Az Excel régóta a vállalatok kedvence az adatok elemzésében, és a ChatGPT segítségével még hatékonyabbá válik.
Általában az Excel programot használja a táblázatokban szereplő számok, szövegek és táblázatos adatok szervezésére és elemzésére, komplex képletek kézi beírásával. Most mindezt néhány egyszerű parancs segítségével elvégezheti a ChatGPT programban.
Ebben a cikkben lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan lehet Excel-adatokat elemezni a ChatGPT segítségével, megmutatjuk, hogyan lehet kezelni az adatbeviteltől a trendelemzésig minden feladatot, és kiemeljük, hol érvényesül igazán a ChatGPT az Excelben.
🌟Kiemelt sablon
Ha elárasztanak a számok, könnyen elsiklhatunk a értékes betekintések felett. A ClickUp Adatelemzési eredmények sablonjával rendszerezheti és hozzáférhetővé teheti elemzéseit .
Hogyan használhatja a ChatGPT-t Excel-adatok elemzéséhez?
Haladjunk lépésről lépésre.
Íme öt módszer, amellyel a ChatGPT és az Excel jelentések segítségével elemezheti az adatokat.
1. lépés: Írja le az adatokat a ChatGPT-nek szöveg formájában
A felhasználók egyszerűen leírhatják Excel-adatok szerkezetét a ChatGPT-nek, hogy hasznos javaslatokat kapjanak az elemzéshez. Például az alábbi parancs elegendő az elemzési folyamat elindításához:
„Nyomon követem az ügyfelek nevét, előfizetésük kezdő és befejező dátumát, valamint azt, hogy megújították-e előfizetésüket. Tudna javasolni olyan mutatókat, amelyekkel nyomon követhetem az ügyfélvesztés arányát?”
Még akkor is, ha nincs közvetlen hozzáférése az adatokhoz, a ChatGPT segítségével megtudhatja, milyen képleteket használjon, milyen mutatókat számítson ki, és hogyan szervezze meg a táblázatot az áttekinthetőség érdekében.
Bár ez a megközelítés nem helyettesíti a tényleges Excel-adatelemzést, gyors módja annak, hogy iránymutató információkat szerezzen és felvázolja a következő lépéseket.
✨ Legalkalmasabb: Korai tervezés, mutatók kidolgozása, vagy olyan helyzetek, amikor az Excel-fájl nem áll rendelkezésre, de természetes nyelvi parancsokkal szeretné elkezdeni a releváns adatok elemzését.
📖 Olvassa el még: Hogyan hozhat létre műszerfalat az Excelben?
2. lépés: Táblázatos adatok beillesztése a ChatGPT-be
Kisebb Excel-táblázatokkal dolgozva az adatok tiszta kivonatának közvetlen beillesztése a ChatGPT-be gyors és értékes betekintést eredményezhet.
Ez jól működik 100 sornál kevesebb Excel-adatbázis esetén. A beillesztés után a felhasználók megkérhetik a ChatGPT-t, hogy azonosítsa a mintákat, keresse meg a hibákat vagy foglalja össze az eredményeket.
Például másoljon egy 5–10 soros Excel táblázatot, és tegye fel a következő kérdést:
„Melyik terméknek volt a legmagasabb összértékesítése, és van-e trend a hónapok között?” és hagyja, hogy a ChatGPT plugin vagy CSV nélkül futtasson egy egyszerű Excel-elemzést. Ez egy gyors módszer a trendek feltárására, az alapvető adat tisztítására vagy a korábbi adatok ellenőrzésére.
✨ Legalkalmasabb: minták helyszíni ellenőrzése, kis adatkészletek tisztítása és gyors visszajelzés kérése a tényleges Excel-adatokból.
💡 Profi tipp: Még mindig órákat tölt azzal, hogy adatokat másol lapok és rendszerek között? A „Hogyan takaríthat meg időt és energiát az adatbevitel automatizálása” című cikk megmutatja, hogyan kerülheti el a kézi munkát, és így több időt szánhat azokra a feladatokra, amelyekhez valóban agyát kell használnia.
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 18%-a szeretné az AI-t használni életének szervezésére naptárak, feladatok és emlékeztetők segítségével. További 15% szeretné, ha az AI végezné a rutin feladatokat és az adminisztratív munkát.
Ehhez az AI-nak képesnek kell lennie a következőkre: megérteni a munkafolyamatban szereplő egyes feladatok prioritási szintjeit, végrehajtani a feladatok létrehozásához vagy módosításához szükséges lépéseket, valamint automatizált munkafolyamatokat beállítani.
A legtöbb eszköz egy vagy két ilyen lépést képes elvégezni. A ClickUp azonban segít a felhasználóknak akár 5 vagy több alkalmazást is összevonni a platformunk segítségével! Próbálja ki az AI-alapú ütemezést, amelynek segítségével a feladatok és a megbeszélések prioritási szintjük alapján könnyen eloszthatók a naptárában lévő szabad időpontokra. A ClickUp Brain segítségével egyedi automatizálási szabályokat is beállíthat a rutin feladatok kezelésére. Búcsút inthet a sok munkának!
3. lépés: Írja le az adatstruktúrát, és kérjen kódot
Ha automatizálni szeretné az Excel feladatait, fejlett képleteket szeretne létrehozni vagy újrafelhasználható logikát szeretne felfedezni, egyszerűen írja le az adatstruktúrát, majd kérjen kódot.
A teljes táblázat beillesztése nélkül is elmagyarázhatja az oszlopokat, és megkérheti a ChatGPT-t, hogy generáljon Excel-képletet, VBA-makrót vagy akár Python-kódot.
Például:
„Van egy oszlopom a termék nevével, az eladott darabszámmal és az árral. Írhatna egy képletet a bevétel kiszámításához és a gyengén teljesítő termékek jelöléséhez?” Ezzel a kérdéssel a ChatGPT egy generált képletet, feltételes formázási logikát, és talán még egy tippet is ad az automatizáláshoz.
Ez a módszer különösen hasznos az adatelemzés, az Excel projektmenedzsment és a komplex feladatok terén alkalmazott fejlett technikákhoz, valamint akkor, ha időt szeretne megtakarítani a kézi keresések vagy a próba-hiba módszerrel történő képletírás elkerülésével.
✨ Legalkalmasabb: egyedi Excel-képletek létrehozására, elemzési folyamatok felépítésére, valamint ismétlődő vagy összetett lekérdezések automatizálására táblázatokban.
💡 Profi tipp: Nem tudja, miért nem indul be a terméke? A termékelemzési adatok felhasználásával növelheti az ügyfelek sikerét és javíthatja marketingstratégiáit, mivel nyomon követheti a felhasználók valós viselkedését, így még időben kijavíthatja a nem megfelelő elemeket.
4. lépés: Használja a ChatGPT kódértelmezőjét vagy bővítményeit
A ChatGPT Plus felhasználók számára a Code Interpreter ( más néven Advanced Data Analysis) új szintre emeli a dolgokat.
A szöveg beillesztése helyett közvetlenül teljes CSV-fájlokat is feltölthet. A ChatGPT ezután elolvassa a teljes adatkészletet, és részletes Excel-adatelemzést futtat, kiszámítja az átlagokat, vizualizációkat (pl. vonaldiagramokat) generál, és akár A/B-teszt eredményeket is szimulál.
Itt az Excelben található ChatGPT szinte olyan, mint egy valódi adatsegéd, amely mélyebb betekintést nyújt. Nagy adathalmazokat támogat, egyedi számításokat futtat, és képletek vagy manuális beállítások nélkül összefoglalja a korábbi adatokat.
✨ Legalkalmasabb: mélyreható elemzés, trendelemzés, diagramok készítése adatokból, valamint olyan összetett feladatok kezelése, amelyekhez egyébként külön eszközre, például a Power BI-re lenne szükség.
📖 Olvassa el még: Excel-segédlet
💟 Bónusz: A Brain MAX egy mesterséges intelligenciával működő asztali társ, amely az Excel-adatok elemzését új szintre emeli. A Brain MAX mély integrációja az egész munkaterületén és harmadik féltől származó alkalmazásokban, például a Google Sheetsben és más táblázatokban lehetővé teszi az adatok elemzését, összefoglalását és vizualizálását, függetlenül attól, hogy azok hol találhatók.
Csak mondja el kérdéseit vagy utasításait – például „hasonlítsa össze az egyes platformok eladásait” vagy „kiemelje a trendeket ebben a táblázatban” –, és a Brain MAX azonnal előhívja az eredményeket, diagramokat készít és rendszerezi a megállapításokat. Nincs többé kézi kutatás vagy eszközök közötti váltás, a Brain MAX összesíti az összes adatot a gyors, zökkenőmentes elemzés és az okosabb döntések érdekében.
5. lépés: Alkalmazza a ChatGPT javaslatait az Excelben
Miután megkapta a képleteket, betekintéseket vagy diagramokat a ChatGPT-től, az utolsó lépés azok közvetlen alkalmazása az Excel fájlban. Legyen szó képlet másolásáról, Excel munkafolyamatok módosításáról vagy új kimutató táblázat hozzáadásáról, ebben a szakaszban valósul meg az ötletek kivitelezése.
Például, ha a ChatGPT egy =B2*C2-féle képletet javasolt a bevétel kiszámításához, illessze be egy új oszlopba, és húzza lefelé. Ha szegmentációs logikát vagy egyéni formázást javasolt, akkor azt az Excel beépített eszközeivel másolja le.
A vonaldiagramokhoz hasonló vizuális kimenetek újrateremthetők a Microsoft Excelben, vagy nagyobb műszerfalakhoz a Power BI használható.
✨ Legalkalmasabb: A ChatGPT ajánlásainak megvalósítása – számítások végzése, adatok formázása, vizuális elemek létrehozása vagy újrafelhasználható Excel-sablonok és elemzési folyamatok kidolgozása.
💡 Profi tipp: Ha szilárd adatok nélkül irányítja projektjeit, akkor csak találgat. A Projektmenedzsment-elemzés megmutatja, hogyan használhat objektív mutatókat, hogy a terv szerint haladjon, és okosabban, gyorsabban és kevesebb meglepetéssel teljesítsen.
A ChatGPT Excel-adatok elemzésére való használatának korlátai
Bár a ChatGPT értékes eszköznek bizonyult az Excel-adatok elemzésének egyszerűsítésében, nem tanácsos kizárólag rá támaszkodni a kritikus fontosságú feladatok elvégzésében. Az okok a következők:
- A ChatGPT gyakran generál helytelen vagy túl bonyolult Excel-képleteket, különösen az olyan újabb funkciók esetében, mint a LAMBDA, BYROW vagy MAKEARRAY, amelyek nem szerepelnek széles körben a képzési adataiban. Bizonyos esetekben még olyan funkciókat is kitalált, amelyek nem is léteznek.
- A felhasználóknak elég jól kell ismerniük az Excel-feladatokat ahhoz, hogy egyértelmű kérdést fogalmazzanak meg. Ha a bevitel homályos, vagy a felhasználó nem érti a problémát, az eredmény általában pontatlan vagy haszontalan, ami rávilágít arra, hogy az eszköz erősen függ a promptoktól.
- Nehézséget okoz neki a több lépésből álló logikát vagy fejlett formázást tartalmazó komplex lekérdezések, és visszajelzés után is többször ugyanazt a helytelen választ adhatja vissza, ami frusztráló prompt-hurkokhoz vezethet.
- Az érzékeny adatokkal dolgozó felhasználók számára kockázatos lehet kizárólag a ChatGPT-re támaszkodni. Mivel nem látható, hogy a modellt hogyan képezték ki, és hogy a beküldés után hogyan dolgozzák fel az adatokat, az adatvédelemmel kapcsolatos aggályok továbbra is fennállnak, különösen vállalati felhasználás esetén.
🧠 Tudta-e: A Netflix mesterséges intelligenciát használ, hogy a nézői szokások alapján ajánljon műsorokat – és a marketingesek is ugyanezt tehetik a kampányadatokkal. Az „Hogyan használjuk a mesterséges intelligenciát az adatelemzéshez” című cikk bemutatja, hogyan lehet a nyers számokat hasznos információkká alakítani olyan mesterséges intelligencia eszközökkel, amelyek feltárják a mintákat, előre jelzik a trendeket és javítják a döntéshozatalt.
Ismerje meg a ClickUp alkalmazást – szervezze meg könnyedén adatelemzési projektjeit
Az Excel számos hasznos funkcióval rendelkezik, de van egy nagy probléma a vállalatok általi használatával kapcsolatban: az adatok az Excelben vannak, a feladatok egy külön nyomkövetőben, az eredmények pedig valakinek a beérkező levelei között.
A vállalkozások nem mennek tönkre egy rossz táblázat miatt.
Azért bomlanak szét, mert a csapatok szigeteken működnek. Idővel ez a fragmentáció fokozódik, és munkaterületi szétszóródássá válik. Ami néhány összefüggéstelen fájlként kezdődik, olyan rendszerré válik, amelyet senki sem lát át teljesen, és amelyben senki sem bízik meg teljesen.
A ClickUp megoldja ezt a problémát.
Ezzel az egész adatelemzési munkafolyamatot egyetlen, összekapcsolt platformra hozhatja, kiemelve annak legfontosabb funkcióit – az Excel-adatok bevitelétől az eredményekig, a jelentésekig és a nyomon követésig.
Gemma Kuenzi, a Kredo Inc. művészeti igazgatója így nyilatkozott a ClickUp-ról:
A ClickUp a legjobb dolog, ami valaha történt velem. A Kredo Inc. művészeti igazgatója vagyok, amely 3 leányvállalat anyavállalata. Tervezői csapatot vezetek, így a ClickUp segít a projektmenedzsmentben, az időgazdálkodásban, a feladatok delegálásában és még sok másban!
A ClickUp a legjobb dolog, ami valaha történt velem. A Kredo Inc. művészeti igazgatója vagyok, amely 3 leányvállalat anyavállalata. Tervezői csapatot vezetek, így a ClickUp segít a projektmenedzsmentben, az időgazdálkodásban, a feladatok delegálásában és még sok másban!
A ChatGPT Excel-adatok elemzésére való használatának egyik legnagyobb problémája a kontextus hiánya. Nem emlékszik a munkaterületére, a projektjeire vagy az utolsó prompt mögötti logikára. A ClickUp-nak nincs ilyen problémája.
Minden egyes mező, táblázat, képlet és beszélgetés a munkaterületén található – összekapcsolva, kereshető és újrafelhasználható. Minden egy helyen marad, így csapata proaktív módon tud dolgozni az adatokkal.
Vessünk egy pillantást a legfontosabb tanulságokra, amelyekből kiderül, miért ez az egyik legjobb Excel-alternatíva.
Részletes szervezés és könnyű hozzáférés a ClickUp egyéni mezőkkel
A ClickUp egyéni mezői lehetővé teszik strukturált adatok tárolását a feladatokon belül.
Ahelyett, hogy külön táblázatot nyitna a költségvetés, a helyszín, a prioritás vagy az ügyféladatok nyomon követéséhez, ezeket közvetlenül hozzáadhatja a munkafolyamatához.
Ezek a mezők sem statikusak. Rendezheti, szűrheti, csoportosíthatja és jelentéseket készíthet róluk. Ha pedig készen áll az összegek kiszámítására vagy logika felépítésére, a Formula Fields segítségével ezt közvetlenül megteheti, anélkül, hogy vissza kellene váltania az Excelre, vagy meg kellene kérnie a ChatGPT-t, hogy generáljon egy képletet, amely esetleg téves lehet.
Az AI Custom Fields segítségével, amely rögzíti és kitölti az adatokat, akár azonnal el is kezdheti az AI-segítség használatát:
📖 Olvassa el még: Projektmenedzsment szoftver vs. Excel
Gyors betekintés a ClickUp Brain segítségével
Azok számára, akik mesterséges intelligenciával támogatott elemzést szeretnének másolás-beillesztés és új formázás nélkül, a ClickUp Brain közvetlenül a munkaterületbe integrálva van. Megérti az Excel-feladatokat, a projektadatokat, a határidőket és még az egyéni mutatókat is.
Kérdéseket tehet fel, például: „Melyik kampányunk hozta a legjobb ROI-t az elmúlt negyedévben?”, és azonnali választ kaphat, amelyet az élő feladatadatok alapján számolnak ki. Itt egy rövid videó arról, hogyan lehet kérdéseket feltenni a ClickUp Brainben:
Ezzel kiküszöbölhető a ChatGPT legnagyobb korlátja: a felhasználóknak nem kell tökéletes utasításokat megfogalmazniuk, és nem kell ellenőrizniük a hallucinált eredményeket. A ClickUpban az AI megérti a kontextust és az adatokat, lehetővé téve a relációs adatbázis használatát.
📖 Olvassa el még: A legjobb Microsoft Project alternatívák
Élő, interaktív táblázatok, amelyek egyedi mutatókat és adatokat jelenítnek meg
A ClickUp táblázatait élőben szerkesztheti, és rendkívül rugalmasak. CSV fájlokból beillesztheti az adatokat, átszervezheti őket, számításokat futtathat, és megoszthatja őket a csapatával, mindezt ugyanazon a dokumentumon vagy irányítópulton belül.
Összefoglalnia kell a trendeket? Kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy gyűjtsön adatokat és foglalja össze azokat a ClickUp Docs-ban. Szeretné az eredményeket cselekvéssé alakítani? Egy kattintással hozzon létre egy feladatot abból a dokumentumból.
💡 Profi tipp: Unod már, hogy újra és újra ugyanazt a táblázatot formázod? Használd a Free Table Templates előre elkészített elrendezéseit a hatékonyság javítása érdekében, szervezd meg adataidat gyorsabban, és koncentrálj az igazán fontos dolgokra.
Beépített, problémamentes együttműködés integrált eszközök segítségével
Az Excel-lel vagy a ChatGPT-vel ellentétben a ClickUp tervezésénél a kollaborációt tartották szem előtt. A csapat tagjai valós időben áttekinthetik, szerkeszthetik, kommentálhatják és kioszthatják a feladatokat. Láthatja, ki gépel, ki szerkeszt, és mi változik éppen.
Mindenki naprakész információkkal rendelkezik a mutatókról, például a konverziós arányokról, az ügyfélvesztési arányokról vagy a regisztrációs adatokról, így nem kell a legújabb verzióról érdeklődni.
Van egy gyors kérdése az adatokkal kapcsolatban? Vegye fel a kapcsolatot csapatával a ClickUp integrált csevegőjével!
Ha tehát elérte a ChatGPT által kínált lehetőségek határait, a ClickUp strukturáltsággal, átláthatósággal és valódi projektvégrehajtással lép a helyébe.
👀 Érdekesség: Florence Nightingale volt az egyik első, aki adatelemzést alkalmazott az egészségügyben. Az 1850-es években poláris területdiagramokat készített, hogy bemutassa, hogy több katona halt meg betegségek következtében, mint harci sebek miatt.
A ClickUp az a hely, ahol az adatok végre összeállnak
A kézi adatelemzés, beleértve az olyan bonyolult folyamatokat, mint a szórás kiszámítása vagy a gyakorisági eloszlás elemzése, gyakran időigényes lehet.
Az adatok elemzésének, az eredmények nyomon követésének és a csapatok közötti együttműködésnek az automatizálása az egyetlen módja annak, hogy versenyképesek maradjunk.
Azonban az olyan eszközök, mint a ChatGPT használata az elemzés elvégzéséhez külön-külön oda vezethet, hogy a csapatok elmulasztanak fontos betekintéseket, ismétlődő feladatokat vállalnak, vagy elavult információk alapján cselekszenek. Itt jön be a ClickUp.
A feladatkezelés, az adatforrások, az adatstruktúrák és az AI-alapú betekintések egyetlen platformon való összevonásával a ClickUp segít átállni a szétszórt táblázatokról a racionalizált végrehajtásra. Ahelyett, hogy az Excel, a csevegőalkalmazások és a projektkövetők között váltogatna, a ClickUp központosítja az egész munkáját.
A ClickUp-ot használó csapatok akár 50%-os költségmegtakarítást is jelentettek, mivel három eszközt egyesítettek egybe, anélkül, hogy a funkciók vagy a rugalmasság rovására ment volna (RevPartners, Professional Services).
Regisztráljon most a ClickUp-on – a kezdés ingyenes, és a szolgáltatás elég hatékony ahhoz, hogy bővíthető legyen.
Gyakran ismételt kérdések
Igen, a ChatGPT segítségével elemezheti az Excel-adatokat. Másolhatja és beillesztheti adatait, vagy leírhatja adatkészletét, és a ChatGPT segít a képletek, összefoglalók és betekintések elkészítésében. A fejlettebb elemzésekhez használhat olyan bővítményeket vagy integrációkat, amelyek összekapcsolják a ChatGPT-t az Excel-lel.
A ChatGPT önmagában nem képes közvetlenül letölthető Excel (. xlsx) fájlokat létrehozni, de táblázatos formátumban generálhat adatokat, vagy kódot (például Python szkripteket) biztosíthat, amelyeket Excel fájlok létrehozásához használhat. Néhány, a ChatGPT-t használó platform vagy bővítmény közvetlen Excel-export funkciókat is kínálhat.
Igen, a ChatGPT képes CSV-adatokat elemezni. Beillesztheti a CSV-tartalmat vagy leírhatja a struktúrát, és a ChatGPT segíthet az adatok értelmezésében, összefoglalásában vagy átalakításában. Nagy fájlok esetén kód vagy integrációk használata lehet szükséges.
A ChatGPT-t harmadik féltől származó bővítményekkel, API-kkal vagy automatizálási eszközökkel, például a Zapierrel vagy a Microsoft Power Automate-tel integrálhatja az Excelbe. Ezek az integrációk lehetővé teszik az adatok Excel és ChatGPT közötti továbbítását elemzés, tartalomgenerálás vagy automatizálás céljából.