Можете да постигнете отлични резултати за вашите клиенти, но вашите взаимоотношения с тях няма да продължат дълго, ако не можете да общувате с тях.
Ето защо все повече екипи се отказват от хаотичните работни процеси в полза на платформи за сътрудничество с клиенти, които обединяват прозрачност, структура и комуникация на едно място.
Вместо да превключвате между 25 различни инструмента, за да проследявате актуализации, управлявате файлове и възлагате задачи, използването на платформа за сътрудничество с клиенти, задвижвана от изкуствен интелект, ви помага да съхранявате всичко на едно място.
Всъщност, проучване на Zoom потвърждава, че служителите, които използват повече от 10 приложения, се сблъскват с проблеми в комуникацията в 54% от случаите и може да имат затруднения с отчитането, в сравнение с едва 34% от тези, които използват по-малко от пет.
Нека разгледаме някои ефективни начини, чрез които можем да изградим силно сътрудничество и отношения с клиентите.
Какво е сътрудничество с клиенти в реално време?
Сътрудничеството с клиенти е точно това, което предполага името му – процес, при който екипът и клиентът активно работят заедно, за да постигнат обща цел.
Обикновено това включва постоянна комуникация, актуализации в реално време и съвместно вземане на решения през целия жизнен цикъл на проекта. Ето обаче някои допълнителни подробности, които трябва да имате предвид, когато искате да сътрудничите ефективно с клиентите си:
- ✅ Общувайте открито и често, за да споделяте актуална информация, да започнете да разглеждате проблемите и да отговаряте на въпросите.
- ✅ Определете общи цели на ранен етап, за да съгласувате екипа и клиента по отношение на целите, сроковете и резултатите.
- ✅ Създайте цикли за обратна връзка за информация в реално време относно напредъка на проекта, документите или избора на дизайн.
- ✅ Вземайте решения заедно, за да се уверите, че клиентът е включен във всеки етап от проекта.
- ✅ Поддържайте прозрачност, като използвате инструменти за сътрудничество в реално време, за да проследявате задачите, споделяте файлове, управлявате очакванията и осигурявате подходяща документация.
Можете също да използвате инструменти като ClickUp и CCH Axcess Client Collaboration, за да управлявате изискванията си за сътрудничество и комуникация с клиенти.
⭐️ Представен шаблон
Шаблонът за сътрудничество за успех на клиента от ClickUp предоставя ясен план и координира вашите екипи по продажби и обслужване на клиенти, като гарантира отлично обслужване на клиентите.
💡 Съвет от професионалист: Уморени сте да се занимавате с подробностите за клиентите, разпръснати по лепящи се бележки и разпръснати таблици? Как да следите клиентите ви показва как да организирате всичко на едно място, за да не пропуснете нищо.
Защо сътрудничеството с клиенти е важно
Ето кратка перспектива за индустрията, която очертава важността на сътрудничеството с клиенти.
Когато Microsoft разшири своята комуникационна платформа Microsoft Teams, първо си сътрудничи с големи клиенти като Accenture и EY, за да тества как работят за тях техните функции за съобщения в реално време, софтуер за споделяне на файлове и безпроблемна интеграция.
Тези познания помогнаха на Microsoft да оптимизира Microsoft Teams за широкомащабно сътрудничество между отделите, което доведе до по-широко внедряване в предприятията.
Това е истинската стойност на съвместната работа. Просто казано, сътрудничеството с клиенти помага за:
- Определете ясни очаквания от самото начало, за да намалите объркването.
- Насърчавайте отворения диалог, за да се уверите, че екипът и клиентите бързо отговарят на възникналите проблеми.
- Изградете доверие, като клиентите се чувстват включени в процеса на вземане на решения и имат увереност в експертния опит на фирмата.
- Съгласувайте усилията на екипа с целите на клиентите, като осигурите гъвкави работни процеси.
- Поддържайте дългосрочни отношения с клиентите чрез проактивна комуникация, съвместно решаване на проблеми и взаимно уважение.
Как да сътрудничите ефективно с клиентите
Както някога каза основателят на Amazon Джеф Безос:
Ние разглеждаме клиентите си като поканени гости на парти, а ние сме домакините. Нашата работа е да направим преживяването на клиентите малко по-добро.
Ние разглеждаме клиентите си като гости, поканени на парти, а ние сме домакините. Нашата работа е да направим преживяването на клиентите малко по-добро.
Това мислене важи и за сътрудничеството с клиенти. Ето някои надеждни стратегии за предоставяне на реална стойност, която надхвърля имейл кореспонденцията и разпръснатите срещи.
1. Определете ясни цели за клиентите
Твърде често екипите разчитат на договори, пълни с жаргон, или еднократни разговори за стартиране, за да очертаят целите на проекта. Неизбежният резултат е объркване, разширяване на обхвата и страшната фраза „това не е това, което обсъдихме“ точно преди крайния срок на което и да е устройство.
Ето защо първата стъпка в ефективното сътрудничество с клиенти е яснотата. Определете как изглежда успехът, какви задачи трябва да бъдат изпълнени и какви документи или ресурси са необходими на всеки етап от проекта, за да се максимизират печалбите.
Избягвайте да разчитате единствено на договорите, за да комуникирате това – визуалното представяне на етапите на проекта улеснява всички да останат съгласувани.
💜 Ето как ClickUp може да ви помогне:
С ClickUp Goals потребителите могат:
- Присвойте цели на конкретни задачи или проекти
- Задайте ясни количествени, финансови или верни/неверни цели.
- Групирайте няколко свързани цели в папки за проследяване на проектите.
- Добавете описания и крайни срокове, за да предоставите контекст и да проследявате отчетността.
- Споделяйте целите с клиентите, като използвате персонализирани разрешения, за да виждат точно това, което трябва, и нищо повече.
Вместо да използват прекалено много несвързани инструменти или да си разменят безброй имейли, екипите могат да предложат на клиентите прозрачен преглед на това, което е завършено, какво е в процес на изпълнение и какво предстои. Ако се нуждаете от помощ при управлението на KPI в ClickUp, ето едно изчерпателно видео ръководство:
Сътрудничеството по проекти обаче не се свежда само до комуникация – то е свързано и с споделена отговорност. А когато клиентите могат буквално да виждат как целите им се проследяват в реално време, целият работен процес става по-продуктивен.
✨ Интересен факт: Дори пчелите използват сътрудничеството, за да вземат групови решения. Всъщност, разузнавателните пчели „гласуват“ за потенциални места за кошери чрез танц – една изненадващо ефективна система за колективна интелигентност.
2. Създайте общ център за сътрудничество и канете клиенти с лекота
Всички сме били в тази ситуация: пристига нов клиент и изведнъж се налага да управлявате множество папки в Google Drive, съобщения в Slack и имейл кореспонденция, само за да споделяте актуална информация и ресурси.
Но няма лесен начин да проследите ясно какво са видели или да получите обратна връзка в реално време за напредъка на проекта.
Именно затова създаването на общ център за сътрудничество с клиенти е умен ход – той централизира комуникацията, файловете и знанията на едно място.
💜 Ето как ClickUp ви помага
Например, с ClickUp, вместо да премествате файлове от вътрешни папки във външни, просто актуализирайте статуса на задачата или завършете вътрешните одобрения, а след това поканете клиенти с персонализирани разрешения.
Ето как работи:
- Споделяйте конкретни документи, задачи или изгледи, без да предоставяте пълен достъп до работното пространство.
- Контролирайте видимостта с разрешения – показвайте само файлове, графици или обзор на напредъка.
- Използвайте публични линкове за клиенти без акаунти, за да имат достъп до пътни карти или формуляри за заявки.
- Активирайте преглед само за коментари за бърза обратна връзка, без да променяте подробностите на задачите.
- Централизирайте цялата комуникация и актуализациите в една платформа.
Вашият екип може да продължи да работи насаме, а когато задачата е готова или резултатът е финализиран, можете да предоставите на клиентите необходимия им достъп с едно кликване.
📖 Прочетете също: Стратегии за задържане на клиенти за дългосрочен бизнес успех
3. Определете обхвата на проекта
Недоразуменията относно крайните резултати често произтичат от един проблем: недокументирани очаквания.
Когато няма ясни доказателства за извършената работа или одитна следа, дори и най-доброто сътрудничество с клиенти може да се превърне в взаимни обвинения. Тук е мястото, където документирането на информацията помага.
💜 Ето как ClickUp ви помага
С ClickUp Docs можете да сътрудничите в реално време с вашите клиенти, за да изготвите и усъвършенствате всичко – от писма за ангажимент до документи за обхвата на проекта, дори и списъци за управление на сложен процес по подготовка на данъчни декларации.
За разлика от статичните файлове, разпръснати по различни дискове и имейли, ClickUp Docs са интерактивни и тясно свързани с вашите работни процеси.
Ето какво го прави ефективно:
- Редактирайте заедно в реално време с екипа и клиентите си.
- Маркирайте клиенти или колеги директно в документа, за да възлагате задачи и да изяснявате отговорностите.
- Превърнете текста в действия, за да не се изгуби нищо от обсъденото.
- Прикачете документи към задачи или сложни проекти, за да запазите контекста и комуникацията в една платформа.
- Проследявайте версиите на документите, историята на достъпа и поддържайте подробен регистър на промените, за да разрешите евентуални недоразумения по-късно.
📮 ClickUp Insight: 22% от нашите респонденти все още се колебаят да използват изкуствен интелект в работата си. Половината от тях са загрижени за поверителността на данните, а другата половина не са напълно уверени в точността на изкуствения интелект.
ClickUp отговаря директно и на двете проблеми, с въведени строги протоколи за сигурност и AI отговори, които включват свързани източници и свързани задачи. Така че дори и най-предпазливите екипи могат да приемат AI с увереност, знаейки, че данните им са защитени и резултатите им са проверими.
4. Използвайте коментари и чат, за да насърчите отворения диалог
Да чакате до последните етапи на проекта, за да попитате клиентите за обратна връзка, е рисковано. Дотогава може да е твърде късно да коригирате курса, а клиентите, които са мълчали, може да разкрият критична информация, която би била много по-полезна по-рано.
Но не всеки клиент ще изрази мнението си от само себе си. Ето защо трябва да предоставите достатъчно възможности за обратна връзка на всеки етап от проекта.
💜 Ето как ClickUp ви помага
Функциите „ClickUp Assign Comments“ и „ClickUp Chat“ поддържат комуникацията контекстуална и практична:
- Оставяйте коментари директно върху задачите, което улеснява маркирането на клиенти, изясняването на подробности или искането на мнение.
- Превърнете коментарите в задачи, за да не пропуснете нищо.
- Използвайте ClickUp Chat за бързи актуализации и дискусии в екипа в реално време, без да сменяте платформи.
- Свържете съобщенията с задачи, документи и актуализации, за да се уверите, че всеки разговор има контекст.
- Използвайте функции, базирани на изкуствен интелект, за да обобщавате теми, да предлагате отговори и да създавате задачи автоматично.
💡 Съвет от професионалист: Не знаете как да поискате обратна връзка по правилния начин? Не се притеснявайте, всички сме минавали през това – превърнете знанията в действие с нашата публикация „Как да поискате обратна връзка и отзиви, за да подобрите уменията си“.
5. Разпределяйте задачи и проследявайте резултатите по прозрачен начин
Колкото по-дълго обратната връзка остава скрита в поредица от имейли, толкова по-вероятно е да загуби своята актуалност и, още по-лошо, да накара клиента ви да се почувства нечут.
За да изградите доверие и да продължите работата по проектите, обратната връзка от клиентите трябва да се превърне в практически следващи стъпки бързо.
💜 Ето как ClickUp може да ви помогне
Това е мястото, където ClickUp Tasks блести. Можете да превърнете коментарите на клиентите в проследими задачи директно в ClickUp Docs или ClickUp Chat, да ги възложите на подходящите членове на екипа и да ги обвържете с крайни срокове.
Актуализациите за напредъка се извършват в реално време, а клиентите могат да виждат статуса на задачите, да добавят коментари или да прикачват файлове – всичко това в една сигурна платформа.
ClickUp помага по много начини, още от създаването на задачите, и ни помага да следим всяка задача.
ClickUp помага по много начини, още от създаването на задачите, и ни помага да следим всяка задача.
6. Автоматизирайте одобренията на клиенти и актуализациите на статуса
Целият смисъл на използването на система е да се престане да се разчита на ръчна работа, а сътрудничеството с клиенти не е изключение.
Когато одобренията от клиенти, включително фактуриране и актуализации, се обработват ръчно, рискувате забавяния, пропуснати съобщения и несъответстващи очаквания. Автоматизирането на одобренията премахва тези рискове.
💜 Ето как ClickUp ви помага
С ClickUp Automations можете да зададете тригери, които да уведомяват клиентите, когато резултатите са готови, да изискват одобрение или автоматично да актуализират статуса на проектите, като по този начин гарантирате, че нищо не се пропуска и сроковете се спазват.
Актуализациите на статуса също се извършват в реално време. Веднага след като дадена задача бъде одобрена или изпълнена, ClickUp може да я премести в следващата фаза, да уведоми екипа и дори да задейства последващи задачи, като по този начин гарантира, че ще спазите сроковете без колебания или затруднения.
💡 Съвет от професионалист: Все още разчитате на паметта си или на разхвърляни папки, за да си спомните подробности за клиентите? Прочетете Как да съхранявате и организирате информацията за клиентите за лесен достъп и сигурност, за да опростите записите си и да защитите чувствителните данни без усилие.
6. Записвайте бързи актуализации за клиентите
Рядко се намира човек, който наистина да харесва безкрайните срещи. Оказва се, че 70% от срещите пречат на служителите да вършат значима работа! Но има лесен начин да се намали това. Истината е, че повечето проверки на състоянието могат да бъдат заменени с кратка и ясна актуализация.
💜 Ето как ClickUp може да ви помогне
Вместо да организирате поредната среща, използвайте ClickUp Clips, за да записвате кратки видеоклипове с разходка из екрана и актуализации по проекта.
Клиентите могат да ги гледат, когато им е удобно, което намалява обмена на информация, елиминира пречките, свързани с часовите зони, и им помага да останат информирани, без да се налага да се съобразяват с вашия график.
Освен това, ClickUp дори транскрибира видеото с помощта на изкуствен интелект, така че актуализациите могат да се търсят, споделят и изпълняват незабавно. Можете да споделяте тези актуализации чрез други инструменти на ClickUp, като ClickUp Docs и ClickUp Chat.
✨ Интересен факт: Slack е създаден първоначално като вътрешен инструмент за неуспешна видеоигра. Създателите му осъзнали, че инструментът за сътрудничество е по-полезен от играта, и променили посоката.
7. Използвайте бележки, създадени с помощта на изкуствен интелект, за обобщения на срещи
За срещите, които не могат да бъдат пропуснати, протоколите от срещите (MoM) често остават на заден план или, още по-лошо, стават източник на объркване.
Но документирането на дискусиите е задължително, ако искате да проследявате ангажиментите. Когато екипите не успеят да записват ключовите изводи, лесно е действията да бъдат пропуснати, а решенията да останат недокументирани.
💜 Ето как ClickUp може да ви помогне
AI Notetaker на ClickUp ви освобождава от тази тежест, като прави всяка среща незабавно изпълнима:
- Автоматично транскрибира срещи в Zoom, Google Meet и Teams.
- Генерира обобщения в реално време и подчертава ключовите решения
- Преобразувайте действията в задачи в ClickUp без ръчно проследяване.
- Запазва бележките в сигурни, търсени документи, свързани с вашите проекти.
- Публикувайте актуализации в чата, за да поддържате синхронизация в целия екип.
Така, вместо да се чудите какво е било казано или кой е отговорен за какво, клиентите и членовете на екипа си тръгват с ясни, споделяеми знания и документирани следващи стъпки – всеки път.
💡 Съвет от професионалист: Не сте сигурни дали да ги наричате клиенти или потребители? Прочетете „Клиент или потребител: основни разлики и примери“, за да разберете ясно на кого обслужвате и как това оформя вашата бизнес стратегия.
9. Използвайте софтуер за сътрудничество с клиенти, за да споделяте напредъка по проектите с табла за управление
Няма повече имейли с въпроса „Има ли новини по кампанията?“ С общия табло за управление клиентите не трябва да търсят информация – те могат да видят това, което е важно, когато е важно.
Независимо дали провеждате платени рекламни кампании, наблюдавате ефективността на уебсайта или управлявате многофазен проект, видимостта в реално време изгражда доверие.
💜 Ето как ClickUp ви помага
ClickUp Dashboards ви позволява да създадете персонализиран преглед на всеки ключов показател за проекта:
- Проследявайте бюджета, крайните срокове, изпълнените задачи и разпределението на ресурсите на едно място.
- Визуализирайте ефективността на платените реклами, анализите на уебсайта или социалното ангажиране с помощта на персонализирани джаджи.
- Създайте специфични за клиента изгледи, за да им предоставите това, от което се нуждаят, без да разкривате вътрешни операции.
- Споделяйте табла в реално време като част от центъра за сътрудничество с клиенти, за да може всеки да бъде информиран, без да се изпраща нито едно имейл.
- Използвайте актуализации в реално време, за да подчертаете препятствия, динамиката на проекта или KPI, които изискват внимание.
С незабавен достъп до информация на високо ниво, клиентите се чувстват овластени и свързани, без да се налага да ровят в файлове или да чакат седмични отчети.
✨ Интересен факт: В творческия процес на Pixar всеки филм преминава през множество сесии за обратна връзка. Те приписват почти безупречния си успех на отвореното сътрудничество (дори между отделните отдели).
10. Стандартизирайте предаването с шаблони
Нищо не разрушава доверието по-бързо от провалено предаване на задачи. В един момент клиентът ви подписва сделката, а в следващия вашият екип се бори да отговори на очаквания, които никога не са били документирани. Проблемът не е в комуникацията, а в процеса. Решението е просто: използвайте стандартизиран шаблон за предаване на задачи.
С помощта на последователна структура можете да се уверите, че цялата ключова информация – цели, срокове, файлове и специални изисквания – е събрана и готова за безпроблемно изпълнение от продажбите до доставката.
💜 Ето как ClickUp ви помага
Имате нужда от шаблона за сътрудничество за успех на клиента от ClickUp. С помощта на последователна структура можете да се уверите, че цялата ключова информация – цели, графици, файлове и специални изисквания – е събрана и готова за безпроблемно изпълнение от продажбите до доставката.
Шаблонът позволява на екипите да преминат от продажби към въвеждане в работата и до доставка на проекта. В резултат на това съгласувайте вашите екипи по продажби и производство около общ работен процес, като насърчавате прозрачност, отчетност и по-гладко обслужване на клиентите.
Този шаблон за управление на клиенти ви позволява да:
- Очертайте очакванията на клиентите, обхвата и етапите
- Включете важни файлове като писмото за ангажимент или списъка с изисквани документи.
- Разпределяйте задачи автоматично на екипите за привличане на клиенти или ръководителите на проекти.
- Проследявайте отчетността с помощта на актуализации на статуса и коментари.
📖 Прочетете също: Съвети за клиенти за съгласуване с клиентите
11. Задавайте автоматично напомняния и последващи действия
Последният етап от управлението на клиенти е този, в който хората често правят грешки: последващите действия.
Навременните последващи действия показват, че сте инвестирали повече от първоначалната доставка. Те засилват вашата ангажираност и ви помагат да:
- Укрепете целите и графиците на проекта
- Извеждайте проблемите на повърхността, преди да повлияят на удовлетвореността на клиентите.
- Укрепете доверието и намалете риска от пропуснати срокове или забавени входящи данни.
Но да го правите ръчно? Ето там нещата се разпадат.
💜 Ето как ClickUp ви помага
С ClickUp Reminders можете да автоматизирате последващите действия на всеки етап – независимо дали става дума за напомняне за качване на данъчни документи, финализиране на данъчна декларация, преглед на писмо за ангажимент или одобрение на етап.
Задавайте повтарящи се напомняния, задействайте известия въз основа на статуса на задачите и поддържайте съгласуваност между клиентите и вътрешния си екип, без да се налага да ги преследвате постоянно.
Клиентите получават навременни напомняния. Вашият екип поддържа темпото. И проектът напредва.
Съвети за управление на трудни клиентски взаимоотношения
В края на краищата, клиентите са хора. А понякога човешкото поведение може да бъде трудно за интерпретиране.
С подготовка и практика обаче можем да се справим с всяка трудна разговор.
Предизвикателство 1: Клиентът е разстроен, но не сте сигурни какво е предизвикало това
✅ Решение: Подходете към ситуацията с искрено любопитство. Позволете им да изразят своите притеснения без прекъсване – често самото изслушване разсейва напрежението.
Предизвикателство 2: Има негласно напрежение, което влияе на работния процес
✅ Решение: Изразете се с уважение. Като кажете нещо като „Изглежда, че сме се отклонили от пътя“, ще отворите пространство за честен разговор, без да обвинявате никого.
Предизвикателство 3: Клиентът продължава да променя очакванията си по време на проекта
✅ Решение: Спрете и започнете отначало. Предефинирайте границите на проекта, документирайте ясно обхвата и се уверете, че и двете страни са съгласни с актуализираните условия.
Предизвикателство 4: Клиентът очаква резултати, които надхвърлят обхвата или бюджета
✅ Решение: Задайте реалистични очаквания. Обяснете ясно какво е постижимо и предложете интелигентни алтернативи, които все пак са в съответствие с техните цели.
Предизвикателство 5: Взаимоотношенията са по-стресиращи, отколкото продуктивни
✅ Решение: Знайте кога да се откажете. Отказът от неподходящ клиент може да спести време, енергия и да гарантира дългосрочния успех на вашия екип.
💡 Съвет от професионалист: Имате затруднения да съгласувате всички по време на екипни проекти? Как да подобрите стиловете на сътрудничество за екипи ви показва как да разпознавате, уважавате и синхронизирате различни стилове на работа за по-гладко и по-ефективно сътрудничество.
Усъвършенствайте сътрудничеството с клиентите си с ClickUp
50% от високопроизводителните фирми имат повече от 60% от клиентите си с дългосрочни договори.
Когато се замислите, голяма част от приходите ви зависи от отлични дългосрочни отношения с клиентите. Затова сътрудничеството с клиенти не е нещо, което можете да подценявате.
С ClickUp имате всичко необходимо, за да изпълните това обещание – от актуализации в реално време и споделени табла до бележки от срещи, базирани на изкуствен интелект, автоматизирани последващи действия и персонализирани центрове за сътрудничество.
Това е единствената платформа, която обединява обслужването на клиенти, изпълнението на проекти и съгласуването на екипите.
Регистрирайте се в ClickUp сега и превърнете комуникацията с клиентите в дългосрочен успех.