A Smartsheet egy munkamenedzsment platform, amely lehetővé teszi a feladatok hatékony tervezését, kezelését és jelentését. A szervezetek a megszokott táblázatos felületét használják projektmenedzsmenthez, együttműködéshez, jelentéskészítéshez és elemzéshez.
Sajnos a harmadik féltől származó integrációs lehetőségek korlátozottak. Lehet, hogy ki kell vonnia a Smartsheet adatait, hogy azok hozzáférhetővé váljanak, és részletes elemzést lehessen végezni.
Hogyan lehet ezt megtenni?
Olvassa el, hogyan exportálhatja hatékonyan a Smartsheet adatait Excelbe, Google Sheetsbe és PNG-be anélkül, hogy fontos mellékletek, megjegyzések és képletek elvesznének. Ezután néhány jó Smartsheet-alternatívát is bemutatunk.
Hogyan exportálhat adatokat a Smartsheetből?
A Smartsheet alkalmazás lehetővé teszi bármely lap vagy jelentés exportálását számos formátumba.
Ezek közül a legnépszerűbbek a következők:
- Microsoft Excel
- Google Táblázatok
- PNG formátum (kép)
Nézzük meg, hogyan exportálhatja a Smartsheet-et mindegyikbe.
1. Exportálás a Microsoft Excelbe
A Smartsheet adatainak, jelentéseinek vagy tábláinak Microsoft Excelbe történő exportálásához válassza ki a Smartsheet bal felső sarkában található „Fájl” fület, majd kattintson az „Exportálás” gombra. Ezzel több exportálási lehetőség közül választhat. Ebben az esetben kattintson az „Exportálás Microsoft Excelbe” gombra.
Az exportált adatok nem feltétlenül jelennek meg az Excelben pontosan úgy, ahogy a Smartsheetben.
Íme néhány fontos különbség:
- Az Excel nem támogatja a Gantt-diagram formátumot. A Gantt-diagram Excelbe történő exportálása csak az alapjául szolgáló feladatlistát exportálja.
- Az Excel és a Smartsheet képletek szintaxisa eltérő, ezért a képletek nem maradnak meg az exportált fájlban. Ennek megoldásához távolítsa el a képletek elején található egyenlőségjelet (=), hogy szövegként tárolja őket, majd mentse a táblázatot. Az Excel-fájl megnyitása után visszaadhatja az egyenlőségjelet, és módosíthatja a szintaxist, hogy a képletek az Excelben is működjenek.
- A megjegyzések és a lapok összefoglalói külön lapokon jelennek meg az exportált adatfüzetben.
- A jelentések 20 000 sorra korlátozódnak. 20 000 sor felett több jelentést is létrehozhat, amelyek kevesebb sort tartalmaznak, és minden jelentést külön Excel-fájlként exportálhat.
- Az Excel nem támogatja a legördülő menüket, a névjegyzékeket, a jelölőnégyzeteket és a szimbólumokat (Harvey-gömbök stb.) tartalmazó oszlopokat. Ezen oszlopok exportálásakor csak a szövegértékek kerülnek exportálásra. A boolean oszlopok (jelölőnégyzetek stb.) értékei True vagy False formában kerülnek exportálásra, az elem cellában szereplő állapotának megfelelően.
Hogyan lehet elkerülni a Smartsheet adatok MS Excelbe történő exportálásának korlátait
A Smartsheet Marketplace-ről letölthet speciális bővítményeket, amelyekkel elkerülheti ezeket a korlátozásokat. A Smartsheet-et külső ETL (extract, transform, and load – kivonás, átalakítás és betöltés) eszközökkel is exportálhatja Excelbe. Ezekkel a Smartsheet-ből kódolási ismeretek nélkül is betöltheti az adatokat.
A Smartsheet Excelbe történő exportálásának másik módja a REST API használata. A folyamat során HTTP GET vagy POST kéréssel hívja meg a Smartsheet REST végpontját. Ez technikailag bonyolultnak tűnik, de ne aggódjon – ez csak azt jelenti, hogy az interneten keresztül üzenetet küld a Smartsheetnek, hogy kérje az adatait. Ezt kódolás nélkül is megteheti egy JSON API csatlakozó használatával.
2. Exportálás a Google Táblázatokba
A Smartsheet-adatok Google Sheets-be történő exportálása hasonló az Excel-be történő exportáláshoz. Csak kattintson a bal felső sarokban található „Fájl” fülre, majd az „Exportálás” gombra, és válassza az „Exportálás Google Sheets-be” lehetőséget.
A Google Sheets-be exportált adatok nem pontosan úgy jelennek meg, mint a Smartsheetben. Az exportálás után a következő eltérések lehetségesek:
- A Google Sheets nem támogatja a Gantt-diagram formátumot. A Gantt-diagram Google-ba történő exportálása csak a feladatlistát exportálja.
- A táblázatok nem támogatják a legördülő menüket, a névjegyzékeket, a jelölőnégyzeteket és a szimbólumokat (Harvey-gömbök stb. ) oszlopokat. Az ilyen oszloptípusokat használó táblázatok exportálásakor csak a szövegértékek kerülnek exportálásra. A boole-os oszlopok (jelölőnégyzetek stb. ) értékei True vagy False értékekként kerülnek exportálásra, az elem cellában szereplő állapotának megfelelően.
- A lapok összefoglalói külön lapon jelennek meg az exportált munkafüzetben.
- A Smartsheet és a Google Sheets képletek szintaxisa eltérő. Ezért a képletek nem maradnak meg.
Ezen korlátozások elkerülése érdekében távolítsa el az egyenlőségjelet (=) a képletek elejéről, hogy szövegként tárolja őket, majd mentse a táblázatot. A Google Táblázatok megnyitása után visszaadhatja az egyenlőségjelet, és módosíthatja a szintaxist, hogy a képlet a Google Táblázatokban is működjön.
3. Exportálás képfájlba (PNG formátum)
Az adatok exportálása a Smartsheetből PNG kép formátumba eltér az adatok exportálásától az Excelből és a Google Sheetsből. Először is, csak Gantt-diagramokat exportálhat a Smartsheetből PNG formátumba.
Kattintson a Smartsheet „Fájl” fülére, majd a „Gantt exportálása képfájlba (PNG)” gombra.
Miután ezt elvégezte, kövesse az alábbi lépéseket:
- Az „Export Gantt to Image (PNG)” űrlap „Selection” (Kiválasztás) részében válassza a „Export the Entire Sheet” (Teljes lap exportálása) vagy a „Selected Rows” (Kiválasztott sorok) lehetőséget.
- Ha a „Kiválasztott sorok” opció nem elérhető, zárja be az „Export Gantt to Image (PNG)” (Gantt-diagram exportálása képfájlba (PNG)) ablakot, válassza ki a nyomtatni kívánt sorokat, majd nyissa meg újra az űrlapot.
- Ezután az „Opciók” részben válassza ki, mely oszlopokat szeretné a képbe beilleszteni. Alapértelmezés szerint csak az „Elsődleges oszlop” szerepel, de az „Elsődleges oszlop” nevére vagy a „Szerkesztés” gombra kattintva további oszlopokat is beilleszthet.
Miért érdemes adatokat exportálni a Smartsheetből?
Íme néhány ok, amiért a felhasználóknak szükségük van az adatok Smartsheetből való exportálására:
- Jelentések és elemzések: A Smartsheet beépített eszközei nem támogatják a komplex adatelemzéseket. Az Excelbe vagy a Google Sheetsbe való exportálás több elemzési és egyedi jelentéskészítési lehetőséget biztosít.
- Együttműködés az érdekelt felekkel: Az adatok megosztása az érdekelt felekkel a Smartsheetben korlátozott lehet. Az Excelbe, a Google Sheetsbe vagy az MS Projectbe való exportálás jobb megtekintési és módosítási lehetőségeket kínál.
- Költség: A fizetős előfizetések és a további felhasználók, funkciók vagy fejlett funkcionalitásokért fizetendő többletköltségek miatt a Smartsheet megfizethetetlenné válhat, különösen kisebb csapatok vagy korlátozott költségvetéssel rendelkező szervezetek számára.
- Mobil eszközökkel való kompatibilitás hiánya: A Smartsheet mobilalkalmazása nem olyan robusztus, mint a webes alkalmazások, ami egyes felhasználók számára megnehezítheti bizonyos feladatok elvégzését vagy az összes funkció elérését, ha úton vannak.
- Adatbiztonság: A Smartsheet korlátozott adatbiztonsági lehetőségei kihívást jelenthetnek a szigorú biztonsági és megfelelőségi követelményekkel rendelkező szervezetek számára, ami egyes felhasználók számára megnehezíti az érzékeny információk védelmét.
- Feladatok függőségei és Gantt-diagramok: A Smartsheet Gantt-diagram funkciója kevésbé robusztus, mint a speciális projektmenedzsment eszközöké, ami egyes felhasználók számára hátrány lehet.
- Integráció más rendszerekkel: Az adatok exportálása lehetővé teszi az integrációt más rendszerekkel vagy szoftverekkel, amelyeket vállalkozása használ, például ERP-rendszerekkel, CRM-rendszerekkel vagy üzleti intelligencia eszközökkel.
- Offline hozzáférés: Az adatok Excelbe vagy más formátumokba történő exportálásával offline állapotban vagy olyan helyeken is hozzáférhet az információkhoz, ahol a Smartsheet nem elérhető.
Az Excel és a Google Sheets jobb formázási és stílusbeállítási lehetőségeket is kínál. Az adatok rendszeres exportálása és az ismétlődő jelentések létrehozása szintén segíthet a biztonsági mentés fenntartásában, ha a Smartsheet elérhetősége problémás.
A Smartsheet alternatívái
Ha a Smartsheet korlátai megakadályozzák csapatait a projektek rugalmas és hatékony kezelésében, itt talál néhány hatékonyabb alternatívát, amelyet érdemes megfontolnia:
- Wrike: Robusztus funkciókészletet kínál a projekttervezéshez, nyomon követéshez és együttműködéshez.
- Airtable: ötvözi a táblázatkezelő egyszerűségét az adatbázisok teljesítményével.
- Asana: Tiszta felületéről és intuitív feladatkezeléséről ismert.
- Trello: Vizuális, Kanban-stílusú táblázat, amely egyszerű projektekhez kiválóan alkalmas.
- Monday. com: Széles körű testreszabási lehetőségek, különféle táblázatok és automatizálási funkciók
A megfelelő alternatíva kiválasztása az Ön egyedi igényeitől és preferenciáitól függ.
Vegye figyelembe az alábbi tényezőket:
- Funkciók: Mely funkciók a legfontosabbak az Ön számára (pl. Gantt-diagramok, Kanban-táblák, időkövetés)?
- Könnyű használat: Mennyire intuitív a felület, és mennyire könnyű megtanulni a szerszám használatát?
- Integráció: Az eszköz integrálható-e más, Ön által használt eszközökkel (pl. e-mail, naptár)?
Ha olyan platformot keres, amely segít a táblázatok adatainak hatékony kezelésében, és lehetővé teszi azok tárolását és elérését egy helyen, fontolja meg a ClickUp használatát! Íme, miért:
1. Átfogó projektmenedzsment
A ClickUp projektmenedzsment platformja hatékony eszköz lehet a táblázatok adatainak kezeléséhez anélkül, hogy azokat harmadik féltől származó eszközökbe kellene exportálni.
Így utánozza (és fejleszti) a ClickUp az egyszerű táblázatkezelő szoftvereket:
- Egyéni mezők: Hozzon létre a ClickUp-ban olyan egyéni mezőket, amelyek hasonlóak a táblázatkezelő oszlopokhoz. Ez lehetővé teszi különböző típusú adatok tárolását és rendszerezését, az egyszerű szövegtől a számokig, dátumokig és akár legördülő listákig.
- Egyéni nézetek: Használja ki a ClickUp különböző nézeteit, mint például a Lista, Tábla, Naptár és Gantt-diagram. Ezeket a nézeteket testreszabhatja úgy, hogy a táblázatadatok a munkafolyamatának megfelelően jelenjenek meg. Például a feladatok Lista nézetében a hagyományos táblázatot láthatja, míg a Naptár nézetben egyértelműen megjelennek a feladatok határidejei vagy mérföldkövei.
- Feladatok automatizálása: Használja a ClickUp automatizálási funkcióit az adatbevitel és a frissítések egyszerűsítéséhez. Például létrehozhat egy szabályt, amely automatikusan kitölti egy mezőt egy másik mező adatai alapján, vagy értesítést küld, ha egy adott feltétel teljesül.
- Integrálja más eszközökkel: Integrálja népszerű táblázatkezelő eszközökkel, mint a Google Sheets és a Microsoft Excel. Ez lehetővé teszi az adatok importálását vagy exportálását ezek között a platformok és a ClickUp között, megkönnyítve a táblázatkezelő adatok kezelését a projektmenedzsment munkafolyamatán belül.
- Együttműködés a csapat tagjaival: Dolgozzon együtt csapattagjaival a táblázatok adatainak feldolgozásában. Feladatokat rendelhet hozzá, megjegyzéseket fűzhet hozzá és nyomon követheti az előrehaladást, így biztosítva, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
2. Ismerős táblázatkezelő felület
A ClickUp táblázatos nézet egy sokoldalú funkció, amely a projektmenedzsment platformon belül táblázatszerű élményt nyújt. Tiszta, rendezett elrendezést kínál, amely ideális az adatok kezeléséhez és a haladás nyomon követéséhez.
Íme néhány fontos előnye a ClickUp táblázatos nézetének használatának:
- Testreszabható oszlopok: Hozzon létre és testreszabjon oszlopokat a különböző adatpontok megjelenítéséhez, akárcsak egy hagyományos táblázatkezelő programban.
- Adattípusok: Dolgozzon különböző adattípusokkal, beleértve szöveget, számokat, dátumokat, jelölőnégyzeteket és még sok mást.
- Képletek: Használjon képleteket a számítások elvégzéséhez és az adatbevitel automatizálásához, hasonlóan az Excel funkcióihoz.
- Szűrés és rendezés: Könnyedén szűrhet és rendezhet adatokat meghatározott kritériumok alapján, hogy gyorsan megtalálja a szükséges információkat.
- Csoportosítás: Csoportosítsa az adatokat oszlopok szerint, hogy hierarchikus nézeteket hozzon létre és hatékonyabban szervezze az információkat.
- Feltételes formázás: Alkalmazzon feltételes formázást a fontos adatok kiemelésére vagy a trendek vizualizálására.
- Mellékletek: Csatoljon fájlokat közvetlenül a táblázat soraihoz, így könnyebben tárolhatja és elérheti a kiegészítő dokumentációt.
3. Egyszerűsített feladatkezelés
Bár a ClickUp Tasks elsősorban projektfeladatok kezelésére szolgál, felhasználhatja táblázatok adatainak kezelésére is.
Így teheti meg:
- Feladatok létrehozása konkrét adatbejegyzésekhez: Hozzon létre egy megfelelő feladatot a ClickUp-ban a táblázat minden sorához vagy adatpontjához. Ez lehetővé teszi az egyes adatbejegyzések állapotának, előrehaladásának és a kapcsolódó információk nyomon követését.
- Feladatok kiosztása a csapat tagjainak: Kiosztja a feladatokat az adatbevitelért vagy ellenőrzésért felelős csapat tagjainak. Ez biztosítja a felelősségvállalást és segít nyomon követni az előrehaladást.
- Feladatok összekapcsolása: Ha bizonyos adatbejegyzések kapcsolódnak egymáshoz vagy függnek másoktól, kapcsolja össze a megfelelő feladatokat a ClickUp alkalmazásban. Ez segít a függőségek vizualizálásában és biztosítja, hogy a feladatok helyesen, sorrendben legyenek elvégezve.
- Alfeladatok használata: bontsa fel a komplex adatbeviteli feladatokat kisebb, könnyebben kezelhető alfeladatokra. Ez segíthet az adatbeviteli folyamat egyszerűsítésében és a haladás részletes nyomon követésében.
- Fájlok csatolása: Csatoljon releváns fájlokat – képeket, táblázatokat, videókat, linkeket – közvetlenül a feladatokhoz. Ezzel a kiegészítő dokumentáció rendezett és könnyen hozzáférhető marad.
Ha még egyszerűbb módot szeretne a táblázatok adatainak tárolására és kezelésére, használhatja a ClickUp sablonokat.
4. Szerkeszthető táblázatsablonok
A szerkeszthető táblázatkezelő sablon lehetővé teszi, hogy a ClickUp táblázatot úgy alakítsa, hogy az hatékonyan kezelje az adatait és egyszerűsítse a feladatokat. Akár költségvetést követ nyomon, akár projektet tervez, ez az eszköz életmentő lehet.
A ClickUp szerkeszthető táblázatsablonja számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével könnyedén szervezheti, kezelheti és vizualizálhatja az adatokat:
- Automatizálja az adatimportot: Nincs többé unalmas kézi adatbevitel; importálja adatait egyetlen kattintással.
- Egyedi képletek és egyenletek: A beépített képletek és egyenletek segítségével pillanatok alatt elvégezheti a számításokat.
- Haladás nyomon követése: Intuitív vizuális elemek, például haladási sávok és diagramok segítségével figyelemmel kísérheti a projekteket vagy befektetéseket.
Íme néhány előnye ennek a sablonnak:
- Hatékonyság: Takarítson meg értékes időt az adatbevitel automatizálásával és a kézi munkák csökkentésével.
- Pontosság: Biztosítsa az adatok integritását és konzisztenciáját az összes dokumentumban, minimalizálva a hibákat.
- Rugalmasság: Testreszabhatja dokumentumait egyedi képletekkel és formázással, hogy azok az Ön igényeinek megfeleljenek.
- Sebesség: Gyorsan készíthet professzionális dokumentumokat előre megtervezett sablonok és automatizálási funkciók segítségével.
Exportálja a Smartsheet adatait a jobb ellenőrzés és a maximális hatékonyság érdekében
Bár a Smartsheet értékes eszköz, előfordulhat, hogy korlátozottnak találja a fejlett adatelemzés vagy az egyéni jelentések tekintetében. A Smartsheet-adatok Excelbe vagy Google Sheetsbe történő exportálásával nagyobb rugalmasságot érhet el, és hatékonyabb eszközöket kaphat az adatok kezeléséhez, megjelenítéséhez és megosztásához.
Még több funkciót keres? A ClickUp egy átfogóbb projektmenedzsment táblázatkezelő megoldást kínál olyan funkciókkal, mint a táblázatos és Gantt-diagram nézetek, valamint zökkenőmentes adatkezelési lehetőségek. Úgy tervezték, hogy a csapatával együtt növekedjen, és egy alkalmazkodó platformot biztosítson, amely az Ön igényeivel együtt fejlődik.
Tapasztalja meg a különbséget – regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és kezelje projektjeit rugalmasabban és hatékonyabban!