В средата на тримесечието цифрите не съвпадаха. Бюджетът показваше едно, електронната таблица друго, а финансовият екип имаше трета версия. Никой не грешеше, но и никой не разполагаше с цялостната картина.
Ако сте се сблъсквали с разпръснати данни за разходите или изненади в бюджета на късен етап, знаете колко бързо нещата се влошават без подходяща организация. Решението? Инструменти, създадени за проследяване на разходите по време на проекта.
Ето най-добрите софтуерни инструменти за проследяване на разходите по проекти, които внасят яснота в бюджетите и прогнозите. Да започнем! 💰
Най-добрият софтуер за проследяване на разходите по проекти на един поглед
Преди да се впуснете, ето един бърз поглед върху най-добрите софтуери за управление на проекти за проследяване на разходите. 💸
| Инструмент | Най-подходящ за | Най-добри функции | Цени* |
| ClickUp | Централизирано проследяване на разходите в рамките на работните процеси на текущи проекти за физически лица, средни и големи предприятия. | Проследяване на разходите на ниво задача с персонализирани полета, анализ на бюджета спрямо действителните разходи в таблата, автоматизирани предупреждения за разходи, проследяване на времето, изкуствен интелект и автоматизация. | Безплатен завинаги; Възможност за персонализиране за предприятия |
| Производителен | Проследяване на рентабилността на агенциите от офертата до фактурата за средни екипи и растящи агенции | Проследяване на бюджета и рентабилността в реално време, персонализирани тарифи за фактуриране, подробни финансови отчети, AI помощ | Налична е безплатна пробна версия; плановете започват от 11 долара на месец. |
| Screendragon | Управление на разходите за кампании в творчески маркетингови работни процеси за маркетингови отдели и вътрешни творчески екипи | Многоканално проследяване на разходите, отчети на базата на възвръщаемостта на инвестициите, автоматизирано одобряване на бюджети, AI помощ | Персонализирани цени |
| Wrike | Комплексен междуотделен надзор на разходите за корпоративни проектни екипи и консултанти | Шаблони за бюджети на проекти, автоматизирано проследяване на времето, отчети за рентабилността на ниво фаза, AI помощ | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 10 $/месец на потребител. |
| Smartsheet | Създаване на бюджети на базата на електронни таблици с възможност за сътрудничество в реално време за малки екипи и потребители, фокусирани върху финансите. | Сигнали за разходи, обобщени отчети, одитни следи, съвместни таблици за планиране на разходите, AI помощ | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 12 $/месец на потребител. |
| Toggl Track | Опростено бюджетиране на базата на времето с лесна настройка за фрийлансъри и малки проектни екипи. | Проследяване на времето за проекта с предупреждения за бюджета, отчети за анализ на производителността | Наличен е безплатен план (до 5 потребители); Платените планове започват от 10 $/месец на потребител. |
| Harvest | Проследяване на времето, свързано директно с фактурирането и приходите за консултанти и екипи за обслужване на клиенти | Времеви регистри, отчети за рентабилност по клиент/проект, прогнози за изразходване на средства | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 13,75 $/месец на потребител. |
| Hubstaff | Управление и мониторинг на времето и разходите за разпределени екипи и компании, работещи предимно дистанционно | Проследяване на производителността на служителите, проследяване на разходите по проекти, интеграция на заплатите | Налична е безплатна пробна версия; плановете започват от 7 USD/месец на потребител. |
| Sage Intacct | Интегриране на проследяването на разходите за финансовите екипи в големи предприятия | Бюджети на проекти, свързани с главната книга, управление на разходите в реално време, многоизмерни отчети за рентабилността, AI помощ | Персонализирани цени |
| Procore | Пълен контрол на разходите по проекти за големи строителни фирми и генерални изпълнители | Специфични за строителството кодове за разходи, синхронизация между полето и финансите, автоматизирано управление на промените в поръчките, подробни отчети, AI помощ | Персонализирани цени |
Как да изберем софтуер за проследяване на разходите по проекти?
Когато избирате софтуер за проследяване на разходите по проекти, дайте приоритет на функциите, които оптимизират финансовото управление и подпомагат успеха на проекта. Обмислете тези възможности за предпочитаните от вас инструменти за управление на разходите:
- Управление на бюджета в реално време: Следете разходите спрямо бюджетите в реално време, за да имате пълен контрол над разходите.
- Подробни отчети и анализи: Получете информация за тенденциите и отклоненията в разходите с надеждни отчети за проследяване на времето.
- Безпроблемна интеграция: Свържете се със софтуер за счетоводство или системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), за да намалите ръчното въвеждане на данни.
- Силни функции за сигурност: Защитете данните за разходите по проекта си с криптиране и контрол на достъпа въз основа на роли.
- Мащабируемост: Лесно се адаптирайте към нарастващите нужди на проекта или организацията
- Мобилен достъп: Активирайте актуализации в движение за отдалечени и без бюро членове на екипа, улеснявайки безпроблемното изпълнение на проектите.
- Автоматични предупреждения: Получавайте известия за превишаване на бюджета, за да избегнете изненади по време на жизнения цикъл на проекта.
- Поддръжка на meerdere валути: Улеснете глобалните проекти с разнообразни валутни опции за ефективно управление на разходите по проектите.
💡 Професионален съвет: Използвайте дневник за „сенчести разходи“, за да проследявате неформални разходи, като обеди на екипа или специални инструменти, за да видите как се натрупват тези малки разходи и да определите лимит.
📊 Бюджетна грешка: Олимпийският стадион в Монреал първоначално беше бюджетиран на 134 милиона канадски долара, но в крайна сметка струваше над 1,6 милиарда канадски долара. Лошият финансов надзор и политическата намеса го превърнаха в 30-годишно дългово бреме.
Най-добрият софтуер за бюджетиране и проследяване на разходите по проекти
Ето някои от най-добрите софтуери за проследяване на разходите по проекти, създадени за работа с реални работни процеси на екипи. 📑
1. ClickUp (Най-добър за централизирано проследяване на разходите в рамките на работните процеси по проекти)
Отделното проследяване на разходите по проекти често води до забавяния, превишаване на бюджета или пропуснати одобрения. Екипите преминават от електронни таблици към вериги от имейли и приложения за проследяване на времето, като нито едно от тях не е свързано с реалната работа.
ClickUp обединява всичко на едно място, така че проследяването на разходите става част от проекта, а не нещо, за което се сещате в последния момент.
💵 Включете финансовите подробности в задачите
ClickUp Tasks улеснява проследяването на финансовите актуализации на ниво задачи.
Да предположим, че агенция за организиране на събития координира голяма конференция. Всяка задача – резервация на място, координиране на лектори, управление на доставчици – може да включва бележки за разходите, фактури на доставчици и актуализации на статуса в реално време. Финансовите и проектните екипи могат да се маркират взаимно, да оставят коментари и да потвърждават плащания без такса за превключване.
Добавете в ClickUp персонализирани полета, за да превърнете задачите в инструменти за проследяване на бюджета, като добавите данни като „Очаквани разходи“, „Действителни разходи“ и „Вид разходи“.
💵 Проследявайте времето и резултатите, докато работите
ClickUp Project Time Tracking включва разходите за труд. Членовете на екипа проследяват часовете за всяка задача, а проектните мениджъри виждат данни в реално време, така че графиците да могат да бъдат коригирани или да се отбележат превишенията.
Екипите могат да извеждат данни за проектите чрез таблата на ClickUp, като избират от над 50 джаджи, за да ги персонализират.
Например, екипът, отговарящ за даден продукт, който управлява внедряването на важна функция, може да създаде табло, което показва отчетените часове на всеки член на екипа, бюджета спрямо действителните разходи по спринтове и разбивка на разходите по вид задачи. Това дава на всички, от ръководителите на проекти до мениджърите, обща представа за финансовия напредък без допълнителна работа по отчитането.
💵 Спестете време с шаблони
Шаблонът за анализ на разходите по проекти на ClickUp предоставя на екипите готова структура за оценяване и проследяване на бюджетите по етапи. Той е особено полезен за екипи, които работят по проекти с фиксиран обхват или финансиране на базата на грантове, което изисква точно проследяване на отклоненията.
В същото време, шаблонът за управление на разходите по проекти на ClickUp добавя повече контрол. Дигитална агенция, която управлява няколко клиентски договора, може да го използва, за да задава периодични прегледи на бюджета, да регистрира одобренията на клиентите и да сравнява разходите по различни продукти.
Шаблонът поддържа всичко видимо и организирано, дори когато са включени няколко екипа.
Най-добрите функции на ClickUp
- Стандартизирайте постъпленията на разходи: Събирайте заявки за бюджет, като използвате ClickUp Forms, за да стандартизирате подаването на заявки от доставчици и екипи.
- Централизирайте финансовата документация: Документирайте процесите по одобряване на бюджета в ClickUp Docs, за да поддържате финансовите политики достъпни и актуални.
- Получавайте незабавни данни за бюджета: Използвайте ClickUp Brain, за да видите бюджетите на проектите, разбивката на разходите или чакащите одобрения, без да се налага да претърсвате задачите.
- Проследявайте повтарящи се разходи: Настройте повтарящи се задачи в ClickUp, за да планирате месечни проверки на бюджета или повтарящи се плащания към доставчици.
- Автоматизирайте предупрежденията за разходи: Създайте ClickUp Automations, за да задействате предупреждения, когато дадена задача надвиши очакваните разходи или бъде добавена нова разход.
Ограничения на ClickUp
- Макар задачите да могат да се актуализират чрез мобилни устройства, въвеждането или преглеждането на подробни данни за разходите не е толкова лесно и ефективно на по-малки екрани.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 10 400 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4470 отзива)
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Това ревю в G2 наистина казва всичко за ClickUp като софтуер за проследяване на разходите по проекти:
Възможностите на ClickUp в управлението на проекти и програми са наистина изключителни и поставят нови стандарти на пазара. Той предоставя мощен набор от инструменти, които улесняват не само ефективното проследяване на задачите, но и цялостното управление на различни проекти и програми. […] Освен това, богатият избор от добре проектирани шаблони на ClickUp оптимизира процеса на настройка на проектите, като значително повишава производителността и ефективността на планирането на проектите.
Възможностите на ClickUp в управлението на проекти и програми са наистина изключителни и поставят нови стандарти на пазара. Той предоставя мощен набор от инструменти, които улесняват не само ефективното проследяване на задачите, но и цялостното управление на различни проекти и програми. […] Освен това, богатият избор от добре проектирани шаблони на ClickUp опростява процеса на настройка на проектите, като значително повишава производителността и ефективността на планирането на проектите.
📮 ClickUp Insight: 16% от мениджърите се борят с интегрирането на актуализации от различни инструменти в единна визия. Когато актуализациите са разпръснати, в крайна сметка прекарвате повече време в събиране на информация и по-малко време в ръководене.
Резултатът? Ненужни административни тежести, пропуснати идеи и несъответствия. С всеобхватното работно пространство на ClickUp мениджърите могат да централизират задачите, документите и актуализациите, като по този начин намаляват натовареността и извеждат на преден план най-важните идеи точно когато са необходими.
💫 Реални резултати: Съберете 200 професионалисти в едно работно пространство в ClickUp, като използвате персонализирани шаблони и проследяване на времето, за да намалите разходите и да подобрите сроковете за доставка в различни местоположения.
2. Productive (най-подходящ за творчески агенции, които проследяват рентабилността)
Креативните агенции често се затрудняват да разберат кои проекти действително носят печалба. Productive решава този проблем чрез проследяване на рентабилността в реално време, което показва финансовото състояние на вашата агенция по всеки отделен проект.
Платформата свързва проследяването на времето директно с бюджетите, което ви позволява да следите маржовете на печалбата по време на работа. Това, което отличава този инструмент от обикновените проектни мениджъри, е дълбокото му разбиране за работните процеси в агенциите, от привличането на клиенти до окончателното фактуриране.
Най-добрите функции за продуктивност
- Проследявайте фактурираните часове спрямо бюджетите на проектите в реално време и получавайте незабавни известия, когато се приближавате към лимитите за разходи или праговете за рентабилност.
- Създавайте изчерпателни финансови отчети, които разбиват разходите по различни фази на проекта, членове на екипа и клиентски сегменти.
- Автоматично попълвайте формуляри за разходи, генерирайте отчети и обобщавайте задачите с Productive AI.
- Създайте персонализирани тарифи за различните членове на екипа, типове проекти и нива на клиенти.
- Следете капацитета на екипа и изравняването на ресурсите в множество проекти, за да предотвратите прекомерни ангажименти.
Ограничения на производителността
- Екосистемата за интеграция е по-малка в сравнение с конкурентите на корпоративно ниво като ClickUp.
- Създаването на персонализирани отчети изисква технически познания, което може да бъде предизвикателство за по-малките екипи без специализирана ИТ поддръжка.
Продуктивно ценообразуване
- Безплатна пробна версия
- Essential: 11 $/месец
- Професионална версия: 28 $/месец
- Ultimate: 39 $/месец
Продуктивни оценки и рецензии
- G2: 4,7/5 (над 60 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (95+ отзива)
Какво казват реалните потребители за Productive?
Ето мнението на един рецензент от G2 за инструментите за управление на разходите по проекти на Productive:
Най-полезното за нас като агенция е видимостта, която имаме върху всичко, което се случва в бизнеса. От първоначалната оферта/бюджет, през целия живот на проекта и до фактурирането, тясното интегриране на релевантните данни прави грешките много по-малко вероятни. Възможността да виждаме всичките си ресурси и тяхното използване (споменах ли, че можете да извлечете отчет за почти всичко?) в един единствен табло е наистина полезна.
Най-полезното за нас като агенция е видимостта, която имаме върху всичко, което се случва в бизнеса. От първоначалната оферта/бюджет, през целия живот на проекта и до фактурирането, тясното интегриране на релевантните данни прави грешките много по-малко вероятни. Възможността да виждаме всичките си ресурси и тяхното използване (споменах ли, че можете да извлечете отчет за почти всичко?) в един единствен табло е наистина полезна.
📚 Прочетете също: Най-добрите алтернативи на Productive.io
3. Screendragon (Най-подходящ за маркетингови екипи, управляващи бюджети за кампании)
Опитвали ли сте някога да управлявате сложна маркетингова кампания, като същевременно следите всеки изразходван долар? Screendragon се справя с това предизвикателство чрез специално създадена автоматизация на работния процес, предназначена специално за маркетингови екипи. Тя безпроблемно се справя с процесите на одобрение на творческите идеи, които обикновено създават затруднения при изпълнението на кампаниите.
Екипите могат да настроят автоматизирано маршрутизиране, което поддържа проектите в движение, като същевременно запазва пълна прозрачност на бюджета. По този начин можете да видите точно колко струва всеки етап от разработването на кампанията и да оптимизирате съответно.
Най-добрите функции на Screendragon
- Проследявайте разходите за кампании в различни канали, доставчици и медийни типове в единен контролен панел.
- Настройте персонализирани бюджетни категории, които се вписват перфектно в структурите на маркетинговите кампании.
- Генерирайте подробни отчети за възвръщаемостта на инвестициите, които свързват разходите за кампании с показателите за ефективност, като ви помагат да идентифицирате кои инвестиции носят най-висока възвръщаемост.
- Използвайте AI помощ, за да извличате оперативни и ресурсни данни, да създавате съдържание, свързано с марката, и да изграждате работни процеси.
- Получете пълна представа за капацитета на ресурсите за ефективно управление на ресурсите.
Ограничения на Screendragon
- Дизайнът на интерфейса изглежда остарял в сравнение с по-новите инструменти за управление на маркетингови проекти.
- Персонализирането и разширените функции често изискват помощ от екипа за поддръжка на Screendragon, което може да забави внедряването.
Цени на Screendragon
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Screendragon
- G2: 4,7/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 30 отзива)
💡 Професионален съвет: Създайте показател за „скорост на разходване“, за да измервате колко бързо всеки екип изразходва бюджета си. Това е чудесно за откриване на неефективност, като например екип, който превишава часовете на подизпълнителите.
4. Wrike (Най-подходящ за сложни проекти, изискващи подробен надзор)
Сложните проекти имат склонност да излизат извън контрол, особено когато няколко отдела трябва да си сътрудничат по изпълнението на задачите. Wrike подхожда към това чрез персонализирани работни процеси, които се адаптират към практически всяка структура на проект, като същевременно поддържат подробно проследяване на разходите през целия процес.
Екипите особено ценят способността на платформата да се справя с комплексността на ниво предприятие, без да жертва прозрачността на разходите по проектите и използването на ресурсите.
Най-добрите функции на Wrike
- Създайте подробни шаблони за бюджета на проекта, които включват предварително дефинирани категории, процеси на одобрение и параметри за проследяване на разходите.
- Оценявайте, разпределяйте и проследявайте финансите в реално време за всички проекти на едно място с функцията бюджетиране.
- Създавайте изчерпателни отчети, които анализират рентабилността на проектите в различни измерения.
- Настройте автоматично проследяване на времето и отчитане на разходите, което се интегрира директно в бюджетите на проектите.
- Получавайте бързи отговори на въпроси по проектите и генерирайте актуализации на проектите с Wrike AI.
Ограничения на Wrike
- Липсват вградени функции за споделяне на екран, съобщения или видеоконферентна връзка, което налага използването на външни инструменти за сътрудничество в реално време.
- Потребителите съобщават за бавно зареждане или проблеми, като например страници, които не се зареждат след период на бездействие.
- Разширеното финансово управление, като фактуриране или проследяване на разходите, често изисква интеграция с друг софтуер.
Цени на Wrike
- Безплатно
- Екип: 10 $/месец на потребител (фактурира се ежегодно)
- Бизнес: 25 $/месец на потребител (фактурира се ежегодно)
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
- Pinnacle: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Wrike
- G2: 4,2/5 (над 4400 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (2810+ отзива)
📊 Бюджетна грешка: Летище Берлин-Бранденбург трябваше да отвори врати през 2011 г. с бюджет от 2,5 милиарда евро. Най-накрая отвори врати през 2020 г., след като разходите се увеличиха до 7 милиарда евро. Разследванията посочиха лошо управление на разходите по проекта и липса на централизирано проследяване.
📚 Прочетете също: Тествахме най-добрите алтернативи и конкуренти на Wrike
5. Smartsheet (Най-подходящ за любителите на електронни таблици, които управляват финансите на проекти)
Ако вашият екип работи с електронни таблици, но се нуждае от по-усъвършенствани възможности за проследяване на проекти, Smartsheet идеално запълва тази празнина. Той съчетава познатия интерфейс с таблици, с който всеки знае как да работи, с мощни функции за управление на проекти, които ефективно проследяват разходите.
Екипите могат да изготвят сложни бюджети за проекти, използвайки формули в електронни таблици, като същевременно имат достъп до разширени функции като автоматизирани работни процеси и сътрудничество в реално време.
Можете да го използвате за проследяване на разходите, наблюдение на разходите за ресурси и създаване на обобщаващи отчети, които консолидират финансовите данни от множество проекти.
Най-добрите функции на Smartsheet
- Създавайте финансови отчети на изпълнително ниво, които изглеждат и се усещат като традиционни електронни таблици, но извличат данни от проследяването на проекти в реално време.
- Използвайте изкуствен интелект, за да анализирате вашите таблици, да генерирате информация и да прогнозирате тенденциите в разходите по проектите.
- Разпределяйте ресурсите, проследявайте степента на тяхното използване и изчислявайте разходите за труд въз основа на възложените задачи и почасовите ставки.
- Настройте условно форматиране и автоматизирани предупреждения, които подчертават отклоненията от бюджета, превишенията и проблемите с разпределението на ресурсите.
- Сътрудничество по бюджетите на проектите и финансовото планиране чрез споделени таблици, където няколко членове на екипа могат да въвеждат данни, като същевременно поддържат пълни одитни следи.
Ограничения на Smartsheet
- Промените не винаги се актуализират в реално време и няма автоматично запазване.
- Отчетите са ограничени до 500 реда на страница, а навигирането в големи отчети може да бъде досадно.
- Някои потребители съобщават за недостатъчни функции за сигурност, като неясни места за съхранение на данни или липса на роля „супер администратор” за пълен достъп до таблиците.
Цени на Smartsheet
- Безплатна пробна версия
- Pro: 12 $/месец на потребител
- Бизнес: 24 $/месец на потребител
- Enterprise: Индивидуални цени
- Разширено управление на работата: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Smartsheet
- G2: 4. 4/5 (19 680+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 3450 отзива)
Какво казват реалните потребители за Smartsheet?
Ето едно първоначално мнение за този софтуер за проследяване на разходите по проекти от рецензия в G2:
Харесва ми, че Smartsheet е многофункционален и може да се използва за много различни приложения. Понякога го използвам просто като по-усъвършенствана и интерактивна версия на Excel, а друг път се възползвам от неговите функции за табло и автоматизация, за да създавам много мощни инструменти, които правят работата много по-лесна и по-организирана.
Харесва ми, че Smartsheet е многофункционален и може да се използва за много различни приложения. Понякога го използвам просто като по-усъвършенствана и интерактивна версия на Excel, а друг път се възползвам от неговите функции за табло и автоматизация, за да създавам много мощни инструменти, които правят работата много по-лесна и по-организирана.
📚 Прочетете също: Най-добрите алтернативи на Smartsheet
6. Toggl Track (най-добър за просто проследяване на времето в различни проекти)
Понякога просто трябва да знаете къде отива времето ви, без да се занимавате с усложнени административни задачи по управление на проекти. Toggl Track ви предоставя това чрез изключително просто проследяване на времето, което работи на всяко устройство или платформа.
Този инструмент е създаден, за да ви улесни работата – стартирайте таймера, присвойте го на проект и го спрете, когато приключите. Няма сложни работни процеси или задължителни полета, които забавят реалната ви работа. Екипите харесват подробните отчети, които разкриват модели в използването на времето, които оказват пряко влияние върху рентабилността на проекта.
Най-добрите функции на Toggl Track
- Настройте бюджетите на проектите въз основа на приблизителни времеви оценки и получавайте известия, когато проследяваното време се приближава или надвишава отпуснатите часове.
- Проследявайте времето офлайн и синхронизирайте автоматично, когато се свържете отново, за да сте сигурни, че никога няма да загубите отчитаните часове.
- Анализирайте моделите на производителност на екипа чрез отчети, които показват часовете с най-висока производителност, степента на ефективност на проектите и моделите на индивидуалните участници.
Ограничения на Toggl Track
- Функциите за управление на екипа са основни в сравнение с пълните платформи за управление на проекти.
- Липсват вградени функции за фактуриране и регистриране на почивки, GPS проследяване, изчисляване на заплати или планиране.
- Редактирането на времевите записи може да бъде трудоемко и податливо на грешки.
- Не можете да спрете таймерите; трябва да ги изключите и да ги рестартирате, което води до фрагментирани записи (например, няколко 5-секундни сесии).
Цени на Toggl Track
- Безплатен (за до пет потребители)
- Стартово ниво: 10 USD/месец на потребител
- Премиум: 20 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Toggl Track оценки и отзиви
- G2: 4,6/5 (над 1570 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (2575+ отзива)
Какво казват реалните потребители за Toggl Track?
Този преглед на Capterra представя интересна гледна точка:
Toggl Track е много лесен за използване. Навигацията в него е проста. Харесва ми колко лесно е да продължа с предишен проект или да добавя нов. Цветовото кодиране също помага да разпределя областите, в които прекарвам най-много време. Много ми харесва и раздела с отчетите – хубаво е да виждам колко часа съм работил и процента от времето си, прекарано по всеки проект.
Toggl Track е много лесен за използване. Навигацията в него е проста. Харесва ми колко лесно е да продължа с предишен проект или да добавя нов. Цветовото кодиране също помага да разпределя областите, в които прекарвам най-много време. Много ми харесва и разделът с отчетите – хубаво е да виждам колко часа съм работил и процента от времето си, прекарано по всеки проект.
📚 Прочетете също: Най-добрите алтернативи на Toggl за проследяване на времето
🔍 Знаете ли, че... Само 41% от организациите изпълняват проектите си предимно или винаги в рамките на бюджета. Това подчертава значителна разлика, която проследяването на разходите може да помогне да се преодолее.
7. Harvest (Най-добър за интегрирано проследяване на времето и фактуриране)
Проектните мениджъри, които се нуждаят от безпроблемна интеграция между проследяването на разходите и фактурирането на клиенти, намират Harvest за особено ценен. Софтуерът за управление на бюджета на проекти свързва проследяването на времето директно с процесите на фактуриране, като гарантира, че всички фактурирани часове се записват и превръщат ефективно в приходи.
Финансовите екипи оценяват начина, по който Harvest обработва както вътрешното проследяване на разходите, така и външното фактуриране на клиенти в една система, което намалява работата по съгласуване между различни платформи. Подробните отчети показват кои проекти и клиенти генерират най-високи маржове.
Най-добрите функции на Harvest
- Настройте автоматични напомняния за проследяване на времето и седмични обобщения, които ви помагат да поддържате последователни навици за проследяване.
- Анализирайте бизнес резултатите си чрез изчерпателни отчети, които показват кои клиенти, проекти и видове работа носят най-висока рентабилност.
- Създавайте точни прогнози за проекти въз основа на текущите разходи и оставащите бюджетни средства, за да предвидите крайната рентабилност на проекта.
- Създавайте автоматично фактури въз основа на проследеното време и разходите и ги изпращайте на клиентите директно от платформата.
Ограничения на Harvest
- Липсват вградени функции за изчисляване на заплати или автоматизирани функции за данък върху продажбите, което изисква ръчна работа или интеграции с трети страни.
- Няма централизиран център за уведомления за актуализации, като подаване на времеви разчети или напомняния за фактури.
- Опциите за филтриране на задачи или времеви записи са основни, което затруднява анализа на конкретни категории или групи в отчетите.
Цени на Harvest
- Безплатно
- Pro: 13,75 $/месец на потребител
- Премиум: 17,50 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Harvest
- G2: 4. 3/5 (815+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 630 отзива)
📚 Прочетете също: Сравнение между Harvest и Toggl (функции, цени)
📊 Бюджетна грешка: В началото на 2000-те години проект на британското правителство за модернизиране на здравните досиета се увеличи от 2 милиарда паунда на 12 милиарда паунда, преди да бъде прекратен.
8. Hubstaff (Най-подходящ за отдалечени екипи, които се нуждаят от подробно наблюдение на дейностите)
Ръководителите на операции, които управляват разпределени екипи, се нуждаят от подробна информация за това как дистанционните работници прекарват времето си и как това се отразява на разходите по проекта. Hubstaff осигурява тази информация чрез цялостно наблюдение на дейността.
Той осигурява отчетност, без да бъде прекалено инвазивен – членовете на екипа могат да виждат собствените си модели на производителност, докато мениджърите получават необходимата им видимост за точно изчисляване на разходите по проекта. Подробните отчети помагат да се идентифицират моделите на дистанционна работа, които водят до най-ефективното изпълнение на проекта.
Най-добрите функции на Hubstaff
- Следете производителността на екипа чрез автоматично заснемане на екрана и проследяване на използването на приложенията.
- Проследявайте разходите по проекта в реално време, докато членовете на екипа работят, с автоматично изчисляване на разходите за труд въз основа на индивидуални почасови ставки и действително инвестирано време.
- Задайте седмични бюджети или фиксирани лимити на разходите за проекти и членове на екипа, за да предотвратите превишаване на разходите.
- Настройте автоматизирана обработка на заплатите въз основа на проследени часове и задачи по проекти, като оптимизирате процесите на плащане.
- Прегледайте подробни отчети за разходите по проекти, разходите на членовете на екипа и историята на бюджета.
Ограничения на Hubstaff
- Функциите за наблюдение на служителите могат да се възприемат като натрапчиви и да навредят на морала на екипа, ако не се прилагат разумно, освен че са неподходящи за проследяване на творческа или стратегическа работа.
- Загрижеността за поверителността може да ограничи внедряването в организации със строги изисквания за защита на данните.
- Неговата сила е предимно в управлението на разходите за труд; той е по-малко подходящ за управление на разходите за материали или други разходи по проекта, които не са свързани с труда.
Цени на Hubstaff
- Безплатна пробна версия
- Стартово ниво: 7 USD/месец на потребител (минимум две места)
- Развитие: 9 $/месец на потребител (минимум две места)
- Екип: 12 $/месец на потребител (минимум две места)
- Enterprise: 25 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Hubstaff
- G2: 4. 2/5 (1440+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1570 отзива)
Какво казват реалните потребители за Hubstaff?
Едно от ревютата в G2 го описва по следния начин:
Hubstaff предлага безпроблемен начин за проследяване на времето и наблюдение на производителността на екипа. Възможността да се правят периодични екранни снимки, да се проследяват нивата на активност и да се интегрира с инструменти за управление на проекти като Trello и Asana го прави изключително ценен за отдалечени екипи. […] Понякога проследяването на активността може да се усеща като прекалено натрапчиво, особено при чести екранни снимки. Мобилното приложение също има склонност да забавя или да се срива понякога, което може да прекъсне производителността в движение.
Hubstaff предлага безпроблемен начин за проследяване на времето и наблюдение на производителността на екипа. Възможността да се правят периодични екранни снимки, да се проследяват нивата на активност и да се интегрира с инструменти за управление на проекти като Trello и Asana го прави изключително ценен за отдалечени екипи. […] Понякога проследяването на активността може да се усеща като прекалено натрапчиво, особено при чести екранни снимки. Мобилното приложение също има склонност да забавя или да се срива понякога, което може да прекъсне производителността в движение.
📚 Прочетете също: Най-добрите алтернативи и конкуренти на Hubstaff
9. Sage Intacct (Най-добър за интеграция на финансовото управление на предприятието)
Корпоративните организации се нуждаят от проследяване на разходите по проекти, което се интегрира безпроблемно в съществуващите финансови системи и структури за отчитане. Sage Intacct предоставя това чрез всеобхватни възможности за финансово управление.
Той се отличава в счетоводството на проекти, като ви позволява да проследявате и управлявате разходите, фактурирането и приходите за всеки проект с висока степен на прецизност. Можете да разпределяте преки и непреки разходи, да управлявате сложни графици за фактуриране и да признавате приходите в съответствие със счетоводните стандарти.
Финансовите екипи най-накрая могат да получат точни данни за рентабилността на проектите, които се включват директно в корпоративните финансови отчети и изпълнителните доклади, без да е необходимо ръчно манипулиране на данните.
Най-добрите функции на Sage Intacct
- Създавайте сложни бюджети за проекти, които се свързват с главните счетоводни сметки и автоматично актуализират финансовите отчети.
- Маркирайте транзакциите с проект, отдел, местоположение и други измерения за подробен финансов анализ и отчитане.
- Настройте автоматизирани финансови контроли, които изискват одобрение за всички разходи по проекта, надвишаващи предварително определени прагове.
- Проследявайте разходите по проектите, като поддържате пълни одитни следи, които отговарят на изискванията за корпоративно управление и стандартите за финансово отчитане.
- Подобрете качеството на данните и автоматизирайте сложните финансови работни процеси с интегрирана изкуствена интелигентност.
Ограничения на Sage Intacct
- Сложността на внедряването изисква значителни ИТ ресурси и финансова експертиза за правилната конфигурация.
- Цената е значително по-висока от тази на по-опростените инструменти за управление на проекти, което го прави неподходящ за по-малки организации.
- Прекалено много за организации, които не се нуждаят от цялостна интеграция на финансовото управление заедно с проследяването на проектите.
- Поради съответствие с GAAP, конфигурациите са фиксирани след внедряването, което изисква помощ от разработчика или дистрибутора за промени.
Цени на Sage Intacct
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Sage Intacct
- G2: 4,3/5 (над 3730 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (525+ отзива)
💡 Професионален съвет: Въведете бърз процес на вето върху разходите, при който всеки некритичен разход над определена граница се нуждае от второ одобрение, за да се предотвратят импулсивни покупки. Можете да създадете AI агент в ClickUp, който да автоматизира този процес за вас.
📊 Бюджетна грешка: Проектът за високоскоростна железопътна линия в Калифорния беше оценен на 33 милиарда долара през 2008 г. Към 2023 г. прогнозните разходи достигнаха 128 милиарда долара, без да има ясна дата за завършване. Това се дължеше до голяма степен на непоследователното проследяване на разходите и промените в обхвата на проекта.
10. Procore (Най-добър за управление на разходите по строителни проекти)
Строителството е свързано с уникални предизвикателства при управлението на разходите по проекти, с които общите инструменти просто не могат да се справят ефективно. Procore отговаря на тези специфични нужди чрез специално създадени функции за финансово управление на строителни проекти.
Той разбира как протичат разходите за строителство и осигурява прозрачност на всеки етап, от предварителното разработване до приключването. Екипите могат да проследяват разходите за труд, материали, оборудване и подизпълнители, като спазват принципите на счетоводството в строителството и изискванията за отчитане.
Най-добрите функции на Procore
- Управлявайте промените в поръчките и модификациите в бюджета чрез автоматизирани работни процеси за одобрение, които поддържат пълни одитни следи.
- Достъп до бюджети, договори, поръчки за промени, поръчки за покупки и фактури – всичко в една свързана система с вградена AI помощ.
- Създавайте подробни отчети за разходите, които разбиват разходите по проекти по търговия, фаза, код на разходите и други категории, специфични за строителството.
- Свържете операциите на място директно с финансовото проследяване чрез мобилни приложения, които позволяват на екипите да регистрират времето, материалите и използването на оборудването от работните обекти.
Ограничения на Procore
- Инструментът за офериране преди строителството е критикуван за неефективност и проблематичност, с проблеми като лоша използваемост и липса на навременни актуализации от екипа за разработка.
- Внедряването изисква значително време за настройка, за да се конфигурират кодове за разходи, работни процеси за одобрение и интеграция със съществуващите счетоводни системи.
- Някои потребители се сблъскват с неадекватна поддръжка на клиенти, бавно време за реакция, липса на специални мениджъри на акаунти или нерешени проблеми.
Цени на Procore
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Procore
- G2: 4,6/5 (над 3450 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 2770 отзива)
Какво казват реалните потребители за Procore?
Едно ревю в Capterra го обобщи по следния начин:
Procore е добре организирана, ефективна платформа с всички възможности, от които бихте могли да се нуждаете за изпълнението на мащабни индустриални проекти, както и на прости жилищни строежи.
Procore е добре организирана, ефективна платформа с всички възможности, от които бихте могли да се нуждаете за изпълнението на мащабни индустриални проекти, както и на прости жилищни строителни проекти.
💡 Професионален съвет: За да опростите намаляването на разходите за софтуер, проследявайте разходите за добавяне на функции отделно. Опитайте да регистрирате всички заявки за добавки спрямо първоначалния обхват, за да можете да ги договорите или отложите, за да останете в рамките на бюджета.
Вижте пълната картина на разходите в ClickUp
Проследяването на бюджета често се извършва в изолация. Екипите актуализират таблици, цифрите се разпространяват и видимостта на проекта страда.
ClickUp запълва тази празнина. Този софтуер за проследяване на разходите по проекти помага на екипите да следят бюджетите по проекти, без да губят темпото по задачите или графиците.
С управление на задачите, отчети, документи и комуникация в една свързана платформа, бюджетите остават свързани с работата. Естествено, решенията се вземат по-бързо и проектите остават на път.
Регистрирайте се в ClickUp още днес! ✅