Aby procesy nákupu ve vaší organizaci fungovaly jako dobře promazaný stroj, musíte vy a váš tým sledovat procesy a mít neustále přehled o všem, co se děje. I v případě zefektivněných operací však mohou nastat problémy s důležitými dokumenty, jako je potvrzení o přijetí zboží (GRN).
GRN je jednoduchý obousměrný dokument mezi vámi a vaším dodavatelem, který potvrzuje dodané zboží a je nezbytný pro zajištění hladkého průběhu vašeho nákupního procesu.
Mnoho podniků používá software pro správu nákupu nebo logistický software k řízení činností, včetně zpracování potvrzení o přijetí zboží. Vzhledem ke složitosti těchto údajů však může být tento proces časově náročný a náchylný k chybám.
Porozumění GRN a jejich významu proto zajišťuje hladký chod podniku. V tomto blogu se budeme zabývat vším, co potřebujete o GRN vědět.
Co je potvrzení o přijetí zboží (GRN)?
Potvrzení o přijetí zboží (GRN), někdy označované jako potvrzení o převzetí zboží, je oboustranný dokument, který potvrzuje, že:
- Dodavatel dodal zboží vaší organizaci (včetně objednávek, žádanek o dodávku nebo faktur dodavatele).
- Vaše organizace toto zboží přijala (kde vaše oddělení nákupu může po kontrole kvality vystavit potvrzení o přijetí zboží a potvrdit datum dodání dodaného zboží)
Představte si jej jako ústní dohodu zaznamenanou na papíře (nebo, v dnešní době spíše, v digitální podobě). Znamená, že obě strany splnily své povinnosti uvedené v objednávce. Kromě toho, že je nezbytnou součástí nákupu, je také důležitým dokumentem pro finanční oddělení a hraje klíčovou roli v procesu účtování závazků.
Správná dokumentace GRN pomáhá zlepšit celkové procesy správy a plnění objednávek a přináší několik výhod, například:
- Správně ověřuje přijaté zboží a potvrzuje, že dodavatel dodal přesně to zboží, které jste objednali. Příjemce může okamžitě nahlásit nesrovnalosti v množství nebo kvalitě, čímž se předejde potenciálním sporům v budoucnu.
- Slouží jako řádný komunikační dokument, protože GRN popisuje, co bylo přijato. Chrání vás tak v případě jakýchkoli problémů v budoucnu a slouží jako důkaz dohodnuté kvality a množství, čímž předchází neshodám ohledně dodaného zboží.
- Hraje klíčovou roli v procesu trojstranného porovnání, který se používá k zajištění přesných plateb faktur. Porovnáním GRN s žádostí o dodávku nebo objednávkou a fakturou dodavatele můžete před provedením platby ověřit, zda vše odpovídá. To také pomáhá předcházet podvodům při fakturaci.
- Funguje jako záznam o dodaném zboží, což vám umožňuje přesně aktualizovat stav zásob. Díky tomu máte jasný přehled o aktuálních zásobách a můžete činit informovaná rozhodnutí o budoucích nákupech. Pomáhá také vašemu účetnímu oddělení ověřovat zůstatky zásob.
Význam potvrzení o přijetí zboží
Představte si, že si objednáte zbrusu novou kancelářskou židli – takovou, která má dobrou bederní oporu a otáčí se! Jste nadšení, že se konečně zbavíte té staré vrzající židle. Když dorazí zásilka, nadšeně ji rozbalíte a zjistíte, že chybí jedna součástka.
Kdybyste měli zavedená kritéria kvality a zajistili, že dodávku přijmete až po ověření kvality, nemuseli byste čelit této stresující situaci, že? Pro menší organizace s omezeným množstvím nákupů se to může zdát triviální, ale co větší organizace? Ty neustále nakupují složité položky ve velkém množství a potřebují proces, který je uchrání před potížemi a překážkami v nákupu.
Díky potvrzením o přijetí zboží můžete zjednodušit proces vedení skladové knihy a plateb. Kupující vytvoří u každé objednávky nákupní objednávku (PO), ve které podrobně uvede položky, které očekává v dodávce. V našem příkladu, protože židle je dodávána se všemi součástmi a sestavena v kanceláři, musí PO uvádět všechny součásti potřebné pro správné fungování židle.
Při dodání vaše přijímací oddělení ověří objednávku podle GRN a pečlivě zkontroluje množství, kvalitu a datum spotřeby každé položky.
Pokud vše odpovídá objednávce a dodané zboží je v dobrém stavu, příjemce podepíše potvrzení o přijetí zboží. Tím se potvrzuje, že dodavatelská společnost splnila svou povinnost a že vaše organizace obdržela objednávku.
V podstatě je GRN důležitým článkem celého procesu nákupu, který chrání vaše podnikání tím, že:
- Potvrzení správnosti objednávky
- Prevence sporů
- Usnadnění hladkého zpracování faktur
- Vedení přesných záznamů o zásobách
Základní informace potřebné v GRN
Nyní, když přesně víme, proč je potvrzení o přijetí zboží zásadní pro vaše logistické a nákupní procesy, pojďme se podívat, jak by mělo správné potvrzení o přijetí zboží vypadat. Standardní GRN obsahuje následující údaje:
1. Záhlaví
- Název společnosti: Identifikuje přijímající organizaci
- Číslo GRN: Jedinečný identifikátor konkrétního dokladu potvrzení o přijetí zboží
- Datum: Zaznamenává datum přijetí zboží.
2. Informace o dodavateli
- Název dodavatele: Identifikuje společnost, která zboží dodala.
- Kontaktní údaje dodavatele: Může zahrnovat telefonní číslo, e-mailovou adresu atd. , pro referenci
- Referenční číslo dodavatele: Pokud je to relevantní, uveďte referenční číslo poskytnuté dodavatelem.
3. Podrobnosti o dodávce
- Číslo objednávky: Odkazuje na konkrétní objednávku související s dodaným zbožím.
- Datum a čas dodání: Zaznamenává přesný čas příjezdu zboží.
- Způsob dodání: Určuje způsob přepravy zboží (např. kamion, kurýr).
- Dodací adresa: Určuje adresu, na kterou má být zboží doručeno.
- Dodací list: Zachycuje veškeré další informace sdělené dodavatelem ohledně dodávky.
4. Podrobný seznam zboží
- Popis produktu: Jasně identifikuje konkrétní přijaté položky
- Množství: Dokumentuje přesný počet jednotek přijatých pro každou položku.
- Měrná jednotka: Určuje jednotku používanou k měření množství (např. krabice, metry).
- Kód produktu/SKU: Pokud je to relevantní, zahrnuje všechny identifikační kódy produktů používané vaší organizací nebo dodavatelem.
5. Podpisy
- Podpis příjemce: Potvrzuje, že určený zástupce vaší organizace zboží převzal a zkontroloval.
- Podpis dodavatele (volitelné): V některých případech může GRN podepsat také zástupce dodavatele, aby potvrdil dodávku.
GRN zajišťují, že všichni zúčastnění mají transparentní záznam o přijatém zboží, protože tyto důležité informace zaznamenávají v přehledném a organizovaném formátu. To pomáhá zefektivnit komunikaci, předcházet chybám a usnadnit hladký proces správy zásob a nákupu.
Pomocí praktické šablony projektu ClickUp Streamlining The Supply Chain Process Project Plan Template můžete zajistit hladký chod a zlepšit odpovědnost za proces dodavatelského řetězce. Šablona obsahuje vlastní stavy, pole a zobrazení, které vám pomohou vytvořit standardizovanou dokumentaci pro sledování zásob, správu GRN a efektivní koordinaci se všemi zúčastněnými stranami.
Problémy spojené se zpracováním GRN
Společnosti často používají hodnotící nástroje a šablony obchodních smluv k řízení svého nákupního workflow. I tak se však můžete setkat s některými běžnými problémy, jako jsou:
- Prodloužení doby dodání a zpoždění při vystavování GRN: Zpracování GRN zahrnuje ruční zadávání informací z objednávek a dodacích listů. To může být zdlouhavé, zejména u velkých dodávek s mnoha položkami. Ruční zadávání také zdržuje celý proces nákupu, protože následné kroky, jako je zpracování faktur a autorizace plateb, často závisí na vyplněném dokladu o přijetí zboží bez předvyplněných formulářů nebo hotové dokumentace.
- Chyby při zadávání dat: Tři kopie GRN jsou vydávány pro každý nákup objednávkovým oddělením, týmem nákupu a dodavatelem. Pokud se zadávání dat provádí ručně, může dojít k překlepům a nesrovnalostem, což vede k rozporům mezi objednávkami, fakturami a záznamy o skladových zásobách. Například překlep v počtu přijatých položek i na jedné kopii GRN způsobí nesoulad s objednávkou, což vede k záměně a vyžaduje další čas na vyřešení rozdílu.
- Obtížné sledování stavu GRN a zpoždění fakturace: Papírové potvrzení o přijetí zboží nebo potvrzení uložené v izolovaných systémech jsou těžko přístupné, což ztěžuje sledování a identifikaci případných zpoždění fakturace. Někdy organizace provádějící nákup ukládá GRN v systému odděleném od softwaru pro správu objednávek a skladových zásob. To může ztěžovat sledování jejich průběhu a zajištění souladu všech informací.
- Chyby při ověřování nebo kontrole přijatého zboží: Ruční kontrola přijatého zboží je často časově náročná a náchylná k lidským chybám, zejména u složitých objednávek s mnoha položkami. Navíc zvyšuje možnost podvodu. Bez jasné auditní stopy mohou týmy mít potíže s odhalením nesrovnalostí nebo s určením, zda přijaté zboží skutečně odpovídá objednanému.
- Zpoždění při vyúčtování faktur: Pokud má dodací list neúplné nebo nepřesné informace, je pravděpodobné, že se zasekne v procesu schvalování. To může narušit vztahy s dodavateli a také vést k úročení faktur dodavatelů. Navíc je v mnoha případech do pracovního postupu zapojeno několik oddělení a pro zpracování platby je vyžadováno více podpisů. To může celkový proces nákupu prodloužit.
Šablona ClickUp pro správu zásob vám pomůže zajistit, aby vaše skladové zásoby byly vždy doplňovány správnými materiály. Tato šablona je připravena k okamžitému použití a lze ji přizpůsobit. Obsahuje předem navržená pole, která vám umožní sledovat, organizovat a aktualizovat všechna data související se zásobami na jednom místě. Díky tomu se nebudete muset starat o správu úrovní zásob nebo konkrétních položek, což je ideální pro podniky s velkými nebo složitými zásobami.
Optimalizace procesů GRN pomocí ClickUp
Vzhledem k rychlosti, s jakou fungují procesy nákupu v jakékoli organizaci, mohou být tradiční metody správy GRN a dalších procesů těžkopádné a neefektivní. ClickUp, komplexní platforma pro produktivitu a řízení projektů, může být vaší tajnou zbraní pro zefektivnění správy zásob a komplexních obchodních operací.
Na rozdíl od softwaru pro správu nabídek nebo fakturačních nástrojů, které fungují izolovaně, ClickUp Docs pomáhá spravovat dokumentaci pro různá oddělení. Je to jako mít nástroj pro zpracování textu ve vašem softwaru pro správu provozu. Tato funkce vám umožňuje vytvářet rozsáhlé dokumenty v požadovaném formátu a dokonce spolupracovat s ostatními v reálném čase, aby všichni byli na stejné vlně.
Na rozdíl od mnoha jiných dokumentačních nástrojů lze dokumenty sdílet a upravovat v reálném čase více přispěvateli; můžete do nich také vkládat obrázky a odkazy a propojovat je s úkoly.
Můžete tak zefektivnit nejen dodávky a nákup, ale také finanční operace, správu skladových dat a procesy kontroly kvality.
K řízení procesu nákupu od začátku do konce můžete použít šablonu ClickUp Procurement Template. Vy a váš tým můžete tuto šablonu snadno používat ve svém pracovním prostoru a zefektivnit proces nákupu a dodavatelského řetězce. Můžete tak sledovat, spravovat a monitorovat všechny své nákupní aktivity, aniž byste potřebovali složité nástroje pro správu databází nebo vizualizaci.
Díky tomu, že máte vše na jednom místě v ClickUp, už nemusíte žonglovat s více nástroji a platformami. Navíc můžete optimalizovat všechny své provozní a nákupní procesy s následujícími výhodami:
- Eliminujte ruční zadávání dat nebo papírové dodací listy pomocí automatizovaných pracovních postupů a zjednodušených šablon pro efektivní pracovní postupy v oblasti nákupu.
- Přiřaďte úkoly a odpovědnost pro každou fázi procesu dodávky pomocí ClickUp Tasks, s poli jako „čeká se na potvrzení zásilky“ nebo „dodávka přijata“. Tím se zaručí, že všechny zúčastněné strany jsou v souladu, a získá se přehled o průběhu dodávky v reálném čase.
- Vytvořte jasné závislosti mezi úkoly, jako je čekání na potvrzení dodávky, pomocí zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp. Tím zajistíte, že úkoly budou dokončeny ve správném pořadí a váš proces GRN bude probíhat podle plánu.
- Využijte automatizace ClickUp k nastavení automatických oznámení pro klíčové milníky v procesu dodávky. Okamžitá oznámení vás například mohou upozornit, když je zásilka potvrzena nebo když zboží dorazí do vašeho skladu. Odpadá tak nutnost ručního sledování a zajišťuje se včasné informování zainteresovaných stran.
- Sledujte kompletní procesy správy zásob , včetně skladování, doplňování zásob, potvrzení dodavatele, nákladů, stavu objednávek atd. , pomocí přizpůsobitelných dashboardů ClickUp, které poskytují důležité informace o pokroku a zpožděních.
- Zefektivněte procesy nákupu pomocí ClickUp Brain, pokročilého řešení založeného na umělé inteligenci, které propojuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki a další. To vám umožní snadno kompilovat, sumarizovat a analyzovat relevantní dokumenty a informace, díky čemuž získáte celkový přehled.
- Používejte formuláře s vaší dokumentací, abyste získali konkrétní informace pro váš proces nákupu a snadno shromažďovali data od vašeho týmu nebo třetích stran.
- Integrujte své nákupní procesy s více než 1000 nástroji a platformami. To vám pomůže efektivně sledovat a automatizovat procesy napříč vaší technologickou infrastrukturou.
S ClickUpem můžete transformaci zpracování GRN z obtížného úkolu na zefektivněný a efektivní proces. Díky správě této důležité dokumentace můžete snížit manuální úsilí a chyby při zaznamenávání, udržovat skladové zásoby a kritéria kvality, zajistit včasnou komunikaci mezi příslušnými odděleními a rychleji řešit problémy.
To vše významně přispívá k efektivnějšímu dosahování obchodních cílů.
Chcete automatizovat a zefektivnit celé své obchodní operace? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a vyzkoušejte rozdíl, který přináší zefektivněný proces nákupu.