Gondolkodott már azon, hogy milyen egy beszerzési vezető mindennapi munkája? Ez a szerep rejtélyesnek és zavarosnak tűnhet, ha nem éljük át magunk, de ma felfedjük, hogy milyen a beszerzési vezető munkája és mit is jelent ez pontosan.
Ebben a részletes útmutatóban bemutatjuk, mi is az a beszerzési menedzser, milyen feladatokkal jár a munkája, milyen készségekre és technikákra van szüksége, és hogyan építhetsz sikeres karriert a beszerzési ágazatban. 💼
Mi az a beszerzési menedzser?
A beszerzési vezető feladata a szállítási lánc menedzsmentjének felügyelete, valamint annak ellenőrzése, hogy a vállalat hogyan vásárol (vagy szerzi be) az anyagokat, szolgáltatásokat vagy kellékeket. Feladatukhoz tartozik a megfelelő beszállítók megtalálása, a szerződések vagy megrendelések költségeinek megtárgyalása, valamint a legjobb ár-érték arányú szolgáltatások vagy anyagok beszerzése.
Bár ebben a cikkben a beszerzési vezetőkkel foglalkozunk, előfordulhat, hogy ezt a pozíciót beszerzési menedzsernek vagy beszerzési szakértőnek is nevezik. A konkrét megnevezés a vállalati politikától függ, de a pozíció feladata ugyanaz: hatékonyan beszerezni a szervezet számára a szükséges árukat.
A beszerzési menedzser tipikus napja
Vessünk egy pillantást arra, hogy mit is csinál valójában egy beszerzési menedzser a mindennapokban. Ezeket a feladatokat gyakran említik a munkaköri leírásokban, de csak homályosan, ezért most közelebbről megvizsgáljuk, hogy mit is jelent ez, hogy eldönthesse, ez-e a megfelelő pozíció az Ön számára.
Vásárlási szerződésekkel kapcsolatos feladatok
A beszerzési menedzser feladata nagy részben abból áll, hogy a vállalat számára kedvező beszerzési lehetőségeket találjon. Ez magában foglalja a beszerzési megállapodások kidolgozását is, amelyek olyan szerződések, amelyekben vállalja, hogy egy bizonyos mennyiségű terméket vagy szolgáltatást vásárol cserébe egy kedvezményért. 🤝
A beszerzési megállapodások és szerződések kezelése időigényes, ami azt jelenti, hogy sok menedzser minden nap egy részét tárgyalásokkal, szerződések áttekintésével és megállapodások véglegesítésével tölti. Ezeket a feladatokat azonban hetente vagy havonta is el lehet végezni.
A megállapodás megkötése után ezek az ügyletek idővel kedvezményes árat biztosítanak a szolgáltatásokhoz vagy a beszerzésekhez, így mindenki könnyebben előre jelezheti a költségeket és betarthatja a költségvetést.
A szabályoknak való megfelelés biztosítása
Beszerzési menedzserként jól kell ismernie a folyamatokat és az eljárásokat, hogy biztosan betartsa a szabályokat. A munkakör részét képezi a beszerzési politikák és eljárások kidolgozása és betartása, a kockázatok kezelése, valamint az ellenőrzések végzése a szabályok betartásának biztosítása érdekében. ⚖️
Elengedhetetlen, hogy betartsa a saját belső beszerzési irányelveit, mivel ellenkező esetben kitéve lesz a potenciális beszállítók kihívásainak, illetve a favoritizmus vagy megvesztegetés vádjának. A saját irányelveinek betartása mellett ellenőriznie kell, hogy beszállítói is megfelelő irányelvekkel rendelkeznek-e, különösen akkor, ha Ön olyan finanszírozás vagy állami támogatás kedvezményezettje, amely ezt megköveteli.
A beszállítók értékelése
Mielőtt beszerzési szerződést írna alá egy beszállítóval, először meg kell találnia a megfelelőt. A beszerzési szakember feladata többek között a potenciális beszállítók felkutatása, egy lista összeállítása, majd azok értékelése a legmegfelelőbb kiválasztása érdekében.
Kivéve, ha egy kis szervezetnél dolgozik, ez a feladat a csapat többi tagját is érinti, és előfordulhat, hogy a végső döntés meghozatalához az ügyet az igazgatóság elé kell terjeszteni. A beszerzési csapat együtt dolgozik a beszállítók felkutatásán, a referenciák ellenőrzésén, az árajánlatok beszerzésén az árajánlatkérési sablonok segítségével, valamint egy keretrendszer vagy értékelési módszer alkalmazásával, hogy egymáshoz vagy a szállítási lánc egészéhez viszonyítva pontozzák őket.
A személyzet irányítása és koordinálása
Ha beszerzési vagy beszerzési menedzserként dolgozik, gyakran együtt dolgozik egy beszerzési csapattal, amely támogatja Önt abban, hogy a legjobb ajánlatot szerezze meg a szervezetének. A menedzser feladata a munkatársak koordinálása és ösztönzése, hogy a legjobb teljesítményt nyújtsák. 🎉
Egy nagyobb szervezetben előfordulhat, hogy számos kezdő szintű támogatói pozíciót és beszerzési tisztviselőt kell irányítania. A csapat felépítésétől függően feladata lehet a feladatok kiosztása, a képzések felügyelete, a támogatás nyújtása, valamint a csapat sikeréhez vezető vezetőként való fellépés.
Az adatok naprakész tartása
A beszerzés és a beszerzés világa rengeteg adatot tartalmaz. Itt megtalálható minden, a beszállítói listától kezdve az egyes anyagok vagy kellékek pontos egységáráig, amit csak vásárolni szeretne. 📝
Ha egyedül vagy kis csapatban dolgozik, napi tevékenységeinek egy része az adatok karbantartása, valamint azok naprakészségének és pontosságának biztosítása lesz. Nagyobb csapatokban ezt a feladatot a beszerzési tisztviselő vagy asszisztens láthatja el.
A sikeres beszerzési menedzser legfontosabb készségei
Most, hogy már ismerjük a beszerzési menedzser néhány napi vagy heti feladatát, nézzük meg közelebbről, milyen készségekre és ismeretekre van szükség a sikerhez.
Tárgyalási készségek
A kiváló beszerzési szakemberek remek tárgyalók. Ez egy olyan készség, amelyre folyamatosan támaszkodni fog, hogy kedvező kedvezményeket érjen el és beszerzési megállapodásokat kössön a legkeresettebb beszállítóival.
Ha ez jelenleg nem tartozik az erősségei közé, vegyen részt tárgyalási készségeket fejlesztő tanfolyamon, vagy próbáljon meg munkatapasztalatot szerezni olyan környezetben, ahol ezeket a készségeket sokat használják, például az értékesítésben. Ahhoz, hogy sikeres legyen a beszerzési ágazatban, képesnek kell lennie arra, hogy világosan kifejezze álláspontját, tárgyaljon és jobb feltételeket érjen el, mint máshol – ezért ezeknek a készségeknek az első helyen kell állniuk a készséglistáján. 💡
Analitikai készségek
A beszerzési vezetők sok döntést hoznak, ami azt jelenti, hogy tudnia kell, hogyan kell elemezni az adatokat, hogy a lehető legmegfelelőbb döntést hozza meg az adott pillanatban.
A beszerzési vezetők tudják, hogyan kell értelmezni az adatokat, mit kell tenni velük, és hogyan kell felhasználni őket a döntéseik meghozatalához. Tudják használni a rendelkezésükre álló adatokat, tudják, hol kell kérni a hiányzó információkat, és összes tudásukat felhasználva kiválasztják a megfelelő beszállítót. ✅
Szállítói kapcsolatok kezelésének készségei
Lehet, hogy úgy tűnik, a beszerzés csak az adatokról és a készletekről szól, de valójában sok kapcsolattartási és kommunikációs készséget igényel. Ha nem tud erős kapcsolatokat építeni, akkor valószínűleg nem fog hosszú távú partnerségeket kialakítani másokkal.
A leendő beszerzési vezetőknek a kommunikációra, a hallgatásra és az emberekkel való kapcsolattartásra kell összpontosítaniuk, ha sikeresek akarnak lenni az iparágban. Tudnia kell, hogyan ismerje meg az embereket, megértse igényeiket és szükségleteiket, és képes legyen hatékonyan kommunikálni a beszerzési folyamat minden pontján. 💬
Készletellenőrzési készségek
Ha nem tudja, hogy milyen a készletállomány, akkor nem tudja, hogy mit kell rendelnie. Ezért a beszerzési ágazatban elengedhetetlen a hatékony készletgazdálkodási készség.
A jó beszerzési vezetők mindig tisztában vannak a készletek szintjével és az árukészlet állapotával. Előre gondolkodnak, elegendő átfutási idővel rendelnek, hogy biztosítani tudják az ellátást, és alkalmazkodnak a változásokhoz, ha új projektet vagy szerződést vállalnak. 📋
ERP-ismeretek
Szerencsére nem kell fejből tudnia, hogy egy bizonyos készlet kezd-e elfogyni, vagy növelnie kell-e a készletet egy adott területen. Erre vannak vállalati erőforrás-tervezési (ERP) menedzsment eszközök.
Hány és milyen erőforrásokat kell kezelnie, az a beszerzési csapaton belüli szerepétől függ. Alapszinten tudnia kell, hogyan kell kezelni a készleteket és ütemezni a csapata rendelkezésre állását, de előfordulhat, hogy a költségvetést vagy a vállalkozókat is kezelnie kell. 📊
Gazdasági ismeretek
Miközben arra koncentrál, hogy a legjobb áron szerezze be a vállalat számára a szükséges ellátmányt és szerződéseket, nem hagyhatja figyelmen kívül a tágabb gazdasági képet sem.
A beszerzési vezetőknek alaposan ismerniük kell vállalatuk pénzügyi adatait és növekedési terveit, de tisztában kell lenniük a világban zajló eseményekkel is. Az olyan tényezők, mint a recesszió, a politikai zavargások és az ellátási lánc kihívásai mind befolyásolhatják, hogy mennyire könnyű beszerezni az árukat és milyen áron – ezért érdemes figyelni a nagyobb gazdasági összefüggéseket. 🌍
Kockázatkezelési készségek
Ideális esetben a beszállítók kielégítik az Ön igényeit, Ön időben teljesíti az ügyfelek megrendeléseit, és a projektek zökkenőmentesen zajlanak. Ez azonban nem mindig így van, ezért a beszerzési vezetőknek jártasnak kell lenniük a kockázatkezelésben és az akadályok felismerésében, mielőtt azok problémává válnának.
A legjobb beszerzési vezetők tudják, hogyan kell kiszámítani a kockázatokat, figyelemmel kísérni a változásokat és előre látni a kisebb problémákat, mielőtt azok nagyobb kihívásokhoz vezetnének. A kockázatkezelés a mindennapi munkád szerves része, nem pedig valami, amit akkor veszel figyelembe, amikor baj történik. ❌
A beszerzési vezetők által használt eszközök és technikák
A beszerzési folyamat hosszú és részletes, és olykor stresszt okozhat a sok elvárás, költségvetés, határidő és követelmény kezelése. De nem kell egyedül megbirkózni ezzel. Számos beszerzési eszköz és technika létezik, amelyek felgyorsíthatják a folyamatokat, egyszerűsíthetik a feladatokat, és könnyebb módszereket kínálnak a munkafolyamat kezdetétől a végéig történő kezelésére.
Íme néhány népszerű beszerzési menedzsment szoftvereszköz és technika, amelyeket a beszerzési menedzserek használnak a hatékonyabb munkavégzés érdekében. 🤖
Beszerzési menedzsment keretrendszerek
Minden egyes projekt vagy beszerzési igény esetében hosszú beszerzési folyamatot lefolytatni nem reális, és elvonja az időt más értékes feladatoktól. Ezt úgy lehet megkerülni, hogy létrehozunk vagy csatlakozunk egy meglévő beszerzési menedzsment keretrendszerhez.
Ezek a keretrendszerek kész megoldást kínálnak a minőségi beszállítók és szolgáltatások megtalálásához, anélkül, hogy teljes tenderezési vagy beszerzési folyamatot kellene lefolytatni. Ahhoz, hogy ezek a keretrendszerek mindenki számára előnyösek legyenek, nagy mennyiségű megrendelésre vagy nagy mennyiségű árura van szükség, ezért általában nagy szervezetek és kormányzati szervek használják őket.
Projektmenedzsment eszközök
Bár a beszerzési vezetők nem felelősek közvetlenül a projektek irányításáért, a projektmenedzsment alapos ismerete és a csapatuk eszközeinek használata előnyt jelenthet számukra, és megkönnyítheti a folyamatot.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp, egyszerűsítik a projektmenedzsmentet és az egész szervezet számára hozzáférhetőbbé teszik az információkat. A ClickUp projektiérarchiájával egy pillanat alatt áttekintheti a projekt előrehaladását, azonosíthatja az akadályokat, kommunikálhat a projektmenedzserekkel az ellátási igényeikről, és kiépíthet egy belső rendszert, amely segít mindenkinek jobban szervezett maradni a beszerzés terén.
Sok általános projektmenedzsment eszközzel ellentétben a ClickUp speciális funkciókkal rendelkezik, amelyek megkönnyítik a beszerzésmenedzsmenthez való alkalmazkodást. Például a ClickUp beszerzési sablonjával az egész folyamatot végigkövetheti, minden projektjét, feladatát és információját egy helyen.
Szállítói elkötelezettséget elősegítő eszközök
A napi munkád nagy része a beszállítókkal való kommunikációból és a velük való jó kapcsolatok ápolásából áll. A megfelelő elkötelezettség és beszállítókezelő szoftverek hatalmas változást hozhatnak ebben, és az időigényes feladatot egy sokkal gyorsabb folyamat részévé alakíthatják.
A ClickUp egyszerűsíti a beszállítói együttműködés folyamatát azzal, hogy mindent egy helyen tart. Nemcsak feladatok, megjegyzések és valós idejű szerkesztés révén kommunikálhat a csapat tagjaival, hanem külső e-maileket is kezelhet – mindezt anélkül, hogy el kellene hagynia a projektmenedzsment platformot.
Keresse meg a szükséges információkat a ClickUp számos nézetének egyikével, majd hatékonyabban lépjen kapcsolatba beszállítóival.
Kockázatkezelési eszközök
A kockázatok kezelése a beszerzési menedzser munkájának szerves része. A beszállítóknak a megrendelésekkel való lépéstartásának biztosításától a költségvetés kezelésén át a beszállítóknak történő időben történő fizetésig számos lehetőség van arra, hogy valami rosszul süljön el.
Egyszerűsítse az egész folyamatot az eszközök és funkciók segítségével, és hozza létre saját kockázatkezelési rendszerét. Használja a ClickUp kockázatkezelési kockázati nyilvántartási sablonját, és kezdje el felépíteni saját belső adatbázisát, amely megkönnyíti a kockázatok azonosítását, enyhítését és átgondolását, majd próbálja ki a folyamatábrázoló eszközt, hogy létrehozza a kockázatkezelés munkafolyamatát.
Kombinálja ezt a ClickUp feladatkezelési és projektmenedzsment funkcióival, hogy minden napi munkáját egy helyen tudja kezelni.
Vállalati erőforrás-tervezési eszközök
Szinte lehetetlen hatékonyan kezelni a beszerzést, ha nem tudja, hogy áll a készlete, hogyan viszonyul a készlete a POS-rendszer adataihoz, hány csapattag áll rendelkezésre, és milyen költségvetési korlátok között kell dolgoznia. Ezért olyan előnyös a vállalati erőforrás-tervezési és logisztikai szoftver.
A legjobb beszerzési vezetők értik, hogyan működnek az ERP szoftverek, és hogyan tudják azokat a saját előnyükre felhasználni. Az ERP eszközök minden területet lefednek, a munkavállalók beosztásától a beszerzési készletekig, és az, hogy Ön mely területekért felel, a szervezet méretétől függ.
Ösztönözze szervezetét, hogy kezdjen el olyan eszközt használni, mint a ClickUp, hogy egyszerűsítse a műveletek irányítását, így nemcsak az anyagokat és a kellékeket, hanem a csapat tagjainak rendelkezésre állását is felügyelheti.
Mivel az összes működési stratégiai tervezés és erőforrás-kezelés egy rendszerben történik, könnyebb gyorsan ellenőrizni, hogy minden szükséges eszköz rendelkezésre áll-e, vagy a jövőbeni igények alapján döntéseket hozni.
Fontos tanulságok és tippek tapasztalt beszerzési szakemberektől
A sikeres beszerzési szakember nem csak adatok elemzésével és potenciális beszállítókkal való tárgyalásokkal foglalkozik. Ha sikeres szeretne lenni ebben az iparágban, vegye figyelembe a szakértők tanácsait, akik már karriert építettek ebben a területen.
Vegyen részt iparági rendezvényeken
Érdemes alaposan megismerni a szervezetét, de az is hasznos, ha kilép az irodából, és elmélyül a szélesebb iparágban.
Az iparági rendezvényeken való részvétel számos előnnyel jár. Lehetőséget kap arra, hogy megismerkedjen másokkal, akik ugyanolyan pozícióban vannak, mint Ön, vagy már előrébb tartanak a karrierjükben, és tanulhat tőlük. Megismerkedhet potenciális kapcsolatokkal, beszállítókkal, vagy akár toborzókkal egy jövőbeli pozícióra. Szemináriumokon és workshopokon vehet részt, hogy frissítse készségeit, vagy újakat sajátítson el.
Ha nem csak egyszerűen jól szeretnéd végezni a munkádat, akkor elengedhetetlen az iparági rendezvényeken való részvétel. 💻
Bővítse hálózatát
A beszerzési szakemberként szükséges legfontosabb készségek egyike a jó kommunikációs képesség. Ezt kiválóan gyakorolhatja a hálózatépítés és a saját személyes közösségének bővítése révén.
Kezdje el kiépíteni jelenlétét egy olyan platformon, mint a LinkedIn, és növelje követőinek számát azzal, hogy véleményvezérré vagy a közösség támogató tagjává válik. Lépjen kapcsolatba leendő beszállítókkal vagy érdekelt felekkel digitálisan vagy személyesen, és használja a találkozókat és az iparági eseményeket tökéletes hídként az erős, tartós kapcsolatok kiépítéséhez. 📣
Keressen mentort
Egy másik módja annak, hogy mások tapasztalatából és szakértelméből profitáljon, az, ha mentorra talál. Sok olyan ember van, aki már kitaposta az utat a beszerzési iparban, és szívesen segít másoknak is a siker elérésében.
Először kérdezze meg a szervezetében, hogy van-e valaki, akire gondolnak, vagy vegye fel a kapcsolatot a hálózatával. Ha a hálózatában nincs ilyen személy, próbálja meg bővíteni azt, vagy vegye fel a kapcsolatot azokkal az emberekkel, akiket csodál, és kérdezze meg, hogy tudnak-e segíteni. 🏆
Kezdje vagy folytassa karrierjét beszerzési menedzserként
A beszerzési menedzser munkakör betöltéséhez szakértelemre és tapasztalatra van szükség, de azt is tudni kell, mikor kell a feladatokat vagy folyamatokat eszközökre és szoftverekre bízni. A megfelelő szoftver kiválasztása segíthet a munkafolyamatok racionalizálásában, az egyszerű feladatok automatizálásában és a helyzet tisztázásában, így stratégiaibb döntéseket hozhat.
Ha olyan eszközt keres, amely mindet felülmúlja, próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp-ot, és tapasztalja meg a beszerzéssel kapcsolatos feladatok hatékonyabb kezelésének módját. ✨