10 nejlepších šablon formulářů žádostí o projekt pro týmy

Projekty jsou různého druhu a každý z nich má své vlastní potřeby. Každý projekt, například projekt vývoje softwaru, začíná nápadem. Ale samotný nápad nestačí k tomu, aby byl projekt úspěšný.

Abyste mohli proměnit nápad v funkční řešení, musíte pochopit jeho cíle, očekávané výsledky, standardy dodání, měřítka úspěchu atd. Dobrá šablona formuláře žádosti o projekt to vše a ještě více zajistí.

Co je to šablona formuláře žádosti o projekt?

Formulář žádosti o projekt je seznam otázek, na které musí obchodní týmy odpovědět při žádosti o provedení jakékoli práce. Jedná se o formální proces, během kterého projektové týmy shromažďují všechny potřebné podrobnosti před zahájením práce.

Šablona formuláře žádosti o projekt je základní seznam otázek, který je již nastaven a připraven k přidání do vašeho pracovního postupu. Pokud například finanční tým potřebuje interaktivní digitální rozhraní pro shromažďování faktur od dodavatelů, šablona formuláře žádosti o projekt bude obsahovat otázky jako:

Jako tým realizující projekt můžete do tohoto formuláře zaznamenat všechny potřebné podrobnosti.

Co dělá šablonu žádosti o projekt dobrou?

Dobrá šablona formuláře žádosti o projekt poskytuje žadateli a projektovému týmu jasnost a kontext. Žadateli umožňuje:

Umožní to projektovému týmu:

Součásti dobré šablony formuláře žádosti o projekt

Dobrá šablona formuláře žádosti o projekt má za cíl poskytnout jasný celkový přehled a zároveň se zaměřit na detaily.

Cíle a záměry: Proč je tento projekt potřebný? Jak ho budou lidé využívat? Jakou hodnotu přinese podnikání?

Pracovní postup projektu: Jakým procesem by měl projekt procházet?

Očekávané termíny: Kdy musí být tento projekt dokončen? Proč je zvolený termín relevantní?

Zainteresované strany: Kdo jsou zainteresované strany projektu? Kdo bude rozhodovat? Kdo bude schvalovat?

Specifikace: Má se řídit pokyny pro značku? Nebo má být v souladu s nějakými předpisy?

Mělo by se výrazně lišit od projektu reklamního designu. Jedna šablona tedy nemusí vyhovovat všem vašim potřebám.

Žádný problém. Vytvořili jsme šablony na míru.

10 nejlepších šablon žádostí o projekt, které vám pomohou začít s jakýmkoli projektem, který potřebujete.

1. Šablona pro žádost o projekt a jeho schválení ClickUp

Požadujte, kontrolujte, schvalujte a zahajujte projekty v rámci jedné přehledné šablony.

Pro zadavatele obsahuje šablona ClickUp Project Request and Approval Template formulář, do kterého mohou zadat název projektu, popis, nastavit prioritu, zahrnout časové harmonogramy a nahrát jakékoli další zdroje, které mají k dispozici.

Po odeslání ClickUp automaticky vytvoří „požadovanou úlohu“ naplánovanou ke kontrole a schválení. Jako projektový manažer můžete všechny požadované úlohy zobrazit jako seznam a tabuli (zobrazení Kanban).

Jakmile bude úkol schválen, bude přidán do seznamu „schválených úkolů“ a váš tým bude moci přistoupit k jeho realizaci. Můžete nastavit oznámení, abyste byli informováni o aktuálním stavu. Pomocí této šablony můžete také upravovat, aktualizovat nebo rušit své požadavky.

Tato šablona je prvním krokem vašeho procesu řízení projektů, způsobem, jak shromáždit a konsolidovat všechny požadavky z celé organizace.

2. Šablona formuláře pro kreativní požadavky ClickUp

Designové týmy dostávají četné požadavky z oblasti marketingu, produktů, akcí a dalších. Šablona ClickUp Creative Request Template pomáhá zefektivnit pracovní postupy.

S touto šablonou může kdokoli odeslat kreativní zadání způsobem, který nejlépe vyhovuje designérskému týmu. Do formuláře lze vyplnit název, popis a typ kreativního výstupu. Lze také nastavit termín.

Když obdržíte požadavek, můžete nové požadavky přiřadit osobám/týmům nebo nastavit stavy jako součást vašeho pracovního postupu. Můžete také použít vlastní pole k přidání možností do rozevíracího seznamu pro kreativní výstup, když se vaše nabídka rozšíří.

V zobrazení seznamu můžete sledovat všechny nadcházející úkoly. V zobrazení pipeline můžete sledovat stavy a případné eskalace. Zobrazení úkolů můžete použít ke spolupráci s týmem, nahrávání kreativních návrhů, shromažďování zpětné vazby a získávání schválení.

3. Šablona ClickUp pro žádost o zdroje

V dnešním rychle se měnícím prostředí se projekty rychle vyvíjejí. Aby projektoví manažeři udrželi krok, často potřebují další zdroje. Pokud každý projektový manažer požaduje další podporu, může se to časem stát neúnosným.

Pro zefektivnění řízení provozu použijte šablonu ClickUp Request for Resources Template. Tato komplexní šablona obsahuje pole pro:

Po odeslání žádosti mohou správci zdrojů použít zobrazení revizní komise, aby získali přehled o všech vašich projektových žádostech seskupených podle stavu.

V tomto zobrazení klikněte na konkrétní kartu úkolu, abyste rozbalili její podrobnosti, a přetáhněte ji přes tabuli, abyste změnili její stav.

Pomocí vlastních polí můžete odhadovat náklady, získávat schválení, přidělovat zdroje a sledovat pokrok.

Tuto šablonu použijte k integraci požadavků na zdroje do vašeho pracovního postupu řízení projektů. Požadujte, přidělujte a spravujte zdroje projektu bez námahy.

4. Šablona žádosti o práci ClickUp

Na rozdíl od projektu se specifickými cíli, na kterém se podílí více lidí, který zahrnuje různé kroky a trvá delší dobu, je „práce“ nebo úkol obecně mnohem jednodušší. Může se například jednat o žádost o nové e-mailové ID ze strany marketingu nebo o poskytnutí dalšího cloudového prostoru ze strany technického oddělení.

Abyste je mohli efektivně řídit a nic vám neuniklo, potřebujete proces. Šablona ClickUp Work Request Template vám to umožní.

Tato šablona umožňuje uživateli vznést požadavek, popsat práci, kterou potřebuje provést, nastavit priority/termíny a zadat další podrobnosti, pokud existují.

Jako projektový manažer můžete

5. Šablona žádostí týmu ClickUp

Ať už se jedná o propagační předměty nebo kancelářské potřeby, potřebujete způsob, jak zaznamenávat, sledovat a spravovat požadavky týmu. Šablona ClickUp Team Requests Template vám s tím pomůže.

Tato šablona umožňuje správcovským týmům zaznamenávat povahu všech interních požadavků. Můžete shromažďovat podrobnosti o žadateli, povahu požadavku a termíny splnění. Nastavte také vlastní pole pro kategorie a počty.

Můžete například přizpůsobit rozevírací nabídku kategorií tak, aby zahrnovala pera, tužky a bloky. Pokud ve své firmě spravujete také zboží a předplatné časopisů, můžete to strukturovat následovně.

Tímto způsobem můžete organizovat druhy požadavků, které dostáváte. Pomocí zobrazení tabule „typy požadavků“ můžete sledovat požadavky v jednotlivých kategoriích. Zjistěte, zda máte nedostatek zásob, a podle toho zadávejte objednávky.

6. Šablona žádosti o službu ClickUp

Ať už prodáváte automobily nebo počítačový software, zákazníci budou čelit výzvám a budou potřebovat podporu. Poskytněte svým zákazníkům jednoduchý způsob, jak vznést své požadavky, a spravujte je hladce pomocí šablony ClickUp Service Request Template.

Díky formuláři servisního lístku, který je součástí šablony, mohou zákazníci popsat problém a nahrát screenshoty, které pomohou chybu reprodukovat.

Tato šablona, speciálně navržená pro IT týmy, automaticky kategorizuje příchozí žádosti o přístup k aplikacím, softwarovým licencím, resetování hesel nebo nový hardware jako žádosti o služby.

Zobrazte si požadavky na služby tak, jak vám to vyhovuje, jako obecný seznam nebo podle typu či priority.

Máte nějaké organizační zvláštnosti? Žádný problém. Přizpůsobte si rozbalovací nabídku, osoby nebo nahrávání souborů podle svých potřeb a můžete začít!

7. Šablona žádosti o změnu ClickUp

Žádost o změnu je podobná žádosti o práci, s tím rozdílem, že se vztahuje na konkrétní změnu stávající funkce. Pokud jste například architekt, může zákazník požádat o úpravy návrhu, jako je například tónování skleněných oken nebo výběr jiné barvy pro koupelnové obklady.

Aby bylo řízení jednodušší pro vás i zákazníka, použijte šablonu ClickUp Change Request Template. Shromážděte informace o tom, co chtějí změnit a proč, jak to ovlivní rozsah projektu/rozpočet/časový harmonogram a další.

Tuto šablonu použijte k tomu, abyste žadatele povzbudili k zamyšlení nad kontextem jeho požadavku, včetně jeho dopadu na předcházející a následné činnosti. To jim pomůže zvážit, zda je tato změna vůbec nezbytná.

Pomocí zobrazení „seznamu požadavků“ můžete zkontrolovat všechny příchozí požadavky rozdělené podle projektů a prodiskutovat je s žadatelem. Pomocí zobrazení „tabulky požadavků“ můžete sledovat priority. Sledujte pokrok pomocí zobrazení stavu. Pokud máte projekty na více místech, použijte zobrazení mapy k vizualizaci úkolů.

8. Šablona žádosti o informace ClickUp

Od jednoduchých otázek typu „Ahoj, jak jde projekt?“ až po složité dotazy týkající se rozdělení rozpočtu, žádosti o informace (RFI) mohou mít mnoho podob. Mohou přicházet e-mailem, přes Slack, telefonicky nebo SMS. Včasné zodpovězení všech těchto žádostí může být náročné.

Šablona ClickUp Request for Information (RFI) řeší přesně tento problém. Pomáhá týmům shromažďovat RFI na jednom místě a přidělovat odpovědnost členům týmu, aby reagovali ve stanoveném čase.

Tuto šablonu použijte k zaznamenání podrobností o požadavku, žadateli a dalších zdrojích, pokud existují. Šablonu si přizpůsobte podle svých potřeb. Můžete například přidat další pole pro formát, ve kterém je požadována odpověď, nebo účel informací.

Tato šablona obsahuje tři různé zobrazení. Pomocí zobrazení protokolu RFI můžete zobrazit všechny požadavky v seznamu. Pomocí zobrazení projektové tabule můžete požadavky roztřídit podle názvu projektu. Pomocí zobrazení rozsahu RFI můžete požadavky roztřídit podle rozsahu.

Vyberte si z více než 15 zobrazení ClickUp a seřaďte si informace tak, jak je chcete vidět.

9. Šablona žádosti o pomoc od Template.net

Pokud zaznamenáváte své požadavky do prostého dokumentu, jako je Microsoft Word, Google Docs nebo Apple Pages, bude se vám hodit tato šablona od template.net.

Tato šablona žádosti helpdesku vytvoří formulář, který zachycuje podrobnosti žádosti, jako je jméno, organizace, e-mailová adresa, typ problému a kategorie. Pole přizpůsobte podle potřeb a procesů vaší organizace.

Tato šablona je jednoduchý dokument, který může vyplnit kdokoli. Správa více takových žádostí a jejich přijímání jako přílohy e-mailů však může být zdlouhavá.

Kromě toho bude tým helpdesku muset na základě těchto žádostí ručně vytvořit úkoly ve svém nástroji pro řízení projektů.

10. Šablona formuláře žádosti o projekt od Slideshare

Projekty mohou být složité a i na drobná rozhodnutí může mít vliv celá řada faktorů. Abyste měli jistotu, že jste zachytili všechny podrobnosti, potřebujete komplexní šablonu formuláře žádosti o projekt, jako je tato od Slideshare.

Tato sedmistránková šablona zachycuje požadavky projektu, odůvodnění, cíle, předpoklady, rozpočet, časový harmonogram a další informace. Je určena pro IT projekty a obsahuje také otázky týkající se chování uživatelů, bezpečnosti, rozhraní, vztahů s klienty, integrace portálu a technické infrastruktury.

Obsahuje sekce věnované dopadu rizik, hodnocení zranitelnosti a finančním faktorům. S touto šablonou si můžete být jisti, že jste shromáždili dostatek informací k tomu, abyste mohli projekt posunout kupředu.

Stejně jako předchozí šablona je i tato dokumentem, který se obvykle vyplňuje offline a odesílá e-mailem. Proto je nutné tyto údaje ručně zadat do softwaru pro řízení projektů.

Jak efektivně používat šablony formulářů žádostí o projekt

Použití kterékoli z výše uvedených šablon ClickUp je stejně snadné jako kliknutí na tlačítko „získat bezplatné řešení“, přidání do pracovního prostoru ClickUp a zadání požadavků. Tyto šablony jsou skvělým výchozím bodem, ale můžete je přizpůsobit tak, aby vám lépe vyhovovaly.

Přizpůsobte si je: Prohlédněte si všechny výše uvedené formuláře žádostí o projekt a přizpůsobte je svému odvětví, organizaci a pracovním postupům. Do rozevíracích nabídek vložte potřebné údaje.

Automatizace: Oznámení, vytváření úkolů, přiřazování uživatelů, změna stavu a další funkce lze automatizovat pomocí ClickUp Automations. Jakmile máte proces transparentní, automatizujte jej.

Využijte zobrazení: Ať už potřebujete vidět cokoli, ClickUp má pro to vhodné zobrazení.

Vylepšete: Na základě toho, jak vám šablony vyhovují, vylepšete procesy. Přidejte nebo odeberte pole. Rozšiřte jejich rozsah. Shromažďujte zpětnou vazbu o šablonách a zapracujte ji do následujících verzí.

Zefektivněte proces zadávání projektů pomocí šablon ClickUp

Skvělé řízení projektů začíná ještě před zahájením projektu – důkladným a jasným shromážděním požadavků. Šablony žádostí o projekty ClickUp jsou navrženy právě pro tento účel.

V závislosti na vašem odvětví, organizační struktuře, pracovním postupu projektového řízení a preferencích týmu si vyberte šablonu, která vám vyhovuje. Integrujte je do svého pracovního prostoru ClickUp jediným kliknutím a přizpůsobte je podle svých potřeb.

ClickUp vám umožňuje automaticky převádět požadavky na úkoly, přiřazovat je členům týmu, získávat schválení a informovat zúčastněné strany o pokroku, abyste se mohli soustředit na dokončení úkolů pro předání projektu.

V knihovně šablon ClickUp najdete desítky šablon pro různé účely řízení projektů. A to nejlepší je, že jsou všechny zdarma!

Přejděte od nápadu k skvělému řízení projektů s ClickUp ještě dnes.