Meskipun gaya manajemen bisa sangat bervariasi, sebagian besar pemimpin bisnis yang sukses setuju bahwa aset terbesar organisasi adalah orang-orangnya. 🧑🏼🤝🧑🏽
Namun, jika Anda mempekerjakan yang terbaik, memberdayakan mereka untuk memberikan kemampuan terbaiknya dalam bekerja adalah hal yang masuk akal. Semakin banyak ahli manajemen yang beralih ke manajemen mandiri untuk membangun tim yang mandiri, termotivasi, produktif, dan sangat kreatif.
Seperti namanya, tidak seperti tim tradisional, tim swakelola bekerja secara mandiri tanpa pengawasan langsung, meskipun mereka masih bisa melapor ke supervisor atau pemimpin tim jika diperlukan. Organisasi mengandalkan individu-individu yang bekerja secara mandiri untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik tanpa manajemen mikro.
Dan dengan bantuan alat bantu seperti ClickUp untuk Tim tim kerja yang dikelola sendiri dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan organisasi.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas lebih dalam tentang gaya manajemen ini untuk melihat bagaimana Anda bisa membangun tim swakelola dalam organisasi Anda.
Memahami Tim Swakelola
Tidak seperti proyek tradisional atau tim yang gesit dikepalai oleh manajer atau supervisor yang lebih konvensional, tim swakelola biasanya merupakan unit kecil yang diarahkan sendiri tanpa struktur organisasi hirarkis atau top-down tradisional.
Semua anggota tim memiliki tujuan, tugas, dan tanggung jawab untuk mendorong hasil.
Tidak ada hierarki dalam tim swakelola. Sebaliknya, anggota tim mendiskusikan ruang lingkup dan batasan tanggung jawab masing-masing dan diberdayakan untuk membuat keputusan di area tersebut. Hasilnya, setiap orang dapat mengelola beban kerja mereka sesuai keinginan mereka.
Karena setiap proses dan hasil didiskusikan di dalam tim sebelum mencapai konsensus akhir, tim swakelola bersifat 'semi-otonom' Kekuasaan terdesentralisasi, dan tanggung jawab secara keseluruhan dibagi.
Tata kelola mandiri adalah konsep kunci yang berperan di sini. Setiap individu yang dikelola sendiri bertanggung jawab atas kinerja individu dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Dan meskipun mereka harus beroperasi dalam pedoman untuk proyek tertentu, mereka bebas untuk bekerja dengan cara yang paling sesuai untuk mereka.
Ini juga berarti bahwa beberapa tim swakelola menikmati waktu cuti yang tidak terbatas. Mereka dapat mengambil hari libur atau mempersingkat hari kerja selama proyek berjalan sesuai rencana. Diharapkan, tim swakelola yang sukses dibangun di atas fondasi kepercayaan dan rasa memiliki yang kuat.
Karakteristik Utama Tim Swakelola
Tim swakelola telah muncul sebagai kekuatan yang kuat, mendorong inovasi, menumbuhkan kreativitas, dan meningkatkan budaya organisasi melalui keterlibatan karyawan yang lebih besar. Untuk memahami sepenuhnya esensi tim swakelola, mari kita lihat karakteristik utama yang membedakannya dari tim manajemen yang lebih tradisional.
1. Otonomi
Dalam tim swakelola, otonomi menjadi pusat perhatian. Anggota tim dari tim yang sepenuhnya otonom ini dapat membuat keputusan tentang pekerjaan mereka, memprioritaskan tugas, dan menyelesaikan masalah tanpa pengawasan terus-menerus.
Pendelegasian kekuasaan ini memungkinkan rasa kepemilikan, menyeimbangkan otonomi dan tanggung jawab di antara seluruh tim, mendorong mereka untuk mengambil inisiatif dan menemukan solusi kreatif.
Otonomi juga ditandai dengan:
- Kekuasaan pengambilan keputusan yang tepat: Membekali tim Anda dengan pengetahuan dan keahlian untuk mengambil keputusan yang tepat dan selaras dengan tujuan tim
- Manajemen waktu yang efektif: Memberikan otonomi kepada tim Anda atas jadwal mereka, sehingga mereka dapat mengoptimalkan produktivitas dan meminimalkan gangguan
- Pemecahan masalah yang kreatif: Memberdayakan anggota tim untuk bertukar pikiran tentang solusi secara mandiri dan memungkinkan budaya inovasi dan pemecahan masalah yang efektif
2. Kolaborasi
Tim yang dikelola sendiri unggul dalam kolaborasi. Tim ini memiliki motivasi diri dan bekerja sama untuk berbagi ide, memecahkan masalah, dan mencapai tujuan bersama. Pendekatan kolaboratif dari tim swakelola ini dapat menghasilkan solusi yang lebih kreatif, komunikasi yang kuat, efisiensi yang lebih baik, dan semangat tim yang lebih kuat.
Kolaborasi yang efektif menghasilkan
- Saling menghargai: Mendorong tim untuk menghargai dan menghormati kontribusi satu sama lain untuk hasil yang lebih baik
- Mendengarkan secara aktif: Memastikan ide setiap orang didengar dan dipertimbangkan melalui mendengarkan secara aktif
- Pengambilan keputusan bersama: Berkolaborasi sebagai tim untuk mengambil keputusan dengan menggunakan keahlian dan wawasan kolektif
3. Kepemilikan
Tim yang dikelola sendiri didorong oleh rasa kepemilikan yang kuat, di mana anggota tim bangga dengan pekerjaan mereka dan merasa memiliki andil dalam keberhasilan atau kegagalan proyek atau tim. Rasa memiliki ini meningkatkan motivasi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan komitmen yang lebih tinggi untuk memberikan hasil yang berkualitas tinggi.
Manfaat dari rasa memiliki meliputi:
- Peningkatan produktivitas dan kinerja: Ketika anggota tim memiliki kepemilikan penuh atas pekerjaan mereka, mereka secara intrinsik termotivasi untuk berkinerja baik dan meningkatkan produktivitas
- Mengurangi ketergantungan pada manajer: Tim semacam itu tidak memerlukan manajer untuk tugas sehari-hari, karena mereka mengelola diri mereka sendiri.
- Pengambilan keputusan yang lebih baik: Tim yang bertanggung jawab atas hasil kerja mereka secara aktif mengumpulkan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik, dan memiliki pendekatan pemecahan masalah dalam bekerja
4. Akuntabilitas
Akuntabilitas merupakan landasan dari tim swakelola. Anggota tim secara kolektif bertanggung jawab atas kontribusi mereka dan keberhasilan proyek tim secara keseluruhan. Akuntabilitas bersama ini mendorong setiap individu untuk melakukan yang terbaik dan memastikan seluruh tim tetap fokus untuk mencapai tujuannya.
Akuntabilitas menghasilkan:
- Tanggung jawab individu: Anggota tim bertanggung jawab atas kinerja individu mereka serta hasil tim
- Peningkatan kinerja tim: Anggota tim juga saling bertanggung jawab untuk mencapai hasil yang lebih baik
- Mengurangi konflik: Tanggung jawab bersama mencegah ketegangan meningkat dan memungkinkan penyelesaian konflik yang efektif
5. Peningkatan berkelanjutan
Tim swakelola yang sukses berkembang dengan peningkatan berkelanjutan. Anggota tim didorong untuk belajar, tumbuh, dan beradaptasi dengan tantangan. Komitmen terhadap peningkatan ini mendorong tim swakelola untuk mencari metode kerja baru, menyempurnakan proses, dan memberikan hasil yang luar biasa.
Peningkatan berkelanjutan mengarah pada:
- Peningkatan efisiensi: Secara konsisten mengidentifikasi dan menghilangkan proses, alur kerja, dan produk yang menciptakan inefisiensi sehingga meningkatkan produktivitas
- Peningkatan kepuasan pelanggan: Peningkatan proses dan praktik yang berkelanjutan membantu organisasi menyediakan produk dan layanan yang lebih baik kepada pelanggan
Pro dan Kontra dari Tim Swakelola
Seperti halnya setiap model manajemen memiliki sisi positif dan negatifnya, tim swakelola juga memiliki pro dan kontra.
Kelebihan dari tim yang dikelola sendiri
Membangun tim swakelola memiliki beberapa keuntungan, seperti produktivitas dan motivasi yang tinggi, pengambilan keputusan yang cepat, dan penghematan biaya. Mari kita bahas hal ini.
Peningkatan produktivitas dan keterampilan
Tim swakelola biasanya jauh lebih produktif daripada tim tradisional. Karena faktor kepemilikan dan akuntabilitas sangat penting dalam unit swakelola, mereka biasanya bekerja lebih keras daripada tim yang terstruktur secara tradisional. Mereka bahkan dapat memperoleh keterampilan baru untuk memastikan bahwa mereka tetap layak mendapatkan label 'swakelola'.
Dengan demikian, individu-individu swakelola cenderung untuk mengembangkan disiplin yang lebih kuat dalam pekerjaan mereka.
Peningkatan motivasi dan keterlibatan
Kinerja tim mencerminkan upaya-upaya mereka, sehingga karyawan merasa lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik. Bekerja untuk mencapai tujuan bersama sambil memiliki tugas-tugas tertentu juga meningkatkan semangat dan motivasi. Berada dalam tim swakelola yang sukses membuat karyawan merasa lebih diberdayakan dan mendorong mereka untuk memberikan yang terbaik bagi proyek.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Tim swakelola bersifat mandiri. Fokus mereka yang sangat besar pada hasil proyek berarti mereka cenderung membuat keputusan kolaboratif yang terinformasi dengan baik, bahkan untuk hal-hal yang kompleks.
Peningkatan efisiensi
Tim yang dikelola sendiri beroperasi dalam hierarki yang ramping, tanpa lapisan manajemen menengah di antara mereka dan pimpinan. Hal ini mengurangi kemungkinan miskomunikasi, meningkatkan pengambilan keputusan secara otonom, dan memungkinkan tindakan yang cepat dan kolaboratif.
Efektivitas biaya yang lebih tinggi
Dengan tim yang dikelola sendiri, organisasi dapat menghemat biaya perekrutan, pelatihan, dan mempertahankan manajer dan supervisor. Selain itu, karena tim semacam itu cenderung lebih efisien dan produktif, mereka menghemat waktu dan uang dan membantu seluruh organisasi menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
Kekurangan dari tim yang dikelola sendiri
Tidak selamanya cerah dalam dunia manajemen mandiri. Berikut ini beberapa kelemahan dari tim swakelola.
Konflik dan perbedaan pendapat
Keragaman adalah keuntungan bagi organisasi. Namun, ketika orang-orang berasal dari latar belakang dan bidang keahlian yang berbeda, mereka pasti memiliki perspektif yang berbeda. Dalam dunia desentralisasi tim yang dikelola sendiri, perbedaan pendapat dapat memperlambat pengambilan keputusan dan berpotensi menimbulkan konflik.
Karyawan perlu dilatih untuk menangani perbedaan-perbedaan ini secara bijaksana dan produktif.
Akuntabilitas versus otonomi
Otonomi penuh, di tangan yang salah, dapat menimbulkan biaya yang besar. Jadi, tim yang dikelola sendiri (dan anggota individu) harus sepenuhnya bertanggung jawab atas kinerja dan hasil kerja mereka.
Dalam tim yang kecil dan terfokus, jika ada satu anggota tim yang menyalahgunakan otonomi mereka, maka akan berdampak pada seluruh tim. Proyek tidak berjalan sesuai rencana, dan organisasi mengalami kerugian. Ini adalah risiko yang signifikan dalam hal tim yang dikelola sendiri.
Potensi kehilangan arah
Membangun tim swakelola membutuhkan waktu dan pemikiran yang matang. Karyawan yang dipilih mungkin tidak cocok untuk pengelolaan mandiri, yang dapat menghambat kinerja tim. Selain itu, jika panduan yang tepat dan pelatihan yang sesuai tidak diberikan kepada tim swakelola pada awalnya, tim tersebut dapat dengan cepat kehilangan arah.
Membangun Tim Swakelola yang Sukses: Panduan Langkah-demi-Langkah
Tim swakelola dapat membuka pintu gerbang produktivitas dan inovasi bagi perusahaan Anda. Namun hal ini harus dilakukan dengan benar.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah tentang cara membangun tim swakelola yang berkinerja tinggi dan tangguh.
Tentukan tim yang dikelola sendiri
Pertama, tentukan apa arti 'tim swakelola' bagi Anda. Apakah Anda mencari tim yang semi atau sepenuhnya otonom? Apakah tim ini mencakup orang-orang dengan keahlian khusus, misalnya, keahlian memecahkan masalah? Apakah Anda ingin mengembangkan tim mandiri untuk produk atau layanan atau tugas spesifik lainnya?
Tentukan definisi tim mandiri yang paling cocok untuk organisasi Anda, baik secara fungsional maupun budaya. Kemudian, ikuti langkah-langkah selanjutnya untuk menciptakan tim kerja mandiri yang berkinerja tinggi.
Perhatikan rambu-rambu
Langkah logis berikutnya dalam menerapkan tim swakelola adalah mengukur apakah karyawan Anda menunjukkan salah satu karakteristik atau ciri-ciri yang disebutkan di atas. Ingatlah bahwa tim swakelola yang ideal terdiri dari orang-orang yang mandiri, dapat dipercaya, percaya diri dalam mengambil keputusan, pandai mengatur waktu, dan komunikator yang kuat.
Mengidentifikasi anggota tim yang berminat
Setelah Anda mengevaluasi kandidat yang cocok untuk peran swakelola, tanyakan kepada mereka apakah mereka tertarik. Tidak semua orang mungkin tertarik. Terlepas dari kemampuannya, banyak karyawan yang mungkin lebih suka memiliki seorang manajer untuk membimbing dan mengarahkan mereka.
Penting untuk mencari individu yang ingin meningkatkan keterampilan dan terus berkembang serta cukup percaya diri untuk menangani masalah secara mandiri. Anggota tim yang mungkin juga harus memiliki keterampilan interpersonal untuk bekerja dengan baik dalam tim yang terdiri dari individu-individu yang berpikiran mandiri.
Anda dapat menggunakan berbagai teknik membangun tim untuk memastikan anggota tim yang Anda kelola sendiri dapat bekerja sama dengan baik.
Tetapkan tujuan dan sasaran yang jelas
Selanjutnya, tentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh tim swakelola Anda. Jelaskan output dan hasil yang diharapkan dengan jelas sehingga tim tahu apa yang mereka kerjakan. Jelaskan juga bagaimana Anda akan mengukur hasil tersebut.
Praktik terbaik adalah membuat tujuan yang dapat dicapai dengan menggunakan Sasaran ClickUp dan menugaskan mereka ke orang-orang yang relevan. Anda juga dapat mengatur saluran ke mengukur produktivitas .
ukur target Anda dan lacak kemajuan dengan ClickUp Goals
Setelah Anda membuat peta jalan yang jelas mengenai ekspektasi dan strategi misi Anda, rencanakan untuk mengevaluasi kinerja tim Anda juga. Templat Ulasan Kinerja ClickUp akan membantu Anda melakukannya.
Lakukan penilaian diri dan berikan umpan balik dengan bantuan template ini.
Lacak kinerja tim Anda dan berikan umpan balik dengan Templat Ulasan Kinerja ClickUp
Mengembangkan peran dan tanggung jawab tim
Tetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk tim swakelola. Jelaskan bahwa setiap anggota berada dalam skala hierarki lateral, bukan top-down pada struktur tim tradisional. Sebagai cadangan, buatlah mekanisme yang memungkinkan pemimpin eksternal atau orang lain untuk membantu ketika seorang karyawan gagal menyelesaikan pekerjaan mereka.
Mengalokasikan dan melacak tugas
Setelah pekerjaan dasar selesai, sekarang saatnya mengalokasikan tugas kepada anggota tim dan tim secara keseluruhan. Efisien manajemen tugas menggunakan alat seperti Tugas ClickUp dapat meningkatkan produktivitas tim secara signifikan.
mudah mendelegasikan pekerjaan dengan memberikan tugas secara langsung kepada tim atau @menyebutkan mereka dalam komentar untuk mengubah pemikiran Anda menjadi item tindakan_
Sekali lagi, meskipun tim proyek akan bekerja secara mandiri setelah mereka mulai, Anda masih dapat melacak kemajuan mereka menggunakan Alat manajemen proyek ClickUp . Alat ini memberikan gambaran umum tentang prioritas, kerja lintas tim, dan kemajuan proyek.
dapatkan tampilan lengkap untuk mengantisipasi dan mengatur pekerjaan harian, pengingat, dan acara kalender Anda dengan lebih baik dengan ClickUp Home_
Saluran terbuka untuk komunikasi
Buat saluran tetap untuk komunikasi, seperti rapat langsung, forum diskusi, panggilan video mingguan atau bulanan, atau apa pun yang paling sesuai. Obrolan ClickUp menawarkan terobosan dalam komunikasi tim yang andal dan real-time. Anda dapat mengintegrasikan 1.000+ alat dan aplikasi di ClickUp untuk memastikan komunikasi yang lancar dan tepat.
satukan komunikasi tim dalam satu ruang dengan ClickUp Chat dan bagikan informasi terbaru, tautkan sumber daya, dan berkolaborasi dengan mudah
Menetapkan mekanisme pengambilan keputusan
Dalam tim yang disiplin dan mandiri tidak ada karyawan yang diberi wewenang lebih besar dari yang lain. Keberangkatan dari hirarki manajemen tradisional ini terkadang dapat menghambat proses pengambilan keputusan.
Untuk mengatasinya, Anda bisa menunjuk seseorang sebagai 'fasilitator', atau tim bisa memilih seorang fasilitator. Fasilitator berfungsi sebagai mediator yang menjalankan rapat, mengelola konflik, dan memastikan konsensus secara keseluruhan.
Menyediakan sumber daya
jangan memulai pekerjaan Anda dari awal-pilih opsi yang sudah jadi dari Pusat Templat atau buat templat Anda sendiri yang dapat digunakan oleh tim Anda_
Berikan pelatihan dan berdayakan tim Anda dengan alat yang mereka butuhkan untuk sukses. Ini bisa berupa sejumlah uang yang dikeluarkan selama penyiapan awal, perangkat lunak untuk mengelola dan melacak pekerjaan atau akses penuh ke repositori alat yang dapat mereka gunakan sesuai kebutuhan. Template ClickUp sangat bagus untuk tim yang digerakkan oleh diri sendiri untuk memilih dan memilih apa yang mereka butuhkan untuk berfungsi. Anda bisa menemukan templat untuk manajemen proyek dari analisis SWOT dan kerangka kerja SIPOC (pemasok, input, proses, output, pelanggan). Tim dapat menggunakan templat ini untuk merencanakan, menyusun strategi, mengeksekusi, mengalokasikan, dan mengukur pekerjaan mereka.
Tetapkan jadwal berbasis hasil
secara visual membandingkan beban kerja tim dan melacak perkembangan dengan tampilan Timeline ClickUp
Sebagai bisnis modern, kita semua bekerja melawan waktu. Tetapkan tenggat waktu yang jelas dan realistis yang memungkinkan adanya kemungkinan-kemungkinan yang tidak terduga, namun tetap membuat anggota tim tetap waspada dan mencapai tujuan. Karena Anda telah mendefinisikan dengan jelas apa yang dimaksud dengan kesuksesan, pastikan tim yang digerakkan oleh diri sendiri mencapai apa yang mereka tetapkan dalam kerangka waktu yang diperlukan.
Menilai efektivitas tim swakelola Anda
Terakhir, lihatlah data dengan seksama setelah proyek Anda berakhir. Menganalisis dengan cermat metrik proyek yang dijalankan oleh tim swakelola akan membantu Anda membuat perubahan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan tim itu sendiri, sifat tugas, sumber daya yang disediakan, dll.
Teruslah memperbaiki diri dengan setiap iterasi.
Bantu Tim Swakelola Anda Berkembang
Menyiapkan tim swakelola bisa jadi rumit. Dibutuhkan perencanaan yang matang, pemahaman yang kuat tentang risiko dan keuntungan, dan yang terpenting, memilih orang yang tepat.
Integrasi ClickUp yang nyaman dengan 1.000+ alat, template yang mudah digunakan, alur kerja otomatis, dan dasbor yang intuitif menyederhanakan perencanaan, strategi, dan eksekusi untuk tim swakelola Anda.
Lebih dekat dengan tujuan produktivitas dan efisiensi Anda dengan analitik terperinci, kontrol privasi, dan kebebasan untuk menautkan alat proyek favorit Anda. Daftar dengan ClickUp hari ini !