Při plánování akcí je nejdůležitější načasování. Rezervace dodavatelů, zkoušky a komunikace s hosty musí proběhnout jako na drátkách. Jedno zmeškané datum může vyvolat řetězovou reakci zpoždění v celé akci.
A čím větší akce, tím větší nepořádek. Zvláště pokud ji stále řešíte pomocí nesouvislých tabulek a e-mailových vláken.
Abychom vám pomohli lépe spravovat akce, šablony pro plánování akcí na monday.com vám poskytují hotový systém pro organizaci úkolů, sledování pokroku a kontrolu všech detailů akce.
A pokud chcete ještě větší flexibilitu a automatizaci, ukážeme vám také, jak ClickUp může posunout váš plánovací pracovní postup na vyšší úroveň.
👀 Věděli jste, že... Plánování akcí patří mezi třetí nejstresovější povolání, hned po neurochirurzích a řídících letového provozu. A co je na tom nejzajímavější? Od plánovačů se očekává, že vše zvládnou s úsměvem, stylem a bez jediné chyby.
Šablony pro plánování akcí v kostce
| Název šablony | Odkaz na šablonu | Ideální pro | Nejlepší funkce | Vizuální formát |
| Šablona pro správu akcí | Stáhnout tuto šablonu | Týmy organizující vícefázové akce | Formuláře pro potvrzení účasti, přidělování úkolů, sledování rozpočtu, přehledové panely | Tabule/Časová osa |
| Šablona kontrolního seznamu pro plánování akcí | Stáhnout tuto šablonu | Organizátoři akcí, malé podniky | Zobrazení časové osy/kalendáře, aktualizace v reálném čase, úložiště dokumentů | Kontrolní seznam/kalendář |
| Šablona pro plánování firemních akcí | Stáhnout tuto šablonu | HR, provoz, vedoucí pracovníci společnosti | Přílohy souborů, připomenutí, integrace, Gantt/Kanban | Tabule/Gantt/Kanban |
| Šablona příležitostí po akci | Stáhnout tuto šablonu | Marketingoví, obchodní a eventoví manažeři | Segmentace potenciálních zákazníků, sledování následných kroků a přehledy návratnosti investic do akcí | Tabule/řídicí panel |
| Šablona kalendáře obsahu | Stáhnout tuto šablonu | Plánovači, marketingové týmy | Zobrazení kalendáře, přiřazování úkolů, sledování rozpočtu/publika | Kalendář/Tabule |
| Šablona pracovního kalendáře | Stáhnout tuto šablonu | Provoz, plánovači, marketing | Kalendář s více zobrazeními, oznámení, přiřazování spolupracovníků | Kalendář/Časová osa/Kanban |
| Šablona kontaktů | Stáhnout tuto šablonu | Organizátoři akcí, koordinátoři | Sledování kontaktů, segmentace a správa následných kroků | Seznam/tabule |
| Šablona marketingové kampaně | Stáhnout tuto šablonu | Marketing, manažeři akcí | Časové osy kampaní, sledování rozpočtu a integrace | Tabule/Časová osa |
| Šablona marketingových aktivit | Stáhnout tuto šablonu | Koordinátoři akcí, provozní pracovníci, manažeři dodavatelů | Formuláře, časová osa/Kanban, sledování aktivit | Tabule/Časová osa/Kanban |
| Šablona pro plánování marketingového týmu | Stáhnout tuto šablonu | Organizátoři akcí, mezifunkční týmy | Oddělení cílů a úkolů, přehledové panely, automatizace | Tabule/řídicí panel |
| Šablona stručného popisu projektu akce ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Koordinátoři akcí, manažeři | Příspěvky zainteresovaných stran, milníky, plánování rozpočtu, postřehy po akci | Dokument/Seznam |
| Šablona pro plánování velkých akcí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači velkých akcí | Plánování po sekcích, zobrazení Gantt/Kanban/Seznam, sledování rozpočtu | Seznam/Gantt/Kanban |
| Šablona rozpočtu akce ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači spravující finance | Sledování rozpočtu/výdajů, plánované vs. skutečné, vlastní pole | Seznam/Tabule/Kalendář |
| Šablona pro správu událostí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Manažeři více akcí | Sledování více událostí, finanční stav, zaznamenávání času/výdajů | Sledování rozpočtu/výdajů, plánované vs. skutečné, vlastní pole |
| Šablona dokumentu pro plánování akcí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači, kteří potřebují dokumentaci | Sledování smluv/faktur, kontrolní seznamy nastavení, centralizovaná komunikace | Dokument/Seznam |
| Šablona marketingového plánu události ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači, marketingové týmy | Dashboardy ROI, fáze tabule, časová osa/kalendář | Tabule/Kalendář |
| Šablona pro propagaci akcí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Marketingoví pracovníci, PR, sociální týmy | Časové osy propagačních akcí, spolupráce v reálném čase, sledování kampaní | Tabule/Seznam |
| Šablona plánu projektu události ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Agentury, firemní týmy | Ganttovy diagramy/kalendáře/tabulky pokroku, automatizace, sledování rozpočtu | Ganttův diagram/kalendář/tabule |
| Šablona jednoduchého plánu akce ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači středně velkých akcí | Předem uložené seznamy, snadné přizpůsobení a závislosti úkolů | Seznam/Tabule/Kalendář |
| Pokročilá šablona pro plánování akcí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Agentury, firemní plánovači | Vícefázové pracovní postupy, úkoly napříč týmy a pokročilé řídicí panely | Tabule/Seznam/Řídicí panel |
Co dělá šablonu pro plánování událostí na monday.com dobrou?
Než si vyberete nějakou šablonu, ujistěte se, že skutečně zjednodušuje plánování vašich akcí. Zde je několik tipů, na co se zaměřit při výběru šablony pro plánování akcí na monday.com 👇
- Jasné rozdělení úkolů: Vyberte si šablonu, která rozdělí vaši akci na jednoduché, postupné úkoly, od rezervace místa konání až po následné kroky po akci.
- Časová osa a termíny: Vyberte si šablonu, která jasně zobrazuje termíny, ideálně s časovou osou nebo Ganttovým diagramem, abyste se vyhnuli překvapením.
- Spolupráce týmu: Ujistěte se, že šablona umožňuje přiřazovat úkoly, označovat členy týmu a uchovávat všechny aktualizace na jednom místě.
- Sledování rozpočtu: Vyhledejte integrovaná pole pro sledování nákladů, plateb dodavatelům a zdrojů.
- Přizpůsobení: Vyberte si šablonu, kterou můžete snadno přizpůsobit potřebám vaší akce, ať už se jedná o malé setkání nebo velkou virtuální konferenci.
- Přehlednost pokroku: Vyberte si šablonu, která vám poskytne přehledné panely, aktualizace stavu nebo barevné kódy, abyste vždy věděli, co je hotové a co ještě zbývá dokončit.
- Závěr po akci: Ujistěte se, že šablona obsahuje prostor pro následné kroky, zprávy a zpětnou vazbu po skončení akce.
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak využít umělou inteligenci při plánování akcí ⬇️
Bezplatné šablony pro plánování akcí na monday.com
Abychom vám ušetřili práci s jejich procházením, shromáždili jsme nejlepší šablony pro plánování událostí na monday.com s přehledem toho, co každá z nich umí, jejich vynikajícími funkcemi a kdy byste je měli použít.
1. Šablona pro správu akcí
Šablona Event Management Template od monday vám poskytuje úplnou kontrolu nad procesem plánování akcí tím, že sjednocuje vše, včetně přidělování úkolů, potvrzení účasti, rozpočtů a časových harmonogramů, do jednoho centrálního pracovního prostoru.
S touto šablonou můžete snadno přidělovat úkoly svým kolegům, sledovat průběh kampaně k události a také porovnávat skutečné a plánované rozpočty kampaně. Díky integrovaným dashboardům a vizuálním zobrazením můžete snadno sledovat výkonnost události a v případě potřeby provést změny.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sbírejte potvrzení účasti okamžitě pomocí integrovaného formuláře, který odezvy přenáší přímo do vaší tabule.
- Přiřazujte úkoly a sledujte jejich stav pomocí přizpůsobitelných sloupců a štítků.
- Automatizujte připomenutí termínů a změn priorit.
✅ Ideální pro: Týmy organizující vícefázové akce, jako jsou uvedení produktů na trh, konference nebo marketingové kampaně, které potřebují jeden pracovní prostor, aby vše bylo sladěné.
🎉 Zajímavost: První známou profesionální organizátorkou akcí byla paní Flora Whitney Miller, která na počátku 20. století pořádala večírky pro smetánku newyorské společnosti.
2. Šablona kontrolního seznamu pro plánování akcí
Pokud potřebujete podrobný kontrolní seznam pro plánování akce, pak je tato šablona kontrolního seznamu pro plánování akcí od monday přesně to, co potřebujete. Od zasílání pozvánek a potvrzování dodavatelů až po rozpočtování a následné kroky – díky ní vám nic neunikne a vše bude přehledně uspořádáno.
Je to skvělé pro vás, pokud rádi odškrtáváte úkoly jeden po druhém a cítíte úlevu, když víte, že každý detail byl vyřešen.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Zobrazte si nadcházející úkoly v časové ose a kalendáři.
- Spolupracujte se svým týmem a dodavateli sdílením aktualizací v reálném čase.
- Ukládejte smlouvy, pozvánky a důležité dokumenty přímo do šablony.
- Okamžitě upravujte plány pomocí živých aktualizací položek, kdykoli dojde ke změně.
✅ Ideální pro: Plánovače akcí, majitele malých podniků a marketingové týmy, kteří chtějí podrobný a spolehlivý kontrolní seznam pro plánování svých akcí.
🎯 Přátelská rada: Plánování akce spočívá v tom, spojit lidi, dodavatele, časové plány a rozpočty, aniž byste ztratili přehled o celkovém kontextu. Právě v tom vám pomůže ClickUp Brain.
Použijte je k:
- Automaticky generujte programy akcí nebo propagační texty.
- Shrňte chaty s dodavateli a okamžitě extrahujte akční položky.
- Prohledávejte úkoly, dokumenty a chaty a najděte podrobnosti během několika sekund.
- Vytvářejte zprávy o stavu v reálném čase pro zúčastněné strany bez ruční přípravy.
Například požádejte Brain, aby „vygeneroval program jednodenní akce k uvedení produktu na trh, který zahrnuje úvodní projev, diskusní skupiny, oběd a networking“.
3. Šablona pro plánování firemních akcí
Šablona Cross-Company Event Planning Template je určena pro organizace, které potřebují koordinovat své interní akce napříč více týmy nebo odděleními. Sdružuje vše od předběžného plánování a plánování schůzek až po provádění aktivit a následné činnosti. Usnadňuje také spolupráci tím, že přiřazuje jasnou odpovědnost za úkoly a sleduje pokrok pomocí zobrazení Gantt a Kanban.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Připojte důležité soubory, jako jsou programy, školicí materiály nebo prezentace, přímo k úkolům.
- Automatizujte připomenutí, oznámení a aktualizace stavu, abyste omezili ruční komunikaci.
- Integrujte nástroje jako Gmail, Slack, Eventbrite nebo Google Calendar a synchronizujte komunikaci a termíny.
✅ Ideální pro: HR týmy, provozní manažery a vedoucí pracovníky společností, kteří organizují mezioborové akce, jako jsou offsity, workshopy, školicí programy nebo celofiremní setkání.
4. Šablona příležitostí po akci
Po skončení akce se do popředí dostávají následné kroky, zpětná vazba a budoucí příležitosti. Právě v tomto ohledu vám šablona monday Post-Event Opportunities Template pomůže zaznamenat zpětnou vazbu účastníků, vyhodnotit úspěch akce a identifikovat nové obchodní příležitosti, které z ní vzešly.
Místo toho, abyste nechali uniknout cenné kontakty a poznatky, můžete také organizovat potenciální zákazníky podle priority, přiřazovat jim odpovědné osoby pro následné kroky a měřit celkový úspěch pomocí dashboardů.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Rozdělte nové potenciální zákazníky do skupin (podle velikosti, hodnoty nebo naléhavosti) a stanovte priority pro následné kroky.
- Přiřaďte členům týmu úkoly související s akcemi po skončení akce, jako jsou telefonáty, e-maily nebo ukázky.
- Zobrazte si klíčové metriky, jako je počet potenciálních zákazníků, prodej vstupenek a celkové hodnocení akce.
✅ Ideální pro: Marketingové týmy, obchodní zástupce a manažery akcí, kteří chtějí zaznamenat návratnost investic do akcí, sledovat potenciální zákazníky a neustále zlepšovat akce na základě skutečných poznatků účastníků.
💡 Tip pro profesionály: Neptejte se účastníků pouze na to, zda se jim akce „líbila“, ale jděte hlouběji. Pomocí otázek v dotazníku zpětné vazby k akci zjistěte, co fungovalo, co nefungovalo a co by účastníci rádi viděli příště. Čím konkrétnější budou vaše otázky, tím lépe budete moci využít získané poznatky.
5. Šablona kalendáře obsahu
Tuto šablonu kalendáře obsahu od monday můžete použít pro plánování akcí. Pomůže vám zmapovat termíny akcí, propagační kampaně, potvrzení účasti a odpovědnosti za úkoly v jednom vizuálním prostoru. Díky integrované automatizaci a připomenutím vám tato šablona také zajistí, že časový plán vaší akce zůstane pevný. Je obzvláště užitečná pro akce, které zahrnují více zúčastněných stran nebo trvají několik dní.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Plánujte kampaně a aktivity v kalendářovém zobrazení, abyste nikdy nezmeškali důležité milníky událostí.
- Přiřazujte odpovědnosti tím, že označíte členy týmu pro úkoly, jako je koordinace dodavatelů, propagace nebo logistika.
- Sledujte rozpočty a publikum přidáním podrobností, jako jsou předpokládané náklady, seznamy pozvaných nebo kategorie účastníků.
✅ Ideální pro: Plánovače akcí, marketingové týmy nebo organizátory, kteří chtějí přehledný systém ve stylu kalendáře pro správu časových os akcí a propagačních akcí.
6. Šablona pracovního kalendáře
Šablona Work Calendar Template by monday vám poskytuje sdílený kalendář, ve kterém jsou všechny vaše akce, velké i malé, na jednom místě. Můžete přiřazovat úkoly dodavatelům, přidávat termíny pro schválení a dokonce sledovat přípravy místa konání v reálném čase.
Navíc je můžete synchronizovat s nástroji jako Google Calendar nebo Zoom, abyste mohli okamžitě sdílet aktualizace se svým týmem a spravovat vše od přípravy před akcí až po závěrečné vyhodnocení po akci.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Využijte více zobrazení (kalendář, Kanban, časová osa) k řízení jak celkových milníků, tak denních detailů.
- Nechte si zasílat oznámení, když jsou úkoly přiděleny, zpožděny nebo dokončeny.
- Přiřaďte vlastníky a spolupracovníky, aby nikdy nedošlo ke ztrátě odpovědnosti.
✅ Ideální pro: Plánovače akcí, provozní manažery a marketingové týmy, které spravují více termínů, harmonogramů dodavatelů a plánů týmů v rámci velkých akcí.
🌟 Trendy: Podle Eventbrite TRNDS si 65 % spotřebitelů nyní přeje akce, které přinášejí transformativní zážitky.
Co to pro vás znamená:
- Účastníci nechtějí jen „přijít“, chtějí odejít změnění.
- Přemýšlejte nad rámec obsahu a navrhujte momenty, které podnítí osobní růst, propojení nebo inspiraci.
- Akce, které obohacují život, stojí za sdílení, podněcují organický zájem a opakovanou účast.
Obohaťte svůj program alespoň o jeden zážitek typu „aha“, jako je praktická výzva, řízená reflexe nebo překvapivé vystoupení. Tento jediný okamžik může proměnit dobrou akci v nezapomenutelný zážitek.
7. Šablona kontaktů
Správa stovek účastníků, dodavatelů a sponzorů během akce je pomocí tabulek obtížná. Šablona Kontakty od monday vám pomůže ukládat a sledovat všechny kontakty související s vaší akcí, jako jsou řečníci, dodavatelé, dobrovolníci nebo sponzoři.
Můžete přidat podrobnosti, jako jsou názvy společností, role, poslední interakce a dokonce i vlastní pole, jako jsou úrovně sponzorství nebo stravovací preference. To pomáhá udržet vše organizované – eliminuje duplicitní záznamy, snižuje komunikační mezery a zajišťuje včasné následné kroky před, během a po akci.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte historii komunikace a závazky pro jasnou odpovědnost.
- Rychle filtrujte a segmentujte kontakty podle role (sponzor, účastník, dodavatel, zaměstnanec atd.).
- Zefektivněte následné činnosti po akci díky strukturovaným datům, která máte po ruce.
✅ Ideální pro: Manažery a koordinátory akcí, kteří chtějí zefektivnit správu kontaktů pro hladkou komunikaci před, během a po akcích.
📚 Další informace: Bezplatné šablony a kontrolní seznamy pro plánování akcí v Excelu a ClickUp
8. Šablona marketingové kampaně
Propagace vaší akce je stejně důležitá jako její plánování. Šablona marketingové kampaně vám pomůže naplánovat časový harmonogram kampaně pro příspěvky na sociálních sítích, hromadné e-maily, výdaje na reklamu a propagaci sponzorů.
Budete přesně vědět, co se bude konat, kdy se to bude konat a kolik jste dosud utratili. Integrace s nástroji jako Mailchimp, Facebook Ads a LinkedIn navíc usnadňuje centralizaci vašich propagačních aktivit a měření návratnosti investic napříč kanály.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte více kampaní najednou a zjistěte, které z nich přinášejí největší zapojení.
- Určete termíny pomocí zobrazení časové osy kampaně, aby každá aktivita byla spuštěna včas.
- Předpovídejte a kontrolujte rozpočty pomocí sloupců výdajů, které automaticky sčítají výdaje.
✅ Ideální pro: Marketingové týmy, manažery akcí a vedoucí provozu, kteří chtějí zefektivnit sledování kampaní a maximalizovat viditelnost akcí.
💡 Tip pro profesionály: Sledování termínů napříč dodavateli, kampaněmi a milníky událostí může být rychle matoucí. Použijte kalendář ClickUp k přetahování úkolů a změně termínů, přehlednému zobrazení celého harmonogramu událostí a dokonce k synchronizaci s kalendáři Google nebo Outlook pro hladkou koordinaci.
Můžete také:
- Filtrujte podle přidělených osob, značek nebo stavů, abyste zjistili, kdo co a kdy řeší.
- Pomocí denního, týdenního nebo měsíčního zobrazení můžete snadno přecházet od celkového plánování k detailům v minutovém rozlišení.
9. Šablona marketingových aktivit
Tato šablona marketingových aktivit od monday vám pomůže rozdělit vaši akci na konkrétní aktivity. Vše od přednášek řečníků a aktivací sponzorů až po rozvrhy cateringu, zábavní program a směny dobrovolníků najdete v tomto editovatelném rámci.
Díky tomu budou váš tým, dodavatelé a dobrovolníci v synchronizaci a vy budete mít živý přehled o tom, co je hotové, co se zaseklo a co vyžaduje další kroky. Díky integrovaným automatizacím a vizuálním zobrazením budete vždy vědět, které aktivity probíhají hladce a které vyžadují urgentní pozornost.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Vytvářejte formuláře pro shromažďování žádostí sponzorů, nabídek dodavatelů nebo registrací hostů.
- Pomocí časové osy nebo zobrazení Kanban můžete rychle zjistit, kde dochází ke zpoždění.
- Sledujte relace, stánky, catering, logistiku a další jako samostatné, ale propojené aktivity.
✅ Ideální pro: Koordinátory akcí, provozní týmy, manažery dodavatelů a kohokoli, kdo se zabývá realizací akcí spíše než jejich plánováním na vysoké úrovni.
💡 Tip pro profesionály: Co je aktivace události? Strategie, příklady a nástroje pro zvýšení zapojení
10. Šablona pro plánování marketingového týmu
Tato šablona pro plánování marketingového týmu monday je jako vaše osobní velitelství pro akce, tj. udržuje všechny organizované, motivované a na stejné vlně. Získáte chytrý seznam úkolů, který pokrývá jak vaše dlouhodobé cíle akce (např. finalizace místa konání nebo zajištění sponzorů), tak vaše každodenní úkoly (např. schvalování pozvánek nebo plánování zkoušek).
Koordinátoři akcí mohou také přidělovat úkoly svým kolegům, kontrolovat, kdo co dělá, a zajistit, že nic nezůstane na poslední chvíli.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Oddělte jednorázové cíle akce (rezervace místa konání, schválení sponzora) od každodenních úkolů (schválení návrhu, aktualizace cateringu).
- Pomocí panelů s přehledem pokroku můžete rychle odhalit nerovnováhu v pracovní zátěži.
- Automatizujte opakující se aktualizace, jako je například informování týmu pro výzdobu o schválení položky rozpočtu.
✅ Ideální pro: Manažery akcí, koordinátory a mezifunkční týmy organizující středně velké až velké akce
🎯 Statistiky: Průměrné denní náklady na účastníka akce činily v roce 2024 155 dolarů a v roce 2025 se očekával jejich nárůst na 169 dolarů. Tento vzestupný trend odráží význam akcí jako důležitého faktoru růstu pro podniky a rostoucí zájem o větší a komplexnější osobní akce.
Omezení monday.com
monday je univerzální a vizuálně přitažlivý software pro správu projektů v oblasti pořádání akcí, ale má i své nevýhody. Uživatelé často poukazují na oblasti, ve kterých by se tento nástroj dal vylepšit, zejména pokud jde o přístupnost a použitelnost na mobilních zařízeních.
Zde jsou nejčastěji zmiňovaná omezení softwaru:
- Přizpůsobení může být náročné: Nastavení pracovních postupů vyžaduje čas a školení, protože vysoká úroveň přizpůsobení není vždy vhodná pro začátečníky.
- Mobilní aplikace působí omezeně: Mobilní verze nedosahuje úrovně desktopové verze, což ztěžuje správu složitých aktualizací na cestách.
- Problémy s výkonem při velkém rozsahu: Velké tabule nebo složité propojení často zpomalují nebo narážejí na limity (například limit 10 000 položek), což je pro rostoucí týmy obtížné.
- Přijetí může být nejednotné: Ačkoli rozhraní vypadá jednoduše, někteří členové týmu ho stále považují za zastrašující, což vede k nerovnoměrnému využívání v jednotlivých týmech.
📚 Další informace: Nejlepší bezplatný software pro plánování akcí (nástroje pro správu akcí)
Alternativní šablony monday.com
Všimli jste si někdy, jak hladce proběhnou akce, které vypadají, že se nic neděje, zatímco v zákulisí někdo zběsile kontroluje, zda AV tým potvrdil, cateringová služba dostala aktualizovaný počet účastníků a hlavní řečník má správnou adresu?
Tajemství úspěchu spočívá v tom, že máte jeden zdroj pravdivých informací, místo abyste museli žonglovat se seznamy v pěti různých nástrojích. ClickUp je první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, který sjednocuje veškerý chaos spojený s plánováním akcí na jednom místě. Už nemusíte prohledávat e-mailové konverzace, abyste našli smlouvu fotografa, nebo se ptát, zda váš tým viděl poslední omezení daného místa. ClickUp eliminuje roztříštěnost práce, takže všechny detaily, od počátečního brainstormingu po debriefing po akci, jsou na jednom místě, kde s nimi váš tým může skutečně pracovat. Navíc nabízí více než 1000 šablon, ze kterých si můžete vybrat.
Zde jsme vybrali šablony ClickUp, které můžete použít jako chytřejší a univerzálnější alternativu k šablonám pro plánování událostí na monday.com:
1. Šablona stručného popisu projektu akce ClickUp
Šablona ClickUp Event Project Brief Template vám poskytuje jasný výchozí bod pro jakoukoli akci. Centralizuje vaše cíle, publikum, harmonogram a odpovědnosti do jednoho dobře strukturovaného dokumentu. Od předběžného plánování až po hodnocení po akci zajišťuje tato šablona, že všichni členové vašeho týmu mají stejnou vizi úspěchu. To vám pomůže snížit zmatek, vyhnout se nákladným chybám a udržet vaši marketingovou strategii akce ostrý od prvního dne.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Shromažďujte podněty zainteresovaných stran přímo v briefu a vytvořte silnější, jednotnou strategii.
- Definujte milníky a upřesněte harmonogramy, aby žádný krok plánování nezůstal nejasný.
- Naplánujte si předem odpovědnosti a rozpočty, abyste se vyhnuli rozšiřování rozsahu projektu.
- Zaznamenávejte poznatky po skončení akce, abyste mohli vylepšit procesy pro budoucí akce.
✅ Ideální pro: Koordinátory a manažery akcí, kteří chtějí spolehlivý a opakovatelný proces pro plánování a koordinaci každé akce.
📮 ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků se při týmové komunikaci spoléhá především na e-mail a chat. Téměř 60 % jejich pracovního dne však ztrácejí přepínáním mezi těmito nástroji a hledáním informací.
S aplikací pro práci, jako je ClickUp, se vaše projektové řízení, zasílání zpráv, e-maily a chaty sjednotí na jednom místě! Je čas na centralizaci a energii!
2. Šablona pro plánování velkých akcí ClickUp
Velké akce, jako jsou konference, svatby nebo hudební festivaly, zahrnují nespočet věcí, jako jsou dodavatelé, potvrzení účasti, logistika a rozpočet. Šablona ClickUp pro plánování velkých akcí rozděluje úkoly do přehledných sekcí, takže každá část vašeho plánovacího procesu je dobře organizovaná a sledovatelná.
Díky několika zobrazením, automatickému sledování pokroku a prostoru pro všechny podrobnosti související s akcí se tato šablona stane vaším velitelským centrem pro sebevědomé pořádání velkých akcí.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Rozdělte svou akci do přehledných sekcí, jako je předběžné plánování, realizace a závěrečné vyhodnocení.
- Přepínejte mezi zobrazením seznamu, Ganttovým diagramem a Kanbanovou tabulkou a sledujte časové osy, závislosti a celkový pokrok.
- Pomocí přednastavených sekcí přidělte rozpočty a sledujte výdaje na důležité akce.
✅ Ideální pro: Organizátory akcí, kteří se zabývají vícedenními konferencemi, festivaly nebo firemními akcemi s komplexní logistikou a velkým počtem hostů.
Chcete se blíže podívat na to, jak šablona ClickUp Large Event Planning Template funguje v praxi? Podívejte se na video níže:
3. Šablona rozpočtu akce ClickUp
Dodržet rozpočet akce je stejně důležité jako dodržet harmonogram. Šablona rozpočtu akce ClickUp vám poskytuje specializované centrum pro plánování, sledování a analýzu všech nákladů vaší akce, včetně záloh za pronájem prostor, plateb dodavatelům a všech dodatečných nákladů na poslední chvíli. Můžete také přepínat mezi zobrazením seznamu, tabule a kalendáře, abyste mohli prohlížet rozpočty z různých úhlů.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Snadno přiřazujte rozpočtové úkoly a sledujte průběh projektu společně s integrací ClickUp Tasks.
- Porovnejte plánované a skutečné výdaje, abyste včas odhalili nesrovnalosti.
- Pomocí rozevíracích nabídek, štítků a polí pro peníze přizpůsobte sledování výdajů konkrétním potřebám vaší akce.
✅ Ideální pro: Organizátory akcí, kteří potřebují mít přísnou kontrolu nad financemi a zároveň koordinovat dodavatele, místa konání a služby pro malé i velké akce.
📌 Věděli jste, že... 53 % týmů zabývajících se organizací akcí očekává v tomto roce vyšší rozpočty. To znamená:
- Větší rozpočet = více prostoru pro inovace (např. poutavé zážitky, lepší technologie, silnější obsah)
- Zainteresované strany vyjadřují důvěru v akce jako hnací sílu růstu, známou také jako růst založený na akcích.
- Je to vaše šance prosadit odvážné nápady a prokázat návratnost investic díky vylepšeným zážitkům účastníků.
💡 Tip pro profesionály: Při plánování akce vás mohou zdržovat nekonečné e-mailové konverzace nebo roztříštěné soukromé zprávy. ClickUp Chat zajišťuje soulad vašeho týmu tím, že sdružuje konverzace a úkoly do jednoho pracovního prostoru.
S ClickUp Chat můžete:
- Vytvořte pro každou akci speciální chatovací kanály, abyste centralizovali diskuse v reálném čase.
- Důležité zprávy přeměňte na úkoly pomocí funkce FollowUps, aby byly hovory s dodavateli, schvalování rozpočtů nebo návrhy obsahu vyřízeny ve správný čas.
- Pomocí SyncUps (integrované video/audio hovory) můžete okamžitě doladit detaily se zainteresovanými stranami.
- Sdílejte aktualizace nebo oznámení prostřednictvím příspěvků, aby všichni věděli o nejnovějších změnách v harmonogramu nebo místě konání.
- Připněte chaty týkající se konkrétních akcí, abyste měli v kritických momentech rychlý přístup k důležitým informacím.
4. Šablona pro správu akcí ClickUp
Šablona ClickUp Event Management Template vám pomůže dohlížet na všechny důležité aspekty vaší akce, od uvedení produktu na trh přes sérii webinářů až po několik firemních akcí v jednom čtvrtletí. Díky pokročilým vlastním polím můžete také v reálném čase sledovat stav plateb, zbývající rozpočet a procentuální pokrok každé akce.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Plánujte a sledujte více akcí najednou, aniž byste ztratili přehled o klíčových výstupech.
- Díky integrovaným polím pro finanční stav můžete okamžitě zjistit, zda je akce realizována v rámci rozpočtu, nad rámec rozpočtu nebo pod rozpočtem.
- Využijte zaznamenané údaje o čase a výdajích k vyhodnocení návratnosti investic a zlepšení plánování budoucích akcí.
- Přiřaďte zaměstnance, dodavatele a rozpočty ke správným událostem ve správný čas, abyste se vyhnuli překrývání.
✅ Ideální pro: Manažery akcí, marketingové vedoucí a firemní týmy, které potřebují dohlížet na více důležitých akcí, aniž by musely obětovat detaily nebo odpovědnost.
💡 Tip pro profesionály: Nespokojte se pouze se správou úkolů. Namísto toho si celou akci vizualizujte pomocí dashboardů ClickUp. Dashboardy vám poskytnou celkový přehled, aniž byste ztratili přehled o detailech, a jsou tak ideální pro udržení i těch nejrušnějších akcí pod kontrolou.
Díky dashboardům můžete:
- Sledujte potvrzení účasti, termíny dodavatelů a rozpočty v reálném čase.
- Zobrazte průběh úkolů pomocí přizpůsobitelných widgetů.
- Sdílejte živý náhled na dashboard se zainteresovanými stranami a získejte okamžité aktualizace.
5. Šablona dokumentu pro plánování akcí ClickUp
Na rozdíl od širších šablon pro správu projektů akcí je šablona dokumentu pro plánování akcí ClickUp jediným zdrojem pravdivých informací o akci. Zachycuje všechny důležité podrobnosti, které rozhodují o úspěchu nebo neúspěchu akce, od kontaktů na dodavatele a požadavků na catering až po potvrzení účasti hostů a pokyny k přípravě.
Na přehledně uspořádaných stránkách můžete dokonce zaznamenávat dietní omezení, dohody s dodavateli, smlouvy, adresy míst konání, uspořádání sedadel a další informace.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte smlouvy, faktury a dohody přímo vedle svého harmonogramu akcí.
- Vytvořte kontrolní seznamy pro přípravu (tabulky registrace účastníků akce, recepce, koktejlové hodiny atd.) pro týmy v terénu.
- Centralizujte veškerou komunikaci pro hladkou koordinaci mezi dodavateli a plánovači.
- Sledujte průběh naživo a řešte zpoždění ještě předtím, než k nim dojde, pomocí panelů ClickUp Dashboards.
✅ Ideální pro: Plánovače a koordinátory akcí, kteří potřebují komplexní centrum dokumentace pro plánování konferencí nebo velkých setkání, kde je přesnost a sledování detailů nezbytné.
💡 Tip pro profesionály: 75 % účastníků tvrdí, že praktické ukázky a aktivity jsou nejlepším způsobem, jak se učit na osobních akcích. Nahraďte jeden dlouhý blok prezentace živou ukázkou, workshopem nebo interaktivním stánkem. I 15minutová praktická lekce může zdvojnásobit zapamatovatelnost a zvýšit hodnocení zpětné vazby účastníků.
6. Šablona marketingového plánu akce ClickUp
Úspěch velkolepé akce závisí na zájmu, který vyvoláte před, během a po jejím konání, a právě k tomu slouží šablona ClickUp Event Marketing Plan Template. Díky specializovaným zobrazením, jako jsou Marketing Tasks a Phase Board, můžete naplánovat každou fázi propagačního procesu. Promyslete si všechny kroky, od zajištění mediálních partnerství a řízení sociálních kampaní až po sledování potvrzení účasti a zpětné vazby po akci.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Okamžitě měřte návratnost investic pomocí vzorců a reportovacích dashboardů.
- Vizualizujte pracovní postupy podle fází (plánování, realizace, vyhodnocení) pomocí fázeové tabule ve stylu Kanban.
- Dodržujte harmonogram propagačních akcí pomocí zobrazení časové osy událostí a kalendáře.
- Díky vlastním polím pro rozpočty, výdaje a stav plateb nikdy neztratíte přehled o nákladech.
✅ Ideální pro: Plánovače akcí, marketingové týmy a firmy, které chtějí maximalizovat účast a dopad pomocí strukturovaného marketingového plánu akcí zaměřeného na návratnost investic.
🎁 Bonus: Hledáte inspiraci nad rámec šablon? Tyto příklady marketingu akcí ukazují, jak přední značky vyvolávají zájem před akcemi, během nich i po nich. Půjčte si nápady, přizpůsobte je svému oboru a dodáte svým kampaním potřebnou kreativitu.
7. Šablona pro propagaci akcí ClickUp
Šablona ClickUp Event Promotion Template je navržena tak, aby podpořila vaše propagační aktivity, od vytváření kampaní na sociálních sítích a zasílání e-mailových pozvánek až po správu partnerství s influencery. Na rozdíl od obecných šablon pro akce se tato šablona zaměřuje konkrétně na marketingovou dynamiku a zapojení publika, aby vaše akce byla nejen dobře naplánovaná, ale také dobře propagovaná.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Vytvářejte a spravujte podrobné časové plány propagačních akcí, abyste zajistili, že kampaně budou spuštěny ve správný okamžik.
- Spolupracujte hladce se svým marketingovým týmem, agenturami nebo externími partnery v reálném čase.
- Sledujte dosah kampaně, zapojení a návratnost investic, abyste mohli průběžně vylepšovat strategie.
✅ Ideální pro: Marketingové pracovníky v oblasti akcí, manažery sociálních médií a PR profesionály, kteří chtějí zefektivnit propagační kampaně a zajistit maximální viditelnost akcí.
8. Šablona plánu projektu události ClickUp
Šablona ClickUp Event Project Plan je určena pro správu akcí jakéhokoli rozsahu a složitosti. Poskytuje vám přehled o všech pohyblivých částech napříč několika akcemi, časovými osami a zúčastněnými stranami a zároveň vám v případě potřeby umožňuje přiblížit se k nejmenším detailům.
Vlastní pole vám umožňují zaznamenávat vše od podrobností o místě konání až po rozdělení rozpočtu, zatímco automatizace ClickUp vám ušetří opakované kontroly, takže se můžete soustředit na pořádání výjimečných akcí.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Vizualizujte časové osy pomocí Ganttových diagramů, kalendářů a tabulek pokroku.
- Sledujte rozpočty, milníky a výsledky všech svých akcí.
- Spolupracujte se svým týmem přidělováním úkolů, sdílením aktualizací a sledováním komentářů.
✅ Ideální pro: Agentury zabývající se organizací akcí, firemní týmy nebo marketingová oddělení, která plánují rozsáhlé, víceúrovňové nebo opakující se akce.
⚡ Archiv šablon: Stalo se vám někdy, že se akce protáhla, protože se jedna část zpozdila? Šablony programu akce vám poskytnou podrobný minutový harmonogram, takže všichni, včetně řečníků, dodavatelů a zaměstnanců, přesně vědí, co se kdy bude dít.
9. Šablona jednoduchého plánu akce ClickUp
Pro organizátory akcí, kteří hledají přehlednost bez zbytečných komplikací, je ideální šablona ClickUp Simple Event Plan Template. Pomůže vám soustředit se na to podstatné, jako jsou rozpočty, dodavatelé a časové harmonogramy, abyste mohli zajistit hladký průběh každé akce.
Díky integrovaným zobrazením Seznam, Tabule a Kalendář můžete během několika sekund přepínat mezi celkovým plánováním a podrobnými detaily. Navíc je díky své přizpůsobivosti ideální pro středně velké akce, kde potřebujete dostatečnou strukturu, abyste zůstali organizovaní, ale přesto chcete flexibilitu pro úpravy plánů za běhu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Začněte rychleji díky předem uloženým seznamům zařízení, fakturace, aktivit a úkolů před akcí.
- Snadno přizpůsobte jakémukoli typu akce pomocí intuitivních možností přizpůsobení.
- Nastavte závislosti úkolů v ClickUp, abyste udrželi pracovní postupy přehledné a vyhnuli se zmatkům na poslední chvíli.
✅ Ideální pro: Organizátory středně velkých akcí, kteří hledají efektivní nástroj, který kombinuje jednoduchost s chytrými funkcemi.
10. Pokročilá šablona pro plánování akcí ClickUp
Řízení složitých akcí může být náročné, ale šablona ClickUp Advanced Event Plan Template vám poskytne potřebnou kontrolu a přehlednost. Je navržena tak, aby zvládla velké akce vyžadující spolupráci více týmů, jako jsou mezinárodní konference, vícedenní výstavy nebo významné firemní akce.
Díky 29 přizpůsobitelným stavům úkolů můžete sledovat každý pohyblivý prvek vaší akce, ať už se jedná o rezervace, catering, sponzorství, logistiku dodavatelů a další, aniž byste něco přehlédli.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Rozdělte velké akce na menší, lépe zvládnutelné fáze pomocí automatizovaných pracovních postupů.
- Jasně přiřaďte odpovědnosti napříč odděleními, abyste se vyhnuli zdvojování úsilí.
- Sledujte přidělování zdrojů v reálném čase, abyste zabránili překročení rozpočtu.
- Pomocí pokročilých reportovacích dashboardů můžete zainteresovaným stranám prezentovat průběh akce.
✅ Ideální pro: Agentury zabývající se pořádáním akcí, firemní plánovače a organizace pořádající vícedenní konference nebo velkolepé akce, které vyžadují přesnost a přehlednost v každém kroku.
Završte své akce s ClickUp
Plánování akcí nemusí být vždy stresující nebo komplikované. Se šablonami pro plánování akcí od ClickUp získáte hotové systémy pro organizaci všech detailů, ať už velkých, nebo malých.
Od sestavování rozpočtu a správy dodavatelů po propagaci a vykazování po skončení akce – najdete šablonu, která vyhovuje vašim potřebám. Šablony jsou přizpůsobitelné, snadno použitelné a nabízejí několik zobrazení, abyste mohli plánovat způsobem, který vašemu týmu nejlépe vyhovuje.
Pokud jste tedy připraveni posunout se za hranice základů, ClickUp vám dá sebevědomí a strukturu potřebnou k realizaci vynikajících, bezproblémových a působivých akcí.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!