Public relations se vyvíjí rychle. V jednu chvíli prezentujete plánované uvedení produktu na trh, v další chvíli spěcháte, abyste reagovali na aktuální událost.
Pokud však stále spoléháte na roztříštěné dokumenty a plánování na poslední chvíli, přicházíte o klíčová data a mediální příležitosti, které měly být naplánovány již před několika týdny.
Právě v tom vám pomůže PR kalendář.
Uvedení produktů na trh, zprávy o financování, dny povědomí, sezónní kampaně, získání nových zákazníků – to vše soupeří o prostor. Bez centrálního kalendáře byste mohli zapomenout na projev vašeho generálního ředitele nebo propásnout ideální příležitost pro prezentaci trendů v oblasti umělé inteligence.
Tento průvodce vám s tím pomůže. Provedeme vás plánováním PR kalendáře, který vám pomůže zůstat organizovaní, dodržet klíčová data a udržet konzistentní mediální pokrytí.
Jdeme na to! 🚀
Co je PR kalendář?
PR kalendář (kalendář public relations) je plánovací kalendář, který mapuje klíčové PR aktivity, kampaně, události a mediální příležitosti v určitém časovém rámci, obvykle měsíčním, čtvrtletním nebo ročním.
Pokud se například v červenci koná významný veletrh v oboru, přidejte jej do svého PR kalendáře a předem naplánujte tiskové zprávy, oslovení médií nebo příspěvky na sociálních sítích.
Cílem je zajistit, aby vaše PR aktivity byly konzistentní a záměrné, abyste se nemuseli po týdnech mediálního ticha honit s vydáváním něčeho nového.
Výhody používání PR kalendáře
Zde je několik důvodů, proč PR kalendář zvyšuje hodnotu vašich PR aktivit:
- Najděte mezery v médiích: PR kalendář pomáhá identifikovat klidnější měsíce v mediálním cyklu, takže můžete prezentovat příběhy v době, kdy je pozornost vysoká a konkurence nízká.
- Rozšiřte dopad kampaně: Umožňuje vám znovu využít PR momenty v obsahu blogu, e-mailových aktualizacích, příspěvcích na sociálních sítích a interních materiálech, čímž maximalizujete návratnost investic napříč kanály.
- Zajistěte si včas přístup k vedoucím pracovníkům: Díky přehledu o připravovaných kampaních je snazší si předem domluvit schůzky se zainteresovanými stranami za účelem získání citátů, rozhovorů a schválení.
- Buďte připraveni reagovat na aktuální témata: Sledováním sezónních událostí a redakčních témat může váš tým připravit postřehy, data nebo názory, aby mohl reagovat na relevantní události, jakmile se objeví.
- Dodržujte dlouhé termíny médií: Média, jako jsou odborné publikace a časopisy, často uzavírají redakční kalendáře s několikaměsíčním předstihem. Jasný PR cíl vám zajistí, že budete prezentovat včas.
- Vyvažte interní pracovní zátěž: Předem naplánované kampaně umožňují lepší plánování napříč týmy PR, obsahu a designu, čímž se vyhnete produkčním překážkám na poslední chvíli.
💡 Tip pro profesionály: Proměňte velké PR nápady v realizovatelné úkoly. Pomocí úkolů ClickUp a vnořených podúkolů naplánujte každý krok kampaně – návrh, revizi, schválení citátů, oslovení médií – a přiřaďte k nim vlastníky a termíny.
Klíčové součásti PR kalendáře
Stejně jako redakční nebo marketingový kalendář, i PR kalendář je tak dobrý, jak dobré jsou informace, které do něj vložíte. Zde jsou klíčové prvky, díky kterým funguje:
- Cíle a záměry: Každá položka ve vašem PR kalendáři by měla souviset s jasným cílem, jako je zvýšení povědomí o značce, budování myšlenkového vedení nebo oznámení důležitých novinek o společnosti.
- Klíčová sdělení nebo témata: Uveďte hlavní sdělení, které by měla každá aktivita přinést. V případě uvedení produktu na trh by to mohlo být „Produkt X řeší problém Y“. V případě osvětové kampaně by to mohlo být „Náš závazek k zabezpečení dat“.
- Cílová skupina a kanály: Vězte, s kým komunikujete a kde vás uslyší, aby vaše sdělení dopadlo tam, kde má. Je určeno technologickým novinářům, zákazníkům nebo vašemu internímu týmu? Bude zveřejněno jako tisková zpráva, příspěvek na LinkedIn nebo mediální prezentace?
- Popis obsahu nebo činnosti: Ukazuje přesně, co se dělá a jak. Například: „Tisková zpráva: Spuštění projektu Atlas prostřednictvím PR Newswire, prezentace 10 nejvýznamnějším technologickým médiím“.
- Termíny a uzávěrky: Patří sem hlavní datum spuštění nebo konání akce, spolu s klíčovými uzávěrkami, jako jsou termíny odevzdání návrhů, cykly revizí nebo přípravné schůzky.
- Vlastník/odpovědný tým: Kdo je zodpovědný za splnění úkolu? Může to být jedna osoba, několik členů týmu s jasně stanovenými rolemi nebo dokonce externí partner.
Vytvoření komplexního PR kalendáře
Vytvoření PR kalendáře může znít jako náročná úloha, ale můžeme ji rozdělit na několik snadných kroků.
Krok 1: Brainstorming, výzkum a shromažďování nápadů na obsah
Toto je výchozí bod, kde zjistíte, co říct, proč je to důležité a kdy to říct. Cíl? Solidní zásoba zajímavých a aktuálních nápadů, které souvisí s vašimi obchodními cíli a upoutají pozornost vašeho publika.
🧠 Brainstorming
Jedná se o kreativní volnou diskuzi, během které vy a váš tým předložíte všechny možné nápady a termíny.
🛠️ O čem přemýšlet?
- Milníky společnosti: uvedení produktů na trh, aktualizace funkcí, zprávy o financování, rebranding, otevření obchodů, oznámení o náboru zaměstnanců, výročí atd.
- Odvětvové události a sezóny: veletrhy, konference, čtvrtletní zprávy, sezónní marketingové příležitosti (např. Black Friday, Budget Season, SaaStr), měsíce povědomí (jako měsíc povědomí o kybernetické bezpečnosti, Světový den životního prostředí, Světový den oceánů nebo Světový den dárců krve)
- Svátky a významné dny: Letní státní svátky, tradiční svátky (Štědrý den nebo Den díkůvzdání) a „národní nebo mezinárodní dny“, jako je Světový den emodži, Národní den pizzy, Mezinárodní den mužů, Světový den čokolády nebo Světový den vegetariánů.
- Opakující se kampaně: Pokud vydáváte výroční zprávy, iniciativy CSR nebo předpovědi trendů, uveďte je včas, abyste si zajistili časový harmonogram.
💡 Tip pro profesionály: Použijte formuláře ClickUp k shromažďování nápadů na PR obsah od členů týmu nebo externích partnerů na jednom přehledném místě – už žádné zdlouhavé e-mailové konverzace nebo nepřehledné tabulky.
🔍 Výzkum
Jakmile budete mít hrubý seznam nápadů, ověřte je a obohaťte strategickým výzkumem.
🛠️ Klíčové oblasti výzkumu:
- Ověření událostí: Potvrďte termíny významných konferencí, osvětových týdnů, svátků a zveřejnění zpráv.
- Analýza konkurence: Jaké kampaně realizovali konkurenti v loňském roce? Která média o nich informovala? Jak můžete lépe odlišit nebo načasovat své příběhy?
- Informace o publiku: Použijte nástroje jako SparkToro nebo Reddit, abyste zjistili, o čem vaše publikum mluví. Podívejte se, jaký typ obsahu je zajímá – případové studie, statistiky, názory vedoucích pracovníků atd.
- Relevance pro média: Projděte si nejnovější články ve vašich cílových publikacích. Jaké tiskové zprávy, články nebo komentáře vybírají?
💡 Tip pro profesionály: Vytvořte si v ClickUp databázi médií pomocí vlastních polí pro název média, kontakt, datum posledního oslovení a stav odpovědi – není třeba mít samostatný CRM systém.
📋 Shromážděte nápady na obsah
Nyní máte více nápadů, než kolik můžete reálně využít. Je tedy čas je seskupit, označit a strukturovat.
🛠️ Tipy pro organizaci:
- Seřadit podle čtvrtletí: Kdy má každá kampaň největší smysl? Označte nápady jako Q1–Q4.
- Přiřaďte témata: Seskupte nápady do kategorií, jako jsou Produkt, Kultura, Vedení, Sezónní nebo Příběhy zákazníků.
- Záložní obsah: Najděte několik nadčasových nápadů, které můžete využít, pokud dojde ke zpoždění nebo zrušení významné iniciativy.
- Přidejte kontext: Poznamenejte si, odkud každý nápad pochází (např. vedoucí týmu, inspirace od konkurence, příběh zákazníka) a jakou formu by mohl mít (tisková zpráva, prezentace, článek, událost atd.).
Krok 2: Oslovte zainteresované strany a získejte rozmanitý obsah
PR nefunguje izolovaně. Některé z vašich nejsilnějších nápadů na příběhy budou pocházet od jiných týmů. Zapojte tedy klíčové zainteresované strany z celé společnosti (a někdy i mimo ni) – je to jednoduchý, ale účinný krok v rámci řízení zainteresovaných stran.
Zde jsou zainteresované strany, se kterými byste měli navázat kontakt:
| Zainteresované strany | Proč jsou důležité | Příklady PR příležitostí |
| Marketingový tým | Provádějí kampaně, které PR může podpořit nebo zesílit. | Webináře, e-knihy, výzkumné zprávy, kampaně influencerů, spuštění reklam |
| Produktový tým / Výzkum a vývoj | Vědí, jaké produkty nebo funkce se uvádějí na trh a kdy | Vydání produktů/funkcí, novinky v oblasti inovací, oznámení o beta programech |
| Prodej / Úspěch zákazníků | Obsahuje příběhy zákazníků a informace o odvětví. | Případové studie zákazníků, významné úspěchy u klientů, partnerství, ocenění, veletrhy |
| Vedení / Vedení | Podporují myšlenkové vedení a oznámení v rámci celé společnosti. | Přednášky, články o myšlenkovém vedení, fundraising, iniciativy CSR, komunikace s investory |
| HR / Interní komunikace | Zabývají se interními událostmi a aktualizacemi v oblasti náboru, které mají vliv na image zaměstnavatele. | Ocenění Best Places to Work, příběhy o firemní kultuře, iniciativy DEI, významné nábory |
| Externí partneři | Přinášejí příležitosti pro společný marketing a společné PR aktivity. | Společná oznámení, zprávy z oboru, sdílené události, oslovování médií prostřednictvím agentury |
💡 Tip pro profesionály: Sdílejte dokumenty ClickUp externě s oprávněním k prohlížení/úpravám, abyste získali zpětnou vazbu od zainteresovaných stran nebo agentur k tiskovým zprávám. Pomocí funkce Schválení finalizujte zprávy jedním kliknutím.
Krok 3: Rozhodněte se o frekvenci, harmonogramu a stylu obsahu
Nyní je čas uspořádat své nápady do funkčního časového plánu na příští rok. Zde je několik věcí, které musíte rozhodnout:
Frekvence obsahu
Než přiřadíte data, rozhodněte se, jak často chcete, aby byla vaše značka v centru pozornosti. Četnost by měla být určena:
- Cíle: Pokud se snažíte budovat autoritu, potřebujete konzistentní myšlenkové vedení. Pokud jde o povědomí o produktu, váš kalendář se může soustředit na uvedení produktů na trh.
- Zdroje: Buďte realističtí ohledně kapacit svého týmu. Je lepší vydat jeden skvělý článek za měsíc než pět narychlo napsaných.
- Kanály: Četnost příspěvků se bude lišit podle média – mediální prezentace mohou být častější než příspěvky na blogu nebo rozhovory s vedoucími pracovníky.
🛠️ Několik rychlých tipů:
- Začněte v malém. Naplánujte si 1–2 významné akce za měsíc a poté postupně rozšiřujte.
- Použijte téma obsahu pro každý měsíc nebo čtvrtletí jako vodítko pro nápady (např. „Inovace v 1. čtvrtletí“, „Zákaznické úspěchy ve 2. čtvrtletí“).
- Střídejte náročné úkoly (například tiskové zprávy) s méně náročnými (například rekapitulace na sociálních médiích nebo citace).
Plánujte (nejprve velké úkoly, pak vyplňte mezery)
Poté přetáhněte tyto nápady do svého kalendáře. Plánování vám pomůže vyhnout se dvojím rezervacím oznámení a zmeškaným mediálním cyklům.
🛠️ Tipy pro dokonalé plánování PR:
- Začněte s klíčovými momenty: Nejprve naplánujte uvedení produktů na trh, události v oboru, sezónní kampaně a dny povědomí.
- Vyplňte mezery: Využijte klidnější týdny pro evergreenové příběhy, úspěchy zákazníků nebo lehké kampaně, jako jsou rychlé PR úspěchy nebo úryvky z myšlenkového vedení.
- Nechte si rezervní týdny: V každém čtvrtletí si vytvořte rezervní termíny pro případ, že budete muset řešit oznámení na poslední chvíli, reaktivní PR nebo náhlé mediální příležitosti.
- Přiřaďte data: Ne každý nápad vyžaduje pevné datum, ale „TBD“ (bude upřesněno) je místo, kde dobré plány ztroskotávají. I hrubý odhad jako „první týden v dubnu“ dává vašemu týmu něco, podle čeho se může řídit.
- Vyvažte zátěž: Nesoustřeďte vše do jednoho měsíce. Rozložte obsah do celého kalendáře, abyste se vyhnuli vyhoření.
Styl obsahu a kanál
Nakonec každému záznamu v kalendáři dejte skutečný kontext, protože „tisková zpráva v březnu“ nestačí k tomu, aby se věci pohnuly kupředu.
U každé položky si položte otázku:
- Jaký je formát? Bude to tisková zpráva, příspěvek na blogu, epizoda podcastu, mediální prezentace nebo příspěvek na sociálních sítích?
- Jaký tón je nejvhodnější? Je sdělení formální a založené na datech? Nebo je neformální a založené na příběhu?
- Kde bude publikován nebo propagován? Bude zveřejněn na vašem blogu? Bude zaslán technologickým médiím? Bude propagován na LinkedIn nebo prostřednictvím e-mailu?
To pomáhá autorům, designérům a zainteresovaným stranám sladit se od samého začátku, bez zbytečných diskusí o tónu nebo zmeškaných distribučních kanálech.
Jakmile kalendář vyplníte, ustupte o krok zpět a zhodnoťte ho: Podporuje vaše klíčové obchodní cíle? Obsahuje vhodnou kombinaci formátů? Jsou časové lhůty realistické? Poté návrh sdílejte se svým týmem a zainteresovanými stranami.
Nástroj pro plánování PR kalendáře
Použití tabulky pro váš PR kalendář funguje (alespoň zpočátku).
S rozvojem vašich kampaní však roste i počet proměnných faktorů. Sledujete termíny, koordinujete práci různých oddělení a spravujete obsah napříč několika kanály. Aktualizace se ztrácejí a najednou si nejste jisti, kdo co dělá a kdy.
Právě zde může specializovaný nástroj pro správu PR kampaní zefektivnit vše – od plánování přes spolupráci až po sledování výsledků.
V tomto okamžiku potřebujete ClickUp pro marketingové týmy. Sdružuje celý váš PR kalendář, kampaně a úsilí týmu do jednoho propojeného, snadno spravovatelného prostoru.
Tento software pro správu PR úkolů vám pomůže následujícím způsobem:
1. Naplánujte si termíny v kalendáři ClickUp
Kalendář ClickUp vám poskytuje centralizovaný přehled celého vašeho PR plánu na týdny, měsíce nebo celý rok. Díky jednoduchému drag-and-drop můžete vizuálně naplánovat uvedení produktů na trh, tiskové zprávy, mediální oslovení a eventové kampaně.
Co ho dělá ještě lepším? Tento nástroj využívající umělou inteligenci posouvá plánování na vyšší úroveň tím, že:
- Automatické blokování času na soustředění pro úkoly, jako je psaní, recenze nebo příprava médií. Pokud máte například v pátek termín vydání, můžete si vytvořit 2hodinové bloky na psaní v úterý a ve středu.
- Přesuňte termíny, když se změní priority. Pokud tedy váš produktový tým odloží spuštění nové funkce o týden, automaticky se přesunou všechny související PR úkoly (jako kontrola tiskových zpráv, kontaktování médií a plánování sociálních sítí), aniž byste museli ručně měnit časové osy.
- Proměňte body jednání, jako například „dokončit seznam médií pro akci do 5. března“ nebo „předložit zprávu za 2. čtvrtletí finančním médiím“, v naplánované úkoly a udržujte svůj kalendář (a svůj tým) v synchronizaci.
- Snadná správa opakujících se PR úkolů, jako jsou „měsíční mediální zpráva“, „týdenní přehled mediálního pokrytí“ nebo „dvoutýdenní sledování prezentací“.
- Vrstvení kalendářů překrýváním různých plánů (např. kalendář uvedení produktu na trh, kalendář marketingové kampaně, PR kalendář) za účelem odhalení konfliktů nebo identifikace synergických příležitostí.
A to nejlepší? Kalendář ClickUp spolupracuje s ClickUp Brain, aby vám ušetřil čas. To znamená, že nemusíte prohledávat úkoly, chaty nebo dokumenty, abyste zjistili, co je na řadě. Stačí se zeptat: „Co je dnes mou nejvyšší prioritou?“ nebo „Kdy je schůzka k revizi tiskové zprávy?“ a odpověď se zobrazí okamžitě.
📮ClickUp Insight: 18 % respondentů našeho průzkumu chce využívat AI k organizaci svého života prostřednictvím kalendářů, úkolů a připomínek. Dalších 15 % chce, aby AI zvládala rutinní úkoly a administrativní práci.
K tomu musí být AI schopna: porozumět úrovním priority jednotlivých úkolů v pracovním postupu, provést nezbytné kroky k vytvoření nebo úpravě úkolů a nastavit automatizované pracovní postupy.
Většina nástrojů má jeden nebo dva z těchto kroků vyřešené. ClickUp však uživatelům pomohl konsolidovat až 5+ aplikací pomocí naší platformy! Vyzkoušejte plánování založené na umělé inteligenci, kde lze úkoly a schůzky snadno přiřadit k volným termínům v kalendáři na základě úrovní priority. Můžete také nastavit vlastní automatizační pravidla prostřednictvím ClickUp Brain pro zpracování rutinních úkolů. Rozlučte se s náročnou prací!
2. Brainstorming s pomocí tabule
ClickUp Whiteboards nabízí vizuální prostor, kde může váš tým na jednom místě plánovat nápady na kampaně, dny povědomí, oznámení o produktech a mediální příležitosti.
Obsahové bloky můžete uspořádat podle měsíce, kanálu (média, blog, sociální sítě) nebo typu (událost, produkt, myšlenkové vedení). Ještě lepší je, že můžete použít tvary, štítky nebo barevné kódy k upřednostnění momentů s velkým dopadem.
- Seskupte kampaně podle témat, jako jsou zaměření na produkt, viditelnost vedení nebo budování značky, abyste identifikovali mezery v komunikaci.
- Přetahujte bloky obsahu na časové ose, abyste vizualizovali sezónnost a zabránili nahromadění více kampaní ve stejném okně.
- Propojte úkoly nebo dokumenty přímo z tabule, aby váš tým mohl přejít od brainstormingu k realizaci bez nutnosti přepínat mezi nástroji.
- Pozvěte spolupracovníky z různých oddělení (marketing, vedení, produkt) k včasnému posouzení a sjednocení priorit před finálním schválením harmonogramu.
- Vytvořte si mapy mediálních prezentací: Vizuálně naplánujte různé úhly pohledu na dané téma a pro každý z nich si vyberte cílové novináře nebo média.
- Nastíňte plány krizové komunikace: Využijte flexibilní prostor k brainstormingu potenciálních krizových scénářů a naplánujte postupy reakce a odpovědnosti.
- Vytvořte mapy zainteresovaných stran: Vizualizujte klíčové interní a externí zainteresované strany kampaně a naplánujte přizpůsobené komunikační strategie.
Získejte okamžitý přehled o médiích
Nechte ClickUp AI Notetaker zaznamenat každý detail během mediálních rozhovorů a schůzek PR týmu. Automaticky přepisuje konverzace, zvýrazňuje klíčové body a vytváří následné úkoly přímo z vašich diskusí.
Když novinář zmíní konkrétní úhel pohledu, který ho zajímá, nebo když váš tým vymyslí aktuální téma, už nikdy tyto informace neztratíte – všechny jsou uloženy, uspořádány a připraveny k zařazení do vašeho PR kalendáře.
3. Ukládejte výsledky výzkumu a nápady na obsah do dokumentů
Jakmile vizualizujete své nápady na kampaň, dalším krokem je proměnit tento chaos ve strukturu. A jaký lepší způsob, jak toho dosáhnout, než s ClickUp Docs?
Vytvořte dokument pro každý měsíc, kampaň nebo téma, například „Zahájení prodeje produktu ve 2. čtvrtletí“ nebo „Říjnová osvětová kampaň“. Uvnitř můžete ukládat návrhy zpráv, osnovy tiskových zpráv, relevantní novinové články, mediální cíle, sezónní témata a výsledky minulých kampaní.
Vytvořte centrální PR příručku: Pomocí Docs vytvořte a udržujte živé úložiště pro brandové sdělení, klíčové body, šablony textů a protokoly krizové komunikace, čímž zajistíte konzistentnost v rámci celého týmu.
Vytvářejte zprávy s analýzou po skončení kampaně: Vytvářejte podrobné zprávy o kampani v Docs, vkládejte grafy, propojujte je s dashboardy nebo připojujte údaje o výkonu, abyste mohli efektivně sdílet výsledky PR.
Využijte historii verzí: Sledujte všechny změny provedené v tiskových zprávách, komunikačních dokumentech nebo strategických dokumentech, což vám v případě potřeby umožní vrátit se k předchozím verzím.
Využijte relační propojení: Propojte dokumenty přímo s konkrétními úkoly, kampaněmi, seznamy nebo událostmi v kalendáři. Například propojte dokument „Tisková zpráva k události Q3“ s úkolem kampaně „Událost v odvětví Q3“ a získejte okamžitý kontextový přístup.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k přeměně hrubých poznámek na propracovaný PR obsah.
Můžete ho požádat, aby na základě poznámek a zpráv uložených ve vašem dokumentu napsal rychlý přehled kampaně pro uvedení vašeho produktu na trh ve druhém čtvrtletí. Nebo vložte článek nebo zprávu o trendech a požádejte Brain, aby navrhl úhly pohledu nebo nápady na titulky přizpůsobené vaší značce.
4. Stanovte si PR cíle a dosáhněte jich s ClickUp Goals
Prokažte skutečný dopad svých PR aktivit. S ClickUp Goals můžete:
- Definujte jasné cíle: Stanovte konkrétní, měřitelné cíle pro své kampaně, například „Dosáhnout více než 20 mediálních umístění pro spuštění ve třetím čtvrtletí“ nebo „Zvýšit pozitivní zmínky o značce o 15 %“.
- Rozdělte si cíle: Rozdělte si hlavní cíle na menší, zvládnutelné „cíle“, které mohou být číselné, finanční nebo dokonce založené na úkolech (např. „Zajistit 5 rozhovorů“, „Publikovat 3 články pod vlastním jménem“).
- Sledujte pokrok vizuálně: Sledujte v reálném čase, jak vaše úsilí přispívá k celkovým cílům, což usnadňuje podávání zpráv o návratnosti investic do PR a udržuje motivaci týmu.
- Propojení s prací: Propojte cíle a úkoly přímo s úkoly a seznamy, kde se práce odehrává, a zajistěte tak soulad mezi každodenními činnostmi a strategickými výsledky.
5. Zefektivněte pracovní postupy pomocí automatizací ClickUp
S automatizací ClickUp můžete propojit všechny kroky vašeho PR workflow. Zde je několik příkladů, jak automatizovat svůj PR kalendář pro dosažení nejlepších výsledků kampaně:
| Spouštěč | Automatizace |
| Vytvoří se nový úkol kampaně (např. „Uvedení produktu na trh“). | Automaticky přiřazujte úkoly příslušným oddělením a týmům |
| Stav úkolu se změní na „Schváleno“. | Vytvořte následnou úlohu s názvem „Distribuce médiím“ a přiřaďte ji PR manažerovi. |
| Termín úkolu je aktualizován | Automaticky posuňte termíny všech souvisejících dílčích úkolů odpovídajícím způsobem. |
| Podúkol (např. „Návrh blogového příspěvku“) je označen jako dokončený. | Zveřejněte komentář typu „Obsah připraven – přejít k vizuálnímu návrhu“. |
| Vytvořte opakující se úkol (např. měsíční přehled PR). | Automaticky přiřaďte úkoly vedoucímu PR a nastavte dílčí úkoly s termíny pro psaní, úpravy a kontrolu. |
6. Propojte svůj ekosystém s integracemi ClickUp
ClickUp konsoliduje mnoho nástrojů, ale zároveň dobře spolupracuje i s ostatními. Vylepšete své PR aktivity integrací ClickUp s:
- Nástroje pro monitorování médií (např. Meltwater, Brandwatch přes Zapier/API): Automatizujte vytváření úkolů v ClickUp, když jsou identifikovány nové relevantní zmínky v médiích nebo upozornění.
- Služby pro vyhledávání zdrojů (např. HARO, Qwoted, SourceBottle): Zefektivněte své hledání mediálních příležitostí. Přeposíláním denních přehledů ze služeb jako HARO na speciální e-mailovou adresu ClickUp (pomocí e-mailu v ClickUp nebo nástroje jako Zapier) můžete automaticky vytvářet úkoly pro každý dotaz. Tento proces můžete dále vylepšit pomocí automatizačních nástrojů, které analyzují e-maily a vyhledávají klíčová slova relevantní pro vaše klienty nebo odvětví, a poté je přiřadí správnému členovi týmu pro prezentaci.
- Nástroje pro správu sociálních médií (např. Hootsuite, Buffer): Koordinujte šíření úspěchů PR na sociálních médiích propojením úkolů a sdílením aktualizací.
- Cloudové úložiště (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Snadno připojujte a přistupujte k mediálním sadám, obrázkům, videím a dalším důležitým PR materiálům uloženým ve vašem oblíbeném cloudovém řešení.
Jediný zdroj pravdivých informací pro váš PR tým!
Sjednoťte pokyny pro značku, krizové plány, poznatky z kampaní a mediální informace. Pomocí ClickUp Knowledge Management můžete okamžitě najít, konzistentně aplikovat a strategicky rozvíjet narativy.
Posilte chytřejší PR: všechny znalosti, skvěle uspořádané, na jednom místě.
7. Ušetřete čas díky šablonám PR kalendáře
Pokud se vám to všechno zdá skvělé, ale nejste si jisti, kde začít s plánováním PR, ClickUp nabízí předem připravené šablony tiskových zpráv, které vám poskytnou hotovou strukturu pro snadné plánování, navrhování a distribuci oznámení. Můžete také použít šablony PR plánů k naplánování kampaní, termínů a mediální propagace – vše v jedné přehledné časové ose.
Šablona PR kampaně ClickUp je vytvořena tak, aby podporovala rychlé tempo a mezifunkční povahu práce v oblasti public relations. Pomůže vám přejít od plánování kampaně přes její spuštění až po sledování výkonu – to vše v rámci jednoho přizpůsobitelného pracovního prostoru.
Šablona nabízí:
- Vlastní stavy jako „V přípravě“, „Připraveno ke kontrole“ a „Zveřejněno“ pro sledování fází PR kampaně
- Zobrazení přizpůsobené potřebám PR, jako je zobrazení seznamu pro správu pracovních postupů obsahu, zobrazení tabule pro brainstorming a zobrazení kalendáře nebo Ganttova diagramu pro mapování časových os a zabránění překrývání kampaní.
- Vlastní pole pro organizaci kampaní podle klíčových kritérií PR, jako jsou distribuční kanály (tiskové zprávy, sociální sítě, newslettery), typy médií (technologie, životní styl, regionální) nebo priority kampaní (vysoká viditelnost vs. povědomí o značce).
💡 Tip pro profesionály: Vytvořte si vlastní PR dashboardy, které na první pohled zobrazují metriky kampaní, umístění v médiích a blížící se termíny. Sledujte KPI, sledujte zapojení novinářů a sdílejte pokrok se zainteresovanými stranami prostřednictvím zaměřených, datově podložených přehledů, které eliminují zbytečnou práci s reportováním.
Pokud však spravujete více kampaní najednou a potřebujete lepší přehled, abyste mohli vše organizovat od začátku do konce, využijte šablonu pro plánování public relations.
Šablona ClickUp Public Relations Planning Template je vaše komplexní řídící centrum pro provádění chytrých a efektivních PR kampaní. S touto šablonou můžete stanovit jasné cíle pro každou kampaň, organizovat úkoly a časové plány a spolupracovat s kolegy a zainteresovanými stranami bez jakýchkoli nejasností.
Dále vám nabízí 14 různých pohledů, abyste mohli svůj PR plán vidět ze všech možných úhlů:
- Nové zobrazení seznamu: Prohlédněte si všechny nové, nepřidělené PR úkoly a začněte plánovat svou kampaň.
- Zobrazení seznamu rozpracovaných úkolů: Rychle zkontrolujte, na čem se právě pracuje a kdo na tom pracuje.
- Pro zobrazení seznamu publikací: Sledujte úkoly, které jsou připraveny nebo téměř připraveny k zveřejnění.
- Zobrazení tabule: Vizuálně přesouvejte úkoly mezi fázemi, jako je „Návrh“ a „Zveřejněno“.
- Zobrazení chatu: Diskutujte o úkolech a aktualizacích nebo brainstormujte nápady přímo se svým týmem.
Překonávání výzev při správě PR kalendáře
I ten nejlepší PR kalendář se může vymknout z rukou. Zde je stručný průvodce běžnými úskalími a způsoby, jak se jim vyhnout.
1. Přetížení kalendáře (a týmu)
Je snadné se nechat unést a zaplnit svůj kalendář ambiciózním plánem PR aktivit. Přecpaný kalendář však může vést k vyhoření a nedbalému provedení.
Jak tomu zabránit:
✅ Buďte realističtí ohledně toho, kolik práce váš tým zvládne, aniž by se vyhořel. Dávejte také pozor na varovné signály, jako jsou časté přesčasy nebo vynechávání plánovacích schůzek.
✅ Neúprosně stanovujte priority. Zaměřte se na kampaně, které musíte vyhrát, a odložte nebo zrušte ty, které mají malý dopad.
✅ Upravte svůj kalendář podle kapacit týmu a změn v reálném čase.
💡 Tip pro profesionály: Funkce Workload View v ClickUp vám pomůže zjistit, kdo je přetížený a kdo má volné kapacity, abyste mohli spravedlivě přidělovat odpovědnost za tiskové zprávy nebo přípravu akcí, aniž byste tým vyčerpali.
2. Nedostatečná flexibilita
Považovat svůj kalendář za neměnný může mít opačný účinek. V PR mohou neočekávané zprávy způsobit, že váš obsah bude irelevantní, pokud se rychle nepřizpůsobíte.
Jak tomu zabránit:
✅ Nechte si rezervu pro neplánované příležitosti nebo aktuální zprávy.
✅ Mějte připravený záložní obsah pro případ, že by něco nevyšlo (např. blogový příspěvek, pokud by byla akce zrušena).
✅ Kalendář pravidelně kontrolujte – týdenní kontroly jsou vhodné pro úpravy na základě nových událostí.
3. Aktualizace kalendáře
Některé týmy vytvoří skvělý roční PR kalendář, ale neaktualizují ho. Chybějící kontroly a zastaralé informace ho činí nespolehlivým a brzy ho nikdo nepoužívá.
Jak tomu zabránit:
✅ Určete správce kalendáře (obvykle PR manažera), který bude kalendář aktualizovat a shromažďovat podněty od týmu.
✅ Nastavte si týdenní rutinu, abyste mohli kontrolovat nadcházející položky, označovat dokončené úkoly a v případě potřeby je přeplánovat.
✅ Naučte všechny aktualizovat své úkoly, změny stavu, posuny termínů atd.
💡 Tip pro profesionály: Automatizujte opakující se PR úkoly, jako je zasílání upomínek, aktualizace stavu kampaní nebo upozorňování členů týmu, když je tisková zpráva připravena ke kontrole.
Vytvořte PR kalendář, který skutečně funguje, s ClickUp
Vytvoření a správa PR kalendáře může zpočátku vypadat jako spousta práce, ale výsledek stojí za to. S jasným plánem bude váš tým pracovat v souladu, termíny budou dodrženy a vaše příběhy pokaždé osloví správné publikum.
A s ClickUpem se celý proces stává jednodušším, rychlejším a více spolupracujícím. Od vizuálního brainstormingu s Whiteboards přes organizování nápadů na obsah v Docs, plánování kampaní s kalendářem poháněným umělou inteligencí až po automatizaci opakujících se úkolů – ClickUp spojuje všechny části vašeho PR workflow do jedné výkonné platformy.
Jste připraveni zefektivnit svůj PR kalendář?
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes! 🙌