Vzhledem k množství technologií vyvinutých pro zlepšení komunikace by mezifunkční spolupráce měla být snazší než kdykoli předtím.
- Kontaktujte své spolupracovníky ve Slacku
- Sdílejte soubory a dokumenty přes Google Drive
- Přiřazujte úkoly v nástroji pro správu projektů
Ale jak vidíte, všechny tyto nástroje jsou od sebe oddělené.
Vaši projektoví manažeři se snaží porozumět konverzacím probíhajícím v různých nástrojích. Nikdo nemá jednotný přehled o tom, co bylo rozhodnuto.
Co kdyby existoval způsob, jak spojit schůzky, rozhodnutí a úkoly do jednoho propojeného místa – přímo tam, kde se práce odehrává? Představujeme: ClickUp SyncUps, váš pomocník, který vám ušetří čas.
Níže vám ukážeme, jak mohou projektoví manažeři používat ClickUp SyncUp pro synchronizaci mezifunkčních projektů.
Co je ClickUp SyncUp a jaké výhody přináší projektovým manažerům?
ClickUp SyncUp je funkce pro videokonference a audiokonference integrovaná přímo do vašeho pracovního prostoru ClickUp. Umožňuje vám vést individuální nebo skupinové hovory s vaším týmem a propojit diskuse s konkrétními úkoly a dokumenty, aniž byste ztratili kontext.
SyncUps jsou součástí ClickUp Chat a nabízejí celou řadu funkcí, včetně sdílení obrazovky a nahrávání hovorů, a také souhrny generované umělou inteligencí po každém nahraném hovoru.
Pro projektové manažery, kteří hledají vhodný software pro řízení projektů, který umožňuje provádět koordinované a sledovatelné mezifunkční synchronizace, se SyncUp stává mostem mezi komunikací a realizací.
Klíčové funkce ClickUp Sync Up, které si projektoví manažeři zamilují
Čím se SyncUps liší od aplikací pro videokonference a týmovou komunikaci, jako jsou Zoom nebo Microsoft Teams? Proč je přímá integrace do pracovního prostoru pro projektové manažery tak výhodná? Pojďme to zjistit.
Možnost odkazovat na úkoly a propojovat je během SyncUps
Projektoví manažeři mohou propojit diskuse v SyncUp s úkoly v ClickUp v reálném čase, což usnadňuje sledování pokroku a organizaci úkolů.
Každá diskuse zůstává realizovatelná a členové týmu mají jasnější představu o tom, co je třeba udělat. Kdokoli, kdo má přístup k kanálu nebo ClickUp Chat (kde se konalo SyncUp), může vidět všechny tyto propojené úkoly, když najede kurzorem na zprávu SyncUp.
❌ Pokud se schůzky a práce odehrávají na různých chatovacích platformách, může dojít ke ztrátě nebo zpoždění konkrétních akčních položek a následných kroků.
✅ S SyncUp se vaše práce a schůzky odehrávají na jednom místě. Rozhodnutí se okamžitě promění v úkoly, což zajistí hladký průběh projektu.
🎥 Podívejte se na toto video a zjistěte, jak automatizovat poznámky z jednání + úkoly pomocí ClickUp.
📮 ClickUp Insight: Přibližně 41 % profesionálů dává přednost instant messagingu pro týmovou komunikaci. Ačkoli nabízí rychlou a efektivní výměnu informací, zprávy jsou často rozptýleny napříč několika kanály, vlákny nebo přímými zprávami, což později ztěžuje vyhledávání informací.
Díky integrovanému řešení, jako je ClickUp Chat, jsou vaše chatové konverzace přiřazeny ke konkrétním projektům a úkolům, takže jsou vaše konverzace v kontextu a snadno dostupné.
Integrované nahrávání a přepis
Nahrané SyncUps jsou uloženy v Clips Hub a odkaz na nahrávku můžete sdílet s kýmkoli, aby si mohl rychle udělat přehled.
Shrnutí a akční body generované umělou inteligencí
Získáte komplexní shrnutí generované umělou inteligencí, které můžete jedním kliknutím přidat do dokumentu.
Sdílejte dokument s každým, kdo se nemohl zúčastnit schůzky, aby získal rychlý přehled o klíčových akčních bodech, aniž by musel sledovat celý SyncUp.
Pokud máte vícejazyčný nebo globálně rozptýlený tým, pomocí ClickUp Brain může kdokoli přeložit poznámky z jednání do jazyka, kterému rozumí, aniž by se musel spoléhat na někoho jiného.
ClickUp Brain také dokáže převést akční položky identifikované během schůzky na sledovatelné úkoly.
To znamená, že pokud by byl Tom požádán, aby do čtvrtka dokončil dokumentaci API, ClickUp Brain může vytvořit úkol s tímto termínem a automaticky jej přiřadit Tomovi.
To je obzvláště užitečné pro správu úkolů, když přeskakujete z jedné schůzky na druhou a nemůžete realisticky dokumentovat každou z nich důkladně.
Sdílení obrazovky a spolupráce na dokumentech
Představte si následující situaci: Pořádáte mezifunkční SyncUp. Otevřete svůj plán spuštění, sdílíte svou obrazovku a otevřete dokument pro společnou úpravu.
Každý tým zapojený do SyncUp se může okamžitě zapojit. Marketing vylepšuje poznámky k zprávám, technici přímo v dokumentu zdůrazňují překážky a designéři aktualizují milníky v reálném čase.
Po schůzce nemusíte sbírat zpětnou vazbu z různých kanálů nebo týmů. Odcházíte s jednotným plánem.
Integrace s pracovními postupy ClickUp
SyncUp je plně integrován do pracovního postupu ClickUp. Akční položky, které projednáváte na těchto schůzkách, se převádějí na úkoly s termíny (což zlepšuje sledování výkonu). Poté můžete nastavit automatizace ClickUp založené na spouštěčích, které budou zasílat připomenutí, když se blíží termíny, nebo přidávat komentáře k úkolům, když se změní jejich stav.
Například když nastane termín splnění → zanechte komentář pro pověřenou osobu.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Super Agents k automatizaci rutinních úkolů projektového managementu, jako je generování denních zpráv o projektu, shromažďování aktualizací týmu a okamžité odpovídání na časté dotazy v chatových kanálech.
V této souvislosti uvádíme nejlepší AI agenty pro schůzky, které stojí za zvážení 👇
👀 Věděli jste? Podle výzkumu ClickUp chce 40 % profesionálů okamžitě po každém jednání sledovat akční položky. Ale protože komunikační kanály jsou rozděleny mezi e-mail (42 %) a instant messaging (41 %), jsou tyto akční položky často roztroušeny po celém pracovišti.
Jak mohou projektoví manažeři využít SyncUp pro mezifunkční schůzky?
Mezifunkční spolupráce není bez problémů. Pokud jste připraveni je překonat, máme pro vás řešení.
Využijte platformu ClickUp pro řízení projektů k řízení a organizaci komunikace, projektových dat, dokumentace, úkolů a výsledků projektů na jednom místě pro hladký průběh projektu.
Organizujte schůzky, propojujte diskuse s konkrétní prací a přeměňujte rozhodnutí na sledovatelné úkoly. To vše z jednoho pracovního prostoru.
SyncUp je součástí tohoto integrovaného pracovního prostoru, takže každá mezifunkční konverzace zůstává propojena s projektem, který má posunout vpřed.
Zde je návod, jak mohou projektoví manažeři používat ClickUp SyncUp pro synchronizaci mezifunkčních projektů a správu úkolů.
1. Stanovte jasný cíl schůzky
Než naplánujete mezifunkční schůzku, definujte, co od ní očekáváte. Může to být například:
- Sladění priorit sprintu
- Finalizace zprávy o stavu projektu
- Kontrola plánu vývoje produktu
- Řešení překážek mezi inženýrstvím a designem
- Finalizace milníků projektu
Ať už je program schůzky jakýkoli, nezapomeňte jej před schůzkou zaslat.
Bonusový tip: Dejte členům svého týmu možnost se z projektu odhlásit, pokud nesouvisí s jejich prací.
Pomocí ClickUp Docs napište program schůzky. Zahrňte body k diskusi a očekávané výsledky. Členové vašeho týmu si tak mohou předem připravit své otázky a dotazy.
Pokud máte málo času, zkombinujte Docs + ClickUp Brain a okamžitě vytvořte strukturovaný program schůzky. ClickUp Brain dokáže nastínit témata, navrhnout otázky a pomoci upřesnit cíle, abyste do schůzky vstoupili připraveni.
Protože dokumenty jsou plně editovatelné, můžete do nich vkládat tabulky, sešity, panely nebo odkazy pro doplnění kontextu. Účastníkům to poskytne jasný výchozí bod před zahájením SyncUp.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony pro řízení všech typů projektů
2. Nastavte speciální chatovací kanál
ClickUp eliminuje potřebu používat více komunikačních nástrojů díky ClickUp Chat. Jedná se o jednotnou platformu, která centralizuje veškerou komunikaci vašeho týmu do vláken, kanálů a přímých zpráv.
Poznámka: SyncUp je součástí ClickUp Chat a lze jej používat pouze po aktivaci Chatu.
Poté vytvořte v ClickUp Chat specifický kanál pro váš mezifunkční projekt. Tento kanál bude sloužit jako centrální uzel pro spolupráci týmu, díky kterému budou všichni členové týmu informováni a budou mít přehled o diskusích, úkolech, souborech, dokumentech, časových plánech projektu a hovorech SyncUp souvisejících s projektem.
Jaká je výhoda tohoto řešení? Zabrání se tím přepínání mezi různými kontexty během schůzky.
K účasti na SyncUp můžete pozvat i externí zainteresované strany. Jen se ujistěte, že mají přístup k chatovacímu kanálu.
👀 Věděli jste? Téměř 84 % marketingových manažerů se potýká s problémy při spolupráci – příliš mnoho schůzek, nejasná rozhodnutí a zpožděné požadavky na projekty, které poškozují zdraví projektu.
Ačkoli existuje mnoho důvodů pro tyto třenice, centralizace týmové spolupráce a práce na jednom místě by mohla výrazně snížit náklady na koordinaci a umožnit týmům pokračovat v práci bez neustálého přeskupování.
3. Spusťte okamžitou synchronizaci SyncUp
Klikněte na ikonu telefonu v pravém horním rohu kanálu Chat a spusťte SyncUp. Jakmile spustíte SyncUp, v kanálu se zobrazí zpráva, která umožní ostatním připojit se. Přepněte nastavení mikrofonu a kamery a připravte se na schůzku.
Můžete dokonce nahrávat audio a video obsah pro budoucí použití.
📮 ClickUp Insight: Více než polovina respondentů denně píše do tří nebo více nástrojů a potýká se s „ rozptýlením aplikací ” a roztříštěnými pracovními postupy.
I když se to může jevit jako produktivní a rušné, ve skutečnosti se váš kontext ztrácí mezi aplikacemi, nemluvě o energii, kterou vás stojí psaní. ClickUpBrainGPT vše spojuje: stačí jednou promluvit a vaše aktualizace, úkoly a poznámky se dostanou přesně tam, kam patří, do ClickUp. Už žádné přepínání, žádný chaos – jen plynulá, centralizovaná produktivita.
4. Využijte sdílení obrazovky pro společné revize
Sdílejte svou obrazovku (kartu, okno nebo celou obrazovku) během SyncUp, abyste mohli zkontrolovat dokumentaci projektu nebo předvést konkrétní pracovní postup.
Sdílení obrazovky umožňuje vašemu týmu spolupracovat v reálném čase. Je tak snazší vyplnit mezery ve znalostech a zajistit jasnost, což by jinak bylo obtížné.
To usnadňuje spolupráci na pracovišti tím, že poskytuje sdílený vizuální odkaz pro všechny členy týmu. Vaši kolegové vám za to budou vděční – všichni odejdou s jasným přehledem o tom, jaké úkoly a akce jim byly přiděleny.
5. Pracujte s umělou inteligencí, která rozumí vám i vaší práci
ClickUp Brain funguje jako váš vyhrazený pracovní prostor s umělou inteligencí. Čerpá kontext z vašich úkolů, dokumentů, prostorů, znalostní báze a připojených aplikací.
Nepoužíváte izolovaný nástroj umělé inteligence. Pracujete s kontextovou inteligencí, která rozumí vašim projektům, vašemu týmu a vaší historii.
Vyberete si také inteligenci, která vyhovuje dané situaci. Například z několika modelů umělé inteligence použijte:
- Claude: Pro strategické narativy a dlouhé úvahy
- ChatGPT: Pro vylepšení písemné komunikace s klienty
- Gemini: Pro výzkum, analýzu velkého množství dat a technické poruchy
Díky pokročilému vyhledávání Enterprise Search můžete okamžitě získat informace z jakéhokoli místa ve svém pracovním prostoru: úkoly, dokumenty, soubory, komentáře, zaznamenané SyncUps a dokonce i externí zdroje, jako jsou Google Drive, GitHub, SharePoint a širší web.
Potřebujete aktualizaci závislostí z posledního sprintu? Designový soubor, na který se odkazovalo před dvěma týdny? Riziko označené v konverzaci? ClickUp Brain to najde během několika sekund.
Díky integrované webové vyhledávací vrstvě můžete shromažďovat údaje o trhu, porovnávat osvědčené postupy, zkoumat nové trendy nebo ověřovat předpoklady.
Místo zápasení s rozšiřováním AI se ClickUp Brain stává jedinou vrstvou AI v celém pracovním postupu projektu.
⚡ Archiv šablon: Šablony zpráv o stavu projektu zdarma
Běžná omezení a řešení
Okamžitá povaha ClickUp SyncUp zlepšuje spolupráci a komunikaci. Má však i svá omezení, která byste měli znát. Patří mezi ně:
Omezená kapacita účastníků
Výzva: ClickUp SyncUps podporuje mezifunkční spolupráci až pro 200 účastníků v rámci jednoho hovoru, přičemž současně může hovořit 24 osob.
Existují omezení založená na rolích, která určují, kdo může v kanálu zahájit SyncUp. Maximální doba trvání SyncUp je 10 hodin, což by nemělo být omezujícím faktorem; pokud ano, můžete kdykoli okamžitě zahájit nový SyncUp.
✅ Řešení: V případě mezifunkčních schůzek s více než 200 účastníky spusťte paralelní SyncUps pro různé oddělení a poté sdílejte záznamy.
Omezení oznámení
Výzva: Uživatelé někdy nedostávají okamžitá oznámení o příchozích hovorech SyncUp, což vede k zmeškaným schůzkám.
✅ Řešení: Požádejte členy týmu, aby si zapnuli oznámení na počítači a mobilu pro kanály ClickUp Chat, kde se konají důležité SyncUps. Několik minut před začátkem zveřejněte v kanálu krátkou připomínku.
💡 Tip pro profesionály: U členů týmu, kteří spoléhají na mobilní zařízení, se ujistěte, že má aplikace ClickUp povolená oprávnění pro oznámení, mikrofon a fotoaparát. Mobilní SyncUps umožňují uživatelům připojit se k hovorům a sledovat diskuse i na cestách.
Žádné breakout rooms
Výzva: Některé online nástroje pro schůzky, jako například Zoho Meetings, umožňují vytvořit samostatné místnosti, kde lze před opětovným seskupením diskutovat o konkrétních tématech.
✅ Řešení: Spusťte samostatné SyncUps v různých chatových kanálech pro diskuse podskupin.
Pokud například vaše schůzka k uvedení produktu na trh vyžaduje, aby technické a designové oddělení samostatně projednaly technické detaily, mohou se připojit ke kanálu svého oddělení, kde provedou rychlou synchronizaci, a poté se vrátit do hlavního kanálu projektu.
Další možností je naplánovat tyto dílčí diskuse jako samostatné SyncUps před nebo po hlavním mezifunkčním setkání.
📚 Další informace: Příklady a šablony dashboardů pro řízení projektů
Požadavky na nahrávání pro přepis
Výzva: Pouze zaznamenané SyncUps jsou uloženy v Clips Hub a mohou být přepsány nebo shrnuty pomocí ClickUp Brain. Nezapomeňte stisknout tlačítko nahrávání na začátku každého jednání.
✅ Řešení: Udělejte si zvyk nahrávat všechny důležité mezifunkční schůzky. Pověřte někoho (nebo sebe) tím, aby nahrávání spouštěl na začátku každého SyncUp.
Limity pro ukládání nahrávek
Výzva: Uživatelé bezplatného tarifu mají omezený úložný prostor pro nahrávky SyncUp, který se může rychle zaplnit, pokud pořádáte časté mezifunkční schůzky.
✅ Řešení: Upgradujte. Pokud to není možné, stanovte priority, které schůzky je nutné zaznamenat, a smažte starší záznamy, které již nejsou relevantní. Důležité záznamy můžete také stáhnout na externí úložiště a odstranit je z ClickUp, abyste uvolnili místo.
👀 Věděli jste? Téměř 83 % digitálně vyspělých společností využívá sílu mezifunkčních týmů, aby zůstaly „agilní“ a „udržely si konkurenční výhodu“. Většina z těchto společností však má potíže s využíváním správných zdrojů, aby toho dosáhly.
Tipy pro maximální využití SyncUp v mezifunkčních projektech
Zde je několik praktických tipů, které mohou projektovým manažerům pomoci vytěžit maximum z SyncUps, místo aby se z nich stala jen další chatovací platforma:
- Používejte asynchronní aktualizace: SyncUps používejte s rozvahou pro diskuse, které skutečně vyžadují vstupy v reálném čase od více oddělení. Pamatujte, že k sdělení informací, které lze snadno sdělit v zprávě nebo zaznamenat jako ClickUp Clip, není nutné pořádat schůzky (které zabírají čas vašeho týmu).
- Vytvořte šablony agendy, které lze opakovaně používat: Standardizujte strukturu schůzek tak, aby zahrnovala překážky, požadovaná rozhodnutí, aktualizace pokroku a další kroky, a udržujte tak diskuse zaměřené na dané téma. Správný nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám poskytuje šablony, které lze opakovaně používat ke standardizaci sběru informací.
- Využijte Brain k přípravě před schůzkou: Požádejte ClickUp Brain, aby před SyncUp shrnul nedávné aktivity nebo vyhledal nevyřízené úkoly. Získáte tak rychlý přehled o aktuálním stavu věcí.
- Označte oddělení v propojených úkolech: Použijte vlastní pole nebo značky podle oddělení (při propojování úkolů), abyste snadno sledovali závislosti mezi úkoly napříč funkcemi, což povede k lepším výsledkům projektu.
- Používejte klipy pro asynchronní ukázky: Pokud potřebujete ukázat, jak něco funguje, nebo provést procesem, nahrajte klip a sdílejte jej v kanálu. Členové týmu si jej mohou prohlédnout, kdykoli se jim to hodí, a zanechat komentáře s časovým razítkem a otázkami.
Zefektivněte synchronizaci mezifunkčních projektů pomocí ClickUp SyncUp
Mezifunkční projekty vyžadují prostředí pro spolupráci, ve kterém týmy nemusí hledat aktualizace a snažit se najít společnou řeč.
S tolika proměnnými faktory napříč odděleními je pro vaše projektové manažery obtížné sledovat pokrok a překážky.
Spolupráce prostřednictvím SyncUps sbližuje zúčastněné strany bez nutnosti plánovat schůzky nebo čekat na potvrzení.
Jelikož jsou integrovány přímo do vašeho softwaru pro řízení projektů, můžete každou schůzku proměnit v akční položku a sledovat ji po minutách.
Jste připraveni začít používat SyncUps? Zaregistrujte se na ClickUp zdarma.
Často kladené otázky
Ne, ClickUp SyncUp je speciálně navržen pro provádění okamžitých audio a video schůzek v rámci pracovního prostoru ClickUp. Díky propojení schůzek s úkoly, dokumenty a vaší prací eliminujete rozptýlení kontextu, které by jinak mohlo nastat.
SyncUp schůzky se může zúčastnit až 200 lidí a najednou může mluvit 24 lidí.
Ano, externí zúčastněné strany s přístupem k kanálům se mohou připojit k SyncUp pomocí pozvánky.
Ne zcela. SyncUp funguje nejlépe pro diskuse, které vyžadují spolupráci a rozhodování v reálném čase. Pro rutinní aktualizace stavu a celkové zprávy o postupu projektu jsou efektivnější e-maily nebo (ještě lépe) ClickUp Chat a komentáře k úkolům.
ClickUp Brain dokáže generovat souhrny schůzek z vašich nahrávek SyncUp a přeměnit akční položky na sledovatelné úkoly. Umělá inteligence dokáže přiřadit úkoly správným osobám a nastavit termíny, jak bylo dohodnuto na schůzce.