secara otomatis mengkategorikan dan memprioritaskan pertanyaan untuk mendapatkan tanggapan yang cepat dan personal.
Dengan tampilan kustom (seperti Panduan Memulai, Proses, Formulir Kontak Pelanggan, dan Ringkasan Kontak), Anda bisa mendapatkan bola bergulir dengan cepat!
10. Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp
Mengatur informasi bersama antara tim dengan Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp
The Templat Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp adalah peta jalan untuk menangani masalah pelanggan yang kompleks atau sensitif.
Misalnya, jika kasus pelanggan meningkat, templat ini menguraikan langkah-langkah untuk memastikan masalah diarahkan ke manajer atau spesialis untuk bantuan lebih lanjut dan ada tindakan tindak lanjut yang konsisten.
Templat ini juga mencakup status khusus yang terperinci (seperti Sedang Berlangsung, Ditangguhkan, Menunggu Pelanggan, dll.) untuk memantau semua email layanan pelanggan Anda.
Anda juga dapat menambahkan hingga 15 bidang khusus (seperti email, nama pelanggan, alamat pengiriman, dll.) untuk mengelola permintaan layanan pelanggan. Tampilan kustom (seperti Formulir Layanan Pelanggan, Daftar Tiket, Tanggapan Kaleng, dll.) membantu memvisualisasikan interaksi ujung ke ujung.
Menggunakan pendekatan berbasis data memastikan strategi layanan pelanggan Anda tetap dinamis, responsif, dan pada akhirnya berhasil dalam membina hubungan pelanggan yang langgeng.
bonus ###: Templat Catatan Layanan Pelanggan ClickUp
ClickUp Notepad
ClickUp Notepad menyediakan cara yang nyaman untuk mengatur catatan, daftar periksa, dan tugas dalam satu tempat. Untuk tim Layanan Pelanggan, aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mencatat catatan, menerapkan pemformatan kaya, dan dengan mudah mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dilacak dan diakses dari mana saja.
Merampingkan Keunggulan Layanan dengan Templat ClickUp
Templat email layanan pelanggan ini menyederhanakan proses internal Anda dan secara signifikan meningkatkan interaksi antara merek Anda dan pelanggannya.
Sebaiknya gabungkan kerangka kerja analitik dan pelaporan dalam strategi layanan pelanggan Anda agar lebih efektif.
Mengintegrasikan analitik dengan alat bantu seperti ClickUp dapat memungkinkan tim dukungan Anda untuk memantau efektivitas upaya layanan pelanggan mereka secara real-time, mengidentifikasi tren dan membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan kualitas layanan.
Dari mengelola permintaan sederhana hingga menavigasi masalah yang lebih rumit, ClickUp memberdayakan tim dukungan Anda untuk menangani setiap pelanggan dengan perhatian yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Kombinasi ini dapat mengubah respons standar menjadi pengalaman yang tak terlupakan yang menarik pelanggan setia dan membangun kepercayaan.
Templat email layanan pelanggan ini hanyalah permulaan. Dengan platform serbaguna ClickUp, Anda dapat menemukan kemampuan tak terbatas untuk ditambahkan ke layanan Anda yang luar biasa. Daftar ke ClickUp hari ini dan jelajahi bagaimana templat kami dapat meningkatkan layanan pelanggan Anda, membuat klien Anda terkesan dan ingin kembali.