Je frustrující si uvědomit, že jste mohli získat lepší nabídku, poté co jste se již zavázali k spolupráci s dodavatelem, že? Ať už se jedná o plánování akcí nebo řízení projektů, roztříštěné e-maily a chaty ztěžují srovnání nabídek dodavatelů.
Proto žádost o cenovou nabídku (RFQ) věci zjednodušuje. RFQ jsou formální dokumenty zasílané dodavatelům za účelem získání informací o cenách zboží nebo služeb. Zlepšují komunikaci, pomáhají spravovat rozpočty a přinášejí maximální hodnotu.
Pokud však chcete něco lepšího a bezproblémového, použijte šablonu RFQ připravenou k okamžitému použití. Díky předem navrženým klíčovým datovým polím šetří čas a zvyšuje produktivitu.
Abychom vám ušetřili námahu s hledáním, vybrali jsme pět nejlepších šablon RFQ v Excelu. Navíc vám představíme další šablony od ClickUp, veterána v oblasti projektového řízení.
Co dělá šablonu RFQ v Excelu dobrou?
Než se pustíte do výběru nejlepší šablony RFQ v Excelu, je důležité vědět, co hledat. Bez ohledu na vaše obchodní potřeby, zde je několik věcí, které šablonu činí efektivní:
- Standardizujte zadávání dat: Vyberte řešení s datovými poli, která pomáhají standardizovat typy odpovědí. Zvolte prvky pro ověřování dat, jako jsou rozevírací seznamy a zaškrtávací políčka, abyste snížili počet chyb a zjednodušili sběr dat.
- Zjednodušuje výpočty: Vyberte nástroje s předem připravenými vzorci pro automatické výpočty nákladů nebo zvýrazněte nejlepší nabídky. Upřednostňujte pravidla podmíněného formátování, která usnadňují rozhodování díky snadno rozpoznatelným detailům.
- Vylepšené přizpůsobení: Využijte šablony RFQ, které lze snadno upravit tak, aby vyhovovaly jakýmkoli projektovým potřebám. Úpravou kategorií nebo přidáním nových polí zajistíte, že se vaše RFQ hladce začlení do jakéhokoli pracovního postupu.
- Zlepšuje komunikaci: Vyberte si řešení s jasně definovanými požadavky a termíny. Vyberte si šablony s vyhrazeným prostorem pro poznámky nebo konkrétní pokyny pro dodavatele, aby byly všechny podrobnosti transparentní a dobře sladěné.
💡 Tip pro profesionály: Při výběru šablon upřednostněte vizuální design. RFQ jsou sice nezbytnými obchodními nástroji, ale díky poutavému designu se snáze vyplňují a jsou interaktivnější.
5 nejlepších šablon RFQ v Excelu
Šablony RFQ jsou vynikajícím způsobem, jak zajistit konzistentnost, efektivitu a přesnost při shromažďování nabídek dodavatelů. Zde se podíváme na pět nejlepších šablon RFQ v Excelu, které vám pomohou snadno a profesionálně spravovat vaše potřeby v oblasti nákupu.
1. Šablona žádosti o cenovou nabídku od Vertex42
Šablona žádosti o cenovou nabídku od Vertex42 obsahuje informace o dodavateli, údaje o zákazníkovi a název služby. Umožňuje dodavatelům aktualizovat platnost cenové nabídky, aby bylo možné přijímat informovaná a včasná rozhodnutí.
Šablona také obsahuje speciální tabulku pro žádosti o služby a odpovídající poplatky a umožňuje dodavatelům potvrdit daň ze služeb pro hladké zpracování plateb. Obsahuje také užitečného průvodce, který usnadňuje porozumění a vyplnění.
Hlavní funkce:
- Automaticky vypočítávejte daně u konkrétních položek pomocí vestavěné podmíněné logiky.
- Porovnejte nabídky více dodavatelů pomocí dvou specializovaných pracovních listů pro nabídky.
Ideální pro: Podniky, které hledají podrobné srovnání poptávek včetně daní.
➡️ Další informace: 10 bezplatných šablon žádostí o služby, které zjednoduší pracovní postupy správy služeb
2. Šablona žádosti o cenovou nabídku na cateringové služby od Template.net
Šablona žádosti o cenovou nabídku pro cateringové služby od Template.net je ideální pro jednostránkové žádosti o cenovou nabídku. Řešení se otevírá prostorem pro klíčové kontaktní informace a termíny cenových nabídek.
Obsahuje také jednoduchou tabulku s popisem služeb, množstvím, cenou, jednotkou a součty po řádcích a na konci je výpočet daně, celková částka a smluvní podmínky.
Další výhodou je, že toto řešení je k dispozici ve formátech Google Sheets, Docs a Microsoft Word.
Hlavní funkce:
- Díky předem připraveným vzorcům budou aktualizace nákladů jednoduché a bez lidských chyb.
- Zajistěte jasný tok informací s podrobnostmi o dodavateli a zadavateli, včetně kontaktních údajů.
Ideální pro: Organizátory akcí nebo firmy, které potřebují cateringové služby
3. Šablona účetní nabídky od Template.net
Hledáte nabídku finančních služeb? Šablona nabídky účetních služeb od Template.net nabízí efektivní a strukturované řešení. Tato šablona RFQ v Excelu obsahuje čtyři klíčové listy, které umožňují efektivní správu nabídek.
List s nabídkami zachycuje údaje o klientech a dodavatelích a zároveň vypočítává sazby za služby. List služeb zaznamenává sazby za jednotlivé služby a listy klientů a zaměstnanců zaznamenávají klíčové kontaktní údaje, jako je pozice, e-mail a telefonní číslo.
Výjimečnou funkcí je referenční vzorec, který vám umožňuje vybrat službu a množství a zároveň automaticky načíst související podrobnosti z propojených listů.
Klíčové vlastnosti:
- Optimalizujte zadávání dat s důrazem na rozevírací seznamy a odkazy.
- Poskytujte přesné nabídky s přihlédnutím k dani z prodeje a slevám v konečné ceně.
Ideální pro: Projektové týmy a firmy, které chtějí outsourcovat finanční služby, a pro firmy nebo účetní, kteří spravují složité nabídky.
4. Šablona formátu nabídky od Vyapar
Šablona formátu nabídky od Vyapar je určena pro ty, kteří chtějí kombinovat fakturaci a nabídky. Šablona obsahuje základní části RFQ, od údajů o společnosti po ceny položek, hodnoty daní a celkové částky.
Umožňuje také přidat stav platby a zůstatek na účtu v případě neuhrazených pohledávek. Šablona obsahuje prostor pro poznámky týkající se konkrétních dodacích podmínek. Obsahuje také část pro prohlášení pro zákazníky, kteří spravují citlivé služby nebo zásady.
Klíčové vlastnosti:
- Zahrňte obchodní doklady a formální potvrzení s místy pro podpisy.
- Zohledněte regionální a produktové daňové sazby pomocí procenta u každé položky.
Ideální pro: Malé podniky a týmy, které potřebují jednoduché nabídky pro nové potřeby v oblasti nákupu, a dodavatele, kteří chtějí standardizovat formáty nabídek a faktur.
5. Šablona pro cenovou nabídku s výpočtem daně od společnosti Microsoft
Potřebujete řešení pro nabídky pro svou rozmanitou sadu služeb? Šablona Microsoft Price Quotation with Tax Calculation Template je univerzální a vizuálně atraktivní šablona RFQ v Excelu. Obsahuje podrobné popisy produktů, výpočty daní a informace o dopravě, aby bylo možné poskytovat profesionální nabídky.
Tato šablona Excelu má také přehledné rozvržení a vestavěné vzorce pro přesné výpočty celkových částek a daní. Kromě toho lze snadno upravit barvy, podmínky a formáty tak, aby odpovídaly tématu vaší značky.
Hlavní funkce:
- Okamžitě aktualizujte hodnoty daně z prodeje pomocí buňky s nastavitelnou sazbou daně.
- Propojte obchodní aspekty nabídky s datovými poli pro platební podmínky, pojištění odpovědnosti a datum dodání.
Ideální pro: Organizace, které se zabývají více požadavky na produkty a služby, jako je zdravotnictví a doprava.
➡️ Další informace: Potřebujete řešení, jak určit, s kterými dodavateli spolupracovat? Podívejte se na těchto deset praktických šablon žádostí o informace (RFI).
Omezení používání šablony RFQ Excel
Excel je skvělý pro práci s čísly, ale jako software pro správu nabídek má několik omezení. Zde je několik nevýhod, které je třeba mít na paměti, než začnete používat šablonu RFQ v Excelu:
- Vyžaduje ruční aktualizace: Aktualizace dat je z velké části ruční, což zvyšuje pravděpodobnost lidské chyby. Vyžaduje neustálou pozornost, aby byla zajištěna přesnost vzorců a datových polí.
- Omezená spolupráce: Excel neumožňuje simultánní úpravy, což vede ke konfliktům verzí a komunikačním mezerám. Týmy jsou tak nuceny spoléhat se na e-maily nebo sdílené disky, což vede k neefektivitě a brání aktualizacím a rozhodování v reálném čase.
- Omezená škálovatelnost: Je obtížné zpracovat rostoucí počet poptávek s více položkami nebo dodavateli. Excel vyžaduje vytvoření samostatných souborů pro každou poptávku, což komplikuje organizaci, a není kompatibilní s pracovními postupy, což snižuje efektivitu a schvalování nabídek.
- Nedostatek přehledů a automatizace: Všechny výpočty v Excelu vyžadují pečlivé ruční zadávání, vytváření pravidel a ověřování dat. Excel nemá analytické nástroje ani automatizaci úkolů, které by usnadňovaly zapojení dodavatelů a další prvky projektu.
- Omezená integrace: Nástroj nelze snadno propojit s důležitými systémy, jako jsou CRM, procesy nákupu nebo moduly ERP. To vede k vytváření datových sil, ztěžuje centralizaci a komplikuje analýzu klíčových metrik.
🔍 Věděli jste? Existují specializovaná softwarová řešení pro žádosti o nabídky (RFP), která vám pomohou vypracovat, kategorizovat a odeslat obchodní nabídky potenciálním zákazníkům.
Alternativní šablony RFQ pro Excel
Vzhledem k omezením programu Excel se tento program ani zdaleka nevyrovná specializovaným řešením pro RFQ nebo RFP. Jste omezeni rigidními datovými buňkami, které nemusí nutně vyhovovat procesu nákupu. S ohledem na to je přirozené hledat alternativu.
Žádosti o nabídku hrají klíčovou roli při realizaci projektů a poskytování služeb. Proto platforma pro správu projektů, jako je ClickUp, nabízí mnohem lepší řešení.
Díky automatizaci, robustní správě nabídek, více než 30 výkonným funkcím a více než 1000 integracím ClickUp zjednodušuje poptávky a pomáhá efektivně zajistit špičkové služby.
Potřebujete ještě trochu přesvědčit? Zde je srovnání obou nástrojů:
| Funkce | Excel | ClickUp |
|---|---|---|
| Spolupráce | ❌Žádná editace v reálném čase | ✅🏆Spolupráce v reálném časeHladké sdíleníKomplexní funkce chatu |
| Automatizace | ➖Základní ruční zadávání pro výpočty | ✅🏆Okamžité a automatizované výpočtySpeciální připomenutí a oznámení |
| Škálovatelnost | ➖Obtížné spravování více RFQ | ✅🏆Snadno zvládněte více projektů a RFQ |
| Integrace | ❌Žádná přímá integrace mimo ekosystém Microsoftu | ✅🏆Více než 1000 integrací s jinými nástroji Integrovaný software CRM, HR a Sales |
| Správa verzí | ➖Ruční sledování verzí | ✅🏆Automatická kontrola verzí a aktualizace |
| Správa nabídek | ❌Žádné funkce pro správu | ✅🏆Robustní správa úkolů Generování obsahu pomocí umělé inteligence Analytické přehledy, dashboardy a reporty v reálném čase |
1. Šablona žádosti o cenovou nabídku ClickUp
Šablona ClickUp Request for Quote je ideální pro správu nabídek na jakékoli služby nebo produkty. Šablona dokumentu má jednu stránku, která obsahuje vše, co potřebujete v RFQ.
Kromě základních kontaktních údajů obsahuje také obchodní podmínky a výpočty nabídek. Šablona obsahuje také speciální sekci pro zvláštní pokyny. To je ideální pro témata, která vyžadují zvláštní pozornost nebo další jednání.
Hlavní funkce:
- Vytvářejte a delegujte úkoly z libovolného textu v dokumentu pomocí ClickUp Tasks.
- Sdílejte RFQ hladce díky různým možnostem sdílení odkazů a exportu.
Ideální pro: Týmy, které hledají plynulé řízení RFQ a integraci úkolů a všechny účely nákupu.
2. Šablona nabídkového formuláře ClickUp
Šablona nabídkového formuláře ClickUp vylepšuje správu nabídek pro klienty a dodavatele. Tato alternativní šablona RFQ nabízí devět přizpůsobených zobrazení, která vám pomohou efektivně se soustředit na každou fázi procesu RFQ.
Začíná to jednoduchým specializovaným formulářem pro zadávání požadavků, který slouží k zaznamenání nejnovějších požadavků na služby. Šablona také obsahuje přehled pro shrnutí nových požadavků a vyhodnocení proveditelnosti před zapojením příslušných zainteresovaných stran.
Díky zobrazení Kanbanové tabule je sledování stavu a kategorie každé poptávky snadné. Navíc obsahuje kalendářové zobrazení, které umožňuje sladit nabídky s harmonogramem projektu.
Hlavní funkce:
- Spravujte a převádějte více RFQ pomocí seskupení podle stavu.
- Sdílejte přesné náklady na služby pomocí vlastních polí, jako jsou zkušenosti, čas a počet zaměstnanců.
Ideální pro: Malé podniky a týmy, které hledají přístup k řízení poptávek založený na stavu.
➡️ Další informace: 10 nejlepších šablon formulářů žádostí o projekt pro týmy
3. Šablona formuláře nabídky služeb ClickUp
Chcete řídit produktivitu týmu a optimalizovat poptávky? Šablona formuláře pro nabídku služeb ClickUp je skvělou volbou.
Tato šablona vám pomůže snadno vytvořit podrobné a profesionální nabídky služeb. Ušetří vám také čas díky připravenému formuláři, do kterého můžete zadat potřebné informace o službách, aby vaše poptávky byly konzistentní a neunikly vám žádné důležité detaily.
Šablona umožňuje komplexní správu nabídek díky deseti vlastním polím a pěti specializovaným zobrazením. Tyto klíčové prvky se také podrobně zabývají specifiky služeb a potenciálními časovými harmonogramy. Navíc usnadňuje plynulou komunikaci prostřednictvím komentářů, reakcí a přiřazování úkolů.
Hlavní funkce:
- Přiřazujte úkoly na základě popisu projektu RFQ a kapacit týmu pomocí integrovaného zobrazení pracovní zátěže ClickUp.
- Udržujte všechny účastníky a všechny akční plány RFQ na stejné stránce pomocí speciálního nástroje pro zasílání zpráv, ClickUp Chat.
Ideální pro: Týmy zaměřené na služby s velkým objemem poptávek
➡️ Další informace: 10 bezplatných šablon obchodních cenových nabídek v programech Word a Excel
4. Šablona návrhu rozpočtu ClickUp
Šablona návrhu rozpočtu ClickUp je navržena tak, aby schválila váš rozpočet s nejnovějšími nabídkami. Tato alternativa k Excelu vám umožňuje zohlednit všechny relevantní náklady RFQ před schválením.
Hlavní list šablony dokumentu obsahuje přehledné časové osy a podrobnosti projektu. Má šest podstránek pro personál, logistiku, materiály a výpočty událostí. Tím je zajištěno, že ve svém zásobování zohledníte všechny nejlepší nabídky.
Přehlednou prezentaci RFQ lze také přizpůsobit pro outsourcing celých projektů nebo akcí. Každá tabulka mapuje mezifunkční náklady, aby RFQ odpovídaly správným nákladovým střediskům.
Klíčové vlastnosti:
- Strukturovejte a prezentujte celé přehledy RFQ pomocí podstránky se shrnutím zaměřeným na nejdůležitější body.
- Vytvářejte automatizované souhrny a získejte analytické informace pro odůvodnění nákladů pomocí integrovaného asistenta AI, ClickUp Brain.
Ideální pro: Projektové týmy, které integrují RFQ do podrobných rozpočtů projektů
5. Šablona žádosti o grant ClickUp
Šablona žádosti o grant ClickUp pomáhá firmám zlepšit správu RFQ a pracovní postupy prostřednictvím cílených snah o financování projektů.
Obsahuje klíčová datová pole, jako jsou úkoly financování, počáteční náklady a metriky výkonu. Šablona také zajišťuje odpovědnost tím, že mapuje priority úkolů, termíny a odpovědnosti. Tento strukturovaný přístup usnadňuje sledování pokroku ve financování výzkumu.
Díky seskupení úkolů podle fáze návrhu umožňuje šablona podávat praktické nabídky RFQ. Obsahuje také zobrazení harmonogramu projektu, které umožňuje sladit návrhy RFQ s milníky vašeho projektu. Ať už se jedná o sourcing služeb nebo přípravu žádostí o financování, tato šablona zajišťuje přesné a dobře sladěné cíle grantů.
Hlavní funkce:
- Zlepšete správu nabídek díky automatickým aktualizacím úkolů a sledování času.
- Rozlišujte priority financování grantů pomocí jasné dokumentace fakturovaných hodnot, vyrovnaných nákladů a výsledků.
Ideální pro: Organizace spravující pracovní postupy RFQ se zaměřením na projekty financované z grantů
6. Šablona obchodní nabídky ClickUp
Pokud chcete integrovat RFQ do svého obchodního plánování, je šablona obchodní nabídky ClickUp komplexní volbou. Šablona nabízí předem připravené zobrazení seznamů, které sledují každou fázi procesu RFQ, od počáteční žádosti až po konečné podání.
Vlastní pole této šablony zachycují důležité podrobnosti, jako jsou požadavky na služby, očekávaný rozpočet a informace o dodavateli. Kromě toho obsahuje připravené e-mailové šablony pro zasílání profesionálních zpráv potenciálním dodavatelům.
Potřebujete trochu více pokynů? ClickUp obsahuje průvodce pro začátečníky, který vás provede celým procesem. Tato bezplatná šablona RFQ je komplexním řešením pro správu nových obchodních příjmů a získávání nejlepších obchodních příležitostí.
Hlavní funkce:
- Zobrazte míru dokončení každé nabídky RFQ pomocí přizpůsobeného zobrazení kroků obchodní nabídky.
- Oslovte dodavatele ohledně žádostí o nabídku s vysokou prioritou pomocí kombinace šablon e-mailů a seznamu priorit v reálném čase.
Ideální pro: Společnosti, které vytvářejí RFQ v souladu s růstem podnikání a generováním příjmů.
7. Šablona návrhu služeb ClickUp
Šablona nabídky služeb ClickUp je navržena tak, aby poskytovala konkrétní nabídky RFQ s tak jemnými nuancemi, jako jsou služby. Tato strukturovaná profesionální šablona pokrývá všechny nezbytné informace, od kontaktních údajů po rozsah služeb.
Šablona také umožňuje firmám jasně nastínit popis projektu, pozadí společnosti a cíle. Obsahuje klíčové prvky, jako jsou výstupy, závislosti a odhadované časové harmonogramy, které jsou ideální pro realistický rozpis nákladů.
Obsahuje také sekce pro jednání o cenách, finální podpisy a loga společností. Šablonu lze snadno přizpůsobit tak, aby odpovídala tématům vaší značky.
Klíčové vlastnosti:
- Snadno upravujte sekce pro komplexní cenové modely, včetně odstupňovaných cen nebo balíčků služeb, aby lépe odpovídaly potřebám klientů.
- Spolupracujte s členy týmu nebo zainteresovanými stranami před finálním odesláním poptávky díky živé editaci a různým oprávněním.
Ideální pro: Podniky, které hledají nabídky RFQ s flexibilními cenovými modely
8. Šablona žádosti o projekt a schválení ClickUp
Šablona ClickUp Project Request and Approval Template je řešení, které poskytuje okamžitý přehled o stavu vašich RFQ a procesu podávání nabídek.
Toto bezplatné řešení pro správu požadavků generuje nové úkoly s podrobnostmi, jako je popis, priorita, časový harmonogram a zdroje. Sleduje vývoj strategií nákupu pomocí přírůstkových vlastních stavů, jako jsou nové požadavky, recenze a schválení.
Šablona umožňuje snadnou úpravu, stažení úkolů a integraci pracovních postupů a disponuje bezpečným oprávněním k profesionálnímu zpracování všech zapečetěných nabídek.
Hlavní funkce:
- Zobrazte si všechny jednání a vývoj RFQ ve speciální složce s plánem.
- Dokončete úkoly RFQ před termínem podání pomocí seskupení stavů a zobrazení Kanban.
Ideální pro: Projektové manažery a týmy, které upřednostňují jediné řešení pro zpracování poptávek od fáze požadavku až po schválení.
🏆 Bonus: Zde najdete komplexního průvodce, jak zvládnout marketingové žádosti o nabídky, pokud uvažujete o oslovení externí marketingové agentury pro vaši příští kampaň.
Zefektivněte nové požadavky na nákup pomocí ClickUp
Šablona RFQ je klíčová pro zajištění nejlepších cen od dodavatelů a zlepšení vyjednávání. Zjednodušuje proces nabídky, zajišťuje konzistentnost a posiluje vztahy s dodavateli.
Šablony Excel RFQ, které jsme představili, jsou vynikajícím začátkem tohoto procesu.
Omezení programu Excel však nejsou vhodná pro správu rozsáhlých nebo dlouhodobých nabídek.
V tom vyniká ClickUp. Jeho šablony nabízejí spolupráci v reálném čase, automatizaci úkolů a hladkou integraci s dalšími obchodními nástroji. ClickUp také boduje svými poznatky založenými na umělé inteligenci a komplexními funkcemi pro řízení podniku.
Tak neváhejte! Zaregistrujte se na ClickUp a začněte ještě dnes!