Pernahkah Anda menemukan situasi di mana sebuah tugas tertunda, dan ketika Anda bertanya mengapa, anggota tim mengatakan, "Oh, tapi saya sedang menunggu sesuatu yang saya perlukan"?
Ketergantungan adalah salah satu alasan terbesar penundaan dalam proyek apa pun. Jika Anda tidak merencanakan ketergantungan secara efektif, Anda tidak hanya akan tertinggal, Anda juga akan ditinggalkan oleh anggota tim proyek yang memutar-mutar jempolnya hingga tugas sebelumnya selesai.
Dalam manajemen proyek, hal ini dapat menimbulkan konsekuensi finansial, reputasi, dan motivasi.
Dalam artikel blog ini, kami mengeksplorasi konsep jeda waktu dan bagaimana konsep ini dapat membantu Anda merencanakan proyek dengan lebih baik, mencegah penundaan, memaksimalkan pemanfaatan sumber daya, dan mendorong hasil yang diinginkan.
Apa itu Lag Time?
Lag time dalam manajemen proyek mengacu pada penundaan antara tugas-tugas yang bergantung satu sama lain. Ini adalah waktu tunggu sebelum aktivitas penerus dapat dimulai, bahkan setelah selesainya aktivitas pendahulu.
Jika Anda pernah mengikuti konferensi video dan seseorang berkata, "Ada jeda dalam panggilan ini," Anda sudah tahu apa itu lag time. Ini adalah jeda antara kolega Anda mengatakan sesuatu dan Anda menerimanya sehingga Anda dapat merespons. Paling banter, hal ini dapat membuat frustrasi orang-orang yang sedang menelepon. Paling buruk, hal ini dapat membuat seluruh panggilan menjadi tidak produktif.
Jadi, memahami jeda waktu, penyebab dan konsekuensinya sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses.
Gambaran Umum Komprehensif tentang Waktu Jeda dalam Manajemen Proyek
Sederhananya, lag time adalah konsep penjadwalan dan perencanaan yang mewakili penundaan atau penantian yang tidak terduga di antara tugas-tugas berikutnya.
Bagaimana cara menghitung waktu jeda?
Kami mengukur jeda waktu dalam unit yang relevan dengan penjadwalan proyek, seperti jam, hari, atau minggu.
Jika tugas A (aktivitas pendahulu) selesai pada hari pertama dan tugas B (aktivitas penerus) baru bisa dimulai setelah tiga hari, waktu jeda Anda adalah tiga hari.
Apa saja karakteristik waktu jeda?
Beberapa karakteristik utama dari waktu jeda adalah sebagai berikut.
Tidak terduga: Jeda waktu jarang diharapkan. Ini terjadi tanpa pemberitahuan atau peringatan. Misalnya, anggota tim jatuh sakit atau mesin rusak.
Tidak diinginkan: Waktu jeda adalah 'penundaan' dalam aliran proses, yang merugikan proyek.
Post-facto: Karena jeda waktu tidak terduga, maka tidak dapat diramalkan. Oleh karena itu, hal ini hanya dapat diidentifikasi dalam retrospeksi dan ditanggapi.
Efek hilir: Keterlambatan di salah satu bagian dari fase proyek memiliki efek hilir pada berbagai tugas dan pencapaian. Misalnya, dalam proyek perangkat lunak, jika analisis kualitas tertunda karena langganan perangkat lunak otomasi pengujian telah kedaluwarsa, tugas penerapan dan DevOps juga akan tertunda.
Apa tujuan dari jeda waktu?
Lag time adalah ukuran latensi. Ini membantu Anda mengikuti prinsip-prinsip manajemen proyek dan meningkatkan hasil dengan:
Mengukur efisiensi: Jeda waktu mengacu pada tingkat ketidakefisienan dalam proses. Ini adalah langkah pertama dalam mengoptimalkan alur kerja.
Mengidentifikasi kesenjangan: Jika langkah tertentu dalam proses menyebabkan penundaan, jeda waktu menyoroti kesenjangan yang perlu diisi.
Memprediksi waktu henti: Meskipun jeda waktu bukan merupakan tindakan prediktif/pencegahan, namun dapat membantu mengidentifikasi potensi kemacetan untuk siklus berikutnya. Misalnya, jika mesin tertentu berulang kali menyebabkan kelambatan, Anda dapat merencanakan untuk mengganti/memperbaiki mesin tersebut.
Membangun cadangan: Seringkali, jeda waktu diakibatkan oleh ketidakcukupan dalam proses. Misalnya, jika Anda hanya memiliki satu pengembang dalam tim, bahkan liburan mereka pun dapat menyebabkan kelambatan. Memahami hal ini dapat membantu Anda membuat cadangan.
Apa saja indikator keterlambatan yang umum digunakan dalam manajemen proyek?
Indikator lagging adalah metrik waktu jeda dalam proyek. Indikator ini dihitung setelah acara, atau proyek selesai untuk mengevaluasi kinerja.
Dalam manajemen proyek, beberapa indikator keterlambatan yang umum digunakan adalah:
- Penundaan waktu: Perbedaan antara tanggal yang direncanakan dan tanggal aktual pengiriman tugas
- dampak hilir Dampak hilir: Keterlambatan yang terjadi pada proyek sebagai akibat dari keterlambatan pada tugas tertentu
- Kehilangan produktivitas: Waktu tidak produktif yang dihabiskan oleh anggota tim yang menunggu tugas sebelumnya selesai
- Kehilangan pendapatan: Potensi kehilangan penjualan/pendapatan atau penalti karena keterlambatan
Lag time sering disalahartikan sebagai lead time, konsep penting lainnya dalam manajemen proyek. Mari kita lihat bagaimana keduanya memiliki kesamaan atau perbedaan.
Waktu Pimpin vs Waktu Jeda Waktu tunggu adalah keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dari awal hingga akhir.
Tidak seperti waktu siklus, yang mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk-seperti mengembangkan fitur atau membuat kopi-waktu tunggu mengukur durasi antara pesanan pelanggan dan produk sampai ke tangan mereka, termasuk logistik, layanan pelanggan, dll. Kami telah membahas lebih lanjut tentang waktu siklus vs waktu tunggu dalam posting blog sebelumnya.
Yang paling dasar rumus waktu tunggu adalah Waktu tunggu = Tanggal penyelesaian proyek - tanggal dimulainya proyek. Namun, saat merencanakan proyek, manajer menghitungnya sebagai total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek dan waktu tunggu yang diperlukan, jika ada.
Waktu tunggu membantu manajer proyek dalam penjadwalan tugas/sumber daya. Ini membantu mereka memahami ketergantungan dan menjadwalkan pekerjaan yang sesuai. Mari kita ambil contoh sederhana dari proyek perangkat lunak.
Waktu tunggu untuk pengembangan mungkin 2 hari-pengujian 1 hari, penerapan 1 hari. Jika proyek dimulai pada hari Senin, manajer proyek dapat memberikan tugas kepada pengembang untuk hari Senin-Selasa, analis kualitas untuk hari Rabu, dan DevOps untuk hari Kamis.
Tidak seperti lag time, lead time adalah alat prediksi/perencanaan. Perbedaan utama antara keduanya adalah sebagai berikut.
| Waktu tunggu Waktu jeda Waktu jeda Waktu tunggu | |
|---|---|
| Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir | Waktu jeda adalah penundaan atau keterlambatan antara dua langkah berikutnya |
| Alat prediksi: Digunakan untuk penjadwalan yang efektif | Alat retrospektif: Digunakan untuk pengukuran kinerja |
| Dapat diprediksi dan tidak dapat dihindari | Tidak dapat diprediksi dan tidak dapat dihindari |
perbedaan antara waktu tunggu dan waktu jeda
Meskipun berbeda, waktu tunggu dan waktu jeda sangat penting dalam mengukur kinerja proyek. Inilah caranya.
Perencanaan dan penjadwalan
Waktu tunggu membantu manajer proyek merencanakan tugas dan aktivitas dependen berdasarkan tujuan manajemen waktu . Waktu jeda membantu membangun kontingensi.
Misalnya, jika waktu jeda proyek pengembangan adalah 10 hari, Anda bisa menjadwalkan tugas-tugas yang sesuai. Jika waktu jeda rata-rata dalam proyek-proyek sebelumnya adalah 2 hari, Anda bisa memasukkannya ke dalam jadwal Anda dan merencanakan pengiriman dalam 12 hari.
Templat Garis Waktu ClickUp Gantt
untuk melihat bagaimana ketergantungan berdampak pada waktu tunggu dan jeda
Pemanfaatan dan pengoptimalan sumber daya
Waktu tunggu membantu memanfaatkan sumber daya secara efektif, sementara waktu jeda membantu membuat cadangan.
Misalnya, Anda dapat menggunakan lead time untuk menetapkan tugas sesuai urutan aliran proses. Dan gunakan waktu jeda untuk menyewa sumber daya tambahan atau menyewa mesin. Hal ini dapat berubah berdasarkan apakah itu proyek satu kali atau berulang.
Manajemen kinerja
Waktu tunggu diukur berdasarkan target, sedangkan waktu jeda yang ideal adalah nol.
Misalnya, jika estimasi waktu untuk mengembangkan sebuah fitur adalah 16 jam, maka itu adalah target waktu tunggu untuk tugas tersebut. Jika pengembang membutuhkan waktu lebih lama, kinerja mereka tidak memenuhi harapan.
menetapkan target waktu tayang dan manajemen kinerja di ClickUp_
Namun, jeda waktu adalah ketika mereka mengambil cuti sakit atau komputer mereka mengalami kerusakan. Oleh karena itu, ini bukan masalah kinerja mereka dan tidak muncul dalam ulasan mereka. Namun, jeda ini berdampak pada penyelesaian proyek dan harus dipertimbangkan selama sprint / tinjauan proyek.
Akuntabilitas
Waktu tunggu adalah tanggung jawab bersama, dan setiap anggota tim dan manajer proyek bertanggung jawab untuk menjaga waktu tunggu yang baik. Lag time adalah inefisiensi proses, yang merupakan tanggung jawab pimpinan.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu & Waktu Jeda dalam Produksi
Beberapa faktor dapat memengaruhi lead dan lag time dalam manajemen jadwal proyek, baik secara positif maupun negatif. Beberapa faktor utama adalah sebagai berikut.
Ketersediaan sumber daya: Jika sumber daya tersedia, waktu tunggu akan lebih pendek dan sebaliknya. Di sisi lain, jika beberapa sumber daya tersedia dan beberapa tidak, mungkin ada jeda waktu. Misalnya, jika Anda memiliki pengembang tetapi tidak memiliki cukup penguji, akan ada jeda antara dua fase pengembangan tersebut.
Ketergantungan: Sifat ketergantungan proyek mempengaruhi waktu tunggu dan waktu jeda. Ketergantungan yang kuat, di mana sebuah tugas tidak dapat dimulai hingga tugas sebelumnya selesai, cenderung meningkatkan waktu jeda. Sebaliknya, tugas dengan ketergantungan yang lebih longgar dapat mengurangi waktu jeda melalui tumpang tindih tugas.
Kompleksitas proyek: Proyek yang kompleks dengan beberapa tugas dan fase yang saling bergantung kemungkinan akan mengalami jeda waktu yang lebih lama. Hal ini disebabkan oleh meningkatnya kebutuhan akan koordinasi dan jaminan kualitas antar tugas.
Persyaratan pemangku kepentingan: Langkah-langkah kontrol kualitas yang ketat atau proses persetujuan yang lebih lama dapat memperpanjang waktu tunggu karena proyek menunggu konfirmasi untuk dilanjutkan.
Kebijakan manajemen risiko: Proyek dengan strategi manajemen risiko yang agresif kemungkinan akan memiliki waktu jeda yang lebih pendek karena manajer akan mengatasi potensi penundaan dan kecelakaan.
Bergantung pada alasan, dampak, dan konsekuensinya, waktu jeda dapat diukur, dikelola, dan diminimalkan untuk mengoptimalkan alur kerja. Inilah caranya.
Cara Menangani dan Mengelola Waktu Jeda dalam Manajemen Proyek
Lag time dapat menjadi penghalang yang cukup besar bagi pelaksanaan proyek yang efektif, yang perlu terus diminimalkan dan dikelola. Berikut adalah beberapa tips dan strategi untuk mencapainya dengan menggunakan alat manajemen proyek yang tangguh seperti ClickUp.
Memetakan ketergantungan
Bahkan proyek yang paling sederhana pun memiliki tugas yang bergantung. Misalnya, pembuatan faktur tergantung pada penandatanganan proyek oleh klien. Mengetahui ketergantungan ini membantu merencanakan dengan lebih baik.
Ketika Anda mengatur proyek Anda menggunakan Tugas ClickUp tautkan tugas-tugas yang saling bergantung dan lihat dampaknya terhadap waktu pengerjaan. Anda juga bisa menggunakan metode jalur kritis untuk memperkirakan waktu proyek secara akurat.
Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun dengan manajemen tugas khusus
Lacak waktu
Dorong setiap anggota tim untuk melacak waktu untuk tugas-tugas mereka. Hal ini membantu manajer proyek memperkirakan waktu pengerjaan secara akurat. Pelacakan waktu proyek ClickUp memungkinkan Anda untuk memulai dan menghentikan pengatur waktu, menambahkan rentang waktu, atau menambahkan jam/menit untuk setiap tugas dan sub-tugas. Ada juga beberapa templat manajemen waktu dalam ClickUp untuk membantu Anda memperkirakan waktu secara efektif.
Jadwalkan dengan benar
Gunakan estimasi waktu, ketergantungan, dan jalur kritis untuk menjadwalkan proyek Anda dengan waktu tunggu yang optimal dan waktu jeda yang minimal.
Jadwal: Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dan visualisasikan proyek menggunakan Tampilan kalender ClickUp . Pastikan bahwa target tersebut masuk akal dan dapat dicapai.
Menetapkan: Mengalokasikan tugas kepada anggota tim berdasarkan keterampilan dan ketersediaan mereka. Tampilan Beban Kerja ClickUp adalah tempat yang tepat untuk mendapatkan wawasan tentang penjadwalan sumber daya . Misalnya, jika Anda menghadapi jeda waktu dalam menerapkan peningkatan karena Anda tidak memiliki sumber daya DevOps yang cukup, gunakan tampilan Beban Kerja untuk mengalokasikan ulang anggota tim dari tugas pemeliharaan yang tidak kritis.
Visualisasikan dan kelola proyek apa pun dengan bagan Gantt ClickUp
Klarifikasi: Gunakan Tampilan bagan Gantt dari ClickUp untuk melihat ketergantungan dan tugas yang tumpang tindih dalam timeline proyek Anda.
Sebagai contoh, peninjauan kode bergantung pada penyelesaian pengkodean. Periksa apakah yang terakhir dijadwalkan selesai sebelum yang pertama. Jika tidak, seret dan lepaskan tenggat waktu.
Jika Anda baru dalam mengelola proyek yang kompleks dengan ketergantungan, fitur ClickUp Templat proyek bagan Gantt ada di sini untuk membantu.
Jaga waktu penyangga: Meskipun perkiraan waktu Anda akurat, Anda pasti akan mengalami penundaan. Menempatkan buffer secara strategis dalam jadwal proyek dapat membantu mengelola waktu jeda secara efektif.
Misalnya, menambahkan buffer antara fase integrasi sistem dan pengujian penerimaan pengguna dalam proyek pengembangan dapat mengakomodasi penundaan yang tidak terduga tanpa memengaruhi tanggal akhir proyek.
Mengkomunikasikan
Kesenjangan komunikasi dapat menyebabkan penundaan dan keterlambatan yang tidak perlu. Untuk mencegah hal itu, lakukan komunikasi secara proaktif dan teratur.
- Komentar bersarang di tugas ClickUp memungkinkan tim untuk saling bertanya dan mendapatkan jawaban secara kontekstual, sehingga mencegah penundaan dalam berbagi pengetahuan
- Tampilan Obrolan ClickUp menampilkan semua percakapan di satu tempat, sehingga tim Anda tidak akan mengalami keterlambatan dalam merespons
- Otomatisasi ClickUp menghilangkan kesibukan kerja, mencegah jeda waktu dalam tugas-tugas admin
- Pengingat ClickUp membantu tetap mengetahui tenggat waktu, tanggung jawab, dan hal lain yang perlu diperhatikan
Yang paling penting, pantau dan optimalkan
Waktu jeda adalah gejala masalah sistemik. Waktu jeda yang berulang-ulang menunjukkan bahwa ada sesuatu yang rusak. Untuk memperbaiki prosesnya, pantau kemajuan proyek secara teratur. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat semua laporan yang Anda butuhkan di satu tempat. Misalnya, jika Anda ingin melihat semua tugas yang terlambat berdasarkan tingkat keterlambatan, Anda bisa mengatur widget untuk itu di ClickUp.
Gunakan laporan-laporan ini untuk mengidentifikasi akar penyebab keterlambatan dan menghilangkannya secara sistematis.
Gunakan Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan KPI di seluruh organisasi secara real-time
Optimalkan Alur Kerja untuk Meminimalkan Waktu Jeda dalam Jadwal Proyek dengan ClickUp
Setiap proyek adalah aliran aktivitas dan informasi yang kompleks. Penundaan sebagai akibat dari seseorang yang menunggu sesuatu hampir tidak dapat dihindari.
Namun, manajemen proyek yang baik bergantung pada menghilangkan kelambatan tersebut. Jika Anda berniat menyelesaikan proyek sesuai kebutuhan, tepat waktu, dan sesuai anggaran, Anda tidak bisa membiarkan adanya jeda waktu.
Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp yang komprehensif dirancang untuk mencegah hal ini. Ini mencakup fitur-fitur canggih untuk mengoptimalkan alur kerja proyek untuk menghilangkan jeda yang tidak perlu. Mulai dari memperkirakan waktu yang dibutuhkan hingga melihat laporan kemajuan secara real-time, ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk tetap berada di atas proyek Anda.
Tetap tepat waktu setiap saat. Coba ClickUp secara gratis hari ini !
Pertanyaan Umum Tentang Waktu Jeda
1. Apa yang dimaksud dengan contoh waktu jeda?
Lag time adalah penundaan tak terduga antara satu proses dan proses berikutnya.
Dalam pengembangan perangkat lunak, ini bisa berupa waktu tunggu antara pengkodean dan peninjauan kode karena pengembang senior dipanggil ke proyek lain.
Di bidang manufaktur, contoh lag time adalah penundaan pengiriman suku cadang akibat masalah rantai pasokan.
2. Apa kata lain untuk lag time?
Kata lain dari lag time adalah "masa tunggu" Istilah ini merujuk pada interval di mana tidak ada aktivitas produktif yang terjadi pada tugas tertentu.
3. Apa yang dimaksud dengan waktu jeda dan waktu tunggu?
Keduanya adalah konsep penjadwalan yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengatur urutan tugas yang sedang dikerjakan.
Lag time adalah penundaan atau waktu tunggu di antara tugas-tugas. Biasanya tidak terduga dan diakibatkan oleh kesalahan/kecelakaan.
Waktu tunggu adalah waktu yang berlalu antara dimulainya suatu proses dan penyelesaiannya. Ini adalah perkiraan waktu yang dibutuhkan oleh semua tugas dalam urutan yang harus diselesaikan.