За повечето компании общите събрания вече служат като платформа, на която лидерите на организацията се опитват да установят връзка с екипите си, да засилят вярата в целите на компанията и да създадат среда на прозрачност и сътрудничество.
За съжаление, много служители възприемат тези срещи като загуба на време – като скучна задължителна задача, а не като възможност за ангажиране.
Когато са организирани правилно, общите събрания могат да бъдат трансформиращи, като карат служителите да се чувстват чути, ценени и в синхрон с посоката на компанията.
⏰ 60-секундно резюме
- Срещите с общината свързват лидерите със служителите, насърчавайки прозрачността и сътрудничеството.
- Ясните бизнес новини помагат на служителите да разберат целите на компанията и своите роли
- Признаването на приноса на служителите повишава ангажираността и мотивацията
- Сесиите с въпроси и отговори насърчават отворения диалог и изграждат доверие между ръководството и персонала.
- Стратегиите за ангажираност, като анкети в реално време, поддържат срещите интерактивни и включващи всички участници.
- Внимателното планиране, включително съвместна програма, е от съществено значение за успеха.
- Последващите действия след срещата и прилагането на обратната връзка показват, че мнението на служителите е важно.
Какво е среща в кметството?
Общо събрание или среща на целия персонал е събрание на цялата компания, водено от висши мениджъри или главния изпълнителен директор. Обикновено то има за цел да информира служителите, да отговори на въпроси и да насърчи ангажираността.
Общите събрания предоставят отворена платформа, където всеки може да задава въпроси на представителите на компанията, като по този начин се насърчава прозрачността и се подобрява вземането на решения в организацията.
🧠 Интересен факт: Концепцията за общинските събрания възниква в ранните общности на Нова Англия през 17-ти век. Жителите се събирали в централната община, за да обсъждат въпроси, свързани с общността – традиция, която вдъхновила съвременните корпоративни събрания.
Ключови компоненти на успешна среща с общината
Създаването на успешна среща в кметството изисква внимателно планиране и фокус върху ангажираността.
Всеки елемент от срещата трябва да бъде внимателно планиран, за да насърчи взаимодействието и да гарантира, че служителите ще си тръгнат с ясно разбиране за посоката, в която се развива компанията.
1. Актуална информация за бизнеса
Започнете с информиране на служителите за стратегическите цели, напредъка и предизвикателствата на компанията. Уверете се, че информацията е лесна за разбиране и е пряко свързана с това как работата на всеки служител допринася за успеха на компанията.
👀 Знаете ли, че... 95% от служителите не разбират напълно стратегията на своята компания. Опростяването на актуализациите може да преодолее тази празнина.
Когато представяте новини за бизнеса, избягвайте жаргона и прекалено техническия език. Вместо това се съсредоточете върху разказването на история, която помага на служителите да разберат пътя, който компанията е изминала, включително къде е била, къде е сега и накъде се насочва.
Този разказвателен подход прави информацията по-разбираема и запомняща се, като гарантира, че служителите се чувстват част от текущата история на компанията.
2. Признание за служителите
Оценявайте приноса на отделните лица или екипа, дори ако вашата компания няма официална програма за признание. Можете да приложите два прости метода:
- Признание от страна на ръководителите: Висшите ръководители отличават служителите, които въплъщават ценностите на компанията или постигат ключови цели, като им предлагат награди като обяд с главния изпълнителен директор.
- Признание от колеги: Позволете на служителите да се признаят взаимно в края на срещата, като насърчавате благодарността и изграждате чувство за принадлежност.
Признанието е мощен мотиватор. Служителите, които се чувстват забелязани и оценени за своя принос, са по-склонни да останат ангажирани и отдадени.
По време на общинското събрание отделете малко време, за да споделите истории за служители, които са постигнали изключителни резултати. Това мотивира признатите лица и дава пример на останалите, създавайки култура на отлични постижения.
3. Сесия с въпроси и отговори
Добро правило е да отделите поне 30% от времето на срещата за отворена сесия с въпроси и отговори. Това често е най-ценната част, която позволява на служителите да изразят своите притеснения или да зададат въпроси директно на ръководството.
Прозрачността е ключова – отговаряйте дори на трудни въпроси, за да изградите доверие.
Насърчавайте служителите да задават въпроси предварително, което може да ви помогне да идентифицирате общи теми и да подготвите обмислени отговори.
Прочетете също: 9 често срещани типа срещи – най-добрите типове срещи за екипи
Предимства на организирането на общи събрания
Срещите с общината предлагат многобройни ползи, от насърчаване на отворената комуникация до изграждане на по-силно чувство за общност в рамките на организацията.
Разбирането на тези ползи може да помогне на лидерите да дадат приоритет на тези събирания и да инвестират в това, да ги направят възможно най-ефективни.
1. Лесно споделяне на информация
Общите събрания са идеални за предоставяне на сложни актуализации, като стратегически инициативи или нови политики на . За разлика от имейлите или актуализациите в Slack, форматът на общото събрание гарантира, че всеки член получава една и съща информация едновременно, което намалява недоразуменията .
Форматът на живо позволява и незабавно изясняване на въпроси – служителите могат да задават допълнителни въпроси, ако нещо не е ясно, което гарантира, че всички напускат срещата с еднакво разбиране.
Тази незабавност е от решаващо значение в динамични индустрии, където забавянията в разбирането могат да доведат до пропуснати възможности.
2. Обединяване на екипите
Използвайте общинските събрания като възможност за изграждане на екип. Празнуването на постиженията заедно изгражда общност и обединява служителите зад общи цели.
Срещите в кметството са уникални, защото обединяват хора от различни отдели и нива на организацията. Това помага за премахване на бариерите и насърчава междуфункционалното сътрудничество.
Когато служители от различни екипи чуят за успехите и предизвикателствата на колегите си, те придобиват по-широко разбиране за работата на компанията и се възползват от познаването на нови начини за сътрудничество.
3. Насърчаване на отворен диалог
Като давате възможност на служителите да задават въпроси и да споделят мнения по време на общите събрания, те се чувстват чути и ценени. Това повишава морала и укрепва връзките между ръководството и служителите.
Създаването на среда, в която служителите се чувстват комфортно да изразяват мнението си, е ключово за поддържането на ангажираността. Лидерите трябва активно да насърчават участието, като отговарят на въпросите и дават обмислени отговори.
Дори ако даден въпрос разкрие предизвикателна тема, прякото й обсъждане демонстрира ангажимент към прозрачност и непрекъснато усъвършенстване.
👀Знаете ли, че... Градът Ашфилд, Масачузетс, се гордее с една от най-дългите традиции на общински събрания в САЩ, които се провеждат ежегодно от 1765 г. Някои общности все още провеждат тези събрания на открито, както са правили преди векове, ако времето позволява.
4. Директен достъп до ръководството
Общите събрания предлагат на служителите директен достъп до висшето ръководство, премахват йерархичните бариери и насърчават отворената комуникация. Този вид достъп изгражда по-силни взаимоотношения и прозрачност.
Много служители може би никога няма да имат възможност да се обърнат към главния изпълнителен директор или други висши ръководители в ежедневната си работа. Срещите с персонала предоставят тази възможност, което може да бъде изключително мотивиращо.
Възможността да видят и чуят лидерите си на живо помага да ги възприемат като по-човечни и кара служителите да се чувстват по-свързани с мисията на компанията.
Как да планирате среща с общината
Подробното планиране е от съществено значение за провеждането на ефективна среща в кметството. Всеки аспект на срещата – от дневния ред до мястото на провеждане – трябва да бъде планиран с оглед на ангажираността на служителите.
1. Осигурете съвместно изготвяне на дневен ред и подготовка
Определете целта на срещата. Искате ли да информирате за напредъка, да споделите важни новини или да съберете обратна връзка? Сътрудничество с ръководителите на отдели, за да очертаете ключовите теми.
Можете да използвате ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата и софтуера за управление на срещи, за да поддържате организация. То е идеално за създаване и проследяване на задачи, свързани с вашата среща.
С помощта на ClickUp Meetings можете да сте сигурни, че всичко ще бъде направено навреме и нищо няма да бъде пропуснато. Можете лесно да задавате и приоритизирате задачи с крайни срокове, което улеснява управлението на подготовката за срещите.
Разпределяйте отговорности, проследявайте напредъка и коригирайте според нуждите. Категоризирането на задачите по тип и персонализирането на статуса им – от „Завърши“ до „Изпълнено“ – улеснява контрола върху всичко.
С ClickUp Tasks можете също да:
- Добавяйте линкове, коментари и други ресурси директно към всяка задача, като централизирате цялата информация, свързана със срещата.
- Определете зависимостите между задачите, като посочите кои задачи трябва да бъдат изпълнени първи и осигурите прозрачност при планирането.
- Разделете по-големите задачи на подзадачи и списъци за проверка, като се уверите, че всички детайли от срещата са обхванати.
- Използвайте @mentions и action items, за да делегирате задачи( ), като се уверите, че всички знаят какво трябва да направят преди срещата.
Потребителят на ClickUp Sven R. от Dozent сподели как използва ClickUp,
ClickUp ми дава гъвкавост да организирам разнообразните си проекти, задачи и елементи (лични и свързани с бизнеса). Страхотното е, че мога да настройвам и персонализирам системата според личните си нужди... ClickUp е чудесен за „лично GTD“ (= getting things done, или „да свършиш нещата“), което означава, че управлявам всичките си лични дейности с лекота и фокус (например „сега“, „@чакам“, „просрочено“, „предстоящо“, проекти и т.н.).
ClickUp ми дава гъвкавост да организирам разнообразните си проекти, задачи и елементи (лични и свързани с бизнеса). Страхотното е, че мога да настройвам и персонализирам системата според личните си нужди... ClickUp е чудесен за „лично GTD“ (= getting things done, или „да свършиш нещата“), което означава, че управлявам всичките си лични дейности с лекота и фокус (например „сега“, „@чакам“, „просрочено“, „предстоящо“, проекти и т.н.).
Това прави ClickUp един от най-добрите софтуери за управление на задачи, който улеснява сътрудничеството и гарантира отчетността на екипа. ClickUp предлага и стотици готови шаблони, за да гарантира, че вашите срещи протичат гладко.
Тези шаблони ви предоставят солидна структура, която ви помага да бъдете организирани и да спестите време .
Например, шаблонът за дневен ред на ClickUp е създаден, за да улесни планирането на общинските събрания. Той ви предоставя всичко необходимо, за да:
- Очертайте ясно темите, целите и задачите на срещата
- Разделете задачите и действията, за да ги проследявате по-лесно
- Разпределете отговорностите между членовете на екипа и гарантирайте отчетността
Този шаблон помага на всички да се концентрират върху задачите си, като гарантира, че всяка среща протича по план и е продуктивна. А най-хубавото е, че можете да използвате този шаблон за всякакъв вид срещи, не само за общи събрания, което го прави универсален инструмент за всяко събитие.
2. Изберете подходящо място и формат
Изберете място, което да побере удобно всички участници, независимо дали са физически или виртуални. Ако някои служители са на разстояние, уверете се, че инструменти за видеоконферентна връзка като Zoom са настроени, за да позволят равностойно участие.
Подходящото място определя тона на срещата. За лични общи събрания изберете място, което позволява отворено взаимодействие, с подредба, която насърчава участието.
За виртуални срещи се уверете, че технологията работи безпроблемно за всички. Нестабилната връзка може да бъде разочароваща и да отклони вниманието от целта на срещата.
3. Поканете интересни лектори
Балансирайте списъка с лектори между лица, вземащи решения, експерти по темата и членове на екипа, за да поддържате динамична дискусия. Внимавайте обаче да не включите прекалено много лица, вземащи решения. Това може да забави дискусиите и да създаде затруднения.
Поканете тези ключови лица по имейл или с директна покана чрез общия календар на вашата компания. Приложете дневния ред на срещата, правилата и насоките, както и всички подходящи материали за четене, за да им помогнете да се подготвят.
Това гарантира, че всички знаят какво да очакват, което прави общинското събрание много по-продуктивно. Можете да използвате ClickUp Calendar View, за да централизирате календарите си и тези на екипа си на едно място.
Можете лесно да редактирате графика си, като премествате елементите с плъзгане и пускане, за да синхронизирате всички и да сте на една и съща страница.
Можете също да използвате шаблона за срещи на ClickUp, за да управлявате точките от дневния ред, бележките и последващите действия директно в документа с протокола от срещата, като поддържате всичко организирано на едно място.
🧠 Интересен факт: Макар общинските събрания да са често срещани в САЩ, подобни форми на пряка демокрация съществуват и на други места. В Швейцария, например, по-малките общини провеждат „Landsgemeinde“ – годишни събрания, на които гражданите гласуват по законодателни въпроси чрез вдигане на ръка.
4. Включете интерактивни елементи и дейности за сближаване
Ледоразбиващите упражнения помагат за облекчаване на напрежението, особено при виртуални срещи. Интерактивни елементи като анкети на живо или стаи за почивка могат да поддържат енергията.
Интерактивните елементи са ключови за поддържане на ангажираността на служителите. Например, анкетите на живо могат да събират мнения по решения или да измерват настроенията на служителите в реално време.
Разчупването на леда в началото на срещата помага да се създаде непринудена атмосфера, което прави участниците по-спокойни и по-склонни да се включват в дискусиите.
Как да подобрите ангажираността по време на общите събрания
Ефективните общи събрания са нещо повече от просто споделяне на информация – те активно ангажират участниците, насърчавайки ги да допринесат и да се чувстват част от разговора.
Ето няколко начина да повишите ангажираността по време на следващата ви среща.
Ангажирайте аудиторията си с анкети в реално време
Анкетите в реално време поддържат интереса на участниците и осигуряват незабавна обратна връзка. Използвайте инструменти като функцията за анкетиране на Zoom, за да поддържате интереса на аудиторията си.
Провеждането на анкети е ефективен начин да се гарантира, че всички участници в срещата са ангажирани. Като попитате служителите за мнението им по теми като инициативи на компанията или предстоящи промени, те се чувстват включени в процеса на вземане на решения.
Резултатите от анкетите също могат да предоставят ценна информация, която да помогне при вземането на решения от ръководството.
💡 Съвет от професионалист: Намалете броя на слайдовете и увеличете интерактивността. Хората се свързват чрез разговори, а не чрез безкрайни презентации.
Провеждайте сесии с въпроси и отговори
Отделете значително време за въпроси и отговори, независимо дали въпросите идват от залата или са подадени по електронен път. Даването на възможност на служителите да изразят мнението си показва прозрачност и укрепва доверието.
Не забравяйте да подхождате внимателно към трудните въпроси – лидерите трябва да показват уязвимост и честност, което в крайна сметка може да повиши морала на служителите.
С ClickUp Brain поддържането на бележки и записи за вашите общи събрания става много по-лесно. Този вграден AI асистент може бързо да обобщи вашите бележки, за да не пропуснете нищо.
Независимо дали става дума за записване на ключови моменти или забелязване на малки детайли, ClickUp Brain работи безпроблемно с ClickUp Docs, за да ви помогне да сте в крак с всичко.
Вместо да се опитвате да запишете всяка дума по време на общинското събрание, използвайте този AI инструмент, който ще ви спести усилията. ClickUp Brain може да изготви ясни и кратки протоколи от срещата, като ви гарантира, че няма да пропуснете нищо важно.
След срещата това може да ви помогне да обобщите всички обсъдени точки, което улеснява прегледа и споделянето им. Но това не е всичко.
Ако вашата среща е генерирала страници с бележки, няма проблем. С ClickUp Brain можете лесно да съкратите тези страници в кратки, лесни за възприемане резюмета в ClickUp Docs.
След това можете бързо да получите достъп и да прегледате най-важните изводи от срещата, без да прелиствате страници с бележки. ClickUp ви помага дори ако имате нужда да организирате бележките си от срещата.
Той предлага различни шаблони за бележки от срещи, които ви помагат да записвате всички важни подробности. Тези шаблони улесняват записването на решения, очертаването на следващите стъпки и записването на други ключови моменти, което ви спестява време и усилия.
Например, шаблоните за протоколи от срещи на ClickUp ви позволяват да съхранявате всички бележки от срещите на една страница за по-кратки срещи или да ги разделите на отделни подстраници за по-дългите.
Започнете с изготвяне на списък с участниците и документиране на точките от дневния ред. Можете също да проследявате темите за обсъждане по време на срещата. С ClickUp участниците могат да предоставят своите актуализации предварително, което прави срещата по-ефективна.
След срещата запишете всички действия или теми за последващи действия, които изискват внимание по-късно. Така всичко ще бъде организирано на едно място.
А най-хубавото? Този безплатен шаблон за протоколи от срещи е част от по-голям набор от шаблони на ClickUp Docs, създадени, за да ви помогнат да създавате впечатляващи документи, без да започвате от нулата.
Освен това, ClickUp се интегрира с други платформи като Google Docs, Microsoft Teams, Zoom и Slack, което допълнително опростява работния ви процес.
ClickUp улесни комуникацията между екипите и по-ефективното сътрудничество между всички заинтересовани страни по проектите. Лесно е да информирате хората за всички актуализации или препятствия. Оценявам гъвкавостта да създавам различни проекти с различни шаблони в зависимост от нуждите на екипа и/или проекта.
ClickUp улесни комуникацията между екипите и по-ефективното сътрудничество между всички заинтересовани страни по проектите. Лесно е да информирате хората за всички актуализации или препятствия. Оценявам гъвкавостта да създавам различни проекти с различни шаблони в зависимост от нуждите на екипа и/или проекта.
Ролята на модераторите в улесняването на дискусията
Модераторите поддържат дискусиите в правилната посока и осигуряват балансирано участие. Те могат да пресяват въпросите и да подсказват на лидерите, когато е необходимо. Добрият модератор може да направи разликата между ангажираща дискусия и хаотична или застойна среща.
Модераторите трябва да са опитни в управлението на времето, като гарантират, че всяка тема получава заслуженото внимание, като същевременно оставят място за спонтанни въпроси или дискусии, които възникват.
Те трябва да са опитни в справянето с деликатни въпроси и да поддържат продуктивността на срещата.
За още по-гладко протичане, ClickUp предлага няколко други инструмента за оптимизиране на процеса на общите събрания. Можете да използвате шаблона за бележки от срещи на ClickUp, който ви помага да записвате насоки и структури за дневен ред, бележки и задачи за изпълнение.
Комбинирайте това с ClickUp Whiteboards, за да обменяте идеи в реално време, подпомагани от онлайн лепящи се бележки, за да записвате мисли и предложения.
Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект за бележки от срещи
Какви трябва да бъдат стратегиите след срещата
Работата не свършва с края на общинското събрание. Необходимо е ефективно проследяване, за да се гарантира, че целите на събранието са постигнати и че служителите чувстват, че участието им се цени.
Събиране на обратна връзка и измерване на успеха
Не позволявайте общинското събрание да избледнее, след като приключи. Вместо това, направете следното, за да максимизирате ползите от обсъдените по време на събранието въпроси:
- Споделете бележките и изводите от срещата с екипа
- Разпределете последващи действия на конкретни отдели или членове на екипа
- Свържете се с ръководителите на екипи, за да поискате обратна връзка за срещата.
ClickUp Forms лесно събира мненията, идеите и предложенията на вашия екип. Можете да създадете формуляри, за да зададете конкретни въпроси относно ефективността на срещата, яснотата на споделената информация или областите, които могат да бъдат подобрени.
Шаблонът за отчет за срещи на ClickUp улеснява организирането на отчетите за вашите срещи. Този шаблон ви помага да организирате обратната връзка, задачите за действие и резултатите от срещите в ясен и лесен за следване формат.
Това е отлично средство за обобщаване на резултатите и осигуряване на последващи действия по ключовите точки, обсъдени на срещата.
Създаване на планове за действие и съобщаване на резултатите
С помощта на ClickUp превърнете ключовите точки в изпълними задачи. Разпределете отговорности, определете срокове и проследявайте напредъка, за да гарантирате последващите действия.
Съобщаването на резултатите от срещата е също толкова важно, колкото и самата среща. Служителите трябва да видят, че техните въпроси и притеснения водят до реални действия.
Обобщете основните изводи и действия от общинското събрание и ги споделете с целия екип. Това гарантира отчетност и засилва стойността на общинското събрание като място за смислен диалог.
Използване на обратна връзка за подобряване на бъдещи срещи
След като сте събрали обратната връзка, е време да предприемете действия. Използвайте наблюденията на екипа си, за да идентифицирате модели или повтарящи се проблеми. Може би дневният ред е бил прекалено натоварен или някои теми не са били обсъдени достатъчно подробно.
Обратната връзка от служителите е безценна за подобряване на бъдещите общи събрания. Използвайте тази информация, за да усъвършенствате подхода си и да направите всяко общо събрание по-ефективно от предишното.
Как да преодолеете предизвикателствата в общинските събрания
Въпреки внимателното планиране, общите събрания могат да представляват предизвикателство, от справянето с трудни въпроси до гарантирането, че всеки служител се чувства включен. Преодоляването на тези предизвикателства изисква проактивен и емпатичен подход.
Справяне с трудни въпроси и конфликти
Бъдете подготвени да отговаряте спокойно на трудни въпроси. Използвайте модератор, за да улесните тези дискусии по конструктивен и уважителен начин.
Трудните въпроси са неизбежни, особено в по-големите организации, където служителите могат да имат различни гледни точки по отношение на решенията на компанията.
Ръководството трябва да подходи към тези въпроси с емпатия и честност. То трябва да признае повдигнатите проблеми, да внесе яснота и да се ангажира да предприеме последващи действия, където е необходимо.
Тази прозрачност помага за изграждането на доверие, дори и в предизвикателни ситуации.
Осигуряване на включващо участие на всички нива на служителите
Насърчавайте участието, като използвате дигитални инструменти, които позволяват анонимни въпроси или чат функции. Уверете се, че дистанционните служители имат същите възможности за участие като присъстващите на място.
Във общинските събрания е важно да се спазва принципът на приобщаване. Служителите на различни нива или от различни места трябва да чувстват, че имат равен глас.
Обмислете използването на инструменти, които позволяват анонимни въпроси, тъй като някои служители може да се колебаят да се изкажат публично. За служителите, които работят дистанционно, се уверете, че технологията е надеждна и че те имат равни възможности да задават въпроси или да участват в дискусии.
Провеждайте интересни общи събрания с ClickUp
Срещите с персонала са мощен инструмент за подобряване на корпоративната култура, прозрачността и ангажираността.
Чрез ефективно планиране, насърчаване на отворена комуникация и използване на инструменти като ClickUp за подпомагане на организацията, можете да превърнете тези срещи в значими преживявания, които резонират с вашите служители.
Не забравяйте, че успешната среща на общинския съвет се състои както от слушане, така и от говорене. Ангажирайте екипите си, вземете под внимание обратната им връзка и действайте въз основа на нея, за да създадете по-инклузивна и мотивирана работна среда.
Превръщайки общинските събрания в динамични, интерактивни преживявания, можете да вдъхновите своите служители, да създадете силно чувство за общност и да насочите компанията си към постигането на целите й.
С ClickUp можете да провеждате по-добри срещи с по-малко усилия. Регистрирайте се безплатно сега!