Hráli jste někdy hru zvanou „telefon“? Když se zpráva předává od jedné osoby k druhé a pak k další, může se zkomplikovat, až je nakonec k nepoznání.
Pro hru je to zábava. Pro podnikání už tolik ne.
Bez ohledu na to, jak vynikající je váš produkt nebo služba, váš úspěch závisí na tom, jak dobře o nich informujete svět.
Vaši zákazníci očekávají konzistentní komunikaci a sdělení značky napříč platformami, stejně jako efektivní a empatickou pomoc při řešení jejich dotazů a stížností.
Věděli jste, že 98 % zákazníků považuje za zásadní, aby s nimi firma efektivně komunikovala? Pokud tedy nemáte strategii externí komunikace, je nejvyšší čas s ní začít.
V tomto blogovém příspěvku se budeme zabývat externí komunikací a tím, jak implementovat kompetentní strategii pro vaši firmu.
Co je to externí komunikace?
Týká se jakékoli výměny informací mezi firmou a jejími externími zainteresovanými stranami, jako jsou zákazníci, dodavatelé, investoři, vládní agentury a média.
Externí komunikace má za cíl budovat reputaci značky a vytvářet sdělení, která osloví správné publikum ve správný čas.
Interní komunikace vs. externí komunikace
Hlavní rozdíl mezi interní a externí komunikací spočívá v tom, že externí komunikace je zaměřena na osoby nebo subjekty mimo firmu. Interní komunikace se naopak soustředí na výměnu informací uvnitř firmy.
Pro úspěšnou externí komunikaci je však nezbytné vytvořit silnou vnitřní soudržnost mezi zaměstnanci a vedením. To vyžaduje jasnou a strukturovanou interní komunikaci, která všechny udržuje v obraze a podporuje rozmanité pohledy.
Pokud je například vaším cílem zvýšit konzistenci mezi propagačním obsahem a zákaznickým servisem, musíte interně brainstormovat, jak mohou marketingové a zákaznické týmy lépe spolupracovat.
V ideálním případě by měli komunikovat pravidelně, aby se sjednotili v tónu značky, očekáváních zákazníků a strategiích sdělování informací. Tím se zajistí, že oba týmy poskytnou soudržný zážitek a posílí stejné hodnoty a sliby v průběhu celé zákaznické cesty.
Externí komunikace má několik výhod. Mezi ně patří:
- Zvyšte povědomí o svých produktech nebo službách a jejich viditelnost
- Budování silnější sítě s obchodními partnery a investory
- Posílení krizového řízení prostřednictvím otevřeného a upřímného dialogu
- Rozšiřte dosah na trhu prostřednictvím strategického sdělení a positioning
- Vytvořte silnější pocit sounáležitosti prostřednictvím včasné a relevantní komunikace s klienty.
- Usnadněte lepší vztahy s dodavateli jasnou komunikací se zainteresovanými stranami o potřebách a očekáváních.
Příkladem externí komunikace je situace, kdy vaše firma zveřejní tiskovou zprávu o uvedení nového produktu na trh. Tím informujete média a širokou veřejnost o své nejnovější nabídce a otevíráte si cestu k novým prodejům nebo předplatným a potenciálním partnerstvím se značkami.
Typy externí komunikace
Externí komunikace má mnoho podob a forem. Mezi hlavní kategorie patří:
1. Sociální média
Využitím platforem jako Facebook, Instagram, X. com nebo LinkedIn můžete aktivně komunikovat se svým publikem sdílením důležitých informací o svých produktech nebo službách, marketingových aktivitách a novinkách ve společnosti.
Je to také dobrá příležitost pro oboustrannou komunikaci, protože můžete reagovat na jakékoli dotazy nebo stížnosti, které mohou mít vaši zákazníci na sociálních médiích, a dokonce se zapojit do neformální online konverzace.
Spravujte svou komunikaci na sociálních médiích chytře pomocí šablony kampaně na sociálních médiích od ClickUp. Umožní vám efektivně plánovat, organizovat a naplánovat vaše příspěvky na sociálních médiích, což pomůže zvýšit online přítomnost a vliv vaší firmy.
Šablonu použijte pro následující úkoly:
- Sledujte průběh kampaně pomocí stavů jako Schváleno, Zrušeno, Probíhá, Vyžaduje schválení a Vyžaduje vstup.
- Získejte přístup k přizpůsobeným zobrazením, včetně Plánu, Příspěvků, DACI a Kampaní, abyste měli vše přehledně uspořádané a přístupné.
- Vylepšete spolupráci na kampani pomocí nahrávání obrazovky, společné úpravy, automatizace, umělé inteligence a dalších funkcí.
2. Digitální marketing
Vzhledem k tomu, že většina světa funguje online, jsou techniky digitálního marketingu, jako je SEO, PPC reklama, obsahový marketing a CRM kampaně, zásadní pro oslovení skupin spotřebitelů, na které se chcete zaměřit.
Můžete například spustit sérii placených reklam na Facebooku, které budou propagovat vaše ekologické kuchyňské nádobí, a oslovit tak zákazníky, kteří tyto produkty hledají.
Využijte ClickUp Brain, asistenta pro psaní založeného na umělé inteligenci od ClickUp, k generování nápadů na obsah a profilů publika, překladu obsahu do místních jazyků pro regionální kampaně a vytváření poutavých reklamních textů.
Například takto společnost ClickUp Brain vytvořila profil kupujícího pro výrobce ekologického kuchyňského nádobí ve Filadelfii:
💡Tip pro profesionály: E-mailový marketing je také účinným způsobem, jak pečovat o potenciální zákazníky a zároveň je informovat o nových produktech a akcích. Využití A/B testování v e-mailových kampaních pomáhá optimalizovat předměty e-mailů, obsah a časy odeslání, aby se zvýšila míra otevření a konverze.
3. Obsah webových stránek
Vaše webové stránky jsou často prvním kontaktním bodem s vaší firmou, proto je důležité, aby jejich obsah byl aktuální a poutavý.
Zahrňte důležité podrobnosti o svých nabídkách a obsah, který zajímá návštěvníky, jako jsou interaktivní ukázky produktů nebo pohledy do zákulisí vašeho inovačního procesu.
Šablona Content Management Template by ClickUp pomáhá definovat komplexní pracovní postup pro aktualizaci vaší webové stránky. S touto šablonou můžete organizovat různé typy úkolů souvisejících s psaním pro webové stránky, od přijímání požadavků na obsah přes plánování celé mapy stránek na tabulkách až po vedení redakčního kalendáře.
Šablona také nabízí možnost měřit výkonnost ve vztahu k cílům, abyste mohli podle toho upravit své strategie externí firemní komunikace.
Vytvořte seznam požadavků na obsah, jako jsou blogové příspěvky, obrázky, videa, podcasty atd., a přiřaďte odpovědnosti příslušným členům týmu pomocí ClickUp Tasks. Sledování pokroku je snazší díky přizpůsobitelným polím a značkám, jako je priorita, termín, závislost atd. Můžete také použít ClickUp Gantt Chart View k monitorování pokroku na vizuální časové ose a nastavení termínů, kdy by měl být obsah nahrán, aktualizován nebo odstraněn z webových stránek.
4. Public relations
Jasné PR cíle jsou klíčem k tomu, abyste důležité oznámení dostali k správnému publiku a ochránili reputaci své značky.
Vhodně načasovaná tisková zpráva nebo konference mohou zajistit, že média zachytí nejnovější informace o společnosti a rozšíří je. PR je důležité také v krizových situacích, kdy vám pomáhá kontrolovat narativ a posilovat vaši důvěryhodnost u zainteresovaných stran a široké veřejnosti.
Například při stažení produktu z trhu vám dobře provedená PR strategie pomůže rychle vyřešit problém, uklidnit zákazníky jasnou komunikací a prokázat odpovědnost, což v konečném důsledku zachová důvěru a minimalizuje poškození reputace vaší značky.
Šablona PR kampaně ClickUp vám poskytne vše, co potřebujete k úspěšné realizaci PR strategie. Můžete sledovat podrobné informace pomocí funkcí, jako jsou:
- Vlastní stavy pro sledování průběhu kampaně
- Vlastní pole pro kategorizaci mediálních kontaktů a podrobností o oslovení
- Zobrazení Ganttova diagramu pro vizualizaci časových os
Komplexní, plně přizpůsobitelný rámec pomáhá šetřit čas a zdroje při vytváření obchodní strategie přizpůsobené vašim potřebám a cílům. Dashboardy ClickUp poskytují vizuální přehled o výkonu kampaní, marketingových KPI, stavu projektů a pracovní zátěži týmů pomocí tabulek a grafů, což vám dává přehled potřebný k přijímání rozhodnutí založených na datech.
💡Tip pro profesionály: Šablony marketingových plánů vám umožní spravovat vaše sdělení a zajistit, aby se vaše novinky dostaly k správnému publiku, a zároveň zachovat dobrou pověst vaší firmy. Integrujte zpětnou vazbu od zákazníků do svého marketingového plánu, abyste mohli vylepšovat svá sdělení na základě informací v reálném čase.
5. Veřejné akce
Akce jsou skvělým způsobem, jak navázat kontakty s kolegy z oboru, obchodními partnery a potenciálními klienty.
Kromě propagace vaší firmy jako lídra v oboru a prezentace nabídky vybranému publiku se můžete také poučit od ostatních účastníků akce a získat přehled o aktuálních trendech na trhu.
Software pro správu událostí ClickUp pomáhá optimalizovat plánování a realizaci událostí. Díky jeho intuitivním funkcím můžete změnit způsob, jakým organizujete, propagujete a spolupracujete.
Kalendářový náhled v ClickUp vám umožňuje navrhovat přehledné časové osy událostí, snadno přidělovat odpovědnosti a úzce spolupracovat s interními týmy a dodavateli. Další výhodou je obousměrná synchronizace s Google Kalendářem, díky které můžete všechny své schůzky snadno spravovat na jednom místě.
Plánujete velkou akci?
- Rozdělte si práci na jednotlivé úkoly, přiřaďte jim datum zahájení a termín dokončení a využijte automatické globální sledování času k výpočtu fakturovatelných hodin.
- Stanovte jasná očekávání ohledně dodání s odhadem času a zajistěte tak hladký průběh práce od začátku do konce.
- Vytvořte strukturovaný pořadí operací s vazbami mezi úkoly a zajistěte, aby každý člen týmu znal svou roli.
- Upřednostňujte úkoly a vytvářejte kontrolní seznamy, abyste měli jistotu, že vám neunikne žádný detail, zejména v den konání akce.
A co je nejlepší, můžete zefektivnit plánování akcí pomocí šablony pro marketing akcí od ClickUp. Tento výkonný nástroj nabízí strukturovaný, opakovatelný rámec, který vám pomůže zůstat organizovaní, inspiruje vás k inovativním strategiím a zajistí, že vám neunikne žádný důležitý detail.
Takto lze šablonu použít:
- Spolupracujte se svým týmem na stanovení cílů a záměrů.
- Vytvořte seznam potenciálních členů publika a jejich kontaktních údajů.
- Sledujte následné úkoly a zajistěte, aby vám nic neuniklo, pomocí milníků v ClickUp.
Můžete také použít ClickUp Automations k zasílání automatických připomínek událostí a plánování příspěvků na sociálních médiích s podrobnostmi o místě konání a harmonogramu nadcházejících událostí.
6. Partnerství/spolupráce
Spolupráce s influencery nebo jinými společnostmi prostřednictvím doporučení nebo společných brandingových kampaní vám může pomoci oslovit nové publikum a těžit z vzájemné důvěryhodnosti.
Partnerství společnosti Red Bull s extrémními sportovními událostmi je toho vynikajícím příkladem, protože perfektně ladí s jejím image energie, dobrodružství a překonávání hranic. Tato partnerství pomáhají posilovat poselství Red Bullu o dobrodružném a energickém životním stylu.
Vypracování strategie externí komunikace
Znalost toho, jak přistupovat k externí komunikaci, je klíčová pro úspěšnou marketingovou komunikační strategii. Zde je návod, jak začít.
1. Prozkoumejte své publikum
Začněte tím, že definujete jednotlivé externí cílové skupiny, se kterými chcete navázat kontakt, například investory, zákazníky, média nebo partnerské dodavatele. Poté prozkoumejte jednotlivé typy cílových skupin a získejte informace na základě následujících údajů, které vám pomohou je dále segmentovat.
Například:
- Firmografické údaje (odvětví, velikost společnosti, fáze růstu)
- Demografické údaje (věk, role, velikost společnosti)
- Časté problémy (omezené rozpočty, roztříštěná data, nedostatek času)
- Nákupní chování (založené na výzkumu, s ohledem na rozpočet, upřednostňující kvalitu před cenou)
Pokud jste softwarová společnost typu B2B, jedním z vašich externích publik může být například IT manažeři ve středně velkých firmách.
Díky vytvoření persony možná zjistíte, že při výběru softwarových řešení upřednostňují nákladovou efektivitu a integrační schopnosti – což je klíčový bod, který je třeba zohlednit ve vašem plánu externí komunikace.
2. Stanovte si SMART cíle pro každou cílovou skupinu
Pro každý segment publika je důležité mít konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné (SMART) cíle, aby bylo možné vytvořit cílený obsah, který bude odpovídat jejich jedinečným potřebám.
Pro média by SMART cílem mohlo být „Zajistit si v příštím čtvrtletí prostor ve třech předních odborných publikacích zasláním cílených tiskových zpráv a domluvením rozhovorů s klíčovými mluvčími společnosti. “
S ClickUp Goals můžete definovat jasné a konkrétní cíle a vylepšit svou strategii stanovování cílů pomocí kvantifikovatelných a měřitelných cílů. Pro investory může být SMART cílem například: „Zvýšit míru otevření čtvrtletního investorského newsletteru o 15 % během příštích šesti měsíců. “
Pomocí funkce Cíle nastavte přesné metriky úspěchu, jako jsou čísla, procenta nebo měna. Na platformě můžete propojit úkoly nebo seznamy s cílem a ta automaticky sleduje váš pokrok při jejich plnění.
Například propojením všech úkolů ve sprintu s jediným cílem můžete snadno sledovat celkový pokrok v reálném čase.
Udržujte vše přehledně uspořádané pomocí snadno použitelných složek, přiřazujte termíny k cílům a dílčím úkolům a spravujte přístup nastavením více vlastníků a kontrolou oprávnění.
Software pro řízení marketingových projektů ClickUp vám pomůže proměnit vaše marketingové plány na vysoké úrovni v praktické každodenní pracovní postupy.
Integrací strategických dokumentů, brainstormingových sezení a kalendářů prezentací do každodenních činností vašeho týmu získáte flexibilitu a budete moci rychle reagovat na potřeby každého publika.
ClickUp Docs zejména umožňuje členům vašeho týmu zůstat informovaní a soustředění od počátečního brainstormingu až po spuštění kampaně.
Ať už segmentujete seznamy kontaktů podle typu publika, spravujete kontaktní údaje médií nebo organizujete nápady pro prezentace své firmy, Docs vám pomůže udržet vše přehledně uspořádané na jednom místě.
Spolupráce v reálném čase vám umožňuje označovat členy týmu, přidělovat úkoly a přeměňovat text na sledovatelné akční položky, takže žádný nápad ani úkol nezůstane přehlédnut.
3. Vyberte si správné kanály pro každou cílovou skupinu
Různé komunikační kanály nabízejí jedinečné výhody. Například zatímco sociální média jsou ideální pro sdílení interaktivního obsahu a vytváření humbuku kolem nových produktů, webináře poskytují osobnější způsob, jak komunikovat se svými zákazníky v reálném čase.
Při výběru nejlepšího kanálu pro externí komunikaci zvažte faktory, jako je dostupný rozpočet, preference publika a naléhavost sdělení.
Například e-mail má větší dopad při oznamování nadcházejících výprodejů, zatímco SMS je jednou z nejlepších alternativ e-mailu pro časově citlivější komunikaci.
Pokud pro externí komunikaci používáte především e-mail, můžete e-maily odesílat a přijímat přímo v rámci platformy pomocí softwaru ClickUp pro správu e-mailových projektů, takže nemusíte přepínat mezi záložkami nebo nástroji.
Ať už se jedná o rychlou odpověď nebo podrobnou aktualizaci, k e-mailům můžete snadno připojit dokumenty, formuláře nebo klipy.
Můžete dokonce automatizovat e-maily a úkoly pomocí pravidel založených na spouštěčích pro vlastní pole, odesílání formulářů a aktualizace úkolů, čímž zajistíte včasnou komunikaci se svým publikem.
Vaše doručená pošta se tak stane centrem projektu, kde můžete vytvářet a komentovat úkoly z e-mailových oznámení, nastavovat termíny přidáním data zahájení a ukončení, propojovat e-maily s úkoly pro kontext a nastavovat automatizaci pro zasílání newsletterů, drip kampaní a přeposílání e-mailů.
To vám umožní spravovat vaše e-mailové oslovení společně s dalšími marketingovými kanály a zajistit tak koordinovanou strategii.
4. Vypracujte komunikační strategii
Toto je váš základní dokument obsahující všechny podrobnosti o vašich cílech, kanálech a tónu komunikace (ToV) pro každou externí cílovou skupinu, se kterou pracujete.
Měl by obsahovat redakční pokyny, pilíře obsahu, plán PR obsahu a klíčová sdělení značky – tím dáte svému týmu vše, co potřebuje, aby vždy komunikoval správným způsobem.
Pokud jste například spotřebitelská technologická společnost, může příručka obsahovat pokyny, jak reagovat na dotazy médií, s předem schválenými klíčovými sděleními o vlastnostech produktů, firemní kultuře a iniciativách v oblasti udržitelnosti.
5. Vytvořte plán pro realizaci oslovovacích aktivit
Dobře promyšlený plán externí komunikace vám pomůže udržet správný směr, zajistí srozumitelnost vašich sdělení, porozumění vašemu publiku a soulad vašich cílů.
Nejlepší na tom je, že nemusíte objevovat Ameriku. Místo toho můžete použít šablony komunikačních plánů, které obvykle zahrnují prvky jako cíle, zainteresované strany, fáze, úkoly, termíny a klíčová sdělení.
Nezapomeňte svůj plán průběžně aktualizovat podle nových poznatků a zpětné vazby, abyste zůstali relevantní a dosáhli svého cíle.
Například šablona komunikačního plánu ClickUp pomáhá vytvořit hierarchii zainteresovaných stran a definovat, jak budou informace efektivně sdíleny. Můžete vyvinout strategii komunikace projektu s klienty, přiřadit vlastní role, spravovat přístup a oprávnění a rozhodnout, co by mělo zůstat veřejné a co soukromé.
Navíc můžete vytvořit komunikační workflow přizpůsobené vašim potřebám s více zobrazeními, jako je seznam, Ganttův diagram, pracovní vytížení a kalendář, a pomocí termínů úkolů, komentářů, automatizace a dalších funkcí zefektivnit plánování komunikace.
Podobně vám šablona komunikační kampaně od ClickUp pomůže efektivně komunikovat se zainteresovanými stranami a vybaví váš tým tak, aby během kampaně předával správné informace, ať už se jedná o uvedení nového produktu na trh nebo interní iniciativu.
Nabízí následující:
- Sledujte průběh kampaně přidělováním úkolů s přizpůsobitelnými stavy
- Organizujte a přidávejte klíčové atributy, abyste snadno vizualizovali různé fáze své kampaně.
- Vylepšete sledování kampaní pomocí reakcí na komentáře, automatických připomínek, více přiřazených osob a priorit úkolů.
Šablona pomáhá s komplexním plánováním a realizací kampaní, od počátečního brainstormingu a stanovení cílů až po výběr komunikačních kanálů a zajištění jednotného tónu a stylu komunikace na všech platformách.
4 tipy, jak zlepšit branding a externí komunikaci
Externí komunikace má zásadní vliv na to, jak vaše firma vnímá vaše publikum. Ať už se jedná o tiskovou zprávu nebo příspěvek na Facebooku, každá komunikace přispívá k vnímání vaší firmy veřejností, a proto je tak důležité mít jasné KPI pro povědomí o značce.
Zde je návod, jak na to:
- Mezi prvními věcmi, které je třeba upřednostnit, je konzistence, aby veškerá vaše externí komunikace napříč platformami pomáhala posilovat jednotnou identitu značky, která zůstane v povědomí vaší cílové skupiny.
- Udržování online přítomnosti, včetně informací sdílených na vašich externích komunikačních kanálech a rychlých odpovědí při interakcích se zákazníky, je zásadní.
- Doporučení od důvěryhodných příznivců vaší firmy, ať už se jedná o lídry v oboru, influencery nebo dokonce spokojené zákazníky, mají v očích veřejnosti větší váhu než placené reklamy.
- Spolupráce s významnými influencery vám také pomůže oslovit nové publikum prostřednictvím jejich fanoušků a navázat s nimi přímý kontakt.
Číst více: Programy podpory zákazníků: Vybudujte si trvalou značku pomocí této organické marketingové strategie
Příklady firem, které správně komunikují navenek
Při navrhování plánu externí komunikace se inspirujte firmami, které to již dělají dobře. Zde je několik příkladů.
1. Patagonia
Jedná se o outdoorovou značku známou svým závazkem k transparentnosti a ochraně životního prostředí. Každý rok Patagonia zveřejňuje výroční zprávu, ve které podrobně popisuje svůj pokrok, iniciativy, výzvy a příležitosti, a vítá připomínky veřejnosti prostřednictvím svého blogu a sociálních médií.
2. Ben and Jerry’s
Ben and Jerry’s, oblíbená značka zmrzliny, byla vždy silným zastáncem sociální spravedlnosti. Na svých webových stránkách jasně uvádí mnoho příčin, které podporuje, a každá stránka produktu obsahuje sekci „hodnotově orientované zdroje“, kde jsou podrobně popsány rostlinné obaly a závazek k fair trade.
3. Netflix
OTT streamer neustále přizpůsobuje svou nabídku podle toho, co diváci nejvíce chtějí. Netflix také pravidelně komunikuje se zákazníky prostřednictvím e-mailu a je známý svou neformální přítomností na sociálních médiích.
4. Starbucks
Kávový řetězec opakovaně prokázal, jak reagovat na krize. V případě incidentu s rasovým profilováním v roce 2018 se Starbucks okamžitě omluvil, uzavřel tisíce poboček, aby provedl školení proti předsudkům, a jasně komunikoval přijatá opatření a poučení svým stakeholderům.
Zjednodušte externí komunikaci pro vaši firmu
V přeplněném digitálním prostoru je důležité komunikovat správným způsobem ve správný čas.
Ať už připravujete dokumenty pro komunikaci se zainteresovanými stranami týkající se finančních výsledků nebo sérii příspěvků na sociálních médiích pro CRM kampaň, ujistěte se, že obsah odpovídá celkovému hlasu vaší značky a vizi toho, jak chcete být vnímáni.
A nikdy není pozdě začít investovat do této přítomnosti, zejména s nástrojem jako ClickUp, který má vše, co potřebujete, abyste mohli začít.
Využijte jej ke konsolidaci dokumentů, projektů, chatů, úkolů a poznámek na centralizované platformě. Užijte si plynulou týmovou spolupráci, eliminujte informační silosy a vytvořte skutečně sladěnou strategii externí komunikace.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a vyzkoušejte rozdíl.