Průměrná organizace používá 305 aplikací SaaS. 🤯
Proto jsou šablony systémů pro správu společnosti tak důležité. Nejen proto, že vám poskytují strukturu, ale také proto, že ty správné šablony přímo souvisí s tím, jak je práce přidělována, sledována, dokumentována a kontrolována.
Díky šabloně systému řízení společnosti můžete snížit počet denně používaných nástrojů a nasměrovat práci správným směrem v rámci většího systému.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na nejlepší šablony systémů pro správu společnosti, které vám usnadní práci!
Co je šablona systému pro správu společnosti?
Šablona systému pro správu společnosti je hotový pracovní prostor, který můžete použít k provádění každodenních operací na jednom místě. Poskytuje vám konzistentní strukturu pro organizaci lidí, projektů, procesů a sledování výkonu, takže práce není roztříštěna do neuspořádaných dokumentů, tabulek a chatů.
Tyto šablony obvykle obsahují:
- Organizační struktura a role/odpovědnosti
- Standardní operační postupy (SOP)
- Dokumentace zásad
- Zpracovávejte pracovní postupy a dokumentaci
- Opatření pro kontrolu kvality
- Komunikační protokoly
- Metriky výkonu a KPI
Co hledat v šablonách pro správu společnosti
Při výběru šablon pro správu společnosti byste měli hledat:
- Flexibilita přizpůsobení: Vaše pracovní postupy jsou jedinečné. Můžete snadno upravit pole, stavy a zobrazení tak, aby odpovídaly způsobu fungování vašeho týmu, nebo má šablona pevnou, neměnnou strukturu?
- Mezifunkční přehlednost : Práce se neodehrává v izolovaných odděleních. Vaše šablona by měla podporovat více týmů a ukázat, jak jsou iniciativy propojeny v rámci celé společnosti.
- Automatizační funkce : Opakující se administrativní úkoly snižují produktivitu. Hledejte šablony, které jsou součástí platformy umožňující automatizovat aktualizace stavu, oznámení a přiřazování úkolů bez manuálního úsilí.
- Škálovatelnost: Bude tato šablona fungovat i v případě, že se velikost vašeho týmu zdvojnásobí? Hledejte struktury, které mohou růst spolu s vaší společností, místo aby se staly překážkou.
- Podpora integrace: Šablona by měla být součástí platformy, která se propojuje s vašimi stávajícími nástroji, jako jsou Figma a Google Drive.
10 bezplatných šablon systémů pro správu společnosti
ClickUp, první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, vám nabízí knihovnu s více než 1 000 šablonami připravenými k okamžitému použití, díky kterým můžete řídit svou společnost, aniž byste museli kombinovat desítky různých nástrojů.
A nejlepší na tom je, že šablony nezůstávají ležet v složce a nepoprášují se. Když si vyberete šablonu systému pro správu společnosti, může být umístěna přímo vedle práce, kterou řídí: úkoly, dokumenty, zobrazení, řídicí panely, agenti a další, vše propojené a poháněné umělou inteligencí.
Podívejme se na nejlepší šablony systémů pro správu společnosti 👇
1. Šablona ClickUp Book of Work
Šablona ClickUp Book of Work poskytuje manažerům samostatný dokument, ve kterém mohou zkontrolovat, k čemu se tým zavázal v určitém časovém období, a získat přehled o náročnosti a rozpočtových požadavcích jednotlivých iniciativ. Je rozdělena do dvou kategorií, Základní projekty a Volitelné projekty, takže můžete oddělit práci, která musí být provedena, od práce, která závisí na kapacitě pracovního vytížení.
Použijte je k vytvoření přehledné „knihy“ pro vaši společnost s hlavičkou obsahující klíčové údaje, jako je název společnosti a kontaktní informace. Poté seskupte projekty, aby diskuse o prioritách byly snazší a konzistentnější.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Rozdělte plánovanou práci na základní projekty a volitelné projekty, aby bylo během plánovacích cyklů snazší stanovovat priority a kompromisy.
- Zjednodušte hodnocení vedení pomocí jednotného formátu ve stylu dokumentu, který shrnuje závazky za určité časové období.
- Udržujte provádění v souladu s plánováním tím, že pro každý projekt vytvoříte úkoly ClickUp a budete je přesouvat mezi vlastními stavy ClickUp podle postupu prací.
✅ Ideální pro: manažery PMO a vedoucí provozu, kteří koordinují projektová portfolia napříč týmy.
2. Šablona ClickUp pro obecné osvědčené postupy
Šablona ClickUp General Best Practice obsahuje hotový kontrolní seznam pro nastavení ideálních pracovních postupů ve vaší společnosti a vytvoření konzistentních návyků v celém týmu. Je navržena tak, aby vedla týmy k přijetí systému prostřednictvím kroků, které mohou následovat, když začnou denně používat ClickUp Workspace.
V šabloně jsou osvědčené postupy rozděleny do přehledných kategorií a přiřazeny k rolím odpovědným za danou práci, takže úkoly související se zaváděním lze snadno přiřazovat, kontrolovat a dokončovat.
Šablonu můžete také dále přizpůsobit podle svých požadavků.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Organizujte práci podle kategorií, jako je školení, komunikace a konfigurace, a zajistěte tak snadné dodržování pokynů při zavádění ClickUp.
- Označte úkoly podle role, včetně jednotlivých přispěvatelů, manažerů a administrátorů, aby všichni věděli, které osvědčené postupy se na ně vztahují.
- Rozdělte nastavení na proveditelné kroky s úkoly a podúkoly, které pokrývají základní akce, jako je vytváření úkolů, přiřazování, termíny a priority.
✅ Ideální pro: Správce pracovního prostoru a provozní manažery vedoucí zavádění.
🚀 Výhoda ClickUp: Až budete mít dost umělé inteligence, která vám pouze poskytuje odpovědi, obraťte se na super agenty ClickUp.
Super agenti jsou vytvořeni tak, aby fungovali ve vašem pracovním prostoru ClickUp jako kolegové s plným kontextem pracovního prostoru. Ve skutečnosti mohou nepřetržitě provádět vícestupňové pracovní postupy pomocí nástrojů, spouštěčů, znalostí a paměti, které jim poskytnete. To je rozdíl mezi žádostí o pomoc umělé inteligence a delegováním práce na něco, co ji dokáže provést.
Více informací o Super Agents se dozvíte v tomto videu, které jsme pro vás speciálně připravili 👇
3. Šablona řídicího panelu pro správu projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Management Dashboard konsoliduje celý váš projektový plán do jediného časového plánu a obsahuje Ganttovy diagramy, které ilustrují souvislosti mezi jednotlivými fázemi práce od zahájení až po dodání. Je to silný výchozí bod, pokud má váš projekt závislosti, překrývající se fáze a termíny, které vyžadují těsnější koordinaci.
Jakmile je plán zmapován, šablona vám také poskytuje místo, kde můžete sledovat čísla a signály, které ovlivňují dodávku, od pohybu rozpočtu až po závažnost problému.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Plánujte a upravujte časové osy pomocí Ganttových diagramů ClickUp, včetně vztahů mezi úkoly a sekvencování ve stylu milníků.
- Ukládejte metriky důležité pro projekt pomocí vlastních atributů, jako jsou plánované náklady, skutečné náklady, zbývající rozpočet, úroveň problému a fáze projektu, aby finanční a dodací kontext zůstaly v těsné souvislosti s prací.
- Sledujte provádění úkolů na první pohled díky jejich seskupení podle stavu a přidělených osob, díky čemuž budete mít přehled o odpovědnosti a pokroku v průběhu celého životního cyklu projektu.
✅ Ideální pro: projektové manažery PMO a vedoucí implementace v kontaktu s klienty, kteří řídí vícefázové projekty.
4. Šablona plánu úkolů pro řízení projektů ClickUp
Šablona plánu úkolů pro řízení projektů ClickUp stanoví základní nastavení, které každý projekt potřebuje před zahájením realizace, a to na jednom místě, kde lze zaznamenat projektového manažera, projektový tým, název projektu a aktuální stav dokončení.
Otevírá se připraveným seznamem úkolů, který pokrývá základní prvky většiny úkolů v projektu, od definování koncepce a cílů až po rozpočtování, plánování rizik a komunikaci.
A když se podrobnosti projektu šíří na několika místech, použijte ClickUp Brain MAX, nejkomplexnějšího pomocníka s umělou inteligencí pro stolní počítače. Pomůže vám okamžitě získat správný kontext a proměnit ho v další kroky. A to může být cokoli – od návrhu komunikačního plánu až po vytvoření prvního návrhu projektu z vašeho pracovního prostoru.
Navíc můžete v jedné aplikaci používat různé LLM pro různé typy otázek, které máte.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Začněte se strukturovaným kontrolním seznamem, který pokrývá klíčové kroky plánování, jako je mapování časového harmonogramu, sestavení rozpočtu, nastavení organizačního schématu, řízení rizik a plánování komunikace.
- Základní informace o projektu mějte vždy na očích díky polím pro projektového manažera, projektový tým, název projektu a stav dokončení.
- Rozdělte plánovací práci na dílčí úkoly, aby každý krok nastavení měl jasného vlastníka, pokrok a následné kroky.
✅ Ideální pro: Projektové manažery a vedoucí implementace, kteří zahajují nové klientské nebo interní projekty.
📮 ClickUp Insight: 45 % respondentů našeho průzkumu uvádí, že si nechávají otevřené záložky s výzkumy souvisejícími s prací po celé týdny. Pro dalších 23 % těchto cenných záložek patří chatové vlákna s umělou inteligencí plné kontextu.
V zásadě většina z nich outsourcuje paměť a kontext do křehkých záložek prohlížeče. Opakujte po nás: Záložky nejsou znalostní báze. 👀
ClickUp Brain MAX mění pravidla hry. Tato super aplikace s umělou inteligencí vám umožňuje prohledávat váš pracovní prostor, komunikovat s více modely umělé inteligence a dokonce používat hlasové příkazy k načítání kontextu z jediného rozhraní. Protože MAX běží ve vašem počítači, nezabírá místo v záložkách a může ukládat konverzace, dokud je nevymažete!
5. Šablona pro integraci softwaru ClickUp
Šablona ClickUp Software Integration Template rozvrhuje vaši integrační práci jako postupný úkolový proces, přičemž každý požadavek je sledován od přijetí až po dokončení. Je navržena pro komplexní sledování, od počátečních kontrol, jako je dostupnost a ceny, přes výběr dodavatele, objednávky a sledování plateb.
Šablona také rozděluje integrační úsilí do specializovaných seznamů, včetně integrace dat, integrace systémů a integrace procesů. To pomáhá udržet přehled o různých pracovních tocích, aniž by se míchaly požadavky nebo časové plány.
A když integrace zasahuje do více nástrojů, ClickUp Integrations zajistí, že všechny vaše pracovní postupy a nástroje budou propojeny s vaším pracovním prostorem.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Sledujte požadavky prostřednictvím definovaných fází, jako jsou „Potřeba vstupu“, „Probíhá“ a „Úkoly“, a udržujte přehled o překážkách a dalších krocích v celém procesu.
- Spravujte více pracovních toků pomocí samostatných seznamů pro integraci dat, systémů a procesů.
- Podporujte pracovní postupy ve stylu nákupu s podrobnostmi úkolů, jako jsou přidělené osoby, termíny a priority, a navíc prostor pro klíčové reference, jako jsou QPA, PO a PR.
✅ Ideální pro: manažery IT operací a specialisty na implementaci, kteří koordinují zavádění více systémů.
⭐ Bonusové čtení: Jak praktikovat centralizované komunikační strategie
6. Šablona pro komunikaci se zaměstnanci ClickUp
Šablona ClickUp Employee Communication Template vám poskytuje centrální místo, kde můžete naplánovat, jak by měly interní aktualizace proudit mezi týmy. Přidejte své opakující se komunikační toky a poté vyplňte Metodu a Publikum pro každý z nich, aby byly očekávání jasné a opakovatelné.
Spojte je s ClickUp Docs a proměňte své komunikační standardy v živou wiki, uzamkněte přístup pomocí správných oprávnění a propojte dokument přímo s úkoly nebo místy, kde týmy pracují. Když někdo potřebuje zásady uprostřed projektu, můžete ho nasměrovat na přesnou sekci pomocí odkazů na stránky nebo dokonce odkazů na bloky.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Zmapujte komunikaci podle týmů a účelů pomocí sekcí jako Interní schůzky, Řešení a Marketing.
- Sledujte čas strávený přípravou komunikace, schůzek a aktualizací pomocí ClickUp Time Tracking.
- Přidejte závislosti ClickUp , když musí jedna aktualizace proběhnout před druhou (například: poznámka vedení → oznámení týmu).
✅ Ideální pro: Manažery lidských zdrojů a vedoucí interní komunikace, kteří stanovují komunikační normy pro celou společnost.
7. Šablona ClickUp Agile Scrum Management
Šablona ClickUp Agile Scrum Management funguje jako operační systém pro technické týmy v rámci většího systému řízení společnosti. Organizuje chyby a sprinty do definovaných fází, jako jsou Otevřeno, Třídění, Potřeba informací a Ve vývoji, což vedení poskytuje konzistentní přehled o pokroku a milnících.
V pozadí se také spojuje s ClickUp for Agile Teams, aby podporoval plánování sprintů, přehlednost backlogu a mezifunkční koordinaci.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Směřujte příchozí problémy prostřednictvím konzistentního pracovního postupu pomocí stavů, jako jsou Otevřeno, Třídění, Potřeba informací a Ve vývoji.
- Standardizujte rozhodnutí o třídění pomocí polí pro prioritu (P0–P4), závažnost (S1–S3), zdroj, prostředí a typ zprávy.
- Udržujte měřitelnost provádění sprintů pomocí sprintů a sprintových bodů, plus zobrazení jako Nahlášené chyby, Podle funkce a Moje nahlášené chyby.
✅ Ideální pro: Scrum mastery a technické manažery, kteří řídí dodávky sprintů a třídění defektů.
💡 Tip pro profesionály: ClickUp je určen pro moderní agilní týmy, které chtějí plánovat, dodávat a učit se v jednom pracovním prostoru (bez rozptýlení práce 😵💫).
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak ClickUp podporuje moderní agilní provádění od začátku do konce, od backlogu po vydání, bez nutnosti přecházet mezi různými nástroji.
8. Šablona pro řízení implementace ClickUp
Šablona ClickUp Implementation Management Template organizuje implementace klientů do jediného systému, přičemž každý klient je sledován v jednotlivých fázích, jako jsou Requested (Požadováno) a Service in Progress (Služba v procesu).
Pokud potřebujete přehled o portfoliu napříč všemi implementacemi, použijte ClickUp Dashboards k zobrazení stavu, termínů a signálů o výnosech v jediném přehledu. ClickUp AI Cards přidávají přehlednou vrstvu, která shrnuje všechny potřebné informace, aniž byste museli procházet každý řádek klienta.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Sledujte každou zakázku klienta podle stavu, s oddělenými sekcemi pro Požadované a Probíhající služby.
- Ukládejte pole kritická pro implementaci, jako je úroveň podpory, segment, očekávané výnosy, požadavky na služby a prodejní smlouvy, spolu s daty a prioritami.
- Prohlédněte si všechny služby na jednom místě pomocí funkce Všechny služby a poté pomocí panelů a karet AI zobrazte signály týkající se pracovní zátěže a rizik v celém portfoliu.
✅ Ideální pro: Manažery zákaznické spokojenosti a vedoucí implementace, kteří řídí zavádění u více klientů.
9. Šablona plánu řízení rozsahu ClickUp
Šablona plánu řízení rozsahu ClickUp vám poskytuje hotový dokument pro definování rozsahu před zahájením práce, s přehlednou strukturou, která zajistí, že všichni budou informováni o tom, co projekt přinese. Začíná názvem projektu, projektovým manažerem a datem zprávy a poté prochází částmi, které většina týmů obvykle dokumentuje až později.
Uvnitř najdete speciální sekce pro Popis problému, Popis příležitosti, Cíle projektu, Rozsah projektu/Mimo rozsah projektu a Schválení, které usnadňují včasné stanovení hranic a chrání projekt před překvapeními na poslední chvíli.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Zachyťte rozsah v jediném dokumentu s naváděcími sekcemi pro problémy, příležitosti, cíle a rozsah/mimo rozsah.
- Omezte nedorozumění pomocí sekce Schválení, která formalizuje podpis před zahájením provádění.
- Pomocí automatizací ClickUp zajistěte, aby po schváleních pokračovaly následné kroky, jako je aktualizace stavů nebo přiřazení vlastníků po schválení rozsahu.
✅ Ideální pro: Projektové manažery a vedoucí dodávek, kteří řídí projekty s velkým počtem zúčastněných stran.
10. Šablona Vertex42 CRM pro malé podniky
Pro týmy malých podniků, které ještě nejsou připraveny na plně funkční CRM, nabízí šablona CRM pro malé podniky od Vertex42 založená na tabulkovém procesoru jednoduchý způsob sledování vztahů se zákazníky a prodejních kanálů.
Jedná se o jednoduchou možnost správy zákaznických dat bez složitých systémů.
Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Uchovávejte klíčové údaje, jako jsou kontaktní informace a název společnosti, po ruce tím, že všechny informace o zákaznících a potenciálních zákaznících uložíte do jedné přehledné tabulky.
- Sledujte průběh obchodu od počátečního kontaktu až po uzavření obchodu tím, že budete monitorovat své obchody v různých fázích.
- Udržujte přehlednou historii vašich vztahů zaznamenáváním všech interakcí a plánováním následných úkolů pro každý kontakt.
✅ Ideální pro: Samostatné zakladatele a koordinátory prodeje v malých firmách, kteří sledují potenciální zákazníky a následné aktivity.
Vytvořte si pomocí ClickUp dokonalé velitelské centrum pro vaši společnost.
Šablona systému řízení společnosti je dobrým výchozím bodem, ale skutečná hodnota spočívá v tom, co se stane po jejím nastavení.
Používají jej lidé skutečně každý den? Jsou aktualizace vždy aktuální? Jsou rozhodnutí shromažďována na jednom místě? Mohou vedoucí pracovníci sledovat, co se děje, aniž by museli sledovat stav?
To je rozdíl mezi knihovnou šablon a systémem pro správu.
ClickUp vám pomůže proměnit šablony v živý pracovní postup. Můžete dokumentovat průběh práce, přiřazovat odpovědnosti a udržovat priority viditelné v jednom pracovním prostoru, s využitím umělé inteligence a šablon v dané vrstvě.
Často kladené otázky
Šablona pro řízení projektů se zaměřuje na jednu iniciativu s definovaným datem zahájení a ukončení. Šablona pro řízení společnosti zahrnuje průběžné meziresortní operace, jako je alokace zdrojů a standardizace procesů.
Ano, tyto šablony jsou velmi účinné pro týmy malých podniků. Od samého začátku poskytují nezbytnou strukturu a přehlednost, zlepšují provozní efektivitu a zabraňují chaosu, který často doprovází růst.
AI transformuje statické šablony na dynamické systémy. Například ClickUp Brain může automaticky generovat stavové zprávy z dat vaší šablony nebo shrnout pokrok napříč odděleními, čímž eliminuje manuální práci.