Nedávná studie zjistila, že manažeři ztrácejí ročně 683 hodin kvůli rozptýlení – což je celá třetina jejich pracovní doby! 42 % dotázaných uvedlo, že sotva zvládnou hodinu nepřetržité produktivní práce bez přerušení, a v průměru lidé stráví téměř 127 hodin ročně zotavováním se z rozptýlení. To stojí americkou ekonomiku každoročně 468 miliard dolarů.
Odborníci z různých odvětví neustále pracují na zlepšování produktivity zaměstnanců. Organizace zkoušejí moderní nástroje, automatizaci, generativní AI atd., aby podpořily své zaměstnance. Přidávání dalších technologií bez nápravy základních chování však může vést k podprůměrným výsledkům.
Jednou z nejčastěji používaných behaviorálních taktik k dosažení špičkového výkonu jsou sprinty produktivity. Ale co je to sprint produktivity? Jak funguje? Jak implementovat sprint produktivity?
Máme pro vás odpovědi. Spusťte své hodiny hned teď! ⏱️
Porozumění produktivním sprintům
Stejně jako agilní model vývoje rozděluje velké a složité projekty na menší sprinty, produktivní sprinty zvyšují soustředění a efektivitu tím, že rozdělují úkoly na krátké, intenzivní pracovní úseky, po nichž následují krátké přestávky.
Pojďme se podívat na podrobnosti.
Co jsou produktivní sprinty?
Produktivní sprint je krátký pracovní úsek následovaný ještě kratší přestávkou. Je podobný technice Pomodoro, která doporučuje 25 minut práce následovaných pětiminutovou přestávkou.
Jediný rozdíl spočívá v tom, že v produktivním sprintu si sami zvolíte, jak dlouho se budete soustředit a jak dlouhou přestávku si dáte, a to na základě své schopnosti soustředit se. Na rozdíl od agilního sprintu, který obvykle trvá dva týdny, může produktivní sprint trvat tak dlouho, jak potřebujete: hodinu, několik dní, týden nebo měsíc. Je však lepší, aby sprinty nebyly příliš dlouhé, protože pak by mohly mít opačný účinek.
Výhody produktivních sprintů
Produktivní sprinty, stejně jako sprinty naplánované v rámci Scrum událostí, přinášejí mimořádné výhody pro danou práci. Podívejme se na ty nejvýznamnější.
Zaměření
Před zahájením sprintu týmy společně rozhodují o úkolech, na kterých budou pracovat, očekávaných výsledcích, odhadovaném čase, závislostech atd. Dobře navržený produktivní sprint tedy nabízí jasný, malý a zvládnutelný seznam úkolů, které je třeba splnit v omezeném časovém rámci.
Tato jasnost vytváří ideální podmínky pro to, aby se každý jednotlivec mohl soustředit na jeden úkol najednou. Ať už pracují samostatně nebo ve spolupráci, vědí, kdy a kde se mají dostavit a co mají dělat.
Rychlost
Sprint je obvykle období produktivní práce bez rušivých vlivů. To znamená, že neprobíhají žádné schůzky, teambuildingové aktivity, neřeší se žádné naléhavé záležitosti atd., které by mohly narušit harmonogram. Výsledkem je, že týmy plní své úkoly rychleji.
Time management
Sprinty jsou ze své podstaty časově omezené. Tato povaha vytváří pocit naléhavosti. Členové týmu chápou, co musí během pracovní doby dělat, což je motivuje k efektivnímu řízení svých dnů.
Využití zdrojů
Jako tým umožňuje sprint produktivity lepší využití zdrojů. Pomáhá jednotlivcům plánovat svou práci na základě závislostí a jejich fáze v pracovním postupu.
Například analytik kvality může naplánovat svou práci ve sprintu dva dny poté, co vývojář dokončil svou práci.
Úroveň energie zaměstnanců
Důležitou součástí každého sprintu je přestávka. Na konci intenzivní práce produktivní sprinty podporují přestávku, která někdy trvá polovinu času samotného sprintu.
To dává každému členovi týmu čas na zotavení se z intenzity práce, kterou má před sebou. Uznává to jejich úsilí a podporuje regeneraci.
Pokud jste softwarový inženýr, pravděpodobně jste zvyklí na plánování sprintů a metodiku Scrum. Sprintery však nemusí být omezeny pouze na agilní/Scrum. Lze je aplikovat na jakýkoli druh role nebo práce. Podívejme se, jak na to.
Jak naplánovat a provést sprint produktivity
Myšlenka produktivního sprintu nespočívá v tom, abyste každý den v roce dosahovali nepřiměřeně vysokého výkonu. Dobrý produktivní sprint vám naopak pomůže naplánovat práci co nejefektivnějším způsobem, aniž byste se vyhořeli.
Zde je podrobný průvodce, jak začít s podporou robustního nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp Sprints.
1. Stanovení jasných cílů
Než začnete sprint, musíte vědět, čeho chcete dosáhnout. Stanovení správných cílů pomáhá nasměrovat veškerou práci během sprintu správným směrem.
Stanovte si cíle SMART. Stanovte si konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené cíle.
Pamatujte, že zatímco při stanovování cílů je nejlepší postup orientovat se na výsledky, u produktivních sprintů je to trochu jiné. Zde se soustředíte na stanovení cílů pro úkoly, které musíte splnit, abyste dosáhli cílů své organizace.
Pokud je například vaším cílem spustit marketingovou kampaň pro uvedení nového produktu na trh, vaše cíle SMART mohou být:
- Vytvořte slogan pro kampaň do druhého dne.
- Napište kreativní briefy pro 20 příspěvků na sociálních médiích do 3. dne.
- Do 5. dne dokončete rozpočet na digitální reklamu.
Tyto cíle vám umožní efektivně naplánovat vaši práci. Můžete například naplánovat brainstorming s marketingovým týmem na první den, 2–3 hodiny soustředěné práce na psaní briefů na druhý den a 2–3 hodiny na sestavení rozpočtu na pátý den. Pokud máte potíže se stanovením cílů, může vám pomoci šablona SMART Goals Template od ClickUp.
2. Rozdělení cílů na konkrétní úkoly
Jakmile máte stanovené cíle, nastavte úkoly potřebné k jejich dosažení. Nemusíte pokaždé začínat od nuly. Vyzkoušejte šablonu Agile Sprint Planning Template od ClickUp a připravte svůj tým na úspěch.
Šablona nabízí strukturu, ale definování úkolů a návrh projektu je na vás. Zamyslete se tedy nad tím, jak rozdělíte své úkoly. Například úkoly spojené s vytvořením sloganu mohou být:
- Brainstorming s kreativním týmem
- Vytvoření seznamu všech možných sloganů
- Výběr nejlepších sloganů
- Experimentování s použitím sloganu v různých kanálech
- Dokončení sloganu
Naplánujte termíny pro každou z těchto aktivit. S ClickUp Tasks máte možnost nastavit jedinečné úkoly nebo podúkoly, pokud to preferujete. Můžete také přidávat popisy, přiřazovat uživatele, nastavovat termíny a spolupracovat s členy týmu zapojenými do vnořených komentářů. A co víc? Propojujte úkoly a spravujte závislosti, vše na jednom místě.
Jste v plánování sprintů nováčkem? Žádný problém. Vyberte si šablonu pro plánování sprintů, která vám vyhovuje, a přizpůsobte ji podle svých potřeb!
3. Vytvoření realistického časového plánu
Když týmy hovoří o sprintech jako o intenzivní práci, často předpokládají, že to znamená přetížení týdne nesčetnými úkoly. Naopak, dobrý produktivní sprint stanoví realistické časové harmonogramy.
Zkontrolujte své nevyřízené úkoly: Pomocí seznamů ClickUp shromážděte své nevyřízené úkoly a určete, které z nich lze rozumně zařadit do sprintu. Můžete také přizpůsobit šablonu nevyřízených úkolů sprintu ClickUp, aby byl tento proces mnohem rychlejší a efektivnější.
Odhadované časy: V rámci úkolů ClickUp můžete přidat odhadované časy pro každý úkol a použít je k plánování sprintu.
Zohledněte pracovní vytížení: Zohledněte dovolené členů vašeho týmu, stávající závazky a historickou rychlost sprintů. Skvělým výchozím bodem pro to je zobrazení pracovního vytížení v ClickUp.
Zohledněte závislosti: Při stanovování termínů zvažte, jak jsou úkoly vzájemně propojeny. Projděte si agilní pracovní postup a zjistěte, které úkoly musí být dokončeny před zahájením dalších.
Přidejte rezervní čas: Je snadné naplánovat práci těsně za sebou, ale věci se mohou pokazit a také se kazí. Naplánujte si proto rezervní čas. Tím zajistíte, že práce naplánovaná ve sprintu bude dokončena za všech okolností.
💡 Tip pro profesionály: Zvažte použití šablony ClickUp Sprints Template, abyste mohli začít.
4. Příprava pracovního prostoru
Hlavním cílem produktivního sprintu je minimalizovat rušivé vlivy. Výše uvedený proces eliminuje rušivé vlivy způsobené procesem plánování projektu. Ale za jiné rušivé vlivy, včetně těch osobních, jste zodpovědní vy sami.
Uklidte si fyzický prostor a odstraňte z pracovního stolu nepotřebné předměty. Během práce přepněte telefon do tichého nebo soustředěného režimu a vypněte všechny nepotřebné oznámení. Poté si připravte pracovní prostor pro sprint.
Vyberte si agilní pohled na řízení projektů, který vám vyhovuje. ClickUp pro agilní týmy nabízí přizpůsobitelný domovský pohled, kde uvidíte vše, co potřebujete k zahájení sprintu. Můžete si také vybrat pohled Kalendář nebo Tabule podle svých preferencí.
5. Provádění sprintů produktivity
Po dokončení příprav je čas na provedení produktivního sprintu. To znamená, že nyní budete postupovat podle plánu.
- Vyberte si naplánované úkoly
- Projděte si stručný popis nebo popis každého úkolu, abyste zcela pochopili kontext.
- Věnujte se intenzivně konkrétnímu úkolu.
- Nezapomeňte zaznamenat čas, který jste tomu věnovali, pomocí ClickUp Time Tracking.
- Na konci sprintu si dejte pauzu.
Pokud zjistíte, že nejste schopni dokončit úkol v rámci daného sprintu podle plánu, zamyslete se, jak byste chtěli postupovat. Můžete jej přidat zpět do seznamu úkolů, přeplánovat na další sprint nebo na jeho místo přesunout jiný úkol.
Rozhodujte se uvážlivě na základě poznatků, které získáte pomocí nástrojů pro správu produktového backlogu.
6. Využití technik time managementu
Pro úspěšnou implementaci produktivního sprintu je rozumné opřít se o osvědčené postupy. Zde je několik technik time managementu, které stojí za zvážení.
Technika Pomodoro: Pracujte intenzivně po dobu 25 minut, poté si dejte pětiminutovou přestávku. Můžete také pracovat 50 minut a dát si desetiminutovou přestávku. Udržujte se na správné cestě pomocí některé z aplikací Pomodoro, které jsou dnes k dispozici.
Časové bloky: Rozdělte si den na časové bloky, z nichž každý bude věnován konkrétním úkolům nebo činnostem. Sdružujte podobné úkoly, abyste zabránili přepínání mezi úkoly a zvýšili efektivitu.
Sledování času: Sledujte, jak trávíte svůj čas během jednoho nebo dvou dnů, abyste zjistili, kde ztrácíte čas, co můžete zlepšit a kdy jste nejproduktivnější.
7. Sledování pokroku a reflexe
Během celého sprintu pečlivě sledujte svůj pokrok. Na konci sprintu si udělejte čas na reflexi. Zde je několik způsobů, jak toho dosáhnout.
Standupy
Využijte denní standup meetingy k sdílení informací o pokroku vašeho týmu, diskusi o dokončených úkolech a identifikaci překážek. Některé týmy pracují na dálku? Žádný problém! Využijte zobrazení ClickUp Chat pro asynchronní standup.
Můžete také automatizovat poznámky ze standupů pomocí ClickUp Brain, který shromáždí všechny aktualizace provedené na platformě předchozí den.
Zprávy
Vytvářejte potřebné přehledy pomocí panelů ClickUp. Přizpůsobte si karty a vyberte si čísla, která chcete vidět na jednom místě. Ve svých schůzkách k hodnocení sprintů můžete také použít konkrétní přehledy, jako jsou grafy burn up/burn down, individuální přehledy produktivity, úkoly podle stavu atd.
Retrospektivy
Na konci každého sprintu proveďte s týmem retrospektivu. Oceněte dobrou práci, oslavte úspěchy a prozkoumejte výzvy, kterým jste během sprintu čelili. Šablona ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template nabízí vizuální a interaktivní rámec pro provádění retrospektiv.
Vedení retrospektivní schůzky může být obtížné. Je totiž spojeno s diskusí o emocionálních aspektech práce i o těch profesních, a ne všechny z nich mohou být pozitivní. Vedení těchto schůzek může být pro projektové manažery na začátku kariéry náročné, ale ClickUp je tu, aby vám pomohl:
Inspiraci najdete v těchto příkladech retrospektivy sprintu. A až se budete cítit připraveni vést schůzky sami, vyzkoušejte tyto šablony retrospektivy sprintu, které vám pomohou na vaší cestě. A jako třešničku na dortu si přečtěte bonusový článek o tom, jak se sprint review liší od retrospektivy.
Pokud vám i přesto implementace produktivního sprintu připadá složitá, použijte jednu z těchto agilních šablon k nastavení základů.
Osvědčené postupy pro úspěšné sprinty
Stojíte-li na ramenou gigantů, dohlédnete daleko. Zde je několik moudrých rad v podobě osvědčených postupů, které vám usnadní plánování sprintů produktivity.
Dělejte si přestávky: Vstaňte od stolu, protáhněte se nebo se projděte. Během přestávek se vyhýbejte obrazovkám a sociálním sítím, abyste dosáhli lepšího účinku. U delších sprintů si vezměte den volna, abyste si odpočinuli.
Oslavujte: Nenechte úspěch bez ocenění. Oslavujte úspěchy se svým týmem.
Upřednostňujte péči o sebe: Dodržujte zdravé návyky, jako je dostatek spánku, výživná strava a pravidelné cvičení.
Komunikujte: Pokud máte potíže nebo se cítíte přetížení, vyhledejte podporu. Využijte všechny výhody a možnosti, které máte k dispozici.
Reflektujte a učte se: Využijte zprávy a retrospektivy k reflexi. Zamyslete se nad tím, v čem byste se mohli osobně zlepšit. Simulujte optimalizace procesů pro dosažení lepších výsledků.
Na značky, připravit, ClickUp!
Dnes je obecně uznávanou pravdou, že je lepší pracovat krátce a s plným soustředěním, s přestávkami mezi jednotlivými úseky, než pracovat dlouhou dobu s částečným soustředěním. Ať už pracujete samostatně nebo v týmu, sprinty jsou skvělým způsobem, jak dokončit práci.
Úspěšná implementace sprintu však vyžaduje více než jen dobré úmysly. Zahrnuje jasné plánování, promyšlené rozvrhování, prognózy, odhady a průběžné řízení.
V tomto případě může pomoci nástroj pro plánování sprintů, jako je ClickUp, který nabízí funkce pro všechny aspekty správy sprintů, včetně úkolů, časových os, dashboardů, komunikace, automatizace a dalších.
Přizpůsobte si sprint svému stylu pomocí ClickUp. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes!