Jak efektivně využívat Slack: Kompletní průvodce pro uživatele Slacku

Slack patří mezi nejběžnější komunikační a produktivní nástroje na pracovištích po celém světě.

Při svém spuštění měl Slack pouze 16 000 uživatelů. O deset let později, v roce 2022, překročil počet 30 milionů aktivních uživatelů a podle prognóz by měl do roku 2025 dosáhnout 47 milionů. Lidé po celém světě používají Slack ke komunikaci a spolupráci v práci.

Slack je více než jen běžný nástroj pro komunikaci na pracovišti; je to výkonný nástroj pro zvýšení produktivity, který se stal preferovanou platformou organizací po celém světě pro zefektivnění každodenní práce.

Tento blog vám pomůže maximalizovat vaši produktivitu díky využití Slacku jako komunikačního kanálu pro váš tým. Sdílíme tipy ohledně nejlepších funkcí Slacku, užitečných klávesových zkratek a toho, jak Slack efektivně využívat.

Není to Slack, je to nastavení!

5 malých týmů přestalo optimalizovat nesourodý nástroj a místo toho přesunulo komunikaci vedle svých úkolů, dokumentů a projektů.

Seznamte se s 5 způsoby, jak se jim podařilo přejít od chatu k akci, aniž by ztratili kontext (+ 4 integrovaní agenti s umělou inteligencí!)

Začínáme se Slackem: Nejlepší tipy

Začněte tím, že si vytvoříte účet ve Slacku. Zde jsou kroky, jak na to.

Krok 1: Navštivte webovou stránku

Přejděte na webové stránky Slacku. Ke Slacku se můžete připojit z jakéhokoli prohlížeče. Webovou aplikaci Slack si můžete snadno stáhnout, ať už pracujete na Windows nebo Macu.

Krok 2: Zaregistrujte se

Klikněte na tlačítko „Zaregistrovat se pomocí e-mailové adresy“ v horní části webové stránky. K vytvoření účtu ve Slacku můžete použít svůj stávající účet Google. Stačí kliknout na tlačítko „Zaregistrovat se pomocí Google“.

Krok 3: Ověřte svůj účet

Jakmile zadáte svou e-mailovou adresu na registrační stránce, Slack vám na ni zašle ověřovací kód. Tento kód zadejte na registrační stránce.

Krok 4: Vítejte ve Slacku

Jakmile si ověříte svůj účet – a je to! To je váš první krok k zahájení týmových konverzací na Slacku. S novým účtem na Slacku uvidíte všechny podrobnosti o kanálech a přímé zprávy na levé straně obrazovky.

Doporučujeme si stáhnout mobilní aplikaci Slack, abyste dostávali aktualizace ze Slacku i na cestách.

Krok 5: Vytvořte pracovní prostor

Jako nový uživatel Slacku si musíte vytvořit „pracovní prostor“. Klikněte na tlačítko „Vytvořit pracovní prostor“ a vyberte název svého pracovního prostoru.

Krok 6: Zahajte projekt

Dalším krokem je pustit se do nového projektu. Nepřemýšlejte nad tím příliš. Vyberte název projektu a uveďte jeho účel, například „Brainstorming nápadů na produkty“ nebo „Seznámení s týmem“.

Krok 7: Pozvěte svůj tým

Máte název projektu a jeho účel. Teď už potřebujete svůj tým.

Zadejte jména a e-mailové adresy členů týmu, které chcete pozvat do svého pracovního prostoru ve Slacku.

Klikněte na tlačítko „Přeskočit tento krok“, pokud to chcete provést později.

Zde je několik našich oblíbených šikovných klávesových zkratek pro Slack:

📮 Proč některé týmy přehodnocují používání Slacku

Společnost ClickUp provedla průzkum mezi více než 4 000 profesionály a zjistila společný problém: když je chat oddělený od práce, trpí tím koordinace. Podívejte se, jak ClickUp Chat nabízí propojenější přístup.

Začněte používat chat v ClickUp

Funkce Slacku a jak je efektivně využívat

Slack nabízí řadu funkcí, které možná nemáte čas plně prozkoumat. Pro vaše pohodlí jsme pro vás sestavili seznam těch nejužitečnějších.

Zde je pět nejlepších funkcí, které vám pomohou začít Slack efektivně využívat:

Zmínky

Zmínky, známé také jako „@zmínky“, slouží k upoutání pozornosti konkrétního uživatele, skupiny nebo kanálu ve zprávách ve Slacku. Tuto funkci můžete využít k oslovení člena týmu nebo kanálu zadáním symbolu „@“.

Funkce přímého označení upozorní uživatele, když jsou v konverzaci označeni. Po kliknutí na oznámení se jim zobrazí zvýrazněná zpráva s jejich jménem.

Ačkoli zmínky pomáhají při cílené a konkrétní komunikaci, používejte je s rozvahou. Nezahlcujte své kolegy nadměrným množstvím zmínek; vždy jim poskytněte další informace o tom, co od nich očekáváte.

Hovory ve Slacku

Stalo se vám to někdy? Během soukromého hovoru si najednou vzpomenete, že máte nevyřízený pracovní úkol, který je časově náročný. Je to naléhavé a potřebujete více času, abyste se dostali ke svému počítači a kontaktovali kolegu.

Díky Slacku jako nástroji pro řízení projektů nemusíte přepínat mezi zařízeními ani okny. Kliknutím na ikonu hovoru v aplikaci Slack můžete uskutečnit hlasový nebo videohovor, sdílet svou obrazovku pro lepší komunikaci s kolegy a spolupracovat v reálném čase.

Vyhledávání zpráv

Když spěcháte, Slack vám umožní prohledávat zprávy a najít konkrétní konverzace a soubory. Pomocí vyhledávacích filtrů a inteligentních modifikátorů můžete vyfiltrovat pouze ty nejrelevantnější výsledky vyhledávání.

Zde je seznam modifikátorů, které vám mohou zjednodušit vyhledávání ve Slacku:

Omezte oznámení

Oznámení mohou narušovat vaši koncentraci během pracovní doby. Zapněte režim „Nerušit“ ve Slacku a pozastavte tak oznámení od svého týmu ve Slacku, když se chcete soustředit na práci.

Postupujte podle těchto kroků:

Omezte oznámení tak, abyste byli upozorněni pouze v případě, že vám někdo pošle přímou zprávu nebo vás zmíní. Oznámení z konkrétního kanálu můžete také vypnout kliknutím na záhlaví konverzace a klepnutím na tlačítko „Ztlumit“.

Bonusový tip pro produktivitu ve Slacku: Přizpůsobte si oznámení pomocí klíčových slov. Když váš tým potřebuje vaši okamžitou pozornost, může použít konkrétní klíčová slova, aby vás rychle kontaktoval.

Používejte emodži

Emoji jsou zábavným způsobem, jak reagovat na zprávy a udržovat konverzace na týmových kanálech ve Slacku v ležérním duchu. Můžete s nimi dělat mnohem více, například pořádat ankety. Každému emoji přiřaďte jednu z možností a nechte členy týmu vybrat emoji, kterým chtějí hlasovat. Slack automaticky zobrazuje počet hlasů pro jednotlivá emoji, což vám práci ještě více usnadní.

Jedním z nejoblíbenějších tipů pro používání emodži ve Slacku je přiřadit jim nějaký význam.

Zprávy můžete filtrovat podle konkrétního emodži. Použijte při vyhledávání modifikátor has: 👀, abyste našli všechny úkoly, které jsou právě v procesu schvalování, a naplánovali další postup.

Bonusový tip pro zvýšení produktivity ve Slacku: Pokud chcete zlepšit komunikaci ve svém týmu ve Slacku nejen pomocí emodži, přidejte si integraci Giphy z adresáře Slacku a sdílejte GIFy.

Jak vytvořit a spravovat kanál ve Slacku

Kanály ve Slacku jsou užitečné pro diskuze o konkrétních tématech. Zjednodušují komunikaci, uspořádávají nápady a pomáhají vám rychle jednat.

Vytvoření kanálu ve Slacku

V této části se dozvíte, jak efektivně vytvořit a spravovat svůj první kanál ve Slacku:

Po vytvoření kanálu můžete začít vést týmové i soukromé konverzace.

Kanál můžete také nastavit jako „pouze pro čtení“, pokud má být komunikace jednosměrná.

Organizujte kanály

Každý uživatel Slacku má v levém postranním panelu dva výchozí kanály – #general a #random. Jedná se o veřejné kanály, kde tým diskutuje o různých tématech souvisejících i nesouvisejících s prací.

Při vytváření dalších kanálů je organizujte podle obchodních projektů a týmů. Například #team-support nebo #projectwebsiterevamp. Jedná se o jeden z nejlepších tipů na zvýšení produktivity při efektivním používání Slacku, protože udržuje komunikaci zaměřenou na daný účel a zabraňuje překrývání. Je také snazší sledovat úkoly a monitorovat aktivity.

Udržujte jednotné názvy kanálů

Dodržování konvence pro pojmenování komunikačních kanálů ve Slacku je nejjednodušší způsob, jak sdělit účel daného kanálu. Většina organizací používá předpony kanálů, jako jsou #team-, #projects- nebo #client-.

Když pojmenujete kanály ve Slacku tímto způsobem, Slack automaticky seskupí kanály s podobnými názvy v levém postranním panelu. Jakmile se dohodnete na pravidlech pro pojmenování kanálů, sdílejte je na veřejných kanálech, aby se jimi všichni mohli řídit, dodržovat je a zveřejňovat zprávy na správných kanálech.

Uveďte jasný popis kanálu

Zatímco konvence pro pojmenování kanálů vyjadřují jejich účel, jasný popis jej ještě více zpřehledňuje. Umožní to vašim kolegům zveřejňovat zprávy ve Slacku na správném místě.

Při psaní popisu podrobně vysvětlete, proč kanál existuje, jaká témata by se v něm měla projednávat a co by se v něm sdílet nemělo. Doporučujeme také zkopírovat popisy a přidat je jako připnuté zprávy, aby sloužily jako připomínka pro členy.

Provádějte audity kanálů

Audity kanálů vám pomohou identifikovat neaktivní kanály. Archivace těchto kanálů je nejlepším způsobem, jak uklidit rozhraní Slacku.

Když označíte kanál jako neaktivní, každý člen kanálu obdrží zprávu od Slackbota. Všechny soubory a důležité informace sdílené v kanálu však zůstanou pro všechny členy týmu nadále vyhledatelné.

Založte si sociální kanál

Sociální kanály slouží k diskusi o záležitostech nesouvisejících s prací. Mohou sblížit celý tým a vybudovat silné pouto mezi členy týmu, čímž podpoří spolupráci. Zvažte využití těchto kanálů k představení nových členů týmu a uspořádání virtuální uvítací schůzky.

Zvýšení produktivity díky Slacku

V práci jste produktivnější, když dodáváte výsledky včas. To se ale snadněji řekne, než udělá. Řízení úkolů je klíčové a Slack vám může pomoci ho zvládnout.

Tyto tři funkce Slacku vám pomohou zvýšit produktivitu a zajistí, že už nikdy nezmeškáte termín:

Připomenutí ve Slacku

Chcete-li začít používat připomenutí, zadejte příkaz „/remind“ a za ním uveďte, na co a kdy vás má Slack upozornit. Syntaxe je flexibilní; připomenutí můžete nastavit na konkrétní datum a čas nebo v přirozeném jazykovém formátu. Například: „/remind poslat Johnovi v pondělí ve 14:00 následný e-mail.“

Využijte připomenutí k psaní poznámek nebo seznamu úkolů, abyste nezapomněli na termíny v daleké budoucnosti a události, jako jsou narozeniny a výročí. Pokud chcete nastavit opakované připomenutí, přidejte frekvenci, například „každý čtvrtek“ nebo „každý týden“.

Jakmile nastane nastavený čas, Slackbot vám pošle oznámení ve formě přímé zprávy. Po dokončení úkolu jej označte jako splněný, aby se přestala zobrazovat další oznámení.

Vlastní sekce

Příliš mnoho kanálů zaplňuje postranní panel aplikace Slack, ale vytvoření vlastních sekcí je nejlepší způsob, jak tomu zabránit. Vlastní sekce vám umožňují seskupovat kanály, přímé zprávy a aplikace Slack podle vašich preferencí nebo pracovního postupu.

Uspořádejte vlastní sekce hierarchicky, abyste získali přehlednou strukturu a usnadnili vyhledávání a přístup ke konkrétním položkám. Seřaďte kanály ve Slacku v rámci každé vlastní sekce tak, abyste se mohli soustředit na prioritní položky.

Vlastní sekce jsou dostupné na všech zařízeních, což zajišťuje plynulý zážitek bez ohledu na to, jaké zařízení používáte.

Propojte Slack s ClickUp

Integrace Slacku do nástroje pro řízení projektů ClickUp centralizuje komunikaci a pomáhá tak více týmům zůstat v kontaktu a efektivně využívat Slack.

Díky integraci Slacku a ClickUpu můžete vytvářet úkoly přímo z kanálu Slacku. Chcete-li vytvořit nový úkol, stačí zadat příkaz „/clickup new“. Úkol se automaticky přidá na tabuli ClickUp.

Když člen týmu zveřejní odkaz na úkol ve Slacku, automaticky se tento úkol doplní do ClickUp spolu s dalšími kontextovými informacemi. Úkoly navíc můžete spravovat pomocí rozbalovacího menu pro termíny, priority a stavy. Tato integrace také umožňuje snadný přístup k aktualizacím, protože vás upozorní, když je v ClickUp vytvořen nový úkol nebo přidán komentář.

Omezení při používání Slacku

Stejně jako každý pracovní nástroj má i Slack svá omezení, kterých byste si jako pravidelný uživatel měli být vědomi.

Omezení vyhledávání

Bezplatný tarif aplikace Slack umožňuje uživatelům vyhledávat posledních 10 000 zpráv. Pro velké týmy to představuje nevýhodu – k starším zprávám se možná nedostanete.

Náročnost osvojení

Široká škála funkcí a možností přizpůsobení aplikace Slack může nové uživatele zpočátku ohromit. Starší členové vašeho týmu možná budou potřebovat více času než jejich mladší kolegové, aby si na Slack zvykli a naučili se ho optimálně využívat.

Limity úložiště

Uživatelé bezplatného tarifu mají k dispozici 5 GB úložného prostoru, což znamená, že pokud má váš tým značné potřeby v oblasti sdílení souborů, bezplatný tarif pokryje pouze část vašich požadavků.

Omezený přístup v režimu offline:

Slack nabízí uživatelům omezený přístup k offline funkcím, což může být pro uživatele s nestabilním připojením k internetu zásadním problémem.

Složitost integrace

Široká škála integrací aplikace Slack výrazně přispívá k jejímu efektivnímu využívání. Pro týmy s omezenými technickými znalostmi však může být konfigurace integrací náročná.

Další nástroje pro spolupráci

Pokud vás znepokojují omezení aplikace Slack, je na čase zvážit alternativy k Slacku.

A jednou z nejlepších alternativ k Slacku je ClickUp.

Zobrazení chatu v ClickUp

Zobrazení ClickUp Chat nabízí možnosti spolupráce, komunikace v reálném čase a řízení projektů.

Zde je stručné shrnutí toho, proč je chatové rozhraní ClickUpu vhodnou alternativou ke Slacku:

Integrovaná komunikace

Zobrazení chatu v ClickUp pomáhá vašemu týmu pracovat bez nutnosti používat samostatný komunikační nástroj. Propojuje všechny diskuze a zprávy s příslušnými aktivními úkoly a projekty.

Kontextové konverzace

Členové týmu jasně chápou, o čem se diskutuje, protože jsou propojeni s probíhajícími i dokončenými úkoly. Nemusíte ztrácet čas přepínáním mezi nástroji během týmových schůzek, abyste měli vše pod kontrolou.

Sdílení souborů

Režim chatu umožňuje sdílení dokumentů a souborů, což usnadňuje spolupráci. Uživatelé mohou členům týmu přidělovat úkoly tím, že je zmíní v komentářích.

Odkazy a vložená média

Vkládejte webové stránky a přidávejte odkazy, tabulky a videa. Zobrazení chatu je přehledně seskupí, abyste k nim měli rychlý přístup.

Nejsou nutné žádné externí integrace

Zobrazení chatu je nedílnou součástí ClickUp a pro komunikaci není závislé na externích aplikacích. To zjednodušuje uživatelské prostředí a zajišťuje, že všechny komunikační funkce jsou nativní součástí platformy.

Lepší spolupráce a komunikace díky Slacku

Slack si svou pověst jednoho z nejlepších nástrojů pro firemní spolupráci zaslouží. Jedná se o výkonný nástroj pro zvýšení produktivity, jehož růst je důkazem jeho úspěchu.

Pokud chcete Slack vyzkoušet, začněte tím, že si na Slacku vytvoříte bezplatný účet. Získáte 5 GB úložného prostoru, což by mělo začínajícím uživatelům stačit. Jakmile se s funkcemi a klávesovými zkratkami Slacku lépe seznámíte, vytvořte kanály a spravujte je podle tipů pro Slack, které jsme v tomto průvodci uvedli.

Vyzkoušejte integraci ClickUp a Slack a zvyšte svou produktivitu. Zaregistrujte se na ClickUp, seznámte se s jeho funkcemi a výhodami a porovnejte je se Slackem, abyste zjistili, který z těchto nástrojů lépe vyhovuje vašim cílům a pracovním postupům.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.

Často kladené otázky

Jaké jsou tři nejúspěšnější funkce Slacku?

Slack nabízí širokou škálu funkcí, ale zde jsou naše tři nejoblíbenější:

Jak používáte Slack v pracovním životě?

Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď – záleží na dynamice a požadavcích vaší firmy.

Zde je několik tipů, jak Slack využívat:

Jak mohu zlepšit využívání Slacku?

Zde je několik tipů, jak lépe využívat Slack: