Pertemuan pertama dengan tim baru adalah momen penting yang menentukan hubungan Anda dengan tim Anda.
Ini adalah kesempatan bagi Anda dan anggota tim Anda untuk membangun hubungan yang baik dan memulai hubungan kerja yang baru dan bermanfaat. Itulah mengapa membuat kesan pertama yang positif dan bertahan lama sangatlah penting.
Sebagai manajer baru, Anda akan bekerja dengan tim untuk menetapkan tugas, mengelola proyek, dan meninjau kinerja. Pertemuan pertama memungkinkan Anda untuk memulai dengan langkah yang benar dan melakukan pekerjaan dasar untuk kolaborasi di masa depan.
Jadi, bagaimana Anda menguasai rapat pertama Anda dengan tim baru, dan tantangan apa yang akan Anda hadapi?
Baca terus untuk mengetahuinya.
Tantangan Bertemu dengan Tim Baru untuk Pertama Kalinya
Bertemu dengan tim baru adalah pengalaman yang menyenangkan sekaligus menantang. Anda mungkin ingin sekali mengenal orang-orang yang akan bekerja dengan Anda dan memperkenalkan diri. Namun, Anda mungkin juga merasa seperti orang luar yang mencoba masuk.
Terlepas dari rasa gugup dan gugup, ada beberapa tantangan lain yang perlu Anda atasi saat melakukan pertemuan pertama. Mari kita bahas beberapa tantangan ini secara singkat.
Durasi pertemuan
Menetapkan durasi yang sesuai untuk rapat pertama Anda dengan tim baru merupakan hal yang menantang. Anda tidak ingin membuatnya terlalu singkat sehingga orang-orang tidak mendapatkan cukup waktu untuk berinteraksi dengan Anda, namun Anda juga tidak ingin mereka terlalu lama tidak bekerja.
Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan menyiapkan agenda yang jelas dan menetapkan durasi untuk setiap bagian dari rapat. Sisihkan waktu untuk tanya jawab dan percakapan santai.
Tambahkan slot waktu yang dialokasikan untuk setiap aktivitas atau item agenda dan hitung durasinya. Pastikan Anda memiliki cadangan waktu jika terjadi penundaan yang tidak terduga.
Setelah selesai dengan perkenalan dan Anda mulai mengadakan pertemuan tim secara rutin, lakukan pertemuan langsung dengan durasi singkat agar tetap efisien dan tepat sasaran.
Kurangnya agenda
Tahukah Anda bahwa sebanyak 50% rapat tidak produktif dan membuang-buang waktu? Penyebab yang paling mungkin dari rapat yang tidak produktif adalah karena tidak memiliki agenda.
Tidak memiliki agenda dapat membuat rapat Anda tidak terarah dan membuang-buang waktu bagi semua orang yang terlibat. Tanpa struktur, rapat bisa berlangsung lebih lama dari yang diharapkan tanpa menyelesaikan tujuan apa pun.
Bahkan anggota tim Anda tidak akan tahu apa yang diharapkan dan tidak akan siap. Menyusun agenda memberikan struktur pada rapat Anda, membuatnya lebih efisien dan terarah.
Kesulitan teknis
Jika Anda memiliki presentasi yang disiapkan untuk rapat pertama Anda dan ruang rapat tidak memiliki peralatan yang tepat, itu adalah masalah besar. Bahkan dengan peralatan yang tepat, masalah teknis dapat menghalangi Anda untuk menampilkan presentasi atau video.
Untuk menghindari situasi seperti itu, periksa peralatan dan ruang pertemuan sebelumnya dan pastikan semuanya berfungsi.
Jika Anda mengelola tim jarak jauh dan berencana mengadakan rapat online, banyak hal yang bisa terjadi. Koneksi internet yang lambat atau solusi konferensi video yang lamban dapat membuat rapat Anda menjadi menjengkelkan dan tidak efisien. Gunakan yang bagus perangkat lunak manajemen rapat untuk menghindari masalah seperti itu dan memastikan rapat Anda berjalan dengan lancar.
Kurangnya persiapan
Salah satu tantangan terbesar yang mungkin Anda hadapi saat bertemu dengan tim baru untuk pertama kalinya adalah tidak memiliki cukup poin untuk didiskusikan dengan anggota tim Anda.
Melakukan riset dan persiapan sebelumnya dapat membantu mengatasi hal tersebut. Anda dapat berbicara lebih baik dengan anggota tim Anda jika Anda memiliki daftar poin pembicaraan dan gambaran tentang siapa yang berbicara.
Jika tidak, Anda mungkin akan terdiam atau menghadapi keheningan yang canggung karena persiapan yang kurang. Jadi, jika Anda ingin memberikan kesan pertama yang sangat baik, hadiri rapat dengan persiapan yang matang.
Ukuran ruangan yang tidak memadai
Tantangan lain yang mungkin Anda hadapi saat mengadakan pertemuan pertama adalah memesan ruangan dengan ukuran yang salah. Hal ini terjadi ketika Anda menggunakan sistem pemesanan online untuk memesan ruang pertemuan tanpa memeriksanya secara fisik.
Seperti halnya peralatan teknis, Anda juga harus memeriksa ruang pertemuan terlebih dahulu. Pastikan ukurannya cukup besar untuk menyelenggarakan pertemuan.
Jika Anda memiliki kegiatan tim yang direncanakan, pastikan ada ruang fisik yang cukup dan ruang pertemuan disiapkan untuk mereka.
Terlalu banyak poin pembicaraan
Tantangan lain yang mungkin Anda hadapi adalah terlalu banyak hal yang harus dikatakan dan dilakukan selama pertemuan pertama Anda dengan karyawan dan membutuhkan lebih banyak waktu.
Sebagai manajer baru, Anda mungkin memiliki terlalu banyak hal untuk didiskusikan, namun Anda harus belajar untuk membuat prioritas. Ingatlah bahwa pertemuan pertama bersifat perkenalan; Anda bisa menjadwalkan pertemuan yang berhubungan dengan pekerjaan di kemudian hari.
Buatlah pertemuan yang singkat dan interaktif daripada mencoba mencapai terlalu banyak hal dalam satu pertemuan.
Diskusi di luar topik
Salah satu tantangan tak terelakkan yang dihadapi sebagian besar manajer baru selama rapat adalah orang-orang terbawa suasana dan berdiskusi di luar topik. Percakapan bisa mengalir ke segala arah saat Anda bertemu dengan sekelompok orang dalam suasana informal atau santai.
Sebagai manajer baru, Anda harus menyeimbangkan interaksi informal dan rapat terstruktur yang digerakkan oleh agenda. Dengan menyampaikan setiap item agenda dan waktu, Anda dapat mengarahkan rapat ke arah yang benar.
Bagaimana Agar Rapat Pertama dengan Tim Baru Berjalan Sukses
Pertemuan perkenalan yang sukses akan membantu Anda memberikan kesan pertama yang sangat baik pada tim Anda dan memulai dengan langkah yang tepat.
Namun, Anda memerlukan alat dan strategi untuk memastikan pertemuan pertama Anda berjalan dengan baik.
Ikuti tips di bawah ini untuk meningkatkan peluang sukses Anda lebih jauh.
Tetapkan tujuan yang tepat dan bagikan dengan tim Anda terlebih dahulu
Menetapkan agenda penting untuk setiap pertemuan; tidak terkecuali pertemuan pertama Anda dengan tim baru. Tetapkan tujuan rapat dan beri tahu tim Anda tujuan rapat tersebut.
Untuk pertemuan pertama, tujuannya adalah untuk memperkenalkan diri dan mengenal seluruh tim Anda. Namun, Anda harus memecahnya menjadi beberapa butir tindakan dan tujuan yang spesifik untuk memberikan kejelasan kepada para peserta.
Anda akan, misalnya, membutuhkan:
- Sebuah aktivitas pencair suasana
- Pidato untuk memperkenalkan diri Anda
- Aperkenalan tim putaran
- Sesi tanya jawab
Buatlah daftar semua kegiatan dan butir-butir tindakan dan alokasikan waktu untuk setiap kegiatan ketika merencanakan pertemuan pertama Anda.
Gunakan Klik Dokumen untuk membuat agenda yang terperinci dengan tujuan dan item tindakan yang jelas. Ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar poin untuk menetapkan tujuan dan menggunakan format kaya untuk menyesuaikan agenda rapat Anda.
buat tujuan rapat yang diformat dengan baik dan bagikan dengan tim Anda menggunakan dokumen ClickUp_
Jika Anda ingin menggunakan rapat berikutnya untuk menetapkan tujuan tim, gunakan fitur ClickUp Templat Agenda Rapat Penetapan Tujuan . Ini adalah dokumen yang sepenuhnya dapat disesuaikan dengan bidang yang telah dirancang sebelumnya untuk membantu Anda menetapkan tujuan untuk tim baru Anda.
Gunakan templat agenda rapat tim ClickUp untuk menentukan tujuan rapat dan membagikannya dengan anggota tim Anda
Jadikan pengalaman menjadi interaktif
Jangan biarkan pertemuan pertama Anda dengan tim hanya tentang Anda. Buatlah sesi interaktif di mana anggota tim dapat berbicara dengan Anda dan mengenal Anda lebih baik.
Dengarkan secara aktif untuk mengetahui lebih banyak tentang dinamika tim dan masing-masing anggota tim. Perhatikan setiap anggota tim baru dan libatkan mereka.
Kiat pro: Pelajari lebih lanjut tentang setiap anggota tim sebelum pertemuan pertama Anda. Baca tentang peran, pencapaian, dan detail lainnya dari profil karyawan perusahaan Anda.
Hal ini akan membantu Anda mempersonalisasi percakapan Anda dan berinteraksi dengan setiap anggota tim sekaligus membuat mereka merasa dihargai.
Berikut adalah beberapa tips lain untuk membuat pertemuan perkenalan Anda menjadi interaktif:
- Lakukan aktivitas pencair suasana untuk memulai percakapan danmeningkatkan dinamika tim* Tambahkan elemen interaktif seperti kuis, jajak pendapat, dll., untuk melibatkan anggota tim jarak jauh secara aktif jika Anda mengadakan rapat online
- Gunakan latihan membangun tim untuk mendorong kolaborasi dan pemecahan masalah sebagai tim
- Selenggarakan sesi tanya jawab terbuka di mana anggota tim Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada Anda
- Berlatihlah mendengarkan secara aktif selama rapat dengan mengajukan pertanyaan lanjutan dan benar-benar terlibat dalam percakapan
Sediakan waktu untuk pertanyaan karyawan
Ketika Anda merencanakan agenda pertemuan dan butir-butir tindakan, sisakan waktu untuk tanya jawab dengan karyawan.
Hal ini memungkinkan anggota tim Anda untuk mengklarifikasi keraguan mereka tentang bagaimana segala sesuatunya akan berjalan ke depannya dan apa yang diharapkan dari mereka. Hal ini juga membantu mereka untuk lebih mengenal Anda dan gaya manajemen Anda.
Menyisakan waktu untuk tanya jawab adalah praktik yang baik, bahkan selama pertemuan proyek . Ini membuat rapat Anda lebih interaktif dan melibatkan semua orang dalam diskusi.
Bersiaplah untuk mengelola situasi yang tidak terduga
Sebagai seorang manajer, Anda harus siap menghadapi konflik atau ketidaksepakatan selama rapat pertama. Antisipasi potensi tantangan dan bersiaplah untuk menghadapinya.
Misalnya, jika Anda berencana untuk mengubah sesuatu dan mendorong anggota tim untuk mengambil tanggung jawab baru, bersiaplah untuk menghadapi beberapa penolakan.
Kuncinya adalah menangani situasi tersebut dengan tenang dan sopan. Ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan kepada tim Anda pemimpin seperti apa yang Anda inginkan. Jadi, antisipasi potensi masalah dan bersiaplah untuk menanganinya secara langsung.
Pikirkan tentang cara menutup rapat tim pertama dengan baik
Siapkan poin-poin pembicaraan untuk menutup rapat dengan baik-memastikan rapat tidak berakhir dengan tiba-tiba atau berjalan dengan canggung.
Siapkan pidato singkat untuk menginspirasi tim Anda dan menutup rapat dengan positif.
Pastikan Anda menetapkan langkah selanjutnya yang jelas dan butir-butir tindakan untuk tim Anda sebelum rapat berakhir. Jika perlu, jadwalkan pertemuan empat mata dengan anggota tim.
Gunakan Alat-alat AI untuk membuat catatan dan rangkuman rapat dan membagikannya dengan anggota tim Anda.
Tindak Lanjut: Langkah Selanjutnya Setelah Rapat Tim Pertama
Rapat pertama hanyalah permulaan. Anda juga perlu mengomunikasikan langkah selanjutnya dan merencanakan pertemuan selanjutnya. Hal ini akan membantu Anda memahami nilai-nilai tim dan mengenal anggota tim baru Anda.
Meskipun pertemuan pertama sangat penting, Anda tidak mungkin mencapai semuanya dalam sekali pertemuan. Anda memerlukan rencana tindakan dan jadwal untuk mengadakan pertemuan tim secara rutin.
Mari kita bahas beberapa aspek penting yang harus Anda perhatikan.
Catat dan dokumentasikan notulen rapat
Mendokumentasikan rapat dan membuat notulen rapat sangat penting karena hal ini membantu mencatat poin-poin yang didiskusikan. Orang mungkin akan melupakan poin-poin penting dan langkah selanjutnya jika mereka tidak mencatatnya.
Jika Anda mengelola tim jarak jauh, merekam rapat menjadi semakin penting. Orang-orang dapat menggunakan rekaman tersebut untuk merujuk pada poin-poin yang dibahas selama rapat.
Gunakan Klip ClickUp untuk merekam rapat pertama Anda. Ini memungkinkan Anda untuk merekam layar Anda dan membuat rekaman video rapat online Anda. Dengan cara ini, anggota tim dapat mendengar apa yang didiskusikan dan melihat presentasi Anda.
rekam layar Anda untuk mendokumentasikan rapat pertama Anda dan bagikan dengan anggota tim Anda untuk referensi di masa mendatang
Rekam notulen rapat sebagai catatan dan rangkuman yang mudah dirujuk jika Anda ingin mempermudah. Dengan adanya teknologi canggih yang tersedia untuk melakukan pekerjaan tersebut untuk Anda, hal ini dapat dilakukan tanpa upaya manual.
Gunakan ClickUp Brain untuk membuat catatan dan ringkasan rapat secara otomatis dalam hitungan detik, dengan akurasi tinggi dan tanpa upaya manual.
meringkas utas dan membuat catatan rapat dengan cepat dengan ClickUp AI_
Anda juga harus mencatat item tindakan dan langkah selanjutnya untuk anggota tim Anda dan membagikannya dengan tim Anda. Gunakan fitur ClickUp templat catatan rapat dengan bagian untuk butir-butir tindakan dan langkah selanjutnya.
Jadwalkan dan rencanakan pertemuan berikutnya
Merencanakan pertemuan berikutnya adalah tugas penting lainnya yang harus Anda selesaikan selama pertemuan pertama.
Jangan menutup rapat tanpa menjadwalkan rapat berikutnya untuk memeriksa kemajuan item tindakan. Buatlah jadwal rapat tim dan bagikan kepada tim Anda agar semua orang tahu seberapa sering Anda berencana untuk bertemu dengan mereka.
Sebagai manajer baru, Anda harus menjadwalkan sesi tatap muka dengan setiap anggota tim. Anda juga perlu mengadakan pertemuan awal proyek untuk membahas berbagai proyek dan jadwal pelaksanaannya.
Anda tidak perlu mengomunikasikan semuanya pada pertemuan pertama. Sebaliknya, kirimkan serangkaian email untuk menyampaikan jadwal untuk berbagai jenis pertemuan yang Anda rencanakan untuk diadakan.
Gunakan tombol KlikKlik templat agenda rapat berikutnya untuk menetapkan tujuan dan poin pembicaraan untuk rapat Anda berikutnya.
Dayagunakan Rapat Anda dengan Alat yang Tepat
Rapat pertama setiap manajer atau pemimpin tim dengan tim baru sangat penting karena rapat ini menentukan hubungan kerja mereka dengan tim.
Ini adalah kesempatan Anda untuk memberikan kesan pertama, memperkenalkan diri Anda kepada tim, dan membangun kepercayaan. Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan memberikan kesan pertama yang positif, dan bekerja dengan tim baru akan jauh lebih mudah bagi Anda di masa mendatang.
Jika Anda mengelola tim jarak jauh dan berencana mengadakan rapat pertama secara online, pastikan Anda memiliki alat bantu untuk membuat prosesnya lancar.
Gunakan Rapat ClickUp untuk mengelola semua aspek rapat Anda, mulai dari mengatur agenda hingga membuat catatan dan menyampaikan langkah selanjutnya. Daftar ke ClickUp dan gunakan untuk mengadakan pertemuan yang sukses.
Tanya Jawab
**1. Apa yang Anda katakan dalam pertemuan pertama dengan tim baru?
Berikut adalah beberapa poin pembicaraan yang dapat Anda pertimbangkan untuk pertemuan pertama Anda dengan tim baru:
- Mulailah dengan memperkenalkan diri Anda dan ceritakan kepada tim Anda tentang pengalaman kerja dan bidang keahlian Anda, beserta latar belakang Anda
- Berterima kasihlah kepada tim Anda atas sambutan hangat yang Anda terima, dan katakan bahwa Anda sangat bersemangat untuk bekerja bersama mereka
- Jelaskan jadwal rapat dan semua kegiatan serta item tindakan yang direncanakan untuk sisa rapat, dan tetapkan aturan dasarnya
- Lakukan sesi pencair suasana untuk membuat orang merasa nyaman, memulai percakapan, dan mengenal orang-orang secara pribadi
- Selesaikan butir-butir tindakan sesuai rencana dan tutup dengan sesi tanya jawab dan kata penutup
**2. Apa hal pertama yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin tim pada pertemuan pertama?
Hal pertama yang harus Anda lakukan pada pertemuan pertama adalah memperkenalkan diri Anda kepada anggota tim baru. Ceritakan kepada mereka tentang latar belakang pribadi dan profesional Anda, pengalaman kerja, dan peran Anda saat ini.
Ini juga merupakan kesempatan yang sangat baik untuk menetapkan ekspektasi dengan memberi tahu mereka tentang gaya manajerial Anda dan bagaimana Anda akan memimpin tim ke depannya.
Anda juga harus berterima kasih kepada tim yang telah menyambut Anda dan mengatakan betapa Anda menantikan untuk berkolaborasi dengan mereka.
**3. Bagaimana Anda memulai rapat tim pertama?
Mulailah rapat tim pertama Anda dengan menyambut semua orang dan memperkenalkan diri Anda. Gunakan pemecah kebekuan untuk mendorong pembicaraan lebih lanjut. Sebutkan butir-butir tindakan penting yang direncanakan untuk rapat tersebut dan bahas satu per satu.