За да бъдете актуален и продуктивен професионалист във всяка индустрия, е необходимо да сте в крак с промените и да се развивате заедно с индустрията, която достига все по-високи върхове. Областта на управлението на проекти изисква това и още много други неща, затова ви предлагаме този полезен списък с термини от управлението на проекти, който ще ви помогне!
A-E: Agile до Earned Value Management
Agile
Не се задоволявайте с нищо друго, ако се нуждаете от подход за управление на проекти, който позволява обратна връзка от клиентите в реално време на всеки етап от разработването на проекта. Agile поддържа сътрудничеството, личната организация и мащабируемостта в зависимост от нуждите на проекта и заинтересованите страни. Той разбива сложни и големи продукти на къси и управляеми части, наречени sprint scrums.
Агилно управление на проекти
Агилното управление на проекти е лесно адаптируема методология за управление на проекти, използвана от софтуерни разработчици и продуктови мениджъри. Тя разделя проекта на фази, които изискват периодично преразглеждане на задачите в зависимост от обратната връзка от клиента. Тя въвежда итеративен стил и гъвкавост в управлението на проекти, като се фокусира върху удовлетвореността на клиентите и сътрудничеството.
Агилно планиране на проекти
„Това не е това, което имах предвид!“ За да избегнете подобни отзиви от клиенти, обмислете използването на мащабируема методология за управление на проекти, която разделя проекта на двуседмични спринтове. Кой не се нуждае от рекордно кратки срокове за изпълнение с обратна връзка, прозрачност, управление на времето и в рамките на бюджета?
План
Когато възникне объркване относно тълкуването на термини в програмирането, вината е на чертежа. Чертежът е набор от свързани, но леко различаващи се идеи. Терминът в управлението на проекти се отнася и до графично представяне на софтуерен дизайн. Той дава обобщена визуална презентация на сложен проект или концепция.
Казус
Казусът е подробно описание на реални проблеми и приложението на концепции в обществото. Ще откриете, че много анекдоти придават практичен аспект на теоретичните концепции за този термин от управлението на проекти.
Индекс на разходната ефективност
При оценяване на изпълнението на проект по отношение на бюджета, коефициентът на разходната ефективност (CPI) показва дали проектът е рентабилен. Дали е в рамките на бюджета, под него или над него? Формулата е CPI = спечелена стойност (EV) / действителни разходи (AC).
Управление на проекти по метода на критичната верига
Подход за управление, който интегрира набор от задачи, срокове и ресурси, необходими за гарантиране на навременното завършване на проекта в рамките на бюджета. Той оценява капацитета на екипа да завърши проекта въз основа на нуждите и ресурсите, с които разполага.
Метод на критичния път
Критичният път определя основните елементи, необходими за изпълнението на дадена задача. Всичко това води до подобряване на ефективността чрез елиминиране на несъществени и отнемащи време дейности. При необходимост повече ресурси могат да бъдат насочени към критични задачи, за да се ускори завършването на проекта.
Критичен фактор за успех
67% от проектите се провалят поради лошо управление на времето или парите. Умните проектни мениджъри избягват проблемите, като формулират стратегически план. Критичните фактори за успех включват стратегическия план или работния план, които гарантират успеха на проекта.
Проектните мениджъри трябва да идентифицират различни критични фактори, като изисквания, етапи, резултати, софтуер и планове за отворена комуникация.
Зависимости
Взаимоотношенията в управлението на проекти възникват, когато дадена задача, условие или събитие зависи от завършването на предходна задача или последваща задача. Зависимостите дават приоритетна насока на взаимоотношенията между задачите и тяхната последователност, за да се поддържа стабилен работен процес.
Управление на спечелената стойност
Управлението на проекти изисква количествена методология за постоянна оценка на напредъка на проекта. Управлението на спечелената стойност предоставя параметри за оценка на напредъка на проекта спрямо графика и бюджетните разпределения. Проектните мениджъри използват тези показатели, за да прогнозират проекта и да се адаптират към възникващите отклонения.
F-L: Бързо проследяване на времето за изпълнение
Бързо проследяване
Понякога проектът изостава от графика. Вината за това може да се търси в изтощението, липсата на ресурси, неясните цели и лошата комуникация, но това не опровергава необходимостта от постигане на етапите. Как иначе, освен чрез ускоряване на проекта с помощта на трикове за съкращаване на графика! Ускоряването следователно включва тактики като припокриване на задачите или тяхното паралелно изпълнение, за да се завърши проектът до първоначалната дата на доставка.
Диаграма
Като инструмент за решаване на проблеми, той свързва сегментите на един проект и подобрява потока и обработката на информацията. Освен това, софтуерът за диаграми може да изпълнява и други функции, като например опростяване на сложни концепции, за да бъдат по-лесни за визуализиране и разбиране.
Итеративен инкрементален процес/развитие
Итеративният модел за разработка на софтуер включва повтарящи се дейности в цикли или итерации. Той води до създаването на нова версия на софтуера, докато не бъде разработена желаната или най-добрата версия.
Инкременталният метод разделя задачата за разработване на софтуер на малки части. Разработването на всяка част подобрява предходната, така че проектът напредва на етапи. Итеративният инкрементален процес, както правилно сте забелязали, комбинира тези два допълващи се подхода, така че подобренията по проекта се извършват на всеки етап от разработването, а не по линеен начин.
Канбан табло
Kanban таблото ви позволява да виждате задачите в очакване, в процес на изпълнение и завършени в реално време. Методът Kanban разбива проекта на малки задачи. При този метод използвате лепящи се бележки или Kanban карти, за да представите визуално задачите.
Таблото Kanban предоставя информация, която помага на мениджърите да елиминират ненужни и безсмислени задачи. То прави екипите високопродуктивни, като увеличава фокуса им върху ключовите елементи от процеса на разработка.
Ключови показатели за ефективност
Ефективното управление на проекти изисква ясно очертаване на целите или задачите. Как да ги подредите и оцените според приоритета им? Тук на помощ идват ключовите показатели за ефективност, които предоставят метрики за измерване на ефективността ви при постигането на ключовите цели или задачи.
Показателят проследява изпълнението само на ключовите цели. Ключовите показатели за изпълнение варират в зависимост от това, което дадено предприятие счита за основен показател за измерване на успеха си.
Време за изпълнение
Времето за изпълнение определя времето, необходимо за изпълнение на поръчка след като клиентът я е направил. То дава преднина в изпълнението на бизнеса, защото се отразява директно на резултатите от работата и удовлетвореността на клиентите, независимо от етапа или естеството на проекта. То се върти около:
- Създаване или разработване на продукт: времето, необходимо за пускането на пазара на поръчания продукт.
- Управление на веригата на доставки: времето от подаването на поръчката до момента, в който продуктът достигне до клиента.
- Управление на проекти: общата продължителност на изпълнението на всички задачи, изисквани от проекта.
М-П: Дневен ред на срещата до график на проекта
Дневен ред на срещата
Откритата и ефективна комуникация по време на екипните срещи помага на членовете да се фокусират върху целите и задачите. За да се извлече максимална полза от една среща, е необходима дневен ред, който представлява общо описание на въпросите, които ще се обсъждат по време на сесията. Простият или официален дневен ред помага да се избегне загубата на време за тривиални въпроси, отклоняване от темата и пропускане на ключови въпроси, свързани с проекта.
Трябва да се консултирате с другите членове на екипа при изготвянето на дневния ред на срещата, за да им дадете възможност да се подготвят. Освен това те трябва да знаят какво да правят преди и след срещата, както и какви са техните роли по време на срещата.
Протоколи от срещи
След като присъствате на среща, може да си тръгнете с личен списък с изводите си от дискусията и презентациите. Това са неофициални бележки или бележки от срещата. Те не са протокол от срещата. Протоколът от срещата е официалната версия на вашите бележки от срещата и се одобрява единодушно от всички присъстващи като достоверен запис на всичко, което е било обсъдено или се е случило по време на срещата.
Важен етап
Всеки проект има ключови постижения или контролни точки, които се използват за идентифициране на основните етапи в развитието на проекта. Ето защо един важен етап отбелязва значимо събитие в развитието на проекта. Той помага на екипа да проследява напредъка си в сравнение с поставените цели.
Без тях би било невъзможно да се получи представа за крайните срокове или да се структурира проектът. Различните мениджъри използват фактори като конкретни крайни срокове според графика на проекта или получаването на одобрения от заинтересованите страни по проекта, за да разработят етапи.
Мисловни карти
Ако си представите дърво с много клони, сте на път да разберете концепцията на мисловната карта. Мисловната карта дефинира ключова концепция, от която произтичат свързани идеи или подконцепции. Те са полезни при планирането и управлението на проекти от разстояние и в офиса.
Всяка клонка на мисловна карта има ключова дума или изображение, което изтича от нея. Цялата картина оживява с различни цветове, които определят всяка секция. Тя свързва идеите с основната концепция за решаване на проблеми, организация, мозъчна атака и планиране.
Мисия
Ако ви помолят да опишете вашата компания, ще имате много да кажете: нейната значимост за индустрията или обществото, географското й местоположение, дейността й, целта й, естеството на услугите или продуктите й, клиентите й и много други неща. Обобщете всичко това в едно изречение и ще получите мисията на вашата компания! Добрата мисия е аргумент за продажба, когато отразява нуждите на клиентите или предлаганите решения.
Цел
Развитието на бизнес или реализацията на проект не е необходимо да бъде сложно, ако имате ясна цел. Целта обхваща задачите, които сте си поставили, за да насочвате вашите задачи или операции. Чрез нея можете да подобрите отчетността, да идентифицирате и решавате проблеми и да се фокусирате върху области, които се нуждаят от подобрение. Тя подкрепя визията на вашата компания, както е заложена в мисията. Постигането на целта ви води до постигането на вашата задача.
Дейности по проекта
Проектната дейност е задача, която включва подзадачи. Изпълнението на подзадачите води до постигането на този етап или основна задача. Например, в случай че основната задача е да се създаде презентация, подзадачите биха включвали: събиране на съдържание, проектиране на слайд презентацията, преглед с ключовите заинтересовани страни и изготвяне на крайния резултат.
Бюджет на проекта
Бюджетът на проекта дава общата оценка или прогнозните разходи или разходи, необходими за завършване на проекта в рамките на определен период. Той подчертава разходите на всеки етап от жизнения цикъл на проекта. Грешки в изчисленията на бюджетните изисквания могат да доведат до дефицит или злоупотреба с фондове, което би попречило на постигането на резултатите. Бюджетът на проекта е фактор при одобряването на проекта, който измерва ефективността.
Резултати от проекта
Резултатите са крайните продукти на дейностите, които съставляват даден проект. Това означава, че резултатите от проекта не са крайният резултат на проекта. Резултатите от проекта са услуги или продукти, постигнати в рамките на проекта и доставени на клиента. Резултатът трябва да бъде одобрен от заинтересованите страни и да играе конкретна роля в целите на проекта.
Цели на проекта
Когато един проект се реализира, той започва с ясно формулиране на желания резултат. Тези формулировки определят целите на проекта, като посочват общата прогноза за това, което проектът ще постигне. Ако целите на проекта определят само резултатите, те стават неясни.
Можете да преодолеете двусмислието, като го стесните до конкретни аспекти на проекта, като времеви цели, цели за изпълнение и цели за ресурси. Така че, ако планирате да имате 20 нови клиента през следващата година, трябва да прецените и да видите дали вашата цел е постижима, обвързана с време, измерима, реалистична и конкретна, за да се квалифицира като валидна цел на проекта.
Животният цикъл на проекта
Чуваме, че почти всичко има начало и край. Това включва и вашия проект. Жизненият цикъл на един проект е процесът, който проектът преминава от началото до края си. Това е наистина плашеща мисъл, ако имате предвид, че означава управление на всички аспекти, които съставляват жизнения цикъл на един проект: резултати, екип, процес и нужди на клиентите.
Институт за управление на проекти
Тази нестопанска асоциация предоставя професионално членство на програмни мениджъри и проектни мениджъри. Освен това PMI предоставя на своите членове акредитация за професионалисти в управлението на проекти, която е призната в целия свят. Тази акредитация дава на работодателите и клиентите увереност в квалификацията на професионалистите в управлението на проекти. Като се има предвид броят на ресурсите, инвестирани в проекти, би било полезно да се уверите, че вашият екип има сертифициран професионалист начело.
Проектен мениджър
Това е лицето, на което е възложена отговорността да планира и ръководи проекта до неговото завършване, като следи за спазването на сроковете, бюджета и резултатите. То определя посоката на жизнения цикъл на проекта, като използва ресурсите за постигане на максимална ефективност, намаляване на разходите и увеличаване на приходите, и оформя общата мисия и цели на организацията. Конкретните задължения на проектния мениджър зависят от характера на отрасъла и вида на проектите, с които се занимава.
Цели на проекта
Целите и задачите са различни термини в управлението на проекти. Целите на проекта са конкретни изявления за това, което вашият екип трябва да постигне, а желаният резултат от постигането на задачите е целта. Целите на проекта изискват кратка стратегия и средства или инструменти за тяхното количествено измерване, като например табло за проследяване на напредъка, за да се поддържа проекта в правилната посока.
Управление на портфолио от проекти
Управлението на портфолио от проекти е задача в управлението на проекти, която включва избор, подреждане и контрол на проект или програма в съответствие с капацитета и целите им. То осигурява добавена стойност чрез избор на проекти, съобразяване с стратегическия план на компанията и оптимизиране на ограничените ресурси за синергия между проектите.
Чрез такива мерки организацията няма да се ангажира с нерелевантни проекти или с прекалено много проекти, което води до провал поради липса на подходящо управление и координация.
График на проекта
По всяко време искате да сте в крак с напредъка на проекта си, особено по отношение на отчитането на времето. Подходящите ресурси за управление на времето ще ви помогнат да се фокусирате върху крайните срокове и да информирате другите членове на екипа и клиентите за състоянието на проекта. Инструментите за планиране на проекти надхвърлят традиционните химикал, хартия и календари. Можете да създавате задачи, да ги разпределяте по конкретни дни и да отбелязвате очакваното време за започване и завършване с онлайн календар.
Обхват на проекта
Преди началото на един проект трябва да има подробно описание на всички негови аспекти. Това описание е обхватът на проекта и включва аспекти като необходимите ресурси, резултати, всички задачи или фази, свързани с проекта, ограничения и срокове. То е обосновката на проекта и документира неговите конкретни цели и мерки за успех.
Заинтересовани страни по проекта
Заинтересована страна по проекта е лице, група или организация, която има интерес към дейностите по проекта или участва в тях на някакво ниво. Тези субекти могат да спечелят или загубят директно от проекта. Добрите мениджъри трябва да идентифицират заинтересованите страни, техните роли и нужди и да им съобщят обхвата на проекта.
График на проекта
Всеки проект трябва да има график. Въпреки това, нещата не винаги вървят по план и ситуации като забавени етапи и забавяния често пречат на проектите. Графикът на проекта е хронологично подреждане на ключовите събития и задачи по проекта, за да се гарантира, че те се изпълняват по график. Той отразява и съобщава крайните срокове, зависимостите между задачите, конкретните задачи и прогнозираната продължителност на задачите на различните заинтересовани страни.
Q-W: Осигуряване на качеството до управление на проекти по метода „водопад”
Осигуряване на качеството
Един от термините в управлението на проекти, които трябва да знаете, е „Осигуряване на качеството“ – принцип в управлението на проекти, който предпазва компанията от усилване на грешките и излагане на рискове. Той насочва мениджърите в разработването на качествени продукти, определянето на стандарти за отличност и елиминирането на рискове. Осигуряването на качеството се фокусира не само върху доставката на пълен пакет, но и върху най-добрите резултати в бранша, за да се поддържа и разширява клиентската база.
Управление на качеството
Проектните мениджъри търсят съвършенство не като еднократен успех, а като продължително усилие. Управлението на качеството гарантира последователно предоставяне на качествени услуги, продукти или други резултати през целия жизнен цикъл на проекта. Неговите отличителни характеристики включват функционалност, производителност, пригодност, последователност и надеждност. Организацията изработва свои стандарти за измерване на тези нива в съответствие с проекта.
Планиране на качеството
Този аспект от планирането на проекти помага да се определят приоритетите на даден проект. Той се осъществява на етапа на планиране и помага на екипа и мениджъра да се споразумеят по важните въпроси, които водят до успешното изпълнение на проекта. В него се изброяват необходимите ресурси, задачите и целите. Освен това, на този етап се определят стандартите за качество, на които проектът трябва да отговаря.
RACI диаграма
RACI диаграмата е диаграма, която отразява степента на участие на дадено лице в даден проект, така че всеки да разбере ясно ролите и отговорностите. RACI е акроним, който означава Отговорен, Отчетен, Консултиран и Информиран. Тази диаграма насърчава комуникацията и определя собствеността, така че дейностите в графика на проекта да се движат съответно, без объркване.
Разпределение на ресурсите
Ефективното и качествено управление изисква разпределение на ресурсите, което представлява стратегическо позициониране на наличните ресурси в подкрепа на задачите, за които са предназначени. Това води до гладко протичане на проекта, поддържа производителността и гарантира рентабилността на проекта. Наличността на ресурсите и изискванията на клиентите обаче могат да повлияят на разпределението на ресурсите.
Изравняване на ресурсите
Изравняването на ресурсите е техника за управление, която рационализира разпределението на ресурсите, съгласува го с графика на проекта и в крайна сметка елиминира разпределянето на прекалено много или недостатъчно ресурси за даден проект. Ако обаче не се направи правилно, ресурсите или не успяват да предоставят оптимално обслужване на проекта, или не достигат оптималното си използване, което води до загуби. Ето защо трябва да разпознавате пропуските в ресурсите на проекта, да правите реалистични оценки на необходимите ресурси и да създадете списък с приоритети за работа с ресурсите и задачите.
Управление на ресурсите
Ресурсите дават живот на организациите и проектите, без които те са обречени на провал. Управлението на ресурсите предотвратява такива катастрофални резултати. То определя стратегиите, свързани с планирането, организирането и разпределянето на ресурсите. То е част от управлението на проекти и контролира нематериалните и материални ресурси.
Управление на риска
Управлението на риска идентифицира, оценява и намалява възможните заплахи за проектите. То проучва как един проект може да промени своите цели и резултати поради излагането на рискове. Процесът документира очакваните пречки и начините за преодоляването им.
Разширяване на обхвата
„Scope creep“ (разширяване на обхвата) определя феномен, при който резултатите и изискванията на проекта се увеличават с напредването на проекта. Това поставя напрежение върху ресурсите, тъй като включва дейности извън обхвата на проекта. С това допълнително напрежение върху екипа, ресурсите и времето, проектът губи посока и се проваля или се проваля.
Scrum
Scrum е гъвкаво решение за управление на проекти, което разделя проектите на малки сегменти, наречени спринтове. Повтарящите се спринтове траят от две седмици до един месец. То събира обратна връзка от клиентите при всеки спринт и използва табло за спринтове, за да документира целите и задачите на спринта, за да поддържа или подобри темпото на изпълнение на проекта.
Управление на проекти по метода Scrum
Управлението на проекти по метода Scrum се различава от традиционния метод за управление на проекти, при който клиентът вижда продукта на проекта след неговото завършване. Това не даваше възможност на клиента да даде обратна връзка преди завършването на проекта. Влиза в сила управлението на проекти по метода Scrum, което разделя проекта на роли, артефакти и събития.
Тези три са инструменти и роли, чрез които програмата разделя сложен проект на сегменти, наречени спринтове, с продължителност от две до четири седмици. В края на спринта клиентът дава обратна връзка, за да насочи екипа за управление в разработването на най-добрия възможен и желания продукт или услуга за клиента.
Спринт
Спринтът е определен или фиксиран период с продължителност от една до четири седмици. Това е цикъл на развитие в живота на един проект. Следователно, спринтът в Scrum се получава от разделянето на проекта на малки части или задачи, които трябва да бъдат изпълнени и одобрени от заинтересованите страни, преди да се премине към следващия етап.
Стори пойнт
В края на спринта екипът присвоява единици, за да даде обратна връзка за усилията, необходими за изпълнението на забавяне за задача или елемент в проекта. Тази метрика количествено измерва абстрактния аспект на изпълнението на историята на клиента по отношение на рисковете, сложността и усилията, които са необходими. Тя се извършва при забавянето на продукта.
Управление на проекти по метода „Водопад“
Тази линейна методология за управление на проекти предоставя последователен процес за завършване на даден проект. Тя изисква завършване на един етап, преди да се премине към следващия, а стъпките или фазите се редуват или преливат една в друга като вода, падаща от водопад. Тя може да не е толкова гъвкава като по-новите решения за управление, но все пак следва обичайните фази на управлението на проекти.
С тези термини от областта на управлението на проекти вече ще ви е лесно да разберете и да максимизирате ресурсите, за да постигнете най-добри резултати в задачите си по управление на проекти. Абонирайте се за бюлетина на блога на ClickUp, за да получите повече информация за управлението на проекти и полезни съвети директно в пощенската си кутия! 📧