Pokud se zeptáte zaměstnanců, co jim pomáhá pracovat lépe, možná odpoví, že plochá hierarchie, podporující vedení nebo dokonce kultura na pracovišti. Ve skutečnosti však mají na mysli efektivní komunikaci.
Od přátelských interakcí a týmové práce až po regulované kanály a formáty – jasná komunikace zajišťuje efektivní sdílení nápadů a zpětné vazby, díky čemuž je práce všech snazší a efektivnější.
Podle zprávy Grammarly „The State of Business Communication “ ( Stav obchodní komunikace) 93 % vedoucích pracovníků věří, že jejich schopnost efektivně pracovat závisí na způsobu, jakým lidé kolem nich komunikují.
Komunikace v organizaci je buď formální, nebo neformální. Obě jsou v daném kontextu důležité, ale situace se stává riskantní, když lidé tyto dva typy komunikace zaměňují.
V tomto článku se budeme zabývat formální a neformální komunikací, vysvětlíme, kdy kterou z nich použít, a pomůžeme vám zlepšit vaše celkové komunikační dovednosti v rámci organizace.
⏰ 60sekundové shrnutí
Formální komunikace je strukturovaná a profesionální, zatímco neformální komunikace je uvolněná a spontánní. Obě jsou nezbytné pro spolupráci, produktivitu a firemní kulturu.
- Kdy použít který styl komunikace Formální komunikace: Ideální pro politiky, zprávy, smlouvy, schůzky a oficiální oznámení. Neformální komunikace: Perfektní pro brainstorming, rychlé aktualizace, stmelování týmu a diskuse o řešení problémů.
- Formální komunikace: Ideální pro zásady, zprávy, smlouvy, schůzky a oficiální oznámení.
- Neformální komunikace: Ideální pro brainstorming, rychlé aktualizace, stmelování týmu a diskuse zaměřené na řešení problémů.
- Formální komunikace: Ideální pro zásady, zprávy, smlouvy, schůzky a oficiální oznámení.
- Neformální komunikace: Ideální pro brainstorming, rychlé aktualizace, stmelování týmu a diskuse zaměřené na řešení problémů.
- Vyvážení obou pro silnější pracoviště Klíčem je efektivní kombinace formální a neformální komunikace – zajištění srozumitelnosti, struktury a efektivity při zachování spolupracujícího a otevřeného pracovního prostředí.
- Klíčem je efektivně kombinovat formální a neformální komunikaci – zajistit srozumitelnost, strukturu a efektivitu a zároveň udržovat spolupracující a otevřené pracovní prostředí.
- Klíčem je efektivně kombinovat formální a neformální komunikaci – zajistit srozumitelnost, strukturu a efektivitu a zároveň udržovat spolupracující a otevřené pracovní prostředí.
- Zlepšete komunikaci na pracovišti pomocí ClickUp: ClickUp Docs: Organizujte a dokumentujte formální komunikaci. ClickUp Chat & Comments: Zefektivněte neformální diskuse bez ztráty kontextu. ClickUp Whiteboards: Brainstormujte a vizualizujte nápady v reálném čase. ClickUp Notifications & Task Assignments: Zajistěte, aby se důležité aktualizace neztratily.
- ClickUp Docs: Organizujte a dokumentujte formální komunikaci.
- ClickUp Chat & Comments: Zefektivněte neformální diskuse bez ztráty kontextu.
- ClickUp Whiteboards: Brainstormujte a vizualizujte nápady v reálném čase.
- Oznámení a přiřazování úkolů v ClickUp: Zajistěte, aby se důležité aktualizace neztratily.
- ClickUp Docs: Organizujte a dokumentujte formální komunikaci.
- ClickUp Chat & Comments: Zefektivněte neformální diskuse bez ztráty kontextu.
- ClickUp Whiteboards: Brainstormujte a vizualizujte nápady v reálném čase.
- Oznámení a přiřazování úkolů v ClickUp: Zajistěte, aby se důležité aktualizace neztratily.
Porozumění formální komunikaci
Většina pracovišť má oficiální komunikační protokoly, které posilují image a kulturu společnosti a jsou navrženy tak, aby omezily chyby a rozptýlení při interakcích mezi zaměstnanci.
Formální komunikace označuje strukturovaný způsob výměny informací prostřednictvím oficiálních kanálů. Tyto konverzace jsou monitorovány, sledovatelné a řídí se předem definovanou hierarchií. Mezi nejznámější příklady patří e-mailové řetězce, žádosti o úkoly, videokonference, whitepapery, aktualizace projektů a chatovací kanály regulované společností.
Je to zcela praktické a má za cíl formalizovat komunikaci tak, aby se informace sdílely podle přání společnosti.
Typy formální komunikace
V závislosti na tom, jak jsou sdíleny myšlenky, lze formální komunikaci rozdělit do tří typů:
- Vertikální: Když formální komunikace probíhá napříč organizačními úrovněmi v hierarchickém řetězci. Nadřízení mohou hovořit se svými podřízenými (shora dolů) a podřízení mohou sdílet své nápady se svými nadřízenými (zdola nahoru).
- Laterální nebo horizontální: Když spolu komunikují zaměstnanci z různých oddělení pracující na stejné úrovni. Například členové týmu pro vývoj produktů spolupracují s kolegy z marketingu, aby zorganizovali uvedení produktu na trh.
- Diagonální nebo křížová: To znamená, že zaměstnanci z různých oddělení pracující na různých úrovních mohou komunikovat diagonálně. Příkladem může být vedoucí produktového týmu, který hovoří s obchodním zástupcem (SDR) s cílem určit požadavky na funkce, které budou mít v příštím sprintu prioritu.
Charakteristiky formální komunikace
Formální komunikaci můžete rozpoznat podle několika charakteristických rysů:
- Konzistentnost v oblasti protokolů a odborné slovní zásoby
- Asynchronní a schvalovací povaha, která často způsobuje, že je pomalá a pracná.
- Písemná forma provedení, díky níž je podrobná, zaměřená na úkoly a snadno dohledatelná.
- Zaměřte se na soukromí, díky čemuž je formální komunikace ideální volbou pro přístup založený na principu „potřeba vědět“ v souvislosti s důvěrností projektu.
Příklady formální komunikace
Dobrým způsobem, jak rozpoznat formální komunikaci, je zjistit, zda je oficiálně dokumentována. Podpůrné dokumenty v rámci matice interní komunikace mohou zahrnovat
- e-mailové konverzace
- objednávky a aktualizace skladových zásob
- žádosti o úkoly
- asynchronní videokomunikace a živé webináře
Formální komunikace účinně usnadňuje interní spolupráci mezi odděleními, kolegy a hierarchiemi.
Jelikož tento komunikační tok se týká systémů a pokynů, může vám efektivní komunikační strategie pomoci s efektivnějším předáváním informací. Jako komplexní platforma pro správu produktivity se ClickUp silně zaměřuje na týmovou komunikaci a způsoby, jak zlepšit interakce na pracovišti.
Například šablona pro interní komunikaci ClickUp je šitá na míru lidem, kteří chtějí vytvořit silnou firemní kulturu uvnitř společnosti.
S touto šablonou můžete implementovat způsob předávání informací, přizpůsobit komunikační kontaktní body tak, aby odpovídaly složitosti situace, a dodržovat různé zákony na ochranu osobních údajů – a to vše bez nutnosti začínat od nuly.
Jak na to:
- Stanovte komunikační cíle, úkoly a podúkoly pomocí ClickUp Goals a ClickUp Tasks, delegujte úkoly na zúčastněné strany a stanovte časové plány a termíny pomocí ClickUp Calendar.
- Nastavte interní kanály, jako jsou e-maily, chaty a schůzky, a stanovte základní pravidla pro řízení toku informací.
- Upravte vlastní stavy, pole a zobrazení, abyste mohli procházet aktualizace a sledovat obsah.
Tato šablona je skvělá pro udržení transparentnosti napříč celou organizací a pomáhá zaměstnancům být produktivní v práci. Slouží také jako centralizované centrum pro uchovávání konverzací, oznámení a dokumentů souvisejících s komunikací v rámci celé společnosti na jednom místě.
Výhody a nevýhody formální komunikace
Formální komunikace má své silné a slabé stránky. Porozumění těmto kladům a záporům je klíčové pro to, abyste věděli, kdy použít oficiální předem definované kanály.
Výhody formální komunikace
Formální komunikace je nezbytnou součástí dobře fungující společnosti, protože
- Podporuje disciplínu a profesionalitu mezi zaměstnanci.
- Přináší transparentnost a efektivitu do konverzací.
- Vzhledem k tomu, že většina z toho je zdokumentována, podporuje to audity a dodržování předpisů týkajících se údajů.
Nevýhody formální komunikace
Faktory, které činí formální komunikaci tak účinnou, ji však zároveň činí i rigidní.
- Taková komunikace nabízí málo prostoru pro individualitu , protože upřednostňuje práci před osobními pocity a názory.
- Dlouhodobé diskuse vedené kvůli dodržování předpisů mohou zabrat spoustu času.
- Může to působit chladně a odrazovat zaměstnance od navazování vztahů.
📮ClickUp Insight: Přibližně 41 % profesionálů dává přednost instant messagingu pro komunikaci v týmu.
Ačkoli umožňuje rychlou a efektivní výměnu informací, zprávy jsou často rozptýleny napříč několika kanály, vlákny nebo přímými zprávami, což později ztěžuje vyhledávání informací.
📊 Chcete pochopit, jak to ovlivňuje produktivitu vašeho týmu? Získejte ještě dnes svou kopii zprávy o stavu komunikace na pracovišti!
Přečtěte si také: 10 nejlepších aplikací a nástrojů pro týmovou komunikaci
Role formální komunikace v organizacích
Je těžké si představit společnost bez formální komunikační strategie. Dodržování těchto pravidel znamená, že informace jsou sdíleny transparentně, bez zkreslení a způsobem, který lze sledovat pro referenční účely.
V organizacích se složitou vnitřní hierarchií také posiluje autoritu a podporuje disciplínu zaměstnanců.
Porozumění neformální komunikaci
Ne všechny konverzace musí probíhat formálními kanály. Některé osobní a okamžité konverzace splní svůj účel a ušetří čas.
Určitě jste už slyšeli o neoficiální komunikaci – neformálním způsobu, jakým si kolegové navzájem sdělují informace.
Neformální komunikace je neoficiální tok informací založený na sociálních vztazích mezi zaměstnanci. Je spontánní, plynulá a rychlá. Verbální komunikace o úkolech, pomoc kolegovi v práci nebo neformální rozhovory během polední přestávky – vše, co nespadá do komunikačních kanálů regulovaných společností, je součástí neformální komunikace.
Typy neformální komunikace
Neformální komunikace se neřídí přísnými pravidly ani strukturami, díky čemuž je velmi flexibilní a dynamická. Může mít mnoho podob, z nichž každá slouží k jiným účelům a v jiném kontextu na pracovišti.
Zde jsou čtyři hlavní typy:
- Jednořadý řetězec: Když jedna osoba řekne něco druhé osobě a ta předá stejnou zprávu někomu dalšímu, řetězec pokračuje. Jedná se o nejpřirozenější typ neformální komunikace.
- Cluster chain: Když se někdo svěřuje svému důvěryhodnému kolegovi a ten sdílí informace s dalšími lidmi, kterým důvěřuje. Tento typ konverzace je založen na důvěře, ale šíří se mezi vybranými skupinami lidí. Příkladem může být manažer, který samostatně diskutuje o změnách u klientů s produktovým týmem, a členové produktového týmu, kteří diskutují o tom samém s designérským týmem.
- Řetěz drbů: Nejběžnější typ neformální komunikace – řetěz drbů zahrnuje lidi, kteří mluví se skupinami lidí, a tyto skupiny sdílejí totéž s jinými skupinami lidí. Je to nejrychlejší způsob, jak neformálně šířit informace.
- Řetězec pravděpodobnosti: Někdy může zaměstnanec náhodně vybrat několik kolegů, kterým sdělí informace, a tito kolegové pokračují v tomto trendu tím, že náhodně předávají obsah dalším osobám. Příkladem může být situace, kdy někdo zmíní nové zásady personálního oddělení kolegovi, který seděl u stejného stolu při obědě.
Charakteristiky neformální komunikace
Neformální komunikace se odehrává mimo e-maily a dashboardy a má několik klíčových rysů, díky kterým ji snadno rozpoznáte:
- Je to okamžité, osobní a bezstarostné.
- Jako synchronní způsob komunikace zkracuje čas potřebný k formálnímu postupu, čímž zvyšuje produktivitu zaměstnanců.
- Neformální komunikace je prospěšná pro morálku zaměstnanců, protože mají přátele, se kterými mohou sdílet své pocity.
- Navzdory pohodlnosti neformálních rozhovorů mohou být nepřesné, protože jejich obsah není zdokumentován, ověřen ani sledovatelný .
- Nespokojení zaměstnanci často způsobují komunikační problémy tím, že šíří dezinformace neformálními kanály.
Příklady neformální komunikace
Jakákoli neformální konverzace, kterou není nutné zaznamenávat do systému, je součástí neformální komunikace. Může se jednat například o:
- Ústní informace o úkolech a projektech
- Rozhovory u vodního automatu a pozdravy na chodbě
- Skupinové obědy a firemní akce
Možná zaslechnete kolegy, jak neformálně hovoří o tom, jak strávili víkend, o zápase, který včera večer sledovali, nebo o nové politice personálního oddělení.
Výhody a nevýhody neformální komunikace
Neformální komunikace může být neuvěřitelně účinná, ale její úspěch do značné míry závisí na kontextu, ve kterém je používána. Pochopení toho, kde neformální komunikace vyniká a kde může selhávat, vám pomůže využít její silné stránky a zmírnit její nevýhody.
Výhody neformální komunikace
Neformální komunikace doplňuje omezení formální komunikace.
- Díky tomu bude atmosféra v kanceláři přirozenější a konverzačnější.
- Pomáhá zaměstnancům otevřít se svým kolegům a vytváří vazby, které pomáhají při týmové práci.
- Neformální komunikace buduje důvěru a pocit sounáležitosti – dvě klíčové vlastnosti, které najdete u vysoce produktivních zaměstnanců.
Nevýhody neformální komunikace
Neformální komunikace však není bez nedostatků.
- Není regulována a může způsobit rychlé šíření dezinformací.
- Pokud se zaměstnanci příliš věnují povrchním rozhovorům a drbům, může to negativně ovlivnit kulturu týmu a produktivitu.
- Vedení nemůže sledovat neformální konverzace, takže neexistuje žádná odpovědnost.
Mnoho nedostatků v neformální komunikaci pramení z nedostatečné struktury interní komunikace, protože aktualizace se předávají ústně. Jedním z nejlepších způsobů, jak to zmírnit, je použití šablony pro komunikaci v rámci projektového plánu, jako je šablona ClickUp Employee Communication Template. Jedná se o jednoduchý, ale komplexní způsob šíření informací, díky kterému jsou relevantní osoby informovány o aktuálních podrobnostech.
Jak jste možná uhodli, personální týmy považují tento tip za obzvláště užitečný.
Zde je návod, jak ji co nejlépe využít:
- Naplánujte a realizujte svou komunikační strategii pomocí pohledu na strategii komunikačního plánu.
- Pomocí zobrazení „Průvodce pro začátečníky“ vysvětlete komunikační matici a základní pravidla, abyste předešli nedorozuměním.
- Pomocí zobrazení „Aktualizace komunikace“ můžete sledovat staré i nadcházející aktualizace.
- Snižte potřebu neformální komunikace sledováním interakcí v panelech ClickUp Dashboards.
- Vytvořte přehledné vizuální rozvržení přidáním vlastních stavů, abyste mohli sledovat průběh úkolů a podúkolů v rámci svého komunikačního plánu.
Tato šablona spojuje projektové řízení s řízením zaměstnanců pro plynulou komunikaci.
Role neformální komunikace v organizacích
V nejlepším případě neformální komunikace buduje vztahy s ostatními zaměstnanci. Odstraňuje hierarchie, usnadňuje volný tok informací a podporuje empatii. Jemné poplácání po zádech za dobře odvedenou práci, pomoc juniorovi s řešením problému nebo naslouchání kolegům, aby se cítili vyslyšeni, jsou gesta, která nejsou v formálním prostředí zcela možná.
Studie Hawthorne, provedená Eltonem Mayem, prokázala, že neformální komunikace ovlivňuje vývoj a posilování výkonnostních standardů a očekávání členů v rámci pracovních skupin. To naznačuje, že neformální interakce mohou formovat organizační kulturu a normy účinněji než formální komunikace.
Formální vs. neformální komunikace
Na pracovišti nelze upřednostnit jeden komunikační kanál před druhým, protože oba typy komunikace jsou v daném kontextu důležité. Pojďme se podívat, v čem se liší a jak mezi nimi přepínat.
Hlavní rozdíly mezi formální a neformální komunikací
Zde je přehled klíčových rozdílů mezi formální a neformální komunikací:
| Formální komunikace | Neformální komunikace |
| Je regulovaná, profesionální a hierarchická. | Je flexibilní, neregulovaná a napodobuje šíření informací z doslechu. |
| Je asynchronní a založená na schvalování, což ji činí pomalou. | Je synchronní, takže je rychlá. |
| Formální komunikace je většinou písemná. | Neformální komunikace je založena na gestech a verbální komunikaci. |
| Zajišťuje přesnost a důvěrnost dat, díky čemuž je spolehlivější. | Nemusí to být zcela přesné ani důvěrné, protože informační mezery vedou k vzniku fám a polopravd. |
| Cílem je řešit oficiální cíle a úkoly. | Cílem je zlepšit vztahy mezi zaměstnanci a týmovou kulturu. |
Podobnosti mezi formální a neformální komunikací
Navzdory svým výrazně odlišným přístupům formální a neformální komunikace společně přispívají k budování pozitivní firemní kultury.
- Dávají lidem svobodu sdílet nápady a kontexty prostřednictvím různých kanálů a formátů.
- Formální i neformální komunikace pomáhají při rozhodování a zvyšují produktivitu.
- Lidé pohlcují informace rychleji, když kombinujete různé kanály pro jejich šíření.
Vyvážení formální a neformální komunikace v interním prostředí
Tajemstvím vysoce produktivního pracoviště je rovnováha mezi formální a neformální komunikací. Pokud nevíte, kdy použít který formát, podívejte se na firemní zásady týkající se oficiální komunikace. Formální komunikační strategie jsou často dobře zdokumentovány personálním oddělením a vedoucími týmů. Najdete v nich schválené kanály, časové harmonogramy, procesy a pravidla.
Obecně platí, že pokud se něco týká výhradně práce, je nutné o tom informovat ostatní a je to důvěrné, postupuje se formální cestou.
Klíčový rozdíl mezi formálními a neformálními komunikačními kanály je ve vaší hlavě. Neformální komunikaci byste měli používat, když máte přestávku nebo se rychle domlouváte s kolegou. Ale nezapomeňte, že byste neměli sdílet příliš mnoho informací prostřednictvím neformálních kanálů ani jednat na základě informací, které nemůžete ověřit. Pozorováním toho, kdy a jak ostatní používají formální a neformální komunikaci, se můžete naučit je vyvažovat.
Příklady, kde se formální a neformální komunikace prolínají
Představte si Sarah, projektovou manažerku, která ve své každodenní práci kombinuje formální a neformální komunikaci. Svůj den začíná strukturovanou týmovou schůzkou, při které se řídí přísným programem a dokumentuje úkoly. Později potká Boba z marketingu v odpočívárně a při kávě společně vymýšlejí brilantní nápad na kampaň. Tato kombinace formální struktury a neformální interakce udržuje její tým v souladu a zároveň podněcuje inovace.
Mezitím Alex, nový zaměstnanec, na vlastní kůži zažívá sílu smíšených komunikačních stylů. Účastní se formálního úvodního školení, kde se seznamuje s firemními politikami a postupy. Ale teprve při neformálním obědě se svým mentorem Javierem se skutečně naučí nepsaná pravidla firemní kultury. Když Alex prochází svým prvním hodnocením výkonu – formálním procesem – je vděčný za neformální zpětnou vazbu, kterou mu Javier po celou dobu poskytoval, a která mu pomohla cítit se připravený a podporovaný ve své nové roli.
Nástroje pro efektivní komunikaci
Stanovení komunikačních pravidel je obtížné a ještě obtížnější je je dlouhodobě dodržovat. Jak společnost roste z hlediska provozu, počtu zaměstnanců, partnerů a klientů, začínají se objevovat malé nesrovnalosti, které vedou k nedorozuměním, nepravdivým informacím a nejasnostem.
Používání interního komunikačního nástroje, jako je ClickUp, zjednoduší tok informací. Zde je návod, jak na to:
- Pomocí ClickUp Docs můžete vytvářet komunikační plány, zvát lidi ke spolupráci na komunikačním wiki, přidávat relevantní odkazy a soubory a používat editor formátovaného textu pro lepší navigaci.
- Projděte si tvorbu a distribuci obsahu pomocí ClickUp Brain. Požádejte AI nástroj, aby analyzoval formální komunikační plány a zdůraznil oblasti, které je třeba zlepšit, vytvořil osnovy obsahu a dokonce mu požádejte, aby navrhl další kroky. Je to váš AI asistent, který žije ve vašem prostoru ClickUp a je připraven vám poskytnout relevantní obsah.
- Pomocí ClickUp Chat můžete všechny konverzace v reálném čase soustředit na jednom místě. Můžete přidělovat úkoly, sdílet obsah související s projekty, vytvářet individuální zobrazení chatu a spravovat přístupová oprávnění. To výrazně zvyšuje rychlost formální komunikace.
📮ClickUp Insight: Přibližně 41 % profesionálů dává přednost instant messagingu pro komunikaci v týmu. Ačkoli nabízí rychlou a efektivní výměnu informací, zprávy jsou často rozptýleny napříč několika kanály, vlákny nebo přímými zprávami, což ztěžuje pozdější vyhledávání informací. S integrovaným řešením, jako je ClickUp Chat, jsou vaše chatovací vlákna přiřazena ke konkrétním projektům a úkolům, takže vaše konverzace zůstávají v kontextu a jsou snadno dostupné.
- Pro konverzace, kde textové zprávy nezachycují celý kontext, vyzkoušejte ClickUp Clips. Nahrajte si obrazovku a proveďte svůj tým pokyny, školicími moduly, funkcemi softwaru, marketingovými plány, pracovními postupy projektů, zpětnou vazbou a dalšími informacemi, doplněnými hlasovým komentářem.
- Přepínejte mezi zobrazením Kanbanové tabule, seznamu, tabulky a Ganttova diagramu, abyste pomohli zúčastněným stranám porozumět probíhající práci a způsobu komunikace s ostatními zúčastněnými stranami.
- Vizualizujte strategické iniciativy pomocí tabule ClickUp Whiteboards, aby zainteresované strany od začátku dostávaly správné informace. Přidávejte nápady, uspořádávejte je pomocí funkce drag-and-drop a přeměňte je na jednotlivé úkoly. Je to snadné sledovat a snižuje to čas strávený e-mailovou korespondencí.
Místo toho, abyste začínali od nuly, vyzkoušejte šablonu komunikačního plánu ClickUp. Tento plně přizpůsobitelný dokument můžete dále upravovat a rozvíjet tak, aby vyhovoval vašim potřebám.
Předpokládejme například, že obchodní manažer zavádí program pro novou demografickou skupinu. V takovém případě může SDR vysvětlit, jak komunikovat, dodržovat protokoly a aktualizovat stav obchodů. Tímto způsobem budou SDR vědět, co formální komunikace obnáší a o čem mohou diskutovat neformálně.
S tímto zdokumentovaným akčním plánem můžete
- Vytvořte v ClickUp Docs rámec, aby týmy mohly dodržovat jednotnou komunikační strategii s
- Stanovte role a zúčastněné strany pomocí úkolů ClickUp, aby lidé věděli, o čem a s kým mají diskutovat.
- Definujte formální komunikační kanály a upravujte vlastní zobrazení a pole pro lepší přehlednost.
- Pomocí ClickUp Milestones sledujte a měřte výkonnost
Nejlepší na této šabloně je, že ji mohou společnosti využít k organizaci interní komunikace a k vylepšení své komunikace se zákazníky a dodavateli.
Zlepšete interní komunikaci s ClickUp
Upřímné, transparentní a okamžité konverzace budují firemní kulturu a pomáhají zaměstnancům být produktivnější. Formální i neformální komunikační kanály motivují zaměstnance k maximální produktivitě.
Jako nástroj pro spolupráci v podniku pomáhá ClickUp manažerům a zaměstnancům efektivně komunikovat, aniž by museli přepínat mezi příliš mnoha platformami. Obsahuje řadu digitálních nástrojů určených pro komunikaci na cestách.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a posilte svou interní komunikaci.