Psaní a správa žádostí o nabídky (RFP) může být náročná záležitost. Jedná se o rozsáhlé obchodní procesy, ať už hledáte nového dodavatele a potřebujete zajistit, abyste našli správnou konkurenceschopnou nabídku, nebo jste potenciální uchazeč, který chce svou vítěznou nabídku proměnit v kontrakt, který bude prospěšný pro vaše podnikání.
Naštěstí tento proces nemusí být manuální. Správný software pro tvorbu nabídek může ve skutečnosti znamenat obrovský rozdíl.
Samozřejmě musíte nejprve najít ten správný software. Existuje spousta možností, které slibují, že vám pomohou optimalizovat pracovní postupy při přípravě nabídek. Ne všechny automatizační nástroje jsou však stejné, a to platí zejména pro software pro automatizaci nabídek. Proto se v tomto průvodci zaměříme na nejlepší softwarové možnosti pro správu RFP, které vyhovují potřebám vaší firmy.
Co je to software pro zadávání nabídek?
Software pro tvorbu nabídek popisuje jakýkoli nástroj, který vám pomáhá vyvíjet, kategorizovat a odesílat nabídky potenciálním zákazníkům a zároveň pomáhá při hodnocení, prezentaci a reakci na tyto dokumenty na straně dodavatele.
Jinými slovy, software pro RFP vám a vašim týmům pomáhá získávat a spravovat odpovědi na vaše výzvy k podání nabídek.
Podrobnosti nad rámec těchto základních informací se mohou lišit v závislosti na dané platformě. Můžete najít komplexní nástroj, který pomáhá týmům zodpovědným za nákup se všemi částmi odpovědi na RFP. Alternativně můžete najít řešení pro správu, jehož primárním cílem je vytváření a přizpůsobování šablon nabídek.
Mezi vaše možnosti samozřejmě patří také software pro analýzu dokumentů, jehož účelem je konkrétně analyzovat a sledovat nabídky, aby vám usnadnil výběr dodavatele.
Vaše ideální řešení bude tedy záviset na vašich současných a budoucích potřebách v oblasti zefektivnění a automatizace procesu. Bez ohledu na tyto nuance se software pro RFP může stát klíčovou součástí správy zdrojů v jakékoli organizaci.
Co byste měli hledat v softwaru pro RFP?
Správný software pro RFP vám pomůže získávat, shromažďovat a reagovat na spolehlivě propracované a vyhovující nabídky. Aby toho dosáhly, mají nejlepší nástroje několik společných charakteristik:
- Snadné použití: Proces RFP je složitý a jakýkoli software by měl pomoci jej zjednodušit a zefektivnit, aby bylo možné rychle dodávat propracované nabídky.
- Knihovna šablon: Čím více se můžete spolehnout na existující šablony RFP, tím lépe. Totéž platí pro dřívější fáze prodejního procesu, jako je použití šablon žádostí o informace (RFI) a návrhů projektů.
- Automatizační funkce: Váš software pro tvorbu nabídek je také softwarem pro automatizaci dokumentů, výkonným automatizačním řešením, které vám může ušetřit hodiny práce na tomto procesu.
- Přístup pro více uživatelů: Správa odpovědí na výběrová řízení se neprovádí automaticky. Přístup pro více uživatelů umožňuje větším týmům snadno spolupracovat na uzavření lepších a početnějších obchodů.
- Propojení s širšími procesy: Proces RFP zasahuje do všech částí podnikání. V ideálním případě to samé platí i pro váš software, který propojuje nabídky, návrhy projektů a proces přezkoumávání smluv.
- Pokročilé funkce: Integrované dotazníky pro due diligence nebo umělá inteligence (AI) mohou vylepšit celý proces, například nástroje AI pro psaní, které pomáhají prodejním a marketingovým týmům vytvářet lepší nabídky a zlepšovat kvalitu odpovědí.
10 nejlepších nástrojů RFP, které můžete použít
Pojďme se na ně podívat. Toto jsou naše nejlepší softwarové možnosti pro tvorbu nabídek, které mají za cíl pomoci komukoli, včetně malých podniků, vládních dodavatelů a organizací s více dceřinými společnostmi, zvýšit efektivitu a získat lepší nabídky pro jejich projekty.
1. ClickUp
Pro marketingové a prodejní týmy neexistuje lepší platforma než ClickUp, která umožňuje sledovat průběh vašich nabídek a integrovat je do vašeho většího nástroje pro správu práce. S ClickUp získáte vše, co potřebujete pro komplexní dokumentaci a optimalizaci projektů.
Začněte s rozsáhlou knihovnou šablon, včetně šablony ClickUp RFP Process Template. Pomůže vám sledovat každou část procesu, včetně vypracování původní žádosti o nabídku a správy každé odpovědi na RFP a procesu přezkoumání smlouvy. Vaše prodejní a návrhové týmy budou po celou dobu informovány o úkolech, termínech a dalších důležitých informacích.
A to je teprve začátek. ClickUp Docs není pouze výkonným řešením pro správu dokumentů, ale obsahuje také spoustu šablon RFP a RFQ (Request for Quote), takže se nikdy nebudete muset začínat od nuly s vaším schváleným obsahem. Stále můžete žádat o personalizované nabídky, ale na úrovni konzistence, které byste bez šablon jednoduše nemohli dosáhnout.
Nejlepší funkce ClickUp
- Rozsáhlý seznam šablon usnadňuje vytváření nabídek a správu celého procesu.
- Integrace projektového řízení zajistí, že nebudete pouze ukládat prodejní dokumenty, ale také přiřazovat úkoly a vytvářet pracovní postupy, abyste pokaždé vybrali nejlepší nabídku.
- ClickUp AI, sada pokročilých funkcí, které z platformy dělají automatizovaný nástroj pro psaní, software pro analýzu dokumentů a další.
- Pokročilá integrace s Microsoft Word pro rychlý přesun dokumentů z MS Word do ClickUp
Omezení ClickUp
- Ne všechny zobrazení jsou k dispozici v mobilní aplikaci.
- ClickUp není specializovaný software pro správu nabídek, což může znamenat strmou křivku učení pro uživatele, kteří potřebují pouze tyto konkrétní funkce.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 10 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
📮 ClickUp Insight: Přepínání mezi kontexty tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přecházení mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami. Co kdybyste mohli tyto nákladné přerušení eliminovat? ClickUp spojuje vaše pracovní postupy (a chat) do jedné efektivní platformy. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších míst, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
2. Loopio
Speciálně pro prodejní týmy, které pravidelně předkládají nabídky, používá Loopio centralizovanou knihovnu obsahu. Pro každou nabídku nástroj načte obsah z této knihovny a vytvoří personalizované a relevantní nabídky RFQ, RFP a RFI, které mají za cíl upoutat pozornost potenciálních partnerů.
Nejlepší funkce Loopio
- Centralizovaný systém, který zjednodušuje podávání jednotlivých nabídek
- Přiřaďte bloky obsahu odborníkovi na dané téma, který je zodpovědný za jejich aktualizaci a přizpůsobení v jednotlivých dokumentech.
- Pokročilá integrace s nástroji jako Salesforce, Slack a MS Word umožňuje rychlý návrh dokumentů a zvýšení efektivity.
- Jednoduché uživatelské rozhraní, které výrazně usnadňuje proces podávání nabídek.
Omezení Loopio
- Tento relativně jednoduchý nástroj pro správu uživatelů nemusí být ideální pro složitější týmy.
- Někteří uživatelé hlásí opakující se chyby softwaru, jako je například nemožnost uložit změny v obsahových blocích.
Ceny Loopio
- Základní informace: Ohledně cen kontaktujte obchodní oddělení.
- Plus: Pro informace o cenách kontaktujte obchodní oddělení.
- Pokročilé: Ohledně cen kontaktujte obchodní oddělení.
- Podnik: Ohledně cen kontaktujte obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze Loopio
- G2: 4,7/5 (více než 490 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (70+ recenzí)
3. Responzivní
Společnost Responsive, dříve známá jako RFPIO, je lídrem v oblasti softwaru pro správu odpovědí díky procesu založenému na umělé inteligenci, jehož cílem je automatizovat vaše nabídky. Stejný software vytváří nejen RFP, ale také odpovědi na RFI, bezpečnostní dotazníky a jakékoli další dokumenty, které pomáhají rozvoji vašeho podnikání.
Nejlepší funkce responzivního designu
- Intuitivní a automatizovaná funkce LookUp pro vyhledávání předchozího obsahu, která promění váš software pro vytváření nabídek v komplexní databázi obsahu.
- Doporučovací engine založený na umělé inteligenci navrhuje obsah z vaší databáze, který nejlépe odpovídá RFP, které chcete odeslat.
- Pokročilá uživatelská oprávnění zajišťují, že vaše týmy mají správný přístup k příslušným projektům a obsahu, aniž by docházelo k potenciálním problémům s bezpečností nebo ochranou soukromí.
- Možnosti importu a exportu pro přesun návrhů do a z vašeho systému pro správu vztahů se zákazníky, Microsoft Word a dalších nástrojů, které již používáte.
Omezení responzivity
- Navigace mezi projekty není vždy intuitivní, zejména při přístupu do centrální knihovny pro často používaný obsah.
- Omezení počtu aktivních projektů může být pro větší organizace nebo organizace s více pobočkami problematické.
Reaktivní cenová politika
- Ceny vám sdělí obchodní oddělení.
Reaktivní hodnocení a recenze
- G2: 4,6/5 (více než 600 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (70+ recenzí)
4. Qvidian
Qvidian vyniká díky snadno přizpůsobitelným šablonám a automatizovaným pracovním postupům. Tento cloudový software pro tvorbu nabídek však umí ještě více, a to díky funkcím pro virtuální spolupráci, které jsou speciálně navrženy tak, aby pomáhaly rozptýleným týmům zabývajícím se nabídkami a návrhy spolupracovat a pokaždé vytvořit ten nejlepší návrh.
Nejlepší funkce Qvidian
- Nástroj pro tvorbu šablon s logem, který zajistí, že každá nabídka bude pozitivně reprezentovat vaši společnost.
- Pokročilé analytické nástroje pro analýzu času, který strávíte nad každou nabídkou, úspěšnosti a dalších relevantních metrik.
- Integrované nástroje pro spolupráci, jako je přímé zasílání zpráv, umožňují týmům optimalizovat správu odpovědí.
- Renomovaní servisní pracovníci, kteří nabízejí rozsáhlou bezplatnou podporu všem zákazníkům.
Omezení Qvidian
- Neobsahují pokročilé vyhledávací funkce, takže pro nalezení relevantního obsahu je nutné zadávat klíčová slova přímo.
- Můžete upravovat pouze jeden záznam najednou, což vás zpomaluje při práci na více nabídkách.
Ceny Qvidian
- Ceny vám sdělí obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze Qvidian
- G2: 4,3/5 (více než 60 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 40 recenzí)
5. RFP360
V mnoha ohledech je RFP360 přímým protějškem Responsive a pochází od stejné společnosti. Jedná se o software pro správu odpovědí, který vašemu týmu umožňuje zvládnout cokoli, včetně správy požadavků a vyjednávání a revize smluv.
Nejlepší funkce RFP360
- Dynamické panely, které vám umožňují mít neustálý přehled o jednotlivých procesech RFP.
- Centralizované zasílání zpráv a nástroje pro spolupráci v reálném čase pro zlepšení procesu hodnocení RFP
- Správa odpovědí s podporou umělé inteligence, která na základě vaší stávající znalostní báze píše rychlé odpovědi na dotazy dodavatelů.
- Široká škála integrovaných rozšíření, včetně možnosti využívat znalostní databázi RFP v MS Word nebo sbírat digitální podpisy pro smlouvy, aniž byste museli opustit platformu.
Omezení RFP360
- Zaškolení může být frustrující pro týmy, které nejsou se softwarem pro RFP obeznámeny.
- Z cloudové platformy není možné stahovat otázky a spravovat odpovědi offline.
Ceny RFP360
- Ceny vám sdělí obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze RFP360
- G2: 4,4/5 (více než 280 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 270 recenzí)
6. QorusDocs
QorusDocs se pyšní tím, že jako cloudový software pro správu nabídek s optimalizací efektivity pomáhá uživatelům vytvářet lepší nabídky rychleji. Jeho zjednodušené rozhraní a pracovní postupy vám umožňují vytvářet personalizované nabídky během několika minut, což vám pomáhá urychlit uzavírání obchodů a snížit množství opakující se práce.
Nejlepší funkce QorusDocs
- Díky přístupu hromadné přizpůsobivosti a široké nabídce šablon se můžete rychle přizpůsobit vašemu podnikání a každému projektu.
- Možnost psaní návrhů pomocí umělé inteligence k vytváření raných, vylepšitelných návrhů na základě RFP.
- Komplexní funkce pro rozvoj podnikání, včetně šablon pro prezentace a prohlášení o práci, které jsou v souladu s RFP.
- Pokročilá vyhledávací funkce, kterou uživatelé milují, protože mohou procházet existující obsah z knihovny a minulé nabídky.
Omezení QorusDocs
- Kampaňe a dokumenty nelze třídit, protože se automaticky třídí podle data vytvoření.
- Někteří uživatelé hlásili zpoždění při načítání návrhů a bloků obsahu.
Ceny QorusDocs
- Ceny vám sdělí obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze QorusDocs
- G2: 4,4/5 (více než 140 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 80 recenzí)
7. PandaDoc
PandaDoc je více než jen software pro tvorbu nabídek. Slibuje, že pomůže firmám s návrhy, nabídkami a správou smluv, což znamená, že získávání nových zakázek prostřednictvím tvorby nabídek je snadný a efektivní proces, stejně jako vytváření a podepisování finální smlouvy, která nové zakázky přivede do firmy.
Nejlepší funkce PandaDoc
- Tvůrce dokumentů s funkcí drag-and-drop, který vám umožňuje používat šablony nebo začít od nuly a vytvářet efektivní dokumenty připravené k podpisu.
- Spolupráce v reálném čase, komentáře a schvalovací proces, do kterého se zapojí všichni členové týmu.
- Nativní integrace CRM pro zefektivnění procesu elektronického zadávání zakázek pro nové podnikání
- Integrovaný nástroj pro digitální podpisy usnadňuje elektronické podepisování dokumentů a zajišťuje jejich právní závaznost.
Omezení PandaDoc
- Protichůdná struktura dokumentů v cloudovém systému ukládání souborů
- Omezené nebo neexistující možnosti úpravy obrázků v dokumentech
Ceny PandaDoc
- Essentials: 19 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 49 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Ohledně cen kontaktujte obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze PandaDoc
- G2: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1 000 recenzí)
8. Proposable
S Proposable mohou společnosti všech velikostí vytvářet, sledovat a podepisovat své prodejní dokumenty efektivním a automatizovaným způsobem. Cílem tohoto nástroje je automatizovat celý proces přípravy nabídek, takže zbývá jen minimum manuálních nebo opakujících se úkolů, které by mohly zpomalit přípravu a uzavření obchodů.
Nejlepší funkce Proposable
- E-mailová a SMS oznámení vašemu týmu pokaždé, když si potenciální klient prohlédne nabídku.
- Pokročilá analytika, která vaše prodejní dokumenty zařadí do širšího trychtýře, abyste získali přehled o svém prodejním procesu.
- Pokročilé šablony dokumentů pro téměř všechna odvětví a případy použití
- Editor typu drag-and-drop, který také umožňuje přímou úpravu pomocí HTML a kaskádových stylů pro pokročilé rozvržení a styly.
Možná omezení
- Prohlížení dokumentů mimo software může být problematické kvůli chybějící integraci s MS Word a problémům s formátováním v nástroji pro export do formátu PDF.
- Mnoho pokročilých funkcí, díky kterým je Proposable špičkovým softwarem pro RFP, je k dispozici pouze v nejvyšší cenové kategorii.
Ceny Proposable
- Solo: 19 $/měsíc na uživatele
- Tým: 39 $/měsíc na uživatele
- Podnik: 500 $+/měsíc
Hodnocení a recenze Proposable
- G2: 4,3/5 (70+ recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 100 recenzí)
9. Proposify
Proposify je určený speciálně pro kreativní firmy a každý designér se okamžitě seznámí s jeho rozhraním podobným Adobe InDesign. Ostatní ocení jeho vylepšené analytické funkce, včetně údajů o tom, které části vašich dokumentů zaznamenaly nejvíce zobrazení a interakcí.
Nejlepší funkce Proposify
- Vylepšená správa obsahu a značky, která zajišťuje, že všechny vaše dokumenty okamžitě odpovídají zamýšlenému sdělení a vizuálnímu zpracování.
- Možnosti zabezpečení dat, které nabízejí vylepšené funkce ochrany soukromí a uživatelská oprávnění
- Analytické nástroje, které se zabývají jednotlivými částmi nabídek a sledují jejich výkonnost v průběhu času, aby získaly přehled o nových obchodních trendech a prognózách.
- Funkce pro úpravy klientů, které zefektivňují proces prodeje a zvyšují čas, který můžete věnovat uzavření vítězných nabídek.
Omezení Proposify
- Někteří uživatelé hlásili nerovnoměrný výkon, přičemž v daném měsíci došlo k několika případům výpadku softwaru.
- Malé společnosti nemusí mít dostatečný objem obchodů, aby ospravedlnily náklady nebo využily jeho nejužitečnější funkce.
Ceny Proposify
- Týmový plán: 49 $/měsíc na uživatele
- Obchodní plán: Ohledně cen kontaktujte obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze Proposify
- G2: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
10. Lepší nabídky
Hlavní hodnota produktu je obsažena v názvu společnosti. Software usiluje o to, aby vytváření nabídek bylo snadné i pro malé podniky. Jakmile se seznámíte s jeho rozhraním, můžete během několika minut vytvořit krásné dokumenty, které můžete zaslat potenciálním klientům, a to nemluvě o uzavření smlouvy pomocí správy smluv.
Nejlepší funkce Better Proposals
- Kreativní tržiště, které nabízí zdánlivě neomezenou knihovnu obrázků, vizuálů a šablon.
- Intuitivní editor, který usnadňuje vytváření prodejních dokumentů i novým uživatelům.
- Integrované funkce podpisu a platby, které optimalizují vaše procesy elektronického zadávání veřejných zakázek.
- Rozsáhlá integrace s nástroji CRM a zákaznického servisu, platformami pro správu úkolů a dalšími.
Omezení Better Proposals
- Proces nastavení a zapojení může být někdy matoucí.
- Při online úpravách dokumentů nejsou k dispozici žádné automatické možnosti ukládání nebo obnovení.
Ceny Better Proposals
- Starter: 19 $/měsíc na uživatele
- Premium: 29 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 49 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Better Proposals
- G2: 4,4/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 140 recenzí)
Zlepšete svůj proces zadávání zakázek pomocí správného softwaru pro správu nabídek
Jak najít nástroj, který optimalizuje práci a efektivitu vašich týmů připravujících nabídky?
Seznamte se s ClickUp. Nejedná se pouze o nástroj pro správu nabídek, ale o cloudový nástroj, který vám pomůže s celým procesem rozvoje vašeho podnikání. Zahrnuje poskytování šablon RFP a RFI pro vaše prodejní a nabídkové týmy, aby mohly rychle sestavit standardizovaný formulář, ale jde ještě mnohem dál.
Díky integrovanému procesu správy obsahu ClickUp mohou vaše týmy pro vypracování nabídek hladce spolupracovat na kategorizaci odpovědí a přechodu k další důležité fázi, kterou je přeměna schváleného obsahu na smlouvu. Pokročilé klíčové funkce, jako je umělá inteligence, zároveň usnadňují vytváření požadavků na bezchybné nabídky, které se budou snáze hodnotit.
Nejlepší na tom je, že si můžete ClickUp vyzkoušet prostřednictvím plánu Free Forever Plan, a to bez jakýchkoli závazků. Finanční ředitelé malých podniků a smluvní týmy mohou například vyzkoušet vše, co tato řešení pro správu nabízí, než se plně zaváží k měsíčním výdajům.
Na co tedy čekáte? Vytvořte si ještě dnes bezplatný účet ClickUp a začněte optimalizovat správu svých nabídek ve všech oblastech.