Rata-rata mobil memiliki sekitar 30.000 bagian. Bahkan pulpen yang tampak sederhana pun memiliki sekitar 25 bagian yang berbeda. Beberapa di antaranya mungkin memerlukan waktu beberapa menit untuk dibuat, sementara yang lainnya memerlukan waktu berhari-hari.
Di bidang manufaktur, organisasi menggunakan beberapa metrik untuk menjadwalkan siklus produksi secara akurat dan mendapatkan setiap bagian tepat pada waktunya. Salah satu metrik yang paling penting adalah waktu siklus.
Metrik ini, yang dikenal berasal dari lean manufacturing, kini telah menjadi populer di industri produk dan jasa. Mari kita lihat mengapa dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi produksi Anda.
Apa itu Waktu Siklus?
Waktu siklus mengacu pada durasi aktual dari perjalanan item pekerjaan dari awal proses produksi hingga selesai. Penting untuk dicatat di sini bahwa ini adalah ukuran waktu aktual berdasarkan kinerja masa lalu, bukan prediksi/perkiraan untuk masa depan.
Mari kita lihat beberapa contoh. Jika Anda membuat pena, ini adalah waktu dari saat Anda memasukkan pelet PPC ke dalam cetakan injeksi hingga saat Anda menyelesaikan perakitan satu pena.
Jika Anda membuat roti, ini adalah saat Anda mulai menguleni adonan dan mengeluarkan roti dari oven. Jika Anda membuat kaos, ini adalah waktu antara pemotongan bahan hingga pengemasan yang siap dikirim.
Jika hal itu mengingatkan Anda pada metrik terkait waktu lainnya, berikut ini semua yang perlu Anda ketahui waktu siklus vs waktu tunggu .
Waktu siklus dan siklus hidup pengembangan perangkat lunak
Meskipun berasal dari bidang manufaktur, waktu siklus telah menjadi metrik penting dalam menghitung kecepatan pengembangan perangkat lunak, produktivitas rekayasa, dan efisiensi.
Tapi pertama-tama, mari kita definisikan. Dalam pengembangan perangkat lunak, ini adalah waktu dari saat tim mulai mengerjakan sebuah fitur hingga fitur tersebut digunakan untuk produksi. Tim proyek menggunakan waktu siklus dengan berbagai cara.
- Proyeksi pengiriman: Memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas/fitur
- Perencanaan percepatan: Menjadwalkan fitur/tugas sedemikian rupa sehingga fitur/tugas tersebut dapat bekerja dengan baik dalam sprint
- Peningkatan berkelanjutan: Memasukkan loop umpan balik ke dalam proses pengembangan untuk meningkatkan kualitas
- Tinjauan ulang: Waktu siklus membantu manajer mengukur produktivitas individu dan tim
Waktu siklus dalam manajemen proyek yang gesit
Pengembangan perangkat lunak yang tangkas mirip dengan lean manufacturing, yang berfokus pada penjadwalan tepat waktu, optimalisasi proses, peningkatan berkelanjutan, dan menghilangkan pemborosan.
Oleh karena itu, dalam pengembangan perangkat lunak, waktu siklus merupakan metrik utama dalam menghitung waktu tunggu, meningkatkan efisiensi dan kecepatan pengiriman. Hal ini penting dalam mendukung prinsip pengembangan tangkas untuk mengirimkan perangkat lunak yang berfungsi sesering mungkin.
Hal ini terutama berlaku dalam pengujian perangkat lunak, di mana pelacakan waktu siklus dapat memainkan peran penting dalam kecepatan penerapan Anda.
Peran dan Manfaat Waktu Siklus
Seperti waktu tunggu waktu TAKT, throughput, dll., waktu siklus adalah metrik terkait waktu/kecepatan yang digunakan organisasi untuk berbagai tujuan. Berikut ini adalah manfaatnya bagi organisasi/proyek Anda dalam setiap kasus.
Lebih sedikit waktu siklus, lebih baik efisiensinya
Mengurangi waktu siklus berdampak langsung pada efisiensi proses. Setiap peningkatan efisiensi memungkinkan tim untuk memenuhi lebih banyak permintaan pelanggan atau memperbaiki masalah dengan lebih cepat, sehingga menghasilkan siklus pengembangan yang lebih produktif.
Sebagai contoh, tim yang menyempurnakan integrasi kode dan fase pengujian untuk mengurangi waktu siklus dari dua minggu menjadi satu minggu dapat menggandakan jumlah fitur yang dihasilkan dalam jangka waktu yang sama.
Siklus yang lebih cepat dapat menghasilkan kualitas yang lebih tinggi
Banyak orang beranggapan bahwa pekerjaan yang dilakukan dengan cepat-biasanya dianggap tergesa-gesa atau terburu-buru-mempengaruhi kualitas output. Dalam manajemen proyek scrum yang terjadi justru sebaliknya.
Waktu siklus yang lebih pendek mendorong pengujian dan iterasi yang lebih sering, sehingga menghasilkan perangkat lunak yang lebih berkualitas. Loop umpan balik yang cepat mengurangi kemungkinan cacat yang signifikan mencapai produksi.
Menghitung waktu siklus menciptakan prediktabilitas
Ketika Anda mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas, Anda dapat membuat perencanaan yang lebih baik. Anda dapat memperkirakan jadwal pengiriman dengan lebih akurat dan mengelola ekspektasi dengan para pemangku kepentingan.
Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa waktu siklus rata-rata untuk menghadirkan fitur baru adalah tiga minggu, Anda bisa menjadwalkan rilis dengan andal. Prediktabilitas ini membangun kepercayaan pada semua pemangku kepentingan.
Perhitungan waktu siklus daya adaptasi
Menjadi gesit mengharuskan Anda untuk responsif terhadap perubahan dan memenuhi permintaan pelanggan. Waktu siklus Anda adalah indikator langsung dari seberapa cepat Anda dapat merespons. Dengan tolok ukur industri, Anda dapat mengukur keunggulan kompetitif bisnis Anda secara wajar dengan waktu siklus.
Waktu siklus mencerminkan upaya peningkatan berkelanjutan
Memantau waktu siklus Anda menumbuhkan budaya peningkatan berkelanjutan dalam tim pengembangan, membantu mereka secara konsisten mengidentifikasi inefisiensi dan area untuk perbaikan.
Sebagai contoh, sebuah tim mungkin menemukan bahwa tinjauan kode merupakan hambatan dan mengadopsi pemrograman pasangan untuk mengatasinya, sehingga meningkatkan proses mereka secara keseluruhan dan mengurangi waktu siklus.
Siklus yang lebih pendek = pelanggan yang bahagia
Setiap pelanggan senang jika mereka bisa mendapatkan hasil yang lebih cepat. Jadi, waktu siklus yang lebih pendek secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pertimbangkan skenario di mana tim perangkat lunak mengurangi waktu siklus untuk permintaan fitur baru dari satu bulan menjadi dua minggu. Pelanggan mendapat manfaat dari pembaruan yang lebih cepat, yang dapat berdampak langsung pada keuntungan.
Semua hal di atas = tim yang bahagia
Waktu siklus adalah indikator penting dari kinerja individu dan tim. Waktu siklus yang efisien membuat anggota tim merasa berhasil dan dihargai. Memenuhi permintaan pelanggan meningkatkan moral tim.
Peningkatan berkelanjutan mempercepat kurva pembelajaran pribadi mereka, memberi mereka rasa bangga akan pekerjaan mereka. Secara keseluruhan, tren waktu siklus sering kali dapat menjadi ukuran kemajuan tim.
Setelah Anda mengetahui manfaat-manfaat ini, bagaimana Anda dapat memetik manfaatnya? Mari kita lihat.
Bagaimana Cara Menghitung Waktu Siklus?
Waktu siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sejak Anda memulainya. Oleh karena itu, rumus waktu siklus cukup mudah.
Rumus waktu siklus untuk setiap item pekerjaan
Waktu siklus = Waktu selesai - waktu mulai
Rumus di atas paling baik diterapkan untuk item pekerjaan individual. Mulai dari menguleni adonan untuk roti atau membuat kode satu fitur. Jika Anda mulai pada pukul 12.30 siang dan selesai pada pukul 23.00 malam, waktu siklus Anda untuk tugas tersebut adalah dua jam.
Rumus waktu siklus untuk batch
Namun, dalam banyak kasus, waktu siklus untuk satu bagian dari proses-seperti menguleni adonan atau pengkodean-mungkin tidak terlalu berharga. Seorang manajer proyek akan lebih baik jika mengetahui waktu siklus dari pengembangan hingga penerapan.
Kumpulan tugas ini disebut batch dan diukur sebagai waktu siklus batch.
Waktu siklus batch = Waktu siklus bersih / Jumlah unit yang diproduksi
Di sini, waktu siklus bersih adalah jumlah waktu siklus untuk semua tugas dalam batch. Biasanya diukur dalam jam, hari, atau minggu, tergantung pada ruang lingkup dan skala proyek. Di bidang manufaktur, ini juga disebut waktu produksi bersih.
Jumlah unit yang diproduksi adalah jumlah semua item pekerjaan (misalnya, fitur, perbaikan bug, cerita pengguna) yang mereka selesaikan dalam jangka waktu tersebut.
Jika hal tersebut terlihat cukup sederhana, coba pikirkan lagi. Waktu siklus, terutama waktu siklus batch, adalah kumpulan dari beberapa bagian yang bergerak, masing-masing dengan kompleksitasnya sendiri. Langkah kecil yang salah dapat mengubah perhitungan, menciptakan berbagai tantangan.
Konsekuensi dari kesalahan perhitungan waktu siklus
Beberapa konsekuensi yang paling umum dari kesalahan menghitung waktu siklus adalah:
Jadwal proyek yang tidak akurat: Memperkirakan waktu siklus secara berlebihan dapat mengakibatkan penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan keterlambatan pengiriman, sementara meremehkan dapat menyebabkan tenggat waktu yang agresif, situasi yang penuh tekanan, ketidakpuasan tim, dan penurunan kualitas.
Alokasi sumber daya yang buruk: Tim mungkin mengalokasikan terlalu banyak atau terlalu sedikit sumber daya berdasarkan waktu siklus yang salah, menyebabkan kemacetan atau membiarkan sumber daya tidak dimanfaatkan.
Ketidakpuasan pelanggan: Pelanggan mengharapkan pengiriman produk dan pembaruan yang tepat waktu. Dari sudut pandang pelanggan, waktu siklus yang salah dihitung dapat terlihat tidak jelas, sehingga menimbulkan hilangnya kepercayaan, ulasan negatif, dan pada akhirnya, hilangnya bisnis.
Kerugian finansial: Meremehkan waktu siklus dapat menyebabkan penundaan atau pembengkakan biaya. Menaksir terlalu tinggi dapat mengakibatkan pemborosan sumber daya, pengeluaran yang tidak perlu, dan peluang pasar yang terlewatkan.
Pengalaman yang menegangkan: Semua pemangku kepentingan, termasuk pelanggan, mitra, dan karyawan, dapat menghadapi stres yang tidak semestinya akibat ekspektasi yang tidak realistis berdasarkan waktu siklus yang salah. Risiko kelelahan juga tinggi.
Hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan gesekan, menyebabkan biaya tambahan untuk merekrut, menerima, dan melatih talenta baru, belum lagi kerugian dalam hal pengetahuan kelembagaan.
Contoh Perhitungan Waktu Siklus
Untuk memastikan Anda tidak salah menghitung waktu siklus, Anda perlu memahami cara melakukannya dengan benar. Berikut adalah beberapa contoh perhitungan waktu siklus aktual menggunakan rumus di atas.
Waktu siklus pengembangan fitur perangkat lunak
Seorang pengembang perangkat lunak mencatat 3 jam untuk memperbaiki bug. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk semua perbaikan bug mereka adalah waktu siklus perbaikan bug masing-masing.
Sebagai sebuah tim, Anda menyelesaikan dan meluncurkan delapan fitur dalam sebulan dengan 22 hari kerja. Waktu siklus Anda adalah:
Waktu siklus = 22 hari / 8 fitur = 2,75 hari per fitur
Unit manufaktur
Sebuah pabrik perakitan mobil memproduksi 300 mobil dalam sebulan. Jika total waktu produksi dari awal perakitan mobil pertama hingga selesainya mobil ke-300 adalah 9.000 jam:
Waktu siklus = 9000 jam/300 mobil = 30 jam per mobil
Platform perdagangan elektronik
Sebuah platform e-commerce memproses dan mengirimkan 1000 pesanan dalam seminggu, bekerja 24×7. Maka, waktu siklusnya adalah:
Waktu siklus = 7 hari x 24 jam/1000 pesanan = 0,168 jam per pesanan, yaitu sekitar 10 menit.
Sekarang setelah Anda mengetahui cara menghitung waktu siklus, inilah cara yang dapat Anda gunakan dalam manajemen proyek sehari-hari.
Menggunakan Waktu Siklus untuk Mencapai dan Mengukur Sasaran dan Penyelesaian Proyek
Mengukur, mencatat, dan mengoptimalkan waktu siklus adalah salah satu aspek paling transformasional dalam manajemen proyek. Seperti yang telah kita lihat di atas, hal ini dapat memengaruhi berbagai metrik, mulai dari moral tim hingga keuntungan pelanggan.
Untuk memastikan Anda melacak dan meningkatkan waktu siklus secara konsisten, mulailah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp. Mari kita lihat caranya.
1. Mengukur waktu siklus
Sebelum melakukan hal lain, siapkan sistem untuk mengukur waktu siklus. Biasanya, informasi ini tersedia pada lembar waktu, namun, sebagian besar tim perangkat lunak mengisi lembar waktu secara sembarangan pada akhirnya.
Untuk melacak waktu siklus secara akurat, cobalah Pelacakan waktu ClickUp yang memungkinkan setiap anggota tim untuk memulai/menghentikan pengatur waktu atau memasukkan waktu secara manual. Tim dapat melacak waktu untuk setiap tugas/sub-tugas. Apa lagi? Beberapa anggota tim dapat melacak waktu untuk tugas yang sama.
lacak waktu secara efisien dengan ClickUp
2. Menganalisis waktu siklus
Setelah Anda mencatat waktu yang dibutuhkan setiap tugas, Anda dapat mulai menganalisis tren. Tren yang dimaksud adalah Dasbor ClickUp adalah tempat yang tepat untuk mengkurasi semua wawasan yang Anda butuhkan di satu tempat.
Tingkatkan perencanaan dan kinerja tim Anda dengan ClickUp Sprint Dashboard, termasuk kecepatan sprint, burn up, burn down, waktu tunggu, waktu siklus, dan diagram alir kumulatif
Gunakan wawasan ini dari Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp yang lincah untuk menginformasikan keputusan strategis, seperti mengalokasikan ulang sumber daya atau memodifikasi alur kerja, untuk mengoptimalkan waktu siklus, dan meningkatkan hasil proyek dan kinerja.
3. Mengidentifikasi pembunuh produktivitas
Hasil dari analisis waktu siklus Anda adalah mengidentifikasi pembunuh produktivitas. Beberapa hal yang paling umum untuk dicari adalah sebagai berikut.
Kemacetan
Kemacetan adalah ketika tahap tertentu dalam proses memperlambat aliran pekerjaan, menyebabkan penundaan dan meningkatkan waktu siklus. Hal ini dapat dihindari dengan:
- Mengukur waktu siklus untuk setiap item pekerjaan dalam batch Anda
- Mengevaluasi item yang membutuhkan waktu yang tidak semestinya
- Menerapkan perbaikan yang ditargetkan untuk mengurangi hambatan ini, seperti mengalokasikan ulang sumber daya atau merampingkan alur kerja
Waktu tunggu dan penundaan
Katakanlah waktu siklus individu Anda berjumlah 20 jam; namun, waktu siklus batch Anda untuk proses yang sama adalah 80 jam. Ini berarti ada waktu tunggu di suatu tempat.
Gunakan Bagan ClickUp Gantt untuk melihat kesenjangan antara akhir satu siklus dan awal siklus berikutnya dalam batch yang sama. Memahami inefisiensi untuk menjadi lebih baik penjadwalan sumber daya di seluruh tugas dan proyek.
Pemrosesan yang berlebihan
Overprocessing adalah ketika Anda melakukan lebih banyak pekerjaan ke dalam produk atau layanan daripada yang diminta oleh klien atau yang diperlukan untuk proyek tersebut. Hal ini dapat menyebabkan hasil yang buruk manajemen waktu proyek .
Cara terbaik untuk menghindari pemrosesan yang berlebihan adalah dengan membandingkan waktu siklus dengan proyek/standar industri lainnya. Jika Anda membutuhkan waktu terlalu lama untuk menyelesaikan sesuatu, lihatlah penyebabnya.
Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, cobalah beberapa hal berikut templat manajemen waktu . Terapkan template tersebut di seluruh proyek untuk mengumpulkan data sebagai tolok ukur.
4. Meningkatkan proses
Berdasarkan perhitungan dan wawasan yang akurat, tingkatkan proses Anda untuk mengurangi waktu siklus.
**Mengotomatiskan proses yang tidak perlu diselesaikan secara manual. Otomatisasi ClickUp memiliki 100+ templat di seluruh kebutuhan manajemen proyek.
otomatisasi ClickUp untuk manajemen proyek yang lebih efisien_
Jadikan serah terima lebih sederhana dengan tugas, sub-tugas, dan daftar periksa ClickUp. Tulis cerita pengguna yang komprehensif dalam deskripsi tugas dan gunakan daftar periksa untuk kriteria penerimaan.
Menyederhanakan dokumentasi produk dengan ClickUp Brain. Gunakan AI untuk membantu menulis dokumentasi atau mengoreksi, mengedit, dan meringkas pekerjaan Anda.
Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu Setiap Saat Dengan ClickUp
Apakah Anda seorang desainer interior independen atau manajer proyek di organisasi pengembangan perangkat lunak besar, waktu siklus adalah ukuran utama produktivitas dan efisiensi Anda.
Sebagai produsen atau penyedia layanan, ini membantu Anda memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Paling tidak, Anda dapat menggunakan waktu siklus untuk memperkirakan jadwal pengiriman untuk pelanggan Anda. Paling banyak, Anda dapat membuat perhitungan profitabilitas sederhana untuk melihat apakah bisnis Anda dapat bertahan pada tingkat ini.
Waktu siklus dapat digunakan untuk mengoptimalkan jalur perakitan yang kompleks, memenuhi kebutuhan pengembangan pribadi, menyusun strategi penetapan harga yang tepat, atau meningkatkan penganggaran.
Memasukkan waktu siklus ke dalam proyek Anda adalah strategi yang ampuh untuk membuka produktivitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Hal ini mempercepat waktu pengiriman dan meningkatkan kualitas output secara keseluruhan.
ClickUp membuatnya sangat mudah untuk memasukkan perhitungan waktu siklus ke dalam alur kerja proyek anda. Buktikan sendiri. Coba ClickUp hari ini secara gratis !
Pertanyaan Umum Tentang Waktu Siklus
1. Apa rumus untuk waktu siklus?
Rumus waktu siklus untuk masing-masing item pekerjaan adalah sebagai berikut:
Waktu siklus = Waktu selesai - waktu mulai
Rumus waktu siklus untuk batch, yaitu kumpulan item pekerjaan yang menyelesaikan tugas/pengiriman adalah sebagai berikut.
Waktu siklus batch = Waktu siklus bersih / Jumlah unit yang diproduksi
2. Bagaimana cara menghitung siklus periode saya?
Identifikasi tanggal mulai dan berakhir: Tentukan tanggal mulai proyek dan tanggal akhir yang diharapkan atau yang sebenarnya.
Hitung durasi: Dengan mengurangkan tanggal mulai dari tanggal akhir.
Jika Anda sedang merencanakan dan tidak memiliki tanggal akhir, Anda dapat memperkirakan durasi berdasarkan proyek-proyek sebelumnya yang serupa.
Siklus periode = Tanggal akhir proyek - Tanggal mulai proyek
3. Bagaimana Anda menghitung waktu siklus mesin?
- Identifikasi titik awal dan akhir operasi yang Anda ukur
- Ukur total waktu produksi, termasuk waktu pemrosesan aktual, waktu bongkar muat, waktu inspeksi, dan waktu menganggur di antara operasi
- Hitung jumlah unit yang diproduksi
- Hitung waktu siklus menggunakan rumus: Waktu siklus mesin = Total waktu produksi / Total jumlah unit yang diproduksi
Sebagai contoh, Jika sebuah mesin membutuhkan waktu 120 menit untuk memproduksi 60 unit, maka waktu siklus mesin adalah 120/60 = 2 menit per unit.
Ini berarti, rata-rata, mesin membutuhkan waktu 2 menit untuk menyelesaikan satu siklus operasi, menghasilkan satu unit.