Smartsheet és Excel: összehasonlító útmutató

A több részlegen átívelő projektek kezelése gyakran különböző táblázatok kezelését jelenti, ami zavarokhoz és hatékonyságcsökkenéshez vezethet.

Míg a Microsoft Excel régóta az adatok szervezésének elengedhetetlen eszköze, a Smartsheet az Excelhez hasonló funkciókat kínál, továbbfejlesztett projektmenedzsment képességekkel.

Ebben a blogban megvizsgáljuk a Smartsheet és az Excel erősségeit és gyengeségeit, hogy segítsünk Önnek eldönteni, melyik eszköz felel meg leginkább a projektmenedzsment igényeinek.

Emellett bemutatunk egy alternatív megoldást is, amely még nagyobb rugalmasságot és könnyebb használatot kínál.

Mi az a Smartsheet?

A Smartsheet egy felhőalapú projektmenedzsment platform, amely több funkcióval rendelkezik, mint a hagyományos táblázatkezelő eszközök.

Gondoljon rá úgy, mint az Excel és egy dedikált projektmenedzsment eszköz keverékére – de simább munkafolyamatokkal és kevesebb gonddal a csapatmunkában.

Számos funkciója között megtalálhatók a Gantt-diagramok, az automatizált munkafolyamatok és a testreszabható sablonok.

A Smartsheet funkciói

A Smartsheet minden olyan funkcióval rendelkezik, amely megkönnyíti az életét. Fedezzük fel őket együtt:

1. Valós idejű együttműködés

A Smartsheet segítségével Ön és csapata egyszerre dolgozhat ugyanazon a dokumentumon – itt nincs verziókezelési rémálom.

Mindenki frissítheti az adatokat, megjegyzéseket fűzhet hozzájuk és nyomon követheti az előrehaladást anélkül, hogy végtelen e-mail mellékletekkel kellene bajlódnia.

Ezenkívül feladatokat rendelhet hozzá, mellékleteket adhat hozzá, feladatfüggőségeket állíthat be, és nyomon követheti az összes csapattagját, hogy a projektje a tervek szerint haladjon (ez különösen hasznos, ha több projekten dolgozik).

2. Automatizált munkafolyamatok

Ahelyett, hogy időt pazarolna ismétlődő feladatokra (emlékeztetők küldése, állapotmezők frissítése stb.), beállíthat intelligens triggereket a Smartsheet automatizált munkafolyamataival.

Képzelje el úgy, mint a dominó felállítása: egy mozdulat a másikat követi, amíg minden tökéletesen a helyére nem kerül.

Szeretné értesíteni csapatát, amikor közeledik a határidő? A Smartsheet figyelmeztetést küld.

Szüksége van egy mező frissítésére, amikor egy feladat befejeződött? Megoldva. Automatikusan.

A legjobb rész?

Ezeket a munkafolyamatokat testreszabhatja csapata egyedi folyamataival, így időt takaríthat meg, és biztos lehet benne, hogy semmi sem marad ki.

3. Gantt-diagramok és erőforrás-kezelés

Ha szereti, ha projektjei könnyen érthető idővonalon vannak elrendezve, akkor a Gantt-diagramok új termelékenységi trükkjévé válhatnak.

A Smartsheet Gantt-diagramjai lehetővé teszik minden feladat, határidő és feladatfüggőség feltérképezését, így mindig tisztán láthatja a projekt előrehaladását. Nincs többé kapkodás, hogy kiderítse, mi mikor esedékes – mindent egyszerre láthat.

A Smartsheet emellett eszközöket is biztosít a csapat időbeosztásához, és nagyon hasznos az erőforrás-kezeléshez.

Nyomon követheti az órákat, kezelheti a költségvetéseket, koordinálhatja a csapatok munkáját, és még sok minden mást is megtehet – mindezt a szokásos káosz nélkül.

4. Zökkenőmentes integráció

A Smartsheet zökkenőmentes integrációja olyan eszközökkel, mint a Google Workspace, a Microsoft Teams és a Power BI, új szintre emeli a munkafolyamatokat.

Ahelyett, hogy az alkalmazások között váltana, a Smartsheet az összes adatot egy helyre gyűjti, így megkönnyítve az együttműködést és javítva az adatok vizualizálását.

Külső forrásokból is beolvashat adatokat, így könnyebben szinkronban tarthatja és naprakészen tarthatja az összes adatot.

5. Mobilalkalmazások és felhőalapú tárolás

Útközben kell kezelnie a projektjeit? A Smartsheet mobilalkalmazásai lehetővé teszik ezt, így távolról is teljes ellenőrzést gyakorolhat a projektjei felett.

Akár egy megbeszélésen, akár az irodán kívül tartózkodik, néhány kattintással gyorsan ellenőrizheti a feladatok előrehaladását, frissítheti az állapotokat vagy módosításokat végezhet.

A Smartsheet felhőalapú tárolási szolgáltatásai biztonságban tartják és hozzáférhetővé teszik az összes adatát – nincs többé elveszett fájl vagy elavult verzió.

SmartSheet árak

Mi az Excel?

Évtizedek óta a Microsoft Excel a legnépszerűbb táblázatkezelő eszköz minden területen, a diagramok készítésétől a pénzügyek elemzésén át a vállalati adatok szervezéséig.

Az Excel hatékony adatelemzési funkciókat kínál. Ezért a Microsoft Office csomag elengedhetetlen eszközévé teszi mindazok számára, akik komplex számításokat, strukturált adatokat kezelnek vagy adatbázisokat irányítanak.

Erősen összpontosít az adatok manipulálására és vizualizálására. Komplex képleteket hozhat létre, komplex számításokat végezhet, és nagy mennyiségű információt rendezhet a jellegzetes rácsos elrendezésében.

Ráadásul az Excel integrálható más Microsoft Office alkalmazásokkal. Ez elengedhetetlen azoknál a munkafolyamatoknál, amelyek más MS-eszközök, például PowerPoint-prezentációk és Word-dokumentumok közötti zökkenőmentes átmenetre támaszkodnak.

Excel funkciók

Ha eddig csak táblázatkezelő eszközként használta az Excel programot, akkor sok mindenről lemaradt!

Az Excel egy hatékony program, amely egyszerűsíti az adatok és a projektek kezelését. Minden feladatot zökkenőmentesen elvégez, a fejlett adatvizualizációtól a nagyszabású projektekig (például az éves vállalati auditokig).

Az Excel továbbra is az egyik legismertebb eszköz a szakmában, és ennek okai a következők:

1. Összetett számítások és képletek

Képzelje el, hogy a marketingcsapat éves költségvetését kezeli. A „SUMIF” funkcióval kiszámíthatja az egyes kampányok teljes kiadásait olyan kritériumok alapján, mint a hónap vagy a csatorna.

Szüksége van a negyedéves költségek további lebontására? Csak írja be a „VLOOKUP” parancsot, hogy több táblázatból is kinyerje a szükséges adatokat.

Kiterjedt képletkönyvtárával az Excel lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy számokat dolgozzanak fel, feladatokat automatizáljanak, sőt pénzügyi elemzéseket is végezzenek nehézségek nélkül.

Ráadásul az Excel képletei több táblázatba is integrálhatók. Ez segít a projektadatok szervezésében és nyomon követésében, vagy akár azok könnyebben érthető formátumban való megjelenítésében.

2. Adatvizualizációs és diagramkészítő eszközök

Az Excel beépített diagramkészítő eszközei életmentők, ha adatvizualizációról van szó.

Az adatokat könnyedén oszlopdiagramokká, kördiagramokká vagy Gantt-diagramokká alakíthatja át a hatékony adatmegjelenítés érdekében, egyszerűsítve ezzel a nagyszabású projekteket és a komplex adatokat.

De ez még nem minden!

Az Excel integrálható a Power BI-vel is, így még hatékonyabb üzleti intelligencia és elemzési élményt biztosít.

3. Feladatok automatizálása makrókkal

Az Excel feladat-automatizálási funkciója, más néven makró, forradalmi változást jelent azok számára, akik szeretnék növelni termelékenységüket.

Unod már, hogy havonta tíz különböző táblázatba kell másolnod az értékesítési adatokat?

Csak állítson be egy makrót, nyomjon meg egy gombot, és kész (igen, ennyire egyszerű).

Végtelen sorokat kell színkóddal jelölnie? Állítsa be a makrót, kattintson, és a táblázata máris rendezett (igen, ennyire egyszerű).

A makrók segítségével automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, mint például a formázás, az adatbevitel és akár a jelentések létrehozása is. Ez olyan, mintha személyes asszisztense lenne a táblázatához.

Miután beállította a makrókat, azok elvégzik az unalmas feladatokat, így Ön a fontosabb dolgokra, például az adatelemzésre és a csapat tagjainak irányítására koncentrálhat.

A makrók különösen hasznosak projektmenedzsment feladatok vagy kiterjedt adathalmazok kezelése során, mivel időt takarítanak meg és csökkentik a hibák számát.

4. Valós idejű együttműködés (Excel Online)

Az Excel ugyan nem rendelkezik a Smartsheet beépített együttműködési funkcióival, de az Excel Online segítségével csapata továbbra is ugyanazon a táblázaton dolgozhat.

Nincs többé „Melyik verziót használjuk?” fejfájás.

Csak ossza meg a linket, és mindenki belevethet magát, szerkesztheti és megjegyzéseket fűzhet hozzá, mintha egy csoportos csevegés lenne.

Ráadásul ezeket az adatokat bármikor PowerPoint-prezentációba is átalakíthatja. Vagy megoszthatja néhány gondolatát a Microsoft Teams beszélgetésében.

5. Integráció más Microsoft Office eszközökkel

Szüksége van néhány extra oszlopra a PowerPoint-prezentációjában a heti záróértekezlet előtt? Akkor nyugodtan illessze be azokat az Excel-táblázatokat.

Élő adatokat kell beillesztenie a Word-dokumentumba?

Semmi gond. Módosítsa az adatokat az Excelben, és a Word-dokumentum automatikusan frissül.

Még több valós idejű együttműködésre van szüksége? Csak lépjen be a Microsoft Teamsbe, ossza meg a táblázatot, és brainstormingozzon a csapatával anélkül, hogy alkalmazást kellene váltania.

Ezen túlmenően az Excel támogatja a felhőalapú tárolási szolgáltatásokat is, így Excel-fájljait bárhonnan tárolhatja és szerkesztheti.

Excel árak

Smartsheet és Excel: funkciók összehasonlítása

Ideje a csatának!

A Smartsheet és az Excel is remek eszközök, de hogyan viszonyulnak egymáshoz? Az Excel és a Smartsheet összehasonlítását funkciónként bontottuk le.

1. funkció: Valós idejű együttműködés

A Smartsheet és az Excel összehasonlításának első körében a valós idejű együttműködést vizsgáltuk, és a Smartsheet egyértelműen előnyben van.

Az Excel-lel ellentétben, amely több verzió megosztását vagy az Excel Online-hoz való hozzáférést igényel, a Smartsheet lehetővé teszi Önnek és csapatának, hogy valós időben együttműködjenek – függetlenül attól, hogy feladatokat osztanak ki, frissítéseket végeznek vagy megjegyzéseket hagynak.

Mindenki ugyanazon az oldalon van, szó szerint! Az Excel Online néhány együttműködési funkciót kínál, de ezek kissé nehézkesnek tűnnek a Smartsheet zökkenőmentes, beépített munkafolyamat-automatizálásához képest.

2. funkció: Adatvizualizációs és diagramkészítő eszközök

A Smartsheet és az Excel közötti versenyben ebben a tekintetben nincs egyértelmű győztes. Mindkettő robusztus adatvizualizációs funkciókat kínál.

A diagramkészítő eszközökkel és a Power BI integrációval az Excel kiválóan alkalmas oszlopdiagramok, kördiagramok és egyéb diagramok készítésére. Régóta ez a legnépszerűbb eszköz az adatok vizuális megjelenítésére.

A Smartsheet azonban nem marad le sokkal, hiszen sokoldalú nézeteket kínál, például Gantt-diagramokat, naptárakat és táblázatokat, amelyek megkönnyítik a projektadatok vizualizálását és kezelését.

Ha nagyszabású projekteket irányít, mindkét platform alkalmas a feladatra, de a választás a prezentációs stílus iránti preferenciájától függ.

3. funkció: Automatizált munkafolyamatok

Ezután összehasonlítottuk az automatizált munkafolyamatokat, és a Smartsheet könnyedén vezetést szerzett.

A Smartsheet automatizálási funkciói segítenek az ismétlődő feladatok, például emlékeztető küldése vagy állapotmezők frissítése kezelésében, és sokkal zökkenőmentesebbé teszik a feladatkezelést.

Az Excel nem rendelkezik ezzel a beépített funkcióval, bár makrókat használhat a feladatok automatizálásához. De legyünk őszinték: a makrók használata nehezebb, és nem olyan intuitív, mint a Smartsheet automatizálási eszközei.

4. funkció: Zökkenőmentes integráció

Az integráció terén az Excel előnyben van a versenytársaival szemben.

A Microsoft Office ökoszisztémához való szoros kapcsolódásának köszönhetően az Excel könnyedén integrálható a PowerPoint prezentációkba, a Word dokumentumokba és a Microsoft Teamsbe. Összekapcsolhatja az alkalmazások közötti élő adatokat, és átfogó frissítéseket végezhet.

A Smartsheet olyan eszközökkel is integrálható, mint a Google Workspace és a Power BI. Az Excel azonban a Microsoft Office alkalmazások terén betöltött domináns szerepe miatt előnyt élvez azoknál a felhasználóknál, akik már befektettek ebbe a csomagba.

5. funkció: Tanulási görbe

Lássuk be: a legtöbbünk már korán megismerkedett az Excel programmal, és gyakorlatilag ez volt az egyik első program, amit sokan megtanultunk.

Az Excel alapjai könnyen elsajátíthatók, és még a fejlettebb funkciók, mint a komplex képletek és az adatok szűrése is természetessé válnak egy kis gyakorlással.

A Smartsheet viszont, bár intuitív a projektek kezelésében, megtanulása valamivel több időt vehet igénybe, különösen akkor, ha olyan fejlett eszközöket szeretne használni, mint az automatizált munkafolyamatok és az erőforrás-kezelés.

Ha kis csapat tagja vagy, vagy csak most kezded el használni a projektmenedzsment eszközöket, akkor a Smartsheet tanulási görbéje meredekebbnek tűnhet, mint az Excelé.

Smartsheet és Excel összehasonlítása a Redditen

A Reddit felhasználói sokat írnak a Smartsheet és az Excel összehasonlításáról:

Egy frusztrált felhasználó megosztotta a Smartsheet használatával kapcsolatos nehézségeit:

Úgy érzem, hogy minden lépésnél szembesülök a Smartsheet korlátaival, amelyek más szoftverekben sokkal könnyebben kezelhetők.

Rámutattak továbbá a szkriptelési képességekkel, az oszlopok másolásával és az űrlapok tervezésével kapcsolatos problémákra is.

Azonban nem mindenki így gondolja. Egy felhasználó így nyilatkozott:

…A Smartsheet az együttműködés terén jobb, de az Excel továbbra is az első számú eszközöm az elemzéshez.

Egyes felhasználók megtalálták a megfelelő középutat, és mindkét eszközt különböző feladatokhoz használják. Ahogy egy Redditor felhasználó elmagyarázta:

A Smartsheet kiválóan alkalmas automatizálásra, jelentések, irányítópultok stb. készítésére, de leginkább kis adathalmazokhoz… A Smartsheetben nagyobb adathalmazokkal dolgozni frusztráló lehet a sorok/cellák/hivatkozások korlátai miatt.

A Reddit általános konszenzusa?

A Smartsheet kiemelkedő (nem szójáték) a projektmenedzsment és az együttműködés terén, de az Excel továbbra is a kedvenc az adatelemzés és a nagy adathalmazok kezelése terén.

Ismerje meg a ClickUp-ot – a Smartsheet és az Excel legjobb alternatíváját!

Miután több szempontból összehasonlítottuk a Smartsheet és az Excel programokat, itt az ideje megismerni egy új eszközt, amely mindkét program legjobb tulajdonságait ötvözi, és egyikük korlátait sem tartalmazza.

Több integráció, beépített AI funkciók, valós idejű együttműködés, automatizálási funkciók és több mint 1000 sablon az összes projektmenedzsment igényéhez.

Üdvözöljük a ClickUp-ban!

Így ötvözi a ClickUp a Smartsheet és az Excel legjobb tulajdonságait (néhány extra funkcióval kiegészítve).

A ClickUp első számú előnye: ClickUp táblázatos nézet

Képzelje el az Excel táblázatok teljes erejét, de beépített projektmenedzsment eszközökkel kiegészítve.

A ClickUp táblázatos nézetével nem csak adatokat kezel, hanem azokat hasznosítható információkká alakítja, amelyek előreviszik projektjeit.

Tegyük fel például, hogy egy marketingkampányt irányít, amelynek különböző eredményei, határidejei és közreműködői vannak.

A Táblázat nézet segítségével könnyedén hozzárendelhet feladatokat, nyomon követheti a határidőket és figyelemmel kísérheti az előrehaladást egy strukturált nézetben, miközben kezelheti kampányköltségvetését és beszállítói adatait – mindezt anélkül, hogy több eszköz között kellene váltania.

A ClickUp második előnye: táblázatkezelő sablonok

Töltse le ezt a sablont

Nincs ideje saját rendszert építeni a semmiből?

Semmi gond.

A ClickUp táblázatkezelő sablon segít az indulásban. A pénzügyi elemzések kezelésétől a következő nagy projekt szervezéséig – ezzel a sablonnal kihagyhatja a beállítást, és egyből belevetheti magát a munkába.

Az Excel-lel ellentétben, ahol a sablonok nulláról történő elkészítése bonyolult folyamatnak tűnhet, a ClickUp segítségével ez gyors, egyszerű és – merjük mondani – szórakoztató is!

Ha extra rugalmasságot szeretne, a ClickUp szerkeszthető táblázat sablonja teljesen testreszabható élményt nyújt.

A ClickUp harmadik előnye: automatizálás és mesterséges intelligencia

A ismétlődő feladatok lassítják a munkáját? Mostantól nem.

A ClickUp Automations segítségével a munkafolyamatok racionalizálása gyerekjáték. A ClickUp Brain-nel párosítva ez az asszisztens, amelyre a szokásos napi feladatokat bízhatja. Csak le kell írnia az automatizálást, és az AI azonnal beállítja – nincs szükség programozásra.

Akár emlékeztetőket küld, állapotokat frissít, vagy feltételek alapján műveleteket indít, a ClickUp elvégzi az ismétlődő feladatokat, így csapata a nagy képre koncentrálhat.

A ClickUp 4. előnye: Feladatkezelés csapatok számára

A ClickUp projektmenedzsment megoldásának köszönhetően a csapatok irányítása még soha nem volt ilyen egyszerű. Gondoljon csak a Gantt-diagramokra, az erőforrások nyomon követésére és a feladatok delegálására – mindez egyszerűen.

Képzelje el, hogy egy termékfejlesztő csapatot vezet.

A ClickUp Gantt-diagramjaival egy pillanat alatt áttekintheti a teljes projekt ütemtervét – így a prioritások egyértelműek, a függőségek világosak, és a haladás könnyen nyomon követhető.

Ha pedig eljön az ideje, hogy belemélyedjen a részletekbe, a ClickUp Tasks segít a legapróbb feladatok szervezésében és kiosztásában.

A ClickUp Docs segítségével könnyedén kezelheti a munkaterhelést, biztosítva, hogy senki ne legyen túlterhelve, miközben az összes releváns projektadatot és fájlt tárolja.

A ClickUp Whiteboards brainstorming üléseket tesz lehetővé, míg a ClickUp Forms visszajelzéseket vagy kéréseket gyűjt az érdekelt felektől, mindezt ugyanazon a platformon belül. Ha pedig személyre szabott megjelenésre van szüksége a projektjéhez, akkor a ClickUp Views-ra – beleértve a Gantt-diagramokat is – számíthat, hogy pontosan úgy szervezze meg a műszerfalát, ahogyan szüksége van rá.

Válassza az Excelnél okosabb eszközt: ClickUp

Szóval, melyik adatbázis-kezelő rendszert válasszon: a Smartsheetet, az Excelet vagy a ClickUp-ot?

Ha az adatelemzés az elsődleges célja, akkor az Excel nehezen überhető. A Microsoft Excel továbbra is a legnépszerűbb táblázatkezelő szoftver a számok feldolgozásához és az adatok elemzéséhez, különösen, ha komplex számításokról van szó.

Másrészt, a Smartsheet kiváló választás, ha inkább az együttműködésre és az automatizálásra szeretne összpontosítani.

Ha azonban a legjobb megoldást keresi, akkor a ClickUp a tökéletes választás.

A ClickUp hatékony adatkezelést kombinál valós idejű együttműködéssel és AI-alapú automatizálással, hogy egyszerűsítse csapata termelékenységét a projektek során.

Készen állsz a projektek sikeres megvalósítására? Ma még ingyenesen elkezdheted használni a ClickUp-ot!