Bagaimana Menulis Dokumentasi Teknis: 6 Cara untuk Membuat Tim Terkesan

Bagaimana Menulis Dokumentasi Teknis: 6 Cara untuk Membuat Tim Terkesan

Entah itu memahami proses pengembangan, menguraikan cara menginstal perangkat lunak komputer, atau mencari tahu rencana pembuatan produk baru, dokumentasi teknis membantu orang-orang menyelesaikan pekerjaan.

Namun, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda membuat dokumentasi teknis yang baik?

Untungnya, kami ada di sini untuk menjawabnya. 🤩

Meskipun dokumentasi teknis tidak memiliki reputasi yang glamor atau menarik, bukan berarti Anda tidak bisa bersenang-senang dalam membuatnya.

Malahan, membuat dokumen teknis adalah kesempatan yang sangat baik untuk mengasah kemampuan berpikir kreatif Anda, menjalin hubungan dengan rekan kerja, dan memberikan informasi penting bagi para pembaca, yang akan menambah tujuan dari kegiatan Anda.

Dengan mengingat hal itu, mari kita pelajari lebih dalam tentang dokumentasi teknis, termasuk manfaat dan praktik terbaiknya. Kami juga akan membahas proses pembuatan langkah demi langkah sehingga Anda tahu cara menulis dokumentasi teknis yang bersinar. ✨

(Bonus: Kami juga akan menjelaskan tentang asisten AI yang dapat mempercepat prosesnya!)

Apa Itu Dokumentasi Teknis?

Dokumentasi teknis adalah sumber daya tertulis yang menjabarkan fungsionalitas dan fitur produk atau alat. Jenis tulisan teknis ini dapat berfokus pada arsitektur desain, prosedur operasi standar (SOP), manual instruksional, kasus penggunaan, atau panduan penggunaan. 🛠️

Dokumentasi teknis sangat bervariasi tergantung pada subjek dan audiens yang dituju. Tidak seperti proposal bisnis, rencana bisnis, atau siaran pers, dokumentasi teknis berfokus pada (bisa ditebak) subjek teknis.

Cara menulis dokumentasi teknis: membuat Dokumen baru di ClickUp Docs

Membuat Dokumen baru dari mana saja di Ruang Kerja ClickUp Anda

Beberapa dokumen teknis dimaksudkan untuk penggunaan internal untuk menjelaskan proses pengembangan dan praktik terbaik untuk mengembangkan alat dan menambahkan fitur baru. Penulis teknis lainnya menggunakan jenis dokumentasi ini untuk membantu pengguna menavigasi produk baru dan menemukan cara-cara baru untuk menggunakannya.

Sebagian besar pengembang dan perancang akan membuat lusinan jenis dokumentasi teknis yang berbeda di sepanjang siklus hidup pengembangan perangkat lunak (SDLC). Secara umum, jenis dokumentasi ini ditulis oleh penulis teknis.

Namun, insinyur perangkat lunak, ahli materi pelajaran (subject matter expert/SME), dan anggota tim produk perangkat lunak tingkat pemula sering kali membuat dokumentasi teknis sebagai bagian dari daftar tugas harian mereka. Apakah Anda seorang profesional atau baru memulai, ada banyak manfaat untuk menulis dokumentasi teknis.

Apa Pentingnya Menulis Dokumentasi Teknis?

Dokumentasi teknis adalah alat utama untuk membantu orang memahami produk, layanan, dan proses Anda. Tidak hanya membantu pengguna, dokumentasi teknis juga memungkinkan Anda membangun tim yang lebih baik dan lebih efisien. Berikut adalah beberapa alasan mengapa dokumentasi teknis sangat penting untuk kesuksesan Anda. 💪

Memberdayakan pengambilan keputusan yang lebih baik

Dokumentasi teknis membantu tim memahami cara kerja alat tertentu. Ketika tiba waktunya untuk menambahkan fitur baru, mereka dapat dengan mudah merujuk ke dokumen teknis internal untuk melihat prosedurnya.

Dokumen-dokumen ini menyediakan basis data informasi yang terpusat, memastikan pengembang tidak tersesat mencari melalui email atau obrolan untuk menemukan detail yang mereka butuhkan.

Meningkatkan pengalaman pengguna

Keterampilan menulis teknis yang baik akan menghasilkan dokumen informatif yang menyederhanakan pengalaman pengguna. Banyak pengembang menambahkan informasi teknis atau dokumentasi proyek langsung ke dalam aplikasi atau produk sehingga pengguna tidak perlu berpindah layar untuk mendapatkan bantuan.

ClickUp Docs

Berkolaborasi secara real-time dan simpan data Anda dengan aman di satu lokasi dengan ClickUp Docs

Selain konten teknis tertulis, visual seperti grafik, judul yang jelas, dan infografik menambah konteks. Ini berarti pengguna dengan pengetahuan teknis yang kurang masih bisa mendapatkan hasil maksimal dari produk Anda.

Mengurangi ketegangan pada tim dukungan pelanggan

Dengan dokumentasi teknis yang terorganisir, dipertimbangkan dengan baik, dan dijalankan dengan baik, tim dukungan Anda tidak akan kerepotan dengan pertanyaan yang berlebihan dari pelanggan. Ketika Anda menjelaskan informasi yang rumit dalam panduan praktis dan FAQ, pelanggan diberdayakan untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka dan memecahkan masalah sederhana sendiri.

Lebih sedikit kesalahan dan edukasi yang lebih baik

Ketika Anda mendokumentasikan proses dan fitur teknis, peluang untuk melakukan kesalahan menjadi lebih kecil karena Anda memiliki satu sumber kebenaran. Selain itu, akan lebih mudah untuk melatih pengguna, pemangku kepentingan, dan anggota tim ketika Anda memiliki dokumentasi teknis yang baik.

Ini berarti lebih banyak waktu untuk berinovasi dan menciptakan ide-ide baru. 💡

Menawarkan cara untuk menyimpan ide

Dokumentasi teknis menciptakan peta jalan untuk ide-ide masa depan dan juga mendokumentasikan proyek-proyek sebelumnya di satu tempat yang mudah ditemukan. Anda dapat dengan mudah merujuk ke dokumen sebelumnya untuk melihat apa yang telah dikerjakan dan mendapatkan wawasan untuk iterasi di masa depan.

Papan Tulis ClickUp untuk menambahkan Dokumen dan petunjuk visual untuk kolaborasi tim

Sesuaikan Papan Tulis Anda dengan mudah dengan menambahkan Dokumen, tugas, dan lainnya

Dengan kata lain, dokumen teknis yang tepat membantu Anda membangun peta jalan produk untuk memvisualisasikan penawaran Anda di masa depan sambil memahami posisi saat ini. Ini adalah alat yang sempurna untuk menetapkan prosedur sekaligus mendorong inovasi dan kreativitas.

Meningkatkan komunikasi

Pada dasarnya, membuat dokumentasi teknis adalah upaya kolaboratif. Hal ini berarti meningkatkan komunikasi dan membangun koneksi di seluruh tim. Setiap orang harus bekerja sama untuk membuat karya yang informatif dan berguna-dan perspektif yang berbeda memberikan wawasan yang lebih baik. 🤝

Dengan dokumentasi internal yang kuat, anggota tim dapat bekerja lebih efisien. Mereka dapat merujuk pada dokumentasi yang ada untuk menjawab pertanyaan dan dapat mengakses sumber daya untuk membangun fitur baru.

Meningkatkan keamanan

Dokumentasi teknis internal menjadi dasar bagi keamanan yang lebih baik dan kepatuhan terhadap badan pengatur. Dalam dokumen Anda, soroti prosedur keamanan dan praktik terbaik untuk membuat fitur baru dan berbagi dokumentasi dengan publik.

2 Jenis Utama Dokumentasi Teknis

Ada beberapa jenis dokumentasi teknis yang berbeda penulisan teknis dan dokumentasi, namun sebagian besar terbagi dalam dua kategori yang berbeda: dokumentasi produk atau dokumentasi proses. 📃

Dokumentasi produk

Dokumentasi produk adalah semua tentang produk itu sendiri termasuk fitur utama, fungsionalitas, dan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menggunakannya. Contoh dokumentasi produk yang paling umum adalah panduan pengalaman pengguna (UX) tentang cara menggunakan perangkat lunak atau alat tertentu.

Contoh lain dari dokumentasi produk adalah manual perbaikan yang menjelaskan cara memperbaiki masalah dengan produk itu sendiri. Kategori ini dapat dipecah lebih lanjut untuk fokus pada dokumentasi produk sistem, yang bertujuan untuk memberi tahu tim pengembangan produk dan produsen, dan dokumentasi pengguna untuk membantu pelanggan menavigasi produk.

Jenis dokumentasi produk teknis meliputi:

  • Desain UX termasuk panduan gaya UX dan persona pengguna
  • Lembar persyaratan produk
  • Deskripsi produk
  • Dokumentasi API
  • Dokumentasi kode sumber
  • Pembaruan fitur
  • Panduan pengguna akhir termasuk FAQ, catatan rilis, panduan cara, dan tutorial pelatihan
  • Desain/arsitektur teknis
  • Panduan pengguna seperti panduan cara, manual instruksi, dan manual instalasi

Dokumentasi proses Dokumentasi proses lebih merupakan dokumen teknis di balik layar. Dokumen-dokumen ini bertujuan untuk menjabarkan atau menjelaskan proses dan prosedur yang digunakan untuk membuat produk. Dokumen proses mencakup hal-hal seperti rencana proyek, rencana pengujian, dan panduan pemecahan masalah internal. 🎯

Target audiens untuk dokumen proses adalah pengembang dan perancang produk dan perangkat lunak. Dokumen-dokumen ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan umum, menjabarkan peta jalan untuk membangun alat, dan menawarkan klarifikasi.

Contoh dokumentasi proses meliputi:

  • Jadwal pengujian
  • SOP untuk alur kerja pengembangan
  • Buku putih dan studi kasus
  • Rencana proyek
  • Peta jalan produk

Cara Menulis Dokumentasi Teknis

Siap membuat dokumen teknis yang lebih baik dan membuat draf yang membuat tim Anda lebih efisien? Berikut cara menulis dokumentasi teknis menggunakan perangkat lunak dan alat bantu menulis seperti ClickUp Docs dan asisten penulisan AI ClickUp. ✍️

1. Analisis dan tentukan siapa audiens Anda untuk membuat konten yang ditargetkan

Sebelum mulai menulis, Anda perlu mengetahui untuk siapa Anda menulis. Suara, nada, dan gaya penulisan yang Anda gunakan akan berbeda jika Anda membuat dokumentasi untuk masyarakat umum dibandingkan dengan materi basis pengetahuan internal.

Tanyakan pada diri sendiri siapa audiens Anda dan seperti apa gaya belajar mereka. Pertimbangkan jenis pertanyaan apa yang mungkin mereka miliki dan apa yang mereka butuhkan dari dokumentasi Anda.

Cara menulis dokumentasi teknis: penulis mengedit pada saat yang sama di ClickUp Whiteboard

Seret dan jatuhkan bentuk ke kanvas Anda, hubungkan alur kerja Anda bersama-sama, dan bekerja dengan tim Anda secara bersamaan di ClickUp Whiteboard Papan Tulis ClickUp adalah tempat Anda dapat menuliskan ide dan bertukar pikiran. Gunakan fungsionalitas seret dan lepas dan manfaatkan kolaborasi waktu nyata sehingga Anda dapat mengajak seluruh tim untuk melontarkan ide bersama.

Yang terbaik dari semuanya, buat tugas langsung di papan tulis sehingga Anda dapat dengan mudah melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses dokumentasi teknis. 🌻

2. Topik penelitian yang akan melibatkan pembaca Anda dan memberikan jawaban yang mereka butuhkan

Selanjutnya, kamu perlu melakukan riset topik. Bagaimanapun juga, Anda tidak akan tahu cara membuat dokumentasi teknis jika Anda tidak tahu apa yang ingin Anda sampaikan.

Pikirkan tentang tujuan dokumentasi teknis Anda. Bekerja mundur dari sana dengan mempertimbangkan apa yang ingin Anda sertakan dan dokumen apa yang mungkin sudah Anda miliki yang akan membantu.

Jika kamu mengalami kebuntuan dan membutuhkan bantuan untuk mendapatkan ide, kamu bisa mencoba ClickUp AI satu-satunya asisten bertenaga AI yang disesuaikan dengan peran Anda. Dengan lusinan kasus penggunaan, ini adalah sahabat yang sempurna untuk menghasilkan ide dan menghasilkan topik yang relevan.

Menulis dokumen persyaratan produk menggunakan ClickUp AI

Mengotomatiskan penulisan dokumentasi dengan AI, memantau kemajuan melalui bagan dan sprint, serta menyelesaikan bug pengkodean dengan cepat menggunakan ClickUp

Libatkan seluruh tim dalam aksi dan tetapkan Tugas ClickUp untuk curah pendapat, penelitian topik, dan lainnya. Dengan lebih banyak orang yang menangani proyek yang sama, Anda pasti akan mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan dan membuat dokumentasi yang akan memukau (dan membantu) audiens Anda.

3. Pilih jenis dokumentasi dan kerangka kerja terbaik untuk informasi yang ingin Anda bagikan

Dengan mempertimbangkan pembaca Anda, diskusikan jenis dokumentasi teknis yang efektif yang paling masuk akal. Mungkin Anda sedang menulis manual instalasi yang menguraikan cara mengatur produk Anda. Atau mungkin Anda membuat SOP untuk menambahkan fitur baru atau memanfaatkan API.

Apa pun dokumen teknis yang sedang Anda susun, gunakan Klik Dokumen untuk membuat kerangka kerja. Dokumen yang dapat disesuaikan ini adalah tempat Anda dapat berkolaborasi, menambahkan bagian dan tabel, serta menyematkan tautan dan gambar dengan satu klik mouse. 🖱️

Tim berkolaborasi dan mengedit pada saat yang sama di ClickUp Docs

Deteksi dan pengeditan kolaboratif, menambahkan komentar, dan menyematkan tautan di dalam ClickUp Documents

Terlebih lagi, fitur bawaan Alat bantu penulisan AI memungkinkan Anda membuat dokumen dalam waktu singkat. Menu tarik-turun dengan saran membantu menyelesaikan kalimat Anda, mengubah skema warna, memperbarui tipografi, dan banyak lagi.

Templat ClickUp juga membantu Anda memulai saat membuat berbagai macam dokumen teknis. Sumber daya seperti Templat SOP , templat halaman sampul laporan teknis dan templat laporan bug secara instan membuat kerangka kerja di mana Anda hanya perlu mengisi detail spesifik Anda.

4. Membuat struktur konten yang mudah dipindai dan mengatur informasi

Pertimbangkan bagaimana pengguna Anda akan memahami produk atau layanan Anda dengan baik dan biarkan hal itu memandu desain dokumentasi teknis Anda.

Misalnya, apakah pembaca Anda adalah pembelajar visual? Apakah grafik, bagan, dan alat bantu visual lainnya akan meningkatkan pengalaman pengguna? Integrasi ClickUp dengan alat bantu seperti Github memudahkan Anda menambahkan elemen visual untuk mendukung konten tertulis Anda langsung dari ruang kerja perangkat lunak Anda.

Jadikan dokumen Anda mudah dipindai sehingga pembaca dapat menemukan informasi yang tepat yang mereka cari. Daftar isi sangat membantu dalam memberikan kejelasan, terutama untuk instruksi manual yang panjang. 👀

Menulis blog menggunakan ClickUp AI

Fitur reprompting ClickUp AI memungkinkan Anda menulis ulang konten dalam jumlah besar agar sesuai dengan nada suara Anda yang spesifik Perangkat lunak asisten penulisan dan alat bantu menghilangkan proses menebak-nebak dalam membangun struktur dokumen Anda dari awal. Dapatkan dukungan ejaan dan tata bahasa, tulis ulang potongan teks yang besar, dan manfaatkan judul dan ringkasan yang dibuat secara otomatis berdasarkan petunjuk.

5. Dapatkan umpan balik dari rekan satu tim dan grup pengujian

Dokumentasi teknis yang baik dimulai dengan draf pertama, namun tidak berhenti sampai di situ. Hal ini melibatkan beberapa iterasi dan banyak penyempurnaan.

Jadwalkan percakapan dengan anggota tim yang ditunjuk untuk mengevaluasi kemajuan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Mereka mungkin menunjukkan ide atau fitur yang mungkin terlewatkan oleh Anda.

Bundel tampilan Formulir ClickUp 3.0 dengan Bidang Khusus

Seret dan letakkan bidang khusus ke dalam tampilan Formulir untuk membuat survei komprehensif atau mengumpulkan umpan balik di ClickUp 3.0

Minta mereka untuk membuat catatan tambahkan saran, dan ajukan pertanyaan secara langsung dalam dokumen. Lakukan perubahan dan teruslah menyempurnakan konten hingga sempurna. 🏅

Dalam hal pengeditan, penting untuk mendapatkan ulasan tentang keterampilan menulis Anda serta aspek teknis dokumen. Peninjau harus memperhatikan kegunaan, keterbacaan, dan kemudahan untuk dipahami.

6. Publikasikan konten dan otomatiskan item tindakan untuk menyegarkannya sesuai kebutuhan

Setelah melewati tinjauan mendalam, konten Anda siap untuk dipublikasikan. Manfaat menggunakan ClickUp Docs adalah mudahnya berbagi berkat izin yang dapat disesuaikan.

Buat izin melihat terbatas untuk internal dokumentasi perangkat lunak atau membukanya untuk akses publik jika Anda membuat materi untuk pengguna akhir.

Cara menulis dokumentasi teknis: Tampilan Tabel, Daftar, Gantt, dan Papan dari ClickUp

Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda

Jadwalkan tugas peninjauan sebagai bagian dari alur kerja Anda untuk menyegarkan konten sesuai kebutuhan. Gunakan tampilan kronologi dan Kalender untuk melihat kapan konten diterbitkan dan menjadwalkan tinjauan untuk memastikan relevansi dan informasi terbaru.

Dengan ClickUp, Anda dapat secara otomatis memicu notifikasi setiap kali ada fitur baru yang ditambahkan. Buat tugas baru secara instan untuk memperbarui dokumentasi teknis Anda dan tetapkan ke anggota tim yang tepat.

Saatnya Membuat Dokumentasi Teknis yang Hebat

Dokumentasi teknis yang efektif adalah bentuk komunikasi yang membantu pembaca lebih memahami produk Anda dan memudahkan tim pengembangan perangkat lunak untuk berinovasi dan mendesain.

Jika Anda siap untuk meningkatkan keterampilan menulis teknis Anda dan membuat dokumentasi teknis yang akan disukai pembaca Anda, daftar ke ClickUp hari ini. 🏆

Mulai dari menyusun konten yang sebenarnya hingga memicu tugas dan berkolaborasi dengan rekan kerja, ini adalah alat yang lengkap yang akan membuat tugas penulisan teknis (dan yang lainnya) terasa mudah.