Smartsheet vs. Excel: Průvodce srovnáním

Řízení projektů napříč několika odděleními často znamená práci s různými tabulkami, což může vést k potenciálnímu zmatku a neefektivitě.

Zatímco Microsoft Excel je již dlouho oblíbeným nástrojem pro organizaci dat, Smartsheet nabízí funkce podobné Excelu s vylepšenými možnostmi řízení projektů.

V tomto blogu prozkoumáme silné a slabé stránky Smartsheet a Excel, abychom vám pomohli rozhodnout, který nástroj nejlépe vyhovuje vašim potřebám v oblasti řízení projektů.

Představíme také alternativní řešení, které může nabídnout ještě větší flexibilitu a snadné použití.

Co je Smartsheet?

Smartsheet je cloudová platforma pro správu projektů s více funkcemi než běžný nástroj pro práci s tabulkami.

Představte si to jako kombinaci Excelu a specializovaného nástroje pro správu projektů, ale s plynulejšími pracovními postupy a méně potížemi při spolupráci v týmu.

Mezi jeho četné funkce patří Ganttovy diagramy, automatizované pracovní postupy a přizpůsobitelné šablony.

Funkce Smartsheet

Smartsheet má všechny funkce, které potřebujete, aby vám usnadnil život. Pojďme si je společně prohlédnout:

1. Spolupráce v reálném čase

Smartsheet vám a vašemu týmu umožňuje pracovat na stejném dokumentu současně – bez nočních můr spojených s kontrolou verzí.

Každý může provádět aktualizace, zanechávat komentáře a sledovat pokrok bez zmatků způsobených nekonečnými přílohami e-mailů.

Navíc můžete přiřazovat úkoly, přidávat přílohy, nastavovat závislosti úkolů a sledovat všechny členy svého týmu, aby váš projekt pokračoval podle plánu (což je obzvláště užitečné, pokud pracujete na více projektech).

2. Automatizované pracovní postupy

Místo ztrácení času opakujícími se úkoly (zasílání připomínek, aktualizace stavových polí atd.) můžete nastavit inteligentní spouštěče pomocí automatizovaných pracovních postupů Smartsheet.

Představte si to jako sestavení domina – jedna akce spustí další, až se vše perfektně složí dohromady.

Chcete upozornit svůj tým, když se blíží termín? Smartsheet zašle upozornění.

Potřebujete aktualizovat pole po dokončení úkolu? Hotovo. Automaticky.

A to nejlepší?

Tyto pracovní postupy můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly jedinečným procesům vašeho týmu, čímž ušetříte čas a zajistíte, že vám nic neunikne.

3. Ganttovy diagramy a správa zdrojů

Pokud rádi vidíte své projekty rozložené v přehledné časové ose, Ganttovy diagramy se mohou stát vaším novým trikem pro zvýšení produktivity.

Ganttovy diagramy v Smartsheet vám umožňují zmapovat všechny úkoly, termíny a závislosti mezi úkoly, takže máte vždy jasný přehled o postupu vašeho projektu. Už nemusíte hledat, co je kdy splatné – vše vidíte na jednom místě.

Smartsheet vám také poskytuje nástroje pro rozvržení času vašeho týmu a je velmi užitečný při správě zdrojů.

Můžete sledovat hodiny, spravovat rozpočty, koordinovat práci mezi týmy a dělat mnoho dalšího – a to vše bez obvyklého chaosu.

4. Hladká integrace

Díky hladké integraci Smartsheet s nástroji jako Google Workspace, Microsoft Teams a Power BI se váš pracovní postup dostane na novou úroveň.

Smartsheet neslouží k přepínání mezi aplikacemi, ale shromažďuje všechna vaše data na jednom místě, což usnadňuje spolupráci a zlepšuje vizualizaci dat.

Můžete také načítat data z externích zdrojů, což usnadňuje synchronizaci a aktualizaci všech údajů.

5. Mobilní aplikace a cloudové úložiště

Potřebujete spravovat své projekty na cestách? Mobilní aplikace Smartsheet vám to umožní a poskytnou vám úplnou kontrolu nad vašimi projekty na dálku.

Ať už jste na schůzce nebo mimo kancelář, můžete rychle zkontrolovat průběh úkolů, aktualizovat stavy nebo provádět změny pouhými několika klepnutími.

Cloudové úložiště Smartsheet zajišťuje bezpečnost a dostupnost všech vašich dat – už žádné ztracené soubory nebo zastaralé verze.

Ceny SmartSheet

Co je Excel?

Po desetiletí byl Microsoft Excel nejpoužívanějším nástrojem pro práci s tabulkami, od vytváření grafů přes analýzu financí až po organizaci firemních dat.

Excel nabízí výkonné funkce pro analýzu dat. Díky tomu je nepostradatelným nástrojem v sadě Microsoft Office pro každého, kdo pracuje se složitými výpočty, strukturovanými daty nebo spravuje databáze.

Zaměřuje se především na manipulaci s daty a jejich vizualizaci. Můžete vytvářet složité vzorce, provádět komplexní výpočty a organizovat velké množství informací v charakteristickém mřížkovém rozložení.

Excel se navíc integruje s dalšími aplikacemi Microsoft Office. To je zásadní pro pracovní postupy, které se spoléhají na plynulé přechody mezi jinými nástroji MS, jako jsou prezentace PowerPoint a dokumenty Word.

Funkce Excelu

Pokud používáte Excel pouze jako nástroj pro práci s tabulkami, přicházíte o mnoho!

Excel je výkonný program, který zjednodušuje úkoly související se správou dat a projektů. Bez problémů zvládá vše od pokročilé vizualizace dat až po rozsáhlé projekty (například roční audity společnosti).

Zde je několik důvodů, proč Excel zůstává jedním z nejznámějších nástrojů v oboru:

1. Složité výpočty a vzorce

Představte si, že spravujete roční rozpočet marketingového týmu. Pomocí funkce „SUMIF“ můžete vypočítat celkové výdaje na konkrétní kampaně na základě kritérií, jako je měsíc nebo kanál.

Potřebujete dále rozepsat náklady za čtvrtletí? Stačí zadat funkci „VLOOKUP“ a získat přesně ty údaje, které potřebujete, z více listů.

Díky rozsáhlé knihovně vzorců umožňuje Excel uživatelům bez potíží zpracovávat čísla, automatizovat úkoly a dokonce provádět finanční analýzy.

Navíc lze vzorce Excelu integrovat do více listů. To pomáhá organizovat a sledovat data projektu nebo je dokonce zobrazit v přehlednějším formátu.

2. Nástroje pro vizualizaci dat a tvorbu grafů

Integrované nástroje pro tvorbu grafů v Excelu jsou neocenitelným pomocníkem při vizualizaci dat.

Řádky dat můžete snadno převést na sloupcové grafy, výsečové grafy nebo Ganttovy diagramy pro efektivní vizualizaci dat, což zjednodušuje rozsáhlé projekty a komplexní data.

Ale to není vše!

Excel lze také integrovat s Power BI pro ještě výkonnější business intelligence a analytické funkce.

3. Automatizace úkolů pomocí maker

Funkce automatizace úkolů v Excelu, známá také jako makro, je revoluční novinkou pro ty, kteří chtějí zvýšit svou produktivitu.

Jste unaveni z kopírování a vkládání měsíčních údajů o prodeji do deseti různých tabulek?

Stačí nastavit makro, stisknout tlačítko a hotovo (ano, je to tak snadné).

Musíte barevně označovat nekonečné řádky? Nastavte makro, klikněte a vaše tabulka je nyní uspořádaná (ano, je to tak jednoduché).

Pomocí maker můžete automatizovat opakující se úkoly, jako je formátování, zadávání dat a dokonce i generování reportů. Je to jako mít osobního asistenta pro vaše tabulky.

Jakmile nastavíte makra, postarají se o nudné úkoly, abyste se mohli soustředit na důležité věci, jako je analýza dat a řízení členů týmu.

Makra se hodí zejména při řešení úkolů v rámci projektového řízení nebo při práci s rozsáhlými datovými sadami, protože šetří čas a snižují počet chyb.

4. Spolupráce v reálném čase (Excel Online)

Excel sice nemá vestavěné funkce pro spolupráci jako Smartsheet, ale díky Excel Online může váš tým stále upravovat stejnou tabulku.

Už žádné bolesti hlavy typu „Kterou verzi používáme?“.

Stačí sdílet odkaz a všichni se mohou zapojit, provádět úpravy a přidávat komentáře, jako by se jednalo o skupinový chat.

Navíc můžete tato data kdykoli převést do prezentace PowerPoint. Nebo vložte některé poznatky do diskuse v Microsoft Teams.

5. Integrace s dalšími nástroji Microsoft Office

Potřebujete před závěrečnou týdenní schůzkou přidat do své prezentace PowerPoint několik dalších sloupců? Neváhejte a vložte tam tabulky z Excelu.

Potřebujete propojit živá data s vaší zprávou ve formátu Word?

Žádný problém. Změňte data v Excelu a váš dokument Word se automaticky aktualizuje.

Potřebujete ještě více spolupráce v reálném čase? Stačí přejít do Microsoft Teams, sdílet tabulku a brainstormovat se svým týmem, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi.

Excel navíc podporuje cloudové úložiště, takže můžete své soubory Excel ukládat a pracovat s nimi odkudkoli.

Ceny Excelu

Smartsheet vs. Excel: Porovnání funkcí

Je čas na souboj!

Smartsheet i Excel jsou skvělé nástroje, ale jak si vedou v přímém srovnání? Porovnání Excelu a Smartsheetu jsme rozdělili podle jednotlivých funkcí.

Funkce č. 1: Spolupráce v reálném čase

V první části debaty Smartsheet vs. Excel jsme se zaměřili na spolupráci v reálném čase a Smartsheet zde jasně vede.

Na rozdíl od Excelu, který vyžaduje sdílení více verzí nebo přístup k Excel Online, Smartsheet vám a vašemu týmu umožňuje spolupracovat v reálném čase – ať už při přidělování úkolů, provádění aktualizací nebo vkládání komentářů.

Všichni jsou doslova na stejné stránce! Excel Online nabízí některé funkce pro spolupráci, ale ve srovnání s plynulou integrovanou automatizací pracovních postupů Smartsheet působí trochu neohrabaně.

Funkce č. 2: Nástroje pro vizualizaci dat a tvorbu grafů

V tomto ohledu není v souboji Smartsheet vs. Excel jasný vítěz. Oba programy nabízejí robustní funkce pro vizualizaci dat.

Díky svým grafickým nástrojům a integraci s Power BI je Excel fantastický pro vytváření sloupcových grafů, výsečových grafů a dalších. Již dlouho je preferovanou volbou pro vizuální zobrazení dat.

Smartsheet však není daleko pozadu a nabízí univerzální zobrazení, jako jsou Ganttovy diagramy, kalendáře a mřížky, které usnadňují vizualizaci a správu projektových dat.

Pokud spravujete rozsáhlé projekty, obě platformy vám poslouží, ale výběr závisí na vašich preferencích ohledně stylu prezentace.

Funkce č. 3: Automatizované pracovní postupy

Dále jsme porovnali automatizované pracovní postupy a Smartsheet snadno zvítězil.

Automatizace Smartsheet pomáhá spravovat opakující se úkoly, jako je odesílání připomínek nebo aktualizace stavových polí, a výrazně usnadňuje správu úkolů.

Excel tuto vestavěnou funkci nemá, ale můžete použít makra k automatizaci úkolů. Ale buďme upřímní – makra vyžadují strmější křivku učení a nejsou tak intuitivní jako automatizační nástroje Smartsheet.

Funkce č. 4: Hladká integrace

Pokud jde o integraci, Excel má nad konkurencí navrch.

Díky úzké provázanosti s ekosystémem Microsoft Office lze Excel snadno integrovat s prezentacemi PowerPoint, dokumenty Word a Microsoft Teams. Můžete propojit živá data mezi aplikacemi a provádět aktualizace napříč platformami.

Smartsheet se také integruje s nástroji jako Google Workspace a Power BI. Přesto však dominance Excelu v oblasti aplikací Microsoft Office dává uživateli, kteří již do této sady investovali, výhodu.

Funkce č. 5: Křivka učení

Přiznejme si to: většina z nás se s Excelem seznámila již v raném věku a pro mnohé z nás je to prakticky jeden z prvních programů, které jsme se naučili používat.

Základy Excelu se snadno osvojí a i pokročilejší funkce, jako jsou složité vzorce a filtrování dat, začnou po trochu praxe připadat přirozené.

Smartsheet je sice intuitivní pro správu projektů, ale jeho osvojení může trvat o něco déle, zejména pokud chcete využívat jeho pokročilé nástroje, jako jsou automatizované pracovní postupy a správa zdrojů.

Pokud jste součástí malého týmu nebo teprve začínáte s nástroji pro správu projektů, možná vám bude připadat, že Smartsheet má strmější křivku učení než Excel.

Smartsheet vs. Excel na Redditu

Uživatelé Redditu mají k debatě o Smartsheet vs. Excel mnoho co říci:

Jeden frustrovaný uživatel se podělil o své potíže se Smartsheetem:

Mám pocit, že na každém kroku narážím na omezení Smartsheet, které je v jiném softwaru mnohem snazší zvládnout.

Upozornili také na problémy se skriptovacími funkcemi, kopírováním sloupců a návrhem formulářů.

Ne každý však má stejný názor. Jeden uživatel řekl:

…Smartsheet je lepší v oblasti spolupráce, ale Excel je stále mým oblíbeným nástrojem pro analýzu.

Někteří uživatelé našli zlatou střední cestu a používají oba nástroje pro různé úkoly. Jak vysvětlil jeden uživatel Redditu:

Smartsheet je skvělý pro automatizaci, reporty, dashboardy atd., ale nejlépe se hodí pro malé datové sady… Práce s většími datovými sadami ve Smartsheetu může být frustrující kvůli omezením řádků/buněk/odkazů.

Celkový konsenzus na Redditu?

Smartsheet vyniká (bez dvojsmyslu) v oblasti řízení projektů a spolupráce, ale Excel zůstává oblíbeným nástrojem pro analýzu dat a práci s velkými datovými soubory.

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Smartsheet a Excelu

Nyní, když jsme porovnali Smartsheet a Excel z několika hledisek, je čas seznámit se s novým nástrojem, který nabízí to nejlepší z obou světů a žádné z jejich omezení.

Více integrací, vestavěné funkce umělé inteligence, spolupráce v reálném čase, funkce automatizace a více než 1000 šablon pro všechny vaše potřeby v oblasti řízení projektů.

Seznamte se s ClickUp.

Zde je přehled toho, jak ClickUp kombinuje nejlepší vlastnosti Smartsheet a Excelu (spolu s některými dalšími funkcemi).

Výhoda ClickUp č. 1: Zobrazení tabulky ClickUp

Představte si veškerý výkon tabulek Excel, ale s přidanou hodnotou integrovaných nástrojů pro správu projektů.

S tabulkovým zobrazením ClickUp nejen spravujete data, ale také je transformujete na praktické poznatky, které posouvají vaše projekty vpřed.

Řekněme například, že spravujete marketingovou kampaň s různými výstupy, termíny a přispěvateli.

Díky zobrazení tabulky můžete snadno přiřazovat úkoly, sledovat termíny a monitorovat pokrok v jednom strukturovaném zobrazení a zároveň spravovat rozpočet kampaně a podrobnosti o dodavatelích – to vše bez přepínání mezi více nástroji.

Výhoda ClickUp č. 2: Šablony tabulek

Stáhnout tuto šablonu

Nemáte čas budovat vlastní systém od nuly?

Žádný problém.

Šablona tabulky ClickUp vám pomůže začít. Od správy finanční analýzy po organizaci vašeho dalšího velkého projektu – s touto šablonou přeskočíte nastavení a rovnou se pustíte do práce.

Na rozdíl od Excelu, kde může být vytváření šablony od nuly složitým procesem, ClickUp to zvládne rychle, jednoduše a, troufáme si říci, zábavně!

Pokud chcete ještě větší flexibilitu, šablona editovatelné tabulky ClickUp vám nabízí plně přizpůsobitelné prostředí.

Výhoda ClickUp č. 3: Automatizace a umělá inteligence

Zpomaluje vás opakování stejných úkolů? Už ne.

ClickUp Automations usnadňuje zefektivnění pracovních postupů. Ve spojení s ClickUp Brain je to asistent, kterému můžete delegovat standardní každodenní úkoly. Stačí popsat automatizaci a umělá inteligence ji okamžitě nastaví – bez nutnosti programování.

Ať už posíláte připomenutí, aktualizujete stavy nebo spouštíte akce na základě podmínek, ClickUp se postará o opakující se úkoly, aby se váš tým mohl soustředit na celkový obraz.

Výhoda ClickUp č. 4: Správa úkolů pro týmy

Díky řešení pro správu projektů ClickUp nebylo řízení týmu nikdy snazší. Myslete na Ganttovy diagramy, sledování zdrojů a delegování úkolů – vše snadným způsobem.

Představte si, že vedete tým vývoje produktů.

Díky Ganttovým diagramům ClickUp můžete na první pohled vidět celý časový plán projektu – priority jsou jasné, závislosti přehledné a pokrok snadno sledovatelný.

A když přijde čas ponořit se do detailů, ClickUp Tasks je vaším ideálním pomocníkem pro organizaci a přidělování detailních úkolů.

Můžete snadno spravovat pracovní zátěž a zajistit, aby nikdo nebyl přetížen, a zároveň používat ClickUp Docs k ukládání všech relevantních podrobností a souborů projektu.

ClickUp Whiteboards umožňuje brainstormingové sezení, zatímco ClickUp Forms shromažďuje zpětnou vazbu nebo požadavky od zainteresovaných stran, a to vše na jedné platformě. A pokud potřebujete přizpůsobit vzhled svého projektu, můžete se spolehnout na ClickUp Views – včetně Ganttových diagramů – a uspořádat si dashboard přesně podle svých potřeb.

Vyberte si chytřejší nástroj než Excel: ClickUp

Který z těchto systémů pro správu databází byste si měli vybrat – Smartsheet, Excel nebo ClickUp?

Pokud se zaměřujete především na analýzu dat, Excel je těžko překonatelný. Microsoft Excel je stále nejoblíbenějším tabulkovým softwarem pro zpracování čísel a analýzu dat, zejména pokud jde o složité výpočty.

Na druhou stranu, Smartsheet je skvělou volbou, pokud se chcete více zaměřit na spolupráci a automatizaci.

Pokud však hledáte to nejlepší z obou světů, ClickUp je pro vás ideální volbou.

ClickUp kombinuje výkonnou správu dat s kolaborací v reálném čase a automatizací založenou na umělé inteligenci, aby zefektivnil produktivitu vašeho týmu napříč projekty.

Jste připraveni zvládnout své projekty na jedničku? ClickUp můžete začít používat zdarma ještě dnes!