Můžete pro své klienty dosáhnout vynikajících výsledků, ale vaše vztahy s klienty nevydrží, pokud s nimi nebudete komunikovat.
Proto stále více týmů opouští nepřehledné pracovní postupy a přechází na platformy pro spolupráci s klienty, které sjednocují přehlednost, strukturu a komunikaci na jednom místě.
Místo přepínání mezi 25 různými nástroji pro sledování aktualizací, správu souborů a přiřazování úkolů vám platforma pro spolupráci s klienty založená na umělé inteligenci pomůže mít vše na jednom místě.
Studie společnosti Zoom potvrzuje, že zaměstnanci, kteří používají více než 10 aplikací, čelí v 54 % případů problémům s komunikací a mohou mít potíže s podáváním zpráv, zatímco u těch, kteří používají méně než pět aplikací, je to pouze 34 %.
Podívejme se na několik účinných způsobů, jak můžeme budovat silnou spolupráci a vztahy s klienty.
Co je spolupráce s klienty v reálném čase?
Spolupráce s klienty je přesně to, co naznačuje její název – proces, ve kterém tým a klient aktivně spolupracují na dosažení společného cíle.
Obvykle to vyžaduje konzistentní komunikaci, aktualizace v reálném čase a vzájemné rozhodování během celého životního cyklu projektu. Zde je několik dalších podrobností, které je třeba zvážit, pokud chcete efektivně spolupracovat se svými klienty:
- ✅ Komunikujte otevřeně a často, abyste sdíleli novinky, začněte řešit obavy a odpovídat na otázky.
- ✅ Definujte sdílené cíle včas, abyste sladili tým a klienta ohledně cílů, časových harmonogramů a výstupů.
- ✅ Vytvořte zpětnou vazbu pro získávání informací v reálném čase o postupu projektu, dokumentech nebo volbách designu.
- ✅ Společně přijímejte rozhodnutí, aby byl klient zapojen do každé fáze projektu.
- ✅ Udržujte transparentnost pomocí nástrojů pro spolupráci v reálném čase, které slouží ke sledování úkolů, sdílení souborů, řízení očekávání a zajištění správné dokumentace.
K řízení spolupráce s klienty a komunikačních požadavků můžete také použít nástroje jako ClickUp a CCH Axcess Client Collaboration.
⭐️ Vybraná šablona
Šablona pro spolupráci v oblasti úspěchu klientů od ClickUp poskytuje jasný postup a sjednocuje vaše prodejní a zákaznické týmy, čímž zajišťuje skvělý zákaznický zážitek.
💡 Tip pro profesionály: Jste unaveni z toho, jak se snažíte zvládnout všechny podrobnosti o klientech na lepících papírcích a roztroušených tabulkách? Článek Jak sledovat klienty vám ukáže, jak vše zorganizovat na jednom místě, aby vám nic neuniklo.
Proč je spolupráce s klienty důležitá
Zde je stručný pohled na odvětví, který zdůrazňuje význam spolupráce s klienty.
Když společnost Microsoft rozšířila svou komunikační platformu Microsoft Teams, nejprve spolupracovala s velkými klienty, jako jsou Accenture a EY, aby otestovala, jak jim fungují funkce pro zasílání zpráv v reálném čase, sdílení souborů a hladká integrace.
Tyto poznatky pomohly společnosti Microsoft optimalizovat Microsoft Teams pro rozsáhlou spolupráci napříč odděleními, což vedlo k širšímu přijetí v podnikové sféře.
To je skutečná hodnota spolupráce. Zjednodušeně řečeno, spolupráce s klienty pomáhá:
- Stanovte jasná očekávání hned od začátku, abyste předešli nejasnostem.
- Podporujte otevřený dialog, aby tým i klienti mohli rychle řešit případné problémy.
- Budujte důvěru, protože klienti se cítí zapojeni do rozhodování a mají důvěru v odborné znalosti firmy.
- Sladěte úsilí týmu s cíli klientů a umožněte flexibilní pracovní postupy.
- Podporujte dlouhodobé vztahy s klienty prostřednictvím proaktivní komunikace, společného řešení problémů a vzájemného respektu.
Jak efektivně spolupracovat s klienty
Jak kdysi řekl zakladatel Amazonu Jeff Bezos:
Naše zákazníky vnímáme jako pozvané hosty na večírek a my jsme jejich hostitelé. Naším úkolem je zlepšit zákaznickou zkušenost.
Naše zákazníky vnímáme jako pozvané hosty na večírek a my jsme jejich hostitelé. Naším úkolem je zlepšit zákaznickou zkušenost.
Tento přístup se dá stejně dobře aplikovat i na spolupráci s klienty. Zde je několik osvědčených strategií, jak poskytovat skutečnou hodnotu nad rámec e-mailových konverzací a roztříštěných schůzek.
1. Definujte jasné cíle klientů
Týmy se příliš často spoléhají na smlouvy plné odborných termínů nebo jednorázové úvodní hovory, aby nastínily cíle projektu. Výsledkem je nevyhnutelně zmatek, rozšiřování rozsahu projektu a obávaná konverzace „tohle jsme neprobrali“ těsně před termínem na jakémkoli zařízení.
Prvním krokem k efektivní spolupráci s klienty je proto jasnost. Definujte, jak vypadá úspěch, jaké úkoly je třeba splnit a jaké dokumenty nebo zdroje jsou v každé fázi projektu potřebné k maximalizaci zisku.
Nespoléhejte se při komunikaci pouze na smlouvy – vizuální znázornění milníků projektu usnadňuje všem zúčastněným udržet si přehled.
💜 Takto vám pomůže ClickUp:
S ClickUp Goals mohou uživatelé:
- Přiřaďte cíle ke konkrétním úkolům nebo projektům
- Stanovte jasné číselné, finanční nebo pravdivé/nepravdivé cíle.
- Seskupte více souvisejících cílů do složek pro sledování projektu.
- Přidejte popisy a termíny, abyste poskytli kontext a sledovali odpovědnost.
- Sdílejte cíle s klienty pomocí přizpůsobených oprávnění, aby viděli přesně to, co potřebují, a nic víc.
Místo přílišného množství nesouvislých nástrojů nebo neustálé výměny e-mailů mohou týmy klientům nabídnout transparentní přehled o tom, co již bylo dokončeno, co je v procesu a co se chystá. Pokud potřebujete pomoc se správou KPI v ClickUp, zde je komplexní videonávod:
Spolupráce na projektech však není jen o komunikaci, ale také o sdílené odpovědnosti. A když klienti mohou doslova sledovat, jak se jejich cíle plní v reálném čase, celý pracovní postup se stává produktivnějším.
✨ Zajímavost: Dokonce i včely medonosné využívají spolupráci k přijímání skupinových rozhodnutí. Včely průzkumnice „hlasují“ o potenciálních místech pro úl pomocí tance – překvapivě účinného systému kolektivní inteligence.
2. Vytvořte sdílené centrum pro spolupráci a snadno pozvěte klienty
Všichni jsme to zažili: přichází nový klient a najednou spravujete mozaiku složek Google Drive, zpráv Slack a e-mailových vláken, jen abyste mohli sdílet aktualizace a zdroje.
Neexistuje však žádný jednoduchý způsob, jak jasně sledovat to, co si prohlíželi, nebo zajistit zpětnou vazbu v reálném čase ohledně postupu projektu.
Právě proto je vytvoření sdíleného centra pro spolupráci s klienty chytrým krokem – centralizuje komunikaci, soubory a znalosti na jednom místě.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Například s ClickUpem nemusíte přesouvat soubory z interních složek do externích, stačí aktualizovat stav úkolu nebo dokončit interní schvalování a poté pozvat klienty s přizpůsobenými oprávněními.
Takto to funguje:
- Sdílejte konkrétní dokumenty, úkoly nebo zobrazení, aniž byste poskytovali plný přístup k pracovnímu prostoru.
- Ovládejte viditelnost pomocí oprávnění – zobrazujte pouze soubory, časové osy nebo přehledy pokroku.
- Pro klienty bez účtu použijte veřejné odkazy, aby měli přístup k plánům nebo žádostem o formuláře.
- Povolte zobrazení pouze komentářů pro rychlou zpětnou vazbu bez změny podrobností úkolu.
- Centralizujte veškerou komunikaci a aktualizace na jedné platformě.
Váš tým může i nadále pracovat soukromě a jakmile je úkol hotový nebo je výsledek dokončen, můžete klientům jedním kliknutím poskytnout potřebný přístup.
📖 Přečtěte si také: Strategie udržení klientů pro dlouhodobý obchodní úspěch
3. Stanovte rozsah projektu
Nedorozumění ohledně výsledků často pramení z jednoho problému: nedokumentovaných očekávání.
Pokud neexistují jasné důkazy o provedené práci nebo auditní stopa, může i ta nejlepší spolupráce s klienty skončit vzájemným obviňováním. V takových případech pomáhá dokumentace informací.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
S ClickUp Docs můžete spolupracovat se svými klienty v reálném čase na přípravě a vylepšování všeho od smluv o spolupráci až po dokumenty o rozsahu projektu – dokonce i kontrolní seznamy pro správu složitých procesů přípravy daňových přiznání.
Na rozdíl od statických souborů roztroušených po discích a e-mailech jsou dokumenty ClickUp interaktivní a úzce propojené s vašimi pracovními postupy.
Toto je klíč k úspěchu:
- Společná editace v reálném čase s vaším týmem a klienty
- Označte klienty nebo členy týmu přímo v dokumentu, abyste jim přidělili úkoly a vyjasnili odpovědnosti.
- Převádějte text na konkrétní úkoly, aby se nic z toho, co bylo projednáno, neztratilo.
- Připojte dokumenty k úkolům nebo složitým projektům, abyste udrželi kontext a komunikaci na jedné platformě.
- Sledujte verze dokumentů, historii přístupu a udržujte podrobný záznam změn, abyste mohli později vyřešit případné nedorozumění.
📮 ClickUp Insight: 22 % našich respondentů stále váhá s používáním AI v práci. Polovina z nich má obavy o ochranu osobních údajů, zatímco druhá polovina není plně přesvědčena o přesnosti AI.
ClickUp řeší oba problémy přímo, a to pomocí silných bezpečnostních protokolů a odpovědí AI, které zahrnují propojené zdroje a související úkoly. I ty nejopatrnější týmy tak mohou AI přijmout s důvěrou, protože vědí, že jejich data jsou v bezpečí a jejich výstupy jsou ověřitelné.
4. Používejte komentáře a chat k podpoře otevřeného dialogu
Čekat s žádostí o zpětnou vazbu od klienta až do závěrečné fáze projektu je riskantní. V tu chvíli už může být příliš pozdě na změny a klienti, kteří dosud mlčeli, mohou sdělit důležité informace, které by mohly být mnohem užitečnější, kdyby byly sděleny dříve.
Ne každý zákazník se však ozve sám od sebe. Proto musíte v každé fázi projektu poskytnout dostatek příležitostí pro zpětnou vazbu.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Funkce ClickUp Assign Comments a ClickUp Chat zajišťují kontextovou a praktickou komunikaci:
- Zanechávejte komentáře přímo u úkolů, což usnadňuje označování klientů, objasňování detailů nebo žádání o zpětnou vazbu.
- Převádějte komentáře na přiřazené úkoly, aby vám nic neuniklo.
- Použijte ClickUp Chat pro rychlé aktualizace a diskuse týmu v reálném čase bez nutnosti přepínání mezi platformami.
- Propojujte zprávy s úkoly, dokumenty a aktualizacemi, aby každá konverzace měla kontext.
- Využijte funkce založené na umělé inteligenci k sumarizaci vláken, navrhování odpovědí a automatickému vytváření úkolů.
💡 Tip pro profesionály: Nevíte, jak správně požádat o zpětnou vazbu? Nebojte se, všichni jsme to zažili – proměňte poznatky v činy díky našemu příspěvku Jak požádat o zpětnou vazbu a recenze, abyste zlepšili své dovednosti.
5. Přidělujte úkoly a sledujte výsledky transparentně
Čím déle zůstává zpětná vazba skrytá v e-mailové konverzaci, tím větší je pravděpodobnost, že ztratí na relevanci, a co hůře, váš klient bude mít pocit, že ho nikdo neposlouchá.
Aby bylo možné budovat důvěru a udržet projekty v pohybu, je třeba zpětnou vazbu od klientů rychle převést do konkrétních kroků.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Právě v tom vyniká ClickUp Tasks. Komentáře klientů můžete přímo v ClickUp Docs nebo ClickUp Chat proměnit v sledovatelné úkoly, přiřadit je správným členům týmu a spojit je s termíny.
Aktualizace postupu se zobrazují v reálném čase a klienti mohou zobrazit stav úkolů, přidávat komentáře nebo připojovat soubory – vše na jedné bezpečné platformě.
ClickUp pomáhá mnoha způsoby, od vytváření úkolů až po sledování každého úkolu.
ClickUp pomáhá mnoha způsoby, od vytváření úkolů až po sledování každého úkolu.
6. Automatizujte schvalování klientů a aktualizace stavu
Smyslem používání systému je přestat se spoléhat na manuální práci a spolupráce s klienty není výjimkou.
Pokud jsou schválení klientů, včetně fakturace a aktualizací, zpracovávána ručně, riskujete zpoždění, ztracené zprávy a nesoulad očekávání. Automatizace schvalování tato rizika eliminuje.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
S automatizací ClickUp můžete nastavit spouštěče, které upozorní klienty, když jsou výsledky hotové, požádají o schválení nebo automaticky aktualizují stav projektu – zajistíte tak, že nic nezmeškáte a termíny zůstanou pevné.
Aktualizace stavu se také provádějí v reálném čase. Jakmile je úkol schválen nebo dokončen, ClickUp jej může přesunout do další fáze, informovat tým a dokonce spustit následné úkoly, čímž zajistí, že termíny budou splněny bez váhání a překážek.
💡 Tip pro profesionály: Stále se spoléháte na paměť nebo neuspořádané složky, abyste si vybavili podrobnosti o klientech? Přečtěte si článek Jak ukládat a organizovat informace o klientech pro snadný přístup a bezpečnost, abyste zjednodušili své záznamy a bez námahy ochránili citlivá data.
6. Zaznamenávejte rychlé aktualizace od klientů
Je vzácné najít někoho, kdo má skutečně rád nekonečné schůzky. Ukazuje se, že 70 % schůzek brání zaměstnancům v plnění smysluplné práce! Existuje však snadný způsob, jak tento problém omezit. Pravdou je, že většinu kontrol stavu lze nahradit krátkou a jasnou aktualizací.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Místo domlouvání další schůzky použijte ClickUp Clips k nahrání rychlých průvodců obrazovkou a aktualizací projektu.
Klienti si je mohou prohlížet podle svého uvážení, což snižuje počet vzájemných komunikací, eliminuje překážky způsobené časovými pásmy a pomáhá jim zůstat informovaní, aniž by byli vtaženi do vašeho kalendáře.
ClickUp navíc pomocí umělé inteligence přepisuje videa, takže aktualizace jsou vyhledatelné, sdílené a okamžitě použitelné. Tyto aktualizace můžete sdílet prostřednictvím dalších nástrojů ClickUp, jako jsou ClickUp Docs a ClickUp Chat.
✨ Zajímavost: Slack byl původně vytvořen jako interní nástroj pro neúspěšnou videohru. Jeho tvůrci si uvědomili, že tento nástroj pro spolupráci je užitečnější než samotná hra, a změnili jeho zaměření.
7. Používejte poznámky založené na umělé inteligenci pro shrnutí schůzek
U schůzek, které nelze vynechat, se zápisy ze schůzek (MoM) často stávají až druhořadou záležitostí – nebo hůře, zdrojem zmatků.
Pokud však chcete sledovat plnění závazků, je dokumentace diskusí nezbytná. Pokud týmy nezaznamenají klíčové body, může se snadno stát, že některé úkoly budou opomenuty a rozhodnutí zůstanou nedokumentována.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
AI Notetaker od ClickUp vám ulehčí práci tím, že každé jednání okamžitě promění v konkrétní kroky:
- Automaticky přepisuje schůzky v aplikacích Zoom, Google Meet a Teams.
- Generuje souhrny v reálném čase a zdůrazňuje klíčová rozhodnutí.
- Převádí akční položky na úkoly ClickUp bez ručního sledování.
- Ukládejte poznámky do zabezpečených, prohledávatelných dokumentů propojených s vašimi projekty.
- Zveřejňujte aktualizace v chatu, aby byl celý tým v souladu.
Místo toho, aby se klienti a členové týmu ptali, co bylo řečeno nebo kdo za co odpovídá, odcházejí s jasnými, sdílenými znalostmi a zdokumentovanými dalšími kroky – pokaždé.
💡 Tip pro profesionály: Nejste si jisti, zda je nazývat klienty nebo zákazníky? Přečtěte si článek Klient vs. zákazník: klíčové rozdíly a příklady, abyste jasně pochopili, komu sloužíte – a jak to ovlivňuje vaši obchodní strategii.
9. Používejte software pro spolupráci s klienty a sdílejte průběh projektu pomocí dashboardů
Už žádné e-mailové konverzace s dotazem „Jaké jsou novinky ohledně kampaně?“ Díky sdílenému dashboardu nemusí klienti informace hledat – vidí to, co je důležité, ve správný čas.
Ať už provozujete placené reklamní kampaně, sledujete výkonnost webových stránek nebo řídíte vícefázový projekt, přehled v reálném čase buduje důvěru.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Dashboardy ClickUp vám umožňují vytvořit přizpůsobený přehled všech klíčových metrik projektu:
- Sledujte rozpočet, termíny, dokončené úkoly a přidělování zdrojů na jednom místě.
- Vizualizujte výkon placených reklam, analytiku webových stránek nebo sociální interakce pomocí přizpůsobitelných widgetů.
- Vytvořte pohledy přizpůsobené konkrétním klientům, abyste jim poskytli to, co potřebují, aniž byste odhalili interní provoz.
- Sdílejte živé dashboardy jako součást centra pro spolupráci s klienty, aby všichni zůstali informováni, aniž byste museli posílat jediný e-mail.
- Pomocí aktualizací v reálném čase zdůrazněte překážky, dynamiku projektu nebo KPI, které vyžadují pozornost.
Díky okamžitému přístupu k informacím na vysoké úrovni se klienti cítí silní a propojeni, aniž by museli prohledávat soubory nebo čekat na týdenní zprávy.
✨ Zajímavost: V kreativním procesu studia Pixar prochází každý film několika koly zpětné vazby. Svou téměř bezchybnou úspěšnost připisují otevřené spolupráci (i napříč odděleními).
10. Standardizujte předávání pomocí šablon
Nic nenaruší důvěru rychleji než zpackané předání. V jednu chvíli váš klient podepíše smlouvu a v další se váš tým snaží splnit očekávání, která nebyla nikdy zdokumentována. Problémem není komunikace, ale proces. Řešení je jednoduché: použijte standardizovanou šablonu pro předání.
Díky konzistentní struktuře můžete zajistit, že všechny klíčové informace – cíle, časové plány, soubory a speciální požadavky – budou zaznamenány a připraveny k hladké implementaci od prodeje až po dodání.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
Potřebujete šablonu pro spolupráci s klienty od ClickUp. Díky konzistentní struktuře můžete zajistit, že všechny klíčové informace – cíle, časové plány, soubory a speciální požadavky – budou zaznamenány a připraveny k hladké implementaci od prodeje až po dodání.
Šablona umožňuje týmům zvládnout přechod od prodeje přes zapracování až po dodání projektu. Výsledkem je sladění vašich prodejních a produkčních týmů na základě společného pracovního postupu, který podporuje transparentnost, odpovědnost a plynulejší zákaznickou zkušenost.
Tato šablona pro správu klientů vám umožní:
- Nastíňte očekávání klientů, rozsah a milníky.
- Přiložte důležité soubory, jako je smlouva o poskytování služeb nebo seznam požadovaných dokumentů.
- Automaticky přiřazujte úkoly týmům pro zapracování klientů nebo vedoucím projektů.
- Sledujte odpovědnost pomocí aktualizací stavu a komentářů.
📖 Přečtěte si také: Tipy pro klienty pro sladění se zákazníky
11. Nastavte automatické připomenutí a následné kroky
Právě v této poslední fázi správy klientů lidé často dělají chyby: v následné komunikaci.
Včasné následné kroky ukazují, že se angažujete i po prvotním dodání. Posilují váš závazek a pomáhají vám:
- Posilte cíle a časové plány projektu
- Odhalte problémy dříve, než ovlivní spokojenost klientů.
- Posilte důvěru a snižte riziko nedodržení termínů nebo zpoždění vstupů.
Ale dělat to ručně? To je místo, kde se věci pokazí.
💜 Takto vám pomůže ClickUp
S připomínkami ClickUp můžete automatizovat následné kroky v každé fázi – ať už se jedná o připomenutí nahrání daňových dokumentů, dokončení daňového přiznání, kontrolu smlouvy o poskytování služeb nebo schválení milníku.
Nastavte opakující se připomenutí, spouštějte oznámení na základě stavu úkolů a udržujte soulad mezi klienty a vaším interním týmem, aniž byste museli neustále někoho honit.
Klienti dostávají včasné podněty. Váš tým udržuje tempo. A projekt se posouvá vpřed.
Tipy pro zvládání obtížných vztahů s klienty
Nakonec jsou klienti také jen lidé. A lidské chování může být někdy těžké interpretovat.
S přípravou a praxí však můžeme zvládnout jakoukoli složitou konverzaci.
Výzva 1: Klient je rozčilený, ale vy nevíte, co ho rozčílilo
✅ Řešení: Přistupujte k situaci s upřímnou zvědavostí. Nechte je vyjádřit své obavy bez přerušování – často stačí jen vyslechnout, aby se napětí rozptýlilo.
Výzva 2: Existuje nevyslovené napětí, které ovlivňuje pracovní postupy
✅ Řešení: Upozorněte na to zdvořile. Vyjádření typu „Zdá se, že jsme se odchýlili od plánu“ otevírá prostor pro upřímnou konverzaci bez přiřazování viny.
Výzva 3: Klient neustále mění očekávání v průběhu projektu
✅ Řešení: Pozastavte a resetujte. Znovu stanovte hranice projektu, jasně zdokumentujte rozsah a zajistěte, aby obě strany souhlasily s aktualizovanými podmínkami.
Výzva 4: Klient očekává výsledky nad rámec rozsahu nebo rozpočtu
✅ Řešení: Stanovte realistická očekávání. Jasně vysvětlete, co je možné dosáhnout, a nabídněte chytré alternativy, které jsou stále v souladu s jejich cíli.
Výzva 5: Vztah je spíše stresující než produktivní
✅ Řešení: Vědět, kdy odejít. Opuštění nesourodého klienta může chránit čas, energii a dlouhodobý úspěch vašeho týmu.
💡 Tip pro profesionály: Máte potíže s tím, aby všichni členové týmu byli při práci na projektech na stejné vlně? Článek Jak zlepšit styl spolupráce v týmech vám ukáže, jak rozpoznat, respektovat a sladit různé styly práce pro hladší a efektivnější spolupráci.
Zvládněte spolupráci s klienty pomocí ClickUp
50 % vysoce výkonných firem má více než 60 % svých klientů na dlouhodobých smlouvách.
Když se nad tím zamyslíte, velká část vašich příjmů závisí na vynikajících dlouhodobých vztazích s klienty. Spolupráce s klienty tedy není něco, co můžete brát na lehkou váhu.
S ClickUp máte vše, co potřebujete k naplnění tohoto slibu – od aktualizací v reálném čase a sdílených dashboardů po poznámky z jednání založené na umělé inteligenci, automatizované následné kroky a přizpůsobitelná centra pro spolupráci.
Jedná se o jedinou platformu, kde se spojují služby zákazníkům, realizace projektů a koordinace týmů.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes a proměňte komunikaci s klienty v dlouhodobý úspěch.