Ha van valami, ami 2024-ben izgalomba hozza az üzleti világot, az az AI használata a hatékonyság növelése érdekében – új és váratlan módszerekkel!
Az AI jelenléte minden iparágban érezhető, a streaming szolgáltatások személyre szabott ajánlásaitól az önvezető autókig. Gyorsan tanul az emberektől, és ezt a tudást felhasználva átalakítja munkaprozesszusainkat.
A könyvelési ágazat sem kivétel. Mivel az adatok vezérlik az üzleti világot, a könyvelési formanyomtatványok és a könyvelők egyre inkább olyan módszereket keresnek, amelyekkel az AI segítségével javíthatják a hatékonyságot és a pontosságot.
Ahhoz, hogy megértsük, hogyan használható a mesterséges intelligencia a könyvelésben, megvizsgáljuk a különböző AI-eszközöket, amelyek gyorsabbá és pontosabbá teszik a könyvelési folyamatokat és munkafolyamatokat.
A mesterséges intelligencia megértése a könyvelésben
A könyvelési ágazat jelentős átalakuláson megy keresztül, amelyet az AI technológiák stratégiai alkalmazása hajt elő.
Ez az integráció gépi tanulási algoritmusokat és természetes nyelvfeldolgozást használ a különböző könyvelési funkciók automatizálására és fejlesztésére.
Az AI hatása számos feladatra kiterjed, beleértve a pénzügyi jelentéseket és a projektkönyvelés kezelését. Egyszerűsíti az ellenőrzéseket és biztosítja a szabályoknak való megfelelést azáltal, hogy proaktívan felismeri a csalárd tevékenységeket és mélyreható adatelemzéseket végez.
Az AI fel fogja váltani a könyvelőket?
Bár az AI kiválóan alkalmas különböző feladatok automatizálására, nem helyettesítheti teljes mértékben az emberi könyvelőket.
Az alapvető emberi készségek, mint például a jó ítélőképesség, a nyílt kommunikáció és a kritikus gondolkodás, továbbra is elengedhetetlenek a hatékony könyvelési gyakorlatokhoz.
A könyvvizsgálók (CPA) továbbra is elengedhetetlenek a komplex könyvelési kérdések kezelésében és a döntéshozatalban. Emberi felügyelettel és beavatkozással biztosítják a könyvelési elvek pontosságát és etikus alkalmazását.
Az AI-nak a könyvelésben többféle felhasználási területe is van. Ez a cikk a legfontosabbakat sorolja fel.
Hogyan használható a mesterséges intelligencia a könyvelésben különböző felhasználási esetekben?
Az AI-alapú könyvelési szoftver megváltoztatja a könyvelők mindennapi munkáját, az adatbevitelektől a stratégiai döntéshozatalig.
A pontosabb eredmények mellett a könyvelési szakemberek kevesebb idő alatt többet tudnak elvégezni, és azokra a feladatokra koncentrálhatnak, amelyek teljes figyelmüket igénylik.
Vessünk egy pillantást öt konkrét felhasználási esetre, ahol az AI forradalmasítja a könyvelési folyamatokat:
1. Prediktív adatelemzés használata
Az AI hatalmas mennyiségű pénzügyi adatot tud elemezni, felismerni a rejtett mintákat és azonosítani a potenciális kockázatokat, amelyeket az emberek esetleg nem vesznek észre.
Az AI-alapú prediktív analitika egy átalakító technológia, amely hatással van a könyvelők és a pénzügyi szakemberek szerepére. A jelentések elkészítésének gyakran unalmas feladatának automatizálásával a pénzügyi szakemberek szakértelmüket egy stratégiaibb funkcióra, az értékelésre fordíthatják.
Ne feledje azonban, hogy az AI eredményei gondos emberi figyelmet igényelnek. Végül is a könyvelőknek alaposan meg kell vizsgálniuk a generált előrejelzések pontosságát és megbízhatóságát.
Ez az értékelési folyamatnak magában kell foglalnia a megállapított eredményekhez viszonyított teljesítményértékelést, keresztellenőrzési technikák alkalmazását, megfelelő mérőszámok felhasználását, valamint az adatokban vagy algoritmusokban rejlő potenciális torzítások kritikus vizsgálatát.
Ezen szigorú értékelés révén az emberi szakértelem biztosítja, hogy a mesterséges intelligencia által nyújtott betekintést hatékonyan kihasználják a megalapozott döntéshozatal elősegítése érdekében.
2. Egyszerűsített auditok és jobb megfelelés
A hagyományos auditálási folyamatok hosszadalmasak és erőforrás-igényesek lehetnek. Az AI az adatok kinyerésének, a mintavételnek és a kockázatértékelésnek az automatizálásával egyszerűsítheti a folyamatot. Ez lehetővé teszi az auditorok számára, hogy szakértelmüket összetettebb területekre fordítsák, miközben javítják az auditok általános hatékonyságát és eredményességét.
Az AI segítségével elemezheti a korábbi auditadatokat, hogy azonosítsa az ismétlődő gyenge pontokat, és így proaktívabb megközelítéssel biztosíthatja a folyamatos megfelelést.
3. Könnyebb csalásfelismerés
A csalárd tevékenységek jelentős pénzügyi kockázatot jelenthetnek, és gyakran csak akkor derülnek ki, amikor már jelentős kár keletkezett. Az AI hatékony eszköz a csalás elleni küzdelemben.
A fejlett algoritmusok elemzik a kiadási mintákat és azonosítják a szokatlan tranzakciókat vagy tevékenységeket, amelyek eltérnek a megállapított normáktól. Ez lehetővé teszi a proaktív felismerést és kivizsgálást, minimalizálva a pénzügyi veszteségeket.
Esettanulmány: Mesterséges intelligencia használata aktív pénzmosó számlák bezárására
Európa egyik legnagyobb digitális bankját hamis online apróhirdetésekkel végrehajtott pénzmosási csalás célpontjává tették. A bank csalásellenes csapata nehezen tudta lépést tartani a bűnözőkkel, akik pénzmosó számlákat nyitottak és gyorsan kiürítették azokat.
A Feedzai, egy mesterséges intelligenciával működő csalás- és pénzügyi bűncselekmény-megoldásokat kínáló vállalat, két fő módon alkalmazta a mesterséges intelligenciát ennek a kihívásnak a leküzdésére:
- BionicIDs: AI, konkrétan a mélytanulás segítségével egyedi azonosítókat (BionicIDs) hoztak létre minden banki felhasználó számára. Ezek az azonosítók elemezték a felhasználók viselkedési biometrikus adatait (gépelési szokások, egérmozgások), viselkedési elemzéseket (hogyan navigálnak az online bankban), eszközadatokat (telefonmodell, operációs rendszer) és hálózati adatokat (IP-cím, hely). Ez az átfogó kép lehetővé tette a bank számára, hogy gyanús tevékenységeket azonosítson akkor is, ha a bűnözők hamis neveket vagy különböző eszközöket használtak.
- Hálózati elemzés: Az AI folyamatosan elemezte az egyes banki munkamenetek dinamikus kontextusát. Ez magában foglalta az olyan tényezőket, mint a használt eszközök, a hálózati kapcsolatok és a helyszínek. Ezen kapcsolatok feltérképezésével az AI képes volt azonosítani a látszólag egymástól független számlák közötti kapcsolatokat. Például, ha több számlához is ugyanarról az eszközről vagy hálózatról nyúltak hozzá, annak ellenére, hogy azok nevei eltérőek voltak, az AI jelölhette őket ugyanazon bűnözőhöz tartozóként.
Az AI-technikák kombinációja lehetővé tette a bank számára, hogy:
- Sokkal gyorsabban azonosítsa a pénzmosó számlákat, és állítsa meg őket, mielőtt csalásra használhatnák őket.
- Kapcsolja össze a látszólag egymástól független számlákat ugyanazon bűnözőhöz viselkedési és hálózati minták alapján.
- Ismerje meg a bűnözők módszereit, és jelezze előre a jövőbeli támadásokat.
Az AI kihasználásával a bank több mint 400 pénzmosó számlát zárolt, és értékes információkat szolgáltatott a rendőrségnek a bűnözői hálózat kivizsgálásához.
4. Automatizált könyvelés
A repetitív feladatok eddig korlátozták a könyvelési szakembereket, értékes időt emésztve fel, amelyet stratégiai elemzésekre lehetett volna fordítani.
A számlák és nyugták adatainak bevitel, a banki egyeztetés és a főkönyv vezetése olyan feladatok, amelyek már készen állnak a robotizált folyamatok automatizálására.
A minták felismerésében és az adatok kinyerésében jártas mesterséges intelligencia algoritmusok lézeres pontossággal automatizálják a folyamatokat. Ez felszabadítja a könyvelőket az olyan unalmas feladatok alól, mint a kézi adatkezelés, és jelentősen minimalizálja az emberi hibák kockázatát.
Profi tipp: Használja ezt a 10 ingyenes könyvelési sablont Excelben és ClickUpban, hogy felgyorsítsa folyamatait és minden alkalommal pontos egyeztetést érjen el.
5. Növelje a pontosságot gépi tanulással
A pénzügyi adatok integritása rendkívül fontos a könyvelésben. Az AI kiválóan alkalmas hatalmas adathalmazok pontosan pontos elemzésére.
A gépi tanulási algoritmusok a pénzügyi tranzakciókban fellelhető következetlenségek, kiugró értékek és potenciális hibák azonosítására képezhetők. Ez a proaktív megközelítés jelentősen csökkenti a hibák felmerülésének valószínűségét, így biztosítva a pénzügyi nyilvántartások integritását.
Esettanulmány: A Deloitte adóautomatizálása mesterséges intelligencia és gépi tanulás segítségével
A Deloitte együttműködött a Kortical céggel, hogy mesterséges intelligenciát alkalmazzon adóügyi folyamataiban. A projekt célja a feladatok automatizálása és a hatékonyság javítása volt. A Deloitte biztosította a szakterületi szakértelmet és az adatokat, míg a Kortical az AI-platformját és adatelemzési képességeit. A Kortical olyan gépi tanulási modellt épített, amely automatikusan alkalmazta az adótörvényeket és strukturálta az ügyféladatokat, így az emberi feldolgozási idő 5 óráról 6 percre csökkent, ami 50-szeres javulást jelent. A projekt 6 hónapig tartott, és emberi szintű pontosságot (90% felett) ért el az adószámításokban.
Ez csak néhány példa arra, hogyan forradalmasítja az AI a könyvelői szakmát. Az AI technológia fejlődésével még innovatívabb alkalmazások megjelenésére számíthatunk, amelyek tovább alakítják a könyvelés gyakorlatát.
AI szoftver használata a könyvelésben
Van olyan AI-alapú könyvelési projektmenedzsment szoftver, amely mindezt képes megtenni?
A ClickUp jelentősen, ha nem teljesen, de jelentősen csökkentheti az ismétlődő feladatok és alapvető folyamatok terheit.
Munkavégzés- és termelékenység-kezelő platformként minden iparág számára alkalmas, legyen az nagy vagy kicsi. A különböző részlegek számára kifejlesztett speciális megoldásokkal a ClickUp segítségével egyetlen platformon végezheti el minden apró feladatot, a feladatkezeléstől az időkövetésig.
Nézzük meg, hogyan segíti a ClickUp a könyvelőket és a pénzügyi szakembereket.
1. Szabaduljon meg a könyvelési rutinmunkától
A ClickUp számviteli projektmenedzsment szoftvere a platform mesterséges intelligenciájával kombinálva millióféleképpen használható.
A ClickUp Brain mesterséges intelligenciával működő könyvelési eszközeivel hatékonyan nyomon követheti minden pénzügyi tranzakciót, és teljes körű ellenőrzési nyomvonalat tarthat fenn.
A rendszer minden pénzügyi tevékenységet naplóz, és rendszeresen megosztja a legfontosabb frissítéseket az érdekelt felekkel, így biztosítva a teljes és pontos nyilvántartást az auditok és a szabályozási előírások betartása érdekében.
Az automatizálás révén csökkenthető a kézi munka, az AI természetes nyelvfeldolgozási képességei pedig összefoglaláshoz használhatók. Nézzük meg, hogyan használhatja ki ezeket az eszközöket minden lépésnél.
Először nézzük meg, hogyan segíthet a ClickUp Brain a könyvelői csapat hatékonyságának és pontosságának javításában:
- Automatikus emlékeztetők: a ClickUp Brain emlékezteti Önt, ha számlákat kell fizetnie vagy jelentéseket kell benyújtania. Nem fogja lekésni a határidőket, mert az AI automatizálási eszközök nyomon követik azokat Ön helyett.
- Intelligens keresés: Ha egy adott számlát vagy pénzügyi dokumentumot kell megtalálnia, a ClickUp Brain gyorsan átkutatja az összes fájlt és a vállalat tudásbázisát, és megmutatja a megfelelőt.
- Adatelemzés: Az AI megvizsgálja az adatait, és betekintést nyújt a kiadási szokásokba. Így könnyedén nyomon követheti, kategorizálhatja és rendszerezheti az üzleti kiadásokat. Például észreveheti, hogy egy bizonyos területen sok pénzt költ, és javaslatokat tehet a költségek csökkentésére.
- Feladatok összefoglalása és frissítése: Használja a ClickUp Brain természetes nyelvfeldolgozó képességeit, hogy másodpercek alatt összefoglalja az alfeladatokat, csevegéseket vagy bármilyen beszélgetést a ClickUp-on belül, így kontextust kaphat arról, hogy mi történik vagy mi következik a munkában.
- Egyedi jelentések és irányítópultok: készítsen jelentéseket a bevitt adatokból, és mutassa be azokat világos és vizuálisan vonzó formátumokban (táblázatok és grafikonok), könnyen azonosítsa a trendeket, és hozza meg tájékozott döntéseit az adatok vizualizálására szolgáló mesterséges intelligencia eszközökkel.
A Fortune 500-as cégek pénzügyi igazgatóitól és szabadúszó könyvelőktől a nagy könyvelőirodákig bárki használhatja a ClickUp Brain szolgáltatást egy fizetős ClickUp csomaggal!
2. Kezelje a könyvelőcsapatokat és az ügyfeleket egy helyen
A ClickUp számviteli projektmenedzsment szoftvere robusztus funkciókkal rendelkezik, amelyek segítségével a számviteli csapatok hatékonyan kezelhetik az embereket és a projekteket.
Hozzon létre egy központi csomópontot az összes projektkommunikáció és együttműködés számára. A könyvelési szakemberek megoszthatják a dokumentumokat, fájlokat és jegyzeteket a projektekben, így megszüntetve az információs szigeteket és biztosítva, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon.
A ClickUp alkalmazásban feladatokat rendelhet konkrét könyvelési vezetőkhöz, egyértelmű határidőkkel és prioritásokkal. A valós idejű frissítések és a haladás nyomon követése mindenki számára tájékoztatást nyújt a folyamatban lévő munkáról, ami felelősségvállalást teremt és biztosítja, hogy a projektek a terv szerint haladjanak.
A ClickUp Chat nézet egy praktikus, valós idejű csevegőrendszert biztosít a csapatok közötti egyszerű kommunikációhoz. A beszélgetések konkrét projektekhez kapcsolódhatnak, így lehetőség nyílik a koncentrált, kontextusérzékeny kommunikációra anélkül, hogy az e-mail fiókok tele lennének.
Emellett megoszthat dokumentumokat, azonnali visszajelzéseket kaphat, valamint videókat vagy linkeket ágyazhat be konkrét információkhoz.
Válasszon több mint 15 rugalmas nézet közül, hogy személyre szabott munkafolyamatokat hozzon létre, a grafikonoktól a táblázatos prezentációkig. Ez megkönnyíti a feladatok delegálását és a haladás nyomon követését.
A ClickUp egyedülálló képességeinek legjobb része, hogy biztonságos ügyfélportálokat hozhat létre a projektekben, hogy kezelje a külső partnereket és hosszú távon megtartsa őket.
Az ügyfelek hozzáférhetnek a releváns dokumentumokhoz, jelentésekhez és projektfrissítésekhez anélkül, hogy közvetlenül hozzáférnének a belső rendszeréhez. Ez hasznos lehet a kisebb könyvelőirodák számára, amelyek korlátozott erőforrásokkal rendelkeznek.
Automatikus e-maileket vagy emlékeztetőket küldhet ügyfeleinek a közelgő határidőkről vagy megbeszélésekről, hogy azok a projekt teljes életciklusa alatt tájékozottak és elkötelezettek maradjanak.
3. Használjon előre elkészített sablonokat a könyvelési folyamatok egyszerűsítéséhez
Több mint 1000 testreszabható, azonnal használható ClickUp sablon áll rendelkezésre különböző igényekhez: könyvelés, kreatív tervezés, közösségi média menedzsment, ügynökség menedzsment, blogbejegyzés készítés, HR és toborzás.
A ClickUp Brain és a ClickUp Docs segítségével sablonokat hozhat létre bármilyen felhasználási célra, ami csak eszébe jut!
Használja például a ClickUp Accounting SOP sablont, hogy biztosítsa, hogy könyvelői csapata betartsa a cég standard működési eljárásait.
Vegye kézbe az irányítást a szétszórt pénzügyi folyamatok felett! Ez a sablon átfogó megoldást kínál, amely egyszerűsíti az SOP-k létrehozását, a kommunikációt és az együttműködést, biztosítva könyvelési részlegének hatékony működését.
- Minden SOP-ját egyetlen központi helyen hozhatja létre, frissítheti és nyomon követheti. Nincs többé időpazarlás ismétlődő feladatokra vagy dokumentumok keresésére.
- Azonnali kommunikáció az SOP-változásokról, így biztosítva, hogy a csapat minden tagja ugyanazon az oldalon álljon, és minimalizálva a hibák kockázatát.
- Automatizált feladatkiosztás értesítésekkel, hogy mindenki tájékozott és felelősségteljes legyen, biztosítva az együttműködést a könyvelési osztályon belül.
- Fejlessze projektkönyvelését és SOP-követését olyan fejlett funkciókkal, mint a megjegyzésekre való reagálás, az automatizálás és a mesterséges intelligenciával működő eszközök.
Az üzleti pénzügyek kezelése olyan lehet, mint egy állandó felzárkózási játék!
A tranzakciók, kifizetések és jóváírások nyomon követése időigényes feladat. A ClickUp könyvelési napló sablonja digitális könyvelési sablonként szolgálhat.
Ez a hatékony sablon pontosan rögzíti minden üzleti tranzakciót. Ne csak az egyszerű bejegyzésekre gondoljon, hiszen ez a sablon lehetővé teszi olyan tranzakciók rögzítését is, amelyek egyszerre több fiókot is érintnek:
- Hagyja el a kézi főkönyvet; rögzítse minden üzleti tranzakcióját gyorsan és pontosan egy digitális naplóban.
- Használjon egyedi állapotokat az egyes tranzakciók előrehaladásának nyomon követéséhez, így biztosítva, hogy semmi ne vesszen el a kavarodásban.
- Rögzítse az egyes tranzakciókhoz tartozó fontos információkat egyedi mezőkkel, például a tranzakció dátumával, a napló típusával, a nyugtával és a bejegyzés számával.
- Rugalmas nézetek segítségével igazítsa pénzügyi helyzetének áttekintését igényeihez – a kezdő útmutatótól a könnyen elérhető könyvek és napló szakaszokig.
- Javítsa a tranzakciók nyomon követését olyan fejlett funkciókkal, mint az időkövetés, a címkék, a függőségi figyelmeztetések és a robusztus e-mail funkciók, hogy átfogó pénzügyi munkafolyamatot biztosítson.
Egy all-in-one sablont keres, amellyel egyszerűsítheti pénzügyi folyamatait? Próbálja ki a ClickUp könyvelési sablonját.
Ez a sablon az egész folyamatot kezeli – a számlák rögzítésétől és a bevételek nyomon követésétől a jövőbeli bevételek előrejelzéséig. Nincs többé késedelmes fizetések üldözése, mivel könnyedén nyomon követheti a követeléseket és a kötelezettségeket.
De ez még nem minden! Ugyanazon a platformon belül találkozókat foglalhat, zökkenőmentesen válthat 9+ testreszabható nézet között, és kihasználhatja az egyéni címkéket és állapotokat. Így maximalizálhatja termelékenységét, és valós idejű betekintést nyerhet értékesítési teljesítményébe anélkül, hogy elhagyná a ClickUp alkalmazást.
Az AI figyelemre méltó képessége a ismétlődő feladatok automatizálására, kombinálva egy olyan sokoldalú eszközzel, mint a ClickUp, megszabadítja a könyvelőket a monoton feladatoktól, és értékes időt ajándékoz nekik.
Ez az új hatékonyság lehetővé teszi számukra, hogy figyelmüket olyan területekre összpontosítsák, ahol az emberi szakértelem uralkodik: éleslátó elemzés, stratégiai iránymutatás és tájékozott döntéshozatal.
A könyvelés jövője az AI segítségével
A könyvelők számára fordulatot hoz a jövő. Az AI támogatásával a szakma evolúció előtt áll.
Bár a reakciók eltérőek, egy dolog biztos: jelentős változások várhatók. A következő évtizedben a könyvelői szerepek átalakulnak, ami új készségeket igényel a szakemberektől.
A legjobb azonban az, hogy a ClickUp Brain természetes nyelvfeldolgozási funkciója lehetővé teszi a könyvelők számára, hogy kódolási technikák elsajátítása nélkül is kihasználhassák az alkalmazás előnyeit. A könyvelői munkák egyre inkább hasonlítani fognak a adat tudósok és mérnökök munkájához, és mélyreható pénzügyi betekintést nyújtanak. Az evolúcióban való eligazodás kulcsa a változás elfogadásában rejlik.
Az AI-alapú eszközök, mint például a ClickUp korai bevezetése segít abban, hogy mindig egy lépéssel előrébb járjon. Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!