Vedení firmy je jako jízda na horské dráze. Je to neustálá jízda plná vzestupů a pádů. Určitě budete čelit výzvám, z nichž mnohé vznikají v důsledku nejasností v procesech, neefektivnosti, nedorozumění a nejasností v rolích.
Naštěstí nástroje pro mapování procesů tyto neefektivnosti eliminují. Jedním z takových nástrojů je SIPOC.
Co je SIPOC?
SIPOC je zkratka pro Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (dodavatelé, vstupy, procesy, výstupy a zákazníci). Jedná se o vizuální nástroj používaný v Six Sigma k vizualizaci a mapování klíčových relevantních prvků procesu.
Diagram SIPOC shrnuje kritické a vysoce úrovňové vstupy, výstupy a procesy napříč všemi zúčastněnými stranami pro různé projekty, včetně procesů ve výrobě, transakcích, podpoře, IT atd.
Po vytvoření poskytuje diagram SIPOC základ pro definování metrik procesů, základních parametrů, cílů projektu a rizik. Stanovuje základ a obecný pohled na projekt zlepšování.
Vytvoření diagramu SIPOC je jednoduché, ale vyžaduje čas, úsilí a komplexní pochopení všech obchodních procesů. Naštěstí to předem připravené šablony SIPOC usnadňují.
Co jsou šablony SIPOC?
Šablony SIPOC jsou standardizované vizuální nástroje, které pomáhají dokumentovat a analyzovat klíčové informace týkající se vstupů, výstupů, dodavatelů, procesů a zákazníků zapojených do obchodního procesu. Poskytují systematický přístup ke zlepšování procesů.
Můžete použít přizpůsobený diagram SIPOC nebo si pořídit předem připravený. Každý z nich má své výhody a nevýhody.
Přizpůsobený diagram SIPOC vám umožní přizpůsobit se specifické povaze vašeho podnikání a pracovních postupů. Jeho vytvoření je však časově náročné, protože vyžaduje úsilí a dobré pochopení všech procesů potřebných k implementaci a splnění cílů projektu.
Můžete místo toho použít předem připravenou šablonu diagramu SIPOC, abyste ušetřili čas a námahu. Online je k dispozici mnoho šablon diagramů SIPOC pro řízení projektů a operací. Můžete je použít k pochopení rozsahu práce u složitých projektů.
Šablony SIPOC pomáhají vizualizovat proces potřebný k plánování a zavádění nových produktů nebo služeb. Můžete je také použít k identifikaci problémů a nedostatků ve stávajícím procesu a k jejich zlepšení.
Co dělá šablonu SIPOC dobrou?
Dobrá šablona SIPOC umožňuje přizpůsobení novým procesům a provádění vylepšení, která pomáhají minimalizovat rozsah chyb, nejasností a nedorozumění mezi zúčastněnými stranami. To v konečném důsledku vede ke spokojenosti zákazníků.
Zde jsou vlastnosti dobré šablony SIPOC:
- Vizuální přitažlivost: Šablony SIPOC jsou vizuálním znázorněním procesů, proto musí mít jasnou strukturu. Měly by také používat jednotné barvy, písma a formátování spolu s dostatečným množstvím bílého prostoru, aby byly srozumitelné.
- Snadné použití: Členové týmu by měli být schopni snadno najít informace, které potřebují, procesy, které je třeba provést, klíčové kroky a výstupy k dokončení úkolů.
- Srozumitelnost: Dobrá šablona by měla prezentovat informace jasně a stručně. Všechny zúčastněné strany by ji měly snadno pochopit.
- Přizpůsobitelnost: Různé pracovní postupy a procesy mají různé potřeby, složitost a nuance. Dobrá šablona SIPOC musí být přizpůsobitelná a přizpůsobivá těmto požadavkům.
- Úplnost: Měla by obsahovat všechny relevantní informace, které členové týmu potřebují. Upozornění: nesnažte se zachytit každý detail. Držte se obecného pohledu, abyste šablonu nepřetížili.
- Přístupnost: Dobrá šablona diagramu SIPOC musí být dostupná a přístupná všem zúčastněným stranám.
- Pravidelné aktualizace: Šablona SIPOC musí umožňovat pravidelné aktualizace v závislosti na vývoji procesů. To vám pomůže identifikovat mezery a příležitosti ke zlepšení.
Dodržením těchto pokynů získáte diagram SIPOC, který efektivně komunikuje klíčové prvky procesu v přehledném, logickém a přizpůsobitelném diagramu.
Tip pro profesionály: Vyzkoušejte tyto špičkové aplikace pro plánování práce spolu se šablonami SIPOC a optimalizujte tak své úsilí v oblasti řízení projektů a procesů.
10 šablon SIPOC, které můžete použít
Zde je seznam 10 šablon SIPOC, které byste měli použít k optimalizaci a zefektivnění procesů.
1. Šablona ClickUp SIPOC
Šablona ClickUp SIPOC vám pomůže vizuálně pochopit vztahy mezi dodavateli, vstupy, procesy, výstupy a zákazníky pro všechny vaše projekty. Podívejte se na ni před zahájením projektu nebo vylepšením stávajícího procesu.
Šablona vám poskytuje přístup k osmi vlastním polím, do kterých můžete přidávat a ukládat důležité atributy, jako je e-mail, adresa, cena za množství, SIPOC, kontakty a další.
Díky zobrazení procesů v přizpůsobených zobrazeních šablona usnadňuje pochopení i složitých projektů a nalezení příležitostí ke zlepšení procesu pro dosažení lepších výnosů.
Vytvářejte diagramy SIPOC, abyste shromáždili informace o využití zdrojů a pomohli zlepšit všechny aspekty pracovního postupu. Díky tomu budou všechna oddělení a týmy na stejné vlně, což eliminuje zmatek, omyly a chyby.
Šablonu můžete použít ke spolupráci s dalšími zúčastněnými stranami ve sdíleném pracovním prostoru a zároveň sledovat relevantní pokrok, značky a závislosti.
2. Šablona procesů a postupů ClickUp
Přáli jste si někdy vědět, jak funguje konkrétní proces ve vaší organizaci? Jak personální oddělení přijímá nové zaměstnance? Jak zajišťuje oddělení nákupu ty nejlepší nabídky? Jak probíhá uvedení produktu na trh?
Pokud vaše organizace používá šablonu procesů a postupů ClickUp, najdete vše na jednom místě!
Tato šablona SIPOC vám pomůže definovat procesy a postupy a propojit je s příslušnými zúčastněnými stranami. Použijte ji k centralizaci všech svých procesů na jednom místě pro rychlý přístup a vytvoření jednotného přístupu ke všem relevantním úkolům.
Poté můžete spravovat jeden nebo více procesů z jediného řídicího panelu a získat všechna data projektu prostřednictvím užitečných tabulek Kanban.
Díky přístupu k detailům projektu můžete sledovat opakující se úkoly a měřit výkonnost v každé fázi. Pomáhá vám také najít potenciální chyby a včas je vyřešit.
3. Šablona SOP ClickUp
Standardní operační postupy (SOP) jsou pro podnikání tím, čím je olej pro motor – zajišťují jeho hladký chod bez nárazů a trhnutí. SOP stanovují pokyny pro standardizaci rutinních funkcí a zajišťují konzistentní výkon úkolů napříč týmy.
Definují účel postupu, kroky potřebné k jeho provedení, jeho rozsah a omezení. Specifikují také role a odpovědnosti osob zapojených do těchto postupů. V konečném důsledku zajišťují, že konečný produkt nebo služba splňuje požadavky zákazníků.
Pomocí šablony SOP od ClickUp můžete vytvářet, organizovat, spravovat a opakovat SOP pro vaši firmu.
Tato šablona vám umožňuje nastavit standardizované procesy a postupy ve vaší organizaci, abyste snížili náklady a maximalizovali využití zdrojů.
Kombinace SOP s procesními mapami SIPOC usnadňuje společnou správu více projektů a programů.
Šablona také pomáhá identifikovat oblasti, které je možné vylepšit, a mezifunkční spolupráci v rámci společnosti. V ClickUp si můžete vytvořit vlastní pracovní postupy pomocí vlastních zobrazení, jako jsou pracovní vytížení, kalendář a další.
Pomocí této šablony vytvořte společné porozumění celému procesu a zajistěte tak přesnost, kvalitu a konzistenci.
4. Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp
Pokud pravidelně spolupracujete s více dodavateli, pravděpodobně potřebujete řešení pro správu dodavatelů.
Správa dodavatelů zajišťuje kontrolu nákladů, efektivitu a standardy kvality produktů a služeb. Pomáhá také organizacím řídit rizika – finanční, dodavatelská a právní.
Pomocí šablony kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp zaznamenávejte důležité kroky pro efektivní správu dodavatelů a udržujte s nimi silné vztahy.
Tato šablona SIPOC vám umožní vyhodnotit různé dodavatele vašich produktů nebo služeb, sledovat jejich výkonnost, shromažďovat zpětnou vazbu a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit.
Šablona vám pomůže zajistit, aby dodavatelé dodržovali všechna požadovaná pravidla a předpisy. Použijte ji ke zjednodušení procesu přijímání nových dodavatelů a sledování všech interakcí s dodavateli.
Mezi hlavní prvky této šablony kontrolního seznamu pro správu dodavatelů patří
- 16 vlastních atributů pro uložení a vizualizaci důležitých údajů o dodavatelích
- tagy, varování o závislostech, e-maily a další funkce pro efektivní sledování dodavatelů
- Čtyři vlastní zobrazení, která vám pomohou zefektivnit spolupráci s novými dodavateli a hodnotit jejich výkonnost
5. Šablona smlouvy s dodavatelem ClickUp
Svět obchodu funguje na základě smluv. Pro každého dodavatele, se kterým spolupracujete, musíte mít uzavřenou dodavatelskou smlouvu, aby všichni měli stejné informace o svých právech a povinnostech a o důsledcích jejich porušení.
Dobře zdokumentovaná smlouva chrání jak dodavatele, tak zákazníky před potenciálními riziky.
Dohoda podrobně popisuje povinnosti každé strany a stanoví očekávání ohledně doby trvání, cen, dodání a dalších podmínek.
Vzhledem k tomu, že dodavatelská smlouva je právním dokumentem, může být její vypracování náročné.
Šablona smlouvy s dodavatelem od ClickUp zjednodušuje proces zapojení dodavatelů do vašeho podnikání.
Pomocí vlastních polí v ClickUp můžete spravovat údaje o dodavatelích a pomocí vlastních stavů sledovat průběh onboardingu.
Mezi další funkce patří vylepšené sledování smluv pomocí umělé inteligence a automatizace a přizpůsobené zobrazení pro spolupracovníky.
6. ClickUp Vytvořte šablonu pro efektivní procesy
Ať už vylepšujete stávající proces nebo vytváříte nový a efektivní proces, šablona Create Process Efficiently Template od ClickUp se vám bude hodit. Umožní vám stanovit procesy, odpovědnosti a termíny a jasně je vizualizovat.
Jedná se o jednu z nejlepších bezplatných šablon pro standardizaci procesů napříč různými odděleními a vytváření konzistentních pracovních postupů. Ušetří vám cenný čas, který byste jinak strávili ručním vytvářením procesů.
Vytvoření standardizovaných pracovních postupů pomocí této šablony je relativně snadné:
- Analyzujte aktuální proces a zjistěte, kde má nedostatky.
- Můžete přidat své kolegy jako spolupracovníky a pomocí tabule ClickUp brainstormovat nápady na vylepšení.
- Poté můžete navrhnout nový proces a rozdělit jej na jednotlivé kroky pomocí ClickUp Tasks.
- Při implementaci a sledování pokroku vám automatizace v ClickUp pomůže zůstat na správné cestě.
7. Šablona hlavního seznamu dodavatelů ClickUp
Společnost často spolupracuje s více dodavateli a poskytovateli služeb, jako jsou freelancerové, nezávislí dodavatelé, poskytovatelé technologických služeb, logističtí partneři a plánovači výroby. Správa všech těchto subjektů může být složitá.
Pokud je nebudete sledovat, může vaše společnost čelit nepředvídaným problémům v oblasti nákupu, dodávek a financí. To v konečném důsledku ohrožuje zákazníky.
Šablona hlavního seznamu dodavatelů ClickUp umožňuje každé firmě sledovat stávající i potenciální dodavatele. Představte si ji jako centralizovaný adresář dodavatelů – kompletní s informacemi o dodavatelích, včetně adres, smluv, financí, harmonogramů a klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).
Pomůže vám najít dodavatele podle odvětví nebo typu, zefektivnit správu dodavatelů, podle potřeby vybrat nové dodavatele a zajistit, aby všechny strany dodržovaly podepsané smlouvy s dodavateli.
Chrání také společnosti před nadměrnými výdaji a potenciálními právními, finančními nebo compliance riziky. Navíc sledování údajů o výkonu dodavatelů pomocí této šablony SIPOC vám zajistí dostatečnou přehlednost pro přijímání správných rozhodnutí.
V aplikaci ClickUp můžete pomocí zobrazení tabulky vytvořit přizpůsobenou tabulku s podrobnostmi o dodavatelích a poté pomocí vlastních polí sledovat klíčové údaje o každém dodavateli. Tip pro profesionály: Nezapomeňte v aplikaci ClickUp nastavit opakující se úkol, abyste mohli pravidelně kontrolovat a aktualizovat seznam dodavatelů.
8. Šablona pro správu zákaznických služeb ClickUp
Jak upřednostnit výjimečný zákaznický servis? Identifikováním a splněním požadavků zákazníků. A... pomocí šablony pro správu zákaznického servisu ClickUp.
Pomocí této výkonné šablony můžete dělat vše – organizovat zákazníky podle atributů, shromažďovat jejich zpětnou vazbu, přistupovat k jejich recenzím a hodnocení, prioritizovat komentáře a zefektivnit asistenci s tikety, chaty a interakcemi.
Jedná se o dobře navrženou šablonu, kterou můžete ihned použít. Pomůže vám přidat relevantní informace o vašich zákaznících, které slouží k navázání kontaktu s nimi a poskytnutí nejlepšího zákaznického servisu.
Umožňuje vám také komunikovat s týmy a odděleními ohledně ticketů a řešení. S touto šablonou v ruce nebudete mít žádný problém přeměnit je na loajální a vracející se zákazníky!
Podívejte se na šablonu, která nabízí mimo jiné několik konfiguračních zobrazení, automatizaci, vystavování lístků a přiřazování funkcí. Obsahuje vše, co vaše společnost potřebuje k poskytování prvotřídních zákaznických služeb, a to vše na jediném dashboardu.
9. Šablona Excel SIPOC od Systems2Win
Šablona SIPOC pro Excel od Systems2win je srozumitelná a snadno použitelná šablona, která definuje dodavatele, vstupy, procesy, výstupy a zákazníky od začátku do konce.
Šablona pomáhá objasnit vztahy mezi jednotlivými zúčastněnými stranami, aby se odstranily nepřesnosti, nesrovnalosti, neefektivita a plýtvání ve všech typech procesů.
Šablonu si můžete stáhnout a importovat do aplikace Excel pomocí pásu karet Excel > Systems2win > Otevřít prázdný list nebo vložit tento list do sešitu aplikace Excel.
10. Šablona Excel Touch Base Tracker
Hledáte jednoduché řešení pro správu kontaktů při networkingu? Šablona Touch Base Tracker pro Excel je šablona pro sledování networkingu, která vám pomůže udržet vaše kontakty v pořádku a naplánovat, kdy je čas se s nimi spojit.
Své kontakty můžete rozdělit do tří skupin:
- Pravidelní stálí zákazníci: lidé, se kterými chcete být v pravidelném kontaktu
- Příležitostní známí: lidé, se kterými byste se chtěli několikrát do roka setkat
- Potenciální zákazníci: lidé/společnosti, jejichž údaje byste si rádi uchovali pro správný okamžik
Šablona obsahuje také sekce pro plánování vašich networkingových aktivit a strategie oslovování nových kontaktů pro každý čtvrtletí. Využijte ji k optimalizaci vašeho networkingového procesu od začátku do konce a nikdy nezmeškejte potenciální přátelství a obchodní vztahy.
Vyberte si šablony pro mapování a zlepšování procesů
Nakonec je proces tak silný, jak silný je jeho návrh.
Vizuální nástroje, jako jsou šablony SIPOC, vám poskytnou přehled, který potřebujete k vytvoření plynulých a efektivních procesů. Vizuální mapování všech pohyblivých částí pomáhá všem členům týmu lépe porozumět a sladit své úsilí.
Ať už spravujete pracovní postupy zákazníků nebo interní operace, vyzkoušejte diagramy SIPOC a ušetřete čas i peníze. A to nejlepší? S ClickUp máte všechny nástroje, které potřebujete, abyste mohli začít – na jednom místě.
Vyberte si z mnoha šablon SIPOC v ClickUp, sezvěte svůj tým, spusťte společný dokument ClickUp Doc nebo načrtněte jednotlivé kroky na tabuli v ClickUp a zjistěte, jaké nedostatky nebo mezery je třeba opravit.
Budete překvapeni, jak jednoduchý jednostránkový vizuální prvek může podnítit zlepšení procesů. A zákazníci si výhody všimnou.
Stačí se zaregistrovat do ClickUp a můžete se těšit na procesní řízení světové úrovně!