A teljesítményértékelések az egyik legstresszesebb feladata a HR-szakembereknek, valamint a közép- és felsővezetésnek. A teljesítményértékelési rendszerek problémája, hogy szubjektív véleményekre támaszkodnak, és hajlamosak az elfogultságra. A legtöbb vezető nyomást érez, hogy ugyanazokat a szabványokat tartsa fenn, amikor a munkavállalók értékeléséről vagy a legjobb teljesítményt nyújtó munkavállalók kiválasztásáról tárgyal.
A McKinsey felmérése szerint a válaszadók több mint fele hibásnak tartja vállalatuk jelenlegi értékelési folyamatát. Ez a vélemény hosszú távon káros hatással lehet bármely vállalkozásra, mivel gátolja a szakmai fejlődés lehetőségeit és tehetséges munkavállalók távozásához vezet.
Szerencsére a teljesítménykalibrációs megbeszélés ígéretes megoldás ebben az esetben. Egyre több vállalat ismeri fel annak fontosságát, hogy megbeszéléseket szervezzen a munkavállalók pontszámainak kalibrálására, hogy biztosítsa a tisztességes és átlátható értékeléseket.
Mik ezek a megbeszélések, és hogyan javítják a teljesítményértékelés megbízhatóságát és pontosságát? Ezt fogjuk megvizsgálni ebben a blogban. A következő témákat fogjuk tárgyalni:
- Hogyan néz ki egy teljesítményértékelési kalibrálás?
- Hogyan optimalizálhatja saját értékelési folyamatát?
Bónusz: Bemutatunk egy all-in-one alkalmazotti és teljesítménymenedzsment platformot is, amely segíthet a teljesítményértékelésekben. 🍀
A teljesítménykalibrációs megbeszélés és szerepe a teljesítménymenedzsmentben
A „tisztességtelen” teljesítményértékelések meglehetősen gyakoriak a több részleggel és vezetővel rendelkező csapatokban. Teljesítményértékelési folyamatuk gyakran elfogult, nem rosszindulatból, hanem a vezetők eltérő paraméterei miatt, amelyekkel a termelékenységet, a munkamorált és a készségeket értékelik.
A teljesítménykalibrációs megbeszélés lehetővé teszi a vezetőknek és feletteseknek, hogy megvitassák és összehasonlítsák, hogyan értékelték csapataikat, és így megszüntessék az esetleges elfogultságot. Célja:
- Gondoskodjon arról, hogy minden munkavállaló ugyanazokat a teljesítménykritériumokat élvezze
- Kalibrálja a teljesítményértékeléseket, ha az értékelések elfogultnak tűnnek.
A vezetők ezeken a megbeszéléseken többek között a következő kritikus tényezőket próbálják azonosítani:
- Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) és használt mérőszámok
- A túlzottan nagylelkű vagy szigorú értékelések mögötti okok (hogy azok indokoltak legyenek)
- A pontozási rendszer hibái, amelyek oka lehet: Inkonzisztens értékelési skála Korlátozott vezetői értékelési képzés vagy tapasztalat a HR szoftverekkel Az alkalmazottak értékeléséhez szükséges kritériumok hiánya
- Inkonzisztens értékelési skálák
- Korlátozott vezetői értékelési képzés vagy tapasztalat HR szoftverekkel
- A munkavállalói értékeléseknél figyelmen kívül hagyott kritériumok
- Inkonzisztens értékelési skálák
- Korlátozott vezetői értékelési képzés vagy tapasztalat HR szoftverekkel
- A munkavállalói értékeléseknél figyelmen kívül hagyott kritériumok
A kalibrációs megbeszélések célja, hogy megvitassák az értékeléseket és konszenzusos pontszámokat állapítsanak meg. Ez általában a teljesítményértékelési ciklus utolsó szakasza, amelyet az egyéni teljesítményértékelések megosztása előtt hajtanak végre a munkavállalókkal.
Teljesítményértékelés kalibrálása: Példa
Peter és Mark két különböző csapatot vezetnek egy vállalaton belül, különálló alkalmazásfejlesztési projektekben. A teljesítményértékelési időszakban Mark csapata hibakeresőjét 9/10-re értékeli, míg Peter csapata hibakeresőjét 7/10-re.
A teljesítménykalibrációs megbeszélés során Mark és Peter leülnek megbeszélni értékeléseiket, és rájönnek, hogy mindkét hibatesztelő:
- A határidőket minden esetben betartották
- Hasonló projektekben való részvétel
- Egyenlő munkaidő
- Kommunikáljon proaktívan
Összességében nincs olyan lényeges különbség a munkájukban, amely indokolná a minősítés eltérését, így ez egyértelmű példa a különböző teljesítménystandardokra. Ebben az esetben Marknak és Peternek meg kell állapodniuk abban, hogy melyik pontszám megfelelő mindkét hibatesztelő számára.
A teljesítménykalibrálás és a tehetségkalibrálás közötti különbség
A teljesítménykalibrációs üléseket nem szabad összetéveszteni a tehetségkalibrációs ülésekkkel. Bár mindkettőben a munkavállalók teljesítményét értékelik feletteseik, a két folyamat HR-céljai eltérőek.
A tehetségkalibrációs ülés célja, hogy a munkavállalók készségei és teljesítménye alapján értékelje a vállalat jelenlegi képességeit. Ez az információ a vállalat jövőbeli munkaerő-felvételi igényeinek meghatározásához használható fel.
A teljesítménykalibrálás célja pedig az, hogy pontosan azonosítsa a jól és rosszul teljesítő alkalmazottakat, így biztosítva a torzításmentes értékelést és a méltányos javadalmazást. Emellett felkészíti a vezetőket arra, hogy a teljesítményértékelési megbeszélések során felvegyék a tanulási lehetőségek és a továbbképzés témáját.
A teljesítménykalibrációs folyamat előnyei
A teljesítményértékelés kalibrálási folyamata nemcsak kiküszöböli az értékelésekből az elfogultságot és a kedvezményezést, hanem a következő előnyökkel is jár:
Csökkentett munkavállalói fluktuációs arány
A 2019-es kutatások szerint a tisztességtelen teljesítményértékelés akár 85%-át is elüldözheti a munkavállalóknak a vállalattól. A teljesítménykalibrálás segít megtartani a munkavállalókat azáltal, hogy biztosítja a tisztességes értékelési folyamatot.
Egészségesebb munkakultúra
A szabványosított teljesítményértékelések megakadályozzák a vezetők hatalmával való visszaélést, pozitív munkakultúrát biztosítanak, és garantálják, hogy a vezetők jó szándékú hozzáállást tanúsítsanak a munkavállalók fejlődése iránt.
Magasabb nettó termelékenység
A Harvard Business Review 2020-as tanulmánya megállapította, hogy a vezetői visszaélések csökkenthetik a termelékenységet. Természetesen azok a munkavállalók, akik előítéletektől mentes környezetben dolgoznak és méltányos javadalmazásban részesülnek, termelékenyebbek.
Jobb vállalatirányítás
A teljesítménykalibrálás elősegíti a vállalatirányítás legjobb gyakorlatait azáltal, hogy növeli a teljesítményértékelések átláthatóságát és elszámoltathatóságát, ami javítja a vállalat imázsát.
Jobb vezetői értékelési készségek
A teljesítménykalibrálás segít a vezetőknek finomítani értékelési készségeiket, felismerni vakfoltjaikat, és idővel pontosabb teljesítményértékeléseket adni.
Teljesítményértékelés kalibrálása: megbeszélések és érdekelt felek
A teljesítményértékelés kalibrálási folyamata több érdekelt felet és szakaszt érint. Beszéljünk mindkettőről. 👇
A teljesítményértékelési folyamat legfontosabb szereplői
Bár a belső kalibrációs folyamat minden szervezetnél eltérő, általában egy kalibrációs bizottságot hoznak létre a teljes folyamat lebonyolítására. A bizottság tagjai a következők:
- Felettesek, vezetők és csapatvezetők
- A releváns üzleti divíziók vezetői
- Egy HR-munkatárs összehívja és levezeti az értekezletet.
Egyes vállalatok előítélet-megszakítókat is kineveznek, akik a megbeszélések során az előítéletek jeleit keresik.
A kalibrációs bizottság mérete összhangban kell álljon a szervezet méretével. A Harvard Business School tanulmánya szerint egy 3–5 tagú bizottság ideális a 100 főnél kevesebb alkalmazottat foglalkoztató szervezetek számára.
Hogyan kell lebonyolítani a teljesítményértékelési kalibrációs megbeszélést: 7 lépés
A teljes teljesítménykalibrációs megbeszélés lebonyolításának folyamata három szakaszra osztható, hét lépésben: a megbeszélés előtti felkészülés, a megbeszélés maga és a megbeszélés utáni tevékenységek. Nézzük meg részletesen mindegyiket! 💡
A megbeszélés előtti felkészülés
A megbeszélés előtti felkészülés magában foglalja az értékelések tervezetének elkészítését és elemzését, a minősítési skála meghatározását és a munka ütemezését.
Ráadásul a kalibrációs ülés összetett jellege miatt a csapatnak HR, munkavállalói elkötelezettség vagy hasonló szoftvert kell beállítania az értékelési pontszámok és kiigazítások nyomon követéséhez, valamint a jövőbeni hivatkozáshoz szükséges jegyzetek vezetéséhez.
Megvan a megoldás az Ön számára: ClickUp! Ez egy projekt- és teljesítménymenedzsment platform, amely lehetővé teszi a teljesítménykalibrációs megbeszélések egyszerű lebonyolítását.
A következő szakaszokban bemutatjuk a ClickUp HR Suite néhány funkcióját, amelyek ideálisak megbeszélések ütemezéséhez, munkavállalói értékelések lefolytatásához és teljesítményértékelések megosztásához.
1. lépés: Határozza meg az értékelési skálát a teljesítménykalibrációs folyamat előtt
Ha megbízható munkavállalói értékelési rendszerrel rendelkezik, akkor valószínűleg kihagyhatja ezt a lépést. Ha azonban nincs ilyen rendszere, akkor először meg kell állapítania az értékelési skálát, hogy egységesítse a teljesítménykritériumokat. A skálának tartalmaznia kell az összes HR KPI-t a munkavállalói teljesítmény értékeléséhez. A gyakori paraméterek a következők:
- Elért célok
- Elmulasztott határidők
- Kommunikációs készségek
- Termelékenység
Meg kell határoznia a szabványos működési eljárásokat (SOP-k), elmagyarázni, hogyan kell kiszámítani az egyes KPI-k teljesítménypontszámát, és megadni az általános értékelést.
Szeretne egy szervezett módszert a teljesítményértékelések nyomon követésére? Használja a ClickUp célkövetési funkcióját a célok, a KPI-k és az egyes szerepkörökhöz tartozó várható teljesítményeloszlás meghatározásához.
A ClickUp Goals segítségével feladat alapú vagy numerikus teljesítménycélokat állíthat be, és automatikusan nyomon követheti a munkavállalók teljesítményét valós időben. Ez felgyorsíthatja a teljesítmény nyomon követését, miközben objektív marad.
Ezután használja a ClickUp munkavállalói teljesítmény KPI nyomonkövetési sablont, hogy meghatározza az egyes KPI-k értékelési rendszerét. Az előre elkészített struktúra segít nyomon követni az egyes munkavállalók céljainak elérését, és gyorsabban azonosítani a legjobban teljesítőket.
2. lépés: Gyűjtse össze az értékelések vázlatait a teljesítménykalibrációs megbeszélések előtt
Kérje meg a különböző részlegek vezetőit és feletteseit, hogy készítsék el közvetlen beosztottaik értékelésének tervezetét. Gondoskodjon arról, hogy előzetesen megkapják az értékelési skálát és az SOP-kat. Miután elkészültek az értékelések tervezetének, az értékelőknek be kell nyújtaniuk azokat a HR-osztálynak vagy a kalibrációs bizottságnak.
A folyamat hatékonyabbá tételének legjobb módja a ClickUp Forms használata a vezetők válaszainek rögzítésére és rendszerezésére. A platform lehetővé teszi, hogy személyre szabott, márkás űrlapokat hozzon létre, amelyekkel strukturált és objektív módon gyűjtheti a vezetők véleményét az egyes csapattagok teljesítményéről. Akár feltételes logikát is használhat dinamikus űrlapok létrehozásához, válaszalapú kérdéssorokkal.
A legjobb az egészben, hogy az összes válasz nyomon követhető feladattá alakítható, és a ClickUp táblázatnézet segítségével egy helyen megtekinthető. Az automatizálás segítségével akár a teljesítményértékelési munkafolyamatokba is beépítheti őket.
Azonnal elkezdheti a ClickUp értékelési űrlap sablonjának testreszabásával, amely tartalmazza az értékeléshez szükséges összes standard válaszmezőt. Ne aggódjon, néhányat törölhet, vagy hozzáadhat saját mezőket is!
3. lépés: Az összesített teljesítményadatok elemzése
Ezután egy HR-képviselőnek vagy bizottsági tagnak elemeznie kell az értékelések tervezetét, és összehasonlítania kell a különböző részlegek és csoportok összesített teljesítményértékeléseit. Ez az elemzés a következő elemek azonosítására szolgál:
- A relatív csoportok értékelései közötti különbségek (pl. 1. projektcsapat vs. 2. projektcsapat)
- Az egyes csoportok céljai és munkája alapján összehasonlító értékelések
- Eltérések egy konzisztens eloszláson belül, például új munkatársak beáramlása egy csapatba
Érdemes lehet felhasználni ezeknek a csoportoknak a korábbi teljesítményértékelési adatait is. Hasonlítsa össze a korábbi értékeléseket, hogy felfedezze az esetleges mintákat, például egy csoport értékelésének hirtelen emelkedését vagy csökkenését. Ezek az eredmények lesznek a teljesítményértékelési kalibrációs megbeszélés fő témái.
A ClickUp vizuális irányítópultjaival segíthet ebben az elemzésben. Használja őket a különböző csoportok fokozatos teljesítményadatainak vizualizálására kördiagramok, oszlopdiagramok, vonaldiagramok és tucatnyi egyéb vizualizáció segítségével. Adjon hozzá korábbi és aktuális teljesítményadatokat a munkaterületéhez, és egy pillantással fedezze fel a mintákat. 👀
4. lépés: Az értekezlet ütemezésének és tervezésének megtervezése
Ideális esetben a HR-esnek olyan időpontot kell kijelölnie a teljesítménykalibrációs megbeszélésre, amely minden érintett félnek megfelel. A potenciális résztvevőket e-mailben kell értesíteniük, amelyben a következőket kell ismertetniük:
- A megbeszélés napirendje, a részletes eredmények és az előzetesen elolvasandó dokumentumok
- A megbeszéléshez használt platform és eszközök (pl. brainstorminghoz használt táblák)
- A megbeszélés jegyzőkönyvének rögzítésére vonatkozó intézkedések
Mostantól a ClickUp Naptár nézet segítségével ellenőrizheti a különböző részlegek vezetői ütemtervét, és kiválaszthatja a legmegfelelőbb időpontot a megbeszélésre. Miután kiválasztotta az időpontot, a ClickUp Feladatok segítségével ütemezheti meg a megbeszélést. Egyszerűen hozzon létre egy feladatot, csatolja a megbeszélés napirendjét, és rendelje hozzá a feladatot az összes részt vevő vezetőhöz. A szoftver automatikusan értesítést küld a résztvevőknek.
Nem tudja, kit hívjon meg? Használja a ClickUp szervezeti ábra sablonját, hogy vizualizálja a szervezeti hierarchiát, és azonosítsa az összes vezetőt és felettest, akiknek részt kell venniük a kalibrációs megbeszéléseken.
A ClickUp értekezlet jegyzőkönyv sablonját elküldheti a kijelölt jegyzetelőnek is. A sablon külön helyet biztosít a meghívottak, a teendők és a feladatok felelőseinek felsorolásához, így alapvető referencia dokumentumként szolgálhat a jövőbeli értékelési ciklusokhoz.
A megbeszélés levezetése
A megbeszélés napján minden vezetőnek el kell hoznia a felmérési jelentés tervezetét és a következő részleteket:
- A csapat legjobb és leggyengébb teljesítményű tagjai
- A megbeszélés során megvitatandó, munkavállalókra vonatkozó kérdések
- A javasolt előléptetések, fizetésemelések és képzési programok részletei
Így fog ez zajlani. ▶️
5. lépés: Hagyja, hogy a vezetők megvitassák jelentéseiket
A megbeszélés moderátora a teljesítményértékelés céljairól és célkitűzéseiről szóló rövid beszámolóval kezdheti a megbeszélést. Ezután a vezetőknek be kell avatkozniuk, hogy egyenként összehasonlítsák és megvitassák egyéni értékeléseiket. A kalibrációs bizottság a következőkre figyel:
- Inkonzisztenciák a hasonló munkaköri profilú jelöltek teljesítményértékelésében
- Átlagos értékelések csapatonként (az értelmes értékeléseket azonnal jóvá lehet hagyni)
- Azok a munkavállalók, akik alulteljesítettek vagy túlteljesítették az elvárásokat
- Kivételesen magas vagy alacsony értékelések és azok okai
Ezeken a megbeszéléseken a találkozó moderátorának figyelnie kell a nem szándékos elfogultság jeleire, és szükség esetén közbe kell lépnie.
Ahhoz, hogy ez a lépés eredményes legyen és elősegítse az összehasonlítást, a vezetőknek ugyanazokat a szabványokat kell alkalmazniuk az értékelések bemutatásakor. Ez a ClickUp teljesítményértékelési sablon segítségével valósítható meg.
Kérje meg minden vezetőjét, hogy a sablon egyszerű értékelési struktúráját felhasználva rögzítsék és elemezzék értékeléseiket. Feljegyezhetik az egyes alkalmazottak céljait, önfejlesztési kezdeményezéseit és eredményeit. Ez a részletesség segít a bizottságnak minden értékelés 360°-os elemzését elvégezni.
6. lépés: Értékelések és javadalmazási döntések módosítása
Azonosítsa a konfliktuspontokat, és hagyja, hogy a vezetők ötleteket gyűjtsenek, hogy konszenzusos értékelést érjenek el a releváns értékelésekhez. Ebben a lépésben elengedhetetlen, hogy minden döntés mögötti indoklást rögzítsen.
Például, ha a vezetők úgy érzik, hogy egy adott munkavállaló termelékenysége kivételesen magas, akkor felülvizsgálhatják munkájának minőségét, hogy megnézzék, vajon a termelékenység kompromisszumokkal jár-e, majd meghozhatják a végső értékelést.
Ne feledje, hogy a teljesítménykalibrációs megbeszélések célja a legjobb és a leggyengébb teljesítményű munkavállalók azonosítása, ezért érdemes feljegyeznie azokat a munkavállalókat is, akik további képzésre szorulnak.
Az egyes értékelések eredményeit rögzítheti a ClickUp Docs — egy központi dokumentumkezelő megoldás — segítségével. Használja ezt a teret az összes értékelési információ, például az értékelési előzmények, a skála, a kezdeti és a módosított pontszámok, valamint az alkalmazandó indoklás tárolására.
A ClickUp Docs támogatja az élő szerkesztést és a több felhasználós együttműködést, így csapata kényelmesen használhatja az eszközt a megbeszélés során.
A megbeszélés utáni tevékenységek és visszajelzések
Itt az ideje a visszajelzéseknek! A sikeres teljesítménykalibrációs megbeszélés végén az utolsó lépés az, hogy megossza a jóváhagyott teljesítményértékeléseket közvetlen beosztottaival.
7. lépés: Visszajelzések és értékelések megosztása a munkavállalókkal
Hívja meg minden közvetlen beosztottját egy egyéni megbeszélésre, és ossza meg velük a teljesítményértékeléseket. Adjon részletes információkat a teljesítménykövetelményekről, és magyarázza el, hol nem teljesítik vagy túlteljesítik az elvárásokat. Ha szükségesnek tartja, motiválja a munkavállalókat, és tájékoztassa őket arról, hogyan javíthatják értékelésüket a jövőben.
Azoknál a munkavállalóknál, akik nem teljesítettek jól, fontolóra veheti a ClickUp korrekciós intézkedési terv sablonjának használatát, hogy támogassa javulási erőfeszítéseiket. Használja azt nemcsak visszajelzéseinek rögzítésére, hanem a teljesítményükkel kapcsolatos problémák kiváltó okainak és azok leküzdésére tehető lépéseknek a rögzítésére is.
Az értékelési ciklus lezárulta után bármikor visszatérhet az értékelési dokumentumokhoz a ClickUp Docs-ban. Ezenkívül a ClickUp AI segítségével összefoglalhatja a korábbi teljesítményértékeléseket és a kalibrációs megbeszélések jegyzetét a következő teljesítményértékelési ciklus előtt.
Növelje teljesítményértékeléseinek minőségét a ClickUp segítségével
Ha azt szeretné, hogy a teljesítményértékelések tisztességesek legyenek és megtartsa a legjobb alkalmazottait, elengedhetetlen a minősítések megfelelő kalibrálása. Szerencsére az olyan platformok, mint a ClickUp, KPI- és teljesítményértékelési sablonokkal, irányítópultokkal és egyéb hasznos funkciókkal egyszerűsítik a folyamatot.
Regisztráljon a ClickUp-ra, és tegye meg az első lépést a hatékony teljesítményértékelés kalibrálása felé. 🤠