Někdy potřebujete trochu pomoci s uvedením marketingové kampaně na trh nebo s realizací iniciativy. Právě v takových případech přicházejí na řadu dodavatelé a externí agentury zabývající se digitálním marketingem. Tito odborníci vám mohou ušetřit čas a úsilí tím, že se postarají o určité aspekty vašich marketingových kampaní, na které váš tým nemá kapacity.
Nejlepší způsob, jak oslovit tyto odborníky, je vytvořit marketingovou žádost o nabídku (RFP). Tento dokument je jednoduchý formulář, který usnadňuje sdělení vašich potřeb a získání přesně těch služeb, které pro projekt potřebujete.
Zde vysvětlíme, co jsou marketingové žádosti o nabídku, včetně klíčových komponent, které by měla vaše žádost obsahovat. Nabídneme také snadno srozumitelného průvodce pro vytvoření marketingové žádosti o nabídku, tipy pro napsání účinné žádosti a rady pro nalezení nejlepších příležitostí. ✨
Co je to marketingová žádost o nabídku?
Marketingová žádost o nabídku, neboli RFP, je dokument, ve kterém žádáte o služby, které váš tým nedokáže zajistit interně. Žádost o nabídku můžete zaslat, protože váš tým je plně vytížen a nemůže přijmout další úkoly, nebo protože potřebujete pomoc od odborníka, který má znalosti, které váš tým nemá.
Je to klíčová součást většiny procesů marketingového plánování, zejména pro týmy, které k dokončení úkolu potřebují externí zdroje. 📄
Svou marketingovou žádost o nabídku můžete zaslat konkrétní marketingové agentuře, o kterou máte zájem, nebo ji zveřejnit online jako otevřený formulář žádosti, abyste oslovili širší okruh zájemců. Dodavatelé obvykle na žádost o nabídku reagují obecnou cenovou nabídkou, konkrétními službami, které mohou nabídnout, a předpokládaným časovým rámcem pro dodání.
Žádost o nabídku se liší od žádosti o informace (RFI) nebo žádosti o cenovou nabídku (RFQ). RFI je jednodušší dotazník, který se používá před žádostí o nabídku k rozhodnutí, zda by dodavatelé měli být zahrnuti do seznamu oslovených subjektů. V podstatě předběžně kvalifikuje společnosti na základě služeb nebo rozpočtových potřeb.
Žádost o cenovou nabídku je dokument, který požaduje podrobné informace o nákladech a cenách souvisejících se službou požadovanou v žádosti o nabídku. Zatímco žádost o nabídku požaduje odhadovanou částku nabídky, žádost o cenovou nabídku je podrobnější a obsahuje rozpis nákladů na konkrétní služby na základě odhadovaného časového harmonogramu a rozsahu prací.
Porozumění marketingovým žádostem o nabídku
Marketingové žádosti o nabídku jsou vynikajícím zdrojem pro firmy, které potřebují pomoc s marketingovou strategií, realizací nebo oslovením zákazníků. Účelem marketingové žádosti o nabídku je získat pomoc zvenčí. To nejen ušetří čas vašemu týmu, ale také vám pomůže navázat cenné kontakty s marketingovými odborníky. 🤝
Marketingový projekt může díky marketingovým žádostem o nabídku postupovat rychleji. S externí pomocí můžete zvýšit počet kampaní, které realizujete, nebo přesunout pozornost svého interního týmu na důležitější marketingové projekty.
Mezi výhody použití marketingové žádosti o nabídku patří:
- Rozšiřte svůj dosah: Zasláním žádosti o nabídku si přivoláte odborníky přímo k sobě. To znamená, že můžete navazovat kontakty, budovat cenné vztahy a rozšiřovat své znalosti, a zároveň dosahovat pokroku v realizovaných iniciativách.
- Zvyšuje efektivitu: Marketingová žádost o nabídku vytváří standardizovaný proces zadávání zakázek pro získání externí pomoci na projektech. Snižuje tak riziko nedorozumění a zefektivňuje rozhodování, takže můžete postupovat rychleji a efektivněji.
- Vytvořte si databázi osvědčených partnerů a řešení: Pokaždé, když odešlete žádost o nabídku, obdržíte odpovědi od různých odborníků z oblasti marketingu. Žádost o nabídku stanoví hodnotící kritéria, takže si můžete vytvořit databázi potenciálních dodavatelů s zkušenostmi, na které se můžete obrátit, když spustíte nové kampaně.
Zasláním žádosti o nabídku se můžete spojit s dalšími marketingovými odborníky a efektivněji posunout projekty vpřed.
Zde je několik scénářů, kdy marketingové agentury mohou zasílat žádosti o nabídku:
- Marketingový tým, který chce rozšířit svůj blog, může zaslat žádost o nabídku v oblasti digitálního marketingu digitální agentuře nebo agentuře zabývající se obsahem, která zaměstnává specialisty na SEO.
- Vedoucí marketingového týmu, který chce spustit kreativní projekt s profesionálním vizuálním obsahem, může zaslat kreativní brief s žádostí o nabídku, aby našel správného partnera z řad agentur.
- Marketingové oddělení pomáhá produktovému týmu s uvedením nové funkce na trh a zašle žádost o nabídku reklamním agenturám, aby získalo pomoc s oznámením uvedení na trh.
- Marketingová firma, která narazila na problém s kampaní na sociálních médiích, může vytvořit žádost o nabídku, aby získala pomoc od firem zabývajících se public relations (PR) při řešení mediální bouře.
- Kamenný obchod chce vytvořit webové stránky a prodávat produkty online. Rozhodne se zaslat žádost o nabídku odborníkům na marketing v sociálních médiích a vývojářům webových stránek, aby vytvořili jeho webové stránky, branding a online přítomnost.
Součásti marketingové žádosti o nabídku
Každá marketingová žádost o nabídku bude jiná, ale měla by obsahovat standardní sadu položek. Konkrétní informace, které uvedete, nebo služby, o které žádáte, se budou lišit, ale v každém dokumentu byste měli uvést klíčové podrobnosti. ✅
Zde jsou klíčové komponenty, které je třeba zahrnout do vaší marketingové žádosti o nabídku:
- Informace o společnosti: Než můžete požádat lidi o pomoc, musí vědět, kdo jste. Uveďte základní informace o společnosti, jako je její název, hlavní funkce nebo poslání a typy produktů nebo služeb, které nabízíte.
- Kontaktní informace: Uveďte telefonní číslo a e-mail klíčových kontaktních osob, které se zabývají projektem. V některých případech to může být vedoucí marketingového týmu. U větších iniciativ můžete uvést více kontaktních osob z několika oddělení.
- Přehled projektu a účel RFP: Jasně uveďte účel RFP, včetně všech cílů, které máte, a zdrojů, které hledáte. Čím stručnější budete, tím větší je pravděpodobnost, že na vaši RFP obdržíte relevantní odpovědi.
- Hodnotící kritéria: Zdůrazněte výběrová kritéria, která budete používat k hodnocení uchazečů. Ve většině případů bude výběrové řízení zahrnovat například zkušenosti s daným tématem, ceny nebo konkrétní služby.
- Požadavky pro posouzení: Uveďte, jakým způsobem se mají uchazeči přihlásit (např. prostřednictvím online portálu, pomocí konkrétního formuláře pro podání nabídky nebo zasláním obchodní nabídky na e-mail hlavní kontaktní osoby). Nezapomeňte uvést všechny konkrétní požadavky, které musí nabídky splňovat, aby byly posouzeny.
- Časový harmonogram výběru: Uveďte časový harmonogram projektu a předpokládaný termín pro služby, o které žádáte – tak se přihlásí pouze poskytovatelé služeb, kteří jsou schopni dodržet váš časový harmonogram.
- Podrobnosti o rozpočtu: Neztrácejte čas posuzováním nabídek, které přesahují váš rozpočet. Ve vaší marketingové žádosti o nabídku uveďte podrobnosti o rozpočtu a stručně popište proces vyjednávání v případě, že bude uchazeč vybrán.
Vytvoření vaší RFP pro marketingové služby
Ať už potřebujete pomoc s marketingovou komunikací, hledáte podporu v oblasti reklamy nebo potřebujete rychleji spustit velké kampaně, použijte tohoto průvodce k vytvoření své žádosti o nabídku. Níže se budeme zabývat vším, co potřebujete vědět k napsání marketingové žádosti o nabídku, včetně strategií řízení marketingových projektů, které vám pomohou dosáhnout cíle.
Začněte s šablonou
Usnadněte si život pomocí šablony, jako je šablona žádosti o nabídku na vývoj webových stránek od ClickUp, a vytvořte si rámec své žádosti. Tato šablona je sice určena konkrétně pro marketingové týmy, které hledají externí pomoc s vývojem webových stránek, ale najdete zde šablony pro všechny druhy žádostí o nabídku.
Při výběru šablony žádosti o nabídku se ujistěte, že obsahuje všechny podstatné součásti dobré žádosti o nabídku. Měla by zahrnovat výše zmíněné části, jako je přehled projektu a základní informace o společnosti.
Do každé sekce přidejte podrobné informace
Jakmile máte připravenou obecnou strukturu dokumentu s žádostí o nabídku, je třeba vyplnit všechny relevantní údaje. Projděte dokument po jednotlivých částech a doplňte své konkrétní požadavky.
Usnadněte si tento krok pomocí nástrojů, jako je ClickUp AI, které automaticky vyplní klíčové informace, jako jsou kontaktní údaje vaší společnosti a informace o zkušenostech. Vytvořte svou žádost o nabídku v ClickUp Docs, který vám umožní spolupracovat s ostatními členy týmu na vypracování efektivnější žádosti. Pomocí funkce vložení můžete přidat tabulky nebo grafy, které vaši žádost o nabídku zatraktivní.
Najděte potenciální dodavatele a odešlete žádost o nabídku.
Nyní, když máte svou žádost o nabídku, budete ji chtít zpřístupnit potenciálním dodavatelům. Můžete oslovit široké spektrum zájemců tím, že žádost o nabídku zveřejníte na svém webu a vyzváte kohokoli, aby se přihlásil. Alternativně můžete kontaktovat konkrétní agentury, se kterými máte zájem spolupracovat.
Pokud se rozhodnete pro druhý přístup, je užitečné vytvořit seznam dodavatelů. Díky marketingovým funkcím ClickUp, včetně správy vztahů se zákazníky (CRM), můžete vytvořit databázi dodavatelů. Pomocí vlastních polí v softwaru ClickUp pro správu marketingových projektů můžete kvalifikovat potenciální dodavatele nebo uvést jejich ochotu účastnit se, pokud jste je již dříve kontaktovali.
Při zasílání žádostí o nabídku dokumentujte obdržené odpovědi a vytvořte profily nových dodavatelů s kategoriemi služeb, které nabízejí, jako je výroba videí, případové studie nebo služby digitálního marketingu. Když pak budete potřebovat zaslat novou žádost o nabídku nebo požádat o jiné služby, budete mít k dispozici seznam kandidátů, které můžete kontaktovat.
Využijte nástroje pro správu procesu
Nejlepší způsob, jak tento proces řídit, je pomocí nástrojů, jako je software pro správu nabídek, a šablon, jako je šablona procesu výběrového řízení od ClickUp. Tato šablona pomáhá vašemu týmu udržet pořádek tím, že sleduje důležité termíny, jako je například termín pro podání nabídek, a shromažďuje odpovědi na jednom praktickém místě. 🛠️
Vytvořte vlastní pole pro sledování jednotlivých nabídek a přidejte značky priority, abyste zvýraznili konkrétní nabídky, které odpovídají vašim potřebám. Různé zobrazení, včetně kanbanových tabulek, kalendářů a Ganttových diagramů, usnadňují rovnocenné hodnocení všech uchazečů a sledování pokroku.
Funkce pro správu projektů ClickUp také zefektivňují pracovní postupy díky automatizaci, která přesouvá žádosti o nabídku vaším pracovním procesem. Přidejte spouštěče, aby byl okamžitě přidělen někdo z týmu, kdo žádost po jejím odeslání zkontroluje. Nastavte vlastní oprávnění, abyste zjednodušili rozhodování, a zahrňte závislosti, abyste vytvořili pracovní postupy, které ukazují, které úkoly blokují další kroky v procesu kontroly.
Následné kroky
Po výběru dodavatele je nezbytné navázat na něj a začlenit jasný plán komunikace. Budete chtít kontaktovat dodavatele, který vyhrál výběrové řízení, i uchazeče, kteří neuspěli. Stejně jako u jiných marketingových plánů a strategií přizpůsobte svou reakci různým kategoriím uchazečů.
Pokud jste oslovili několik poskytovatelů, můžete každému z nich poslat osobní e-mail. Pokud jste oslovili širší okruh poskytovatelů, můžete je rozdělit do kategorií „nekvalifikovaní“, „kvalifikovaní, ale mimo rozpočet“ nebo „kvalifikovaní, ale nevhodní“. Na základě těchto kategorií můžete poslat několika kandidátům přizpůsobené e-mailové odpovědi s vysvětlením, proč nebyli vybráni.
Ve svých zprávách jasně uveďte, že všichni zúčastnění ocenili přihlášku, a vysvětlete, proč nebyli vybráni. Buďte profesionální a struční a uveďte, zda plánujete znovu oslovit dané osoby v souvislosti s budoucími projekty.
Hledání příležitostí pro marketingové výzvy k podání nabídek
Pokud máte služby, které můžete nabídnout jiným agenturám, můžete využít několik kanálů k vyhledání a podání žádosti o nabídku jiné společnosti, abyste mohli rozvíjet své vlastní podnikání. 🙌
Zde je několik nejlepších kanálů a platforem pro vyhledávání marketingových žádostí o nabídku:
- Sociální média: Některé organizace zveřejňují žádosti o nabídky na svých sociálních médiích, přičemž nejčastěji se jedná o LinkedIn, těsně následovaný Twitterem.
- Databáze žádostí o nabídky a veřejné oznámení: Vládní agentury jsou povinny zveřejňovat své žádosti o nabídky a mnoho z nich tak činí na online portálech, jako je databáze žádostí o nabídky. Tyto databáze jsou obvykle prohledávatelné, takže můžete filtrovat podle odvětví nebo služeb.
- Vyhledávání na internetu: Některé společnosti zveřejňují své žádosti o nabídky na svých vlastních webových stránkách nebo na zpravodajských webech a v databázích. Najděte je pomocí vyhledávačů a zadejte odvětví nebo služby a slova „RFP“, abyste našli relevantní výsledky.
Tipy pro napsání skvělé odpovědi na marketingovou žádost o nabídku
Víte, jak napsat žádost o nabídku služeb od dodavatelů, ale co když se chcete ucházet o zakázky s vlastními nabídkami? Zde vám poskytneme nejlepší tipy a osvědčené postupy pro přípravu odpovědi na marketingovou žádost o nabídku. ✍️
Pokud chcete úspěšně získat klienty prostřednictvím žádosti o nabídku, musíte si udělat domácí úkol. Před podáním žádosti si o společnosti zjistěte co nejvíce informací. Když zjistíte, co společnost pohání, můžete svou žádost přizpůsobit přesně tomu, co chce. Zjistěte, zda již v minulosti zasílala žádosti o nabídky a kdo v nich uspěl. Poté se pokuste zjistit, co udělali správně, a napodobte to.
Je také důležité ujistit se, že splňujete požadavky. Nechcete přece ztrácet čas podáváním žádostí, pokud nesplňujete požadavky. Pokud se rozhodnete podat žádost, pečlivě si přečtěte a dodržujte všechny pokyny a v případě nejasností se zeptejte.
Zde je několik příkladů úspěšných odpovědí na žádosti o nabídku:
- Odpověď s výsledky: „Náš tým pro tvorbu obsahu je agilní. Vytváříme lidský obsah – ne běžné AI texty – abychom oslovili čtenáře, vybudovali vaše publikum a rozvinuli vaši značku. “
- Prokažte svou odbornost: „K uspokojení vašich potřeb v oblasti PR používáme empatický přístup. V minulých projektech náš bezpečnostní tým vytvořil zprávy o incidentech a novinové články, ve kterých vysvětlil, co se pokazilo, jak jsme to plánovali napravit a co mohou zákazníci očekávat. Zákazníkům jsme zajistili, že jejich nejlepší zájmy budou zohledněny, a zároveň jsme klienta etablovali jako důvěryhodného lídra.“
- Nechte zákazníky, aby za vás udělali práci pomocí reference: „Jak vám můžeme pomoci? Necháme naše zákazníky ukázat, jakou hodnotu poskytujeme a proč jsme v minulosti vyhráli desítky výběrových řízení: „Tým [společnosti] pro branding splnil rozsah našeho projektu, nepřekročil rozpočet a vše zvládl v rekordním čase. Díky jasným komunikačním kanálům jsme vždy věděli, v jaké fázi se projekt nachází a co nás čeká dál – bez jakýchkoli překvapení.“
Při přípravě odpovědi na žádost o nabídku nestačí pouze uvést relevantní informace. Je také důležité některé věci vynechat.
Toto byste do žádosti o nabídku neměli zahrnovat:
- Příliš nízká cena: Nízká cena může být odrazující a společnosti se budou ptát, proč jsou vaše služby tak levné, a mohou si myslet, že je to proto, že poskytujete méně hodnotných služeb. Místo toho použijte cenovou politiku založenou na hodnotě, abyste vytvořili spravedlivou nabídku, která odráží vaše odborné znalosti a stojí za váš čas.
- Kopírování a vkládání odpovědí: Každá odpověď na žádost o nabídku by měla být přizpůsobena konkrétní nabídce. Kopírované odpovědi snižují pravděpodobnost, že zakázku získáte, a pokud kopírujete informace, které nejsou relevantní, můžete způsobit zmatek.
- Příliš mnoho technických termínů: Pokud společnost zasílá žádost o nabídku, může potřebovat pomoc v oblasti znalostí daného oboru. Pokud je vaše nabídka příliš technická, nemusí pochopit hodnotu, kterou nabízíte, nebo může mít pocit, že se k ní nehodí.
Často kladené otázky
Chcete se dozvědět více? Zde najdete nejčastější dotazy týkající se žádostí o nabídky.
1. Co je to RFP pro marketing a branding?
Tento typ žádosti o nabídku je návrh zaslaný společností dodavatelům, kteří nabízejí marketingové a brandingové služby.
2. Jak najdu marketingové žádosti o nabídku?
Pokud se chcete ucházet o marketingové výzvy k podání nabídek, podívejte se na stránky jako LinkedIn, Twitter a portály, kde vládní agentury a veřejné společnosti zveřejňují své výzvy k podání nabídek.
3. Je RFP veřejnou informací?
Soukromý sektor nemusí žádosti o nabídky zveřejňovat. Vládní agentury a společnosti ve veřejném sektoru však mají povinnost zveřejňovat žádosti o nabídky jako veřejné informace.
Závěrečné postřehy k výzvám k podání nabídek v oblasti marketingu a reklamy
Žádosti o nabídku v oblasti marketingu a reklamy jsou klíčovým nástrojem k získání externích odborných znalostí, které doplní vaše stávající projekty. Jsou příležitostí k vytvoření lepších kampaní a poskytování vylepšených služeb vašim zákazníkům, aniž byste museli odvádět pozornost od jiných interních záležitostí.
Chcete-li vytvořit skvělou marketingovou žádost o nabídku, je důležité zahrnout klíčové části, využít nástroje jako AI k zjednodušení procesu a použít software ke sledování odpovědí a ukládání analytických údajů pro vaše kampaně.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte vytvářet lepší marketingové žádosti o nabídku. Díky integrovaným nástrojům a šablonám AI můžete během několika sekund vytvořit návrhy a osnovy svých žádostí o nabídku. Ve spojení s funkcemi pro správu projektů a několika zobrazeními je snadné spravovat proces žádosti o nabídku od začátku do konce. 💪