Глобалните работни места могат да бъдат хаотични. Точно когато офисът ви в Ню Йорк започва сутрешната си работа, екипът ви в Лондон преминава към срещите по обяд, а екипът ви в Сингапур вече е приключил работа.
Асинхронното изпращане на съобщения може да е точното решение за това.
Целта е да се замени идеята, че „Всички трябва да са онлайн сега!“ с нещо по-практично: метод на комуникация, който се вписва в естествения ритъм на вашия екип, зачита времето и личния живот на служителите и поддържа гладко сътрудничество, без да нарушава личните граници.
Нека видим как!
Какво е асинхронно съобщаване?
Асинхронното съобщаване е комуникация, която не е необходимо да се осъществява в реално време. Участниците могат да започват, спират и възобновяват разговорите по свое усмотрение. Това позволява на хибридните и отдалечените екипи да си сътрудничат, без да са обвързани с графиците един на друг.
По същество, всеки работи и комуникира в свой собствен ритъм.
Легендарният писател на научна фантастика Айзък Азимов може би е предсказал появата на асинхронната комуникация в своя разказ „Моят син, физикът “.
В историята група физици се опитват да намерят най-бързия начин да комуникират с експедиция, която са изпратили до Плутон. За съжаление, както казва един от тях, „Радиовълните, които се движат със скоростта на светлината, отнемат шест часа, за да стигнат оттук дотам. Ако кажем нещо, трябва да чакаме дванадесет часа за отговор. ”
Гениалните физици са объркани. Докато една от майките им не решава проблема за тях:
„Докато чакате отговор“, каза г-жа Креморна с искреност, „просто продължавайте да изпращате съобщения и кажете им да правят същото. Вие говорите през цялото време и те говорят през цялото време. Вие имате някой, който ви слуша постоянно, и те също. Ако някой от вас каже нещо, което изисква отговор, можете да го вмъкнете от ваша страна, но шансовете са, че ще получите всичко, от което се нуждаете, без да питате.“
И двамата мъже я погледнаха.
Креморна прошепна: „Разбира се. Непрекъснат разговор. Само дванадесет часа разлика във фазата, това е всичко.“
Ето го – красотата на асинхронното съобщаване.
В крайна сметка, асинхронното съобщаване обръща традиционния дебат за електронната поща срещу чата. То съчетава най-доброто от двата свята и поддържа връзката в екипа ви, без да жертва часовете за задълбочена работа или личното време.
💡Съвет от професионалист: „Асинхронното изпращане на съобщения“ не означава просто да изпращате имейли на случаен принцип. Идеята зад асинхронното изпращане на съобщения е да се обменят внимателни, подробни съобщения, които изпреварват необходимостта от последващи въпроси и безкрайни размени на съобщения. С практика, „Необходимо е незабавно внимание!“ става изключение, а не правило.
Нека разгледаме няколко примера за това как изглежда асинхронното съобщаване, за да разберем по-добре какво имаме предвид.
Примери за асинхронни съобщения
Ясната и организирана комуникация е в основата на асинхронното съобщаване. Ето някои ключови примери за ефективна асинхронна комуникация:
- Актуализации на проекти, които се четат като добре написани истории, а не като набързо написани чатове.
- Видео уроци, които обясняват подробно сложни идеи
- Богата обратна връзка по документи, която води до значителни подобрения
- Жива документация, която расте заедно с познанията на вашия екип
- Актуализации на статуса, които информират, без да прекъсват работата
- Сътруднически пространства, където идеите се развиват с времето
Как това се сравнява с по-традиционния начин на комуникация, известен като синхронно съобщаване?
Асинхронно срещу синхронно съобщаване
Синхронните и асинхронните съобщения служат за различни цели. Докато синхронните методи за комуникация (като видеоразговорите, които всички ние познаваме добре) изискват сътрудничество в реално време, асинхронната комуникация дава на вашия екип възможност да:
- Решавайте сложни проблеми без „пинг“, изискващ незабавен отговор.
- Създавайте отговори, които движат проектите напред
- Водете ясни записи на важните решения и дискусии.
- Работете ефективно с различни демографски групи
- Избягайте от безкрайния цикъл на срещи
- Поставете здрави граници между работата и личния живот
Въвеждането на асинхронни съобщения на работното място променя нагласата „винаги на линия“ в „винаги напред“ с темпо, което е подходящо за всички.
С ясното разбиране за това, което означава асинхронното съобщаване, нека видим как то може да промени начина, по който екипите си сътрудничат и постигат повече заедно.
Как асинхронното съобщаване подобрява сътрудничеството в екипа
Умните компании не просто възприемат асинхронната комуникация. Те процъфтяват благодарение на нея. От по-бързото завършване на проекти до по-щастливи екипи, резултатите говорят сами за себе си.
Ето как асинхронната работа променя сътрудничеството в съвременните екипи:
Повишена концентрация и продуктивност
Да предположим, че вашите разработчици кодират от часове без прекъсване. Вашите автори са в разгара на работата си, създавайки съдържание. Вашите стратези са заети с решаването на сложни проблеми, без да получават постоянно съобщения от мениджърите си с молби за актуализации.
Това е предимството на асинхронното съобщаване: когато екипът ви контролира времето си за отговор, той контролира и производителността си.
По-добро вземане на решения
С асинхронната комуникация вашият екип може да помисли, преди да отговори. Може да проучи пазарните тенденции, да преизчисли цифрите или да се консултира с ключови заинтересовани страни. Това води до решения, които издържат изпитанието на времето.
Включващо глобално сътрудничество
Сутрешната среща в Токио срещу следобедната синхронизация в Берлин? Асинхронното изпращане на съобщения премахва главоболието, свързано с планирането.
Вашият UI дизайнер в Токио може да сподели подробни макети на интерфейса с коментари в 16:00 ч., което позволява на вашия разработчик в Берлин да прегледа и приложи промените по време на продуктивните си сутрешни часове.
Всеки член на екипа допринася по време на най-продуктивните си часове, поддържайки непрекъснатия напредък на проекта.
Ясна документация
Тъй като дискусиите се водят в писмен вид, всички изисквания към продукта, предпочитания на клиента и решения по проекта се записват автоматично.
Когато нов член на екипа попита за причините зад дадена функция, той може да проследи цялата история на дискусията, което елиминира необходимостта от повтарящи се обяснения.
По-добър баланс между работата и личния живот
Спрете да се чувствате виновни, когато излизате от системата, докато другите са онлайн. Асинхронната комуникация позволява на вашия екип да съчетае работата си с личния си живот. По този начин ранобудните могат да се възползват от сутрешния си ентусиазъм, а нощните птици да намерят своя ритъм вечер.
Намалени разходи за срещи
Помните ли, когато срещите бяха за вземане на решения, а не за обновяване на информация? Асинхронният чат възстановява това.
Преместете отчетите за състоянието и информацията за сведение в каналите си за асинхронно съобщаване. Запазете тези ценни синхронни моменти за разговорите, които наистина се нуждаят от тях – мозъчна атака, изграждане на взаимоотношения и решаване на сложни проблеми.
Когато дадете на екипа си свободата да комуникира по свой начин, вие променяте качеството на работата им.
Познаването на предимствата на асинхронното сътрудничество е само теория – то става ефективно само с подходящите инструменти за внедряване. Освен това, изборът на подходящия инструмент е нещо повече от просто функции. Подходящият инструмент се вписва в работния процес на вашия екип, а не обратното.
Популярни инструменти за асинхронно съобщаване
Подходящите инструменти за асинхронна комуникация не просто добавят още едно уведомление към деня ви. Те се вписват безпроблемно в начина, по който вече работи екипът ви, като правят комуникацията по-ясна и сътрудничеството по-гладко.
ClickUp
ClickUp е приложението за работа, което превръща актуализациите по проектите в естествени разговори. За разлика от традиционните инструменти, които затрупват задачите с коментари, ClickUp безпроблемно интегрира управлението на проекти с усъвършенствани комуникационни функции, освобождавайки екипа ви от постоянни прекъсвания.
Първият инструмент в арсенала му? ClickUp Chat.
ClickUp Chat е универсалното решение за ефективна асинхронна комуникация. То е създадено, за да реши всички досадни проблеми, с които се сблъскват дистанционните сътрудници: превключване между задачи, ръчно копиране/поставяне/създаване на задачи, загуба на контекст и загуба на идеи.
Ето как:
- Превърнете случайните разговори в ClickUp Chat в изпълними задачи – идеално за онези моменти, в които си казвате „Страхотна идея, да го направим по-късно!“, които обикновено се губят в платформите за съобщения.
- Позволете на ClickUp Brain да улови контекста от вашата нишка и да го подреди добре, готов за работа.
- Запазете контекста на цялата си работа във всичките си разговори. Поддържайте синхронизирани нишките между чатовете и задачите.
- Създавайте асинхронно ориентирано съдържание като актуализации и съобщения.
- Преглеждайте графиците на всички директно в чата и организирайте срещи според тях.
ClickUp Chat позволява асинхронно изпращане на съобщения с едно кликване на бутон.
Има и други начини, по които ClickUp може да ви помогне с асинхронната комуникация:
- Добавяйте коментари директно към задачите, документите или проектите си в ClickUp. Вашият екип ги чете и отговаря, когато е готов, като запазва контекста точно там, където му е мястото.
- Пропуснете срещата и споделете бързи видео актуализации, записани на екрана с помощта на ClickUp Clips, които колегите ви могат да гледат по време на работните си часове.
- Поканете колегите си, като ги @споменете в ClickUp Docs, за да се включат в разговора – те ще се включат, когато имат възможност.
- Задайте персонализирани графици за известия, които зачитат времето за концентрация.
- Позволете на всеки член на екипа да избере изгледа ( списъчен изглед, изглед на табло или изглед на времева линия ), който му подхожда най-добре, като по този начин улеснявате обработката на асинхронните актуализации по техен избор.
А най-важното? Безпроблемната интеграция на ClickUp с вашите съществуващи комуникационни инструменти.
Можете да интегрирате ClickUp със Slack за незабавни съобщения, да използвате Microsoft Teams за по-широко сътрудничество и да стартирате Zoom срещи директно от вашите задачи.
Тази интеграционна екосистема гарантира, че вашият екип може да поддържа предпочитаните от него методи за комуникация, като същевременно цялата информация, свързана с проекта, остава централизирана и организирана.
ClickUp направи асинхронното съгласуване много по-просто и ефективно . Чрез изграждането на рамка, в която да се очертаят и структурират целите и резултатите, отдалечените екипи могат да разберат очакванията и да предоставят актуална информация за състоянието на проекта. Брейнстормингът с бели дъски е лесен, преорганизирането на приоритетите е лесно, а добавянето на референтни изображения и т.н. е много плавно.
ClickUp направи асинхронното съгласуване много по-просто и ефективно . Чрез изграждането на рамка, в която да се очертаят и структурират целите и резултатите, отдалечените екипи могат да разберат очакванията и да предоставят актуална информация за състоянието на проекта. Брейнстормингът с бели дъски е лесен, преорганизирането на приоритетите е лесно, а добавянето на референтни изображения и т.н. е много плавно.
Slack
Slack е специален инструмент за съобщения, базиран на канали , където вашият екип може да организира разговори по проекти, теми или отдели.
Въпреки че функциите за чат на живо са добре известни, истинската стойност на Slack се крие в асинхронните функции, които помагат за намаляване на претоварването с комуникация.
Платформата ви позволява да:
- Задайте състояния, които надхвърлят основното „отсъстващ“ – уведомете колегите си, че сте в режим на интензивна работа, имате краен срок или сте на разположение за бързи въпроси.
- Създавайте фокусирани дискусионни теми, за да поддържате разговорите организирани.
- Закачете важни съобщения за лесно справяне
- Планирайте съобщенията, за да се съобразявате с различните часови зони.
- Интегрирайте с инструменти за управление на проекти за по-добри работни процеси.
💡Съвет от професионалист: Създайте логични правила за именуване на каналите, определете ясни очаквания за времето за отговор и насърчавайте създаването на теми за подробни дискусии.
Microsoft Teams
Работата в различни часови зони изисква гъвкавост в начина, по който екипите комуникират на работното място. Microsoft Teams осигурява това чрез унифицирана платформа, в която чатът, видеото и споделянето на файлове се преплитат безпроблемно.
Екипите организират разговорите в канали, но получават уникална сила чрез интеграцията с Microsoft. Достъпвайте документи в SharePoint, сътрудничете си по файлове в OneDrive и използвайте вградени инструменти за планиране, без да сменяте платформи.
Истинската стойност за разпределените екипи се крие в асинхронните възможности на Teams. Членовете на екипа могат:
- Гледайте записани срещи според графика им
- Участвайте в дискусиите чрез анкети, вместо да присъствате на сесиите на живо.
- Следете разговорите по проектите в специални канали
- Достъп до споделени файлове и инструменти за съвместна работа, когато е необходимо
Тази гъвкавост гарантира, че всички остават свързани и допринасят по значим начин.
Zoom
Дистанционните работници се нуждаят от опции, които надхвърлят планираните видеоразговори. Zoom вече помага на разпръснатите екипи да споделят информация и да си сътрудничат ефективно, за да поддържат асинхронна видеокомуникация.
Team Chat на Zoom осигурява структурирана комуникация чрез канали и групи, но Zoom Clips се отличава с асинхронната си работа. Записвайте кратки видеосъобщения, за да обясните сложни процеси или да дадете подробна обратна връзка, като по този начин членовете на екипа могат да усвоят информацията по време на работното си време.
Всяка важна разговор остава достъпна чрез:
- Записи от срещи с възможност за търсене
- Автоматизирани транскрипти
- Архивирана история на чата
Вашият екип може да се позовава на важни дискусии и решения, без да е необходимо да насрочвате нова среща, като по този начин работата продължава да протича гладко в различни часови зони.
Сега нека разгледаме предизвикателствата, свързани с асинхронното изпращане на съобщения.
Предизвикателства на асинхронното съобщаване
Преминаването към асинхронна комуникация не е лесно. Разбирането на най-често срещаните препятствия може да помогне на екипа ви да се адаптира по-бързо и да комуникира по-добре.
Възможни закъснения
Понякога се нуждаете от обратна връзка веднага, а не когато всички са онлайн.
Например, служителите в обслужването на клиенти може да се нуждаят от спешно одобрение, за да издадат възстановяване или да ескалират случай. Ако мениджърът, отговорен за вземането на решение, е офлайн, заявката може да остане в очакване, което да забави разрешаването на проблема.
Не забравяйте: хората, които се свързват с обслужването на клиенти, често го правят след работното време, а забавянето рискува да разочарова още повече тези клиенти.
Решение: Отговорността за спешни одобрения по въпроси, свързани с клиенти, трябва да бъде делегирана. Например, доверието в агентите за обслужване на клиенти – поне в по-опитните от тях – решава горния проблем и повишава удовлетвореността на клиентите.
Пропуски в комуникацията
Писмените думи могат да бъдат подвеждащи. Без тези фини кимвания и „хм“ от личните разговори, вашите асинхронни съобщения могат да бъдат погрешно интерпретирани, което да доведе до недоразумения.
Решение: По-добри комуникационни умения! Цялата ви работна сила трябва да се научи как да изпраща ясни, изчерпателни и богати на информация съобщения. Обучителните сесии могат да помогнат.
➡️ Прочетете също: Използване на етикета за чат в екипа на работното място за оптимално сътрудничество
Претоварване с писмена комуникация
С асинхронното съобщаване вече не става въпрос само за имейли. Става въпрос за коментари, документи, чат низове и актуализации на проекти – всички те изискват внимание.
Ще трябва да прекарвате прекалено много време в прочитане на разговори и актуализации. Понякога важни съобщения могат да бъдат пропуснати в този процес. Това предизвикателство се усилва, когато работите на няколко платформи, всяка от които генерира свой собствен поток от известия и съобщения.
Първата стъпка е да разберете предизвикателствата на асинхронното съобщаване. Сега нека разгледаме най-добрите практики, които ще ви помогнат да ги преодолеете.
Решение: Същото като по-горе! Комуникацията е умение, което може да се научи; дори ако някои служители в началото не се справят добре, те могат и трябва да бъдат обучени по-добре.
Хайде да се научим.
Най-добри практики за ефективно асинхронно съобщаване
Успехът на асинхронното съобщаване не зависи от сложни инструменти или строги правила. Той зависи от създаването на комуникационни навици, които работят за вашия екип. Ето как да го постигнете.
Задайте протоколи за комуникация и очаквания
Вашият екип се нуждае от ясни указания за това кога и как да използва различните канали за комуникация. Определете очакванията за времето за отговор въз основа на приоритета на съобщенията. Създайте прости указания, като например:
- Червен флаг = изисква внимание днес
- Жълт флаг = преглед в рамките на 48 часа
- Зелено знаме = За ваша информация, прочетете, когато можете
Асинхронни съобщения и GitLab
Вземете за пример GitLab, компания, която работи изцяло дистанционно и е усъвършенствала комуникационните си протоколи, за да гарантира гладко асинхронно сътрудничество в различни часови зони. Те са въвели система за отговори на няколко нива, която дава приоритет на спешността и яснотата.
- Спешните въпроси се съобщават чрез Slack с ясни срокове, което гарантира, че ще възникват само критични прекъсвания.
- Елементите със среден приоритет се записват в инструмента за управление на проекти с крайни срокове и отговорни лица.
- Актуализациите с ниска приоритетност, като например съобщения от компанията, се споделят в месечен бюлетин, който целият екип може да прегледа в удобно за него време.
Този структуриран подход елиминира ненужните прекъсвания, но поддържа всички на една и съща страница.
Използвайте асинхронни инструменти, които се интегрират в работния ви процес.
Успехът на асинхронната комуникация зависи до голяма степен от избора на подходящите инструменти. Потърсете решения, които интегрират комуникацията директно във вашия работен процес.
Например, ClickUp интегрира вашите съобщения, задачи и документи на едно място, елиминирайки необходимостта да превключвате между няколко платформи.
Освен това, интеграцията с други инструменти, като Slack, Zoom и Teams, гарантира, че важните дискусии остават свързани с съответните проекти и задачи, което улеснява достъпа до информацията, когато е необходимо.
Поддържайте документацията
Създаването на изчерпателна документация чрез асинхронна работа помага на екипа ви да остане съгласуван, без да е необходимо да провеждате постоянни срещи. Разработете централизирана база от знания, която включва:
- Изисквания и решения по проекта
- Процедури и най-добри практики
- Обобщения на срещи и задачи за изпълнение
- Протоколи на екипа и стандарти за комуникация
Тази документация служи като единствен източник на информация, което намалява повтарящите се въпроси и позволява на новите членове на екипа да се ориентират бързо.
Асинхронни съобщения и Basecamp
Една от компаниите, които са възприели този подход, е Basecamp. Културата на компанията, която поставя асинхронното съобщаване на първо място, процъфтява благодарение на централизираната документация.
Изчерпателен наръчник, споделени бележки от срещи и предварително написани ръководства осигуряват яснота, ускоряват въвеждането в работата и насърчават независимостта на екипа. За Basecamp документацията е стратегия, а не просто инструмент.
Направете актуализирането на документи част от редовния си работен процес, а не нещо допълнително. Най-добрата документация се развива естествено с вашите проекти.
Готови ли сте да се освободите от културата на постоянна свързаност?
Най-добрата работа на вашия екип не се случва по време на поредица от срещи или постоянни чат съобщения. Тя се случва, когато хората имат пространство да мислят, творят и сътрудничат по свой собствен начин.
Искате да видите как изглежда на практика добре обмислената асинхронна комуникация? Вижте как обединяването на разговорите, задачите и документите на вашия екип в едно интелигентно работно пространство може да превърне „срещите за срещите“ в реален напредък.