Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana cara orang menavigasi sebelum ditemukannya peta? Dengan bantuan posisi matahari dan bintang.
Di tengah-tengah proyek, jika Anda merasa seperti melihat bintang, Anda memerlukan peta-peta proses. Mari kita lihat beberapa di antaranya pemetaan proses dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi bisnis.
Apa itu Teknik Pemetaan Proses?
Teknik pemetaan proses adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses bisnis secara visual. Ada berbagai teknik pemetaan proses, seperti diagram alur kerja, diagram aliran data, notasi pemodelan proses bisnis, diagram SIPOC, dll. Sebelum kita membahas detailnya, mari kita pahami dasar-dasarnya.
Apa yang dimaksud dengan pemetaan proses bisnis?
Pemetaan proses bisnis adalah representasi visual dari urutan langkah-langkah yang terlibat dalam proses bisnis apa pun. Pemetaan ini memberikan gambaran terkonsolidasi dari sebuah proses dari awal hingga akhir.
Teknik pemetaan proses yang paling mudah adalah diagram alir yang secara grafis merepresentasikan urutan tindakan atau langkah proses. Diagram alir proses untuk penyelesaian keluhan pelanggan mungkin terlihat seperti ini.
Menerima keluhan pelanggan > mengevaluasi keluhan > menetapkan prioritas > menugaskan eksekutif layanan pelanggan > menyelesaikan keluhan > menutup tiket > mengumpulkan umpan balik.
Apa saja yang termasuk dalam peta proses?
Peta proses yang umum mencakup hal-hal berikut ini.
- Tindakan yang dilakukan pengguna untuk melanjutkan suatu proses
- Poin keputusan di mana pengguna memutuskan arah tindakan
- Arah aliran berdasarkan keputusan
- Titik awal dan akhir yang menunjukkan awal dan akhir proses
Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, Anda mungkin memiliki beberapa komponen lagi, tetapi keempat komponen ini mewakili dasar-dasarnya.
Apa perbedaan pemetaan proses dengan pemodelan proses bisnis?
Meskipun kedua istilah ini terdengar mirip dan memiliki beberapa tumpang tindih, pemetaan proses bisnis berbeda dengan pemodelan proses bisnis.
Pemodelan proses bisnis adalah pendekatan kuantitatif dan berbasis data untuk menguraikan proses yang kompleks, sedangkan pemetaan proses adalah pandangan kualitatif tentang bagaimana para pemangku kepentingan memandang proses mereka.
Selain itu, pemodelan cenderung rinci dan komprehensif, melihat proses dari berbagai perspektif, sedangkan pemetaan umumnya lebih mudah, dengan fokus pada urutan kegiatan.
Pemetaan proses bisnis menjadi dasar untuk memahami proses yang ada saat ini dan bagaimana setiap pemangku kepentingan meyakini bahwa proses tersebut seharusnya berjalan. Hal ini memberikan beberapa manfaat.
Pentingnya dan Manfaat Teknik Pemetaan Proses Bisnis
Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai teknik, yang masing-masing cocok untuk tujuan tertentu. Apapun cara yang Anda pilih, manfaatnya sangat banyak.
Visibilitas yang lebih baik: Pemetaan proses bisnis dengan jelas memvisualisasikan bagaimana proses bekerja dalam sebuah organisasi. Dengan cara ini, semua orang tahu apa yang diharapkan terjadi.
Misalnya, jika pengembang senior diharapkan untuk melakukan tinjauan kode segera setelah pengkodean selesai, peta proses akan memperjelas keduanya.
Mengidentifikasi ketidakefisienan: Dalam bisnis manajemen proses peta mengidentifikasi inefisiensi, redundansi, dan kemacetan dalam proses mereka.
Misalnya, jika peta proses pengadaan menunjukkan adanya beberapa persetujuan untuk pembelian rutin, perusahaan dapat merampingkan hal ini dengan menetapkan ambang batas yang lebih tinggi untuk tinjauan manajerial, sehingga mempercepat pengadaan.
Memperlancar komunikasi: Baik alat pemetaan proses memperlihatkan kesenjangan komunikasi atau redundansi dari kurangnya aliran informasi. Anda bisa menggunakan data ini untuk menetapkan protokol komunikasi yang lebih baik.
Kepuasan karyawan: Ketika anggota tim mengetahui langkah-langkah sebelum dan sesudah pekerjaan mereka, mereka cenderung lebih berhati-hati dalam menghasilkan output. Misalnya, ketika analis bisnis mengetahui fitur akan diuji coba, mereka akan menulis cerita pengguna dan kriteria penerimaan yang lebih jelas.
**Otomatisasi: Ini adalah manfaat yang paling penting. Pemetaan proses memungkinkan otomatisasi proses bisnis dengan:
- Menguraikan aliran proses dan urutan langkah
- Mengidentifikasi ketergantungan dan tumpang tindih
- Menghitung waktu dan upaya untuk setiap langkah
- Mengukur dampak dari satu langkah terhadap langkah berikutnya
- Mengatur langkah-langkah ke dalam urutan yang dapat diulang dan diotomatisasi
Dengan semua informasi ini, bisnis dapat mengotomatiskan proses secara cerdas, sehingga anggota tim dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
Setelah mengetahui teori tentang pemetaan proses bisnis, mari kita masuk ke dalam praktiknya. Berikut adalah teknik pemetaan proses bisnis terbaik yang dapat Anda terapkan untuk kebutuhan Anda saat ini.
Teknik Pemetaan Proses Bisnis
Bergantung pada sifat proses Anda, kompleksitasnya, pemangku kepentingan yang terlibat, dampaknya terhadap bisnis, dll., Anda dapat memilih dari beberapa teknik pemetaan proses tingkat lanjut. Di sini, kami akan membahas beberapa di antaranya.
1. Teknik alur kerja
Alur kerja adalah urutan langkah-langkah yang diikuti orang atau mesin untuk menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan. Hal ini bisa sederhana, seperti menarik uang dari ATM, atau rumit, seperti merakit smartphone.
Teknik pemetaan proses bisnis berbasis alur kerja dapat digunakan untuk seluruh proses, betapapun rumitnya. Organisasi juga menggunakan teknik ini untuk memetakan alur kerja dari alur kerja.
Sebagai contoh, tim pengembangan mungkin memiliki alur kerja pemrograman. Tim teknik mungkin memiliki alur kerja penerapan yang terhubung dengan alur kerja pemrograman. Tim DevOps mungkin memiliki alur kerja pemeliharaan aplikasi yang mencakup keduanya.
Berikut ini cara menggunakan teknik alur kerja untuk memetakan proses bisnis Anda.
Identifikasi jenis alur kerja
Alur kerja terdiri dari empat jenis. Mulailah pemetaan proses bisnis Anda dengan mengidentifikasi jenis proses Anda.
Berurutan: Dalam alur kerja berurutan, tugas-tugas dilakukan dalam urutan tertentu, satu demi satu. Ambil contoh penarikan uang dari ATM; Anda melakukan langkah-langkah secara berurutan mulai dari memasukkan kartu hingga mengambil kartu kembali.
Mesin negara: Alur kerja state-machine adalah ketika proses berjalan bolak-balik. Misalnya, saat mengembangkan UX untuk aplikasi seluler, Anda mungkin melakukan beberapa tes pengguna dan penelitian bolak-balik sebelum membuat desain akhir.
Berbasis aturan: Ini adalah alur kerja jika-ini-maka-itu, meskipun tidak sesederhana itu. Beberapa keputusan mungkin memiliki banyak pilihan, masing-masing bercabang menjadi beberapa alur proses.
Paralel: Ketika sebuah alur kerja bersifat paralel, proses/tugas terjadi secara bersamaan. Manufaktur ramping memiliki beberapa alur kerja paralel.
Kenali berbagai komponen
Setiap alur kerja mencakup berbagai komponen seperti:
- Tugas: Setiap langkah/kegiatan yang dilakukan dalam alur kerja
- Hubungan: Ketergantungan dan hubungan antara tugas-tugas dalam alur kerja
- Peran: Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas (tidak harus individu, bisa juga peran seperti manajer proyek, pengembang, dll.)
- Arah: Aliran informasi (ini sangat penting terutama dalam alur kerja mesin negara)
- SOP: Prosedur operasi standar untuk tugas-tugas dalam alur kerja
Sertakan semua detail ini di bagian dokumentasi alur kerja.
Membuat diagram alur kerja
Dengan berbagai komponen proses Anda, buatlah diagram alur kerja, yang menguraikan tugas-tugas, siapa yang akan mengerjakannya, dalam urutan yang bagaimana, dan dengan standar apa. Berikut ini beberapa contohnya contoh diagram alur kerja untuk inspirasi.
Buat diagram alur kerja untuk kebutuhan bisnis Anda dengan ClickUp
2. Diagram aliran data
Jika alur kerja adalah tentang tindakan/aktivitas, aliran data adalah tentang informasi. Diagram aliran data mengilustrasikan bagaimana data bergerak dari input ke output melalui sebuah proses, menyoroti sumber, tujuan, titik penyimpanan, dan jalur.
Diagram ini membantu memetakan sistem informasi, sehingga sangat berguna dalam perangkat lunak dan proses yang intensif dengan data.
Diagram aliran data (Sumber: Wikimedia Commons )
Untuk menggambar diagram aliran data, gunakan komponen-komponen berikut ini.
- Lingkaran atau persegi panjang bulat untuk proses yang menunjukkan bagaimana data ditransformasikan di dalam sistem
- Persegi panjang atau garis terbuka untuk penyimpanan data, seperti file, database, atau gudang
- Kotak atau persegi panjang untuk entitas eksternal seperti sumber data atau tujuan di luar batas sistem
- Panah untuk aliran data, menghubungkan proses, penyimpanan data, dan entitas eksternal
Saat menggunakan diagram aliran data, penting untuk dicatat bahwa tidak ada aliran kontrol. Ini berarti diagram ini tidak memiliki aliran bersyarat, aturan keputusan, atau loop. Hal-hal tersebut dapat direpresentasikan sebagai diagram alir yang terhubung ke diagram aliran data.
3. Model dan notasi proses bisnis (BPMN)
Model dan notasi proses bisnis adalah seperangkat panduan untuk membuat representasi grafis dari proses dalam sebuah organisasi. Model ini menyediakan serangkaian simbol dan notasi yang komprehensif dan mudah dimengerti oleh semua pemangku kepentingan bisnis.
model dan notasi proses bisnis (Sumber:) Wikimedia Commons )_
BPNM paling cocok untuk proses yang perlu dipahami oleh tim teknis, analis bisnis, pimpinan, dan klien. Berikut adalah notasi yang direkomendasikan dan bagaimana Anda dapat menggunakannya.
Identifikasi objek aliran Anda: Ini mewakili tugas, peristiwa, atau pekerjaan yang dilakukan dalam proses. Sebagai contoh, node tugas mungkin mewakili pengecekan kredit pelanggan dalam proses order-to-cash.
Gambarkan objek-objek penghubung: Ini mewakili aliran informasi atau tindakan-garis solid dengan titik panah solid dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya. Garis putus-putus mewakili aliran pesan atau asosiasi.
Organisasikan ke dalam swimlanes: Ini mengacu pada kategori atau pemangku kepentingan yang melakukan berbagai tugas dalam proses. Misalnya, dalam sistem pemrosesan faktur, tugas dapat dibagi menjadi beberapa jalur untuk vendor, pelanggan, tim keuangan, tim penjualan, dll.
Diagram alir diagram swimlane ClickUp untuk pemetaan proses Anda
Gunakan artefak: Tunjukkan bagaimana data diperlukan atau dihasilkan oleh aktivitas. Sebagai contoh, objek data mungkin berupa pesanan yang dibuat dan kemudian diperbarui melalui berbagai langkah proses.
4. Diagram bahasa model terpadu (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk memvisualisasikan desain sebuah sistem. UML digunakan secara luas dalam rekayasa perangkat lunak untuk menggambarkan struktur dan perilaku berbagai komponen.
Meskipun disebut demikian, UML bukanlah bahasa pemrograman, melainkan seperangkat pedoman dan kosakata untuk memvisualisasikan sistem. Setiap diagram UML berfokus pada aspek sistem yang berbeda, sehingga memudahkan pemangku kepentingan untuk memahami desain perangkat lunak yang kompleks.
Saat memetakan proses bisnis, gunakan jenis UML yang sesuai dengan Anda. Ada dua kategori dalam UML.
Diagram struktural
Diagram struktural paling baik untuk aspek statis dari sebuah sistem, seperti struktur kode sumber, termasuk komponen, kelas, objek, dan pengaturannya.
Sebagai contoh, diagram kelas untuk platform media sosial dapat merinci bagaimana profil pengguna, postingan, komentar, dan pesan terstruktur dan saling terkait.
Diagram perilaku
Diagram perilaku adalah yang terbaik untuk aspek dinamis dari sebuah sistem, yang menggambarkan bagaimana elemen-elemen di dalam sistem berinteraksi dan berubah dari waktu ke waktu. Diagram ini menguraikan aliran kontrol dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya, interaksi antar objek, dan respons sistem terhadap kejadian.
Sebagai contoh, diagram urutan untuk sistem pelacakan bug dapat mengilustrasikan proses pelaporan bug, termasuk interaksi antara pengguna, antarmuka sistem, dan basis data, yang menyoroti bagaimana sistem berperilaku sebagai respons terhadap tindakan pengguna dan peristiwa sistem.
5. Diagram SIPOC
SIPOC adalah singkatan dari Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan. Ini adalah alat yang digunakan di bidang manufaktur, ritel, rantai pasokan, dan industri terkait untuk memetakan gambaran umum proses tingkat tinggi.
Diagram SIPOC adalah yang terbaik untuk menciptakan gambaran umum lanskap bisnis. Diagram ini mencakup dari ujung ke ujung, termasuk:
- Pemasok yang menyediakan input yang diperlukan untuk proses, yang dapat berasal dari internal organisasi Anda atau vendor eksternal
- Input, termasuk bahan, informasi, atau sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proses
- Proses dan aktivitas tingkat tinggi yang mengubah input menjadi output. Diagram SIPOC biasanya terdiri dari 5-7 langkah untuk menjaga kesederhanaan dan kejelasan
- Output, seperti produk, layanan, atau informasi yang dihasilkan oleh proses
- **Pelanggan, baik internal maupun eksternal bisnis
Dengan salah satu dari teknik-teknik ini, Anda dapat memetik manfaat dari proses bisnis yang disederhanakan, optimalisasi, dan otomatisasi. Terlepas dari yang mana yang Anda gunakan, berikut ini adalah cara membuat peta proses bisnis yang efisien.
Cara Membuat Peta Proses Bisnis yang Efisien
Anda membutuhkan penelitian, kejelasan, dan alat yang dirancang khusus seperti ClickUp untuk membuat peta proses. Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam menggunakannya untuk memetakan proses Anda.
Tentukan ruang lingkup dan tujuan
Setiap proses melibatkan beberapa langkah. Untuk memetakan proses secara efektif, Anda perlu mendefinisikan cakupannya, tingkat detail yang diperlukan, dan apa yang ingin Anda capai dengan proses tersebut. Misalnya, jika Anda memetakan proses pengadaan, cakupannya bisa dari ujung ke ujung atau hanya sebagian saja, seperti pemilihan vendor.
Bagus perangkat lunak pemetaan aliran nilai dapat membantu mengidentifikasi tingkat perincian yang Anda butuhkan. Sebelum Anda mulai bekerja, gunakan Klik Dokumen untuk dokumentasi proses, termasuk ruang lingkup dan pagar pembatas untuk upaya Anda.
Mengumpulkan data
Kumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang proses, termasuk langkah-langkah, tugas, input, output, titik keputusan, dan peran yang terlibat.
Mewawancarai anggota tim dan pemangku kepentingan adalah cara terbaik untuk mengumpulkan informasi ini. Anda juga dapat menggunakan Formulir ClickUp untuk mensurvei para pemangku kepentingan untuk mengumpulkan data yang tepat.
Tangkap respons untuk tindakan cepat dengan Formulir ClickUp
Mengidentifikasi titik awal dan akhir
Tentukan dengan jelas di mana proses dimulai dan berakhir. Hal ini menentukan batas-batas peta proses Anda yang terperinci dan memastikan kami menyertakan semua aktivitas yang relevan.
Untuk contoh pengadaan, prosesnya mungkin dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan diakhiri dengan menerima barang dan membayar pemasok.
Isi bagian yang kosong
Tempatkan titik awal dan akhir pada salah satu dari alat pemetaan proses . Kemudian, tambahkan secara berurutan setiap langkah dan titik keputusan yang telah Anda dokumentasikan. Pastikan penggunaan simbol pemetaan proses standar untuk konsistensi dan kejelasan. Papan Tulis ClickUp memberi Anda kanvas yang bersih untuk memetakan proses sesuai keinginan Anda. Jika Anda melihat ketidakefisienan dan ingin bertukar pikiran, gunakan ClickUp Peta Pikiran untuk membangun skenario.
Gunakan Peta Pikiran ClickUp untuk membangun skenario Anda
Jika Anda baru mengenal pemetaan proses, cobalah beberapa templat ClickUp:
- Templat Pemetaan Proses ClickUp sangat ideal untuk pemula. Dengan status dan daftar khusus, memungkinkan Anda untuk melacak tugas dan aktivitas secara efektif
- Untuk versi yang lebih canggih, cobaTemplat Papan Tulis Peta Proses ClickUp* ClickUp juga menawarkan banyaktemplat pemetaan aliran nilai untuk pemetaan yang efisien, menghemat waktu
Menetapkan tanggung jawab
Gabungkan swimlanes ke dalam peta proses Anda untuk menggambarkan tanggung jawab di berbagai peran atau departemen. Misalnya, swimlanes terpisah untuk tim pengadaan, departemen keuangan, dan vendor dapat menunjukkan entitas mana yang bertanggung jawab atas persetujuan, pembayaran, dan pengiriman dengan cepat.
Memvalidasi proses
Setelah draf awal peta proses selesai, tinjau dan validasi dengan para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses tersebut. Langkah ini memastikan bahwa peta tersebut secara akurat mencerminkan proses di dunia nyata dan menyertakan semua detail yang diperlukan.
Ini juga merupakan kesempatan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian atau ketidakefisienan yang terlewatkan.
Menganalisis dan mengoptimalkan
Analisis proses untuk mengetahui inefisiensi, kemacetan, atau redundansi dengan peta proses yang telah divalidasi. Dapatkan umpan balik dan buat daftar pendek ide untuk perbaikan, seperti mengatur ulang langkah-langkah, menghilangkan kemacetan, menugaskan kembali tanggung jawab, atau memperkenalkan alat bantu baru.
Menerapkan perbaikan proses ini dan terus memantau perkembangannya.
Arahkan Bisnis Anda ke Arah yang Benar Dengan Pemetaan Proses di ClickUp
Peta proses yang baik melakukan apa yang tertulis di atasnya - memberikan arahan kepada semua orang yang menggunakannya. Inilah sebabnya mengapa ini adalah salah satu teknik paling populer yang digunakan bisnis di seluruh dunia.
Meskipun efektif, pemetaan proses dapat menjadi tantangan tanpa alat yang tepat. Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan tersebut.
Dengan papan tulis, peta pikiran, daftar tugas, daftar periksa, dan templat, ClickUp memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk membuat peta proses yang komprehensif dengan teknik apa pun yang Anda sukai.
Mulailah pemetaan proses bisnis Anda dari yang kecil. Coba ClickUp secara gratis hari ini .
Pertanyaan Umum Tentang Peta Proses Bisnis
1. Apa saja empat langkah pemetaan proses yang efektif?
Empat langkah untuk pemetaan yang efektif adalah:
- Mendefinisikan ruang lingkup
- Mengumpulkan data
- Memetakan proses
- Menganalisis dan meningkatkan
2. Apa saja lima tingkat pemetaan proses?
Lima tingkat pemetaan proses, berdasarkan perincian, yang disusun dari tinjauan umum yang paling luas hingga dokumentasi yang paling rinci, adalah:
- Peta aliran nilai: Pandangan sekilas tentang fungsi atau proses bisnis inti
- Tingkat tinggi: Pandangan luas dari proses utama dalam setiap fungsi inti
- Tingkat aktivitas: Tampilan yang diperbesar untuk setiap aktivitas dalam proses, termasuk urutan tugas dan poin keputusan
- Tingkat pengguna: Diatur berdasarkan tugas/aktivitas yang menjadi tanggung jawab setiap pengguna
- Tingkat tugas: Tingkat paling rinci, memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk melakukan setiap tugas dalam proses
3. Apa contoh pemetaan proses?
Pertimbangkan contoh sederhana pemetaan proses untuk pertanyaan layanan pelanggan.
Mulai: Pelanggan mengajukan pertanyaan. Ini bisa melalui saluran apa pun, seperti email, telepon, atau formulir web.
Pencatatan pertanyaan: Pertanyaan dicatat sebagai tiket ke dalam sistem pelacakan dengan pengenal unik dan prioritas. Hal ini sering kali dilakukan secara otomatis.
Penugasan tanggung jawab: Seorang perwakilan ditugaskan untuk menangani pertanyaan berdasarkan ketersediaan, tingkat keparahan/prioritas tiket, dll.
Resolusi: Perwakilan yang ditugaskan meninjau pertanyaan, melakukan tindakan yang diperlukan, dan kemudian merespons pelanggan. Langkah ini mungkin melibatkan beberapa sub-langkah tergantung pada kompleksitas pertanyaan.
Penutupan: Perwakilan menandai tiket sebagai tiket tertutup setelah konfirmasi pelanggan Umpan balik: Sebuah survei secara otomatis dikirim ke pelanggan untuk mengumpulkan umpan balik.