A beszerzés egyre nagyobb figyelmet kap. A Global State of Procurement Survey felmérésben részt vevő szakemberek körülbelül 64%-a szerint a beszerzés hatása egyre növekszik a szervezeteken belül.
Ahogy a beszerzési csapatok egyre nagyobb szerepet vállalnak, új kihívásokkal is szembesülnek, különösen az elavult és hatástalan folyamatok terén.
Itt jön jól egy intelligens beszerzési menedzsment terv. Ez az útiterv, amelynek segítségével magabiztos beszerzési döntéseket hozhat, a költségeket kordában tarthatja és szilárd beszállítói partnerkapcsolatokat építhet ki.
A megfelelő tervvel csökkentheti a kockázatokat, javíthatja a beszállítói együttműködést és kézben tarthatja a költségvetését. Készen áll arra, hogy beszerzési folyamatát új szintre emelje?
Vessünk egy pillantást a sikeres beszerzési menedzsment terv elkészítésének legfontosabb lépéseire, hogy egyszerűsíthesse munkafolyamatát és kiemelkedő projekt eredményeket érhessen el.
Mi az a beszerzési menedzsment terv?
A beszerzési menedzsment terv felvázolja, hogy egy szervezet vagy projektcsapat hogyan fogja beszerezni a szükséges árukat és szolgáltatásokat külső beszállítóktól.
A terv egy stratégiai dokumentum, amely felvázolja a beszerzési célokat, a beszállítók kiválasztásának tényezőit, a szerződésellenőrzési folyamatokat és a kockázatok elkerülésére szolgáló intézkedéseket. Biztosítja, hogy a beszerzési tevékenységek összhangban legyenek a projekt ütemtervével, költségeivel és minőségi elvárásaival.
A hatékony beszerzési terv elkerüli az ellátási lánc megszakadásait, a költségek emelkedését és a megfelelőségi problémákat. Egyértelműen meghatározza a szerepeket és a felelősségeket, biztosítva a zökkenőmentes koordinációt az érdekelt felek, a beszerzési csapatok és a projektmenedzserek között.
🧠 Érdekesség: Az első nagyszabású beszerzési szerződés körülbelül i. e. 3000-re nyúlik vissza. Ez biztosította a kő és a munkaerőt az egyiptomi piramisok építéséhez. A legrégebbi írásos szerződés, amelyet Mezopotámiában találtak, agyagtáblán jelent meg.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp beszerzési sablonja segít egyszerűsíteni a teljes beszerzési munkafolyamatot – a beszállító kiválasztásától a megrendelések nyomon követéséig. Könnyedén kezelheti a kéréseket, jóváhagyásokat és költségvetéseket egy helyen, hogy a beszerzés hatékony, szervezett és auditra kész legyen.
A beszerzéskezelés szerepe a projektmenedzsmentben
A projektmenedzsmentben a beszerzés a sikeres eredmények mozgatórugója.
Ez biztosítja, hogy a csapatok időben hozzáférjenek a megfelelő erőforrásokhoz, miközben a költségeket kordában tartják és a kockázatokat minimalizálják. A beszerzési vezetők az egyértelmű szerződések megkötésével, a szállítási ütemtervek meghatározásával és a minőségi szabványok kijelölésével már a kezdetektől megteremtik a projektek zökkenőmentes lebonyolításának alapjait.
A hatékony beszerzési menedzsment erősíti a beszállítói kapcsolatokat és biztosítja a szerződések betartását, csökkentve ezzel a késedelmek és a költségtúllépések valószínűségét. Ugyanilyen fontos, hogy átláthatóságot biztosít az egész folyamatban – nyomon követi a megrendeléseket, a jóváhagyásokat és a beszállítói teljesítményt –, így mindenki tájékozott és összehangolt marad.
Végül is a hatékony beszerzési gyakorlatok elengedhetetlenek ahhoz, hogy a projekteket időben, a költségkereten belül és a legmagasabb színvonalon valósítsák meg.
👀 Tudta? A döntéshozók 21%-a és a vezető beosztásúak 24%-a szeretné , ha beszerzési csapataik rugalmasabbak és ellenállóbbak lennének az ellátási lánc zavaraival szemben.
Miért fontos a beszerzési menedzsment terv?
A hivatalos terv elkerüli a felesleges kiadásokat, a késedelmet és a szervezet részéről a szabályok be nem tartását. A következő okok miatt fontos:
Költséghatékonyság és kiadások ellenőrzése
A hatékonyan megfogalmazott beszerzési terv segít a szervezeteknek optimalizálni kiadásaikat azáltal, hogy megakadályozza a felesleges vásárlásokat és biztosítja a versenyképes árakat a beszállítóktól. Lehetővé teszi a cégek számára, hogy jobb feltételeket alkudjanak ki, jobb beszállítói kapcsolatokat építsenek ki és csökkentsék költségeiket.
📌 Képzelje el , hogy egy marketingcsapatnak rendezvényhez szükséges anyagokra van szüksége. Ahelyett, hogy több beszállítótól vásárolnának utolsó pillanatban kialakult árakon, a beszerzési terv segítségével éves szerződéseket köthetnek a preferált beszállítókkal, ezzel pénzt és időt takarítva meg.
Összhang az üzleti stratégiával
A beszerzési terv biztosítja, hogy a beszerzési tevékenységek összhangban legyenek a szervezet általános céljaival. A beszerzési célok előrejelzésével a vállalatok megtervezhetik a fontos beszerzéseket, elkerülhetik a felesleges kiadásokat és javíthatják a pénzügyi tervezést.
📌 Vegyünk példának egy építőipari vállalatot, amely az év során több projektet is tervez. A beszerzési terv segítségével a beszerzési csapat összehangolhatja a nagy mennyiségű anyagbeszerzéseket a projekt ütemtervével, így biztosítva a kedvezményeket és elkerülve a készlethiányt.
Továbbfejlesztett beszállítói menedzsment
A beszerzési menedzsment terv biztosítja, hogy egyértelmű beszállító-kiválasztási kritériumok legyenek érvényben, amelyek alapján a vállalkozások biztosan megbízható beszállítókkal állhatnak kapcsolatban. A jó beszállítói kapcsolatok révén a vállalkozások kedvező szerződési feltételeket tudnak kialkudni, javíthatják a szolgáltatások minőségét, és elkerülhetik a gyenge teljesítményű beszállítók használatával járó kockázatokat.
📌 Képzelje el egy kiskereskedelmi vállalatot, amely évente értékeli beszállítóit a szállítási határidők és a minőség alapján készült ponttáblák segítségével. Egy hatékony beszerzési terv lehetővé teszi számukra, hogy a gyenge teljesítményű beszállítókat lecseréljék, mielőtt a vevői elégedettség csökkenne.
Szabályozási és politikai megfelelés
A szervezeteknek beszerzéskor be kell tartaniuk a belső irányelveket és a külső jogszabályokat. A hivatalos projektmenedzsment terv garantálja, hogy minden beszerzés megfeleljen a szabályoknak, megelőzve ezzel a jogi problémákat, bírságokat vagy a szabályok be nem tartása miatti hírnévvesztést.
📌 Például egy egészségügyi vállalatnak gondoskodnia kell arról, hogy minden orvosi berendezés beszerzése megfeleljen a kormányzati előírásoknak. A beszerzési terv minden beszerzési döntésbe beépíti a megfelelőségi ellenőrzéseket, csökkentve ezzel a jogi kockázatokat.
Kockázatcsökkentés és vészhelyzeti tervkészítés
A beszerzés kockázatos lehet a beszállítói mulasztások, az áringadozások és a minőségi problémák miatt. A beszerzési menedzsment terv kockázatkezelési folyamatokat tartalmaz, például értékelést, vészhelyzeti tervet és alternatív beszerzési forrásokat, hogy minimálisra csökkentsék a működés zavarait.
📌 Képzelje el egy gyártó céget, amely kulcsfontosságú alkatrészeket szerez be külföldről. Ha szállítási késedelem történik, a beszerzési tervben felsorolt tartalék beszállító biztosítja, hogy a gyártósorok jelentős veszteségek nélkül tovább működjenek.
Idő- és erőforrás-optimalizálás
Dokumentált folyamat nélkül a beszerzési tevékenységek hatékonysága csökkenhet, és pazarláshoz vezethetnek. Pontos tervvel a szervezetek csökkenthetik az adminisztratív költségeket, és így a beszerzési folyamatok ismétlésére fordított idő helyett a kritikus üzleti tevékenységekre koncentrálhatnak.
📌 Gondoljon egy gyorsan növekvő SaaS-vállalatra, amely több szállítót is bevon a szoftver előfizetésekbe. A racionalizált beszerzési folyamat csökkenti a papírmunkát és a szállítók közötti zavart, így a munkavállalók a jóváhagyások után való hajszolás helyett a termékfejlesztésre koncentrálhatnak.
👀 Tudta? A folyamatos ellátási lánc-zavarok, a gyors technológiai változások és a zökkenőmentesebb folyamatok iránti igény miatt az ellátási lánc vezetői 47%-a küzd működési hatékonysági problémákkal.
A beszerzési menedzsment terv legfontosabb elemei
A beszerzési menedzsment terv három fő elemből áll:
| Összetevő | Mit jelent? |
| Beszerzési stratégia | ✅ Felvázolja az áruk és szolgáltatások beszerzésének általános irányvonalát ✅ Meghatározza, hogy mit kell beszerzni, mikor és milyen költségvetési korlátok mellett ✅ Biztosítja, hogy a beszerzés összhangban legyen a szervezeti célokkal, miközben optimalizálja a költségeket és a hatékonyságot |
| Beszerzési folyamat | ✅ Leírja az áruk és szolgáltatások beszerzésének egymást követő lépéseit: a szükségletek azonosítása, a beszállítók kiválasztása, a szerződések megtárgyalása és a műveletek irányítása ✅ Biztosítja a költséghatékonyságot és a pontos szállítást |
| Beszerzési ellenőrzési terv | ✅ Meghatározza a beszerzési tevékenységek értékelésének folyamatát ✅ A költségek korlátozására, a minőség ellenőrzésére és a szabályzatok és törvények betartásának biztosítására összpontosít ✅ A beszerzéseket a költségvetés keretein belül tartja, miközben támogatja a szervezet céljait |
Ezen három mellett további elemek is szerepelnek:
| További összetevők | Miért fontosak? |
| Beszerzési célok és célkitűzések | A világosan meghatározott célok előmozdítják a beszerzési folyamatot. |
| Az érdekelt felek azonosítása és bevonása | A hatékony beszerzési tervezéshez a főbb érdekelt felek, például az osztályvezetők, a szerződéskezelők és a végfelhasználók részvétele szükséges. |
| Piacelemzés és beszállító kiválasztás | Egy hatékony beszerzési terv magában foglalja a jó beszállítók azonosításához szükséges átfogó piackutatást. Az ár, a szállítási határidő és a beszállító teljesítménye kulcsfontosságú paraméterek az intelligens vásárlási döntések meghozatalához. |
| Költségvetési és költségbeli szempontok | A beszerzési tervnek tartalmaznia kell az összes beszerzési költséget – közvetlen költségeket, adókat, logisztikai költségeket és telepítési költségeket. A beszerzési szoftver segítségével történő kiadások nyomon követése segít a szervezeteknek betartani a költségvetést és megelőzni a túlköltekezést. |
| Kockázatértékelés és -csökkentés | A beszerzés olyan kockázatokkal jár, mint a beszállítói késések vagy a minőségi problémák. Egy jó terv tartalmazza a kockázatok értékelését és a kockázatcsökkentő stratégiákat, például alternatív beszállítók azonosítását vagy a zavarok csökkentésére irányuló vészhelyzeti intézkedések bevezetését. |
| Beszerzési ütemterv és idővonal | A formalizált ütemterv biztosítja, hogy a beszerzési tevékenységek összhangban legyenek a projekt ütemtervével. Tartalmazza a folyamatok ütemezésének biztosításához szükséges legfontosabb mérföldköveket, mint például a beszállító kiválasztása, a szerződés aláírása és a szállítási ütemterv. |
| Szerződéskezelés és -adminisztráció | A hatékony szerződéskezelés biztosítja, hogy a beszállítók betartsák a megállapodott feltételeket, megkönnyíti a tárgyalásokat, garantálja a szabályok betartását és kezeli a szerződésmódosításokat. Ez védi a szervezet érdekeit és javítja a beszállítói kapcsolatokat. |
| Teljesítménymérés és értékelés | A beszerzési teljesítmény nyomon követése a kulcsfontosságú teljesítménymutatók ( KPI-k ) segítségével lehetővé teszi a beszállítók megbízhatóságának, költségeinek és hatékonyságának mérését. A rendszeres ellenőrzések segítenek a szervezeteknek racionalizálni beszerzési stratégiájukat és javítani teljesítményüket. |
💡 Profi tipp: A beszerzési csapatok és a beszállítók szorosan kell együttműködjenek a működés modernizálása érdekében. A partnerségek szándékos bővítésével igazodhatnak a beszerzés szervezeten belüli egyre növekvő szerepéhez.
Lépésről lépésre: Beszerzési menedzsment terv készítése
A megfelelő beszerzési menedzsment terv lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a lehető legjobb áron vásároljanak megfelelő árukat és szolgáltatásokat, miközben hatékonyságot, megfelelőséget és megtakarításokat is elérnek. Az alábbiakban bemutatjuk a világos beszerzési terv kidolgozásának lépésről lépésre történő folyamatát.
1. Határozza meg a beszerzési célokat
A beszerzés tervezésének első lépése olyan egyértelmű célok meghatározása, amelyek megfelelnek az üzleti céloknak. A szervezeteknek világosan tudniuk kell, hogy mit akarnak beszerezni, miért, és mit várnak el a beszerzéstől.
2. Beszerzési stratégiák és költségvetés kidolgozása
A sikeres beszerzési terv elmagyarázza, hogyan szerezheti be a szervezet a legköltséghatékonyabban és legmegbízhatóbban az árukat és szolgáltatásokat. A lépések a következőket tartalmazzák:
- Globális vagy nemzeti beszerzés, rövid és hosszú távú szerződések, illetve saját gyártás vagy külső beszerzés azonosítása
- Vessen egy mélyebb pillantást a beszerzés történetére, hogy megismerje a költségcsökkentési lehetőségeket.
- Kiadási korlátok meghatározása a túlköltekezés elkerülése érdekében, valamint a források prioritás szerinti kiadások alapján történő elosztása
3. Ajánlatok/pályázatok (árajánlatok) bekérése a beszállítóktól
A beszerzési követelmények és stratégiák meghatározása után következik a potenciális beszállítók megismerése és a pályázati felhívások kiadása. Ezek az ajánlattételi felhívások ( RFP ) vagy árajánlatkérések ( RFQ ), amelyekkel versenyképes ajánlatokat kérnek be. Ezeknek a következőket kell tartalmazniuk:
- A szükséges áruk vagy szolgáltatások egyértelmű meghatározása
- A szállítási ütemtervek és a szolgáltatási szabványok előre láthatók
- Szállítóértékelési kritériumok
4. Összehasonlítás az ajánlatok és a beszállítók kiválasztása
Az ajánlatok beérkezése után a cégeknek össze kell hasonlítaniuk a beszállítókat a meghatározott értékelési paraméterek alapján. A hatékony értékelési folyamatnak a következőket kell figyelembe vennie:
- Költségek és érték: A hosszú távú előnyökkel kapcsolatos költségek összehasonlítása
- Minőségbiztosítás: A múltbeli teljesítmények validálása, ügyfelek referenciái és az iparági szabványoknak való megfelelés
- Megbízhatóság: Biztosíték arra, hogy a beszállítók képesek alkalmazkodni a változó üzleti követelményekhez, miközben fenntartják a szolgáltatási színvonalat.
- Szerződési feltételek: Garancia, visszaküldési szabályzat és vásárlás utáni támogatás feltételei
A kiválasztott beszállítókkal a szerződés megkötése előtt további tárgyalások folytathatók a legjobb feltételek elérése érdekében.
5. Kezelje a beszerzési folyamatot és zárja le azt
A beszállító kiválasztása után a szervezeteknek figyelemmel kell kísérniük a beszerzés hatékony lebonyolítását, valamint biztosítaniuk kell a megfelelőséget és a minőségellenőrzést. Az alábbiakban bemutatjuk a fázis főbb tevékenységeit:
- Rendelések nyomon követése: A szállítások figyelemmel kísérése a határidőre történő teljesítés ellenőrzése érdekében
- Minőség-ellenőrzés: A beérkezett anyagok ellenőrzése a specifikációknak való megfelelőség biztosítása érdekében.
- Problémamegoldás: Az eltérések vagy a beszállítókkal kapcsolatos problémák megoldása érdekében azonnali intézkedések meghozatala.
- Fizetésfeldolgozás: Garantálja, hogy minden fizetés a szerződéses követelményeknek megfelelően kerül feldolgozásra.
- Zárójelentés és értékelés: A beszállítók teljesítményének értékelése jövőbeli célokra és a beszerzési szerződések hivatalos lezárása
👀 Tudta? A beszállítói költségek 10%-os csökkentése 32%-kal növelheti az EBITDA-t a Fortune 500 vállalatoknál és 27%-kal a FTSE 350 vállalatoknál, ami jelentős nyereségnövekedést eredményez.
A beszerzéskezelési tervezéshez legalkalmasabb eszközök
A megfelelő eszközökkel hatékonyabbá teheti a beszerzést, költségeket takaríthat meg és betarthatja a szabályzatokat. A modern beszerzési szoftverek és projektmenedzsment megoldások segítik a folyamatok egyszerűsítését, a tevékenységek automatizálását és a kiadások átláthatóságát. Az alábbiakban felsorolunk néhányat a legjobb beszerzési tervezési eszközök közül:
Beszerzési szoftver
A beszerzési szoftverek segítségével a vállalatok kezelhetik a beszállítói kapcsolatokat, miközben figyelemmel kísérik a beszerzési tevékenységeket és automatizálják a beszerzést. Néhány jól ismert megoldás:
SAP Ariba
Felhőalapú beszerzési megoldás a beszerzés, a szerződéskezelés és a beszállítókkal való együttműködés racionalizálására. Segít a szervezeteknek jobb üzleteket kötni és optimalizálni a kiadásokat a beszerzési tevékenységek valós idejű átláthatóságával.
Oracle Procurement Cloud
Kiváló megoldás, amely automatizálja a beszerzést, a beszállítók minősítését és a szerződéskötést. Biztosítja a beszerzési politika betartását és egyszerűsíti a beszerzést.
Coupa
Átfogó beszerzési megoldás a kiadások kezeléséhez, a beszállítói kockázatok kezeléséhez és az automatikus jóváhagyási munkafolyamatokhoz. A Coupa integrálható a pénzügyi rendszerekkel a valós idejű költségvetés-ellenőrzés és a költségek felügyelete érdekében.
🧠 Érdekesség: A beszerzési vezetők nem csak megrendeléseket adnak le, hanem szerződéseket is kötnek, biztosítják a minőséget és elemzik a beszállítók teljesítményét. Gyakran a vállalati világ névtelen hőseinek tekintik őket, akik egyensúlyt teremtenek a költségkezelés és a minőségbiztosítás között.
Projekt- és szerződéskezelés: ClickUp
A ClickUp, a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, összes idővonalát, feladatát és szerződését egyetlen egységes munkaterületen egyesíti. A szerződések megfogalmazásától a teljesítések és jóváhagyások nyomon követéséig a ClickUp segít Önnek a határidők betartásában, a költségek ellenőrzésében és a beszállítók felelősségének kezelésében – minden lépésnél.
A ClickUp beszerzési vezetőknek szánt CRM szoftvere egyetlen megbízható forrásként szolgál a beszerzési vezetők számára a beszállítói életciklus minden aspektusának kezeléséhez.
Felejtse el a szétszórt táblázatokat és e-mail láncokat. A ClickUp CRM minden beszállítói adatot, például a kapcsolattartókat, a szerződési feltételeket, a teljesítménytörténetet és a dokumentumokat egy helyen tárolja, így csapata mindig tudja, hol keresse és mi a következő lépés.
Ez segíthet Önnek:
- Gyorsabban készítheti, jóváhagyhatja és nyomon követheti a megrendeléseket
- Állítson be egyéni jóváhagyási feltételeket, jelölje meg a releváns csapattagokat, és automatikusan frissítse a megrendelés állapotát.
- Kövesse nyomon a kiadásokat valós időben az élő irányítópultokkal
- Állítson be költségvetési küszöbértékeket, jelölje meg automatikusan a túllépéseket, és tartsa tájékoztatva pénzügyi csapatát anélkül, hogy további eszközökre lenne szüksége.
- Használjon előre elkészített irányítópultokat a szállítási idők, a minőségi problémák és a beszállítók általános teljesítményének nyomon követéséhez.
- Csatlakoztassa készletnyilvántartási rendszereit a ClickUp-hoz, hogy nyomon követhesse a készletszinteket és automatikusan indítsa el az újrarendeléseket.
A ClickUp összekapcsolódik kedvenc beszerzési eszközeivel, ERP-jeivel és kommunikációs alkalmazásaival, hogy munkamenetei zavartalanul folyhassanak.
David U megosztja tapasztalatait:
A ClickUp-ban legjobban a testreszabhatóságot szeretem. Minden – nézetek, állapotok, mezők, automatizálások – tökéletesen igazítható a munkafolyamatához. A rendszer alkalmazkodik Önhöz, nem fordítva.
A ClickUp-ban leginkább a testreszabhatóságot kedvelem. Minden – nézetek, állapotok, mezők, automatizálások – tökéletesen igazítható a munkafolyamatához. A rendszer alkalmazkodik Önhöz, nem fordítva.
Gyorsítsa fel a beszerzési jóváhagyásokat és a beszállítói frissítéseket az automatizálás segítségével
A ClickUp Automations megszünteti a manuális feladatokat, biztosítva a hatékonyabb beszerzési folyamatot. Több mint 100 automatizálási lehetőség segítségével a beszerzési csapatok automatizálhatják a rutin tevékenységeket, mint például:
- Beszerzési feladatok kiosztása meghatározott kiváltó okok alapján
- A feladatállapotok automatikus frissítése a fizetés befejezése vagy az anyagok leszállítása után
- Értesítések küldése jóváhagyásokról vagy változásokról
Ezek az automatizálások csökkentik az emberi hibák kockázatát, és értékes időt szabadítanak fel a stratégiai döntéshozatalhoz. Az egyedi automatizálási szabályok segítségével a csapatok a munkafolyamatokat a saját beszerzési igényeikhez igazíthatják, ami növeli a termelékenységet és a projektek közötti konzisztenciát.
Ossza meg fájljait, kövesse nyomon a teljesítéseket, és azonnal kommunikáljon a beszállítókkal
A hatékony kommunikáció elengedhetetlen a beszerzésben. A ClickUp egy sor együttműködési eszközt kínál, amelyek megkönnyítik a beszerzési csapatok és a beszállítók közötti zökkenőmentes interakciót:
Hozzon létre külön teret minden beszállító számára, hogy központosítsa a kommunikációt és a dokumentációt. Használja a ClickUp valós idejű csevegőjét az azonnali üzenetküldéshez, hogy gyorsan megoldja a problémákat, ami egyúttal javítja a beszállítói kapcsolatokat is.
A platformon belül a ClickUp Docs segítségével együttműködhet szerződések, ajánlatok és egyéb fontos dokumentumok elkészítésében a dokumentummegosztás funkcióval. Ezek a funkciók biztosítják, hogy minden érdekelt fél összhangban legyen, csökkentve ezzel a félreértéseket és erősítve a beszállítói kapcsolatokat.
Legyen mindig egy lépéssel a késések előtt a valós idejű mérföldkő-figyeléssel
A haladás nyomon követése elengedhetetlen a beszerzési projektek ütemterv szerinti megvalósításához. A ClickUp mérföldkő-követési funkciói világos áttekintést nyújtanak a projekt ütemtervéről.
Határozza meg a beszerzés legfontosabb szakaszait mérföldkövekként, hogy nyomon követhesse az előrehaladást. Gantt-diagramok segítségével vizualizálja a beszerzés teljes ütemtervét, azonosítsa a függőségeket, és szükség szerint módosítsa az ütemtervet. A késedelmek elkerülése kulcsfontosságú a beszerzési költségek ellenőrzése szempontjából.
Vizuális jelzések segítségével értékelje az egyes mérföldkövek teljesítésének állapotát. Ezek az eszközök lehetővé teszik a beszerzési vezetők számára, hogy proaktívan kezeljék a lehetséges késedelmeket, és biztosítsák az áruk és szolgáltatások időben történő szállítását.
ClickUp beszerzési menedzsment sablon
A ClickUp beszerzési menedzsment sablonja átfogó keretrendszert biztosít a beszerzési folyamatok kezeléséhez a kezdeményezéstől a befejezésig. A sablon legfontosabb jellemzői:
- Egyedi állapotok: Kövesse nyomon a beszerzési feladatok előrehaladását olyan állapotokkal, mint „Nyitott”, „Folyamatban”, „Tisztázásra szorul” és „Befejezett”, amelyek világos áttekintést nyújtanak a folyamat minden szakaszáról.
- Egyéni mezők: rögzítsen olyan alapvető információkat, mint a beszállítók elérhetőségei, a beszerzés jóváhagyási státusza és a megrendelő adatai, így biztosítva, hogy minden releváns adat könnyen hozzáférhető legyen.
- Egyéni nézetek: Használja a különböző nézeteket, például a Listát, a Táblát és a Naptárat, hogy a csapat preferenciái és a projekt követelményei szerint szervezze és vizualizálja a beszerzési feladatokat.
- Kiadások és megtakarítások nyomon követése: Figyelemmel kísérheti a beszerzési kiadásokat és azonosíthatja a költségmegtakarítási lehetőségeket, ezzel segítve a költségvetés kezelését és a pénzügyi tervezést.
- Szállítók kategorizálása: Osztályozza a szállítókat szintek és kockázati szintek alapján, hogy hatékonyan rangsorolhassa a kapcsolatokat és kezelhesse a szállítói kapcsolatokat.
A beszerzéskezelés kihívásainak leküzdése
A beszerzés menedzsmentjében számos változó tényező játszik szerepet, többek között a beszállítók kiválasztása, a beszerzési költségvetés ellenőrzése, a szabályoknak való megfelelés és a kockázatkezelés. A beszerzési folyamat bármely pontján bekövetkező zavar hatékonyságcsökkenéshez vezethet, ami költségvetési hiányosságokat vagy a nem megfelelő beszállítókhoz kapcsolódó kockázatokat okozhat.
Ezek a beszerzési kihívások végpontok közötti stratégiai menedzsmentet, a technológia megfelelő használatát és az érdekelt felek közötti szoros együttműködést igényelnek.
1. Beszállítói kockázat- és teljesítménykezelés
A beszállítók kulcsfontosságúak a szervezet sikeres beszerzéséhez. Ugyanakkor ezzel kapcsolatos kockázatok is vannak, például a várt minőség elmaradása, a szállítás késedelme vagy az instabil pénzügyi helyzet, amelyek viszont hatással lehetnek a működésre. A kockázatok könnyen ellenőrizhetők a következőkkel:
- A beszállítók átfogó értékelése a felvételük előtt
- Teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározása a minőség, a határidők és a szolgáltatási szintek tekintetében, valamint azok aktív nyomon követése
- A beszállítók diverzifikálása és kezelése annak érdekében, hogy ne függjön egyetlen beszállítótól, így biztosítva a tartalék lehetőségeket.
- A beszállítók rendszeres ellenőrzése és a világos kommunikációs csatornák erős, megbízható beszállítói kapcsolatokat alakítanak ki.
2. A költségek ellenőrzése és a költségvetés betartása
A költségtúllépések gyakori problémák a beszerzésben, különösen akkor, ha sürgősségi költségek merülnek fel, vagy a beszállító emeli az árat. A jó pénzügyi fegyelem fenntartása érdekében mindig:
- Használja a valós idejű kiadási és költségvetési előrejelzéseket
- Tárgyaljon a beszállítókkal, hogy hosszú távú, árakat rögzítő szerződéseket kössön.
- Használjon készletkezelő eszközöket a készletek figyelemmel kíséréséhez és nyomon követéséhez, hogy biztosítsa a zökkenőmentes gyártást.
- A beszerzési szoftvernek automatikusan jóvá kell hagynia a költségeket, de a kiadásoknak a költségvetési keretek között kell maradniuk.
3. A szabályok és irányelvek betartásának biztosítása
A beszerzési folyamatok során több belső szabályzatot, iparági előírást és jogi követelményt is be kell tartani. A szabályok be nem tartása büntetésekhez vezethet, ami a szervezet hírnevének romlását vagy szerződéses vitákat eredményezhet. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében fontos:
- A beszerzési folyamattal kapcsolatos szabályozási változások nyomon követése
- Automatizált megfelelőségi ellenőrzés a beszerzéssel kapcsolatos szoftverben
- Tájékoztassa a beszerzési csapatokat a beszerzéssel kapcsolatos jogi és etikai gyakorlatokról.
4. Az ellátási lánc zavarainak kezelése
Váratlan események, mint például a globális ellátási lánc megszakadása, nyersanyaghiány vagy szállítási késések lassíthatják a beszerzési folyamatokat egy szervezetben. A rugalmasság növelése a következőket igényelheti:
- Vészhelyzeti tervek kidolgozása, például alternatív beszállítói hálózat létrehozása
- Biztosítsa a készlettervezést pufferkészletekkel a kritikus anyagok esetében.
- A jövőben intelligens elemzések segítségével azonosítsa a potenciális kockázatokat, mielőtt azok eszkalálódnának.
5. A beszerzés hatékonyságának növelése és a jobb átláthatóság
A beszerzésen belüli manuális folyamatok könnyen hatékonyságcsökkenéshez, hibákhoz és a kiadások átláthatóságának hiányához vezethetnek. A beszerzési műveletek javítása érdekében:
- Minden munkafolyamatot automatizálni kell beszerzési menedzsment szoftver segítségével.
- Egyszerűsítse a műveleteket a könnyű nyomon követés, a központosított beszállítói és szerződéses adatok érdekében.
- A beszerzési eljárások egységesítésével csökkenthető az inkonzisztencia
6. Az érdekelt felek bevonása
A beszerzési tevékenységekben számos osztály vesz részt, többek között a pénzügyi, az operatív és a jogi csapatok. Az érdekelt felek közötti összehangolatlanság lassíthatja a folyamatokat, vagy belső kommunikációs zavarokat okozhat. Az együttműködés megvalósítása érdekében:
- Határozza meg egyértelműen a beszerzéssel kapcsolatos szerepeket és felelősségeket.
- Használjon központosított beszerzési platformokat a közös láthatóság érdekében
- Rendszeres, többfunkciós értekezleteket kell tartani a beszerzési célok és az üzleti célok összehangolása érdekében.
7. Technológia használata
A beszerzési szektor az AI, az automatizálás és az analitika fejlődése miatt egyre gyorsabban változik. Azok a vállalatok, amelyek nem alkalmazkodnak ehhez, biztosan hatékonysági problémákkal fognak szembesülni. A versenyképesség megőrzése érdekében:
- Fektessen be digitális beszerzési eszközökbe az adatalapú döntéshozatal érdekében
- Használja ki az AI előnyeit a beszerzési elemző szoftverek segítségével a kereslet előrejelzéséhez és a beszállítók értékeléséhez.
- Képezze a beszerzési csapatokat az új beszerzési technológiákról
💡 Profi tipp: Hozzon létre egyedi irányítópultokat a ClickUp-ban a beszerzési mutatók vizualizálása érdekében. Figyelje a legfontosabb KPI-ket, beleértve a szállítási időket és a minőséget, hogy megalapozott döntéseket hozhasson és optimalizálhassa beszerzési stratégiáját.
Tökéletes beszerzési menedzsment a megfelelő szoftverrel
Az intelligens beszerzés a sikeres projektek gerince, amely mindent a terv szerint és a költségkereten belül tart. A szétszórt, ad hoc folyamatokra támaszkodni hatékonyságcsökkenéshez, megfelelési kockázatokhoz és költséges késedelmekhez vezethet. Ez az, ahol a ClickUp kiemelkedik.
Ez nem csak egy újabb projektmenedzsment eszköz – ez az Ön all-in-one platformja a racionalizált, szabályoknak megfelelő és adatközpontú beszerzéshez. A ClickUp segítségével központosíthatja a beszerzési folyamat minden lépését, zökkenőmentesen együttműködhet az érdekelt felekkel, és valós időben betekintést nyerhet a költségvetésekbe, az ütemtervekbe és a beszállítók teljesítményébe.
Vegye kézbe beszerzési stratégiáját, és érjen el jobb eredményeket – gyorsabban. Kezdje el még ma ingyenesen használni a ClickUp-ot!
Gyakran ismételt kérdések
Melyek a beszerzési menedzsment terv 5 összetevői?
A beszerzési menedzsment terv általában több kulcsfontosságú elemet tartalmaz, amelyek biztosítják a folyamat zökkenőmentességét és hatékonyságát. Először is, felvázolja a beszerzési célokat és célkitűzéseket, tisztázva, hogy mit kíván elérni a szervezet. Emellett azonosítja és bevonja az érdekelt feleket, biztosítva, hogy minden érintett megértse szerepét és felelősségét. A beszállítók kiválasztásának kritériumait a beszállítók értékelésének és kiválasztásának iránymutatásaként határozzák meg. A terv meghatározza a beszerzés ütemtervét és idővonalát, feltérképezve a fontos mérföldköveket és határidőket. Végül tartalmaz egy kockázatértékelési és -csökkentési stratégiát, amely előre látja a lehetséges kihívásokat, és felvázolja azok kezelésének lépéseit.
Mit csinál egy beszerzési menedzsment terv?
A beszerzési menedzsment terv útmutatóként szolgál a projekt sikeres megvalósításához szükséges áruk és szolgáltatások beszerzéséhez. Meghatározza a beszerzési tevékenységek irányításának módját, a tervezéstől és a beszállítók kiválasztásától a szerződéskezelésig és a teljesítmény figyelemmel kíséréséig. A terv strukturáltságával és egyértelműségével hozzájárul ahhoz, hogy a beszerzések hatékonyan, költséghatékonyan és a projekt céljaival összhangban történjenek. Emellett segít minimalizálni a kockázatokat, egyszerűsíteni a kommunikációt és a projektet a terv szerint haladni.
Mit kell tartalmaznia a beszerzési tervnek?
Egy átfogó beszerzési tervnek a beszerzési folyamat minden aspektusát le kell fednie. Ez magában foglalja a projekt céljait és hatókörét, valamint a legfontosabb érdekelt felek szerepeit és felelősségeit. Részletesen le kell írnia a piaci elemzés és a beszállítók kiválasztásának folyamatát, fel kell vázolnia a költségvetést és a költségekkel kapcsolatos szempontokat, valamint világos beszerzési ütemtervet kell tartalmaznia. A tervnek ki kell térnie a kockázatkezelési stratégiákra, a szerződéskezelési eljárásokra, valamint a beszerzési teljesítmény mérésének és értékelésének módszereire is. Ezen elemek beépítése biztosítja, hogy a beszerzési folyamat átlátható, elszámoltatható és összhangban álljon a szervezeti célokkal.
Melyek a beszerzési folyamat 7 lépései?
A beszerzési folyamat általában hét fő lépésből áll. Első lépésként meg kell határozni a szervezet igényeit és a termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó követelményeket. Ezután ajánlattételi vagy pályázati eljárás keretében megkeresik és értékelik a potenciális beszállítókat. Az ajánlatok beérkezése után azokat értékelik, majd tárgyalások és szerződéskötés útján kiválasztják a legjobb beszállítót. A szerződést ezután úgy kezelik, hogy biztosítsák a határidőre történő szállítást és a megállapodott feltételek betartását. Végül a folyamat a beszállítói teljesítmény értékelésével, a tanulságok dokumentálásával és a beszerzés hivatalos lezárásával zárul. Ez a strukturált megközelítés segít a szervezeteknek költségmegtakarítást elérni, a minőséget fenntartani és a kockázatokat csökkenteni a beszerzési életciklus során.