Az amerikai kisvállalkozások átlagosan 8,2 nappal a fizetési határidő után kapják meg a fizetésüket.
Ez nem ideális helyzet, ha a könyvelést szeretné lezárni, a célokat elérni vagy a vállalkozást életben tartani. A pénzügyi terhek mellett a fizetési késedelmek növelik a hitelkockázatot, megzavarják a cash flow-t és kimerítik a már amúgy is túlterhelt csapatokat.
Az AI bevezetése a fizetési folyamatba azonban segíthet felgyorsítani a folyamatokat, és nagyobb ellenőrzést és átláthatóságot biztosíthat pénzügyi műveletei felett.
Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk a mesterséges intelligencia alkalmazásának kézzelfogható előnyeit a számlák kezelésében, valamint a számlázási folyamatok modernizálásához legalkalmasabb eszközöket. (Spoiler figyelmeztetés: a ClickUp az , és megmutatjuk, miért!)
⭐️ Kiemelt sablon
A ClickUp számlák kezelésére vonatkozó cselekvési terv sablonja értékes eszköz a vállalat számlák kezelésében elért előrehaladásának nyomon követéséhez. Lehetővé teszi a fizetési késedelmeket okozó ismétlődő problémák gyors azonosítását és megoldását, biztosítva ezzel a pénzforgalom egészséges és kiszámítható állapotát.
Mi az a számlák (AR) és miért jelent ez szűk keresztmetszetet?
A számlák alatt azokat a fizetéseket értjük, amelyeket a vállalat az ügyfeleitől az áruk vagy szolgáltatások szállításáért vár. A mérlegben a bejövő készpénzt forgóeszközként mutatják ki.
A követelések időben történő behajtása javítja a pénzforgalom kezelését, segítve a vállalkozásokat a kiadások fedezésében, a beszállítók kifizetésében és a növekedés finanszírozásában. A késedelmek viszont pénzhiányhoz, elszalasztott lehetőségekhez és külső finanszírozástól való függőséghez vezethetnek.
Gyakori problémák a számlák kezelésében
A számlák kezelése egyszerűnek tűnik: számlák küldése, ki nem fizetett összegek behajtása és egyeztetés. A folyamat azonban gyakran lassú, manuális és reaktív, ami költséges szervezeti szűk keresztmetszetekhez vezet.
A Xero Small Business Insights (XSBI) szerint még egy napos késedelem a számlák kifizetésében is 1,1%-os növekedést eredményez a kisvállalkozások hitelfelvételében az adott negyedévben, ami körülbelül 278,7 milliárd dollárnyi további adósságot jelent a piacokon.
A 7-8 napos fizetési késedelemmel rendelkező vállalatok 6,8%-kal növelik hitelfelvételi szintjüket. Ez megterheli a forgótőkét és növeli a magas kamatú, rövid lejáratú hitelektől való függőséget.
A legtöbb kisvállalkozás nem fordul bankhoz, ha pénzforgalmi problémái adódnak. Ehelyett magasabb kamatú és rövidebb visszafizetési ciklusú, nem banki hitelezőktől vesznek fel hitelt, ami idővel tovább növeli pénzügyi terheiket.
A manuális munkafolyamatok csak rontanak a helyzeten. Sok csapat még mindig:
- Késedelmes vagy következetlen emlékeztető küldés
- Számlapok segítségével követheti nyomon a lejárt számlák adatait
- Nincs automatizált eskalációs munkafolyamat
Ennek következtében lassabb behajtások, feszült ügyfélkapcsolatok és megugró DSO (átlagos fizetési határidő) következik be. A pénzügyi csapatok emellett nehezen tudják azonosítani a kockázatos számlákat, illetve azt, hogy mennyi pénzt lehet reálisan behajtani a következő 30 napban.
Ez a láthatóság hiánya fizetési határidők elmulasztásához, befektetések késedelméhez és utolsó pillanatban felmerülő bizonytalanságokhoz vezethet.
A mesterséges intelligencia a könyvelésben megváltoztathatja ezt. Bevezetheti az automatizálást és az intelligenciát a számlázási folyamatába, hogy ellenőrzést, gyorsaságot és betekintést nyerjen a maximális előnyök érdekében.
👀 Tudta? Az Egyesült Királyságban a vállalkozások körülbelül 56,4 millió órát pazarolnak el a ki nem fizetett számlák behajtására.
Hogyan használják az AI-t a számlák kezelésében?
Bár a hosszabb fizetési határidők vonzóak lehetnek az ügyfelek számára, gyakran a tartozások és a cash flow kockázatának növekedésével járnak.
Ezért szükséges a követelések stratégiai kezelése. Proaktív módon kell számlázni az ügyfeleknek, és a hosszabb határidők ellenére is létre kell hozni egy fizetési emlékeztető rendszert.
Az AI és a gépi tanulás (ML) modellek hatalmas mennyiségű belső és külső adatot, például ügyfélviselkedést és fizetési előzményeket dolgoznak fel, hogy mintákat fedezzenek fel, előrejelzéseket készítsenek és ajánlásokat generáljanak.
Hozzáférhet hatékony számlázási folyamatokhoz, amelyek ösztönzik a pontos fizetéseket és a méretezést anélkül, hogy megzavarnák a pénzügyi műveleteket.
Íme néhány gyakorlati példa, ahol a számviteli AI-eszközök jelentős változást hoznak:
1. Számlák létrehozása és kezelése
A kézi számlázás késlelteti a behajtást, még mielőtt eljutna a követési szakaszba. Egy elírás vagy helytelen esedékességi dátum hetekkel késleltetheti a fizetéseket, és felesleges oda-vissza levelezést eredményezhet az ügyfelekkel.
Az AI-megoldások alkalmazása megváltoztatja ezt azáltal, hogy a számlák feldolgozását pontosabbá, rugalmasabbá és gyorsabbá teszi.
🔍 Az automatizált számlázás segítségével:
- Kivonja a számlázási adatokat a szerződésekből, megrendelésekből és CRM-bejegyzésekből, hogy minimális kézi bevitellel automatikusan generálhassa a számlákat. Tanuljon a korábbi fizetések nyomon követéséből, és automatikusan alkalmazza a megfelelő adókulcsokat, kedvezményes feltételeket vagy fizetési utasításokat az ügyfél előzményei alapján.
- Jelölje meg a hiányzó adatokat, formázási hibákat vagy ellentmondásokat a számla elküldése előtt, így csökkentve a viták valószínűségét.
📌 Használja az ERP-jével integrált AI-eszközöket, hogy a számla létrehozása automatikusan elinduljon, amikor egy feladatot befejezettnek jelölnek vagy egy szállítást megerősítenek. Ezzel megszűnik a szolgáltatásnyújtás és a számlázás közötti különbség.
📖 Olvassa el még: Főkönyvi példák és formátumok a könyveléshez
2. Fizetési előrejelzések és kockázatértékelés
Az, hogy tudni kell, kivel és mikor kell kapcsolatba lépni, megnehezítheti a számlázási folyamatokat. Nem minden ügyfél viselkedik ugyanúgy. Vannak, akik megbízhatóan korán fizetnek, másoknak rendszeresen emlékeztetni kell, és vannak, akik csak az eskaláció után fizetnek.
Hagyományosan ezeknek a mintáknak a felismerése azt jelentette, hogy át kellett nézni a lejárt számlákról szóló jelentéseket és feltételezésekre kellett támaszkodni. Az AI azonban megváltoztatja ezt azzal, hogy a nyers fizetési adatokat világos, előretekintő betekintéssé alakítja.
🔍 Így segít:
- Végezzen prediktív elemzéseket a korábbi fizetési szokások, az iparági trendek és a külső hiteladatok alapján, hogy előre jelezze, mikor érkezik meg egy adott ügyfél fizetése.
- Rendeljen valós idejű kockázati pontszámot minden ügyfélhez vagy számlához, kiemelve azokat a számlákat, amelyek ML segítségével fizetési késedelemre utalnak.
- Szimulálja, hogy a legfontosabb ügyfelek késedelmei hogyan befolyásolhatják az általános likviditást és a cash flow menedzsmentet.
📌 A pénzügyi csapatok pontos előrejelzésekkel prioritásokat állíthatnak fel a behajtásokra, tartalékokat képezhetnek vagy újratárgyalhatják a feltételeket, mielőtt a pénzügyi válság bekövetkezne.
⭐️ Esettanulmány: Prediktív elemzés a behajtási tevékenységek irányításához
Egy vezető PVC-csőgyártó egyre nagyobb kihívással szembesült: a késedelmes számlák egyre növekvő hátraléka lekötötte a cash flow-t és megnehezítette a működést. A hagyományos behajtási folyamatok nem tudták tartani a lépést, és a pénzügyi csapatnak okosabb módszerre volt szüksége annak azonosításához, mely számlák igényelnek sürgős figyelmet.
A probléma megoldása érdekében a Nitor Infotech céggel együttműködve AI/ML-alapú prediktív elemző rendszert vezettek be. Az első lépés az volt, hogy az évek során felhalmozódott értékesítési és fizetési adatokat egy központi adattárba konszolidálták. Ezzel az alapokkal az AI elemezhette az ügyfelek viselkedési mintáit és jelölhette a kockázatos számlákat, így a csapatnak világos képe lett arról, hogy mire kell összpontosítania behajtási erőfeszítéseit.
A hatás jelentős volt. Alig 24 hét alatt a vállalat 75%-kal csökkentette a kintlévő követeléseket, és 20 napra csökkentette az átlagos fizetési késedelmet. A korábban reaktív, időigényes folyamat AI-alapú proaktív stratégiává vált, amely egészségesebb cash flow-t eredményezett, és lehetővé tette a pénzügyi csapat számára, hogy a fizetések behajtása helyett a növekedésre koncentráljon.
3. Automatizált nyomon követés és behajtás
A lejárt számlák nyomon követése az AR egyik leggyakoribb és legidőigényesebb feladata. Ez következetességet, időzítést és a megfelelő hangnemet igényel. Az AI segít a nyomon követés személyre szabásában és prioritásainak meghatározásában, felváltva az általános üzeneteket és táblázatokat.
🔍 Ez segít Önnek:
- Személyre szabhatja a nyomon követés időpontját és módját az ügyféladatok alapján (ha egy ügyfél keddenként válaszol az e-mailekre, akkor ennek megfelelően küldjön emlékeztetőket).
- A kommunikációt az ügyfelek hangulatához és előzményeihez igazítsa – barátságos emlékeztetők a rendszeres fizetőknek, szigorú figyelmeztetések a krónikus késedelmes fizetőknek.
- Rendezze át a nyomon követési sorokat, hogy a nagy értékű vagy kockázatos számlák kerüljenek elsőként feldolgozásra.
📌 Hagyja, hogy az AI olyan kiváltó okok alapján fokozza a követést, mint például „5 napos késedelmes számlák” vagy „két emlékeztető után sem érkezett válasz”. A rendszer feladatok kiosztására vagy e-mailek küldésére is képes, így a számlák kezelésével foglalkozó csapata a sürgősebb ügyekre koncentrálhat.
💡 Profi tipp: A ClickUp egyedi Autopilot AI ügynökeit felhasználva automatikus emlékeztetőket küldhet ügyfélcsatornáknak és csoportoknak meghatározott határidők és kritériumok alapján. Az AI ügynökök a következőképpen segíthetnek:
- Automatikus emlékeztetők: Beállíthat egy AI-ügynököt, hogy figyelje a határidőket vagy az egyéni mezőket (például a „Fizetési határidő”) az ügyfél feladataiban vagy nyilvántartásaiban. Az ügynök ezután automatikusan emlékeztetőket küldhet (megjegyzések, csevegőüzenetek vagy e-mailek formájában), amikor a fizetés közeledik vagy már lejárt.
- Egyéni kiváltók: Az ügynökök úgy konfigurálhatók, hogy a feladatállapot, az egyéni mezők vagy a dátumok változásai alapján műveleteket indítsanak el – ideális megoldás a fizetések nyomon követéséhez.
- Integráció: Ha külső fizetési eszközöket (például Stripe, QuickBooks stb.) használ, azokat integrálhatja a ClickUp-ba. Az AI-ügynökök ezután reagálhatnak ezeknek az eszközöknek a fizetési állapotfrissítéseire.
A ClickUp egyik termékmenedzsere, Ken bemutató videójában megtudhatja, hogyan állíthatja be ezeket az ügynököket:
👀 Tudta? A fizetési késedelmek egy nappal történő csökkentése 0,9%-kal növelné az EU-s vállalatok összesített cash flow-ját, és 158 millió eurót takarítana meg számukra finanszírozási költségekben.
4. Viták kezelése és megoldása
Egyetlen tétel hibája vagy egy figyelmen kívül hagyott megrendelési feltétel hetekre késleltetheti a kifizetéseket. Sőt, a vitás kérdések gyakran láthatatlanok maradnak, amíg az ügyfél nem jelzi aggodalmát, és addigra a cash flow már megszenvedte a károkat.
Az AI felismeri és megelőzi a vitákat, mielőtt azok bekövetkeznének, és szabályozza, hogy a csapatok hogyan kezeljék és oldják meg azokat, ha mégis bekövetkeznek.
🔍 A következőkre használhatja:
- Azonosítsa az ismétlődő vitás okokat a korábbi adatokból, például a termékmennyiség problémáit, a számlázási eltéréseket stb., és jelölje meg előre a kockázatos számlákat.
- Olvassa be az e-maileket vagy a támogatási jegyeket, hogy felismerje a frusztrált hangnemet, és így gyorsabban továbbíthassa vagy megoldhassa a problémát.
- A vitás ügyeket irányítsa a megfelelő belső érdekelt felekhez, és a korábbi eredmények alapján javasoljon megoldási intézkedéseket.
📌 A gyorsabb megoldás csökkenti a DSO-t és javítja az ügyfél-elégedettséget – két eredmény, amelyeket általában nehéz egyensúlyba hozni.
📖 Olvassa el még: Ingyenes könyvelési sablonok Excelben és ClickUpban
5. Cash flow előrejelzés
A cash flow határozza meg az Ön működési, növekedési és fizetési képességét. A hagyományos előrejelzési módszerek, mint a táblázatok és a statikus modellek azonban nem tudnak lépést tartani a változó ügyfélviselkedéssel és a gazdasági bizonytalansággal.
Az AI lehetőséget kínál a retrospektív és reaktív tervezésről a valós idejű, adatalapú előrejelzésre való áttérésre.
🔍 Hogyan segít ez?
- Kombinálja az elévülési jelentéseket, a fizetési mintákat, a számlák állapotát és a makrotrendeket
- Automatikus előrejelzések az új számlák kibocsátásakor vagy a beérkező fizetésekkor
- Szimuláljon változásokat, például mi történik, ha a 10 legnagyobb ügyfél 5 napos késéssel fizet, és nézze meg a lefelé irányuló hatást.
📌 Hozzon létre mesterséges intelligenciával működő irányítópultokat, hogy nyomon követhesse a várható és a tényleges pénzbeáramlást, és beállíthassa a figyelmeztetéseket a jelentős eltérések esetén.
💡 Profi tipp: Készítsen AI-alapú irányítópultokat, amelyek nemcsak a várható és a tényleges beérkező fizetéseket követik nyomon, hanem a számok mögötti okokat is megmagyarázzák. A ClickUp irányítópultok AI-kártyáival widgeteket helyezhet el, amelyek automatikusan összefoglalják a trendeket, jelzik a rendellenességeket, vagy akár egyszerű nyelven megfogalmazott betekintéseket is készítenek közvetlenül az irányítópulton belül. Ahelyett, hogy manuálisan átnézné a jelentéseket, proaktív riasztásokat és kontextust kap, így gyorsan reagálhat, amikor a eltérések a legfontosabbak.
A mesterséges intelligencia használatának előnyei a számlák kezelésében
A fizetési ciklusok megnyúlásával és a működési költségek emelkedésével a pénzügyi csapatok igyekeznek minél többet elérni minél kevesebb erőforrással. Az AI a manuális számlázási folyamatokat proaktív, betekintésen alapuló rendszerekké alakítja.
Íme néhány előnye az AI-nak a számlák kezelésében:
- Csökkentse a DSO-t azáltal, hogy azonosítja és prioritásba helyezi a késedelem kockázatának leginkább kitett számlákat.
- Hatékonyan bővüljön azáltal, hogy több számlát kezel anélkül, hogy növelné a létszámot.
- Növelje a láthatóságot azáltal, hogy a számlák állapotát, az ügyfelek viselkedését, a pénzügyi adatokat és az előrejelzéseket egyetlen irányítópulton konszolidálja.
- Végezzen hitelkockázat-értékelést dinamikus kockázati pontszámok hozzárendelésével és a korai fizetési trendek felismerésével.
- Szabadítsa fel csapatait az olyan rutin feladatok automatizálásával, mint az emlékeztetők, az eskalációk és az adatbevitel.
👀 Tudta? Csak a vállalkozások 44%-a automatizálta számlázási folyamatait a pénzügyi teljesítmény javítása érdekében.
A legjobb mesterséges intelligencia eszközök a számlák kezeléséhez
A megfelelő számlák automatizálási eszközökkel könnyebbé teheti a fizetések beszedését és nyomon követését.
Íme három olyan eszköz, amely intelligens automatizálást és prediktív betekintést biztosít a számlák kezelésébe:
1. Versapay
A Versapay ötvözi a számlák automatizálását az ügyfelekkel való együttműködés funkcióival, hogy segítse a vállalkozásokat a fizetések felgyorsításában és az átláthatóság javításában.
Használja a Versapay-t a következőkre:
- Vezessen be gépi tanulást a készpénzalkalmazások automatizálására és a kifizetések átutalásokkal való összehangolására.
- Jósolja meg a fizetési kockázatokat az ügyfelek viselkedése és a vitás ügyek története alapján
- Szervezze a behajtásokat a beépített megjegyzésfunkcióval és ügyfélportálokkal
📖 Olvassa el még: Ingyenes kereskedelmi számlasablonok a számlázás egyszerűsítéséhez
2. HighRadius
A HighRadius átfogó, mesterséges intelligenciával működő eszközöket kínál a pénzügyi igazgatói hivatal számára, különös tekintettel a követelések automatizálására és a jobb cash flow-kezelésre.
Így segíthet Önnek:
- Jósolja meg a fizetési határidőket fejlett viselkedési modellek segítségével
- Gyorsítsa fel a vitás ügyek rendezését az AI által javasolt válaszokkal és továbbítással.
- Hasonlítsa össze a befizetéseket a számlákkal különböző formátumokban és forrásokból
3. ClickUp
A ClickUp, a mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, teljes áttekintést nyújt fizetési státuszáról és számlainformációiról anélkül, hogy több táblázatot vagy egymástól független eszközöket kellene kezelnie.
ClickUp pénzügyi csapatok számára
A ClickUp for Finance segítségével:
- Számítsa ki, hogy hány napja esedékesek a követelései a lejárati dátum és a teljesítési dátum egyéni mezők segítségével.
- Jelölje meg azokat a számlákat, amelyek meghaladják vállalatának átlagos lejárati küszöbértékét, az automatikus riasztások és a ClickUp Dashboards mesterséges intelligenciájának kombinációjával.
- Jelezze előre a nyitott egyenlegek és az általános pénzügyi adatok alapján a havi cash flow-ra gyakorolt potenciális hatást. Például a ClickUp egyéni mezői lehetővé teszik olyan adatpontok nyomon követését, mint a számla feldolgozási száma, a fizetési állapot, az ügyfél neve, a fizetendő összeg és egyebek, hogy kontextust nyerjen.
- Formula Fields (képletmezők) hozzáadásával valós idejű számításokat is végrehajthat a munkaterületén. Ez különösen hasznos azoknak a pénzügyi csapatoknak, amelyek megszokták a táblázatok logikáját.
Ezeket az információkat a ClickUp táblázatos nézetében kezelheti, amely egy táblázatkezelő programot utánoz (csak jobb funkcionalitással). Minden sor egy feladattá alakul, és minden oszlop egy élő adatmezővé válik, amelyen közvetlenül műveleteket hajthat végre. A számlázási csapatok kezelhetik a számlák állapotát, frissíthetik a fizetési megjegyzéseket és hozzárendelhetnek nyomon követési feladatokat.
ClickUp Brain
A számlázási csapatok egyszerűen megírhatják kérdéseiket a ClickUp Brainnek, ahelyett, hogy hosszú számításokba és manuális elemzésekbe kezdenének!
A ClickUp Brain a ClickUp beépített mesterséges intelligencia asszisztense, amely megérti a feladatait, dokumentumait és ügyfélkommunikációját. Megkérheti, hogy foglalja össze az ügyfelek fizetési előzményeit, generáljon nyomon követő e-maileket, vagy jelölje meg azokat a számlákat, amelyek egy héten belül nem mozdultak el.
Például, ha egy ügyfélnek három nyitott számlája van, a ClickUp Brain e-mailt fogalmazhat, amely hivatkozik a korábbi kommunikációra, a határidőkre és az összegekre. Másodpercek alatt személyre szabott fizetési emlékeztetővel léphet kapcsolatba az ügyféllel.
📌 Még mindig a ChatGPT-re vagy más LLM-re támaszkodik a számlák kezelésében? Mostantól a ChatGPT, a Gemini és a Claude alkalmazásokat a ClickUp Brain-en belül használhatja, így nem kell többé alkalmazások között váltogatnia.
💡 Profi tipp: Ha el akarja kerülni a beállítási gondokat, és azonnal el akarja kezdeni a számlázási folyamatok kezelését, a ClickUp számlasablon a leggyorsabb megoldás. Ez egy plug-and-play lista, amelyet kifejezetten azoknak a pénzügyi csapatoknak és vállalkozóknak terveztek, akik egy központi irányítópultról szeretnék nyomon követni, elküldeni és ellenőrizni a számlákat anélkül, hogy egy rendszert kellene felépíteniük a semmiből.
ClickUp automatizálások
A ClickUp Automations kiváló beállításokat kínál ismétlődő vagy unalmas feladatokhoz. Haladjon előre a feladatokban úgy, hogy feltételeket és kiváltókat állít be, amelyek automatikusan végrehajtják a műveleteket az egész számlázási folyamat során.
Például létrehozhat egy munkafolyamatot a ClickUp Automations segítségével, amely automatikusan elküldi az ügyfélnek a ClickUp Brain által megfogalmazott e-mailt, és professzionális módon kéri a fizetést.
A ClickUp Automations segítségével:
- A feladatok státuszának automatikus módosítása a határidők vagy a fizetési visszaigazolás alapján
- Ha egy ügyfél egy meghatározott időn belül nem válaszol, jelentsen eskalációt.
- Adjon hozzá alfeladatokat vagy megjegyzéseket a kockázati címkék vagy a számlaértékek alapján.
- Értesítse a vezetőket, amikor a legfontosabb számlák túllépik az esedékességi határidőt.
📮ClickUp Insight: Nemrégiben kiderült, hogy a tudásmunkások körülbelül 33%-a naponta 1-3 embernek küld üzenetet, hogy megszerezze a szükséges információkat. De mi lenne, ha minden információ dokumentálva és könnyen elérhető lenne?
A ClickUp Brain mesterséges intelligenciával működő tudáskezelőjével a kontextusváltás már a múlté. Egyszerűen tegye fel a kérdést a munkaterületéről, és a ClickUp Brain előhívja az információkat a munkaterületéről és/vagy a csatlakoztatott harmadik féltől származó alkalmazásokból!
ClickUp műszerfalak
A pénzbeáramlás, a pénzkiáramlás, a fizetési kötelezettségek és a követelések nyomon követéséhez egyedi ClickUp irányítópultokat hozhat létre, amelyek pontosan azt tükrözik, amit a csapatának látnia kell. Az irányítópultok élő adatokat gyűjtenek a feladatfolyamatokból, így amint az állapot, a feladat vagy a fizetési visszaigazolás megváltozik, az azonnal megjelenik a jelentésekben.
A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti:
- Kintlévőségek státusz, életkor vagy behajtó szerint
- Az eszkalált, nyomon követett vagy megoldott állapotú számlák száma
- Behajtási trendek hét, régió vagy ügyféltípus szerint
- DSO átlagok és behajtási arány a célokhoz viszonyítva
A ClickUp Dashboards valójában tökéletes megoldás a követeléskezelési értekezletek során, vagy amikor a vezetőknek gyors áttekintésre van szükségük a követelések teljesítményéről.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp University-t, hogy időt takarítson meg és képezze alkalmazottait. A ClickUp ökoszisztémában való munkavégzés lehetővé teszi, hogy érdekes útmutatókhoz férjen hozzá és elsajátítsa a legfontosabb eszközöket.
Míg a ClickUp vizuális irányítópultjai egységesítik pénzügyi KPI-jeit, Ön is rendszerezheti információkezelését.
ClickUp űrlapok
A ClickUp Forms szabványosítja a nyomon követési feladatokat vagy kéréseket, mielőtt azok bekerülnének a folyamatba. Létrehozhatja őket a belső csapatok számára számlakérések benyújtására, olyan kötelező mezőkkel, mint az ügyfél neve, a számla összege, az esedékesség dátuma, a megrendelés hivatkozási száma és az elérhetőségi adatok.
A ClickUp Forms-ban minden beküldés automatikusan ClickUp Task- ká alakul. Ezután a megfelelő személyhez kerül hozzárendelésre, a szükséges kontextussal együtt.
A számlázási csapatok a ClickUp Forms segítségével:
- Időt takaríthat meg az oda-vissza tisztázások kiküszöbölésével
- Indítson el bizonyos automatizált folyamatokat az űrlapokba bevitt adatok alapján (pl. a nagy értékű számlákat automatikusan rendelje a vezető behajtókhoz).
- Kapcsolja össze az űrlapok benyújtását egyedi munkafolyamatokkal az eskalációk vagy jóváhagyások érdekében.
ClickUp Docs
A ClickUp Docs egy központi helyet biztosít a számlázási csapatoknak, ahol minden szükséges információt megtalálnak a következetes munkavégzéshez.
Tartsa a Docs-ban a forgatókönyvek, a nyomon követési e-mail sablonok, a vitarendezési útmutatók és az eskalációs irányelvek gyűjteményét. Ezek közvetlenül összekapcsolhatók a feladatokkal, így mindenki egységes nyelvet és folyamatot használ.
Például egy ügyfélvitás feladat tanulmányozásához a kijelölt behajtó hozzáférhet a megfelelő dokumentációhoz, és a verziótörténet segítségével nyomon követheti a folyamat változásait.
ClickUp integrációk
A Forms segítségével gyűjti össze a számlák adatait, a Custom Fields és az Automations segítségével kezeli a feladatokat, a Dashboards segítségével figyelemmel kíséri az előrehaladást, a Docs segítségével biztosítja a konzisztenciát, és a ClickUp Integrations segítségével összekapcsolja pénzügyi rendszereit.
A ClickUp például integrálódik a QuickBooks programmal, hogy szinkronizálja a számlázási tevékenységeket a feladatkezeléssel. Amikor új számla kerül kibocsátásra a QuickBooks programban, a ClickUp automatikusan létrehozhat egy megfelelő feladatot, a fizetési feltételekkel, az ügyfél adataival és a követési határidőkkel együtt.
A fizetés beérkezése után a feladat automatikusan befejezettként jelölhető meg, így a munkafolyamat mindig naprakész marad.
Ez visszacsatolódik a ClickUp Brainbe is, amely képes:
- Szinkronizált adatok alapján készítsen személyre szabott követő leveleket a ki nem fizetett számlákhoz.
- Összefoglalja a QuickBooksból származó ügyfélfizetési viselkedési trendeket
- A lejárt adatok vagy ismétlődő fizetési problémák alapján javasoljon intézkedéseket.
A ClickUp gyorsabb fizetésfeldolgozási funkcióival teljes körű számlázási munkafolyamatot biztosít.
Arnold Rogers, a Launch Control ügyfélszolgálati vezetője egyetért ezzel:
Integráltuk az Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell stb. szolgáltatásokat. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy egy helyen kövessük nyomon a pénzügyeket, a megtartást, a jelentéseket és az ügyféladatokat, mivel az általunk használt összes eszközből lekérhetjük az információkat, és azokat a ClickUp-ban összeállíthatjuk, így minden részleg bevonása és időveszteség nélkül könnyen használhatók.
Integráltuk az Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell stb. szolgáltatásokat. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy egy helyen kövessük nyomon a pénzügyeket, a megtartást, a jelentéseket és az ügyféladatokat, mivel az általunk használt összes eszközből lekérhetjük az információkat, és azokat a ClickUp-ban összeállíthatjuk, így minden részleg bevonása és időveszteség nélkül könnyen használhatók.
Hogyan kezdjünk el az AI-t alkalmazni a számlák kezelésében?
A generatív mesterséges intelligencia bevezetése nem jelenti azt, hogy teljes számlázási rendszerét le kell cserélnie. Kezdje kis lépésekkel, és automatizálja a leginkább problémás feladatokat.
Íme egy gyors útmutató, hogy az AR-csapatok hol alkalmazhatják az AI-t a meglévő rendszereikben a fizetések időben történő beszedése érdekében:
| Feladat vagy kihívás | Mesterséges intelligenciával működő megoldás |
| A késedelmes fizetések behajtása | Indítson nyomon követést a határidők vagy az ügyfelek viselkedése alapján |
| Késedelmes vagy hiányos számlák benyújtása | Szabványosítsa az adatbeviteleket strukturált adatbeviteli űrlapokkal |
| A követelések teljesítményének átláthatóságának hiánya | Használjon valós idejű irányítópultokat az elévülés, a DSO és az eskalációk nyomon követéséhez. |
| Vitás ügyek kezelése és a megoldás késedelme | A problémákat automatikusan továbbítja, és a korábbi adatok alapján intézkedéseket javasol. |
👀 Tudta? Az amerikai vállalatok 99%-a kisvállalkozásnak minősül. Ezért a fizetési késedelmek a nemzeti munkaerő több mint felét érintik.
Ne hagyja, hogy a követelések adóssággá váljanak – kezelje őket hatékonyabban a ClickUp segítségével!
Senki sem akarja a hetét a ki nem fizetett számlák vagy késedelmes fizetések után való hajszolással tölteni. A munkafolyamatba beépített mesterséges intelligenciával a reaktív feladatokat proaktív rendszerekkel helyettesítheti. Az eredmény? Stratégiát dolgozhat ki a követelések kezelésére, és jelentős költségmegtakarítást érhet el.
A ClickUp egy all-in-one platform, amely pontosan ehhez szükséges eszközöket biztosítja Önnek. Készíthet követő leveleket, beállíthat automatizált emlékeztetőket és eskalációkat, valós időben figyelemmel kísérheti a fizetési trendeket élő irányítópultokon keresztül, és még sok minden mást.
A folyamatot egységesíti és csökkenti a manuális munkát, így már nem csak reagál a problémákra, hanem még azok felmerülése előtt megoldja azokat.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra, és alakítson ki egy okosabb, gyorsabb számlázási folyamatot!