С нарастването на дистанционната работа по време на пандемията от COVID-19 – представляваща 24% от работниците в САЩ през 2019 г. и 38% през 2021 г. – асинхронната или „асинхронна“ работа и комуникация се превърнаха в стандарт, а не в изключение.
Някои от предимствата на асинхронната работа, която се отнася до работа, извършвана в свободното време на даден човек, а не между 9 и 17 часа или едновременно с колеги, включват гъвкаво планиране, което оптимизира индивидуалната продуктивност.
Служителите могат да отделят време за концентрирана, задълбочена работа по сложни проекти, без да бъдат прекъсвани от прекалено много срещи. Хората могат да работят отвсякъде и по всяко време, като разполагат с подробна документация и комуникация.
Дори въвеждането в работата се подобрява, когато записаните съобщения, информационните видеоклипове и споделените документи са лесно достъпни за служителите, които могат да ги прегледат по всяко време.
Асинхронната комуникация обаче има и своите недостатъци. Работата от дома означава, че сте на разположение 24/7, а хората изпитват изтощение от претоварване с информация, тъй като комуникацията се осъществява по всяко време на денонощието.
Асинхронната работа неизбежно променя и начина, по който хората си сътрудничат, тъй като те не работят по едно и също време или на едно и също място, което позволява бързи събрания или по-дълги срещи.
ClickUp състави списък с често срещани предизвикателства, които възникват в асинхронни работни среди, и начини за тяхното преодоляване. Прочетете нататък, за да научите някои прости трикове за организиране на срещи, работни процеси и последователност на работата, когато служителите са разпръснати из страната или по целия свят.
ПЪЛЕН НАРЪЧНИК ЗА СЪТРУДНИЧЕСТВО МЕЖДУ ЕКИПИ, РАБОТЕЩИ ОТДАЛЕЧ И НА МЯСТО Сътрудничеството е лепилото, което държи екипа заедно. Независимо дали вашият екип работи на място или изцяло от разстояние, ClickUp е създал пълен наръчник за екипно сътрудничество.
Срещите, съобщенията и информационните потоци трябва да бъдат преструктурирани
Асинхронната работа процъфтява, когато етапите и напредъкът на проекта не зависят от прекалено много срещи или очакването за незабавни отговори на съобщения. Но много дистанционни работни среди просто пресъздават традиционната офис култура виртуално, като по този начин отричат потенциалните ползи от асинхронната работа.
Честа грешка в дистанционната култура е компенсирането на дистанционните служители чрез претоварване с срещи. Когато средностатистическият човек прекарва 35% до 50% от времето си в виртуални, синхронни срещи, той вероятно ще изпита умора от Zoom.
За да функционира асинхронната работа, тези срещи трябва да бъдат преструктурирани, както и начинът, по който служителите обменят важна информация. Въвеждането на инструменти и системи, като табла за задачи, може да улесни информационния поток и прозрачността.
Служителите могат да проверяват актуализациите на статуса на проектите и да си сътрудничат асинхронно, вместо да преглеждат дълги вериги от имейли.
34 ДЕЙНОСТИ ЗА ИЗГРАЖДАНЕ НА ЕКИП ЗА ВАШИЯ ЕКИП ПРЕЗ 2023 Г. Независимо от големината на групата или степента на запознатост помежду си, ние имаме перфектните дейности за изграждане на екип, които ще ви помогнат да се сближите.
Обучението, документацията и управлението на проекти са от изключителна важност
Успешното асинхронно сътрудничество изисква създаването на системи, специално проектирани да оптимизират производителността на дистанционната работа и да намалят прекъсванията. Подходящо обучение и ясни очаквания – а не микромениджмънт – са необходими за успешна и продуктивна асинхронна работа.
Персонализирането на инструментите за управление на проекти и комуникация може да помогне за намаляване на времето, прекарано в документация или разговори по Zoom, и да увеличи скоростта и синтеза на дистанционната работа. Определянето на правила за електронната поща или незабавните съобщения, записването на важни срещи и създаването на ясни канали за проекти може да помогне за оптимизиране на комуникацията и да гарантира, че работниците са подготвени за успех.
Асинхронната работа изисква преосмисляне на закъсненията в съобщенията и графиците
Работата от дома прави границите особено трудни (и по-важни от всякога), а липсата им може да бъде голям недостатък на асинхронната работа. Адаптирането на традиционния работен ден от 9 до 5 към асинхронна, виртуална среда изисква определяне на очакванията с колегите.
Въпреки това, проследяването на гъвкави работни графици и календарни срещи в реално време може да се окаже сложно.
Slack или други платформи за незабавни съобщения като Microsoft Teams могат да разрешат асинхронната обърканост, като персонализират времето за отговор и известията, като същевременно позволяват на служителите да преглеждат историята на съобщенията, за да наваксат разговорите, които може да са пропуснали.
Междувременно календарните приложения вече позволяват на сътрудниците да виждат графиците на колегите си и да са наясно с тяхната наличност и работни модели. За съобщения и срещи, които не могат да чакат, изберете няколко общи времена с останалата част от екипа, които да са запазени за общи срещи и важни, срочни дискусии.
Какво е сътрудничество в реално време и защо е важно? В един все по-отдалечен, глобален и асинхронен свят, трябва да се намери място за сътрудничество в реално време. ClickUp обяснява какво е сътрудничество в реално време, защо е важно и как да го насърчите в екипа си.
Ежедневната работа и дългосрочните проекти изискват последователност и склонност към свръхкомуникация
Ежедневните задачи и дългосрочните проекти изискват последователност. Постигането на целите на екипа при асинхронна работа зависи от силни умения за управление на проекти и задълбочена комуникация.
Провеждането на редовни срещи в Zoom, Teams или Slack замества ежедневните събрания в офиса. Служителите могат да предоставят асинхронно актуална информация за състоянието, приоритетите и напредъка по проектите чрез тези онлайн платформи. Могат да се планират отделни срещи за творчески мозъчни бури.
Необходимостта от подробна актуализация на информацията може да доведе до склонност към прекомерна комуникация. Персонализираните инструменти – специални хаштагове, емоджита или други символи – предотвратяват прекомерната или излишната комуникация, защото предават ценна информация по-ефективно.
Постигнете повече заедно с асинхронната комуникация
Макар да е трудно да свикнете с асинхронния подход, той може да бъде чудесен начин да увеличите производителността. Все пак са необходими подходящи инструменти и техники, за да се гарантира ефективната комуникация между членовете на екипа.
Чрез използването на подходящи инструменти за управление на проекти и комуникация екипите могат лесно да поддържат връзка, без да е необходимо да се намират на едно и също място. Поддържайте екипите организирани и свързани, като използвате софтуер за управление на проекти, системи за чат и съобщения, за да улесните комуникацията, и приложения за запис на екрана, за да обясните сложни концепции.
За щастие на екипите, съществуват инструменти като ClickUp, които предлагат всички споменати по-горе функции и още много други, за да предоставят на вашия екип всичко необходимо за по-продуктивна асинхронна работа – всичко на едно място. Използвайте вградения чат, имейл, документи, бели дъски, записващо устройство за екрана и други ключови инструменти за сътрудничество, за да подобрите комуникацията в екипа си.
ClickUp е достъпен на различни устройства и се интегрира с 1000 други работни инструмента, за да свърже всички най-често използвани приложения, да държи екипите ви в течение дори когато сте в движение и да създаде безпроблемен работен процес, който работи за всички.
Опитайте ClickUp безплатно и започнете да постигате повече заедно отвсякъде.
Гост автор: Джейн Алисън Гън