Връзките с обществеността се развиват бързо. В един момент представяте планирано пускане на продукт на пазара, а в следващия се втурвате да отговорите на извънредна новина.
Ако обаче все още разчитате на разпръснати документи и планиране в последния момент, пропускате важни дати и медийни възможности, които трябваше да бъдат планирани седмици по-рано.
Ето къде PR календарът може да ви помогне.
Пускане на продукти, новини за финансиране, дни за осведомяване, сезонни кампании, спечелени клиенти – всички те се борят за място. Без централен календар може да забравите изявлението на вашия главен изпълнителен директор или да пропуснете идеалния момент за представянето на тенденциите в областта на изкуствения интелект.
Това ръководство ще ви помогне да поправите това. Ще ви покажем как да планирате PR календар, който ще ви помогне да бъдете организирани, да спазвате важни дати и да поддържате последователно медийно покритие.
Да започваме! 🚀
Какво е PR календар?
PR календарът (календар за връзки с обществеността) е календар за планиране, който очертава ключови PR дейности, кампании, събития и медийни възможности за определен период от време, обикновено месечен, тримесечен или годишен.
Например, ако през юли има голямо търговско изложение в бранша, добавете го в PR календара си и планирайте предварително прессъобщения, медийни изяви или публикации в социалните мрежи, свързани с него.
Целта е да поддържате последователни и целенасочени PR усилия, за да не се налага да бързате да публикувате нещо след седмици на мълчание в медиите.
Предимства на използването на PR календар
Ето как PR календарът добавя стойност към вашите PR усилия:
- Открийте празнини в медиите: PR календарът помага да се идентифицират по-спокойните месеци в медийния цикъл, така че да можете да представяте истории, когато вниманието е високо, а конкуренцията е ниска.
- Разширете въздействието на кампанията: той ви позволява да преобразувате PR моментите в съдържание за блог, актуализации по имейл, публикации в социалните мрежи и вътрешни възможности, като максимизирате възвръщаемостта на инвестициите в различните канали.
- Осигурете си достъп до ръководството на ранен етап: с видимост към предстоящите кампании е по-лесно да резервирате време с заинтересованите страни за цитати, интервюта и одобрения предварително.
- Бъдете подготвени за актуални теми: като следите сезонни събития и редакционни теми, вашият екип може да подготви идеи, данни или гледни точки, за да се включи в актуални истории, когато те се появят.
- Спазвайте дългите срокове на медиите: Медии като търговски издания и списания често затварят редакционните си календари месеци предварително. Ясната PR цел ви гарантира, че ще се справите навреме.
- Балансирайте вътрешните работни натоварвания: Предварителното планиране на кампаниите позволява по-добро планиране в екипите за PR, съдържание и дизайн, като се избягват затрудненията в производството в последния момент.
💡 Съвет от професионалист: Превърнете големите PR идеи в изпълними задачи. Използвайте задачите и вложените подзадачи в ClickUp, за да планирате всяка стъпка от кампанията – изготвяне на чернова, преглед, одобрение на цитати, контакти с медиите – и да определите отговорници и крайни срокове за всяка от тях.
Ключови компоненти на PR календара
Подобно на редакционния или маркетинговия календар, PR календарът е толкова ефективен, колкото и информацията, която в него въведете. Ето основните елементи, които го правят ефективен:
- Цели и задачи: Всяка точка в PR календара ви трябва да е свързана с ясна цел, като например повишаване на познаваемостта на марката, изграждане на лидерска позиция или обявяване на важни новини за компанията.
- Ключови послания или теми: Определете основното послание, което всяка дейност трябва да предаде. За пускането на продукт на пазара то може да бъде „Продукт X решава проблем Y“. За кампания за повишаване на осведомеността то може да бъде „Нашият ангажимент към сигурността на данните“.
- Целева аудитория и канали: Знайте с кого говорите и къде ще чуят вашето послание, за да достигне то там, където е важно. Предназначено ли е за журналисти, занимаващи се с технологии, клиенти или вашия вътрешен екип? Ще бъде ли публикувано като прессъобщение, публикация в LinkedIn или медийно представяне?
- Описание на съдържанието или дейността: Показва точно какво се прави и как. Например: „Прессъобщение: Стартиране на проект Atlas чрез PR Newswire, представен на 10-те най-големи технологични медии“.
- Дати и крайни срокове: Те включват основната дата на стартиране или събитие, както и ключови крайни срокове като дати за предаване на чернови, цикли на преглед или подготвителни срещи.
- Собственик/отговорен екип: Кой отговаря за изпълнението на задачата? Това може да бъде едно лице, няколко членове на екипа с ясни роли или дори външен партньор.
Създаване на изчерпателен PR календар
Създаването на PR календар може да звучи като голяма задача, но можем да я разделим на лесни стъпки.
Стъпка 1: Брейнсторминг, проучване и събиране на идеи за съдържание
Това е отправната точка, от която да определите какво да кажете, защо е важно и кога да го кажете. Целта? Солиден запас от актуални идеи, които са интересни за медиите, свързани с вашите бизнес цели и привличат вниманието на аудиторията ви.
🧠 Брейнсторминг
Това е творчески процес, в който вие и вашият екип споделяте всички възможни идеи и дати.
🛠️ Какво да обмислите?
- Важни събития за компанията: пускане на продукти, актуализации на функции, новини за финансиране, промени в бранда, откриване на магазини, обяви за набиране на персонал, годишнини и др.
- Събития и сезони в бранша: търговски изложения, конференции, тримесечни отчети, сезонни маркетингови възможности (напр. Черният петък, сезонът на бюджетите, SaaStr), месеци на осведомеността (като месецът на осведомеността за киберсигурността, Световният ден на околната среда, Световният ден на океаните или Световният ден на кръводаряването)
- Празници и тържества: Летни официални празници, традиционни празници (Бъдни вечер или Денят на благодарността) и „национални или международни дни“ като Световния ден на емоджито, Националния ден на пицата, Международния ден на мъжете, Световния ден на шоколада или Световния ден на вегетарианството.
- Повтарящи се кампании: ако изготвяте годишни отчети, инициативи за корпоративна социална отговорност или прогнози за тенденции, включете ги в списъка си рано, за да фиксирате сроковете.
💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Forms, за да съберете идеи за PR съдържание от членовете на екипа или външни партньори на едно организирано място – без повече размяна на имейли или хаотични таблици.
🔍 Изследване
След като имате приблизителен списък с идеи, потвърдете ги и ги обогатете със стратегически проучвания.
🛠️ Ключови области на изследване:
- Проверка на събитията: Потвърдете датите за големи конференции, седмици за осведомяване, празници и публикуване на доклади.
- Анализ на конкурентите: Какви кампании проведоха конкурентите миналата година? Кои медии ги отразиха? Как можете да се отличите или да планирате по-добре своите истории?
- Информация за аудиторията: Използвайте инструменти като SparkToro или Reddit, за да видите за какво говори вашата аудитория. Разгледайте типа съдържание, с което се ангажират – казуси, статистики, гледни точки на лидери и др.
- Медийна релевантност: Прегледайте последните статии в целевите ви публикации. Какви видове прессъобщения, авторски статии или коментари избират?
💡 Професионален съвет: Създайте медийна база данни в ClickUp, като използвате персонализирани полета за име на медията, контакт, дата на последното представяне и статус на отговора – няма нужда от отделен CRM.
📋 Съберете идеи за съдържание
Сега имате повече идеи, отколкото можете да използвате в реалност. Затова е време да ги групирате, маркирате и структурирате.
🛠️ Съвети за организиране:
- Сортиране по тримесечие: Кога е най-подходящо да се проведе всяка кампания? Маркирайте идеите като Q1–Q4.
- Определете теми: Групирайте идеите в категории като „Продукт“, „Култура“, „Лидерство“, „Сезонни“ или „Истории на клиенти“.
- Маркирайте резервно съдържание: Идентифицирайте няколко вечни идеи, които можете да използвате, ако голяма инициатива бъде отложена или отменена.
- Добавете контекст: Отбележете откъде идва всяка идея (например от ръководителя на екипа, конкурентите, история на клиент) и какъв формат може да приеме (прессъобщение, презентация, статия, събитие и т.н.).
Стъпка 2: Свържете се със заинтересованите страни за разнообразно съдържание
PR не работи изолирано. Някои от най-силните ви идеи за истории ще дойдат от други екипи. Затова включете ключовите заинтересовани страни в цялата компания (а понякога и извън нея) – това е прост, но мощен ход за управление на заинтересованите страни.
Ето с кои заинтересовани страни трябва да се свържете:
| Заинтересовани страни | Защо са важни | Примери за PR възможности |
| Маркетинг екип | Те провеждат кампании, които PR може да подкрепи или усили. | Уебинари, електронни книги, изследователски доклади, кампании с влиятелни лица, стартиране на реклами |
| Продуктов екип / Изследвания и развитие | Те знаят кои продукти или функции се пускат на пазара и кога | Пускане на продукти/функции, новини за иновации, обяви за бета програми |
| Продажби / Успех на клиентите | Те разполагат с истории на клиенти и информация за индустрията. | Казуси на клиенти, големи успехи с клиенти, партньорства, награди, търговски изложения |
| Ръководители / Лидерство | Те стимулират лидерството в мисленето и обявите в цялата компания. | Изяви, статии за лидерство в мисленето, набиране на средства, инициативи за корпоративна социална отговорност, комуникации с инвеститори |
| Човешки ресурси / Вътрешни комуникации | Те се занимават с вътрешни събития и новини за наемане на персонал, които оказват влияние върху имиджа на работодателя. | Награди за най-добри места за работа, истории за културата, инициативи за разнообразие, равнопоставеност и включване, важни назначения |
| Външни партньори | Те предлагат възможности за съвместен маркетинг и съвместни PR дейности. | Съвместни съобщения, отраслови доклади, споделени събития, медийно присъствие чрез участието на агенции |
💡 Съвет от професионалист: Споделете ClickUp Docs външно с разрешения за преглед/редактиране, за да получите мнението на заинтересованите страни или агенцията относно прессъобщенията. Използвайте Approvals, за да финализирате съобщенията с едно кликване.
Стъпка 3: Решете честотата, графика и стила на съдържанието си
Сега е време да организирате идеите си в работещ график за предстоящата година. Ето какво трябва да решите:
Честота на съдържанието
Преди да определите дати, решете колко често искате вашата марка да бъде в центъра на вниманието. Честотата трябва да се определя от:
- Цели: Ако се опитвате да изградите авторитет, ви е необходима последователна лидерска позиция. Ако целта ви е популяризиране на продукта, календарът ви може да се фокусира върху пускането на нови продукти.
- Ресурси: Бъдете реалистични относно капацитета на вашия екип. По-добре е да публикувате една страхотна статия на месец, отколкото пет набързо написани.
- Канали: Честотата на публикуване ще се различава в различните медии – медийните презентации могат да се публикуват по-често от блог публикации или интервюта с ръководители.
🛠️ Няколко бързи съвета:
- Започнете с малки стъпки. Планирайте 1–2 основни елемента на месец, след което увеличете мащаба.
- Използвайте тема за съдържание за всеки месец или тримесечие, за да насочите идеите си (например „Иновации през първото тримесечие“, „Печалби от клиенти през второто тримесечие“).
- Алтернативни елементи, изискващи много усилия (като прессъобщения), с по-леки такива (като обобщения в социалните медии или цитати).
График (първо най-важните неща, после попълнете празнините)
След това преместете тези идеи в календара си. Планирането ви помага да избегнете двойни резервации на съобщения и пропуснати медийни цикли.
🛠️ Съвети за успешно планиране на PR дейностите:
- Започнете с ключовите моменти: Начертайте първо представянията на продукти, събитията в бранша, сезонните кампании и дни за осведомяване.
- Запълнете празнините: Използвайте по-спокойните седмици за вечни истории, успехи на клиенти или леки кампании, като бързи PR успехи или откъси от лидерски мисли.
- Оставете резервни седмици: Включете в графика си „резервни“ седмици за всеки тримесечие, за да можете да се справите с извънредни съобщения, реактивни PR дейности или внезапни медийни възможности.
- Определете дати: Не всяка идея се нуждае от определена дата, но „да се определи“ е мястото, където добрите планове се провалят. Дори приблизителна дата като „първата седмица на април“ дава на екипа ви нещо, около което да планирате.
- Балансирайте натоварването: Не събирайте всичко в един месец. Разпределете съдържанието в календара, за да избегнете преумора.
Стил на съдържанието и канал
Накрая, дайте на всеки запис в календара реален контекст, защото „прессъобщение през март“ не е достатъчно, за да се постигне напредък.
За всеки елемент си задайте въпроса:
- Какъв е форматът? Ще бъде ли това прессъобщение, публикация в блог, епизод от подкаст, медийно представяне или отразяване в социалните медии?
- Какъв тон е най-подходящ? Съобщението е официално и се основава на данни? Или е неформално и се основава на история?
- Къде ще бъде публикуван или промотиран? Ще бъде ли публикуван във вашия блог? Ще бъде ли разпространен като реклама в технологични медии? Ще бъде ли промотиран в LinkedIn или по имейл?
Това помага на писателите, дизайнерите и заинтересованите страни да се съгласуват от самото начало, без да се налага да обсъждат тона или пропуснатите канали за разпространение.
След като попълните календара, погледнете го отстрани и преценете: подкрепя ли той основните ви бизнес цели? Има ли добро съчетание от формати? Реалистични ли са сроковете? След това споделете черновата с екипа си и заинтересованите страни.
Прочетете още: Креативни стратегии за управление на марката, за да максимизирате потенциала на вашата марка
Инструмент за планиране на PR календар
Използването на електронна таблица за вашия PR календар работи (в началото).
Но с разрастването на кампаниите ви се разрастват и променливите елементи. Следите срокове, координирате с различни отдели и управлявате съдържание в множество канали. Актуализациите се губят и изведнъж не сте сигурни кой какво прави и кога.
Ето къде специален инструмент за управление на PR кампании може да оптимизира всичко – от планирането до сътрудничеството и проследяването на резултатите.
В този момент се нуждаете от ClickUp за маркетингови екипи. Той обединява целия ви PR календар, кампании и усилията на екипа в едно свързано, лесно за управление пространство.
Ето как този софтуер за управление на PR задачи може да ви помогне:
1. График в календара на ClickUp
ClickUp Calendar ви предоставя централизирана визия за целия ви PR график за седмици, месеци или цялата година. С лесното плъзгане и пускане можете визуално да планирате пускането на продукти, прессъобщения, медийни изяви и кампании за събития.
Какво го прави още по-добър? Този инструмент, задвижван от изкуствен интелект, пренася планирането на ново ниво, като:
- Автоматично блокиране на време за концентрация за задачи като писане, рецензии или подготовка за медиите. Например, ако имате публикация в петък, той може да създаде 2-часови блокове за писане във вторник и сряда.
- Пренареждане на крайните срокове при промяна на приоритетите. Така че, ако вашият продуктов екип забави пускането на дадена функция с една седмица, това автоматично променя всички свързани PR задачи (като преглед на прессъобщения, контакти с медиите и планиране на социални медии), без да се налага да променяте ръчно графиците.
- Превърнете точките за обсъждане на срещите, като „финализирайте списъка с медии за събитието до 5 март“ или „представете отчета за второто тримесечие на финансовите медии“, в планирани задачи, като синхронизирате календара си (и екипа си).
- Управлявайте с лекота повтарящи се PR задачи като „Месечен медиен доклад“, „Седмично проучване на медийното отразяване“ или „Двуседмично проследяване на пичове“.
- Наслагване на календари чрез наслагване на различни графици (например календар за пускане на продукти, календар за маркетингови кампании, PR календар), за да откриете конфликти или да идентифицирате възможности за синергия.
А най-хубавото? ClickUp Calendar работи с ClickUp Brain, за да ви спести време. Това означава, че не е нужно да ровите из задачи, чатове или документи, за да намерите какво следва. Просто попитайте: „Какъв е най-важният ми приоритет днес?“ или „Кога е разговорът за преглед на прессъобщението?“ и отговорът се появява незабавно.
📮ClickUp Insight: 18% от участниците в нашето проучване искат да използват изкуствен интелект, за да организират живота си чрез календари, задачи и напомняния. Други 15% искат изкуственият интелект да се занимава с рутинни задачи и административна работа.
За да направи това, AI трябва да може: да разбира нивата на приоритет за всяка задача в работния процес, да изпълнява необходимите стъпки за създаване или коригиране на задачи и да настройва автоматизирани работни процеси.
Повечето инструменти имат една или две от тези стъпки. ClickUp обаче помага на потребителите да консолидират до 5+ приложения, използвайки нашата платформа! Изпробвайте планирането, задвижвано от изкуствен интелект, където задачите и срещите могат лесно да се разпределят в свободни слотове в календара ви въз основа на нивата на приоритет. Можете също да настроите персонализирани правила за автоматизация чрез ClickUp Brain, за да се справяте с рутинните задачи. Кажете сбогом на натоварената работа!
Прочетете още: Най-добрите приложения за календар (безплатни и платени)
2. Брейнсторминг с бели дъски
ClickUp Whiteboards предлага визуално пространство, в което вашият екип може да планира идеи за кампании, дни за осведомяване, обяви за продукти и медийни възможности – всичко на едно място.
Можете да подреждате блокове с съдържание по месеци, канали (медии, блог, социални мрежи) или тип (събитие, продукт, лидерство в мисленето). Още по-добре, можете да използвате фигури, етикети или цветни кодове, за да дадете приоритет на моментите с голямо въздействие.
- Групирайте кампаниите по теми, като например фокусирани върху продукта, видимост на ръководството или изграждане на марка, за да идентифицирате пропуски в съобщенията.
- Плъзгайте и пускайте блокове с съдържание по времевата линия, за да визуализирате сезонността и да избегнете пренаселеността на няколко кампании в един и същи прозорец.
- Свържете задачи или документи директно от бялата дъска, за да може екипът ви да премине от мозъчна атака към изпълнение, без да сменя инструменти.
- Поканете сътрудници от различни отдели (маркетинг, ръководство, продукти) да се включат на ранен етап и да се съгласуват по приоритетите, преди да бъдат финализирани сроковете.
- Разработване на медийни питчинг карти: Визуално изработване на стратегия за различни ъгли на историята и набелязване на журналисти или медии за всеки от тях.
- Очертайте планове за комуникация при кризи: Използвайте гъвкавото пространство, за да обмислите потенциални кризисни сценарии и да начертаете потоците на реакция и отговорностите.
- Създайте карти на заинтересованите страни: Визуализирайте ключовите вътрешни и външни заинтересовани страни за дадена кампания и планирайте персонализирани комуникационни стратегии.
Улавяйте медийните прозрения незабавно
Нека ClickUp AI Notetaker записва всяка подробност по време на медийни интервюта и срещи на PR екипа. Той автоматично транскрибира разговорите, подчертава ключовите действия и създава задачи за последващи действия директно от вашите дискусии.
Когато журналистът спомене конкретен ъгъл, който го интересува, или екипът ви измисли актуална идея, вече няма да губите тези прозрения – всички те са запазени, организирани и готови за включване в PR календара ви.
3. Съхранявайте проучвания и идеи за съдържание в документи
След като визуализирате идеите си за кампанията, следващата стъпка е да превърнете хаоса в структура. И какъв по-добър начин да го направите от ClickUp Docs?
Създайте документ за всеки месец, кампания или тема, като „Стартиране на продукт през второто тримесечие“ или „Октомврийска кампания за осведомяване“. В него можете да съхранявате чернови на съобщения, наброски на прессъобщения, релевантни новинарски статии, медийни цели, сезонни акценти и резултати от минали кампании.
Създайте централизирана PR стратегия: Използвайте Docs, за да създадете и поддържате актуално хранилище за съобщения на марката, ключови теми за разговор, стандартни текстове и протоколи за комуникация при кризи, като по този начин гарантирате последователност в целия екип.
Разработване на аналитични доклади след кампанията: Структурирайте подробни доклади за кампанията в Docs, вграждайте диаграми, свързвайте с табла или прикачайте данни за ефективността, за да споделяте ефективно резултатите от PR.
Възползвайте се от историята на версиите: проследявайте всички промени, направени в прессъобщения, документи с съобщения или стратегически документи, което ви позволява да се върнете към предишни версии, ако е необходимо.
Използвайте релационни връзки: Свържете документи директно с конкретни задачи, кампании, списъци или събития в календара. Например, свържете документа „Прессъобщение за събитие през третото тримесечие“ с задачата „Събитие в индустрията през третото тримесечие“ от кампанията, за да имате незабавен контекстуален достъп.
💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Brain, за да превърнете грубите си бележки в изпипано PR съдържание.
Можете да го помолите да напише кратък преглед на кампанията за пускането на вашия продукт през второто тримесечие въз основа на бележките и съобщенията, съхранени във вашия Doc. Или можете да поставите статия или доклад за тенденциите и да помолите Brain да предложи идеи за статии или заглавия, съобразени с вашата марка.
4. Задайте и постигнете PR целите си с ClickUp Goals
Демонстрирайте истинското въздействие на вашите PR усилия. С ClickUp Goals можете да:
- Определете ясни цели: Задайте конкретни, измерими цели за вашите кампании, като например „Постигнете над 20 медийни публикации за стартирането на Q3“ или „Увеличете положителните споменавания на марката с 15%“.
- Разделете на цели: Разделете основните си цели на по-малки, управляеми „цели“, които могат да бъдат числови, парични или дори базирани на задачи (например „Осигурете 5 интервюта“, „Публикувайте 3 статии с авторско име“).
- Проследявайте напредъка визуално: Следете в реално време как вашите усилия допринасят за постигането на общите цели, което улеснява отчитането на възвръщаемостта на инвестициите в PR и поддържа мотивацията на екипа.
- Връзка с работата: Свържете целите и задачите директно с задачите и списъците, където се извършва работата, като гарантирате съгласуваност между ежедневните дейности и стратегическите резултати.
5. Оптимизирайте работните процеси с ClickUp Automations
С ClickUp Automations можете да свържете всеки етап от PR работния процес. Ето няколко примера за това как да автоматизирате PR календара си, за да постигнете най-добри резултати от кампанията:
| Тригер | Автоматизация |
| Създава се нова задача за кампания (напр. „Пускане на продукт на пазара“). | Автоматично разпределяйте задачи на съответните отдели и екипи |
| Статусът на задачата се променя на „Одобрена“ | Създайте последваща задача, наречена „Разпространение в медиите“, и я възложете на PR мениджъра. |
| Крайният срок за задачата е актуализиран | Автоматично променяйте съответно крайните срокове на всички свързани подзадачи. |
| Подзадача (например „Чернова на публикация в блога“) е маркирана като изпълнена. | Публикувайте коментар като „Съдържанието е готово – преминаване към визуален дизайн“. |
| Създадена е повтаряща се задача (напр. месечен PR обзор) | Автоматично присвояване на PR ръководител и задаване на подзадачи с крайни срокове за писане, редактиране и преглед |
6. Свържете вашата екосистема с ClickUp Integrations
ClickUp обединява много инструменти, но също така работи добре и с други. Подобрете вашите PR операции, като интегрирате ClickUp с:
- Инструменти за наблюдение на медиите (напр. Meltwater, Brandwatch чрез Zapier/API): Автоматизирайте създаването на задачи в ClickUp, когато бъдат идентифицирани нови релевантни споменавания или сигнали в медиите.
- Услуги за търсене на източници (напр. HARO, Qwoted, SourceBottle): Оптимизирайте търсенето на медийни възможности. Чрез препращане на ежедневни обобщения от услуги като HARO към специален имейл адрес в ClickUp (използвайки Email в ClickUp или инструмент като Zapier), можете автоматично да създавате задачи за всяка заявка. Усъвършенствайте това, като използвате инструменти за автоматизация, за да анализирате имейлите за ключови думи, свързани с вашите клиенти или индустрия, и след това ги възложете на подходящия член на екипа за представяне.
- Инструменти за управление на социални медии (напр. Hootsuite, Buffer): Координирайте разпространението на PR успехите в социалните медии, като свързвате задачи и споделяте актуализации.
- Съхранение в облак (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Лесно прикачайте и достъпвайте медийни комплекти, изображения, видеоклипове и други важни PR ресурси, съхранени във вашето предпочитано облачно решение.
Единственият източник на информация за вашия PR екип!
Обединете насоките за бранда, плановете за кризисни ситуации, знанията за кампаниите и медийните прозрения. Намирайте, прилагайте последователно и развивайте стратегически нарративи с помощта на ClickUp Knowledge Management.
Постигнете по-умни PR: цялото знание, блестящо организирано, на едно място.
7. Спестете време с шаблони за PR календар
Ако всичко това ви звучи чудесно, но не сте сигурни откъде да започнете планирането на PR, ClickUp предлага готови шаблони за прессъобщения, които ви предоставят готова структура за лесно планиране, изготвяне и разпространение на съобщения. Можете също да използвате шаблони за PR график, за да планирате кампании, срокове и медийно присъствие – всичко в една организирана времева линия.
Шаблонът за PR кампания на ClickUp е създаден, за да подпомага динамичната и мултифункционална природа на работата в областта на публичните отношения. Той ви помага да преминете от планирането на кампанията до нейното стартиране и проследяване на резултатите – всичко това в едно персонализирано работно пространство.
Шаблонът предлага:
- Персонализирани статуси като „В процес на изготвяне“, „Готов за преглед“ и „Публикуван“, за да проследявате фазите на PR кампанията.
- Изгледи, съобразени с нуждите на PR, като изглед „Списък“ за управление на работните потоци на съдържанието, изглед „Табло“ за мозъчна атака и изглед „Календар“ или „Гант“ за планиране на графици и избягване на припокриване на кампании.
- Потребителски полета за организиране на кампании по ключови PR критерии, като канал за разпространение (прессъобщение, социални медии, бюлетин), тип медиен списък (технологии, лайфстайл, регионален) или приоритет на кампанията (висока видимост срещу познаваемост на марката).
💡 Професионален съвет: Създайте персонализирани PR табла, които показват на един поглед показателите на кампанията, медийните публикации и предстоящите срокове. Следете KPI, проследявайте ангажираността на журналистите и споделяйте напредъка с заинтересованите страни чрез фокусирани, базирани на данни изгледи, които елиминират излишната работа по отчитането.
Но ако управлявате няколко кампании едновременно и се нуждаете от по-общ поглед, за да организирате всичко от начало до край, обърнете се към шаблон за планиране на връзки с обществеността.
Шаблонът за планиране на връзки с обществеността на ClickUp е вашият универсален команден център за провеждане на интелигентни и оптимизирани PR кампании. С този шаблон можете да зададете ясни цели за всяка кампания, да организирате задачи и графици и да си сътрудничите с колеги и заинтересовани страни без никакво объркване.
Освен това, той ви предлага 14 различни гледни точки, за да видите вашия PR план от всеки възможен ъгъл:
- Нов изглед на списъка: Вижте всички нови, неразпределени PR задачи, за да започнете да планирате кампанията си.
- Изглед на списъка с текущи задачи: Бързо проверете върху какво се работи в момента и от кого.
- За изглед на списъка с публикации: Проследявайте задачите, които са готови или почти готови за публикуване.
- Изглед на таблото: Визуално премествайте задачите през етапи като „Изготвяне“ до „Публикувано“.
- Чат изглед: Обсъждайте задачи и актуализации или обменяйте идеи директно с екипа си.
Преодоляване на предизвикателствата в управлението на PR календара
Дори и най-добрият PR календар може да се обърка. Ето кратко ръководство за често срещаните капани и как да ги избегнете.
1. Претоварване на календара (и екипа)
Лесно е да се преувеличи и да се напълни календара с амбициозна поредица от PR дейности. Препълненият календар обаче може да доведе до изчерпване и небрежно изпълнение.
За да предотвратите това:
✅ Бъдете реалистични относно това, колко може да понесе вашият екип, без да се изчерпи. Също така, внимавайте за предупредителни знаци като чести извънредни часове или пропуснати сесии за планиране.
✅ Приоритизирайте безкомпромисно. Фокусирайте се върху кампаниите, които трябва да спечелите, и отложете или откажете тези с ниско въздействие.
✅ Нагласете календара си според капацитета на екипа и промените в реално време.
💡 Професионален съвет: Изгледът на натоварването в ClickUp ви помага да видите кой е претоварен и кой има капацитет, така че да можете да разпределите отговорностите за прессъобщенията или подготовката на събития справедливо, без да изтощавате екипа.
2. Недостатъчна гъвкавост
Ако третирате календара си като нещо неизменно, това може да има обратен ефект. В PR неочаквани новини могат да направят съдържанието ви неактуално, ако не се адаптирате бързо.
За да предотвратите това:
✅ Оставете резервно време за непланирани възможности или извънредни новини.
✅ Подгответе резервно съдържание за всеки случай (например блог публикация, ако събитието бъде отменено).
✅ Преглеждайте календара си редовно – седмичните проверки са подходящи за настройки въз основа на новите развития.
3. Поддържане на календара актуален
Някои екипи създават чудесен годишен PR календар, но не го актуализират. Пропуснатите проверки и остарялата информация го правят ненадежден и скоро никой не го използва.
За да предотвратите това:
✅ Определете отговорник за календара (обикновено PR мениджър), който да го актуализира и да събира мненията на екипа.
✅ Задайте седмична рутина за преглед на предстоящите задачи, отбелязване на изпълнените задачи и препланиране, ако е необходимо.
✅ Обучете всички да актуализират своите задачи, промени в статуса, промени в датите и т.н.
💡 Професионален съвет: Автоматизирайте повтарящите се PR задачи, като изпращане на напомняния за последващи действия, актуализиране на статуса на кампаниите или уведомяване на членовете на екипа, когато прессъобщение е готово за преглед.
Създайте PR календар, който наистина работи с ClickUp
Създаването и управлението на PR календар може да изглежда като много работа в началото, но ползите са огромни. С ясен план вашият екип остава съгласуван, сроковете се спазват и вашите истории достигат до правилната аудитория всеки път.
А с ClickUp целият процес става по-лесен, по-бърз и по-съвместен. От визуално мозъчно буряне с Whiteboards до организиране на идеи за съдържание в Docs, планиране на кампании с AI-базиран календар и автоматизиране на повтарящи се задачи, ClickUp обединява всяка част от вашия PR работен процес в една мощна платформа.
Готови ли сте да оптимизирате своя PR календар?
Регистрирайте се в ClickUp още днес! 🙌