V agilním projektu může být řešení všech úkolů na seznamu úkolů zdrcující, pokud vy a váš tým nemáte nadlidské schopnosti.
Je to jako dostat mapu pokladu bez značky „X“, která by označovala místo. Každé místo vypadá slibně, ale nemáte tušení, kde začít kopat.
Jaké je tedy tajemství produktivity a řešení nejdůležitějších úkolů jako prvních? Je to jednoduché: stanovení priorit backlogu.
Tato chytrá strategie pomáhá vašemu týmu zvládat všechny konkurenční požadavky a zajišťuje, že nejdůležitější úkoly dostanou přednost.
V tomto článku se podíváme na klíčové způsoby, jak stanovit priority produktového backlogu a dosáhnout svých obchodních cílů.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Prioritizace produktového backlogu pomáhá agilním týmům soustředit se na úkoly s vysokou hodnotou.
- Backlog je dynamický seznam úkolů, funkcí a oprav chyb pro vývoj produktu.
- Mezi klíčové faktory pro stanovení priorit patří zpětná vazba od zákazníků, obchodní cíle, poptávka na trhu, technická proveditelnost, závislosti, rizika a kapacita týmu.
- Klíčovými členy týmu v tomto procesu jsou vlastník produktu, Scrum Master, vývojový tým a zainteresované strany.
- Mezi běžné techniky stanovení priorit patří Stack Ranking, metoda MoSCoW, matice hodnota vs. úsilí, Kano model, RICE skóre a uživatelské příběhy.
- Abyste mohli efektivně stanovovat priority, porozumějte vizi produktu, aplikujte agilní techniky, rozdělte velké úkoly na menší části, sledujte pokrok, komunikujte s týmem a pravidelně přehodnocujte.
- Nástroje jako ClickUp mohou tento proces zjednodušit díky přizpůsobitelným zobrazením, šablonám a sledování pokroku, abyste měli přehled o svém backlogu.
Co je produktový backlog?
Produktový backlog je nezbytným artefaktem scrumu – seznamem úkolů, funkcí a vylepšení, které tým řeší při vývoji produktu. Roadmapa udržuje tým organizovaný a sladěný a zajišťuje, že každý ví, co je třeba udělat.
Zde je několik důvodů, proč je produktový backlog tak důležitý:
- Poskytuje flexibilitu pro přizpůsobení: Umí se přizpůsobit změnám v tržních trendech, potřebách zákazníků a organizačních cílech, díky čemuž zůstává tým agilní a schopný rychle reagovat.
- Vytvoří plán k úspěchu: Zajistí, že budete vždy pracovat na tom, co je nejdůležitější, a sladí vaše úsilí s obchodními cíli.
- Funguje jako hlavní zdroj informací pro tým: Funguje jako centrální referenční bod pro vývojový tým a zajišťuje, aby všichni byli na stejné vlně.
- Rozčleňuje nápady: Přeměňuje obecné koncepty na jasné, proveditelné úkoly, na kterých se snadno pracuje.
- Zaměřuje se na to, na čem záleží: Udržuje tým soustředěný na priority, které přinášejí největší hodnotu, s minimem rozptýlení.
- Posiluje spolupráci: Poskytuje přehled o úkolech a pokroku, čímž zlepšuje týmovou práci a komunikaci napříč celou organizací.
- Pomáhá stanovit priority práce: Pomáhá týmu soustředit se na úkoly podle jejich důležitosti a upřednostnit nejdůležitější úkoly, které je třeba vyřídit jako první.
Produktový backlog Agile Scrum je dynamický seznam požadovaných funkcí nebo plánů. Sprint backlog se zaměřuje na úkoly, které tým bude řešit v daném sprintu.
Každý sprint čerpá úkoly z produktového backlogu, které jsou v souladu s produktovou roadmapou, čímž zajišťuje plynulý pokrok a nepřetržitou obchodní hodnotu.
Porozumění prioritizaci produktového backlogu
Produktový backlog je klíčový pro řízení vývoje produktu v Agile. Ne všechny úkoly v backlogu jsou však stejné.
Představte si, že jste kuchařem v rušné restauraci s komorou plnou surovin (úkolů). Nemůžete uvařit všechno najednou, takže stanovujete priority na základě objednávek – některé vyžadují více času, jiné se připravují rychleji.
Takto funguje stanovení priorit v seznamu úkolů. Jedná se o rozhodnutí, které úkoly je třeba řešit jako první, které mohou počkat a které již nemusí být potřebné. Je to balancování mezi krátkodobými opravami a dlouhodobými vylepšeními, které zajišťuje, že nejdůležitější funkce budou řešeny jako první, aniž by se ztratil přehled o celkovém kontextu.
Než však začnete, musíte znát faktory, které ovlivňují proces stanovování priorit.
Klíčové faktory, které je třeba zohlednit při stanovování priorit produktového backlogu
Prioritizace se zaměřuje na úkoly, které budou mít nejvýznamnější dopad na uživatele a podnikání. Zvažte tyto faktory:
- Zpětná vazba od zákazníků: Co vaši zákazníci chtějí nejvíce? Upřednostněte úkoly, které pro ně budou mít největší význam, na základě požadavků zákazníků.
- Obchodní cíle: Je úkol v souladu s cíli vaší společnosti? Ujistěte se, že práce, kterou upřednostňujete, podporuje dlouhodobé cíle.
- Poptávka na trhu: Potřebujete reagovat na nějaké naléhavé trendy nebo kroky konkurence? Poptávka na trhu může ovlivnit to, na čem byste měli pracovat jako první.
- Technická proveditelnost: Je úkol v současné době technicky proveditelný? Některé položky mohou být obtížnější realizovat kvůli omezeným zdrojům nebo technickým omezením.
- Závislosti: Některé úkoly nelze provést, dokud nejsou dokončeny jiné. Sledujte závislosti a řešte úkoly, které je třeba dokončit jako první.
- Riziko a složitost: Pokud je něco riskantní nebo obzvláště komplikované, může být lepší řešit to dříve, aby se to později nestalo větším problémem.
- Dostupnost zdrojů: Jakou kapacitu má váš tým? Ujistěte se, že máte realistické představy o tom, co lze na základě dostupnosti a dovedností vašeho týmu skutečně zvládnout.
👀 Věděli jste, že: Podniky, které se zaměřují na zákaznickou zkušenost, zaznamenávají 80% nárůst tržeb a ty, které ji upřednostňují, jsou o 60 % ziskovější než ty, které tak nečiní.
Role různých členů týmu při stanovování priorit produktového backlogu
Prioritizace produktového backlogu není individuální záležitostí. Vyžaduje zapojení různých členů produktového týmu, z nichž každý přináší jedinečný pohled. Zde je přehled toho, jak jednotliví členové týmu přispívají:
- Vlastník produktu: PO vede proces stanovování priorit backlogu s ohledem na obchodní hodnotu, potřeby zákazníků a připomínky zainteresovaných stran.
- Scrum Master: Scrum Master usnadňuje proces, zajišťuje, aby tým dodržoval principy Agile, odstraňuje překážky a podporuje PO při stanovování priorit úkolů.
- Vývojový tým: Vývojový tým poskytuje technický vhled do proveditelnosti a složitosti úkolů a ovlivňuje priority na základě náročnosti, závislostí a technických požadavků.
- Zainteresované strany: Jejich zpětná vazba a podněty, jak z pohledu podnikání, tak z pohledu zákazníků, zajišťují, že backlog odráží to, co je pro koncové uživatele a cíle organizace nejdůležitější.
Účinné strategie pro stanovení priorit produktového backlogu
Prioritizace produktového backlogu je nezbytná pro zajištění toho, aby se váš tým soustředil na nejdůležitější úkoly ve vhodných okamžicích. Umožňuje rychlejší dodání hodnoty zákazníkům a zároveň zajišťuje efektivní využití zdrojů.
Zde je několik praktických technik pro stanovení priorit v seznamu úkolů:
1. Hodnocení podle pořadí
Stack ranking je jednoduchá, ale účinná metoda pro seřazení položek backlogu od nejdůležitějších po nejméně důležité.
Rozdělte své úkoly na:
- Položky s vysokou prioritou: Tyto položky se nacházejí v horní části seznamu a dostávají se jim nejprve pozornost.
- Položky s nízkou prioritou: Tyto položky jsou umístěny na konci seznamu a lze se k nim vrátit po dokončení naléhavějších úkolů.
Díky tomu bude vše přehledné, váš tým se bude moci soustředit na to, co je skutečně důležité, a rychle dodávat hodnotu.
📍Příklad:
Představte si, že jste produktovým manažerem mobilní bankovní aplikace. Váš tým se potýká s několika požadavky na nové funkce, včetně:
- Vylepšení biometrického přihlášení (vysoká priorita – zvyšuje bezpečnost a zlepšuje uživatelský komfort)
- Aktualizace uživatelského rozhraní v tmavém režimu (střední priorita – zlepšuje estetiku, ale nemá vliv na funkčnost)
- Přizpůsobitelné motivy aplikací (nízká priorita – příjemná funkce, ale není nezbytná)
Pomocí stack rankingu zajistíte, že se nejprve vyřeší bezpečnostní aktualizace, poté vylepšení použitelnosti, zatímco estetické aktualizace počkají, až budou zavedeny základní funkce. Tímto způsobem se váš tým soustředí na poskytování maximální hodnoty, aniž by se nechal rozptylovat méně důležitými úkoly.
2. Metoda MoSCoW
Metoda MoSCoW je jednoduchý způsob, jak kategorizovat položky backlogu. Rozdělte je do čtyř kategorií:
- Must have: Kritické funkce nezbytné pro správné fungování produktu
- Should have (Mělo by mít): Důležité, ale ne kritické funkce, které mohou vylepšit produkt.
- Could have: Funkce, které jsou příjemné, ale nejsou naléhavé.
- Won't have: Funkce, které nejsou nezbytné pro aktuální iteraci
Díky tomu se váš tým bude moci lépe soustředit na včasné dodání funkcí.
💡Tip pro profesionály: MoSCoW se často kombinuje s timeboxingem, kdy stanovený termín nutí soustředit se na nejdůležitější požadavky.
3. Matice hodnota vs. úsilí
Tato metoda hodnotí každou položku na základě toho, jakou hodnotu přináší a kolik úsilí je zapotřebí k její implementaci. Přidejte své úkoly do čtyř kvadrantů:
- Vysoká hodnota, nízké úsilí: Upřednostněte tyto položky, které mají největší návratnost investic.
- Vysoká hodnota, vysoké úsilí: Důležité, ale může vyžadovat více zdrojů.
- Nízká hodnota, nízké úsilí: Vhodné pro rychlé výsledky nebo nízkou prioritu.
- Nízká hodnota, vysoké úsilí: Nejnižší priorita kvůli vysokým nákladům a nízké návratnosti.
💡Tip pro profesionály: Chcete-li získat přehlednější pohled na své kvadranty, pořiďte si šablonu ClickUp Priority Matrix Template.
4. Kanoův model
Podle společnosti PwC by jeden ze tří zákazníků (32 %) přestal nakupovat u značky, kterou má rád, již po jedné špatné zkušenosti.
Není divu, že spokojenost zákazníků je jedním z hlavních předpokladů obchodního úspěchu.
Kano model je způsob kategorizace funkcí produktu na základě toho, jak ovlivňují spokojenost zákazníků.
Rozděluje funkce do pěti kategorií:
- Základní potřeby: Nezbytné funkce – pokud chybí, zákazníci budou zklamaní, ale jejich přítomnost nemusí nikoho ohromit. U aplikace pro sledování fitness uživatelů očekávají, že bude obsahovat počítání kroků, a jeho absence by byla důvodem k odmítnutí.
- Požadavky na výkon: Čím více jich splníte, tím více se zvýší spokojenost zákazníků, například rychlejší synchronizace aplikace s nositelnými zařízeními – uživatelé ocení, když je aplikace rychlá, a čím rychlejší je, tím jsou spokojenější.
- Potřeba vzrušení: Příjemná překvapení, která předčí očekávání zákazníků. V našem příkladu by to byly personalizované doporučení cvičení založené na umělé inteligenci – zákazníci to neočekávají, ale když to objeví, jsou nadšení.
- Lhostejné potřeby: Funkce, které pro uživatele nemají velký význam. Příkladem jsou přizpůsobitelné barvy ikon aplikací – někteří uživatelé je možná jednou změní, ale nemá to významný vliv na jejich zážitek.
- Opačné potřeby: Funkce, které někteří zákazníci mohou milovat, ale jiní považují za otravné, například neustálé sdílení na sociálních sítích u každého tréninku.
Pomocí Kano modelu můžete stanovit priority pro další práci!
👀 Věděli jste, že: Průzkum Scrum Institute odhalil, že týmy, které pravidelně pořádají grooming meetingy, zaznamenávají o 50 % méně chyb ve svých softwarových verzích ve srovnání s týmy, které tuto zásadní praxi vynechávají.
5. Model hodnocení RICE
Model hodnocení RICE může podpořit stanovení priorit backlogu na základě čtyř klíčových faktorů. Funguje to takto:
- Dosah: Kolik lidí bude tato funkce ovlivňovat? Čím vyšší je dosah, tím významnější je dopad.
- Dopad: Do jaké míry tato funkce zlepší uživatelský zážitek nebo posune podnikání vpřed? Vysoký dopad znamená velké odměny.
- Důvěra: Jak moc věříte svým odhadům dosahu, dopadu a úsilí? Čím větší důvěru máte, tím pevnější je vaše rozhodnutí.
- Náročnost: Kolik času nebo zdrojů bude tato funkce vyžadovat? Čím méně úsilí, tím lepší návratnost.
Přiřazením bodů každému faktoru a výpočtem celkového skóre můžete rychle určit, do kterých iniciativ se vyplatí investovat.
6. Příběhy uživatelů
Uživatelské příběhy popisují vlastnost nebo funkci z pohledu osoby, která ji používá. Pomáhají týmům soustředit se na to, co je třeba vytvořit a proč je to důležité.
📌 Například: Jako zákazník si chci uložit údaje o své kreditní kartě, abych mohl příště rychleji dokončit nákup.
Uživatelské příběhy jsou velmi důležité, protože se zaměřují na potřeby uživatelů a zajišťují, že každá funkce přispívá k řešení reálného problému.
Jak stanovit priority produktového backlogu
Ačkoli se konkrétní postupy mohou lišit tým od týmu, při efektivním stanovování priorit produktového backlogu se obecně uplatňují následující kroky:
Krok 1: Pochopte vizi a cíle svého produktu
Než se pustíte do backlogu, je důležité pochopit vizi a cíle vašeho produktu. Jako artefakt scrumu musí být váš backlog v souladu s těmito cíli, aby se soustředil na nejvýznamnější funkce.
Vaše vize musí i nadále být severní hvězdou, která vede každé rozhodnutí. Zeptejte se sami sebe: Jak každá funkce přispěje k celkovému obrazu? Bezohledné stanovení priorit zajistí, že se na vrchol dostanou pouze ty nejcennější úkoly.
Nastavení projektu v nástroji pro správu produktového backlogu, jako je ClickUp, tento proces zjednodušuje. Přidejte své roadmapy a sprinty do této aplikace pro vše, co souvisí s prací, abyste mohli rychle začít.
ClickUp pro produktové týmy nabízí robustní funkce pro správu produktů, které vašemu týmu pomohou lépe definovat cíle, sledovat pokrok a synchronizovat položky backlogu s vaší vizí.
Potřebujete pomoc s prvními kroky? Začněte pracovat se šablonou ClickUp Backlog Template. Je ideální pro začátečníky i zkušené uživatele a zefektivňuje proces vytváření a kategorizace backlogu PO.
Váš tým může pomocí formuláře pro odeslání ticketu v šabloně přidat své prioritní položky během několika sekund. PO – a zbytek týmu – pak může pomocí šesti předem připravených zobrazení položky projít a seřadit je podle priority.
💡Tip pro profesionály: Pokud jste v oblasti správy backlogu nováčkem, šablony produktového backlogu mohou být užitečným výchozím bodem. Poskytují vám hotové rámce a osvědčené postupy, které můžete okamžitě začít implementovat, čímž ušetříte čas a odstraníte překážky.
Krok 2: Stanovte priority pomocí agilních technik
Nyní, když znáte nejúčinnější techniky agilního stanovování priorit, vyberte si jednu z nich, například metodu MoSCoW nebo Kano, a začněte kategorizovat položky ve svém backlogu.
Nezapomeňte do svého projektu zahrnout stanovení priorit funkcí. To vašemu týmu umožní analyzovat potřeby a požadavky zákazníků, obchodní cíle a technickou proveditelnost.
Tyto metody vám pomohou identifikovat, které funkce mají největší dopad a které lze odložit, aby byly nejdříve dodány ty nejcennější funkce.
ClickUp nabízí různé nástroje, které zjednodušují stanovení priorit. S funkcí ClickUp Task Priorities můžete snadno přiřadit úkolům vysokou, střední nebo nízkou prioritu a podle toho je třídit nebo filtrovat, aby vám neuniklo nic důležitého.
Díky přizpůsobeným zobrazením Clickup můžete vizualizovat úkoly seskupené podle priority v Kanban tabulkách nebo seznamech, používat Ganttovy diagramy k analýze závislostí a časových os a sledovat pracovní zátěž a plánování kapacity pomocí zobrazení Tým.
💡Tip pro profesionály: Nevíte, kde začít? Nechte šablony pro stanovení priorit od ClickUp, aby za vás udělaly těžkou práci!
Krok 3: Rozdělte velké úkoly na menší, zvládnutelné části
Jakmile stanovíte priority svých úkolů, pravděpodobně zjistíte, že některé úkoly jsou příliš rozsáhlé nebo složité na to, aby je bylo možné považovat za samostatnou pracovní jednotku.
Pro řízení projektů metodou Scrum je nezbytné rozdělit tyto nesmírně rozsáhlé úkoly na menší, lépe zvládnutelné podúkoly. Vytvářejte komplexní sady funkcí a nasazujte rozsáhlejší opravy chyb pomocí úkolů a podúkolů ClickUp, které lze dokončit v jediném sprintu.
Například místo toho, abyste se zabývali vágním úkolem, jako je „Vytvořit platební bránu“, rozdělte jej na konkrétní kroky, jako je „Nastavit platební API“, „Navrhnout stránku pro platbu“ a „Otestovat platební funkcionalitu“.
Menší úkoly se snadněji přidělují, sledují a dokončují, což udržuje vysoké tempo práce.
A jakmile nastavíte své dílčí úkoly, využijte kouzlo automatizací ClickUp.
Nastavte automatická upozornění a oznámení, která budou váš tým informovat o pokroku v důležitých úkolech a podúkolech. Automatizace mohou také připomínat členům týmu blížící se termíny, aby nic nezůstalo opomenuto.
💡Tip pro profesionály: Potřebujete robustní šablonu backlogu pro sledování náročných úkolů a pohyblivých cílů? Šablona ClickUp Sprint Backlog Template vám pomůže začít pracovat v mžiku.
Krok 4: Sledujte pokrok
Sledování pokroku je klíčové pro správu backlogu a zajištění toho, aby váš tým postupoval podle plánu. Nejde jen o to vědět, co již bylo dokončeno, ale také včas odhalit potenciální překážky a provést potřebné úpravy.
Jedním ze způsobů, jak toho efektivně dosáhnout, je práce s panely ClickUp, které vám poskytnou přehled o pokroku vašeho týmu v reálném čase. Můžete si vytvořit vlastní panely pro sledování stavu jednotlivých úkolů, funkcí nebo sprintů. To vám umožní měřit rychlost sprintu, identifikovat překážky a podle potřeby upravit směr.
Krok 5: Komunikujte a spolupracujte se svým týmem
Účinná komunikace a spolupráce jsou základem každého úspěšného agilního projektu. Jakmile stanovíte priority a rozdělíte úkoly, je důležité udržovat komunikaci. Pravidelné kontroly, zpětná vazba a otevřené komunikační kanály pomáhají zajistit, že všichni budou jednotní a soustředění na stejné cíle.
📮ClickUp Insight: Přibližně 41 % profesionálů dává přednost instant messagingu pro týmovou komunikaci. Ačkoli nabízí rychlou a efektivní výměnu informací, zprávy jsou často rozptýleny napříč několika kanály, vlákny nebo přímými zprávami, což ztěžuje pozdější vyhledávání informací.
Díky integrovanému řešení, jako je ClickUp Chat, jsou vaše chatové konverzace přiřazeny ke konkrétním projektům a úkolům, takže jsou vaše konverzace vždy v kontextu a snadno dostupné.
Každá složka nebo projekt v ClickUp automaticky dostane svůj vlastní chatovací kanál. Tato organizace umožňuje soustředěné diskuse týkající se konkrétních projektů, aniž by docházelo k zahlcení obecných chatů.
ClickUp Chat využívá umělou inteligenci ke zvýšení produktivity. Funkce jako AI CatchUp shrnují zmeškané konverzace, zatímco AI Task Creation dokáže automaticky generovat úkoly z chatových zpráv, čímž zefektivňuje pracovní postupy.
Důležité zprávy můžete připnout k úkolům, abyste je měli po ruce, a funkce FollowUps vám pomůže sledovat úkoly z konverzací, takže důležité diskuse povedou k realizovatelným úkolům.
Krok 6: Konzistentně vyhodnocujte a upravujte backlogy
Agilní týmy vědí, že klíčem je flexibilita. Produktový backlog není jednorázový úkol – vyžaduje pravidelné revize a úpravy, aby odpovídal měnícím se prioritám, požadavkům trhu nebo novým poznatkům.
Pravidelné třídění backlogu také sladí vaše priority s vizí a cílem produktu.
Díky důslednému hodnocení můžete přehodnotit priority položek, přidat nové úkoly nebo odstranit zastaralé. S pomocí správy úkolů ClickUp můžete snadno upravovat backlog, přesouvat úkoly a přidávat nové položky.
Nastavte pravidelné kontroly nebo synchronizaci s plánem sprintů, aby vaše backlog zůstával relevantní a aktuální. Aktualizace a oznámení v reálném čase informují váš tým o všech změnách, takže se všichni mohou soustředit na nejdůležitější úkoly.
Když je vše řečeno a uděláno, nastavení sprintů může být stejně náročné jako jejich provádění. S šablonou ClickUp Backlogs and Sprints Template může váš PO být v klidu, protože ví, že všechny klíčové úkoly jsou pokryty.
Pokud jste Scrum Master a hledáte šablonu, která vám pomůže udržet backlog v souladu a spouštět sprinty a sprintové retrospektivy na jednom místě, je tato šablona pro vás ideální.
Jeho trojstranný přístup vám pomůže stanovit jasné priority, vytvořit organizované backlogy a sdílet aktualizace s kolegy a vývojáři – to vše v jediném dokumentu.
K internímu sledování našich projektů vývoje softwaru používáme ClickUp. Správa více projektů a týmů mi usnadňuje práci, je to jeden z nejlepších nástrojů, které jsem dosud používal pro řízení svých scrumových a moderních agilních projektů.
K internímu sledování našich projektů vývoje softwaru používáme ClickUp. Správa více projektů a týmů mi usnadňuje práci, je to jeden z nejlepších nástrojů, které jsem dosud používal pro řízení svých scrumových a moderních agilních projektů.
Snadné stanovení priorit vašich úkolů pomocí ClickUp
V agilním týmu by měl být váš produktový backlog mocným nástrojem. Bez neustálých aktualizací a správného stanovení priorit však může váš tým brzdit. Právě v tom vám ClickUp pomůže!
ClickUp vám ulehčí správu backlogu díky intuitivním nástrojům pro organizaci, stanovení priorit a aktualizaci úkolů.
Díky funkcím, jako je stanovení priorit pomocí drag-and-drop a přizpůsobitelná pole pro zvýraznění nejvyšších priorit, ClickUp usnadňuje udržení přehlednosti. Spolupracovní prostory také umožňují plynulý vstup týmu, čímž se váš backlog stává výkonným motorem úspěchu, nikoli překážkou.
Jste připraveni zlepšit správu backlogu a zvýšit produktivitu týmu? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte stanovovat priority jako profesionál!