Ideje szembenézni a ténnyel. Minden hónap, amivel elhalasztod az AI bevezetését, csak tovább növeli a különbséget a csapatod teljesítménye és a valójában elérhető lehetőségek között.
A csapatod értékes kreatív energiáját mechanikus feladatokra fordítja, ahelyett, hogy a stratégiával foglalkozna.
A legtöbb csapat úgy véli, hogy technikai háttér nélkül az AI használata azt jelenti, hogy be kell érni a gyengébb eredményekkel.
Azok a kisvállalkozások, amelyeknek mesterséges intelligenciára van szükségük , ezt érezik a leginkább, és nem jutnak hozzá a fejlett technológiákhoz, mivel a vitát a műszaki szempontok dominálják.
De az igazi akadály nem a szakértelem hiánya, hanem az, hogy a munka túl sok, egymástól független eszköz között szétszóródik – ez olyan gyakori probléma, hogy a munkavállalók 45%-a azt nyilatkozta a McKinsey-nek, hogy a munkafolyamatok zökkenőmentes integrációja növelné az AI napi használatát.
Ez az útmutató lépésről lépésre bemutatja, hogyan használhatod a mesterséges intelligenciát technikai csapat nélkül. Megtanulhatod a kódírás nélküli automatizálás alapjait, elkészítheted az első munkafolyamatodat, mérheted a valós eredményeket, és elkerülheted azokat a gyakori hibákat, amelyek még a legelkötelezettebb csapatokat is megakadályozzák a sikerben. 🙌
Miért nem engedhetik meg maguknak a nem technikai csapatok, hogy az AI-ra várjanak?
Ha Ön egy kisvállalkozás operatív vezetője vagy menedzsere, akkor valószínűleg tudja, milyen érzés látni, ahogy a versenytársak gyorsabban haladnak előre, miközben a saját csapatai a manuális munkafolyamatokban ragadnak.
De nem csak rólad van szó. Az OECD felmérése szerint jelenleg a kis- és középvállalkozások mindössze 20–30 %-a használ generatív mesterséges intelligenciát.
Bár az okok az integrációs kihívásoktól a biztonsági fenyegetésekig terjednek, úgy tűnik, mindenki szembesül a mesterséges intelligencia okozta szűk keresztmetszetekkel. A kisvállalkozások azonban mégsem engedhetik meg maguknak, hogy ezzel várjanak.
Az ok a következő:
❗️Nem csupán egy trendről van szó, hanem a versenyképességedet kockáztatod: Az adatstratégiáért felelős döntéshozók megdöbbentő 72%-a arra figyelmeztet , hogy a mesterséges intelligencia bevezetése nélkül a vállalkozások egyenesen csődbe mennek, 54%-uk pedig komolyan attól tart, hogy a bevezetés elhalasztása a versenyelőnyük elvesztését jelenti
❗️Minden egyes nap hatalmas „termelékenységi veszteséget” szenved el: Az AI-t használó üzleti szakemberek óránként 59%-kal több dokumentumot tudnak megírni, és összességében bebizonyosodott, hogy az AI akár 66%-kal is növeli az alkalmazottak általános termelékenységét
❗️A befektetés megtérülése már bizonyított (és a versenytársaid máris profitálnak belőle): a szervezetek 74%-a pozitív megtérülésről számol be a kiforrott mesterséges intelligencia-bevezetései kapcsán, és kifejezetten a kisvállalkozások esetében 87% állítja, hogy a mesterséges intelligencia segít nekik a működésük bővítésében, míg 86% javuló árrést tapasztalt
❗️A csapatod szívesen használja: Ellentétben azzal a félelemmel, hogy a mesterséges intelligencia széles körű munkahelyi bizonytalanságot okoz, az alkalmazottak 71%-a arról számol be, hogy a mesterséges intelligencia bevezetése valójában növelte a munkával való elégedettségüket és elősegítette karrierjük fejlődését
Rendben, most már tudod, hogy ezt kell tenned. Akkor nézzük meg, hogyan is kell ezt csinálni.
📖 További információk: Mesterséges intelligencia – statisztikák: Ismerje meg a mesterséges intelligencia hatásait és a jövőbeli előrejelzéseket
Mit jelent valójában a mesterséges intelligencia a műszaki háttérrel nem rendelkező csapatok számára
A mesterséges intelligenciáról szóló beszélgetések tele vannak olyan szakzsargonnal, amely elriasztja a hétköznapi üzleti felhasználókat.
A nem technikai csapatok gyakran elakadnak a túlzott elemzésben, amikor a megfelelő szoftvert kell kiválasztaniuk. Végül egymástól független eszközöket vásárolnak (vagyis „eszközszétszóródás” alakul ki), amelyek megzavarják a csapatot és széttöredezetté teszik a napi munkát (más néven „munka szétszóródás” ).
A megfelelő eszköznek képesnek kell lennie arra, hogy kiszűrje a felesleges információkat, és a háttérben kezelje a komplex feladatokat. Vessünk egy pillantást azokra az eszközökre, amelyek széles körben elérhetők azoknak a csapatoknak, amelyek technikai szakértői csapat nélkül szeretnék bevezetni a mesterséges intelligenciát:
Nagy nyelvi modellek és csevegőrobotok
A nagy nyelvi modellek olyan rendszerek, amelyeket hatalmas mennyiségű szöveg alapján tanítottak be, és amelyek természetes nyelven olvasnak, írnak, összefoglalnak és kérdésekre válaszolnak.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a csapatod technikai ismeretek nélkül is feltehet kérdéseket, tartalmakat készíthet vagy információkat foglalhat össze. Az üzleti célokra használt általános chatbotok azonban nem felelnek meg a követelményeknek, mivel nem értik a munkád kontextusát. Elszigetelten működnek, és nincs hozzáférésük a projekteidhez, feladataidhoz vagy a belső tudásbázishoz.
Éppen ezért a csapatok gyakran kénytelenek a szöveget másolni és beilleszteni különálló eszközökbe, ami csak tovább nehezíti a munkát, ahelyett, hogy megkönnyítené.
Az igazi érték akkor jön létre, amikor a mesterséges intelligencia hozzáférhet a tényleges munkádhoz, így konkrét feladatokkal kapcsolatos kérdésekre tud válaszolni, a valós fejleményeket összefoglalja, és a csapatod kontextusára alapozva állít elő eredményeket, nem pedig általános bemeneti adatokra támaszkodva.
Íme egy példa arra, milyen jól teljesít a mesterséges intelligencia a kontextus figyelembevételével, a ClickUp AI segítségével. ⬇️
Kódírás nélküli munkafolyamatok és automatizálások
A kódírás nélküli automatizálás az, ami az AI-t az érdekesből hasznossá teszi.
Lényegében egy egyszerű logikai rendszerről van szó: ha valami történik, az eszköz végrehajt egy műveletet. Ezek a munkafolyamatok három összetevőből épülnek fel: kiváltó események, feltételek és műveletek.
Például amikor egy feladat állapota megváltozik, a rendszer automatikusan kijelölheti a következő felelős személyt, frissítheti a kapcsolódó adatokat, vagy értesítheti az illetékes személyt. Ezek a kis automatizálások feleslegessé teszik a folyamatos kézi koordinációt.
A munkafolyamatok automatizálása nélkül a csapatok jelentős időt töltenek olyan ismétlődő feladatokkal, mint a nyomon követés, a frissítések és az átadások. Az automatizálásnak köszönhetően ezek a folyamatok következetessé és megbízhatóvá válnak.
A lényeg az, hogy a csapatod továbbra is a döntéshozatalt és a kreatív munkát végzi, míg a rendszer a folyamatokat lassító, ismétlődő feladatok elvégzését veszi át.
Olyan mesterséges intelligencia-ügynökök, amelyek gondolkodnak és a nevedben cselekszenek
Az AI-ügynökök az automatizáláson túlmutató következő lépés.
Az ügynök nem csupán előre meghatározott szabályokat követ, hanem figyelemmel kíséri a munkafolyamatokban zajló eseményeket, megérti a kontextust, és az Ön által meghatározott keretek között cselekszik.
Ne annyira eszközként, hanem inkább beépített asszisztensként tekints rá. Az ügynök felismeri, ha valami elakad, észreveszi, ha hiányoznak információk, vagy felismeri a feladatok és beszélgetések közötti összefüggéseket. Ezután beavatkozhat úgy, hogy feladatokat oszt ki, felhívja a figyelmet a kockázatokra, vagy javaslatot tesz a következő lépésre.
A különbség apró, de fontos:
- Az automatizálás meghatározott kiváltó eseményekre reagál
- Az ügynökök folyamatosan figyelnek
Ez azt jelenti, hogy kevesebb a kézi ellenőrzés, és kevesebb dolog marad figyelmen kívül, különösen ahogy a csapatod és a munkaterhelés növekszik.
📮 ClickUp-elemzés: Az emberek 21%-a szerint a munkanapjuk több mint 80%-át ismétlődő feladatokkal töltik. További 20% pedig azt állítja, hogy az ismétlődő feladatok a napjuk legalább 40%-át veszik igénybe.
Ez a munkahét közel fele (41%), amelyet olyan feladatokra fordítunk, amelyek nem igényelnek különösebb stratégiai gondolkodást vagy kreativitást (például nyomonkövető e-mailek 👀).
A kis- és középvállalkozások számára a mesterséges intelligencia célja, hogy megszüntesse azokat a felesleges feladatokat, amelyek lassítják a munkát.
A path8 Productions videóprodukciós cég a terjeszkedés során elérte a kritikus pontot. A munkák a Smartsheet, a Slack, a Toggl és a Dropbox Paper között oszlottak meg. A producerek ahelyett, hogy a projekteket előre vitték volna, azzal voltak elfoglalva, hogy a frissítéseket egyik rendszerből a másikba másolják.
Ahelyett, hogy ezt a zűrzavart még mesterséges intelligenciával is megterhelték volna, teljesen újjáépítették a rendszerüket.
Mindezt a ClickUp Small Business Suite -be integrálták, létrehozva egy összekapcsolt munkakörnyezetet, ahol a mesterséges intelligencia, az automatizálás és a munkafolyamatok valóban kiegészíthetik egymást.
⚡ A hatása
Hallgassa meg Pat Henderson, az alapító szavait! 👇🏼
📮 ClickUp-elemzés: Az emberek 21%-a szerint a munkanapjuk több mint 80%-át ismétlődő feladatokkal töltik. További 20% pedig azt állítja, hogy az ismétlődő feladatok a napjuk legalább 40%-át veszik igénybe.
Ez a munkahét közel fele (41%), amelyet olyan feladatokra fordítunk, amelyek nem igényelnek különösebb stratégiai gondolkodást vagy kreativitást (például nyomonkövető e-mailek 👀).
A kis- és középvállalkozások számára a mesterséges intelligencia célja, hogy megszüntesse azokat a felesleges feladatokat, amelyek lassítják a munkát.
A path8 Productions videóprodukciós cég a terjeszkedés során elérte a kritikus pontot. A munkák a Smartsheet, a Slack, a Toggl és a Dropbox Paper között oszlottak meg. A producerek ahelyett, hogy a projekteket előre vitték volna, azzal voltak elfoglalva, hogy a frissítéseket egyik rendszerből a másikba másolják.
Ahelyett, hogy ezt a zűrzavart még mesterséges intelligenciával is megterhelték volna, teljesen újjáépítették a rendszerüket.
Mindezt a ClickUp Small Business Suite -be integrálták, létrehozva egy összekapcsolt munkakörnyezetet, ahol a mesterséges intelligencia, az automatizálás és a munkafolyamatok valóban kiegészíthetik egymást.
⚡ A hatása
- Valós idejű áttekinthetőség a tervezés, az üzenetküldés és az időnyilvántartás terén
- 6 eszköz helyett egyetlen egységes munkaterület
- A csapatértekezletek előkészítésére fordított idő 60%-kal csökkent (30–60 percről ~10 percre)
- Kevesebb mint 8 hét alatt teljes mértékben bevezetve a ClickUp támogatásával
Hallgassa meg Pat Henderson, az alapító szavait! 👇🏼
Hogyan mérhető fel a csapatod mesterséges intelligencia iránti felkészültsége?
Melyik az a végzetes hiba, amelyet a csapatok elkövetnek az AI bevezetésekor? Az, hogy megpróbálják az új technológiát rendezetlen, pontatlanul meghatározott folyamatokra ráépíteni.
Mivel a mesterséges intelligencia nem oldja meg a zavaros folyamatokat. Csak feltárja őket.
Ha a munkád e-mail-szálak, táblázatok és egymástól független alkalmazások között szétszóródott, akkor a csapatod máris kontextus-szétszóródással küzd. Az emberek órákat töltenek azzal, hogy információkat keresnek, egymástól független alkalmazások között váltogatnak, és ugyanazokat a frissítéseket több helyen is megismétlik.
Ilyen környezetben a mesterséges intelligenciának nincs megbízható alapja, amire támaszkodhatna. :
- Nem tudja automatizálni azt, ami nincs egyértelműen meghatározva
- A széttagolt adatokból nem tud következtetéseket levonni
- És nem tudja elősegíteni a végrehajtást, ha a munkafolyamatok nincsenek összekapcsolva
Ahhoz, hogy a mesterséges intelligencia hatékonyan működhessen, a munkádat rendszerezni és központosítani kell. Ez határozza meg, hogy a mesterséges intelligencia segítséget nyújt-e, vagy csak még több zavart okoz.
Ehhez mérje fel, mennyire áll készen a következő három szempont alapján:
- A folyamat átláthatósága: A megismételhető munkafolyamatokat lépésről lépésre leírhatja, így a rendszer pontosan tudja, mit kell tennie
- Adatok elérhetősége: Az Ön adatai egy egységes munkaterületen találhatók, nem pedig különálló megoldások között szétszórva
- A csapat nyitottsága: A csapatod az új technológiát hasznos eszköznek tekinti, nem pedig a munkahelyeikre jelentett fenyegetésnek
Íme egy igényfelmérési sablon, amely segítségedre lehet:
👉🏽 Újabb tippekkel szolgálunk! A Kisvállalkozások számára készült AI-útmutatónk részletesen bemutatja, hogyan használhatja az AI-t a munkafolyamatok egyszerűsítésére.
Valódi feladatok, amelyeket a nem műszaki csapatok is automatizálhatnak mesterséges intelligenciával
Frusztráló érzés az üres képernyőt bámulni, miközben próbáljuk kitalálni, hogy pontosan mit is kellene nyújtania ez a technológia a mi konkrét munkakörünkben.
Az igazság az, hogy a kisvállalkozásoknak nincs gondjuk a mesterséges intelligencia elérhetőségével. De annak beépítése a valós munkafolyamatokba? Na, az már gondot jelent.
Így az eszköz ott áll, kihasználatlanul, miközben a csapatod továbbra is ugyanazt a kézi munkát végzi:
- Rendszeres frissítések és jelentések összeállítása
- E-mailek megírása a semmiből
- Hosszú kommentfolyamok átolvasása a döntések megtalálása érdekében
A változás akkor következik be, amikor a mesterséges intelligenciát a mindennapjaid konkrét szűk keresztmetszeteire alkalmazzák.
Hol kezdjük: azonnal megvalósítható gyakorlati példák
Nem kell bonyolult rendszer ahhoz, hogy meglássa az előnyöket. Kezdje azzal, hogy automatizálja azokat a manuális folyamatokat, amelyeket a csapata rendszeresen elvégz:
- Első vázlatok írása: Készítsen megbeszélés-összefoglalókat, projektleírásokat és e-mail-válaszokat anélkül, hogy üres lappal kellene kezdenie
- A beérkező kérelmek előszűrése: A beérkező beadványok vagy üzenetek áttekintése, majd azok tartalom vagy prioritás alapján a megfelelő személyhez történő továbbítása
- Hosszú beszélgetések összefoglalása: A hosszú beszélgetésekből kiemelheted a döntéseket, a teendőket és az akadályokat anélkül, hogy minden üzenetet elolvasnál
- A projektállapotok frissítése: Áttekintés a feladatokra vonatkozó tevékenységekről, kiemelve a figyelmet igénylő, a kockázatnak kitett és a már befejezett elemeket
👋🏾 Szeretne egy bemutatót? Zeb Evans, a ClickUp alapítója és vezérigazgatója szerint ez az az egyetlen olyan mesterséges intelligencia-alkalmazás, amelyet feltétlenül ki kell próbálnia. Ismerje meg az Ambient Agents által működtetett élő intelligenciát!
📖 További információk: A 10 legjobb kódírás nélküli alkalmazás és alkalmazáskészítő
Hogyan válasszuk ki a megfelelő mesterséges intelligencia eszközöket technikai háttérismeretek nélkül
Komplex szoftverplatformok értékelése szinte lehetetlennek tűnik egy informatikai osztály segítsége nélkül.
Ha egy ötödik pontszerű megoldást ad hozzá a technológiai infrastruktúrájához, azzal véletlenül „AI-terjedést” idéz elő – vagyis az AI-eszközök nem tervezett elterjedését, amelynek során a szervezet AI-használatára nincs felügyelet, stratégia vagy ellenőrzés.
A végeredmény? A csapatodnak újabb bejelentkezéssel, újabb adatsilóval és újabb rendszer karbantartásával kell megbirkóznia.
A versenyelőny ebben az esetben egy olyan mesterséges intelligencia, amely segít egységesíteni a technológiai infrastruktúrát, és feleslegessé teszi a technikai beállításokat. A szoftverek értékelésekor tegye fel a következő kérdéseket:
| Mit kell értékelni | Feltett kérdések | Hogyan néz ki a jó eredmény |
|---|---|---|
| Natív integráció | Külön alkalmazásra vagy bejelentkezésre van szükségünk?Adatokat kell bele másolnunk ahhoz, hogy hasznos legyen?Elérhető-e ott, ahol a munka már folyik?A csapat természetesen használni fogja-e naponta? | A mesterséges intelligencia közvetlenül beépül a munkafolyamatába (feladatok, dokumentumok, csevegés) – külön eszközök és bonyodalmak nélkül |
| Környezettudatosság | Megérti a projektjeinket, feladatainkat és beszélgetéseinket? Képes kérdésekre válaszolni anélkül, hogy mi beillesztenénk a kontextust? Valódi munkát tükröz, vagy csak általános eredményeket? Pontosan felismeri az akadályokat és az előrehaladást? | A mesterséges intelligencia a valós munkakörnyezeti adatokat felhasználva pontos, releváns válaszokat ad, manuális beavatkozás nélkül |
| Kódírás nélküli használhatóság | Egy nem technikai háttérrel rendelkező felhasználó is gyorsan be tudja állítani? A munkafolyamatokhoz programozás vagy szkriptírás szükséges? Magunk is elvégezhetjük a javításokat vagy beállításokat? Folyamatos technikai támogatásra lesz szükség? | A csapat bármely tagja beállíthatja és kezelheti a munkafolyamatokat fejlesztői segítség nélkül |
| A munkafolyamatra gyakorolt tényleges hatás | Milyen feladatot vállal le ez valójában? Csökkenti a lépések számát, vagy csak egy részét gyorsítja fel? A kimeneti adatok jelentős szerkesztés nélkül is felhasználhatók? Automatikusan elindítja a következő lépéseket? | Az eszköz megszünteti az ismétlődő feladatokat és csökkenti a csapaton belüli manuális koordinációs igényt |
| Kötegkonszolidáció | Ez helyettesítheti azokat az eszközöket, amelyekért már fizetünk? Csökkenti az alkalmazások közötti váltogatást? Egyszerűsíti a munkamenetünket? Megszüntethetjük az integrációkat vagy az előfizetéseket? | Kevesebb eszköz, kevesebb integráció, valamint egy egyszerűbb, jobban összekapcsolt rendszer |
Az első mesterséges intelligencia-munkafolyamatok lépésről lépésre történő beállítása
Egy automatizált folyamat nulláról történő felépítése ijesztőnek tűnhet a kezdők számára.
Halogatja a megvalósítást, és visszatér a kényelmes, manuális szokásokhoz. Az elképzelt tanulási görbe megakadályozza abban, hogy a jövőben órákat spóroljon meg a munkában.
A ClickUp, mint konvergens AI-munkaterület, egyetlen platformon egyesíti a projekteket, dokumentumokat, csevegést, irányítópultokat és munkafolyamatokat.
Ez azt jelenti, hogy a mesterséges intelligencia nem marad ki a folyamatból. A ClickUp Brain közvetlenül beépül a munkafolyamatokba, és hozzáfér ugyanazokhoz az adatokhoz, amelyeket a csapatod is használ a feladatok elvégzéséhez. Látja a feladatokat, értelmezi a beszélgetéseket, hivatkozik a dokumentumokra, és a végrehajtási folyamat részeként működik.
Valójában ez az, ami elősegíti a bevezetést. Amikor a mesterséges intelligencia beépül a rendszerbe, nincs szükség külön lépésre a „használatához”.
Nincs szó egyszerű másolásról és beillesztésről. Ez a munkafolyamat szerves részévé válik, legyen szó frissítések készítéséről, a tevékenységek összefoglalásáról vagy a feladatok előrehaladásának elősegítéséről.
Íme három praktikus munkafolyamat a ClickUpból, amelyeket gyorsan beállíthatsz, és amelyek mindegyike ötvözi az automatizálást, a mesterséges intelligenciát és az ügyintézők által végrehajtott feladatokat.
1. A feladatállapotok automatizálása a kézi nyomon követés kiküszöbölése érdekében
Az egyik leggyakoribb akadályt a feladatok állapotának kézi frissítése és az előrehaladás nyomon követése jelenti. Ezt egy egyszerű automatizálással a ClickUpban könnyedén kiküszöbölheted.
Beállítási útmutató:
- Lépj a Listádra vagy a Térre, és nyisd meg az Automatizálások menüpontot
- Kattintson az „Automatizálás létrehozása” gombra
- Válasszon ki egy kiváltó eseményt, például: Amikor az állapot „Felülvizsgálat alatt”-ra változik
- Amikor az állapot „Ellenőrzés alatt”ra változik
- Adjon hozzá egy műveletet, például: A következő felelős kijelölése (pl. ellenőr vagy vezető) Az állapot átállítása a következő szakaszra Értesítés vagy megjegyzés küldése
- Jelölje ki a következő felelőst (pl. lektor vagy vezető)
- Állítsa az állapotot a következő szakaszra
- Értesítés vagy megjegyzés küldése
- Amikor az állapot „Ellenőrzés alatt”ra változik
- Jelölje ki a következő felelőst (pl. lektor vagy vezető)
- Állítsa az állapotot a következő szakaszra
- Értesítés vagy megjegyzés küldése
Példa a munkafolyamatra: Amikor egy feladatot „Befejezett” állapotba állítanak → automatikusan hozzárendelik a minőségbiztosításhoz → értesítik az ellenőrt
Ha AI-mezőket adsz hozzá a ClickUp-hoz, az AI ezt a részt önállóan elvégzi. Nézd meg, hogyan működik! 👇🏼
2. Használjon mesterséges intelligenciát a projektfrissítések automatikus összefoglalásához
A heti frissítések és állapotjelentések időigényesek, mivel több forrásból kell összegyűjteni az információkat. Ebben segít a ClickUp Brain.
Beállítási útmutató:
- Nyissa meg azt a listát, mappát vagy teret, ahol a projekt található
- Említsd meg a Brain-t a @ jel használatával
- Kérje meg a rendszert, hogy: Összefoglalja a legutóbbi tevékenységeket, jelölje ki a befejezett feladatokat, és azonosítsa az akadályokat vagy kockázatokat
- A legutóbbi tevékenységek összefoglalása
- A befejezett munkák kiemelése
- A gátló tényezők vagy kockázatok azonosítása
- A legutóbbi tevékenységek összefoglalása
- A befejezett munkák kiemelése
- A gátló tényezők vagy kockázatok azonosítása
Ezt a ClickUp Doc, a ClickUp Chat vagy a ClickUp Task alkalmazáson belül is futtathatod strukturált frissítések létrehozásához.
Példa a feladatra: „Összegezze a héten történt összes feladatfrissítést, beleértve a befejezett feladatokat, az akadályokat és a következő lépéseket.” Ahelyett, hogy a jelentéseket a semmiből készítené el, áttekinti és finomítja az AI által generált összefoglalókat. Idővel ez lesz az állapotjelentésekre vonatkozó alapértelmezett munkafolyamata.
3. Használja a Super Agents szolgáltatást a munkák nyomon követéséhez és a műveletek elindításához
Az automatizálások szabályokat követnek. A ClickUp szuperügynökei pedig mindent elintéznek , ami nem így működik.
Ezek olyan, kódírás nélkül használható ügynökök, amelyeket a munkaterületén belül konfigurálhat, és amelyek az Ön által meghatározott feltételek alapján figyelik a tevékenységeket. A beállítás után önállóan működnek: folyamatosan figyelik a feladatokat, dokumentumokat és beszélgetéseket, és ha a feltételek teljesülnek, intézkednek – például jelzik az elakadt munkákat, felhívják a figyelmet a hiányzó részletekre, vagy elindítják a következő lépést.
Beállítási útmutató:
- Nyissa meg a Super Agent Builder alkalmazást, és hozzon létre egy új ügynököt
- Határozza meg az ügynök célját és utasításait közérthető nyelven (mire kell figyelnie és hogyan kell viselkednie)
- Állítsa be a hatókört úgy, hogy kiválasztja azokat a területeket, mappákat vagy listákat, amelyeket figyelnie kell
- Adja meg a megfelelő kontextust és forrásokat, például azokat a feladatokat, dokumentumokat és beszélgetéseket, amelyekre az ügyintézőnek hivatkoznia kell
- Határozza meg azokat a feltételeket vagy mintákat, amelyekre figyelnie kell, például a leállt feladatokat, a hiányzó információkat vagy az elakadt munkákat
- Állítsa be azokat a műveleteket, amelyeket a rendszernek végre kell hajtania, ha ezek a feltételek teljesülnek, például: hozzászólás írása vagy a probléma jelölése, az illetékes személy értesítése vagy felszólítása, illetve nyomonkövetési feladatok vagy következő lépések létrehozása
- Tesztelje az ügynököt egy kisebb munkafolyamaton, és finomítsa az utasításait, mielőtt széles körben bevezetné
Példa: A feladatot 3 napja nem frissítették → az ügyintéző jelzi → értesíti a felelős személyt → szükség esetén nyomonkövetési feladatot hoz létre
Nézze meg ezt a videót, és tudjon meg többet arról, hogyan hozhat létre és használhat egy Super Agentet:
Rövid megjegyzés az első mesterséges intelligencia-munkafolyamatodról
Nem kell mindent egyszerre automatizálnia. Kezdjen egy olyan ismétlődő munkafolyamattal, amely során rendszeresen időveszteség keletkezik, például az állapotfrissítések, a feladatátadások vagy a jóváhagyások esetében.
Ábrázold, hogyan működik jelenleg. Ezután építsd be a rendszerbe:
- Használd az automatizálásokat az előre látható lépések kezelésére, például a feladatok tulajdonosának kijelölésére vagy a feladatok továbbítására
- Használja az AI-t összefoglalók, frissítések vagy első vázlatok készítéséhez a tényleges tevékenységek alapján
- Használja a Super Agents szolgáltatást a munkafolyamat nyomon követéséhez, és avatkozzon be, ha valami elakad vagy hiányzik
Készítsd el egyszer, teszteld egy kis feladatsorozaton, majd finomítsd a csapatod tényleges használati szokásai alapján. Ezután ismételje meg ugyanezt a folyamatot a következő munkafolyamatnál.
A nem műszaki csapatok által elkövetett gyakori hibák a mesterséges intelligencia területén
A kisvállalkozások gyakran világos irányítási stratégia nélkül rohannak bele az új technológiákba.
Kockázatot jelent, hogy érzékeny vállalati adatokat tesznek közzé külső, harmadik felek által készített modellekben. A csapatok a generált tartalmakat ellenőrzés nélkül automatikusan közzéteszik, ami kínos hibákhoz és az ügyfelek bizalmának csökkenéséhez vezet.
Kerülje el ezeket a gyakori megvalósítási buktatókat:
- Minden egyszerre átalakítása: Ha minden folyamatot egyszerre próbálunk automatizálni, az kiégéshez vezet
- Technikai eszközök kiválasztása: Olyan szoftverekre támaszkodni, amelyek titokban API-kulcsokat vagy fejlesztői támogatást igényelnek
- Az adatminőség figyelmen kívül hagyása: Szétszórt, egymástól független információkból kiváló eredményeket várni
- Az emberi ellenőrzés kihagyása: A generált vázlatok közzététele a hangnem vagy a pontosság ellenőrzése nélkül
- A beállítások véglegesnek tekintése: Ha nem igazítjuk a felhívásokat és a munkafolyamatokat az üzleti környezet változásaihoz
A ClickUp előnye: Az AI-központú szemlélet azt is jelenti, hogy mindenben a biztonságot helyezzük előtérbe. A ClickUp olyan megbízható szabványok alapján készült, mint a SOC 2, az ISO 27001, a GDPR-megfelelés és a HIPAA-kompatibilitás, és szigorú ellenőrzések biztosítják az adatok tárolását, elérhetőségét és védelmét. Ez kiterjed az AI-ra is. Ez azt jelenti, hogy:
- A ClickUp AI NEM a munkaterületed adatai alapján tanul
- Az AI-partnerek szerződéses kötelezettséget vállalnak arra, hogy ne tárolják az Ön adatait
- A modellekkel megosztott adatok mennyisége korlátozott, és a feldolgozás után törlésre kerülnek
- A mesterséges intelligencia kontextusfüggő tanulás alapján működik, nem pedig az Ön adataival történő betanítás révén
A munkaterületén tárolt adatok biztonságban maradnak, a mesterséges intelligencia funkciók ellenőrzött környezetben működnek, és az Ön adatait engedély nélkül nem használják fel külső modellek betanításához.
Hogyan mérhető az AI sikere technikai szakértelem nélkül?
Új szoftverek esetében a befektetés megtérülésének igazolása bonyolult elemzések nélkül szinte lehetetlennek tűnik.
Elhagyják a hasznos eszközöket, mert azok tényleges üzleti hatása a vezetőség számára láthatatlan marad. Konkrét adatok nélkül nem tudják igazolni a költségeket.
Kövesse nyomon az alábbi mérhető mutatókat:
- Megtakarított idő: Kövesse nyomon, hogy egy adott feladat végrehajtása előtt és után mennyi időt vett igénybe
- Kimeneti mennyiség: Számolja meg a jelentések vagy válaszok számának növekedését ugyanazon időtartam alatt
- Hibák csökkentése: Figyelemmel kísérjük a sikertelen átadások és az elmulasztott nyomon követések számának csökkenését
- A csapat általi elfogadottság: Figyeljük meg, hogy a csapat valóban használja-e a funkciókat a mindennapi munkában
- A munkafolyamat kiterjesztése: Figyeljük meg, mikor kezdik el a csapattagok alkalmazni a mintát új problémákra
Hogyan segít a ClickUp?
A fenti mutatók nyomon követése során a ClickUp kódírás nélküli irányítópultjainak segítségével azonnal láthatóvá teheti csapata teljesítményét.
Több mint 50 egyedi kártyával és mesterséges intelligencia által készített összefoglalókkal segít világosan bemutatni, hogy pontosan hány órát takarít meg a csapatodnak az új technológia. A vezetőség így kétségtelen bizonyítékot kap a termelékenység és a hatékonyság növekedéséről. 🤩
Ha konkrétan az AI használatát szeretné megérteni, az ügynökalapú elemzés pontosan megmutatja, hány ügynök aktív, melyek teljesítenek a legjobban, és hány mérföldkövet sikerült elérni.
📖 További információk: Mesterséges intelligencia kontra automatizálás: Mi a különbség, és mikor érdemes melyiket használni?
Készítse el még ma az automatizált munkakörnyezetét!
A legtöbb kisvállalkozásnak nem a szerszámok jelentik a problémát. Hanem a rendszerek.
A munka különböző alkalmazások között oszlik meg, a folyamatok az emberek fejében zajlanak, és a koordináció olyan rejtett terhet jelent, amely mindent lelassít.
A ClickUp Small Business Suite-et úgy fejlesztették ki, hogy ezt a problémát más módon oldja meg.
A feladatok, dokumentumok, csevegés, irányítópultok és mesterséges intelligencia egyetlen rendszerbe történő összevonásával csapatodnak egy központi felületet biztosít a tervezéshez, a végrehajtáshoz és a közös munkához. Az automatizált folyamatok elvégzik a rutinfeladatokat. A mesterséges intelligencia segít a megértésben és az ötletek kidolgozásában. A Super Agents pedig gondoskodik arról, hogy minden zökkenőmentesen működjön.
Ott történik a változás.
Nincs szükséged újabb szoftverre. Neked egy működő rendszerre van szükséged. 🚀
Gyakran feltett kérdések a technikai csapat nélküli mesterséges intelligencia használatáról
Az egyszerű automatizálás a felhasználó által beállított, rögzített szabályokat követi, amelyek alapján meghatározott műveleteket hajt végre. A mesterséges intelligencia értelmezi a kontextust, új tartalmat generál, és olyan döntéseket hoz, amelyeket nem programoztak be kifejezetten.
Igen, ha olyan eszközöket választasz, amelyek vállalati szintű biztonsággal és szerepkörökön alapuló jogosultságokkal rendelkeznek, és az információkat a platformon belül tartják. Például a ClickUp a lekérdezéseket a saját munkaterületi környezetében dolgozza fel, így adataidat soha nem továbbítják külső rendszerekbe az engedélyed nélkül.
A legtöbb csapat egyetlen munkamenet alatt beállíthatja és kihasználhatja első automatizált munkafolyamatának előnyeit. A tartalmas eredmények általában néhány héten belül jelentkeznek a rendszeres, napi használat után.