„Rozdíl mezi úspěšnými lidmi a opravdu úspěšnými lidmi spočívá v tom, že opravdu úspěšní lidé říkají ne téměř všemu,“ řekl jednou Warren Buffet.
Klíčovým slovem je zde „téměř“.
Aby byl člověk úspěšný, musí se umět soustředit na to, co je důležité, a odříznout téměř vše ostatní. Jinými slovy, musí zvládnout přísné a nemilosrdné stanovování priorit. Podívejme se, jak na to.
Co je nemilosrdné stanovování priorit?
Bezohledné stanovování priorit znamená systematicky a důsledně vybírat, na co se v daném časovém období, například v průběhu projektu, měsíce, čtvrtletí atd., zaměříte, a vše ostatní odložit.
Bezohledné stanovování priorit pomáhá v následujících oblastech:
- Dosažení omezených, ale ambiciózních cílů SMART
- Odstraňte rozptýlení, jakmile začnete s úkolem/projektem/sprintem.
- Řízení času a zdrojů při sledování konkrétních cílů
- Zlepšení kvality výstupů a efektivity týmu
Pokud si říkáte, že to zní jako běžné stanovení priorit, co s tím má společného nemilosrdnost? Zde je odpověď.
| Pravidelné stanovování priorit | Bezohledné stanovení priorit |
|---|---|
| Plánování úkolů s nejvyšší prioritou na základě důležitosti, naléhavosti a dostupnosti zdrojů | Výběr nejdůležitějších úkolů na základě obchodní hodnoty a dopadu |
| Zahrnuje také úkoly, které byste měli a mohli mít. | Zahrnuje pouze nezbytné úkoly. |
| Navrženo pro organizaci a plánování projektů | Cílem je eliminovat rozptýlení a umožnit zvýšenou koncentraci. |
| Cílem je dokončit co nejvíce úkolů. | Cílem je vykonat co nejméně úkolů a přitom dosáhnout zvoleného cíle (nebo alespoň jeho významné části). |
| Nabízí volnost zahrnout úkoly podle kontextu | Po nemilosrdném stanovení priorit již není prostor pro vkládání dalších úkolů. |
Proces nemilosrdného stanovování priorit
Paretův princip nebo pravidlo 80/20 říká, že 80 % výsledků pochází z 20 % úsilí. Zaměření se na cenných 20 % a optimalizace práce v těchto oblastech tedy může přinést lepší výsledky.
Ačkoli se to zcela neshoduje, projektové řízení Agile/Scrum/Lean také věří v eliminaci neefektivních procesů za účelem maximalizace výstupu. V podstatě je jedním z klíčových faktorů úspěchu napříč odvětvími umění stanovit priority ve své práci.
Podívejme se, jak můžete vytvořit proces nemilosrdného stanovování priorit a k tomu využít některé klíčové nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp.
1. Pochopte kontext
Než učiníte jakékoli rozhodnutí ohledně stanovení priorit, porozumějte obchodnímu kontextu, cílům, dostupným zdrojům, rizikům atd., které ovlivňují vaše úkoly. Seznamte se se závislostmi a složitostí podnikání. Abyste mohli efektivně stanovovat priority, musíte znát skutečné náklady a oportunitní náklady všeho, co eliminujete.
Myšlenková mapa je skvělý způsob, jak všechny tyto informace spojit dohromady. Myšlenkové mapy ClickUp vám umožňují rozebrat nápady, nakreslit souvislosti, zkrotit složitost a vytvořit jednotný přehled všeho, na čem pracujete.
2. Určete priority
Vytvořte si seznam všeho, z čeho vybíráte.
V softwarovém projektu to mohou být funkce, tikety nebo uživatelské příběhy, na kterých se bude v daném sprintu pracovat. V prodejním týmu to mohou být všechny potenciální zakázky v přípravě, seřazené podle různých fází. V této fázi se ujistěte, že vám nic neunikne, i když se to může zdát irelevantní. Poznamenejte si také konkurenční priority, abyste je mohli později spravovat.
ClickUp Tasks vám pomůže toho efektivně dosáhnout. Chcete-li zdokumentovat kompletní sadu priorit ve vaší působnosti, nastavte je jako projekty, úkoly a podúkoly v ClickUp. Propojte související úkoly. Přidejte další kontext pomocí vlastních polí.
A pak použijte ClickUp Task Priorities k identifikaci toho, na čem budete okamžitě pracovat.
3. Zhodnoťte možnosti
Jediná věc, na které při nemilosrdném stanovování priorit záleží, je hodnota, kterou každá činnost generuje. Někdy to může znamenat míru, do jaké vás daná činnost posouvá k vašim cílům.
To je však ta nejtěžší část. Měření hodnoty každé činnosti, zejména ve srovnání s ostatními, může být náročné. Vytvořte si stupnici a držte se jí. Například marketingové týmy používají bodování potenciálních zákazníků, softwarové týmy používají prioritizaci MoSCoW nebo Kano model a vedoucí pracovníci používají Eisenhowerovu matici. Vyberte si nástroj, který vám vyhovuje.
4. Dělejte těžká rozhodnutí
Cesta k nemilosrdnému stanovování priorit je poseta těžkými rozhodnutími. Je lákavé pracovat na méně důležitých projektech nebo na příliš mnoha úkolech najednou z emocionálních důvodů, například proto, že se jedná o projekt, do kterého je kolega hluboce zapojený nebo do kterého investoval příliš mnoho času atd. Aby však bylo nemilosrdné stanovování priorit úspěšné, musíte učinit těžká rozhodnutí.
Odstraňte vše, co není nejdůležitější součástí vašeho projektu a co nevytváří mimořádnou hodnotu. Abyste však tímto způsobem neohrozili své profesionální vztahy, sledujte další bod.
5. Efektivní komunikace
Jak vidíte, nemilosrdné stanovování priorit znamená činit těžká rozhodnutí. Tak či onak to některé lidi rozčílí. Nejlepší způsob, jak tomu zabránit, je komunikovat proaktivně a empaticky.
Pokud někomu upozaďujete jeho problém, posaďte se s ním a vysvětlete mu své důvody. Ukažte mu, že oceňujete jeho úsilí, ale že jste se rozhodli soustředit se na jiné věci. Vyslechněte jeho námitky a snažte se ho přesvědčit o správnosti svého rozhodnutí.
6. Měření a optimalizace
Bez ohledu na to, jak jste si jisti svým stanovováním priorit, vždy je co zlepšovat. Pro každé časové období, pro které stanovujete priority:
- Změřte výsledky nemilosrdného stanovování priorit z hlediska hodnoty, kterou jste předpokládali.
- Vyhodnoťte hodnotu ztracenou na úkolech, kterým jste snížili prioritu, abyste ověřili, že jste se rozhodli správně.
Pomocí panelů ClickUp můžete sledovat výsledky v průběhu celého projektu. Nastavte si vlastní widgety pro metriky, které považujete za důležité, jako jsou vyvinuté funkce, odstraněné chyby, tržby, zisky atd.
Ačkoli se tento šestikrokový proces jeví jako jednoduchý, může být velmi náročný.
Jak se rozhodujete mezi vývojem funkcí pro zabezpečení dat a integrací GenAI do vašeho produktu? Jak odoláte pokušení věnovat se snadným úkolům namísto složitých úkolů s vysokou přidanou hodnotou? Jak zvládáte odpor týmů, jejichž práce by mohla být odsunuta na druhou kolej?
Máme pro vás několik strategií, které vám pomohou postavit se na pevnou půdu.
Strategie pro zavedení nemilosrdného stanovování priorit
V každé fázi nemilosrdného stanovování priorit se pravděpodobně objeví několik výzev. I když je nemůžete všechny předvídat a předem vyřešit, zde je několik osvědčených postupů, které vám pomohou.
Zaměřte se na hodnotu
Jedinečným a nejdůležitějším důvodem pro nemilosrdné stanovení priorit je hodnota, kterou to přináší pro podnikání. Touto hodnotou může být:
- Dodatečné příjmy (při vývoji nové funkce/produktu)
- Eliminace rizik (při upřednostňování bezpečnosti dat nebo dodržování předpisů)
- Zákaznická zkušenost (při přepracování uživatelského rozhraní nebo školení týmů pro úspěch zákazníků)
- Efektivita (při implementaci nástrojů pro řízení projektů nebo automatizaci)
V závislosti na projektu, na kterém pracujete, se rozhodněte, jaké největší hodnoty chcete dosáhnout. Propojte je s velkými cíli organizace. Poté to promítněte do stanovení priorit úkolů.
Pokud jste například vedoucí marketingu, můžete upřednostnit aktivity zaměřené na konverzi v dolní části trychtýře, abyste uzavřeli více prodejů, místo budování širšího publika. To bude mít přímý dopad na tržby v krátkodobém horizontu, pokud je to vaším cílem.
Buďte rozhodní
Je relativně snadné sedět v pohodlí své kanceláře a činit rozhodnutí. Nicméně, tváří v tvář námitkám a odporu svého týmu, můžete být v pokušení přidat zpět zbytečné úkoly na svůj seznam priorit. To je chyba. Jakmile si stanovíte priority, buďte rozhodní, dokud nedosáhnete toho, co jste si předsevzali.
Aby vaše rozhodnutí byla správná:
- Získejte zpětnou vazbu od všech zúčastněných stran během fáze porozumění kontextu.
- Informujte je s dostatečným předstihem, že budete nemilosrdně stanovovat priority; tím zabráníte tomu, aby byli později překvapeni.
- Provádějte hodnocení vědecky, na základě dat a objektivně, abyste později nezpochybňovali svá rozhodnutí.
- Komunikujte proaktivně, než se v kanceláři začnou šířit drby.
- Vysvětlete své důvody a požádejte o zpětnou vazbu.
Budujte agilitu
Jak jsme již řekli, nemilosrdné stanovování priorit znamená činit těžká rozhodnutí. Například pokud jste provozní manažer, který stanovuje priority projektů, můžete se rozhodnout pozastavit experimentální projekt, když dojde ke zpomalení ekonomiky.
Bezohledné stanovování priorit však není omluvou pro nečinnost. Pokud se situace dramaticky změní, musíte být schopni se rychle přizpůsobit. V předchozím příkladu, pokud váš experimentální projekt souvisel s umělou inteligencí, měl by být rychlý vzestup ChatGPT dobrým důvodem k strategickému přehodnocení vašich priorit.
Využijte nemilosrdné stanovování priorit v různých kontextech
Bezohledné stanovování priorit je skvělým nástrojem v mnoha oblastech. Například spisovatelka může bezohledně upřednostnit dokončení svého románu, a proto zruší všechny schůzky týkající se nových projektů, společenský život nebo jiné volnočasové aktivity. Sportovec může upřednostnit několikaměsíční intenzivní trénink před olympijskými hrami a vyřadit dezerty, reklamní smlouvy nebo volný čas. Obchodník může pro time management využít teorii sklenice okurek.
Ve všech těchto případech může být nesmírně užitečná schopnost soustředit se pouze na jednu věc. Podívejme se, jak to můžete aplikovat ve svém pracovním životě.
V projektovém řízení
Dobré řízení projektů spočívá v důsledném plnění správných úkolů. V rámci tohoto úsilí zahrnuje stanovení priorit projektu:
- Porozumění cílům projektu, milníkům a pokroku u každého z nich
- Rozdělte projekt na úkoly, které vedou k dosažení cíle.
- Identifikace závislostí a možností zpoždění
- Budování systémů, které zabrání vykolejení
Robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, může v tomto ohledu dokázat zázraky. ClickUp Goals vám pomůže nastavit si cíl, který můžete sledovat na základě pokroku v konkrétních úkolech. Ganttův diagram je skvělý pro vizualizaci závislostí a odstranění překážek bránících efektivnímu řízení priorit.
A co víc? ClickUp Automations zvládne veškerou náročnou práci, takže se můžete soustředit na to, jak rychleji pracovat na svých prioritách.
V agilním vývoji softwaru
Stanovení priorit je jedním ze základních principů agilního vývoje softwaru. Jedním z principů agility je totiž „umění maximalizovat množství neodvedené práce“. Týmy používají agilní techniky stanovení priorit, aby se rozhodly, co vytvoří pro každý sprint, který obvykle trvá dva týdny.
Platforma určená pro agilní řízení projektů vývoje softwaru již bude obsahovat nástroje a šablony pro stanovení priorit. Například šablona Priority Matrix Template od ClickUp vám pomůže organizovat úkoly v mřížce 2×2 a měřit jejich důležitost a naléhavost.
V oblasti lidských zdrojů
V oblasti získávání talentů se říkává: „Pokud to není jednoznačné ano, je to jednoznačné ne.“ To znamená, že pokud personalista není zcela přesvědčen o vhodnosti kandidáta, neměl by být přijat. V podstatě jde o to, nemilosrdně vyřadit profily, které neodpovídají požadavkům.
Většina vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů tráví svůj čas rozdělováním priorit mezi klíčové pozice, které je třeba obsadit, navrhováním struktury odměňování, vytvářením strategií pro iniciativy v oblasti diverzity a řešením stížností zaměstnanců. Když přijdou požadavky, všechny jsou prezentovány jako naléhavé a důležité.
Dobrý vedoucí personálního oddělení musí být schopen nemilosrdně stanovovat priority iniciativ. Můžete se podívat na přepracování odměňování v příštím čtvrtletí? Pak to přesuňte. Máte nedostatek náborářů pro pozice v přípravě? Omezte přípravu. Chce PR tým, abyste udělali rozhovor pro Vogue? Odmítněte a doporučte někoho jiného, pokud výsledky employer brandingu nejsou významné.
Stanovení priorit, ať už je jakkoli nemilosrdné, je individuální úkol. Rozhodování je úkolem jednotlivce nebo týmu. Vaší největší výzvou je implementace těchto priorit a udržení správného kurzu. Právě v tomto ohledu může být projektový software jako ClickUp nesmírně užitečný.
Jak software pro řízení projektů, jako je ClickUp, usnadňuje nemilosrdné stanovování priorit
V různých scénářích jsme viděli, jak správné nástroje a šablony mohou pomoci při správném rozhodování o prioritách. Zde je stručné shrnutí.
ClickUp Tasks: Rozdělení složitých projektů na zvládnutelné úkoly vám pomůže uvidět vše, co je třeba zvážit před stanovením priorit.
Priority úkolů v ClickUp: Rozhodli jste se, co je prioritou? Označte to jako prioritu v ClickUp, aby všichni věděli, na co se mají soustředit.
ClickUp Goals: Primárním cílem nemilosrdného stanovování priorit je dosažení cílů. Nastavte si cíle pro dokončení úkolů v ClickUp Goals a sledujte svůj pokrok v reálném čase. Čelíte zásadní změně? Přizpůsobte se a buďte agilní s veškerými informacemi o projektu na dosah ruky díky ClickUp.
Šablony pro stanovení priorit: Stanovení priorit může být obtížné. I když rozhodnutí je na vás, ClickUp zjednodušuje rozhodovací proces pomocí předem navržených šablon založených na populárních rámcích, jako je Eisenhowerova matice.
Zobrazení pracovní zátěže ClickUp: Možná budete chtít upřednostnit řadu věcí, ale pokud nemáte prostředky k jejich realizaci, nemá to smysl. Použijte zobrazení pracovní zátěže ClickUp, abyste získali jasný přehled o tom, kdo co dělá, kdo je k dispozici a koho lze přeřadit.
Výhody a výzvy nemilosrdného stanovování priorit
Je zřejmé, že nemilosrdné stanovování priorit není snadný úkol. Nejenže je náročné stanovit priority, ale stejně tak je obtížné tyto priority realizovat a soustředit se na ně s jedinou myšlenkou. Proč to tedy dělat?
Výhody nemilosrdného stanovování priorit
- Zaměření: Nemilosrdné stanovování priorit umožňuje týmům pracovat na jedné věci najednou, bez rozptylování a s hlubokým, nerušeným soustředěním.
- Jasnost: Stanovením priorit vedoucí pracovníci prokazují svým týmům jasnost myšlení a jednání, čímž minimalizují zmatek a přetížení.
- Kontrola: Standardní postup je stanovit priority pro 1–3 cíle/činnosti najednou. To umožňuje vedoucím pracovníkům kontrolovat provoz a v případě potřeby zasáhnout.
- Vyhněte se syndromu „lesklých předmětů“: Pomáhá týmům eliminovat rozptýlení, zejména ze strany nových technologií a produktů.
- Větší šance na úspěch: Jelikož nemilosrdné stanovování priorit se intenzivně zaměřuje na hodnotu nebo návratnost investic, jsou šance na výsledky založené na hodnotě vyšší.
- Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem: Týmy, které znají své priority, dokážou dobře hospodařit se svým časem a těšit se z lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
To však neznamená, že tato technika nemá své výzvy.
Výzvy nemilosrdného stanovování priorit
Definice hodnoty: V projektovém managementu, marketingu, HR atd. může být definování pojmu „hodnota“ výzvou. Abyste se tomu vyhnuli, vyberte si vlastní kritéria. Prodiskutujte s vedoucími pracovníky, jaká metrika je pro hodnotu jednotlivých úkolů nejvhodnější.
Krátkozrakost: Někdy může projektový manažer nemilosrdně stanovovat priority úkolů na následující dva týdny, aniž by bral v úvahu, co bude následovat, a tím narušit dlouhodobé projekty. Tomu se vyhnete tím, že budete stanovovat priority okamžité práce s ohledem na dlouhodobé cíle.
Vyhýbání se konfliktům: Vedoucí pracovník, který se bojí rozladit lidi stanovováním priorit, může nechtěně učinit nesprávná rozhodnutí. Naučte se být rozhodní. Zvažte zapojení kouče, který vám pomůže překonat konflikty a potřebu zavděčit se ostatním.
Velké neúspěchy, pokud vůbec nějaké: Pokud je váš proces stanovování priorit chybný a vynakládáte prostředky na projekty, které nepřinášejí žádnou hodnotu, vaše neúspěchy mohou být mnohem větší, než kdybyste své sázky rozložili.
Vyhněte se velkým neúspěchům tím, že budete činit promyšlená rozhodnutí o prioritách. Vyberte si správnou definici hodnoty. Ověřte ji u kolegů a vedoucích pracovníků. A především buďte agilní. Sledujte pokrok a buďte připraveni se přizpůsobit, pokud věci nepůjdou podle plánu.
Další věcí, kterou můžete udělat, je využít sílu výrazu „Teď ne“. Místo toho, abyste méně důležité úkoly zcela eliminovali, odložte je na později, na přesně stanovený čas.
Síla „ne teď“ v nemilosrdném stanovování priorit
Pokud vezmete slova Warrena Buffeta doslova, budete se přirozeně obávat odmítnout nápady svého týmu. Jednoznačné „ne“, zejména v kontextu, kdy se nejedná o prioritu, může bránit inovacím a ovlivnit morálku zaměstnanců.
Mnohem lepší a otevřenější reakcí je říct „Teď ne“ a následně uvést své důvody. Když vývojář přichází s nápadem přidat novou funkci, můžete říct: „Teď ne, protože to není v plánu, který jsme si stanovili pro tento čtvrtletí. Ale pojďme to znovu prodiskutovat ve čtvrtém čtvrtletí.“
Tím, že uznáte nápady a podpoříte experimentování, ale zároveň nemilosrdně stanovíte priority na základě hodnoty, můžete vytvořit udržitelnější pracovní prostředí. Můžete využít fyzickou, kreativní a emocionální energii členů svého týmu k budování toho, na čem záleží.
V jistém smyslu můžete minimalizací svých projektů minimalizovat také nasazené prostředky, servery, datová centra, výpočetní výkon atd. a podpořit tak štíhlejší a efektivnější provoz.
Osvojte si nemilosrdné stanovování priorit s ClickUp
Říká se, že pokud pracujete na všem najednou, nic nedokončíte. Často je pro dosažení odvážných a ambiciózních cílů nutné vybrat si jednu cestu a soustředit se na ni tak, abyste se od ní nikdy neodchýlili.
To platí zejména v znalostní ekonomice, kde jsou energie omezené, talent je těžké sehnat a iniciativy zaměřené na řešení problémů jsou neustále vystaveny riziku, že budou narušeny důležitými překážkami. Často je jediným způsobem, jak maximalizovat talent a energii, které máme, praktikovat nemilosrdné stanovování priorit.
Seznamte své nápady. Seřaďte své úkoly. Pracujte na tom, co je důležité. Oddělte zrno od plev.
S ClickUpem snadno upřednostňujte práci s vysokou hodnotou. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.