Máte v hlavě plán projektu, ale při jeho nastavování zjistíte, že to není tak jednoduché, jak jste si mysleli.
Místo ručního vytváření stejných kroků pro každý projekt, proč si ušetřit práci a nevytvořit šablonu v ClickUp? Je to jednoduchý způsob, jak vytvořit procesy, které můžete znovu použít, přizpůsobit a vylepšit.
Podívejme se, jak vytvořit šablonu v ClickUp, aby bylo řízení projektů efektivnější a konzistentnější. ⚒️
⏰ 60sekundové shrnutí
ClickUp nabízí předem připravené a přizpůsobitelné šablony pro marketing, personalistiku a nábor, inženýrství a produkty, kreativitu a design, finance a účetnictví. Udržují vaše pracovní postupy strukturované, konzistentní a přizpůsobivé, takže váš tým zůstává sladěný, produktivní a připravený zvládnout jakýkoli úkol.
- Zde jsou kroky k vytvoření vlastní šablony ClickUp:
- Otevřete prostor, složku, seznam nebo úkol, který již obsahuje vaše ideální nastavení projektu.
- Klikněte na tři tečky (…)
- Vyberte Šablony
- Klikněte na Uložit jako šablonu.
- Zadejte název šablony, přidejte popis a tagy pro její kategorizaci a vyberte možnosti sdílení.
- Zde jsou kroky k vytvoření vlastní šablony v ClickUp Docs:
- Otevřete Docs Hub
- Klikněte na tři tečky v pravém horním rohu nového nebo existujícího dokumentu.
- Klikněte na Uložit jako novou šablonu dokumentu a pojmenujte ji.
- Mezi osvědčené postupy pro vytváření šablon ClickUp patří:
- Vytvoření knihovny procesů
- Standardizace zobrazení
- Začněte jednoduše a postupně přidávejte složitost
- Využití vlastních polí
- Zavedení termínů a odhadů času
Proč jsou šablony v ClickUp důležité
V projektovém řízení je konzistence zásadní – a právě v tom vynikají šablony ClickUp. Můžete nastavit strukturované, opakovatelné procesy, abyste ušetřili čas, zlepšili soulad týmu a zajistili, že vám neunikne žádný detail.
Podívejme se, proč jsou šablony pracovních postupů ClickUp nezbytnou součástí vaší sady nástrojů pro řízení projektů. 🧰
- Přizpůsobitelné rámce: Šablony si představte jako flexibilní plány. Můžete je upravit tak, aby vyhovovaly jedinečným potřebám každého projektu, ať už se jedná o různé výstupy pro klienty nebo konkrétní kroky při zaškolování nových zaměstnanců.
- Konzistence napříč týmy: Šablony pomáhají zajistit, že všichni jsou na stejné vlně. Díky dodržování stejného pracovního postupu váš tým snižuje riziko chyb a pracuje soudržněji, bez ohledu na to, kdo je do něj zapojen.
- Vyšší produktivita: Když nemusíte ztrácet čas nastavováním, můžete se soustředit na samotnou práci. Šablony vám umožní přejít přímo k provedení, což zvýší celkovou produktivitu.
- Integrace s jinými nástroji: Chcete ještě větší efektivitu? Mnoho šablon dobře funguje s jinými aplikacemi, jako jsou například nástroje pro sledování času, takže můžete zefektivnit vše od začátku do konce, aniž byste museli používat více nástrojů najednou.
- Učení a přizpůsobení: Dávají vám svobodu experimentovat. Vyzkoušejte různé pracovní postupy, postupně je upravujte a vylepšujte své procesy, aniž byste se museli od začátku plně zavázat.
🧠 Zajímavost: Slovo „šablona“ pochází z francouzského slova templet, což je malý měřicí přístroj nebo vzor používaný staviteli a řemeslníky.
Typy šablon, které můžete vytvořit v ClickUp
ClickUp nabízí řadu šablon, které se hodí pro jakýkoli typ projektu, díky čemuž je standardizace vašich procesů snazší než kdy dříve. Zde se podíváme na různé šablony harmonogramů projektů, které můžete v ClickUp vytvořit pro různé případy použití. 📝
1. Marketingové šablony
Tyto šablony jsou ideální pro vše, co souvisí s marketingem, od vytváření identity značky po navrhování kampaní a vykazování výsledků. Najdete zde vše od briefů kampaní po brand booky a stylové příručky.
📌 Příklad: Týdenní kalendář obsahu ClickUp je ideální pro vytváření poutavého obsahu, který osloví vaše publikum. Vylepšuje vaši digitální marketingovou strategii a zjednodušuje plánování budoucích kampaní, propagačních akcí a událostí.
📖 Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro správu projektů v aplikaci Microsoft Word
2. Šablony pro HR a nábor zaměstnanců
Pokud pracujete v oblasti lidských zdrojů, tyto šablony vám pomohou zefektivnit vše od hodnocení výkonu zaměstnanců až po stanovování cílů. Mezi příklady patří návrhy pracovních pozic, programy individuálních schůzek a zprávy o změnách směn.
📌 Příklad: Šablona popisu práce ClickUp usnadňuje vytváření nápadných pracovních inzerátů. Pomáhá vám zdůraznit odpovědnosti, kvalifikaci a výhody způsobem, který upoutá pozornost a přiláká ty správné kandidáty.
3. Šablony pro inženýrství a produkty
Pro softwarové vývojáře a produktové manažery pokrývají technické šablony vše od plánování sprintů po vytváření osnov aplikací a správu verzí.
📌 Příklad: Šablona ClickUp User Persona Whiteboard vám pomůže vytvořit podrobné profily zákazníků, uspořádat výzkumná data a vizualizovat scénáře, abyste pochopili potřeby, cíle a chování cílové skupiny.
4. Šablony pro kreativitu a design
Designéři mohou tyto šablony použít k budování identity značky, psaní obsahu a vytváření kreativních briefů.
📌 Příklad: Šablona ClickUp Design Brief Whiteboard vám pomůže nastínit cíle projektu, vizualizovat průběh návrhu a identifikovat možnosti optimalizace. Tato šablona zajišťuje vyvážený přístup k kreativní vizi, technickým znalostem a obchodním cílům pro úspěšné designové projekty.
5. Šablony pro finance a účetnictví
ClickUp také nabízí šablony, které usnadňují správu finančních a účetních úkolů. K dispozici je dokonce i šablona pro účetní firmy, která jim pomáhá spravovat jejich marketingové aktivity.
📌Příklad: Stresuje vás daňové období? Šablona ClickUp pro přípravu daní vám pomůže spravovat všechna relevantní finanční data na jednom bezpečném místě, organizovat všechny dokumenty podle kategorií a naplánovat připomenutí termínů a dalších důležitých úkolů.
⚙️ Bonus: Získejte šablony návrhových dokumentů, které vám pomohou zefektivnit tvůrčí proces a snadno organizovat projekty.
Jak vytvořit šablonu v ClickUp
Rozebřeme si jednotlivé kroky při vytváření šablon ClickUp, abyste mohli okamžitě ušetřit čas a zlepšit konzistenci. 📄
Krok č. 1: Otevřete položku pracovního prostoru
Nejprve přejděte k položce pracovního prostoru, kterou chcete převést na šablonu. Může to být cokoli od úkolu, seznamu, složky nebo dokonce celého prostoru.
V podstatě otevřete cokoli, co chcete znovu použít jako šablonu.
Krok č. 2: Klikněte na tři tečky
Jakmile máte položku otevřenou, vyhledejte ikonu tří teček (tři tečky) v pravém horním rohu. Kliknutím na ni otevřete nabídku nastavení.
🧠 Zajímavost: Každá LEGO kostka je vyráběna pomocí šablony s přesností tolerance pouhých 0,005 mm, což zajišťuje kompatibilitu napříč generacemi sad.
Krok č. 3: Vyberte šablony
V rozevíracím menu uvidíte možnost Šablony. Vyberte ji a dostanete se ke všem možnostem šablon pro danou položku.
Krok č. 4: Vyberte možnost Uložit jako šablonu
Nyní klikněte na Uložit jako šablonu. Zde můžete aktuální položku převést na opakovaně použitelnou šablonu pro řízení projektů pro budoucí projekty. Můžete také procházet různé šablony.
Krok č. 5: Zadejte název šablony
Zobrazí se vyskakovací okno s výzvou k pojmenování nové šablony. Zvolte název, který je snadno rozpoznatelný a popisuje účel šablony, abyste ji později snadno našli. Klikněte na Uložit šablonu.
Zde je několik přizpůsobení, která můžete přidat:
- Přidejte popis , abyste poskytli kontext o tom, k čemu šablona slouží. To je užitečné pro členy týmu, kteří ji mohou v budoucnu použít.
- Přidejte tagy pro kategorizaci šablony, abyste ji později snadno našli v Centru šablon.
- Vyberte možnosti sdílení a rozhodněte, kdo bude mít k šabloně přístup.
A to je vše! Vytvořili jste si svou vlastní šablonu.
🧠 Zajímavost: V počátcích internetu byly všechny webové stránky programovány od základu. V roce 1994 však konsorcium World Wide Web Consortium (W3C) zavedlo jako první šablony pro webový design pokyny HTML a CSS, díky nimž se tvorba a standardizace webových stránek zjednodušila.
Jak vytvářet šablony pomocí ClickUp Docs
Šablony můžete také vytvářet pomocí ClickUp Docs. Tento nástroj pro spolupráci pomáhá týmům vytvářet, upravovat a spolupracovat na dokumentech přímo v ClickUp. Usnadňuje spolupráci v reálném čase, kdy mohou členové týmu současně upravovat dokumenty, přidávat komentáře a převádět text na proveditelné úkoly, což zajišťuje plynulou komunikaci a efektivní správu pracovních postupů.
Rozebřeme si jednotlivé kroky k vytvoření efektivních šablon dokumentů v ClickUp Docs. ⚓
Krok č. 1: Otevřete Docs Hub
Docs Hub najdete připnutý v postranním panelu, nebo můžete přejít do More a vybrat Docs. Můžete začít nový dokument nebo otevřít existující, který chcete použít jako šablonu.
⚙️ Bonus: Projděte si tento seznam nejlepších šablon ClickUp, abyste našli tu, která se nejlépe hodí pro váš pracovní postup, a usnadněte si práci.
Krok č. 2: Klikněte na tři tečky
Klikněte na menu tři tečky (…) v pravém horním rohu dokumentu. Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Uložit jako šablonu, abyste aktuální dokument uložili jako opakovaně použitelnou šablonu.
Krok č. 3: Pojmenujte svou šablonu
V okně Uložit jako novou šablonu pojmenujte svou šablonu.
Nakonfigurujte možnosti sdílení a rozhodněte, kdo ve vašem pracovním prostoru bude mít k šabloně přístup. Můžete ji ponechat otevřenou pro všechny nebo omezit přístup na konkrétní uživatele.
Klikněte na Uložit šablonu a vaše vlastní šablona bude uložena v Centru šablon.
⚙️ Bonus: Vyzkoušejte bezplatné šablony rozsahu práce, abyste jasně definovali cíle projektu, výstupy a časové harmonogramy.
Krok č. 4: Použijte šablonu na dokument (volitelné)
Pokud nechcete vytvářet šablonu z aktuálního dokumentu, můžete místo toho použít existující šablonu na novou. Po kliknutí na tlačítko s třemi tečkami vyberte možnost Použít šablonu . Otevře se Centrum šablon. Projděte si jej a vyberte si jednu.
Otevřete požadovanou šablonu a klikněte na Použít šablonu. Tím se šablona přidá do vašeho dokumentu ve vybrané šabloně. V tomto příkladu použijeme šablonu ClickUp AI Prompt & Guide for Blog Posts.
ClickUp používáme v podstatě jako sofistikovaný seznam úkolů. Je obzvláště užitečný pro vícestupňové procesy, které opakovaně provádíme a které zahrnují více různých lidí. Pro tento proces vytváříme šablonu, která nám pomáhá zajistit, že nic nezmeškáme, a která usnadňuje (automatickou) komunikaci mezi lidmi, když jsou schopni plnit své úkoly.
ClickUp používáme v podstatě jako sofistikovaný seznam úkolů. Je obzvláště užitečný pro vícestupňové procesy, které opakovaně provádíme a které zahrnují více různých lidí. Pro tento proces vytváříme šablonu, která nám pomáhá zajistit, že nic nezmeškáme, a která snadno (automaticky) komunikuje mezi lidmi, když jsou schopni plnit své úkoly.
Využití šablon pro týmovou spolupráci
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, obsahuje šablony, které vám pomohou splnit úkoly s vaším týmem.
Zde je návod, jak zjednodušit spolupráci a zajistit, aby váš tým pracoval bez problémů.
- Spolupráce v reálném čase: Šablony dokumentů a myšlenkových map umožňují týmům hladce spolupracovat, provádět úpravy, zanechávat zpětnou vazbu a doladit nápady, aniž by si navzájem překážely.
- Vizualizace: Od seznamů a tabulek po Ganttovy diagramy – šablony ClickUp vám umožňují vybrat si ideální zobrazení pro váš pracovní postup. Každý získá jasný přehled o postupu projektu, což zajišťuje transparentnost a správný směr.
- Sladění týmu: Díky šablonám, jako je šablona plánu řízení týmu ClickUp, zná každý od prvního dne svou roli, termíny a odpovědnosti. Už žádné nekonečné řetězce e-mailů nebo roztříštěné poznámky – stačí jeden sdílený prostor, kde je vše pohromadě.
🔍 Věděli jste, že... Graffiti umělci jako Banksy používají šablony, aby mohli během několika sekund nastříkat složité vzory, ale navazují tak na tradici, která sahá až k prehistorickým jeskynním malbám. První lidé foukali pigment přes své ruce na skalní stěny a vytvořili tak jednu z nejstarších forem šablonování.
📖 Přečtěte si také: 10 šablon pro manažery v oblasti technologií a IT týmy
ClickUp Brain
Díky integrovanému ClickUp Brain můžete svůj pracovní postup ještě více zefektivnit. Umělá inteligence dokáže okamžitě rozdělit úkoly, shrnout zmeškané diskuse a poskytnout rychlé odpovědi, aby vaše práce probíhala hladce.
Zrychlete procesy pomocí ClickUp Brain Max
ClickUp Brain Max přináší funkci převodu řeči na text přímo na plochu, takže můžete dokumentovat procesy a ukládat je jako šablony, aniž byste museli vše psát. Místo toho, abyste trávili čas zapisováním každého kroku, stačí mluvit a Brain Max okamžitě převede váš hlas na opakovatelné pracovní postupy, které můžete uložit jako šablony pro budoucí projekty.
Automatizujte pracovní postupy šablon pomocí agentů ClickUp AI.
ClickUp AI Agents mohou běžet na pozadí, aby vaše šablony fungovaly hladce. Od přiřazování podúkolů při použití šablony až po zasílání připomínek nebo upozorňování na prošlé položky – AI Agents zajistí, že vaše standardizované pracovní postupy zůstanou konzistentní, a to bez nutnosti ručního sledování.
Komentáře k přiřazení v ClickUp
ClickUp Assign Comments přemění náhodné zmínky na jasné, proveditelné úkoly.
Úkol se nemusí ztratit v dlouhém chatovém vlákně nebo zapadnout v e-mailu – můžete přiřadit komentář přímo kolegovi z týmu. Ten obdrží oznámení a komentář se stane úkolem s termínem splnění.
A co je ještě lepší? Jakmile úkol dokončí, mohou komentář označit jako vyřešený, čímž se pracovní postupy udržují přehledné a organizované.
📮 ClickUp Insight: Denní objem zpráv se může mezi týmy výrazně lišit, přičemž 20 % členů týmu posílá až 50 zpráv denně, aby našli důležité informace.
ClickUp sdružuje všechny komunikační kanály na jednom místě, takže váš tým může mít přehled o všech úkolech bez zbytečného chaosu.
Osvědčené postupy pro používání šablon ClickUp
Šablony sice šetří čas a zajišťují konzistentnost, ale jejich efektivní využití vyžaduje určitou strategii.
Představíme vám několik osvědčených postupů, které vám pomohou vytěžit maximum z vašich šablon ClickUp. 💁
- Vytvořte knihovnu procesů: V aplikaci ClickUp nastavte „Knihovnu procesů“, abyste mohli všechny své šablony ukládat na jednom místě. Usnadní vám to správu šablon a jejich rychlé nasazení v případě potřeby.
- Standardizujte zobrazení: Použijte šablony zobrazení, abyste zajistili konzistentní zobrazení pracovního prostoru. Standardizace pomáhá vašemu týmu vyhnout se zmatkům a zajišťuje, že všichni mají stejné filtry, nastavení a viditelné sloupce.
- Začněte jednoduše a postupně přidávejte složitost: Začněte se základními šablonami, které pokrývají klíčové pracovní postupy. Jakmile si na ně zvyknete, postupně přidávejte další podrobnosti, jako jsou kontrolní seznamy a popisy úkolů, abyste mohli ClickUp využívat na maximum, aniž byste svůj tým přetěžovali.
- Využívejte vlastní pole s rozvahou: Přidejte do svých šablon vlastní pole ClickUp, abyste zlepšili kategorizaci a filtrování úkolů. Pole jako „Typ úkolu“ a „Kategorie práce“ mohou v budoucnu pomoci zefektivnit správu úkolů a reporting.
- Zaveďte termíny a odhady času: Zaměřte se na relativní načasování (namísto konkrétních dat) úkolů ve svých šablonách, což vám poskytne větší flexibilitu pro různé projekty. Rozdělte úkoly na menší odhady času (ideálně ne delší než čtyři hodiny), abyste získali jasnější přehled o pracovní zátěži.
🔍 Věděli jste? První tabulkový procesor, VisiCalc (1979), byl navržen jako digitální šablona účetní knihy pro účetní, čímž změnil finanční plánování.
📖 Přečtěte si také: Osvědčené postupy ClickUp: tipy a triky pro začátek
ClickUp – předem připravená šablona k úspěchu
Vytvoření šablony ClickUp je malý krok, který má velký význam. Už nemusíte pokaždé začínat od nuly, když spouštíte nový projekt – stačí použít šablonu, upravit detaily a pustit se do práce.
A to nejlepší? ClickUp se neomezuje pouze na šablony. Díky jeho výkonným funkcím pro správu úkolů, automatizaci a spolupráci můžete řídit pracovní postupy celého svého týmu na jednom místě.
Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes! ✅