Bármely állásportálon végzett gyors keresés több ezer nyitott álláshirdetést mutat adatbeviteli szakemberek számára. A képzett szakemberek iránt nagy a kereslet, mégis gyakran tekintünk az adatbevitelre a munkarutin legkevésbé élvezetes részének.
Ha valaha is órákon át gondolkodás nélkül számokat másolt egyik helyről a másikra, akkor biztosan egyetért ezzel! Nincs kreativitás, nincs problémamegoldás – csak végtelen, monoton gépelés.
A modern technológiai fejlesztéseknek köszönhetően azonban most már kihasználhatja az adatbevitel automatizálását, hogy visszaszerezze alkalmazottai idejét és csökkentse a kézi bevitelhez kapcsolódó hibákat. Nézzük meg, hogyan.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Az adatbevitel automatizálása öt egyszerű lépésben:
- Képezze ki alkalmazottait, hogy az automatizálás szervezet-szerte zökkenőmentesen valósulhasson meg.
- Azonosítsa az ismétlődő, időigényes és hibalehetőséget rejtő feladatokat. Ezeket kell elsőként automatizálni, mielőtt komplex feladatokra térne át.
- Válassza ki a megfelelő automatizálási eszközt. Érdemes megvizsgálni a népszerű lehetőségeket, elolvasni a valódi felhasználók véleményét és esettanulmányait, és kipróbálni a legnépszerűbbeket, mielőtt döntést hozna.
- Állítsa be az automatizálási sorrendet. A legtöbb eszköz ezt kódolás nélkül, feltételes triggerek (és akár természetes nyelvű automatizálási eszközök!) segítségével teszi lehetővé.
- Tesztelje és figyelje automatizált munkafolyamatait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy elérte-e céljait.
Mi az adatbevitel automatizálása?
Az adatbevitel automatizálása szoftverprogramokat használ az adatok rendszerbe és adatbázisokba való beviteléhez, csökkentve vagy kiküszöbölve a kézi munkát. Felgyorsítja az adatátvitelt, javítja a pontosságot és minimalizálja a gyakori hibákat, mint például a transzpozíciók, duplikációk, téves besorolások és kihagyások.
🔎 Tudta ezt?
A globális adatok 80%-a strukturálatlan. Ez rávilágít arra, hogy szükség van egy olyan automatizált, egypontos megoldásra, amely a strukturált adatokat a forrásból a célállomásra továbbítja.
Az adatbevitel automatizálásának előnyei
Az adatbevitel automatizálása egy rendkívül hatékony asszisztenssel látja el Önt, aki soha nem fárad el, kevesebb hibát követ el, és könnyedén kezeli a végtelenül ismétlődő adatbevitel feladatok.
Íme, miért jelent ez a unalmas folyamat automatizálása áttörést.
Időt takarít meg
Lehet, hogy több űrlapja, adatlapja és egyéb dokumentuma van, amelyekből adatokat kell kivonnia – a kézi adatkinyerés olyan lesz, mintha megmászná az Everestet. Az adatbevitel automatizálása gyorsan elvégzi ezeket az ismétlődő és fáradságos feladatokat , és egyes esetekben jelentősen automatizálja a projektmenedzsment folyamatait.
Csökkenti a hibákat
„John Dow” mostantól visszakaphatja „John Doe” nevét. Az automatizálás nem hagy teret azoknak a hibáknak, amelyek véletlenül megkeserítik a manuális adatbeviteli folyamatokat.
Növeli a skálázhatóságot
Akár új ügyfeleket vesz fel, akár megnövekedett rendelési volumeneket kezel, az automatizált rendszerek gyorsabban alkalmazkodnak a változó követelményekhez, anélkül, hogy üzleti folyamatait teljesen át kellene alakítania.
Értelmesebb betekintést nyújt
Az ismétlődő adatbeviteli feladatok eltávolításával a csapatok az adatok értelmezésére, a minták azonosítására és a megalapozott döntések meghozatalára koncentrálhatnak, ahelyett, hogy adminisztratív munkákkal lennének elfoglalva.
Például, ha kiskereskedelmi vállalkozást vezet, egy automatizált rendszer elemezheti az egyes termékek értékesítési adatait. Ezzel megkapja azokat az információkat, amelyekre szüksége van a raktárkészletekkel kapcsolatos megalapozott döntések meghozatalához.
Miután áttekintettük az előnyöket, vizsgáljuk meg az adatbevitel automatizálásának különböző típusait, és hogy azok hogyan támogathatják céljainak elérését.
Olvassa el még: A legjobb adatbeviteli szoftverek
Az adatbevitel automatizálásának típusai
Az adatbevitel automatizálása különböző formákban létezik, amelyek mindegyike a rutin feladatok felgyorsítására és egyszerűsítésére szolgál, gyakran AI-automatizált munkafolyamatokkal.
Vessünk egy pillantást az ilyen automatizálás legfontosabb típusaira.
Optikai karakterfelismerés (OCR)
Ha PDF-formátumú számlát kap, az OCR kivonhatja a releváns adatokat – például az összegeket és a tételek leírásait –, így nem kell mindent manuálisan begépelnie. Ez időt takarít meg és minimalizálja a manuális bevitelből származó hibákat.
👀 Érdekes tény
A Parseur egy olyan eszköz, amely automatizálja az adatok kivonását olyan dokumentumokból, mint a számlák és az e-mailek.
Robotikus folyamatok automatizálása (RPA)
Ha csapata órákat tölt azzal, hogy az e-mailekből táblázatokba másolja az ügyféladatokat, az RPA automatikusan, pontosan és gyorsan elvégzi ezt a feladatot.
📌 Példa
A Deutsche Bank is bevezette az RPA-t az adatbevitel, az érvényesítés és az egyeztetés automatizálására pénzügyi osztályán. Ez segített javítani az adatok pontosságát, biztosítani a szabályoknak való megfelelést és kezelni a kockázatokat. Emellett 24 órás feldolgozást valósítottak meg a nagy adatmennyiségek kezelésére, bizonyítva az RPA valós hatását.
Űrlapok automatizálása
Az űrlapok mindenhol megtalálhatók – a felmérésektől a visszajelzéskérésekig –, de az adatok kézi bevitelével a jobb szervezés és elemzés érdekében sok időt lehet vesztegetni. Az űrlapautomatizálási eszközök megkönnyítik az adatgyűjtési folyamatot azáltal, hogy automatikusan rögzítik és rendszerezik a válaszokat.
Alkalmazásintegrációs szoftver
Tudta, hogy az automatizálási eszközöket akár az alkalmazások közötti adatátvitelhez is felhasználhatja?
Az olyan eszközök, mint a Zapier, több mint 5000 alkalmazást kapcsolnak össze, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy kódolás nélkül automatizálják az alkalmazások közötti munkafolyamatokat.
Például, amikor egy új potenciális ügyfél kitölti az űrlapot a webhelyén, a Zapier automatikusan elküldi ezeket az információkat a CRM-jébe. Az értékesítési automatizálási eszköz felismeri az új bejegyzést, ápolja a potenciális ügyfelet és nyomon követi annak fejlődését.
Szövegbővítő szoftver
Ezekkel az eszközökkel gyorsbillentyűket hozhat létre a gyakran használt szövegrészletekhez, így nem kell manuálisan beírnia az egész szövegrészletet újra és újra. Például, ha egyszerűen beírja az „addr” szót, az automatikusan kibővül a teljes címmel.
A TextExpander egy ilyen eszköz példája; lehetővé teszi szövegfragmentumok tárolását és rövidítések hozzárendelését. Így ahelyett, hogy minden alkalommal bevezető e-mailben beírná a nevét, beosztását és szervezeti hovatartozását, beírhat egy rövid kódot, például „;intro”, és az azonnal beillesztésre kerül.
Az adatbevitel automatizálásának lépései
Kíváncsi arra, hogy kipróbálja az automatizálást ezeknek a példáknak az elolvasása után? Automatizálja a manuális feladatokat, és alakítsa őket hatékony munkafolyamatokká az alábbi lépések követésével.
1. lépés: Az ismétlődő feladatok azonosítása
Az adatbevitel automatizálásának bevezetésének első lépése az üzleti tevékenységében az ismétlődő, időigényes és hibalehetőséget rejtő feladatok azonosítása.
Készítsen listát az összes ilyen feladatról, és kövesse nyomon, hogy csapata mennyi időt fordít rájuk. Ezzel képet kaphat arról, hogyan automatizálhatja őket.
💡 Profi tipp: Ha még nem jártas az automatizálásban, célszerű a kritikus feladatokat későbbre hagyni. Hagyja, hogy csapata megszokja a változásokat, majd fokozatosan terjessze ki az automatizálást a fontosabb területekre, ahogy folyamatai és önbizalma fejlődik.
Hogy ez a folyamat még könnyebb legyen, használhat olyan projektmenedzsment eszközöket, mint a ClickUp, amelyekkel jobban szervezheti és elemezheti feladatait.
Íme a funkciók, amelyekre támaszkodhat:
ClickUp táblázatos nézet
A ClickUp táblázatos nézet lehetővé teszi az oszlopok testreszabását a releváns adatok, például a feladat állapota, a határidők és a megbízottak megjelenítéséhez. A táblázatokban relációs adatmezőket is használhat az egymással összekapcsolt feladatok hatékony kezeléséhez.
Az információk rendezésével és szűrésével könnyen felismerheti a mintákat, például azokat a feladatokat, amelyek gyakran manuális frissítést vagy jóváhagyást igényelnek.
Ha több feladat is folyamatosan ugyanazon jóváhagyási lépésre vár, ez valószínűleg azt jelzi, hogy ideje automatizálni ezt a folyamatot.
2. lépés: Válassza ki a megfelelő automatizálási eszközt
Miután azonosította a rutin feladatait, válassza ki a megfelelő adatbeviteli automatizálási eszközt. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Határozza meg céljait: Állítson be konkrét célokat az automatizálási eszközéhez a SMART kritériumok (konkrét, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött) segítségével.
📌 Példa
- Konkrétum: Automatizálja az adatbeviteli folyamatot a weboldalunk űrlapjain keresztül beérkező ügyfélérdeklődések esetében.
- Mérhető: Csökkentse a kézi adatbevitel idejét 50%-kal az első negyedévben.
- Elérhető cél: Két héten belül valósítson meg és integráljon egy olyan automatizálási eszközt, mint a Zapier, a CRM-ünkkel.
- Releváns: Szabadítsa fel az ügyfélszolgálati csapatot, hogy az adatok bevitelével helyett a kérdések megoldására koncentrálhasson.
- Időhöz kötött: teljes körű megvalósítás és mérhető eredmények három hónapon belül
- Népszerű eszközök kutatása: Keressen online olyan automatizálási eszközöket, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek. Vegye figyelembe a költségeket, a skálázhatóságot, az integrációs képességeket, a könnyű használatot és a meglévő technológiai eszközökkel való kompatibilitást.
- Felhasználói visszajelzések áttekintése: Tekintse át a felhasználói értékeléseket, az ügyfelek véleményét és az esettanulmányokat, hogy reális képet kapjon az egyes eszközökről.
- Próbálja ki, mielőtt megvásárolja: Ekkor már két-három erős jelöltje kell, hogy legyen. Vegye fel a kapcsolatot a gyártókkal, és kérjen termékbemutatót, ingyenes próbaverziót vagy útmutatót, hogy kipróbálhassa az adatbeviteli automatizálási szoftvert.
- Válasszon: Válassza ki azt az automatizálási eszközt, amely leginkább megfelel szervezete igényeinek, költségvetésének és csapata képességeinek. Válasszon egy skálázható megoldást, amely támogatja hosszú távú céljait. Az AI-alapú munkafolyamat-automatizálással rendelkező adatbeviteli szoftverek általában nagyobb értéket kínálnak, mint azok, amelyek nem rendelkeznek ezzel a funkcióval.
Esettanulmány: ClickUp 🤝 CEMEX
A CEMEX a ClickUp Form View segítségével megszüntette a manuális feladatokat, és ezzel javította munkafolyamatait. Az űrlap beküldése automatikusan elindít egy projektet egy egyedi sablon segítségével, így a marketingcsapat azonnal munkához láthat.
Az automatizálás bevezetése előtt, amikor egy szövegíró befejezte a feladatát, manuálisan kellett értesítenünk a feletteseket, hogy a szöveg készen áll. Ez akár 36 órát is igénybe vehetett.
Az automatizálás bevezetése előtt, amikor egy szövegíró befejezte a feladatát, manuálisan kellett értesítenünk a feletteseket, hogy a szöveg készen áll. Ez akár 36 órát is igénybe vehetett.
A CEMEX a ClickUp Task Relationships funkciót is felhasználta a hatékony munkafolyamatok kialakításához. Ezek a munkafolyamatok zökkenőmentesen továbbítják a projekteket a potenciális ügyfelektől a szövegírókhoz, tervezőkhöz és mozgókép-készítőkhöz. A feladatok, dokumentumok és függőségek egyetlen központi helyen történő összekapcsolásával a munkavállalók minden szükséges információhoz hozzáférhetnek.
Olyan validációs láncokat próbálunk létrehozni, amelyek bevonják a kreatív munkát felülvizsgáló vagy változtatásokat kérő személyeket a folyamatunkba. A ClickUp segítségével ez már nem manuális feladat.
Olyan validációs láncokat próbálunk létrehozni, amelyek bevonják a kreatív munkát felülvizsgáló vagy változtatásokat kérő személyeket a folyamatunkba. A ClickUp segítségével ez már nem manuális feladat.
3. lépés: Az automatizálás beállítása
A munkafolyamatok automatizálása ijesztő feladat; a zökkenőmentes végrehajtás érdekében készítsen egy megvalósítási tervet, amelyben felvázolja az egyes fázisok ütemtervét – a célok meghatározásától a csapat képzéséig – valamint az egyéni és osztályszintű felelősségi köröket.
A ClickUp projektmegvalósítási terv sablon egy testreszabható, felhasználóbarát, mindenre kiterjedő sablon a sikeres megvalósítási tervezéshez.
Ez a sablon beépített ClickUp Whiteboards funkcióval rendelkezik. Használja brainstorminghoz, vagy kapcsolja össze a megvalósítási tervezési sablonját más dokumentumokkal a ClickUp ökoszisztémán belül.
Miután elkészítette a megvalósítási tervet, ideje elkezdeni az első automatizálási sorozat beállítását.
A ClickUp Automations segítségével ezeket a szekvenciákat if-then triggerek és válaszok segítségével hozhatja létre.
Ha egy beállított kiváltó esemény bekövetkezik és megfelel egy feltételnek, a ClickUp automatikusan végrehajt egy megadott műveletet. Bár ezzel a képlettel egyedi automatizálásokat hozhat létre, a ClickUp munkafolyamat-automatizáló szoftvere már több mint 50 előre elkészített automatizálási sablont kínál, amelyek segítségével azonnal létrehozhatja és elindíthatja azokat.
Íme öt módszer (a sok közül), amellyel automatizálhatja a feladatokat a ClickUp-ban:
1. Észrevételek értesítése a feladatállapot változásairól
Amikor egy ClickUp egyéni mező „jóváhagyott” állapotra vált, a ClickUp automatikusan hozzáadhat egy megjegyzést a feladathoz. Így csapata mindig naprakész lesz a következő lépésekkel vagy fontos frissítésekkel kapcsolatban, anélkül, hogy manuálisan ellenőriznie kellene az engedélyeket.
2. Automatizált e-mailes frissítések
Állítson be egy automatizálást, amely e-maileket küld, amikor egy feladat a „teendő” állapotból „folyamatban” állapotba kerül. Így ügyfelei és munkatársai folyamatosan tájékozottak maradnak, anélkül, hogy Önnek kézzel kellene frissítéseket küldenie.
3. Feladat létrehozása űrlapok benyújtásából
Amikor valaki beküld egy űrlapot (például egy hibajelentést), a ClickUp automatikusan létrehozhat egy feladatot az összes részlettel, így időt takaríthat meg a kézi bevitelekkel szemben.
4. Alfeladat létrehozása a fő feladat állapotának alapján
Amint egy fő feladat státusza megváltozik (például „folyamatban”ról „felülvizsgálatra kész”re), a ClickUp létrehozhat és kioszthat határidővel rendelkező alfeladatokat bizonyos csapattagoknak – nem kell magának emlékeznie erre.
5. Lejárt feladatok törlése
Az érzékeny információk esetében állítson be egy automatizálást, amely törli a lejárt feladatokat, és akár naplózza is a törléseket a Google Sheetsben, vagy értesíti a vezetőket a Slacken keresztül, így biztosítva, hogy munkaterülete rendezett és biztonságos maradjon.
Akár új az automatizálás terén, akár profi, a ClickUp különböző automatizálási példái útmutatást nyújthatnak Önnek.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp mesterséges intelligenciájú asszisztensét, a ClickUp Brain-t, hogy természetes nyelven hozzon létre egyedi automatizálásokat. Egyszerűen írja le az automatizálni kívánt folyamatot, és könnyedén beállíthatja a munkafolyamatok kiváltóit, műveleteit és feltételeit.
4. lépés: Tesztelés és figyelemmel kísérés
Az automatizálás elindítása előtt állapítsa meg az alapadatokat, például az átlagos feladatvégzési időt, a hibaarányt és egyéb releváns mutatókat. Ez lehetővé teszi az automatizálás utáni teljesítmény összehasonlítását és a fejlesztések nyomon követését.
Használja a ClickUp időgazdálkodási funkcióit a feladatok időtartamának nyomon követéséhez és a munkaidő-nyilvántartások automatizálásához, ezzel időt takarítva meg, különösen a nagy feladatmennyiségű vagy összetett jelentési igényekkel rendelkező csapatok számára.
A hatékony monitoring kulcsfontosságú az automatizálási törekvések sikerének és kudarcának meghatározásában. A ClickUp Dashboards segítségével egy helyen követheti nyomon a KPI-ket, elemezheti a feladatok teljesítési arányát és áttekintheti a feladatokra fordított időt. Az értékesítés, marketing és HR területekre testreszabható dashboard sablonokkal vizualizálhatja az automatizálás teljesítményét és a munkaterhelés eloszlását, így könnyebben nyomon követheti csapata előrehaladását.
Olvassa el még: Hogyan használható az AI a marketing automatizáláshoz?
5. lépés: Képezze ki az alkalmazottakat
Az automatizálás hatalmas változást jelenthet az alkalmazottai számára. Biztosítson minden szükséges erőforrást, hogy segítsen nekik az átállásban.
Képzési anyagok készítése
Először készítsen részletes képzési kézikönyvet a ClickUp képzési mátrix sablon segítségével.
A ClickUp képzési mátrix sablon a következőket segíti:
- A munkavállalói képzési programok szervezése és értékelése
- A munkavállalók képzésének előrehaladásának nyomon követése
- A fejlesztésre szoruló területek azonosítása
Ezzel a strukturált megközelítéssel biztosíthatja, hogy minden alkalmazott rendelkezzen a megfelelő ismeretekkel az automatizálás maximális kihasználásához.
Miután felvázolta a képzési tartalmat, a ClickUp Docs helyet biztosít a releváns információk, például irányelvek, műszaki eljárások, vállalati irányelvek vagy iparági szabványok összeállításához. A ClickUp Docs segítségével ezeket az információkat egy hozzáférhető, központi kézikönyvbe rendezheti.
Képzési anyagok létrehozása
A képzési anyagok minőségének javítása érdekében a ClickUp Brain írási asszisztensként működhet, segítve olyan feladatok elvégzését, mint a tartalom létrehozása vagy finomítása.
A ClickUp Brain segítségével történő automatizálás bevezetéséhez szükséges képzési anyagok elkészítéséhez kezdje azzal, hogy elmagyarázza az automatizálás alapjait és előnyeit. Ezután készítsen lépésről lépésre haladó útmutatókat, amelyek interaktív képernyőképeket és videókat tartalmaznak, hogy bemutassa az automatizálás beállítását és kezelését.
A képzés relevanciájának növelése érdekében vegyen fel valós használati eseteket különböző részlegekből, például az értékesítésből vagy a HR-ből. Adjon hozzá egy kérdés-válasz részt a gyakori problémák kezelésére, és készítsen kvízeket az ismeretek ellenőrzésére.
Végül kövesse nyomon a felhasználók előrehaladását és gyűjtsön visszajelzéseket az anyag finomításához és az automatizálási eszközök hatékony bevezetéséhez a szervezet egészében.
💡Profi tipp: Állítsa be az e-mail automatizálást, hogy az új alkalmazottaknak azonnal elküldje a képzési kézikönyvet, amint csatlakoznak a vállalathoz, így biztosítva, hogy minden új alkalmazott késedelem nélkül megkapja azt.
Ne felejtse el visszajelzéseket gyűjteni a képzési dokumentumokról, hogy javíthassa a felhasználói élményt.
Most, hogy már tudja, hogyan automatizálhatja az adatbeviteli folyamatot, tisztában kell lennie azzal, hogy még a legjobban kidolgozott tervek is akadályokba ütközhetnek. Nézzük meg néhány olyan kihívást, amelyekkel ez a folyamat során szembesülhet.
Az adatbevitel automatizálásának kihívásai
Az adatbevitel automatizálásával járó akadályok megértése segíthet azok sikeres megtervezésében és leküzdésében. Az alábbiakban bemutatjuk a szervezetek előtt álló legfontosabb kihívásokat az adatbevitel automatizálásának bevezetésekor:
- Magas kezdeti költségek: Az automatizált rendszerek beállítása jelentős előzetes beruházást igényelhet szoftverek és infrastruktúra terén. Bár a hosszú távú megtakarítások ellensúlyozhatják ezeket a költségeket, a kezdeti pénzügyi terhek sok vállalkozás számára akadályt jelenthetnek.
- Adatminőségi aggályok: Az automatizált rendszerek nagymértékben függnek a bevitt adatok minőségétől. Ha a bevitt adatok pontatlanok vagy inkonzisztensek, az hibás eredményekhez vezethet, aláásva az automatizálás előnyeit.
- Változás iránti ellenállás: A manuális folyamatokhoz szokott alkalmazottak ellenállhatnak az automatizált rendszerekre való áttérésnek.
- Korlátozott testreszabás: Egyes automatizálási eszközök nem biztosítanak elég rugalmasságot ahhoz, hogy a megoldásokat az adott üzleti igényekhez igazítsák, ami hatással lehet a szervezetek egyedi kihívásaira.
- Karbantartás és frissítések: Az automatizált rendszerek hatékony működéséhez rendszeres karbantartás és frissítések szükségesek.
- Megfelelés és biztonsági kockázatok: Az érzékeny információk automatizált rendszereken keresztül történő kezelése megfelelési és biztonsági aggályokat vet fel, hogy az automatizálási folyamatok megfeleljenek a vonatkozó előírásoknak.
Hatékonyság és pontosság az adatbevitel automatizálásával
A manuális adatbeviteli folyamatok automatizálása stratégiai lépés a hatékonyság növelése, a hibák csökkentése és az időmegtakarítás érdekében. Az ismétlődő feladatok azonosításával, a megfelelő eszközök (például a ClickUp!) kiválasztásával és egyértelmű munkafolyamatok beállításával átalakíthatja adatkezelését.
Rendszeresen tesztelje és figyelje rendszereit, és fektessen be képzésekbe, hogy maximálisan kihasználhassa azok potenciálját. A cél a folyamatok javítása, hogy csapata kreativitásra és innovációra koncentrálhasson. Használja ki az automatizálás előnyeit, és élvezze a hatékonyabb, produktívabb szervezet előnyeit!
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!