Schůzka zaměřená na kalibraci výkonu: Jak zajistit spravedlivý proces hodnocení výkonu

Hodnocení výkonu patří mezi nejnáročnější úkoly personalistů i středního a vrcholového managementu. Problémem každého systému hodnocení výkonu je, že se opírá o subjektivní názory a může být náchylný k zaujatosti. Většina manažerů pociťuje tlak udržovat stejné standardy při diskusi o hodnocení zaměstnanců nebo výběru nejlepších pracovníků.

Podle průzkumu společnosti McKinsey více než polovina respondentů považuje současný proces hodnocení ve své společnosti za nedostatečný. Tento názor může být z dlouhodobého hlediska škodlivý pro každou společnost, protože brání profesnímu rozvoji a vede k odchodu talentovaných zaměstnanců.

Naštěstí je schůzka zaměřená na kalibraci výkonu slibným řešením. Stále více společností si uvědomuje význam organizování schůzek zaměřených na kalibraci hodnocení zaměstnanců, aby bylo zajištěno spravedlivé a transparentní hodnocení.

Co jsou to za schůzky a jak zlepšují spolehlivost a přesnost hodnocení výkonu? To prozkoumáme v tomto blogu. Budeme se zabývat následujícími tématy:

Bonus: Představíme vám také komplexní platformu pro správu zaměstnanců a výkonu, která vám pomůže s hodnocením výkonu. 🍀

Setkání k kalibraci výkonu a jeho role v řízení výkonu

„Nespravedlivé“ hodnocení výkonu je v týmech s více odděleními a manažery poměrně běžné. Jejich proces hodnocení výkonu je často zaujatý, nikoli z důvodu zlé vůle, ale kvůli odlišným parametrům, které manažeři používají k hodnocení produktivity, pracovní morálky a dovedností.

Setkání zaměřené na kalibraci výkonu umožňuje manažerům a vedoucím pracovníkům odstranit jakékoli předsudky tím, že diskutují a porovnávají, jak hodnotili své týmy. Jeho cílem je:

Mezi klíčové faktory, které se manažeři snaží na těchto schůzkách identifikovat, patří:

Cílem kalibračních schůzek je prodiskutovat hodnocení a dosáhnout konsensuálních výsledků. Obvykle se jedná o poslední fázi cyklu hodnocení výkonu, která se provádí před sdělením individuálních hodnocení výkonu zaměstnancům.

Kalibrace hodnocení výkonu: příklad

Peter a Mark vedou dva různé týmy pro samostatné projekty vývoje aplikací v rámci jedné společnosti. Během období hodnocení výkonu Mark ohodnotil testera chyb svého týmu 9/10, zatímco Peter ohodnotil testera chyb svého týmu 7/10.

Během schůzky o kalibraci výkonu se Mark a Peter posadí, aby prodiskutovali svá hodnocení, a uvědomí si, že oba testovači chyb:

Celkově neexistuje žádný podstatný rozdíl v jejich práci, který by ospravedlňoval rozdíly v hodnocení, takže se jedná o jasný příklad odlišných standardů výkonu. V tomto případě se Mark a Peter musí dohodnout na tom, jaké hodnocení je pro oba testery chyb vhodné.

Rozdíl mezi kalibrací výkonu a kalibrací talentu

Schůzky zaměřené na kalibraci výkonu by neměly být zaměňovány se schůzkami zaměřenými na kalibraci talentů. Ačkoli obě zahrnují hodnocení výkonu zaměstnanců jejich nadřízenými, cíle personálního oddělení v rámci každého z těchto procesů jsou odlišné.

Cílem kalibrace talentů je posoudit současné schopnosti společnosti na základě dovedností a výkonnosti jejích zaměstnanců. Tyto informace se používají k určení budoucích požadavků společnosti na nábor zaměstnanců.

Kalibrace výkonu se naopak snaží přesně identifikovat vysoce výkonné a málo výkonné zaměstnance, aby bylo zajištěno objektivní hodnocení a spravedlivé odměňování. Také umožňuje manažerům během schůzek o hodnocení výkonu nadhodit téma vzdělávacích příležitostí a zvyšování kvalifikace.

Výhody procesu kalibrace výkonu

Kromě odstranění vlivu zaujatosti a protekce z hodnocení přináší proces kalibrace hodnocení výkonu následující výhody:

Snížená fluktuace zaměstnanců

Podle výzkumu z roku 2019 může nespravedlivé hodnocení výkonu odradit až 85 % zaměstnanců od setrvání ve společnosti. Kalibrace výkonu vám pomůže udržet zaměstnance tím, že zajistí spravedlivý proces hodnocení.

Zdravější pracovní kultura

Standardizované hodnocení výkonu zabraňuje zneužívání moci ze strany manažerů, udržuje pozitivní pracovní kulturu a zajišťuje, že manažeři zachovávají dobře míněný smysl pro růst zaměstnanců.

Vyšší čistá produktivita

Studie Harvard Business Review z roku 2020 zjistila, že zneužívání ze strany manažerů může snižovat produktivitu. Zaměstnanci pracující v prostředí bez předsudků a s férovým odměňováním jsou přirozeně produktivnější.

Lepší správa a řízení společnosti

Kalibrace výkonu podporuje osvědčené postupy v oblasti správy a řízení společností tím, že zvyšuje transparentnost a odpovědnost při hodnocení výkonu, což zlepšuje image společnosti.

Zlepšené manažerské hodnotící dovednosti

Kalibrace výkonu pomáhá manažerům zdokonalit jejich hodnotící schopnosti, rozpoznat jejich slepé skvrny a v průběhu času poskytovat přesnější hodnocení výkonu.

Provádění kalibrace hodnocení výkonu: schůzky a zúčastněné strany

Proces kalibrace hodnocení výkonu zahrnuje více zúčastněných stran a fází. Pojďme si o obou promluvit. 👇

Klíčoví účastníci procesu hodnocení výkonu

Ačkoli se interní proces kalibrace liší v závislosti na organizaci, standardem je zřídit kalibrační výbor pro celý proces. Mezi zúčastněné strany tohoto výboru patří:

Některé společnosti také jmenují osoby, které mají za úkol odhalovat známky zaujatosti v rozhovorech během schůzek.

Velikost kalibračního výboru by měla odpovídat velikosti vaší organizace. Podle studie Harvard Business School je pro organizace s méně než 100 zaměstnanci ideální výbor o 3–5 členech.

Jak provést schůzku zaměřenou na kalibraci hodnocení výkonu: 7 kroků

Celý proces provádění schůzek zaměřených na kalibraci výkonu lze rozdělit do sedmi kroků ve třech fázích: příprava před schůzkou, samotná schůzka a činnosti po schůzce. * Podívejme se na každý z nich podrobněji. 💡

Příprava před schůzkou

Příprava před schůzkou zahrnuje vytvoření a analýzu návrhů hodnocení, stanovení hodnotící stupnice a naplánování práce.

Navíc, vzhledem ke složitosti kalibrační schůzky, musíte svůj tým vybavit softwarem pro HR, zapojení zaměstnanců nebo podobným softwarem pro sledování výsledků hodnocení a úprav, stejně jako pro uchovávání poznámek pro budoucí použití.

Máme pro vás ideální řešení – ClickUp! Jedná se o platformu pro správu projektů a výkonu, která vám umožní snadno zvládnout schůzky zaměřené na kalibraci výkonu.

V následujících částech se budeme zabývat některými funkcemi balíčku HR Suite od ClickUp, které jsou ideální pro plánování schůzek, provádění hodnocení zaměstnanců a sdílení hodnocení výkonu.

Krok 1: Stanovte hodnotící stupnice před zahájením procesu kalibrace výkonu

Pokud máte spolehlivý systém hodnocení zaměstnanců, můžete tento krok pravděpodobně přeskočit. Pokud však takový systém nemáte, musíte nejprve vytvořit hodnotící stupnici, abyste standardizovali kritéria výkonu. Stupnice by měla zahrnovat všechny klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro hodnocení výkonu zaměstnanců. Mezi běžné parametry patří:

Měli byste také definovat standardní operační postupy (SOP), vysvětlit, jak vypočítat skóre výkonu pro každý KPI, a poskytnout celkové hodnocení.

Hledáte organizovaný způsob, jak sledovat hodnocení výkonu? Použijte funkci sledování cílů ClickUp k definování cílů, KPI a očekávaného rozložení výkonu pro každou roli.

S ClickUp Goals můžete nastavit úkolové nebo číselné výkonnostní cíle a automaticky sledovat výkonnost zaměstnanců v reálném čase. To může urychlit sledování výkonnosti a zároveň zachovat jeho objektivitu.

Dále použijte šablonu ClickUp Employee Performance KPI Tracking Template k definování systému hodnocení pro každý KPI. Její předem připravená struktura pomáhá sledovat pokrok směrem k individuálním cílům zaměstnanců a rychleji identifikovat ty nejvýkonnější.

Krok 2: Shromážděte návrhy hodnocení před schůzkami o kalibraci výkonu

Požádejte manažery a vedoucí pracovníky napříč odděleními, aby vyplnili předběžné hodnocení svých přímých podřízených. Zajistěte, aby měli předem k dispozici hodnotící stupnici a standardní operační postupy. Jakmile budou předběžná hodnocení vyplněna, měli by je hodnotitelé předložit personálnímu oddělení nebo kalibrační komisi.

Nejlepší způsob, jak tento proces zefektivnit, je použití formulářů ClickUp k zaznamenávání a organizování odpovědí manažerů. Tato platforma vám umožňuje vytvářet přizpůsobené formuláře s vaším logem, pomocí kterých můžete strukturovaným a objektivním způsobem shromažďovat názory manažerů na výkon jednotlivých členů týmu. Můžete dokonce použít podmíněnou logiku k vytvoření dynamických formulářů s otázkami založenými na odpovědích.

Nejlepší na tom je, že všechny odpovědi lze převést na sledovatelné úkoly a zobrazit na jednom místě pomocí zobrazení tabulky ClickUp. Můžete je dokonce zapojit do svých pracovních postupů hodnocení výkonu pomocí automatizací.

Můžete začít hned tím, že si přizpůsobíte šablonu hodnotícího formuláře od ClickUp, která obsahuje všechna standardní pole pro hodnocení výkonu. Nebojte se, některá pole můžete smazat nebo přidat vlastní!

Krok 3: Analyzujte souhrnné údaje o výkonu

Dále by měl zástupce personálního oddělení nebo člen výboru analyzovat návrhy hodnocení a porovnat souhrnné hodnocení výkonu různých divizí a skupin. Tato analýza se provádí za účelem identifikace následujících prvků:

Můžete také využít data z minulých hodnocení výkonu těchto skupin. Porovnejte historická hodnocení a zjistěte možné vzorce, jako je náhlý nárůst nebo pokles hodnocení jedné skupiny. Tyto zjištění budou hlavními body diskuse během schůzky o kalibraci hodnocení výkonu.

ClickUp vám může s touto analýzou pomoci díky svým vizuálním dashboardům. Použijte je k vizualizaci průběžných údajů o výkonu různých skupin pomocí výsečových grafů, sloupcových grafů, spojnicových grafů a desítek dalších vizualizací. Přidejte do svého pracovního prostoru karty s historickými i aktuálními údaji o výkonu a objevte vzorce na první pohled. 👀

Krok 4: Naplánujte a připravte schůzku

V ideálním případě by měl pracovník personálního oddělení naplánovat schůzku o kalibraci výkonu na termín, který vyhovuje všem zúčastněným stranám. Měl by potenciální účastníky informovat e-mailem, ve kterém uvede:

Nyní můžete pomocí zobrazení kalendáře ClickUp zkontrolovat rozvrhy manažerů napříč odděleními a vybrat vhodný čas schůzky. Jakmile určíte časový úsek, použijte ClickUp Tasks k naplánování schůzky. Stačí vytvořit úkol, připojit dokument s programem schůzky a přiřadit úkol všem zúčastněným manažerům. Software automaticky odešle oznámení účastníkům.

Nejste si jisti, koho pozvat? Použijte šablonu organizačního schématu ClickUp k vizualizaci hierarchie vaší organizace a identifikaci všech manažerů a vedoucích pracovníků, kteří se musí účastnit schůzek zaměřených na kalibraci.

Šablonu zápisu ze schůzky ClickUp můžete také poslat osobě, která má na starosti pořizování zápisu. Šablona obsahuje vyhrazené prostory pro seznam pozvaných osob, akčních položek a osob, kterým byly úkoly přiděleny, což z ní činí základní referenční dokument pro budoucí cykly hodnocení.

Průběh schůzky

V den schůzky by každý manažer měl přijít s návrhem hodnotící zprávy a následujícími podrobnostmi:

Takto to bude probíhat. ▶️

Krok 5: Nechte manažery diskutovat o svých zprávách

Moderátor schůzky může zahájit schůzku krátkým prohlášením o cílech a záměrech hodnocení výkonu. Poté by měli manažeři přistoupit k porovnání a diskusi o svých individuálních hodnoceních, jedno po druhém. Kalibrační výbor věnuje pozornost následujícímu:

Během těchto diskusí by měl moderátor schůzky hledat známky neúmyslné zaujatosti a v případě potřeby zasáhnout.

Aby byl tento krok produktivní a podporoval srovnání, musí manažeři při prezentování svých hodnocení používat stejné standardy. Toho lze dosáhnout pomocí šablony hodnocení výkonu ClickUp.

Požádejte všechny manažery, aby zaznamenávali a analyzovali svá hodnocení pomocí jednoduché struktury šablony. Mohou zaznamenávat cíle, iniciativy v oblasti sebezdokonalování a úspěchy každého zaměstnance. Tato úroveň detailů pomáhá komisi provést 360° analýzu každého hodnocení.

Krok 6: Upravte hodnocení a rozhodnutí o odměnách

Identifikujte sporné body a nechte manažery diskutovat, aby dosáhli konsensuálního hodnocení pro příslušná hodnocení. V tomto kroku je zásadní zaznamenat důvody každého přijatého rozhodnutí.

Pokud například manažeři mají pocit, že produktivita konkrétního zaměstnance je mimořádně vysoká, mohou zkontrolovat kvalitu jeho práce, aby zjistili, zda produktivita není na úkor kvality, a poté provést konečné hodnocení.

Nezapomeňte, že schůzky zaměřené na kalibraci výkonu se konají za účelem identifikace nejlepších i nejslabších zaměstnanců, proto byste si měli také poznamenat seznam zaměstnanců, kteří potřebují další školení.

Výsledky každého hodnocení můžete zaznamenat v ClickUp Docs — centralizovaném řešení pro správu dokumentů. Tento prostor můžete využít k ukládání všech informací o hodnocení, jako je historie hodnocení, stupnice, počáteční a upravené skóre a příslušné odůvodnění.

ClickUp Docs podporuje živé úpravy a spolupráci více uživatelů, takže váš tým může tento nástroj pohodlně používat během schůzky.

Aktivity a zpětná vazba po schůzce

Je čas na zpětnou vazbu! Po úspěšném skončení schůzky zaměřené na kalibraci výkonu je posledním krokem sdílení schválených hodnocení výkonu s vašimi přímými podřízenými.

Krok 7: Sdílení zpětné vazby a hodnocení se zaměstnanci

Pozvěte všechny své přímé podřízené na individuální schůzku a sdělte jim hodnocení výkonu. Poskytněte podrobnosti o standardech výkonu a vysvětlete, v čem zaostávají nebo překračují očekávání. Motivujte zaměstnance, pokud to považujete za vhodné, a sdělte jim, jak mohou v budoucnu zlepšit své hodnocení.

U zaměstnanců, kteří nedosáhli dobrých výsledků, můžete zvážit použití šablony nápravného akčního plánu ClickUp, abyste podpořili jejich snahu o zlepšení. Použijte ji k zaznamenání nejen vaší zpětné vazby, ale také příčiny problémů s jejich výkonem a kroky, které mohou podniknout k jejich překonání.

Po skončení hodnotícího cyklu můžete kdykoli znovu otevřít hodnotící dokumenty v ClickUp Docs. Navíc můžete využít ClickUp AI k shrnutí minulých hodnocení výkonu a poznámek z kalibračních schůzek před dalším cyklem hodnocení výkonu.

Zvyšte kvalitu svých hodnocení výkonu pomocí ClickUp

Pokud chcete, aby hodnocení výkonu bylo spravedlivé a abyste si udrželi své nejlepší zaměstnance, je důležité správně kalibrovat hodnocení. Naštěstí platformy jako ClickUp tento proces zjednodušují pomocí šablon KPI a hodnocení výkonu, dashboardů a dalších užitečných funkcí.

Zaregistrujte se na ClickUp a udělejte první krok k efektivní kalibraci hodnocení výkonu. 🤠