Termín „silo“ se původně používal pro označení hermeticky uzavřených zásobníků na obilí. Obilí uvnitř je izolované, pevně uzavřené a daleko od možných kontaminantů.
Práce v izolaci – ať už v malém start-upu nebo ve velké korporaci – má na lidi stejný vliv. Odděluje je od lidí v jiných organizačních silách. Bohužel to může vést k izolaci na pracovišti a promarněným příležitostem ke spolupráci a inovacím.
Odstranění izolace není jen vznešeným cílem, ale je nezbytné pro budování kultury spolupráce. Klíčem k tomu je podpora transparentnosti, otevřené komunikace a sjednocení všech kolem společných cílů.
Prozkoumejme praktické strategie, jak se vyhnout práci v izolaci, od využití technologie až po redefinici vedoucích rolí.
Co je to silová mentalita?
Silo mentalita je myšlení, které se vyvíjí v organizacích, když oddělení nebo týmy pracují izolovaně od sebe navzájem a často upřednostňují své vlastní cíle před celkovými cíli organizace. To může vést k nedostatku komunikace, spolupráce a sdílení znalostí, což vytváří bariéry mezi různými částmi organizace.
Podle studie společnosti McKinsey & Company přicházejí podniky každoročně o odhadem 3,1 bilionu dolarů kvůli neefektivitě a ztrátě produktivity způsobené izolovanými datovými silami.
Když převládá izolovaná mentalita, zaměstnanci se mohou více soustředit na své úkoly a méně si uvědomovat, jak jejich práce ovlivňuje ostatní týmy nebo společnost jako celek. To vede k duplicitě úsilí, promarněným příležitostem, neefektivitě a roztříštěné firemní kultuře.
V čem spočívá problém práce v izolovaných týmech?
Když týmy pracují izolovaně, komunikace se naruší a cenné informace uvíznou v jedné části organizace.
Představte si, že máte klíčové poznatky, které by mohly pomoci vyřešit problém, ale nikdo o nich neví, protože jsou schované v jiném oddělení.
Nakonec ztrácíte čas a zdroje a přicházíte o příležitosti k inovacím. Navíc to může vyvolat pocit odcizení mezi zaměstnanci, což vede k nedostatku soudržnosti na pracovišti.
Zpráva Harvard Business Review uvádí, že spolupráce mezi týmy napříč izolovanými pracovišti, zejména pokud funguje jako prostředník mezi jednotlivci v organizaci, může vést ke zvýšené míře vyhoření a negativnímu sociálnímu chování.
Práce v izolaci vs. spolupráce
Zde je několik klíčových rozdílů mezi prací v izolaci a spoluprací.
| Funkce | Práce v izolaci | Spolupráce |
| Definice | Izolovaná práce, při které týmy nebo jednotlivci pracují nezávisle, s minimální komunikací nebo sdílením informací. | Proces, při kterém jednotlivci nebo týmy spolupracují na dosažení společného cíle a sdílejí znalosti, zdroje a nápady. |
| Výhody | Může být efektivní pro vysoce specializované úkoly a snížit rušivé vlivy při soustředěné práci. | Vede k větší inovativnosti, lepšímu řešení problémů a sdílení znalostí. Buduje silnou „týmovou“ kulturu. |
| Nevýhody | To vede k duplicitě úsilí, promarněným příležitostem a snížené efektivitě. | Vyžaduje efektivní komunikační a konfliktní dovednosti a může být časově náročné. |
| Příklady | Společnost, ve které jednotlivá oddělení pracují odděleně, aniž by sdílela informace nebo zdroje. | Projektový tým, ve kterém členové z různých oddělení spolupracují na vývoji nového produktu. |
Například, řekněme, že se společnost snaží uvést na trh nový produkt. Neúmyslně však vytvořila organizační izolovanost, která brání jejím snahám.
Marketingový tým tak může pracovat na kampani, aniž by věděl, že technický tým čelí zpožděním ve výrobě. Prodejní tým mezitím nedostal žádné aktuální informace a čelí dotazům potenciálních zákazníků.
To může vést k nesouladu v časových harmonogramech, zmatkům a frustrovaným zákazníkům.
Aby podpořila spolupráci, měla by vedení společnosti aktivně podporovat spolupráci mezi týmy a bořit izolovanost.
Na úrovni týmu musí vedoucí týmu zajistit, aby všichni byli sjednoceni v cílech a časových harmonogramech, a zlepšit komunikaci.
Díky spolupráci a využívání nástrojů pro spolupráci mohou různé týmy včas identifikovat potenciální problémy a najít řešení, která budou prospěšná pro celou organizaci.
Příznaky toho, že možná pracujete izolovaně
Jak poznáte, že jste uvízli v izolaci? Podívejme se na několik příznaků, na které je třeba dávat pozor:
- Nedostatečné sdílení znalostí: Když týmy pracují bez sdílení informací mezi různými odděleními, vede to k neefektivitě. Tento způsob práce v izolaci brání sdílení cenných poznatků a brání organizaci v společném pokroku.
- Duplicitní úsilí: Pracuje váš tým nevědomky na projektu, který již řeší jiný tým? K tomu často dochází, když selže komunikace mezi různými odděleními. Výsledkem je plýtvání zdroji a nesourodé výsledky.
- Neefektivní přidělování zdrojů: Izolovaná práce znamená, že každý tým se soustředí na své vlastní potřeby, zatímco ostatní se perou o zdroje. To může bránit pokroku a inovacím.
- Rozdrobená zákaznická zkušenost: Dostávají vaši zákazníci nekonzistentní zprávy nebo služby od různých oddělení? To je jasný znak izolované práce, kdy každý tým dělá své vlastní věci bez vzájemné koordinace.
- Absence inovací: Izolace potlačuje kreativitu a brání prosazení nových nápadů. Abychom se z této situace vymanili, musíme týmy povzbuzovat ke sdílení a spolupráci.
Jak se vyhnout práci v izolaci
Abyste se vyhnuli pasti izolace, je nezbytné podporovat prostředí spolupráce. Zde je několik kroků, které můžete podniknout, abyste odstranili izolaci na pracovišti a podpořili týmového ducha:
1. Oslovte ostatní a komunikujte s nimi
Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak prolomit izolovanost, je jednoduše více komunikovat a otevřít komunikaci v týmu .
Když týmy komunikují otevřeně, sdílejí více než jen aktuální informace – sdílejí cenné poznatky, které mohou být prospěšné pro celou organizaci.
ClickUp, software pro správu práce a projektů, vám pomůže odstranit izolovanost a zajistit spolupráci týmu. Například ClickUp Chat vám pomůže usnadnit okamžitou zpětnou vazbu, ať už při přidělování nového úkolu, přidávání komentáře nebo žádání o příspěvek.
Pomocí rychlého @zmínky ClickUp v chatu můžete přizvat správné lidi, aby okamžitě reagovali. Tímto způsobem jsou všichni na stejné vlně a pracují na stejném cíli.
I když je váš tým rozptýlený po různých místech nebo časových pásmech, asynchronní komunikace prostřednictvím ClickUp udržuje všechny v kontaktu. Použijte přiřazené komentáře ClickUp ve vláknech k přiřazování úkolů v reálném čase a sledujte je všechny na jednom místě, aby vám nic neuniklo.
Nejde jen o delegování úkolů, ale o soudržnost týmu.
Můžete použít šablonu strategie interní komunikace a akčního plánu ClickUp k vypracování a implementaci efektivní strategie interní komunikace pro vaši organizaci.
Tato šablona zajistí, že vaše zprávy budou doručeny jasně, konzistentně a efektivně všem zaměstnancům.
Využijte je k určení svých komunikačních cílů, vytvoření komunikačního plánu a rozhodnutí, jak měřit úspěch, rozdělte každý krok na konkrétní úkoly a sledujte pokrok.
Zde jsou některé funkce této šablony:
- Přehled: Získejte přehled o aktuálním stavu každého úkolu.
- Organizace úkolů: Organizujte a přiřazujte úkoly do stavů „Otevřeno“ a „Dokončeno“, abyste mohli sledovat jejich průběh.
- Aktualizace stavu: Informujte zúčastněné strany o postupu prací aktualizováním stavu úkolů.
- Automatizace: Použijte ClickUp Automation k automatizaci oznámení a buďte vždy v obraze.
- Průvodce pro začátečníky: Postupujte podle podrobného průvodce a nastavte si strategii interní komunikace.
Přečtěte si také: 25 nápadů na kanály Slack pro posílení spolupráce
2. Podporujte mezifunkční komunikaci
Podpora spolupráce mezi odděleními pomáhá integrovat úsilí, sdílet poznatky a zajistit, aby byly organizační cíle jednotně chápány a sledovány.
Jedním ze způsobů, jak takovou komunikaci usnadnit, je použití interaktivních vizuálních nástrojů, jako jsou tabule ClickUp. Tabule poskytují dynamickou vizuální platformu, na které mohou týmy spolupracovat v reálném čase bez ohledu na svou funkci nebo umístění.
Na rozdíl od tradičních nástrojů pro řízení projektů, které se spoléhají na textové aktualizace nebo fragmentární komunikaci, s Whiteboards může každý člen týmu přispívat vizuálně – pomocí lepících poznámek, diagramů nebo ručních kreseb – a zajistit tak, že každý názor bude zaznamenán a zohledněn.
Toto sdílené prostředí je klíčem k prevenci izolace, protože podporuje otevřenou komunikaci a transparentnost napříč odděleními.
Pokud navíc hledáte jednodušší způsob, jak sledovat a řídit spolupráci různých týmů, můžete vyzkoušet šablonu ClickUp Cross-Functional Project by Departments Template .
3. Zploštěte organizační hierarchie
Když týmy pracují izolovaně, přicházejí o důležité informace, vytvářejí nadbytečnou práci a mají potíže udržet si přehled o celkové situaci.
Odstraněním těchto izolovaných pracovišť a zploštěním struktury umožníte všem přijímat rozhodnutí, aniž by museli procházet několika úrovněmi managementu.
Jediná hierarchie, kterou potřebujete, je ta v ClickUp! S hierarchií v ClickUp můžete udržovat vše organizované, přístupné a viditelné – bez překážek, které mohou vytvářet tradiční hierarchie.
V kombinaci s ClickUp pro vzdálené týmy poskytuje intuitivní a škálovatelný způsob organizace úkolů a projektů, který zajišťuje, že práce je viditelná pro všechny, kteří ji potřebují. Ať už je váš tým malý nebo rychle roste, tato hierarchie se přizpůsobí vašim potřebám, aniž by přidávala na složitosti.
Jak vaše organizace roste, můžete rozšiřovat hierarchii tak, aby vyhovovala vašim potřebám, aniž byste vytvářeli další úrovně dohledu. To znamená, že týmy mohou řídit svou práci a volně spolupracovat, aniž by musely čekat na schválení, aby mohly pokročit dál.
Jak říká uživatel ClickUp Christian Gonzalez , administrativní koordinátor v Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara:
„Zjednodušujeme všechny procesy našich oddělení integrací platforem business intelligence, automatizovaných nástrojů pro zasílání e-mailů a ukládáním KPI, formulářů, procesních dokumentů a závislostí do jedné aplikace (ClickUp). Je ideální pro správu a monitorování různých projektů pomocí dashboardů a pro práci s klienty, které lze pozvat jako hosty.“
„Zjednodušujeme všechny procesy našich oddělení integrací platforem business intelligence, automatizovaných nástrojů pro zasílání e-mailů a ukládáním KPI, formulářů, procesních dokumentů a závislostí do jedné aplikace (ClickUp). Je ideální pro správu a monitorování různých projektů pomocí dashboardů a pro spolupráci s klienty, které lze pozvat jako hosty.“
4. Odstraňte bariéry pomocí technologie
Týmy se příliš často soustředí pouze na své priority a ztrácejí přehled o celkové situaci. To může snížit morálku zaměstnanců, protože komunikace vázne, spolupráce se zastaví a všichni mají pocit, že pracují samostatně.
ClickUp Tasks je nejlepší způsob, jak udržet všechny členy týmu na stejném projektu a pracovat na dosažení týmových cílů bez ztráty času. Místo izolované práce, při které dochází ke ztrátě informací, objevte transparentnost a spolupráci na pracovišti.
Díky funkci Úkoly jsou všichni informováni o tom, co se děje a co je důležité.
Můžete vidět, kdo co dělá, kdy je to hotové a jak to zapadá do širšího cíle. Otevírá to komunikační kanály, které by jinak mohly být uzavřené, a umožňuje všem sdílet nápady, poskytovat aktualizace a dávat zpětnou vazbu v reálném čase.
Zatímco úkoly udržují každodenní práci organizovanou, někdy je třeba se zastavit a podívat se na celkový obraz. Právě v tom vám pomohou ClickUp Mind Maps, které rozkládají složité projekty na zvládnutelné části a zároveň udržují jasný přehled o celkových cílech vašeho týmu.
Propojte body (doslova) pomocí myšlenkové mapy a poté ji podle potřeby přeskupte pomocí funkce „Re-Layout“, která zachová hierarchii mapy a zlepší její čitelnost.
Přečtěte si také: Jak zlepšit schopnosti spolupráce na pracovišti
5. Řešení výzev spojených s prací na dálku
Práce na dálku se stala normou pro mnoho firem, protože nabízí flexibilitu a pohodlí. Může však také vést k izolaci a bránit spolupráci.
Aby se zabránilo izolované práci a zajistila úspěšná práce na dálku, je nezbytné zaměřit se na rozvoj dovedností, kolektivní úspěch a osobní odpovědnost.
- Rozvoj dovedností: Investujte do školení a rozvoje, abyste zaměstnancům poskytli potřebné nástroje a dovednosti pro efektivní komunikaci a spolupráci na dálku. To zahrnuje zlepšení písemné komunikace, etikety při virtuálních schůzkách a dovedností v oblasti řízení projektů.
- Kolektivní úspěch: Povzbuzujte zaměstnance, aby hledali různé pohledy na věc a spolupracovali na projektech se svými kolegy, čímž podpoříte týmovou spolupráci. To pomůže odstranit izolovanost a posílí pocit kolektivního úspěchu.
- Osobní odpovědnost: Zdůrazněte význam osobní odpovědnosti při práci na dálku. Povzbuzujte zaměstnance, aby převzali odpovědnost za své úkoly, dodržovali termíny a efektivně komunikovali s členy svého týmu. Pomůže to předejít nedorozuměním a zajistí, že projekty budou pokračovat podle plánu.
Organizace mohou vytvořit pozitivní a produktivní prostředí pro práci na dálku, které podporuje inovace a zlepšuje schopnost organizace dosahovat svých cílů.
💡Tip pro profesionály: Podporujte odpovědnost na pracovišti tím, že budete přidělovat úkoly členům týmu a pomocí ClickUp Views sledovat aktualizace stavu a procento dokončení.
6. Spolupracujte v reálném čase s členy týmu
Pokud jste unaveni z toho, že musíte žonglovat s více dokumenty a snažit se, aby všichni byli na stejné vlně, ClickUp Docs vám může pomoci.
S Docs můžete vytvářet dokumenty, tabulky a prezentace v reálném čase a spolupracovat na nich v rámci své oblíbené platformy pro správu projektů.
ClickUp Docs je však více než jen textový editor. Je to společný pracovní prostor, který vám pomůže:
- Vytvářejte strukturované dokumenty s vnořenými stránkami, možnostmi stylů a šablonami. Vkládání záložek, přidávání tabulek a další funkce pro formátování dokumentů pro jakékoli potřeby, od plánů až po wiki a znalostní báze.
- Upravujte dokumenty v reálném čase společně se svým týmem. Označujte ostatní komentáři, přiřazujte jim úkoly a převádějte text na sledovatelné úkoly, abyste měli přehled o všech nápadech.
- Propojte dokumenty s pracovními postupy a získejte přístup ke všemu na jednom místě. Přidejte widgety pro aktualizaci pracovních postupů, změnu stavu projektů, přiřazování úkolů a další funkce – vše přímo ve vašem editoru.
7. Podporujte týmového ducha
Týmový duch je na pracovišti více než jen příjemným doplňkem – je to pojivo, které drží vše pohromadě, zejména pokud jde o zabránění izolované práci.
Jde především o pěstování pocitu sounáležitosti, společného poslání a otevřených komunikačních nástrojů, bez ohledu na to, zda lidé sedí vedle sebe nebo pracují na dálku.
Pro týmy pracující v kanceláři to může začít zdánlivě malými věcmi: spontánními rozhovory v odpočívárně, improvizovanými brainstormingovými sezeními nebo dokonce jednoduchou politikou otevřených dveří, kdy se všichni cítí pohodlně, když k sobě přijdou, aby se zeptali na otázky nebo sdíleli nápady.
Tato dynamika je také formována hybridními komunikačními strukturami na pracovišti, ve kterých se zaměstnanci pracující na místě i na dálku cítí stejně zapojeni.
Na vzdálených pracovištích se nemůžete spoléhat na neformální rozhovory na chodbě nebo energii skupiny ve stejném fyzickém prostoru. Můžete se však záměrně snažit budovat vztahy. Začněte tím, že zajistíte jasný a otevřený tok informací prostřednictvím nástrojů pro práci na dálku.
Pravidelné videohovory, i když jsou jen pro udržení kontaktu a zjištění, jak se lidem daří v osobním životě, významně přispívají k vytvoření pocitu sounáležitosti.
Přečtěte si také: 15 nejlepších softwarových nástrojů pro týmovou spolupráci
8. Řešte konflikty v týmu okamžitě
V kancelářském prostředí často vznikají konflikty v důsledku nedorozumění nebo rozdílných cílů. Aby se podpořila zdravá pracovní kultura, musí být týmy vybaveny tak, aby tyto konflikty dobře zvládaly.
Řešení problémů přímo, s empatií a otevřeným dialogem, udržuje týmy v souladu a podporuje spolupráci. Podpora otevřených diskusí a stanovení jasných očekávání může zmírnit napětí, než se promění v rozkoly.
V prostředí vzdálené práce, kde v konverzacích chybí neverbální signály, mohou rychle eskalovat nedorozumění. Používání nástrojů, jako je ClickUp Meetings , pro pravidelné kontroly a řešení problémů pomáhá udržet konflikty pod kontrolou.
Podpora spolupráce prostřednictvím těchto nástrojů také zabraňuje například marketingovým týmům izolovat se od produktových nebo prodejních týmů.
Konflikty, pokud jsou dobře řešeny, mohou posílit vazby a podpořit inovace. Umožňují týmům vidět věci z různých perspektiv, což zlepšuje řešení problémů a týmovou práci. Když jsou konflikty řešeny konstruktivně, odstraňují izolovanost a posilují firemní kulturu jako celek.
9. Stanovte jasné cíle pro projekty založené na spolupráci
Když týmy pracují odděleně, každý se svými vlastními cíli a záměry, mohou trpět nedostatkem celkového směřování.
V takových situacích vám ClickUp Goals pomůže stanovit jasné, měřitelné cíle pro společné projekty, odstranit izolovanost a usnadnit mezifunkční spolupráci.
Začněte stanovením cíle – vysokého cíle, kterého chcete dosáhnout. Vaším cílem může být například „zvýšit spokojenost zákazníků o 20 %“.
Jakmile definujete svůj cíl, rozdělte jej na menší, lépe zvládnutelné dílčí cíle. Tyto dílčí cíle mohou být:
- Číselné (např. zvýšení měsíčního prodeje o 10 %)
- Finanční (např. dosáhnout cíle tržeb ve výši 1 milionu dolarů)
- Pravda/Nepravda (např. uvést nový produkt na trh do 4. čtvrtletí)
- Založené na úkolech (např. dokončení konkrétní marketingové kampaně)
Poté můžete úkoly z různých týmů sloučit do jednoho cíle. To znamená, že všichni pracují na společném cíli, aniž by docházelo k nejasnostem ohledně toho, kdo je za co zodpovědný.
Uspořádejte své cíle do složek, přidejte popisy pro větší přehlednost a dokonce nastavte oprávnění k prohlížení a úpravám, abyste mohli kontrolovat, kdo k nim má přístup. Tím zajistíte, že všichni členové vašeho týmu budou informováni a budou se shodovat, aniž by se cítili přetížení.
Pomocí šablony komunikačního plánu ClickUp můžete naplánovat a realizovat efektivní strategii týmové komunikace ohledně těchto cílů.
10. Posilujte iniciativy v oblasti diverzity, rovnosti a inkluze (DEI)
Začněme náborem. ClickUp vám pomůže vytvořit a spravovat rozmanitou náborovou pipeline. Od zaznamenávání údajů o uchazečích až po sledování pokroku v různých fázích vám ClickUp pomůže dbát na rozmanitost v průběhu celého procesu.
Pomocí nástroje ClickUp Whiteboards můžete vytvářet vývojové diagramy, které vám pomohou definovat a zdokumentovat váš náborový proces, aby všichni měli stejné informace.
ClickUp Brain, integrovaný asistent s umělou inteligencí, vám pomůže eliminovat lidské předsudky tím, že napíše inkluzivní popisy pracovních pozic a provede anonymní screening životopisů.
A pomocí ClickUp Docs můžete vytvořit standardizované rubriky pro pohovory, které zajistí spravedlivé a konzistentní hodnocení.
A konečně, ClickUp Dashboards vám pomůže sledovat každou fázi náborového procesu pomocí relevantních metrik.
11. Vytvořte propojené pracovní prostředí
S ClickUp Brain můžete klást otázky týkající se jakékoli práce v rámci ClickUp nebo související s ClickUp a během několika sekund získat přesné odpovědi založené na kontextu.
Jak vám to může pomoci:
- AI Project Manager: Automatizujte rutinní úkoly, jako jsou aktualizace pokroku, stand-upy a zprávy o stavu. Tím se sníží čas strávený ručními aktualizacemi a zlepší se koordinace a spolupráce týmu.
- AI Writer for Work: Vytvářejte obsah rychle a přesně. Ať už potřebujete napsat e-maily, vytvořit projektové plány nebo vygenerovat poznámky z jednání, AI Writer for Work přizpůsobí výstup vašim konkrétním potřebám a zajistí konzistentnost a srozumitelnost veškeré komunikace.
- Hladká integrace: Užijte si efektivní a propojené pracovní prostředí bez přerušení, protože AI je integrována do platformy pro plynulý zážitek.
- Lepší spolupráce: Zajistěte, aby všichni členové týmu měli přístup ke stejným informacím a aktualizacím. Tato transparentnost a sdílený kontext zlepšují spolupráci, protože každý přispívá efektivněji a je informován o postupu projektu.
- Aktualizace v reálném čase: Informujte všechny bez neustálých schůzek nebo ručního kontrolování. Tato funkce pomáhá týmům soustředit se na své úkoly a zároveň zůstat v souladu s celkovými cíli projektu.
Posilte týmového ducha a prolomte izolovanost pomocí ClickUp
Izolace může být jednou z největších překážek pokroku v jakékoli organizaci. Když týmy pracují izolovaně, vytváří to komunikační bariéry, které vedou k neefektivitě, promarněným příležitostem a zdvojování práce.
Nedostatečná informovanost o činnosti ostatních oddělení ztěžuje relevantním zúčastněným stranám udržet si vzájemnou soudržnost a brzdí inovace.
ClickUp, komplexní platforma pro řízení projektů, vám pomůže překonat izolovanou práci. Podporuje mezifunkční týmovou práci tím, že posiluje spolupráci a transparentnost.
V ClickUp mohou zaměstnanci napříč týmy sledovat úkoly, stanovovat cíle a sdílet aktualizace. Díky funkcím, jako jsou integrované nástroje pro videokonference a vestavěný chat, jsou schůzky plynulé bez ohledu na to, kde se váš tým nachází.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a prolomte tyto izolované pracovní postupy!