Оценката на доставчиците обикновено се разбива по предвидими начини: „оценката“ се намира в електронната таблица на някого, реалната обратна връзка се намира в Slack, а подновяването се решава на среща, на която всеки си спомня различни инциденти.
В свят, в който рискът, свързан с доставките, е постоянен, тази структура е твърде нестабилна. Ръководителите в областта на доставките постоянно поставят намаляването на риска като основен приоритет, а много от тях посочват поддържането на активни алтернативни източници като най-ефективната мярка.
Това ръководство ви предоставя 10 готови за употреба шаблона за оценка на доставчици, така че да можете да оценявате доставчиците с последователни критерии, да откривате рисковете рано и да вземате решения за доставчици, които можете да защитите. Ще ви покажем и как да извършвате претеглена оценка в ClickUp, когато искате нещо повече от проста оценка от 1 до 5.
Шаблони за оценка на доставчици на един поглед
| Шаблон | Връзка за изтегляне | Идеално за | Най-добри характеристики | Визуален формат |
|---|---|---|---|---|
| Шаблон за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които въвеждат доставчици и управляват стъпките за съответствие | Предварително създаден списък за проверка на квалификацията, персонализирани полета за данни за доставчици, назначени лица и крайни срокове, поддържа добавяне на оценки. | Работен процес с контролен списък |
| Шаблон за ретроспективна оценка на доставчици на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които преглеждат представянето на доставчиците след проекти или договори | Структурирани раздели за размисъл, документи за съвместна работа, маркиране, записване на качествени наблюдения | Шаблон за ретроспектива |
| Шаблон за основен списък на доставчици на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Организации, управляващи множество доставчици на едно място | Централизирана база данни с доставчици, изглед на таблица, персонализирани полета за контакти, сертификати и риск | Основна база данни |
| Шаблон за сравнителна матрица на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипите по доставки сравняват доставчиците един до друг по време на RFP | Матрично оформление, полета за претегляне на оценките, индикатори с цветно кодиране, автоматизирано класиране | Матрица за сравнение |
| Шаблон за балансирани карти за оценка на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които оценяват доставчиците по отношение на финансови показатели, качество, процеси и растеж | Карта за оценка с четири квадранта, оценяване на персонализирани полета, интеграция с табло за управление | Балансирана карта за оценка |
| Шаблон за оценка на софтуер ClickUp | Получете безплатен шаблон | ИТ, снабдителни и оперативни екипи, оценяващи доставчици на софтуер и SaaS | Оценка на интеграциите, съответствието, поддръжката, ценообразуването, претеглените резултати, обратната връзка между различните функции | Карта за оценка на софтуера |
| Шаблон за споразумение с доставчик на ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които документират договори, SLA, срокове за подновяване и задължения на доставчиците | Проследява договорните условия, SLA, дати на подновяване, свързани работни потоци за преглед, потребителски полета | Проследяване на споразумения |
| Формуляр за оценка на доставчици от Jotform | Изтеглете този шаблон | Организации, които желаят опростен процес за оценка на доставчиците на базата на формуляри | Персонализируем инструмент за създаване на формуляри, скали за оценяване, структурирани полета, подаване в реално време, централизирано съхранение на отговори | Формуляр за оценка |
| Шаблон за оценка на потенциални клиенти от HubSpot | Изтеглете този шаблон | Екипи, които се нуждаят от прост модел за оценяване на доставчици на базата на електронна таблица | Основни полета за оценяване, персонализирани показатели, лесно сравнение, подходящ за електронни таблици формат | Шаблон за електронна таблица |
| Шаблон за контролен списък за управление на доставчици от Coefficient. io | Изтеглете този шаблон | Екипи, които проследяват стъпките за съответствие и работните процеси на доставчиците | Проследяване на задачите въз основа на списък за проверка, структуриран работен поток, полета за документация, последователност на процесите | Шаблон за контролен списък |
Какво е шаблон за карта за оценка на доставчици?
Шаблонът за карта за оценка на доставчици е стандартна рамка за измерване и сравняване на представянето на доставчиците, като се използват едни и същи критерии всеки път, като качество, надеждност на доставките, цена, отзивчивост и риск.
Вместо да разчитате на мнения или еднократна обратна връзка, това дава на вашия екип повторяем начин да оценява доставчиците последователно, да открива тенденции в представянето във времето и да взема решения, които можете да обясните по време на подновявания или ескалации.
📮 ClickUp Insight: 92% от специалистите в областта на знанието рискуват да загубят важни решения, разпръснати в чатове, имейли и таблици. Без унифицирана система за записване и проследяване на решенията, критичните бизнес прозрения се губят в цифровия шум. С функциите за управление на задачи на ClickUp никога няма да се налага да се притеснявате за това. Създавайте задачи от чат, коментари към задачи, документи и имейли с едно кликване!
Защо да използвате шаблон за карта за оценка на доставчици?
Ако нямате система за оценка, управлението на доставчиците бързо се превръща в реактивно. Забелязвате проблеми само когато нещо се обърка: закъсняла доставка, неизпълнено SLA, ескалация на поддръжката, която изведнъж се превръща в спешен случай.
Картата за оценка променя динамиката. Получавате ранни сигнали, документирана информация и начин да сравнявате доставчиците, без да променяте правилата в средата на тримесечието.
Използването на стандартизирана карта за оценка на доставчиците ви помага да:
- Направете обективни сравнения между доставчиците: Спрете да се доверявате на интуитивни решения, като оценявате всички доставчици по един и същ набор от критерии. Това гарантира справедливост и ви помага да идентифицирате най-добре представящите се въз основа на твърди данни.
- Идентифицирайте рисковете рано: Открийте тенденциите за спад в производителността през няколко периода на преглед, което ви позволява да се намесите, преди малък проблем да се превърне в сериозно прекъсване на веригата на доставки — това е от решаващо значение, тъй като 74% от главните директори по покупките посочват намирането на алтернативни източници на доставки като най-ефективния лост за намаляване на риска.
- Изградете по-силни взаимоотношения с доставчиците: Предоставяйте на доставчиците ясна и конструктивна обратна връзка, подкрепена с данни. Това им дава конкретни цели за подобрение и насърчава по-сътрудническо партньорство.
- Вземайте по-бързи решения за доставки: Когато дойде време за подновяване на договора, можете бързо да видите кои доставчици отговарят на очакванията и кои не, което ви спестява време за продължителни преоценки.
- Поддържайте документацията готова за одит: Поддържайте ясна и последователна документация за всяка оценка на представянето на доставчиците, за да сте винаги подготвени за проверки за съответствие.
💡 Професионален съвет: Историята на доставчиците не трябва да остава в паметта на хората. Когато възникне проблем с доставчик, най-лошият въпрос е „Къде е документирано това?“ С ClickUp Enterprise Search можете да извлечете минали карти за оценка, бележки за инциденти, решения за подновяване, договорни условия и обратна връзка от заинтересованите страни с едно запитване, така че оценката да се основава на доказателства, а не на археология в Slack.
Как да създадете карта за оценка, която наистина работи
Преди да изберете шаблон, определете три неща. Това е разликата между карта за оценка, на която вашият екип има доверие, и карта за оценка, която хората игнорират.
- Скала: Дръжте я проста (1–5 или 1–10)
- Тежести: Решете какво е най-важно (доставка срещу цена срещу риск) и го документирайте.
- Честота: Задайте ритъма на прегледа (месечно за критични доставчици, тримесечно за повечето други)
След като логиката на оценяване е зададена, можете да изберете шаблона, който съответства на вашия работен процес.
Ключови показатели, които да включите в картата за оценка на доставчиците
Проследяването на погрешни показатели е също толкова проблематично, колкото и да не се проследява нищо. Една добра карта за оценка на доставчиците се фокусира върху балансиран набор от ключови показатели за ефективност (KPI), които отразяват това, което наистина е важно за вашия бизнес. Макар че конкретните показатели зависят от вашата индустрия, повечето карти за оценка включват тези основни KPI за доставки.
- Показатели за качество: Те проследяват доколко продуктът или услугата на доставчика отговарят на вашите стандарти. Включете процент на дефекти, процент на връщания и съответствие със спецификациите.
- Изпълнение на доставките: Това измерва надеждността и навременността. Ключовите показатели са процент на навременни доставки, точност на сроковете за доставка и пълнота на изпълнението на поръчките.
- Показатели за разходите: Това надхвърля цената на етикета, за да се оцени общата стойност. Проследявайте ценовата конкурентоспособност спрямо пазара, точността на фактурите и общата стойност на собствеността.
- Отзивчивост и обслужване: Това оценява колко лесно е да се работи с доставчика. Измерете времето за отговор, скоростта на разрешаване на проблеми и гъвкавостта при спешни заявки.
- Съответствие и риск: Това оценява стабилността на доставчика и спазването на нормативните изисквания. Включете статуса на застраховката и сертификацията им, показателите за финансова стабилност и съответствието с индустриалните стандарти.
- Фактори, свързани с взаимоотношенията: Това отразява стратегическата стойност на партньорството. Оценявайте качеството на управлението на акаунтите, готовността за сътрудничество по отношение на подобренията и приноса към иновациите.
🎥 При оценяването на доставчици на софтуер, разбирането на ключовите показатели за развитие може да ви помогне да оцените по-ефективно техните технически възможности и ефективност на доставката. Това видео предоставя обзор на основните KPI за разработване на софтуер, които могат да ви помогнат при определянето на критериите за оценка на доставчиците.
10 безплатни шаблона за оценка на доставчици
Тези 10 безплатни шаблона за оценка на доставчици ви дават преднина, така че можете да изберете този, който най-добре отговаря на вашите нужди, и да го персонализирате оттам.
1. Шаблон за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp
Уморени сте от пропуснати стъпки по време на набирането на доставчици? Този списък за проверка, базиран на задачи, Vendor Management Checklist Template от ClickUp, гарантира, че всяка проверка за съответствие и управленска дейност се проследява от начало до край. Той е идеален за екипи, които се нуждаят от повторяем процес за набиране на нови доставчици и провеждане на периодични прегледи.
Този шаблон съчетава процеса с проследяване на ефективността.
Какво включва този шаблон:
- Предварително създадени елементи от контролен списък за всеки етап от процеса на квалификация на доставчиците
- Използвайте персонализирани полета в ClickUp, за да проследявате статуса на доставчиците, датите на договорите и документацията за съответствие.
- Ясна отчетност с помощта на ClickUp Assignees и ClickUp Due Dates
- Гъвкава структура, която поддържа добавянето на критерии за оценка заедно с проследяване на контролен списък.
Спрете да проследявате ръчно датите за подновяване – автоматизацията в процесите на доставки осигурява средна възвръщаемост на инвестициите от 18% с възвръщаемост само за 12 месеца. Никога не пропускайте крайния срок на договора, като настроите ClickUp Automations да задейства автоматично задачи за преглед или да изпраща известия, когато наближава крайният срок.
2. Шаблон за ретроспективна оценка на доставчици на ClickUp
Понякога една проста оценка не разкрива цялата картина. Този шаблон за ретроспективна оценка на доставчици от ClickUp помага на вашия екип да проведе значими прегледи на доставчиците след проекта или договора, за да извлече ценни поуки. Той е идеален за екипи, които искат да разберат „защо“ зад представянето на даден доставчик.
Този шаблон превръща обратната връзка в полезни информации.
Какво включва този шаблон:
- Структурирани раздели за това, което е минало добре, което не е минало добре и действия за бъдещи ангажименти.
- Съвместно събиране на обратна връзка с помощта на ClickUp Docs
- Лесна организация и справка с ClickUp Tagging
- Записва качествени данни, които подпомагат по-интелигентни решения при избора на доставчици.
3. Шаблон за основен списък на доставчици в ClickUp
Информацията за вашите доставчици е разпръсната в десетки различни файлове? Този централизиран шаблон за основен списък на доставчици от ClickUp решава този проблем, като проследява всички ваши доставчици на едно място, заедно с ключови подробности и показатели за ефективност. Той е незаменим за всяка организация, която управлява множество доставчици и се нуждае от една централизирана база данни за доставчици.
Този шаблон за карта за оценка на доставчици служи като основа за цялата ви програма за управление на доставчици.
Какво включва този шаблон:
- Проследяване в стил електронна таблица с помощта на ClickUp Table View
- ClickUp Custom Fields за контактна информация, сертификати и оценки на риска
- Бързо търсене и сортиране с филтриране в ClickUp
- Възможност за свързване на индивидуални карти за оценка с основната база данни на доставчиците
Превърнете суровите данни в мощни прозрения. Получете обща представа за цялата си мрежа от доставчици с един поглед, като извлечете данните от този списък в прегледи на представянето на доставчиците в реално време с ClickUp Dashboards.
4. Шаблон за сравнителна матрица на ClickUp
Изборът между няколко доставчици по време на процеса на RFP може да се усеща като сравняване на ябълки и портокали. Този шаблон за сравнителна матрица от ClickUp внася яснота в процеса на оценяване на доставчиците, като ви позволява да оцените няколко доставчици по абсолютно същите критерии. Той е създаден за екипи по доставки, които трябва да вземат обосновани, основани на данни решения за избор.
Този шаблон е специално създаден, за да ви помогне да преминете от дълъг списък към кратък списък с увереност.
Какво включва този шаблон:
- Структурирано матрично оформление, сравняващо доставчиците по едни и същи критерии за оценка
- Автоматизирано класиране с помощта на полета за претеглено оценяване (формулни полета) в ClickUp.
- Визуални индикатори за производителност с цветни индикатори за състоянието на ClickUp
- Ясна и обоснована рамка за оценка, подкрепяща окончателния избор на доставчик
Искате претеглена оценка без математически изчисления в електронни таблици?
В ClickUp добавете всеки KPI като персонализирано поле, след което използвайте формулни полета, за да изчислите автоматично претеглените суми. По този начин шаблонът остава последователен, дори когато доставчиците се оценяват от няколко рецензенти. ✨
5. Шаблон за балансирани карти за оценка на ClickUp
Фокусирането само върху цената е често срещана грешка, която може да ви накара да изберете евтин доставчик, който в крайна сметка ще ви струва повече в дългосрочен план поради лошо качество или обслужване. Този стратегически шаблон за балансирана карта за оценка на доставчици от ClickUp ви помага да оцените доставчиците по различни показатели за ефективност, като ви осигурява цялостен поглед върху тяхната стойност.
Този шаблон ви предпазва от прекалено фокусиране върху цената за сметка на качеството или иновациите.
Какво включва този шаблон:
- Оценка в четири квадранта от гледна точка на финансите, клиентите/качеството, вътрешните процеси и обучението/растежа.
- Оценяване по различни измерения с помощта на персонализирани полета в ClickUp
- Формат, готов за табло за отчети на изпълнително ниво
- Въз основа на методологията на балансираната карта за оценка, адаптирана за управление на ефективността на доставчиците.
6. Шаблон за оценка на софтуера ClickUp
Оценяването на доставчиците на софтуер е свързано с редица уникални предизвикателства. Този специализиран шаблон за оценка на софтуер от ClickUp е разработен специално за екипите по ИТ, снабдяване и операции, натоварени с оценяването на доставчиците на технологии и SaaS инструменти.
Този шаблон отговаря на специфичните изисквания при закупуването на софтуер. 🛠️
Какво включва този шаблон:
- Оценка на функционалността, възможностите за интеграция, сигурността/съответствието, качеството на поддръжката и ценовия модел.
- Структурирано събиране на обратна връзка от заинтересовани страни с различни функции
- Класиране на доставчиците чрез полета за претеглена оценка
- Помага за оценяване на дългосрочни технически фактори, като наличност на API и преносимост на данни.
7. Шаблон за споразумение с доставчик на ClickUp
Договорът с доставчик е повече от просто правен документ – той е обещание за изпълнение. Този шаблон за споразумение с доставчик от ClickUp ви помага да преодолеете разликата между правните споразумения и оперативната реалност, като документирате споразуменията с доставчиците заедно с очакванията за изпълнение и споразуменията за ниво на обслужване (SLA). Той е идеален за екипи, които искат да държат доставчиците отговорни за това, което действително са обещали.
Този шаблон превръща вашите договори в живи документи.
Какво включва този шаблон:
- Структурирана документация на ключови договорни условия, ангажименти по SLA и показатели за ефективност
- Проследяване на състоянието на споразуменията, датите на подновяване и съответствието с помощта на ClickUp Custom Fields
- Работни процеси за преглед на договори, поддържани от ClickUp Linked Tasks
- Помага да се гарантира, че договорените условия се наблюдават активно и се спазват.
8. Формуляр за оценка на доставчици от Jotform
Шаблонът за формуляр за оценка на доставчици предоставя структуриран начин за оценяване на представянето на доставчиците, като използва стандартизирани критерии за оценка и полета за обратна връзка. Той помага на екипите да събират последователни данни за оценка на качеството, надеждността и ефективността на услугите на доставчиците, което улеснява сравняването на доставчиците и идентифицирането на области за подобрение. Този шаблон е идеален за организации, които искат прост, базиран на формуляри подход за проследяване на представянето на доставчиците без сложна настройка.
Този шаблон поддържа последователна и структурирана оценка на доставчиците.
Какво включва този шаблон:
- Структурирана оценка на представянето на доставчиците с помощта на рейтингови скали и полета за обратна връзка
- Записва ключови данни за доставчиците, като информация за доставчика и критерии за оценка.
- Персонализируем инструмент за създаване на формуляри, с който можете да добавяте или променяте полета за оценка и въпроси за оценяване.
- Събиране на данни в реално време за последователно проследяване на представянето на доставчиците
- Лесно споделяне чрез защитен линк към формуляр или вграждане за въвеждане на данни от заинтересованите страни.
- Централизирано съхранение на отговори за анализ и сравнение
- Поддържа както количествени оценки, така и качествена обратна връзка за балансирана оценка.
Прочетете също: Видимост на веригата за доставки: какво е това и защо е важно
9. Шаблон за оценка на потенциални клиенти от Hubspot
Ако търсите проста и без излишни екстри отправна точка за оценката на доставчиците си, шаблонът за оценка на потенциални клиенти на Hubspot, който можете да изтеглите, е бърз и лесен вариант. Той предоставя основна рамка, която можете да персонализирате в Excel или Google Sheets.
Този шаблон е идеален за бързо започване.
Какво включва този шаблон:
- Основна структура за оценяване, обхващаща общи показатели за доставчиците
- Напълно персонализирани полета и критерии за оценка
- Формат, подходящ за електронни таблици, за лесна употреба
- Лесно сравнение между доставчиците
Като статична електронна таблица, този шаблон изисква ръчни актуализации и изчисления. Той съществува извън работните процеси за управление на проекти, което може да доведе до изолирани данни и разпръскване на контекста.
10. Шаблон за контролен списък за управление на доставчици от Coeffiennt. io
Този шаблон за проверка на доставчици от Coefficient. io, изготвен под формата на списък за проверка, се фокусира върху процедурната страна на управлението на доставчиците, като например спазване на изискванията и проследяване на задачите. Той е практичен избор за екипи, които искат подход, ориентиран към задачите, за надзор на доставчиците.
Този шаблон се отличава с отлично съответствие с процесите.
Какво включва този шаблон:
- Проверка на квалификацията на доставчиците и проследяване на съответствието въз основа на контролен списък
- Структуриран работен процес за управление на доставчиците
- Документална поддръжка за процедурите и изискванията на доставчиците
- Фокусирайте се върху съответствието и последователността на процесите
Макар и отличен за проследяване на завършването на процесите, този подход с контролен списък е по-малко подходящ за количествено оценяване на резултатите и анализ на тенденциите във времето.
Най-добри практики за използване на шаблони за оценка на доставчици
Дори и най-добрият шаблон за карта за оценка на доставчици ще се провали, ако екипът ви не следва последователен процес. Ето някои най-добри практики, които ще гарантират успеха на програмата ви за оценка на доставчици. 🙌
- Определете критериите, преди да започнете да давате оценки: Постигнете съгласие между всички заинтересовани страни относно това кои показатели са важни и как ще бъдат претеглени. Промяната на правилата по време на играта подкопава последователността и справедливостта.
- Поддържайте скалата за оценяване проста: обикновено е достатъчна проста скала от едно до пет. Прекалено сложните скали могат да доведат до объркване и несъответствия в оценките на различните оценители.
- Планирайте редовни цикли на преглед: Последователността е ключова. Тримесечните прегледи работят добре за повечето взаимоотношения с доставчици, но може да обмислите месечни проверки за доставчици с висок риск като стратегия за намаляване на риска.
- Включете множество заинтересовани страни: Отделът по доставки не трябва да оценява доставчиците в изолация. Потърсете мнението на хората от първа линия, които работят с доставчиците всеки ден.
- Споделете обратна връзка с вашите доставчици: Картите за оценка са най-ефективни, когато се използват като инструмент за подобрение. Споделете резултатите с вашите доставчици, за да им дадете ясен път към по-силно партньорство.
- Проследявайте тенденциите, а не само моментните резултати: Една ниска оценка може да е аномалия. Това, за което наистина трябва да следите, е понижаването на оценките през няколко периода на преглед, тъй като това е сигнал за реален проблем.
Не позволявайте ценната информация да се губи в статични отчети. Визуализирайте тенденциите в оценките във времето и превърнете данните си в полезна информация, като използвате таблата на ClickUp, които извличат данни в реално време от вашите задачи и персонализирани полета. За да проучите още по-задълбочено и да превърнете данните си в полезна информация незабавно, помолете ClickUp Brain да обобщи данните за представянето на доставчиците или да идентифицира най-добре представящите се.
💡 Професионален съвет: Поддържайте прегледите на доставчиците в ред. Картите за оценка на доставчиците не дават резултат, когато процесът не се прилага последователно. Супер агентите на ClickUp могат да следят крайните срокове за картите за оценка, да маркират доставчиците с понижаващи се оценки през циклите и да напомнят на собствениците, когато прегледът е просрочен, така че „тримесечните прегледи“ да престанат да бъдат амбициозна фраза и да се превърнат в оперативна практика.
От разпръснати данни към стратегически решения
Картите за оценка на доставчиците работят, защото правят резултатите видими, преди да се стигне до кризисна ситуация. С помощта на последователна система за оценяване можете да забележите отклоненията на ранен етап, да наградите доставчиците, които действително изпълняват задълженията си, и да пристъпите към подновяване на договорите с доказателства, а не с предчувствия.
Изберете шаблона, който отговаря на вашия случай на употреба, задайте логиката за оценяване веднъж и стартирайте първия си цикъл на преглед. След това процесът се ускорява.
Започнете безплатно с ClickUp и персонализирайте шаблоните, за да съответстват на начина, по който вашият екип оценява доставчиците.
Често задавани въпроси
Тримесечните прегледи работят добре за повечето взаимоотношения с доставчици, като предоставят достатъчно време за наблюдение на значими модели на представяне, без да създават прекомерна административна тежест. За критични доставчици или такива с неотдавнашни проблеми с представянето, може да са подходящи месечни проверки. Ключът е последователността – нередовните прегледи подкопават достоверността на процеса на оценяване и правят анализа на тенденциите ненадежден.
Оценката на доставчика обикновено е оценка в определен момент, проведена по време на избора или квалификацията на доставчика – по същество моментна снимка на възможностите и пригодността. От друга страна, картата за оценка на доставчика е инструмент за непрекъснато проследяване на резултатите, който измерва доколко добре установен доставчик отговаря на очакванията във времето. Представете си оценките като интервю за наемане на работа, а картите за оценка – като непрекъснати прегледи на резултатите.
Започнете с демонстриране на разходите на настоящия подход – загубеното време за търсене на информация, решенията, взети въз основа на непълни данни, и проблемите, които не са били открити навреме. След това предложете пилотна програма с три до пет от най-важните ви доставчици. Бързите успехи от пилотната програма създават импулс за по-широко прилагане, а ранните участници често се превръщат в застъпници за разширяване на програмата.