Tempat kerja dan metode kerja kami telah berubah secara drastis selama beberapa tahun terakhir. Namun, beberapa hal tetap tidak berubah-seperti proses peninjauan kinerja karyawan.
Peninjauan kinerja biasanya mendapat penilaian buruk di sebagian besar tempat kerja. Sebuah studi Gallup mengungkapkan bahwa hanya satu dari lima karyawan percaya bahwa praktik peninjauan kinerja manajer mereka memotivasi mereka.
Jadi, bagaimana Anda, sebagai manajer, menjembatani kesenjangan ini dan membuat proses tinjauan tahunan menjadi lebih bermakna dan produktif bagi tim dan organisasi Anda?
Dengan meninggalkan praktik-praktik kaku di masa lalu dan menerima intervensi teknologi. 🧑💻
Jika dilakukan dengan benar, tinjauan atau evaluasi kinerja dapat membantu menilai kemajuan karyawan dan merencanakan pertumbuhan secara strategis.
Berikut ini beberapa tips tinjauan kinerja untuk manajer seperti Anda. 💪
**Apa itu Tinjauan Kinerja?
Seorang manajer melakukan tinjauan kinerja untuk menilai kemajuan dan kesuksesan karyawan dalam peran mereka saat ini. Evaluasi ini mencakup kinerja terkini, perilaku di tempat kerja, dan keterampilan interpersonal, di antara kualitas-kualitas lainnya, dan mengukur produktivitas mereka .
Membicarakan tujuan dan potensi karier karyawan sangat penting dalam percakapan kinerja. Ini adalah kesempatan yang sangat baik untuk membahas bidang-bidang yang perlu ditingkatkan.
Tinjauan kinerja dapat dilakukan tahunan, triwulanan, atau bahkan bulanan, tergantung pada organisasi. Peninjauan ini dapat melibatkan evaluasi tertulis, diskusi empat mata, atau keduanya. Organisasi yang berpusat pada karyawan melatih tim mereka untuk melakukan tinjauan kinerja yang sukses, termasuk memberikan kiat-kiat tinjauan kinerja bagi para manajer yang mungkin masih baru dalam jabatan mereka.
Memahami Pentingnya Tinjauan Kinerja
A Studi Deloitte menemukan bahwa perusahaan yang melakukan tinjauan kinerja yang efektif memiliki kemungkinan 30% lebih besar untuk memenuhi target keuangan mereka.
Bagi organisasi, tinjauan kinerja merupakan masukan penting untuk promosi dan kenaikan gaji. Selain itu, tinjauan kinerja juga membantu perusahaan menetapkan tujuan dan tolok ukur kinerja, mengatasi masalah kinerja, dan mendorong akuntabilitas, yang pada akhirnya meningkatkan moral dan keterlibatan karyawan.
Tujuan dan sasaran tinjauan kinerja
Terlepas dari format atau frekuensi tinjauan kinerja, tinjauan kinerja memiliki tujuan yang sama di seluruh organisasi:
- Umpan balik manajerial: Bagi karyawan, evaluasi kinerja adalah kesempatan untuk mendapatkan umpan balik yang membangun tentang pekerjaan mereka dari manajer mereka dan terkadang dari atasan langsung. Memahami harapan manajer membantu menyelaraskan upaya mereka terhadap tujuan perusahaan untuk meningkatkan peluang mereka untuk promosi atau kenaikan gaji
- Kesempatan refleksi diri: Tinjauan kinerja memungkinkan individu untuk merefleksikan kinerja, keterampilan interpersonal, dan perilaku mereka. Hal ini membantu mereka memperbaiki arah sesuai kebutuhan dan lebih memahami area pengembangan dan kekuatan mereka sendiri
- **Identifikasi kebutuhan pelatihan: Mereka membantu mengidentifikasi inisiatif pelatihan dan peningkatan keterampilan yang diperlukan untuk masing-masing karyawan. Hal ini pada akhirnya memiliki efek tetesan ke bawah yang positif pada kinerja dan pendapatan dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan
- Perencanaan karier: Tinjauan kinerja membantu karyawan mengkristalkan tujuan karier mereka dan cara mencapainya.
- Kalibrasi tim: Dari sudut pandang manajer, diskusi kinerja memudahkan untuk menilai pekerjaan anggota tim karena dapat mengukur pencapaian dan kekurangan mereka. Hal ini membantu manajer mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik dan membuat rencana pengembangan untuk setiap anggota tim.
Peran manajer dalam tinjauan kinerja
Manajer memainkan peran penting dalam proses ini. Tugas manajer yang paling kompleks dan penting adalah menciptakan lingkungan bagi karyawan untuk berkembang. Ini berarti membangun atmosfer positif di mana kritik dan umpan balik yang konstruktif diterima, kekhawatiran dapat disampaikan dengan bebas, dan karyawan merasa didukung.
Selain itu, Anda harus ingat untuk menjauhkan prasangka dan menyediakan alat bagi tim Anda untuk mengerjakan umpan balik yang mereka terima.
Mengingat apa yang dipertaruhkan, jelas bahwa melakukan tinjauan kinerja yang efisien dan dapat ditindaklanjuti adalah salah satu bagian terpenting dari pekerjaan Anda sebagai manajer. Berikut adalah beberapa tips tinjauan kinerja bagi para manajer untuk membantu Anda memulai. ➡️
10 Tips Peninjauan Kinerja untuk Manajer
1. Gunakan sistem tinjauan kinerja yang terstandarisasi
Proses evaluasi yang terstandardisasi membantu karyawan memahami peran mereka dan bagaimana mereka akan dinilai.
Untuk memastikan karyawan Anda dinilai secara adil, buatlah proses evaluasi yang terdokumentasi dan bagikan ke seluruh organisasi. Perjelas sumber data penilaian dan kapan serta seberapa sering data tersebut akan dikumpulkan.
Sebagai contoh, data untuk evaluasi dapat mencakup indikator kinerja utama umpan balik pelanggan, tinjauan internal, faktor kualitatif, dll. Data ini kemudian dapat dikumpulkan sebelum tinjauan untuk menunjukkan kinerja karyawan secara akurat.
Sebuah sistem yang efektif perangkat lunak peninjau kinerja memastikan langkah pertama ini dijalankan dengan sukses. Anda dapat menggunakan platform ini untuk:
- Mendokumentasikan dan membagikan proses dan jadwal tinjauan
- Mempublikasikan sasaran dan KPI tim dan individu
- Mencatat umpan balik satu per satu
- Menstandarkan proses evaluasi di seluruh tim dan departemen
- Mencegah bias
- Memberikan catatan transparan tentang kinerja setiap anggota tim
Manajer dapat menggunakan fitur-fitur kolaboratif dari Dokumen ClickUp untuk mendokumentasikan dan membagikan proses dan kriteria evaluasi.
Cara lain untuk memastikan standarisasi adalah dengan menggunakan template.
Pahami seberapa baik kinerja tim Anda dengan Templat Laporan Kinerja ClickUp
Dengan Templat Laporan Kinerja ClickUp anda bisa mengumpulkan data tinjauan kinerja dengan cepat dan dengan sedikit usaha. Templat ini sudah mencakup semuanya, mulai dari mengumpulkan data hingga menganalisisnya, menetapkan tujuan dan sasaran, dan menggunakan alat bantu visual untuk membuat laporan / dasbor untuk rapat tinjauan bisnis Anda.
Buat tugas, tetapkan ke anggota tim yang sesuai, dan undang rekan kerja untuk mengedit dan berkontribusi pada laporan.
Templat ini membantu mengekstrak data dan menyoroti poin-poin penting untuk didiskusikan selama tinjauan kinerja tahunan, sehingga memastikan transparansi bagi manajer dan karyawan.
2. Persiapkan dan rencanakan dengan baik
Sebagai seorang manajer, meluangkan waktu beberapa saat sebelum tinjauan kinerja dan menentukan pendekatan dan nada bicara Anda dapat membantu menjalankan rapat tinjauan yang efektif. Idealnya, Anda ingin mencapai keseimbangan antara pendekatan dan ketegasan.
Bisa diasumsikan bahwa karyawan mungkin mengalami perasaan gugup atau cemas menjelang tinjauan. Dalam hal ini, berikanlah beberapa kata-kata penyemangat sederhana sebelum rapat melalui Obrolan ClickUp dapat meningkatkan kepercayaan diri mereka secara signifikan.
Gunakan Tampilan Kalender ClickUp untuk menjadwalkan peninjauan dan mengirimkan undangan kepada semua orang yang terlibat secara bersamaan.
Akan sangat membantu jika Anda membuat catatan kasar sebelum rapat mengenai poin-poin yang ingin Anda diskusikan, termasuk umpan balik dan area perbaikan. Gunakan ClickUp Notepad untuk mengintegrasikan catatan dengan Laporan Kinerja Anda dengan mulus.
Berikan umpan balik kinerja yang terstruktur dan dorong pertumbuhan karier dengan Templat Ulasan Kinerja ClickUp
Anda juga dapat menggunakan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp untuk melakukan evaluasi tim Anda secara efektif.
Jika Anda baru dalam melakukan tinjauan kinerja, template ini dapat membantu. Gunakan template ini untuk merencanakan dan melaksanakan tinjauan kinerja tim Anda dengan cara yang terstruktur.
3. Memanfaatkan indikator dan metrik kinerja
Indikator dan metrik kinerja membantu mengukur hasil kerja karyawan dalam periode peninjauan tertentu.
Beberapa contoh metrik kinerja meliputi jumlah kontrak yang ditandatangani, jam kerja yang dapat ditagih, jumlah prospek yang dihasilkan, dan biaya sumber daya yang digunakan untuk tindak lanjut. Namun, mengumpulkan dan menyusun data ini untuk setiap karyawan bisa jadi sangat membosankan dan memakan waktu. Alat AI ClickUp hadir untuk menghemat waktu dan mengotomatiskan tugas yang monoton ini. Dengan ClickUp Brain, Anda dapat secara mandiri menghasilkan laporan berbasis data dan penelitian dan menghemat waktu.
Selanjutnya, Anda dapat menggunakan Klik Tujuan Untuk melacak kemajuan karyawan dan membandingkannya dengan pencapaian yang sudah ada. Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat meningkatkan dan membuat daftar periksa untuk target Anda dan menambahkan nilai uang ke tujuan Anda.
4. Berlatihlah untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan mendengarkan secara aktif
Mengganti kritik negatif dengan masukan yang konstruktif dan dapat ditindaklanjuti serta contoh-contoh spesifik dapat memberikan dampak positif pada cara karyawan Anda menerapkan umpan balik dalam pekerjaan mereka.
Misalnya, alih-alih mengatakan, "Laporan Anda ditulis dengan buruk," Anda dapat mengatakan, "Laporan tersebut dapat dibuat lebih baik dengan pendekatan berbasis data dan penelitian."
Selain itu, Anda harus memberikan waktu dan ruang kepada karyawan untuk menyampaikan pendapatnya dan mungkin menjelaskan alasan kinerja mereka yang baik atau buruk. Ketika mereka melakukannya, ingatlah untuk mendengarkan untuk memahami dan tidak menanggapi.
Diskusi kinerja haruslah menjadi sebuah percakapan dua arah.
Perlakukan tinjauan kinerja ini sebagai cara Anda untuk mengejar ketertinggalan dengan tim Anda, mendengarkan ambisi dan rencana mereka, dan mungkin membantu mereka berada di jalur yang benar.
5. Memasukkan penilaian diri karyawan*
Memasukkan formulir penilaian diri ke dalam proses tinjauan kinerja membuat karyawan merasa didengar. Penilaian diri dapat menyoroti aspek-aspek pekerjaan mereka yang tidak diperhatikan oleh orang lain. Hal ini memungkinkan mereka untuk berbagi bagaimana mereka menemukan solusi kreatif untuk masalah tertentu.
Diskusi tinjauan kinerja yang hanya satu sisi bertentangan dengan prinsip-prinsip komunikasi dasar dan tidak efektif.
Terakhir, penilaian diri melibatkan karyawan, membantu membangun kepercayaan diri mereka, dan memotivasi mereka.
6. Memeriksa dan melacak kinerja secara teratur
Untuk memaksimalkan tinjauan kinerja Anda, tetap ikuti perkembangan karyawan bahkan setelah tinjauan. Periksa kinerja mereka dan bagaimana mereka menerapkan alat bantu dan saran yang Anda berikan. Pemimpin yang paling efektif membiasakan diri untuk mengecek tim mereka dan memberikan umpan balik secara berkesinambungan sepanjang tahun.
Cara terbaik untuk memasukkan pemeriksaan rutin adalah dengan membuat Folder ClickUp bagi setiap karyawan untuk memperbarui dan melacak kemajuan mereka, menetapkan tujuan baru untuk diri mereka sendiri, dan berkomunikasi secara teratur dengan Anda.
Anda juga bisa membangun cara sistematis untuk melakukan check-in secara teratur melalui tinjauan triwulanan. Hal ini dapat membantu melacak kemajuan dan mengidentifikasi area mana saja yang memerlukan perubahan pendekatan.
Menilai kinerja karyawan Anda dan bertukar umpan balik dengan mudah menggunakan Templat Tinjauan Kinerja Triwulanan ClickUp
Gunakan Templat Tinjauan Triwulanan ClickUp untuk mengatur ini secara efisien. Template ini membantu Anda melihat metrik kinerja dan memberikan umpan balik yang konstruktif kepada tim Anda untuk perbaikan berkelanjutan.
7. Tetapkan ekspektasi dan standar kinerja yang jelas
Selain membuat proses peninjauan menjadi transparan, Anda juga harus menetapkan dan mendokumentasikan standar dan ekspektasi kinerja yang jelas. Hal ini dimulai dengan menetapkan tujuan dan hasil yang disepakati.
Gunakan Sasaran ClickUp untuk menetapkan dan mendapatkan tanda tangan pada sasaran tahunan dan triwulanan. Sertakan jadwal, KPI, dan metrik lain yang Anda inginkan untuk menjadi perhatian tim Anda. Bagikan tujuan dengan tim, tetapkan kepemilikan, dan lacak kemajuan melalui kartu skor mingguan-sehingga semua orang tahu apa yang sedang mereka kerjakan.
Lacak dan visualisasikan kemajuan untuk tim dan individu, dan buat laporan otomatis sehingga tidak ada kejutan saat melakukan tinjauan kinerja.
Akhiri tinjauan kinerja dengan tujuan dan target realistis yang harus dicapai oleh karyawan. Cara terbaik untuk memastikan tujuan Anda masuk akal adalah dengan mengikuti metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound)
Anda akan mendapatkan lebih banyak dukungan untuk tujuan-tujuan tersebut jika Anda secara aktif melibatkan tim dalam latihan penetapan tujuan.
Penugasan atau sasaran yang Anda berikan kepada karyawan Anda harus mencentang semua kotak ini. Gunakan Dasbor KPI ClickUp untuk menetapkan tujuan SMART, mengumpulkan data kinerja, dan menetapkan tujuan yang dapat ditindaklanjuti.
8. Mengakui kekuatan dan menangani bidang-bidang yang perlu ditingkatkan
Penguatan dan penghargaan positif memainkan peran besar dalam menjaga karyawan tetap termotivasi. Mengakui kekuatan mereka dapat membuat mereka merasa dihargai dan secara signifikan meningkatkan kepercayaan diri dan kinerja mereka.
Namun, mengapresiasi kinerja karyawan bukanlah bagian yang menantang. Tantangan yang sebenarnya adalah menyoroti area pengembangan mereka secara konstruktif. Selain menunjukkan kepada mereka apa yang perlu ditingkatkan, Anda juga harus membantu mereka menemukan cara untuk meningkatkannya.
Di sinilah peran seorang rencana Peningkatan Kinerja (PIP) * *Performance Improvement Plan (PIP) biasanya masuk. PIP adalah dokumen formal yang menyatakan area perbaikan karyawan dan menetapkan langkah-langkah untuk meningkatkan kinerja.
PIP memerlukan pemantauan oleh manajer untuk melacak bagaimana karyawan bekerja berdasarkan umpan balik tersebut.
Dalam pekerjaan yang berhubungan dengan pelanggan, PIP juga dapat mencakup umpan balik dari klien yang ditugaskan kepada karyawan. Dokumen ini mungkin berisi cara-cara yang dapat dilakukan karyawan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi atau perilaku mereka di kantor, yang mungkin memerlukan intervensi dari sumber daya manusia.
9. Meminta umpan balik dari pemangku kepentingan lainnya*
Di tempat kerja saat ini, kebanyakan orang tidak bekerja sendiri atau hanya dengan satu manajer. Organisasi yang terhubung dan berbentuk matriks saat ini sering kali melibatkan kerja sama dengan banyak tim dan pemangku kepentingan.
Ini berarti bahwa orang lain dalam organisasi juga dapat memberikan umpan balik tentang kinerja seseorang, sehingga menghindari efek lingkaran cahaya atau klakson
Jika hal ini terjadi, cobalah untuk melibatkan para pemangku kepentingan ini dalam tinjauan kinerja karena pengalaman mereka mungkin berbeda dengan pengalaman Anda.
Folder kolaboratif dan templat tinjauan kinerja di ClickUp dapat membantu Anda melakukan hal ini dengan lancar dan tanpa repot.
Templat Peninjauan Kinerja ClickUp memungkinkan Anda menggabungkan penilaian diri karyawan dengan umpan balik dari rekan kerja untuk evaluasi yang efektif
Dengan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp anda bisa mengatur evaluasi 360° terhadap anggota tim dalam format yang singkat dan jelas.
10. Tentukan rencana aksi dan undang umpan balik
Tinjauan kinerja dianggap berhasil jika manajer dan anggota tim pulang dengan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk masa depan.
Rencanakan, lacak, dan atur tugas-tugas Anda menggunakan Templat Rencana Aksi ClickUp
Templat Rencana Aksi ClickUp membantu manajer untuk:
- Membuat proyek untuk setiap tujuan
- Menugaskan tugas tertentu kepada anggota tim
- Mengaktifkan notifikasi untuk tetap mendapatkan informasi terbaru
- Berkolaborasi dengan tim dan kolega lain dalam perencanaan
- Melacak kemajuan tugas
- Menjadwalkan rapat tindak lanjut
Selain itu, Anda dapat memasukkan umpan balik dari anggota tim Anda mengenai tujuan dengan bantuan Formulir Umpan Balik ClickUp . Hal ini membantu semua orang untuk tetap berada di halaman yang sama, mengumpulkan data yang berarti, dan menganalisis tanggapan secara efisien.
'TL;DR' Rekap Tips Tinjauan Kinerja untuk Manajer:
- Menstandarkan proses dengan menggunakan alat manajemen kinerja
- Gunakan templat untuk keseragaman dan efisiensi
- Persiapkan diri untuk diskusi; catatan dan templat dapat membantu
- Mengukur kinerja dengan metrik dan data
- Tawarkan umpan balik yang konstruktif
- Dengarkan apa yang disampaikan oleh karyawan
- Memasukkan penilaian mandiri ke dalam proses peninjauan
- Mengecek anggota tim secara teratur sepanjang tahun
- Tetapkan tujuan SMART secara kolaboratif dan tetapkan kepemilikan yang jelas
- Berikan penguatan positif
- Buat rencana untuk peningkatan kinerja jika diperlukan
- Sertakan umpan balik 360°
- Miliki rencana tindakan yang jelas dengan langkah selanjutnya
Sempurnakan Proses Peninjauan Kinerja Anda Dengan ClickUp
Sebuah perusahaan dengan sekitar 10.000 karyawan menghabiskan rata-rata $35 juta pada tinjauan kinerja saja.
Seorang manajer menghabiskan 210 jam dalam setahun untuk mengerjakan ulasan tim.
Mengingat investasi waktu dan sumber daya yang besar dalam tinjauan kinerja, kita harus menjadikannya penting dan menggunakannya untuk pertumbuhan dan peningkatan produktivitas. Kami berharap tips kinerja kami untuk para manajer dapat membantu Anda merencanakan evaluasi yang lebih efektif dengan tim Anda.
Perangkat lunak manajemen kinerja seperti ClickUp dapat membantu Anda melakukan tinjauan kinerja tahunan dari sekadar latihan centang di kotak menjadi percakapan produktif yang mendorong pertumbuhan karyawan dan tim. Daftar untuk uji coba gratis hari ini untuk mengetahui bagaimana ClickUp dapat membuat rapat tinjauan kinerja Anda tetap teratur dan produktif. 🚀
Tanya Jawab
**Q1. Apa yang harus saya katakan dalam tinjauan kinerja sebagai manajer?
Sebagai seorang manajer, Anda harus jujur, tegas, dan tidak memihak dalam diskusi tinjauan kinerja. Anda harus menghargai pencapaian mereka dan mengatasi area yang bermasalah. Anda juga harus memberi mereka alat untuk meningkatkan kinerja mereka.
Izinkan karyawan untuk menyampaikan masalah dan mengevaluasi diri mereka sendiri. Jadilah pendengar yang aktif dan akhiri tinjauan dengan bertanya kepada mereka tentang tujuan masa depan mereka dan rencana untuk mencapai tujuan tersebut.
**Q2. Apa saja tiga cara yang dapat dilakukan oleh seorang manajer untuk mempersiapkan tinjauan kinerja?
Sebagai seorang manajer, Anda bisa mempersiapkan tinjauan kinerja karyawan dengan tiga cara berikut ini:
a. Mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan untuk wawancara itu penting. Ini bisa berupa data seperti pencapaian karyawan, kekurangan, dan tugas yang diberikan untuk tahun ini. Templat Tinjauan Kinerja ClickUp dapat membantu Anda mengatur parameter-parameter ini dengan jelas dan merujuknya nanti.
b. Anda harus menetapkan tujuan yang jelas untuk tinjauan dan memberikan ruang untuk diskusi terbuka sambil membatasi penyimpangan utama.
c. Terakhir, Anda dapat menanyakan kepada pemangku kepentingan lain sebelum tinjauan dimulai untuk mengetahui apakah pendapat mereka tentang karyawan tersebut sejalan dengan pendapat Anda atau apakah mereka memiliki hal-hal yang perlu disampaikan.
**Q3. Bagaimana Anda melakukan evaluasi kinerja untuk seorang manajer?
Tinjauan kinerja untuk seorang manajer hanya sedikit berbeda dari tinjauan kinerja biasa. Perbedaan utamanya adalah bahwa tinjauan ini juga akan membahas keterampilan kepemimpinan manajer dan perilaku mereka dengan timnya.
Hal ini melibatkan pengukuran keberhasilan tim di bawah pengawasan mereka dan memberikan umpan balik untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan dan memberikan hasil yang lebih baik.
Untuk mengevaluasi kinerja manajer, Anda harus mempertimbangkan untuk meminta tim mereka mengisi survei tentang keterampilan manajerial dan kualitas lainnya.
**Q4. Seberapa sering Anda harus melakukan tinjauan kinerja untuk tim Anda sebagai seorang manajer?
Anda dapat melakukan tinjauan tahunan, tengah tahunan, triwulanan, atau lebih sering untuk tim Anda. Beberapa proyek atau peran yang berdampak besar dapat memperoleh manfaat dari evaluasi yang lebih sering.
Berdasarkan kebutuhan organisasi, Anda harus menemukan keseimbangan yang memastikan pemeriksaan rutin tanpa menimbulkan stres yang tidak perlu. Pertimbangkan beban kerja dan kebutuhan akan umpan balik yang berarti.
**Q5. Bagaimana Anda dapat menjaga agar proses peninjauan kinerja tetap transparan dan adil bagi tim Anda?
Cara terbaik untuk memastikan transparansi dan keadilan di seluruh tinjauan kinerja tim Anda adalah dengan mengkomunikasikan ekspektasi dan kriteria kinerja dengan jelas sebelumnya. Gunakan metrik yang terukur dan objektif jika memungkinkan.
Jadwalkan diskusi pasca tinjauan untuk membahas umpan balik, menjawab pertanyaan, dan memberikan klarifikasi. Dorong komunikasi yang terbuka dan atasi setiap kekhawatiran yang mungkin mereka miliki terkait proyek tertentu atau manajemen secara keseluruhan.
Jika memungkinkan, libatkan karyawan dalam menetapkan tujuan mereka. Hal ini akan menumbuhkan rasa memiliki dan meningkatkan pencapaian tujuan individu.