Správa rozvrhů zaměstnanců se může rychle stát chaotickou, což vede k nedorozuměním, zmeškaným směnám a chybám ve mzdách.
Pokud vám to zní povědomě, nebojte se. Také jsem to zažil.
Naštěstí software pro plánování směn zaměstnanců tento proces zjednodušuje automatizací rozvrhů, sledováním docházky a úsporou cenného času.
Ale jak si z takového množství možností vybrat tu nejlepší?
V tomto blogu vám představím 10 nejlepších nástrojů pro plánování směn, které jsme s mým týmem otestovali, abychom vám pomohli najít ideální řešení.
Co byste měli hledat v softwaru pro plánování rozvrhů?
Výběr správného softwaru pro plánování směn změnil způsob, jakým spravuji rozvrhy zaměstnanců, šetří mi čas a eliminuje konflikty v rozvrhu.
Po otestování různých nástrojů jsem dospěl k závěru, že následující klíčové funkce jsou nezbytné:
- Sledování dostupnosti zaměstnanců: Vyberte si softwarové řešení pro plánování směn, které přesně zaznamenává dostupnost zaměstnanců, aby se předešlo konfliktům v plánování směn a zajistilo správné přidělování směn.
- Možnosti výměny směn: Hledejte aplikace pro plánování, které vám umožní vytvářet flexibilní rozvrhy a zaměstnancům snadno vyměňovat směny v rámci platformy, čímž minimalizujete narušení provozu a zajistíte jeho plynulý chod.
- Integrace výplat: Vyberte si software pro výplaty, který se hladce integruje s vaším systémem výplat a zajistí přesné výpočty mezd. To pomáhá snížit administrativní zátěž.
- Sledování docházky: Vyberte si software pro evidenci docházky, který zaznamenává docházku na dálku v reálném čase, aby se předešlo nesrovnalostem.
- Nástroje pro komunikaci v týmu: Najděte online software pro plánování směn, který usnadňuje rychlou komunikaci mezi manažery a zaměstnanci a informuje všechny o změnách v rozvrhu a dostupnosti týmu.
- Správa více týmů: Vyberte si software pro správu rozpisů, který podporuje plánování zaměstnanců napříč více týmy nebo odděleními, aniž by docházelo k záměně.
S ohledem na tyto nezbytné funkce pojďme objevit nejlepší software pro plánování, který splňuje všechny tyto požadavky!
Přečtěte si také: Chcete-li se zlepšit v řízení času, zde je ultimátní průvodce zvládnutím správy časových rozvrhů.
10 nejlepších softwarů pro plánování směn
Po rozsáhlém výzkumu jsme s mým týmem pečlivě vybrali těchto 10 nejlepších softwarových řešení pro správu rozpisů. Tyto nástroje vám pomohou zefektivnit vaše složité potřeby v oblasti plánování a optimalizovat produktivitu vašeho týmu.
1. ClickUp (nejlepší pro plánování pracovníků, sledování času a řízení pracovní síly)
ClickUp výrazně optimalizoval můj pracovní postup. Transformoval řízení týmu zefektivněním plánování, sledování a přidělování úkolů, a to vše na jedné výkonné platformě.
S nástrojem ClickUp Calendar View mohu přetahovat úkoly, nastavovat termíny a získat přehled o všem, co se bude dít v následujícím týdnu nebo měsíci.
Nástroj můžete také synchronizovat s Google Kalendářem, abyste vše sladili napříč platformami.
Další funkcí, kterou často využívám, je barevné označení různých úkolů podle priority. Je to ideální řešení, pokud chcete spravovat více projektů současně.
Například mohu vidět, kdy se termín projektu kryje s plánovanou dovolenou člena týmu, a rychle upravit jeho úkoly.
Pomocí funkce ClickUp Time Tracking můžete sledovat čas přímo v úkolech, ať už pracujete v prohlížeči nebo v mobilní aplikaci.
Například mohu zaznamenat čas strávený na školeních nebo schůzkách jediným kliknutím. Časové zprávy jsou užitečné, když potřebuji zkontrolovat, kolik času můj tým strávil na konkrétních projektech.
Můžete také exportovat údaje o odpracované době pro výplaty, což zjednodušuje proces a snižuje počet manuálních chyb. Navíc můžete čas označit jako fakturovatelný, což usnadňuje sledování práce, která musí být vyfakturována.
Bonus: 10 bezplatných šablon pro evidenci pracovní doby zaměstnanců v programech Excel, Word a ClickUp
Jednou z vynikajících funkcí, která zjednodušuje správu zaměstnanců, je možnost zefektivnit procesy pomocí nástroje ClickUp pro lidské zdroje. Díky funkcím, jako jsou vlastní pole, stavy, připomenutí a kontrolní seznamy, mohu efektivně sledovat vše od náboru až po zaškolení nových zaměstnanců.
Tento nástroj mi umožňuje nastavit úkoly pro každou fázi náboru, jako je výběr a pohovory, a označit pokrok pomocí stavů jako „Probíhá“ nebo „Dokončeno“. Přidání připomínek a kontrolních seznamů zajišťuje, že během zapracování nic nezmeškáte.
K spolupráci s ostatními členy týmu v reálném čase využívám také komunikační funkce, jako jsou ClickUp Comments a ClickUp Chat View. Díky těmto funkcím jsme s týmem neustále v kontaktu, takže nám nic neunikne.
Šablony HR od ClickUp navíc šetří spoustu času. Pomáhají mi vyhnout se začínání od nuly a rychle vytvářet pracovní postupy pro úkoly, jako je najímání zaměstnanců, zaškolování a hodnocení výkonu.
Šablona rozvrhu zaměstnanců ClickUp
Šablona ClickUp Staff Roster Template učinila správu směn a úkolů mnohem efektivnější než při použití tabulek. Mohla jsem sledovat dostupnost všech zaměstnanců, přidělovat role a dokonce spravovat žádosti o volno, a to vše na jednom místě. Tato šablona vám umožňuje:
- Zlepšete komunikaci a koordinaci
- Zajistěte přesné sledování času
- Optimalizujte přidělování úkolů pro maximální produktivitu
Vlastní pole, jako jsou „Přesčasy“ a „Oddělení“, mi umožňují rychle filtrovat podle konkrétních údajů o zaměstnancích, takže je snadné sledovat, kdo kdy pracoval. A protože je vše propojeno v jednom pracovním prostoru, nikdo mě nemusí honit kvůli aktualizacím – vše vidí v reálném čase.
Šablona rozvrhu směn ClickUp
Pro správu každodenních operací mi také velmi pomáhá šablona ClickUp Shift Schedule Template. Plánování směn bývalo obtížné, ale s ClickUpem nyní mohu rychle nastavit rozvrh na celý týden.
Můžete přesouvat směny, upravovat je a dokonce sledovat absence pomocí vlastních polí, jako je „Důvod absence“. Tato šablona mi umožňuje:
- Získejte jasný přehled o pracovní době zaměstnanců.
- Zajistěte dostatečné pokrytí během špiček.
- Zefektivněte proces plánování a úpravy směn zaměstnanců.
- Minimalizujte finanční dopady konfliktů v rozvrhu a změn na poslední chvíli.
Líbí se mi, jak se úkoly automaticky aktualizují a jak snadno lze s týmem komunikovat o změnách. Už žádné e-maily nebo SMSky s žádostmi o výměnu směn – díky této šabloně je vše zjednodušené.
Bonus: Získejte přístup k těmto 10 bezplatným šablonám pracovních rozvrhů v Excelu a ClickUp.
Nejlepší funkce ClickUp
- Sledujte pracovní dobu, přesčasy a přestávky zaměstnanců pomocí ClickUp Time Tracking.
- Vizualizujte rozvrhy, směny a žádosti o volno pomocí kalendáře ClickUp.
- Posílejte automatické připomenutí a oznámení o nadcházejících směnách, termínech a žádostech o volno pomocí ClickUp Reminders a ClickUp Notifications.
- Přiřazujte zaměstnancům konkrétní směny nebo úkoly na základě jejich dovedností a dostupnosti pomocí ClickUp Tasks.
- Sledujte pracovní vytížení zaměstnanců, abyste zajistili spravedlivé rozložení práce a předešli vyhoření pomocí nástroje ClickUp Workload Views.
- Sdílejte rozvrhy, zásady a další relevantní dokumenty se zaměstnanci pomocí ClickUp Docs.
- Integrujte ClickUp s HR systémy, softwarem pro výplaty mezd a dalšími relevantními nástroji pomocí integrace ClickUp.
Omezení ClickUp
- Mobilní aplikace ClickUp nenabízí všechny funkce a možnosti, které nabízí desktopová verze.
- Vzhledem k velkému množství funkcí a možností přizpůsobení někteří noví uživatelé zaznamenávají určitou náročnost na osvojení.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp Brain: Přidejte k jakémukoli placenému tarifu za 7 $ za člena pracovního prostoru za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 700 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 200 recenzí)
2. Deputy (nejlepší pro správu rozvrhů a času zaměstnanců)
Deputy mi připadá jako užitečný nástroj pro vytváření a správu směn, přidělování úkolů a kontrolu dostupnosti zaměstnanců. Je také efektivní pro zpracování žádostí o volno a správu přesčasů.
Další užitečnou funkcí je možnost sledovat docházku zaměstnanců. Můžete snadno zjistit, kdy se zaměstnanci přihlašují a odhlašují, a identifikovat případné absence nebo pozdní příchody.
Bonus: Podívejte se na těchto 10 bezplatných šablon pro správu času (kalendáře a rozvrhy).
Nejlepší funkce Deputy
- Posílejte oznámení, zprávy a připomenutí přímo svému týmu.
- Zefektivněte procesy, jako je schvalování dovolených a výpočet mezd.
- Získejte přehled o výkonu a produktivitě týmu díky podrobným analytickým zprávám o pracovní síle.
Omezení Deputy
- Bezplatný tarif nezahrnuje řídicí panel.
- Tento nástroj neobsahuje řešení pro výplaty mezd.
Ceny Deputy
- Plánování: 4,50 $/měsíc na uživatele
- Čas a docházka: 4,50 $/měsíc na uživatele
- Premium: 6 $/měsíc na uživatele
- Deputy HR: 2 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Deputy
- G2: 4,6/5 (více než 300 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 700 recenzí)
3. Connecteam (nejlepší pro sledování času, docházky a dokončení úkolů)
Connecteam je velmi intuitivní, a to i pro ty, kteří nejsou příliš technicky zdatní. Je přizpůsobitelný, takže můžete vytvářet rozpisy zaměstnanců a různé plány pro různé týmy, přiřazovat zaměstnancům konkrétní úkoly a dokonce sledovat jejich pokrok.
Všichni uživatelé Connecteam mohou v reálném čase sledovat své směny a případné změny. Online aplikace pro plánování směn je také skvělá pro zpracování žádostí o volno a správu komunikace v týmu.
Nejlepší funkce Connecteam
- Snadno vytvářejte a spravujte rozvrhy, včetně směn, přestávek a volna, pomocí funkce drag-and-drop.
- Sledujte čas, docházku a polohu zaměstnanců v reálném čase.
- Integrujte Connecteam s dalšími nástroji, jako jsou mzdové systémy a HR software.
Omezení Connecteam
- Někteří uživatelé uvádějí, že rozhraní může působit nepřehledně a systém plánování může být někdy trochu chybový.
- Chybí pokročilé funkce pro vytváření reportů a sledování financí.
Ceny Connecteam
- Navždy zdarma
- Operations Basic: 29 $/měsíc
- Operations Advanced: 49 $/měsíc
- Operations Expert: 99 $/měsíc
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Connecteam
- G2: 4,7/5 (více než 700 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 300 recenzí)
Bonus: Excelový docházkový list!
4. 7shifts (nejlepší pro zjednodušení žádostí o volno a jejich schvalování)
7shifts je další skvělý software pro plánování směn, který vám pomůže efektivněji spravovat rozvrhy vašeho týmu. Díky funkci drag-and-drop můžete snadno přesouvat zaměstnance do kalendáře a rychle jim přiřazovat konkrétní směny.
7shifts má funkci, která je velmi užitečná pro týmy v restauračním podnikání – automatické žádosti o volno. Zaměstnanci mohou své žádosti podávat přímo prostřednictvím aplikace a vy je můžete schválit nebo zamítnout pouhým kliknutím. To zefektivňuje plánování a pomáhá předcházet konfliktům v rozvrhu. Tento software byl ve skutečnosti navržen s ohledem na restaurační podnikání.
Nejlepší funkce 7shifts
- Hladké podávání a správa žádostí o volno
- Získejte přístup k údajům v reálném čase a zobrazte klíčové metriky, jako jsou mzdové náklady a výkonnost zaměstnanců.
- Využijte integrovanou funkci časomíry k monitorování odpracovaných hodin zaměstnanců.
Omezení 7shifts
- Cenové plány 7shifts mohou být pro menší podniky drahé.
- Někteří uživatelé hlásili občasné poruchy a chyby, které narušují probíhající pracovní postupy.
Ceny 7shifts
- Comp: Navždy zdarma
- Entrée: 34,99 $/měsíc
- The Works: 76,99 $/měsíc
- Gourmet: 150 $/měsíc
- 7shifts Payroll: 39,99 $ / přidat k libovolnému plánu
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze 7shifts
- G2: 4,5/5 (více než 100 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 1100 recenzí)
5. Calendly (nejlepší pro zefektivnění rezervace schůzek)
Známá kalendářová aplikace Calendly pomáhá zefektivnit proces rezervace schůzek. Díky automatizovanému řešení plánování můžete nastavit svou dostupnost a sdílet odkaz s potenciálními klienty. Ti si pak mohou vybrat vhodný časový úsek, který vyhovuje oběma stranám.
Calendly se může automaticky synchronizovat s Google Kalendářem, čímž zabrání dvojím rezervacím a zajistí, že budete mít vždy jasný přehled o rozvrhu svého týmu. Tato funkce vám může ušetřit spoustu času a zvýšit produktivitu.
Nejlepší funkce Calendly
- Sdílejte jedinečný odkaz na plánování a nechte ostatní vybrat si jejich preferované časové sloty.
- Posílejte automatické e-mailové a SMS připomenutí a informujte účastníky.
- Synchronizujte Calendly s Google Kalendářem, Outlookem nebo jinými kalendářovými systémy.
Omezení Calendly
- Bezplatný tarif Calendly umožňuje integraci pouze jednoho kalendáře.
- Nenabízí komplexní nástroje pro plánování, které potřebují větší týmy.
Ceny Calendly
- Navždy zdarma
- Standard: 12 $/měsíc
- Týmy: 20 $/měsíc
- Podnik: Ceny začínají na 15 000 USD/rok
Hodnocení a recenze Calendly
- G2: 4,7/5 (více než 2200 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3500 recenzí)
Podívejte se na tyto alternativy Calendly!
6. QuickBooks Time (nejlepší pro optimalizaci procesu integrace výplat)
QuickBooks Time, software pro sledování času a řízení pracovní síly, pomáhá zefektivnit obchodní operace. Díky automatickému sledování času mohou zaměstnanci snadno zaznamenávat příchody a odchody pomocí svých smartphonů nebo počítačů.
Další užitečnou funkcí QuickBooks Time je integrace s QuickBooks Payroll. Umožňuje uživatelům plynule přenášet data o sledování času do mzdových systémů, čímž se snižuje riziko chyb a šetří čas.
Nejlepší funkce QuickBooks Time
- Získejte přehled o produktivitě zaměstnanců a přesčasech, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí.
- Dostávejte oznámení o zmeškaných docházkách nebo přesčasech.
- Spravujte plánování zaměstnanců vytvářením, úpravami a prohlížením rozvrhů na centralizované platformě.
Omezení QuickBooks Time
- Cenové plány softwaru mohou být pro menší podniky nákladné.
- Zaměřuje se především na sledování času a integraci výplat a méně na plánování zaměstnanců ( plánování zdrojů ).
Ceny QuickBooks Time
- Time Premium + Payroll Premium: 14 $/měsíc + 6,80 $/měsíc za každého zaměstnance
- Time Elite + Payroll Elite: 28 $/měsíc + 8,50 $/měsíc za každého zaměstnance
Hodnocení a recenze QuickBooks Time
- G2: 4,5/5 (více než 1400 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 6800 recenzí)
7. Homebase (nejlepší pro plánování pracovní doby zaměstnanců a sledování času)
Homebase je spolehlivá a snadno použitelná aplikace pro plánování práce, která vám pomůže spravovat rozvrhy vašeho týmu. Na první pohled uvidíte, kdo kdy pracuje a zda nedochází k nedostatku personálu.
Homebase vám také umožňuje nastavit různé typy směn. Můžete například vytvořit typ směny „přesčasy“ nebo „pohotovost“ a přetahovat zaměstnance do různých směn. Tímto způsobem můžete sledovat pracovní dobu svého týmu a zajistit, aby všichni dostávali správnou mzdu.
Nejlepší funkce Homebase
- Zefektivněte proces výplaty mezd integrací se softwarem pro výplatu mezd.
- Získejte přístup k informacím o svém týmu odkudkoli pomocí mobilní aplikace.
- Pomocí vestavěných časoměrů sledujte pracovní dobu zaměstnanců a zabraňte ztrátám pracovních hodin.
Omezení Homebase
- Někteří uživatelé uvádějí, že rozhraní je neohrabané, matoucí a obtížně ovladatelné.
- Ostatní uživatelé hlásili nedostatečnou odezvu a porozumění ze strany zákaznické podpory.
Ceny Homebase
- Navždy zdarma
- Essentials: 24,95 $/měsíc
- Plus: 59,95 $/měsíc
- All-in-one: 99,95 $/měsíc
Hodnocení a recenze Homebase
- G2: 4,2/5 (více než 100 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 1000 recenzí)
8. Findmyshift (nejlepší pro správu směn a sledování pracovní doby zaměstnanců)
Pomocí Findmyshift můžete vytvářet pracovní dobu, nastavovat dostupnost zaměstnanců a dokonce zefektivnit správu volna. Jedná se o spolehlivý software pro správu směn, který vám umožní zjistit, kdo v daný den pracuje, což usnadňuje koordinaci s kolegy a plánování směn.
Findmyshift automaticky aktualizuje rozvrhy na základě dostupnosti. Pokud tedy dojde k náhlé změně, můžete aktualizovat svou dostupnost a nástroj okamžitě upraví váš rozvrh.
Nejlepší funkce Findmyshift
- Vytvářejte a spravujte rozvrhy nastavením směnných vzorců a jejich úpravou podle potřeby.
- Umožněte zaměstnancům vzájemně si vyměňovat směny a podpořte tak flexibilitu.
- Přesně sledujte odpracované hodiny a absence zaměstnanců.
Omezení Findmyshift
- Integrace Findmyshift do vašich pracovních postupů může vyžadovat hodně času a úsilí.
- Uživatelé hlásili občasné poruchy, které vedly k výpadkům během pracovní doby.
Ceny Findmyshift
- Navždy zdarma
- Starter: 25 $/měsíc
- Podnikání: 40 $/měsíc
- Enterprise: 80 $/měsíc
Hodnocení a recenze Findmyshift
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (více než 1000 recenzí)
9. When I Work (nejlepší pro plánování směn a sledování času)
When I Work je uživatelsky přívětivý nástroj, který výrazně usnadňuje plánování. Můžete snadno zobrazit nadcházející směny, požádat o volno a dokonce si vyměnit směny s kolegy.
When I Work nabízí také další užitečnou funkci: automatické zaznamenávání pracovní doby. Uživatelé se mohou přihlašovat a odhlašovat přímo ze svých telefonů, což je velmi pohodlné. Pokud potřebujete provést nějaké změny ve svém rozvrhu, můžete tak učinit také prostřednictvím aplikace.
Nejlepší funkce aplikace When I Work
- Posílejte zaměstnancům přímo oznámení a zprávy o změnách v rozvrhu.
- Spravujte pracovní rozvrhy zaměstnanců a prohlížejte si žádosti o volno ze svého mobilního zařízení.
- Nastavte směnné vzorce a sledujte odpracované hodiny a absence zaměstnanců.
Omezení aplikace When I Work
- Žádosti o volno lze pouze smazat a znovu přidat, nelze je měnit.
- Nenabízí podrobné funkce pro sledování úkolů nebo pracovních činností.
Ceny I When I Work
- Základní: 1,50 $/měsíc
- Essential + Time Tracking & Attendance: 3 $/měsíc
- Pro: 3 $/měsíc
- Pro + Time Tracking & Attendance: 5 $/měsíc
- Premium: 5 $/měsíc
- Premium + Sledování času a docházky: 7 $/měsíc
- When I Work Payroll (přidat k libovolnému plánu): 39 $/měsíc + 6 $ za každého aktivního uživatele/měsíc
Hodnocení a recenze When I Work
- G2: 4,3/5 (více než 250 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1100 recenzí)
Bonus: Chcete lepší možnosti? Podívejte se na těchto 10 nejlepších alternativ k When I Work!
10. Sling (nejlepší pro správu směn a komunikaci se zaměstnanci)
S aplikací Sling můžete rychle vytvářet směny, přiřazovat je zaměstnancům a podle potřeby je upravovat. Funkce drag-and-drop usnadňuje přesouvání směn a zajišťuje, že všichni mají spravedlivé pracovní zatížení.
Sling má také vestavěnou funkci zasílání zpráv, která je neuvěřitelně užitečná pro komunikaci s týmy. Můžete posílat zprávy přímo jednotlivcům nebo skupinám, abyste sdíleli důležité informace nebo koordinovali směny.
Nejlepší funkce Sling
- Sdílejte soubory, přidělujte úkoly a efektivně komunikujte s členy týmu.
- Sledujte, jak jsou přidělovány čas a zdroje, abyste zajistili optimální produktivitu.
- Sledujte úkoly, termíny a pokrok v různých projektech.
Omezení Sling
- Uživatelé upozornili, že mobilní verze tohoto nástroje není tak uživatelsky přívětivá jako verze pro stolní počítače.
- Zprávy mohou generovat pouze uživatelé s obchodním plánem.
Ceny Sling
- Navždy zdarma
- Premium: 2 $/měsíc
- Podnikání: 4 $/měsíc
Hodnocení a recenze Sling
- G2: 4,4/5 (více než 80 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 150 recenzí)
Bonus: Chcete-li zlepšit řízení práce a směn, naučte se, jak zavést pracovní rozvrh 2-2-3.
Zefektivněte proces plánování rozvrhů zaměstnanců pomocí ClickUp
Správa rozvrhů zaměstnanců může být časově náročná a náchylná k chybám. Efektivní software pro tvorbu rozvrhů zjednodušuje tento proces tím, že vám umožňuje vytvářet rozvrhy, rychle přidělovat směny a spravovat dostupnost vašeho týmu.
Využití spolehlivého softwaru pro plánování vám také pomůže hladce přistupovat k mzdovým systémům a kontrolovat náklady, což zajistí optimální počet zaměstnanců a minimalizuje nadbytečné nebo nedostatečné personální obsazení.
ClickUp, jako ideální software pro plánování, vám umožňuje přiřazovat směny na základě dostupnosti zaměstnanců, sledovat odpracovaný čas a generovat přesné mzdové výkazy. Zefektivňuje váš pracovní postup a snižuje ruční zadávání dat.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vyzkoušejte výhody zefektivněného pracovního postupu při plánování rozvrhů zaměstnanců!